Внутреннее устройство 1С:Бухгалтерии 2.0

2.8. Краткий обзор порядка работы системы

Подведем краткие итоги вышеизложенного материала, касающиеся общего порядка работы системы. Ядром учетной системы является План счетов, тесно связанный с Регистром бухгалтерии и применяемый при формировании бухгалтерских записей, план счетов и регистр бухгалтерии используют для ведения бухгалтерского и налогового учета. Информация о хозяйственных операциях вводится в 1С:Бухгалтерию с помощью Документов. При вводе в качестве вспомогательных объектов используются Справочники. Из документов информация попадает в Регистры, в частности, в Регистр бухгалтерии, в Регистры накопления, Регистры сведений. Для получения итоговой информации, различных отчетов используются Отчеты. Если выразить вышесказанное еще короче, мы получим следующую последовательность: Документы – Регистры – Отчеты.

Если вы точно знаете название нужного вам объекта – документа, справочника, регистра, отчета, обработки, но не можете найти этот объект среди команд меню, вы всегда можете обратиться к алфавитному списку объектов нужного вида через меню Операции, рис. 2.10. В этом меню объекты организованы не по принципу их отношения к разделам учета, а по видам объектов.

Рис. 2.10. Меню Операции

Помните, что до тех пор, пока документ не проведен, он не окажет влияния на учетную систему. Наличие в системе звена, промежуточного между документами, которые хранят первичную, входную, информацию, и отчетами, дающими выходную информацию, может показаться вам странным. Зачем дополнительно усложнять систему, зачем, фактически, дублировать данные, если, казалось бы, отчеты можно строить непосредственно по данным документов? Наши читатели, знакомые с программированием, вряд ли зададутся подобным вопросом. Бухгалтеры тоже вряд ли удивятся наличию дополнительных "журналов".

Если вы далеки и от программирования и от бухгалтерии, задумайтесь над следующим примером. Вы занимаетесь оформлением обычных бумажных документов, отражающих приход и расход материалов. Каждый документ содержит таблицу со списком поступивших или списанных материалов. У вас накопилось несколько сотен отдельных документов. И вот, вас просят предоставить отчет, который содержит сведения об остатках различных видов материалов на текущую дату. Как, имея лишь документы о приходе-расходе, построить такой отчет? Вам придется срочно перебирать все документы, выписывать данные по каждому виду материалов, суммировать "приход", вычитать "расход", и, в итоге, строить отчет. Скорость построения отчета будет просто катастрофически медленной, а на того, кто будет строить отчет подобным образом, обрушится колоссальная нагрузка. А что, если бы вы, в ходе работы с документами, вносили бы данные каждого документа в отдельную таблицу, да еще и вычисляли бы остатки по разным видам материалов, например, каждый вечер? Объем каждодневной работы возрос бы, возросло бы количество бумаг, которые вам пришлось бы хранить, но вот отчет о текущих остатках материалов вы построили бы очень быстро – просто скорректировали бы данные по остаткам за последний день на поступления и выбытия текущего дня.

То, что мы описали выше для "ручного" учета можно полностью перенести на работу 1С:Бухгалтерии – регистры позволяют очень быстро строить отчеты и в удобном для быстрого доступа виде хранить данные, записанные в них документами. Ведь данные регистров нужны не только для построения отчетов. Например, сведения об амортизации основных средств, хранящиеся в соответствующем регистре сведений, нужны для целей правильного начисления амортизации, можно привести множество подобных примеров.

Мы не случайно уделили здесь столько внимания последовательности работы системы, объяснению основных функций регистров. При практической работе с программой вам постоянно придется, проверяя результаты проведения документов, а в особенности, результаты работы последовательностей действий, реализующих некоторую многоступенчатую учетную задачу, обращаться к движениям документов по регистрам для того, чтобы понять, правильно ли работает система. То же самое придется делать и при поиске учетных ошибок.

