Автоматизация вспомогательных бизнес-процессов торговой компании

Настройки системы

Для реализации группы бизнес-процессов "Журналы" потребуются следующие настройки информационной системы:

• план счетов ;
• карточка счета ;
• шаблоны журналов и разделов.

Рассмотрим эти настройки более подробно.

План счетов

[Модуль] Финансы - [Папка] Финансовые операции - [Форма] План счетов

Для просмотра плана счетов необходимо открыть форму "План счетов". В появившемся окне можно просмотреть следующую основную информацию:

• номер счета;
• название;
• группировка;
• оборот;
• баланс.

В полях "Но." и "Название" указываются номер финансового счета и приводится его название, которые в дальнейшем применяются при формировании отчетов и настройке системы, а также в осуществлении целого ряда учетных операций. Microsoft Navision позволяет создавать субсчета любого уровня вложенности, поэтому для получения итоговых значений по группе субсчетов используется поле "Группировка", где настраивается диапазон счетов, по которому проводится суммирование. По каждому счету приводятся оборот и баланс в соответствующих полях "Оборот" и "Баланс".

увеличить изображение
Рис. 4.3. Окно "План счетов"

При нажатии кнопки "Фин. Счет" система предлагает выполнить следующие операции над счетом:

• открыть карточку;
• просмотреть список учтенных операций по счету;
• добавить комментарии;
• настроить аналитические измерения;
• добавить расширенное описание к счету;
• просмотреть список поступлений-платежей;
• просмотреть список таблиц, где используется данный счет.

Кроме этого, система позволяет в реальном времени получать информацию, основанную на плане счетов.

[Форма] План счетов - [Кнопка] Баланс - [Функция] Фин. баланс

увеличить изображение
Рис. 4.4. Окно "Фин. Баланс"

Так, например, на форме "Фин. баланс" можно просмотреть обороты по дебету и кредиту выбранных счетов за определенный период в разрезе значений ключевых измерений.

[Форма] План счетов - [Кнопка] Фин. счет - [Функция] Карточка

Для просмотра детальной информации по счету необходимо открыть форму "Фин. счет карточка". Информация на данной форме разбита на четыре закладки:

• Общее ;
• Учет ;
• Консолидация ;
• Отчетность.

Рассмотрим более подробно первые две.

увеличить изображение
Рис. 4.5. Окно "Фин. Счет Карточка", закладка "Общее"

На закладке "Общее" можно ввести следующую основную информацию:

• номер;
• название;
• операционный/балансовый;
• дебет/кредит;
• тип счета;
• группировка;
• прямой учет;
• блокировка.

В поле "Но." вводится номер финансового счета, который может представлять собой комбинацию из цифр и букв размером не более 20 символов. В поле "Название" вводится название финансового счета, ограниченное 30-ю символами.

В поле "Операционный/балансовый" определяется, будет ли данный счет учитываться при составлении баланса в конце финансового года. В поле "Дебет/кредит" настраивается тип счета: активный, пассивный, активно-пассивный. Данная настройка не ограничивает операции по данному счету и в основном используется для составления отчетности.

В поле "Тип счета" определяется тип финансового счета. По умолчанию доступны следующие значения:

• учетный;
• заголовок;
• сумма;
• от-сумма;
• до-сумма.

"Учетный" тип счета используется для учета операций в системе. Счет с типом "Заголовок" позволяет сгруппировать счета в различные группы. Счета с типами "Сумма", "От-Сумма" и "До-Сумма" нужны для группировки оборотов по учетным счетам в соответствии с настроенными правилами суммирования.

Флажок в поле "Прямой учет" показывает, разрешен ли на данный счет прямой учет из строк финансового журнала или все операции должны определяться настройками учетных групп.

Флажок в поле "Блокировка" показывает, используется ли данный счет или учет по нему временно приостановлен.

увеличить изображение
Рис. 4.6. Окно "Фин. Счет Карточка", закладка "Учет"