Автоматизация вспомогательных бизнес-процессов торговой компании

Банковские операции

Описание процесса

В группу "Банковские операции" входят следующие бизнес-процессы:

• PRCM01. Ввод банковской выверки в систему вручную ;
• PRCM02. Коррекция строк банковской выписки ;
• PRCM03. Регистрация расхождений ;
• PRCM04. Учет выверки.

PRCM01. Ввод банковской выверки в систему вручную

Описание

В рамки данного процесса входят операции, связанные с получением банковской выписки от банка, вводом информации о новой банковской выписке в систему (номер, дата, …) и заполнение строк банковской выписки учтенными операциями, предложенными системой.

На шаге "PRCM01.01. Получить банковскую выписку " ответственный за выверку банковской выписки получает выписку по банковскому счету.

Далее, на шаге "PRCM01.02. Ввести заголовок банковской выписки ", по полученной выписке в систему необходимо ввести следующую информацию:

• номер расчетного счета банка;
• номер выписки;
• дата выписки;
• баланс последней выписки;
• конечный баланс выписки.

На шаге "PRCM01.03. Заполнение строк банковской выписки , предложенное системой" ответственный за выверку банковской выписки должен в информационной системе подобрать учтенные информации, относящиеся к выбранному банковскому счету, за период, совпадающий с периодом банковской выписки.

Основные участники

• Ответственный за выверку банковской выписки

Входящее событие

Поступление банковской выписки

Входящие документы

• Банковская выписка (полученная)
• Учтенные операции

Исходящее событие

Заполнены строки банковской выписки для проведения дальнейшей выверки.

Исходящие документы

• Банковская выписка (полученная)

Схема процесса

увеличить изображение
Рис. 4.12. Ввод банковской выверки в систему вручную

PRCM02. Коррекция строк банковской выписки

Описание

В рамки данного процесса входят операции, связанные с определением типов расхождений и их корректировкой.

На шаге "PRCM02.01. Проверка корректности заполнения строк банковской выписки " ответственный за выверку банковской выписки сравнивает строки банковской выписки, предложенные системой, со строками полученной от банка выписки.

Если ошибок не обнаружено, то необходимо перейти к процессу "PRCM04. Учет выверки", в противном случае продолжить выполнение текущего процесса на шаге "PRCM02.02. Определение типов присутствующих расхождений".

На шаге "PRCM02.02. Определение типов присутствующих расхождений" ответственный определяет один из четырех типов возможных расхождений:

• транзакция отсутствует в банковской выписке, но была предложена системой;
• транзакция присутствует только в банковской выписке, но похожей операции нет в системе;
• транзакция банковской выписки соответствует нескольким операциям, предложенным системой;
• нескольким транзакциям выписки соответствует одна операция, предложенная системой.

При обнаружении первого типа расхождения ответственный за выверку банковской выписки на шаге "PRCM02.03. Удаление транзакции" должен удалить лишние строки, предложенные системой, и перейти к процессу "PRCM03. Регистрация расхождений".

При обнаружении расхождения второго типа (транзакция присутствует только в банковской выписке, но похожей операции нет в системе) ответственный на шаге "PRCM02.04. Добавление новой строки" должен добавить строчку в банковскую выписку в системе. После этого неучтенная операция на шаге "PRCM02.04. Перенесение операции в финансовый журнал" должна быть перенесена в финансовый журнал и учтена на следующем шаге процесса "PRCM02.04. Просмотр журнала и его учет". Затем в окне банковской выверки на шаге "PRCM02.04. Применение к операции транзакции банковской выписки " ответственный должен сопоставить учтенную операцию со строкой банковской выписки.

Если ответственный обнаруживает расхождение третьего типа, то на шаге "PRCM02.05. Удаление строк операций" необходимо удалить соответствующие операции, предложенные системой, а на шаге "PRCM02.05. Создание новой строки и применение операций" создать новую строчку банковской выверки и к ней применить удаленные на предыдущем шаге операции.

При обнаружении четвертого типа расхождения (нескольким транзакциям выписки соответствует одна операция, предложенная системой) ответственный на шаге "PRCM02.06. Удаление строки с предложенной системой транзакцией" удаляет строку, предложенную системой, а вместо нее на шаге "PRCM02.06. Вставка новых строк и применение операций" вставляет новые строки в окно банковской выверки.

При невозможности исправления ошибочных операций необходимо перейти к процессу "PRCM03. Регистрация расхождений".

Основные участники

• Ответственный за выверку банковской выписки

Входящее событие

Строки банковской выписки заполнены.

Входящие документы

• Банковская выписка

Исходящее событие

Обнаружены расхождения.

Исходящие документы

• Расхождения

Схема процесса

увеличить изображение
Рис. 4.13. Коррекция строк банковской выписки

PRCM03. Регистрация расхождений

Описание

В рамки данного процесса входят шаги по исправлению ошибок, вызванных выверкой банковской выписки путем учета операций с типом "Разница" или учетом ошибочных транзакций (например, учет неучтенных ранее операций).

На шаге "PRGL03.01. Проверить наличие ошибочных транзакций " ответственный проверяет, остались ли ошибки, которые были выявлены в процессе выверки банковской выписки и не могут быть исправлены в рамках процесса "PRCM02. Коррекция строк банковской выписки ".

Если такие ошибки обнаружены, то необходимо перейти к шагу процесса "PRGL03.02. Регистрация операций типа "Разница" для регистрации операций с типом "Разница" или учесть неучтенные операции на шаге "PRCM03.03. Регистрация посредством учета неверных операций выписки".

Если в ходе проверки ошибок обнаружено не было, тогда необходимо перейти к выполнению процесса "PRCM04.04 Учет выверки".

Основные участники

• Ответственный за выверку банковской выписки

Входящее событие

Коррекция строк банковской выписки завершена.

Входящие документы

• Банковская выписка

Исходящее событие

Регистрация операций с типом "Разница" в системе и(или) учет неверных операций выписки в системе

Исходящие документы

• Банковская выписка

Схема процесса

увеличить изображение
Рис. 4.14. PRCM03. Регистрация расхождений

PRCM04. Учет выверки

Описание

В рамках данного процесса ответственный за выверку банковской выписки проводит учет выписки в системе.

Основные участники

• Ответственный за выверку банковской выписки

Входящее событие

Все расхождения, выявленные в ходе выверки банковской выписки, зарегистрированы или исправлены.

Входящие документы

• Банковская выписка

Исходящее событие

Банковская выверка завершена.

Исходящие документы

• Банковская выписка

Схема процесса

увеличить изображение
Рис. 4.15. PRCM04. Учет выверки