2.9. Варианты начала ведения учета

Поговорив об общем устройстве системы, поднимем еще одну тему, в которой важно ориентироваться перед началом учетной работы. А именно, о вариантах начала работы в 1С:Бухгалтерии 2.0. Их существует несколько:

1. Начало учета для новой организации. При таком варианте все начинается "с нуля", с чистой базы, в которой вы занимаетесь ведением учета. От вас потребуется лишь внимательное ведение учета.
2. Перенос данных из бухгалтерских программ других версий, в частности, перенос баз, работающих под управлением 1С:Предприятия 7.7., из 1С:Бухгалтерии 1.6. Несмотря на то, что при открытии только что созданной пустой базы можно видеть окно ( рис. 2.11), приглашающее вас начать учет или приступить к загрузке данных из баз более старых версий программы, и может показаться, что этот процесс никаких подводных камней в себе не таит, учтите, что возможность нормального переноса данных присутствует лишь в том случае, если конфигурации, из которых вы переносите данные, были типовыми, в ходе работы с ними не проводилось их доработки под нужды организации. В противном случае никто не сможет гарантировать вам нормального переноса данных стандартными средствами. Перенос в подобной ситуации возможен – но для его выполнения вам лучше поискать специалистов. Надо отметить, что, в сущности, перенос данных возможен не только из учетных программ более старых версий, разработанных компанией 1С, но и из любых других учетных систем, но в последнем случае операция гарантированно потребует вмешательства специалистов. Кроме того, учтите, что после загрузки данных из старой базы, вам нужно будет тщательнейшим образом проверить данные в новой базе, сверить все по данным отчетов. Обычно абсолютно "чистых" переносов не бывает – всегда встречаются какие-то мелкие проблемы, которые потребуют ручного вмешательства. Идеальный вариант перехода – это начало ведения учета с начала нового учетного года, когда из старой базы в новую переносятся справочники и остатки по счетам. Перенесенные данные, безусловно, нужно тщательно проверить, добившись, в случае обнаружения расхождений, полного их соответствия в "старой" и "новой" базах. Вариант не столь идеальный – переход где-то в середине учетного периода. При таком переходе, в идеале, в новую базу должны попасть справочники, сведения об остатках на начало текущего учетного года, а так же – все документы текущего года, ведь их данные должны попасть в отчетность, да и продолжать учет без этих документов будет невозможно. Если привести некоторую среднюю оценку подобных выгрузок, то можно сказать, что в большинстве случаев документы переносятся, но может случиться так, что не все, может случиться так, что переносятся некорректно. Здесь, опять же, можно доверить перенос специалистам. Но в любом случае, вам, после выгрузки, которая выполнялась не по состоянию на начало года, придется тщательно проверить все перенесенные документы, и, при необходимости, отредактировать некоторые из них или добавить в систему те из них, которые не перенеслись. Более того, если уж совсем по правилам осуществлять переход на новую учетную систему со старой, то рекомендуется некоторое время вести параллельный учет в двух системах, сверять результаты – ведь новая система может вести себя непредсказуемо для пользователя, с ней незнакомого. Если вы сможете позволить себе такую роскошь, как ведение учета и в новой и в старой системах – это позволит вам вовремя заметить те "неожиданности", которые новая система может вам преподнести, избежать связанных с этим учетных ошибок и, в итоге, лучше и быстрее освоить новую систему.
   

   
   Рис. 2.11. Приглашение к началу ведения учета или к загрузке данных из других информационных баз
3. Третий вариант начала учета в программе – это собственноручный ввод начальных остатков, а, возможно, и документов, и ведение учета. Такой подход применим в том случае, если, например, вы ведете учет в совсем небольшой организации, документов немного, объем работ по вводу данных, позволяющих вести учет в программе, невелик. Подобный сценарий возможен как при переходе с более старых на более новые версии программ, так и в том случае, если ранее вы вели учет без использования специализированного ПО.