Основы вычислений

Использование ссылок в формулах

Ссылки на ячейки других листов и документов

При использовании в создаваемых формулах ссылок на ячейки других листов и документов в процессе создания формулы следует перейти на другой лист текущего документа или в другой документ и выделить там необходимую ячейку.

При каждом переходе на другой лист, его имя автоматически добавляется к ссылке на ячейку. Имя листа заключено в одинарные кавычки (апострофы). Имя листа и адрес ячейки разделены служебным символом . (точка).

Например, в формуле в ячейке D2 в таблице на рис. 6.18 использована ячейка В3 листа Курсы валют текущего документа.

увеличить изображение
Рис. 6.18. Ссылка на ячейку другого листа текущего документа

Ссылка на ячейку другого документа содержит имя этого документа и путь к нему в одинарных кавычках, затем символ "решетка" ( # ), имя листа другого документа, после которого стоит точка и имя ячейки. Например, в формуле в ячейке D2 в таблице на рис. 6.19 использована ячейка В2 листа ЦБ файла Валюты.ods, расположенного в папке ИНТУИТ диска D:\.

увеличить изображение
Рис. 6.19. Ссылка на ячейку другого документа

Относительные и абсолютные ссылки

По умолчанию ссылки на ячейки в формулах относительные, то есть адрес ячейки определяется на основе расположения этой ячейки относительно ячейки с формулой. При копировании ячейки с формулой относительная ссылка автоматически изменяется. Именно возможность использования относительных ссылок и позволяет копировать формулы.

Например, при копировании автозаполнением ячейки Е2 ( рис. 6.20) на нижерасположенные ячейки, в ячейке Е3 будет формула =С3*D3, в ячейке Е4 будет формула =С4*D4 и т. д.

увеличить изображение
Рис. 6.20. Копирование формул

В некоторых случаях использование относительных ссылок недопустимо. Например, в таблице на рис. 6.21 при копировании ячейки Е2 на нижерасположенные ячейки ссылка на ячейки С2 и D2 должны изменяться, а ссылка на ячейку В8 должна оставаться неизменной.

увеличить изображение
Рис. 6.21. Использование абсолютных ссылок

Для того чтобы ссылка на ячейку при копировании не изменялась, необходимо использовать абсолютные ссылки. Абсолютная ссылка ячейки имеет формат $A$1, где $ – служебный символ, показывающий абсолютную ссылку.

Чтобы ссылка на ячейку была абсолютной, после указания ссылки на ячейку следует нажать комбинацию клавиш Shift + F4. Ссылку можно преобразовать из относительной в абсолютную и при редактировании ячейки с формулой. К заголовкам столбца и строки в адресе ячейки следует добавить служебный символ $. Например, для того чтобы ссылка на ячейку В8 стала абсолютной, необходимо ввести $В$8.

Ссылка может быть не только относительной или абсолютной, но и смешанной.

Ссылка формата A$1 является относительной по столбцу и абсолютной по строке, т.е. при копировании ячейки с формулой выше или ниже, ссылка изменяться не будет. А при копировании влево или вправо будет изменяться заголовок столбца.

Ссылка формата $A1 является относительной по строке и абсолютной по столбцу, т.е. при копировании ячейки с формулой влево или вправо выше или ниже ссылка изменяться не будет. А при копировании выше или ниже будет изменяться заголовок строки.

Например, в ячейке Е2 таблицы на рис. 6.21 достаточно было ввести смешанную ссылку В$8.

Использование имен ячеек и диапазонов

Присваивание имен

Имя (название) – слово или набор символов, представляющих ячейку, диапазон ячеек, формулу или константу. Имена можно использовать в любом листе документа или только в отдельном выбранном листе. При использовании в формулах имена ячеек являются абсолютными ссылками.

Имя можно присвоить ячейке или диапазону ячеек.

• Выделите ячейку или диапазон ячеек.
• В меню Вставка выберите команду Названия, а затем в подчиненном меню – команду Определить. Можно также нажать комбинацию клавиш Ctrl + F3.
• В окне Определение названия в поле Название введите имя ячейки или диапазона ( рис. 6.22).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 6.22. Присвоение имени ячейке

Для удобства работы рекомендуется создавать имена короткие и хорошо запоминающиеся. Первый знак в имени должен быть буквой или знаком подчеркивания. Остальные знаки имени могут быть буквами, числами, точками и знаками подчеркивания. Пробелы не допускаются. Также не допускаются имена, которые имеют такой же вид, как и ссылки на ячейки, например Z100 или R1C1. В имени может быть больше одного слова. В качестве разделителей слов могут быть использованы знаки подчеркивания и точки, например: Год_2010 или Год.2010. Имя может содержать до 375 знаков. Имя может состоять из строчных и прописных букв, но OpenOffice.org Calc их не различает.

Имя можно присвоить формуле или постоянному значению (константе). Например, имя " Скидка ", которому присвоено значение 33 процента, можно использовать в любом месте для вычисления цены со скидкой.

Для присвоения имени формуле или константе в поле Назначено окна Определение названия следует ввести знак равенства (=) и формулу или константу ( рис. 6.23).

увеличить изображение
Рис. 6.23. Присвоение имени константе

Можно использовать и более простой способ присвоения имени ячейке или диапазону.

• Выделите ячейку или диапазон ячеек.
• В поле раскрывающегося списка Область листа панели формул введите имя ( рис. 6.24) и нажмите клавишу Enter.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 6.24. Присвоение имени ячейке

Применение имен

При создании формул имена ячеек можно вводить с клавиатуры. Достаточно ввести первый символ имени, как в виде всплывающей подсказки появится все имя ( рис. 6.25).

увеличить изображение
Рис. 6.25. Ввод имени ячейки в формулу

Достаточно нажать клавишу Enter, чтобы принять имя из подсказки. Если с одних и тех же символов начинается несколько имен, можно прокрутить все имена с помощью клавиши Tab.

Во избежание возможных ошибок при использовании имен в процессе создания формулы можно использовать другую процедуру.

• В меню Вставка выберите команду Названия, а затем в подчиненном меню - команду Вставить.
• В окне Вставить название дважды щелкните мышью по нужному имени или выделите его и нажмите кнопку ОК ( рис. 6.26).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 6.26. Вставка имени в формулу

Удаление имени

Ненужное или ошибочное имя можно удалить.

• В меню Вставка выберите команду Названия, а затем в подчиненном меню – команду Определить. Можно также нажать комбинацию клавиш Ctrl + F3.
• В окне Определение названия в поле Название выделите имя ячейки или диапазона и нажмите кнопку Удалить ( рис. 6.27).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 6.27. Удаление имени