Создание текста документа

Использование стандартных блоков

О стандартных блоках

Стандартные блоки можно использовать для хранения часто используемого текста и графических объектов. Это могут быть стандартные фразы писем, договоров, соглашений, списки рассылки, адреса и т.п. Блок может сохранять также параметры оформления хранимых данных (параметры шрифта, абзаца, границы и т.п.).

Word 2007 содержит встроенные стандартные блоки. Встроенные блоки предназначены для создания колонтитулов, установки нумерации страниц, добавления надписей, титульных страниц, таблиц и формул. Они обычно не содержат определенного текста, а предназначены для заполнения пользователем.

Блоки можно создавать самостоятельно и сохранять их в специальной коллекции блоков и в шаблоне документа.

Блок можно использовать при создании документа вставляя его непосредственно в текст, в колонтитулы или на страницу в виде специального графического объекта - надписи.

Каждый блок имеет уникальное название, что позволяет быстро находить нужное содержимое.

Стандартные блоки Word 2007 являются своего рода аналогом элементов автотекста, используемого в предыдущих версиях Word. Более того, термин "автотекст" иногда используется и при работе в Word 2007. Например, после вставки стандартного блока в документ в списке отменяемых действий будет указано "добавление автотекста".

Создание стандартного блока

• Выделите фрагмент документа (текст, таблицу, графический объект), который требуется сохранить как стандартный блок многократного использования.
• Во вкладке Вставка в группе Текст щелкните кнопку Экспресс-блоки и в появившемся меню выберите команду Сохранить выделенный фрагмент в галерею экспресс-блоков ( рис. 2.7). Или нажмите комбинацию клавиш ALT+F3.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 2.7. Создание блока
• В диалоговом окне Создание нового стандартного блока ( рис. 2.8) введите и выберите необходимые параметры.
  

  
  Рис. 2.8. Установка параметров стандартного блока
• В поле Имя введите название (имя) стандартного блока. Имя блока должно быть уникально в пределах коллекции, в которой он будет сохранен. В разных коллекциях могут быть блоки с одинаковыми именами.
• В раскрывающемся списке Коллекция выберите коллекцию, в которой будет храниться стандартный блок. Выбор коллекции определяет порядок вставки блока при создании документа. Для блоков, вставляемых непосредственно в текст документа лучше выбрать коллекцию Экспресс-блоки. Кроме того, коллекция Экспресс-блоки отображается в виде списка в меню кнопки Экспресс-блоки (см. рис. 2.7).
• В раскрывающемся списке Категория выберите категорию блока. Выбор категории определяет положения блока в меню кнопки Экспресс-блоки в группе Текст вкладки Вставка. Можно выбрать одну из существующих категорий или создать новую. Наличие категорий облегчает поиск нужного блока в списке меню кнопки Экспресс-блоки (см. рис. 2.7).
• В поле Описание можно ввести произвольный текст уточняющего описания к создаваемому блоку. Это описание будет отображаться в виде всплывающей подсказки при выборе блока. Поле можно не заполнять.
• В раскрывающемся списке Сохранить в выберите имя шаблона, в котором будет храниться блок.
• В раскрывающемся списке Параметры выберите Вставить содержимое на ту же страницу, чтобы стандартный блок был вставлен на отдельную страницу. Выберите Вставить содержимое в тот же абзац, чтобы содержимое не стало частью другого абзаца, даже если курсор находится в середине абзаца. Для всего прочего содержимого используется параметр Вставить только содержимое.

После создания новых стандартных блоков или изменения их параметров при завершении сеанса работы с Word 2007 может появиться запрос на сохранение изменений в файле стандартных блоков ( рис. 2.9, а), а также в шаблоне ( рис. 2.9, б). В обоих случаях нажмите кнопку Да.

Рис. 2.9. Сохранение изменений в коллекции блоков и шаблоне

Вставка стандартного блока в документ

• Установите курсор в место вставки стандартного блока в документ.
• Во вкладке Вставка в группе Текст щелкните кнопку Экспресс-блоки.
• Для вставки стандартного блока из коллекции Экспресс-блоки найдите этот блок в списке ( рис. 2.10) и щелкните по нему мышью.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 2.10. Вставка стандартного блока
• Для вставки в документ блока из произвольной коллекции выберите команду Организатор стандартных блоков (см. рис. 2.10).
• В диалоговом окне Организатор стандартных блоков ( рис. 2.11) найдите нужный блок и нажмите кнопку Вставить. Для удобства поиска можно сортировать блоки по именам, коллекциям, категориям, шаблонам и описанию. Для сортировки щелкните по соответствующей кнопке. Например, щелкните по кнопке Имя, чтобы отсортировать блоки по именам.
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 2.11. Выбор стандартного блока

Изменение стандартного блока

Изменить содержимое стандартного блока невозможно.

Можно удалить существующий блок, а затем создать новый под этим же именем.

Можно заменить существующий блок.

• Вставьте стандартный блок.
• Внесите необходимые изменения.
• Сохраните стандартный блок с тем же именем и с теми же параметрами.
• В окне запроса о переопределении стандартного блока нажмите кнопку Да.

Можно изменить имя стандартного блока, коллекцию в которой он расположен, добавить или изменить описание и т.д.

• Во вкладке Вставка в группе Текст щелкните кнопку Экспресс-блоки и выберите команду Организатор стандартных блоков (см. рис. 2.10).
• В диалоговом окне Организатор стандартных блоков (см. рис. 2.11) найдите нужный блок и нажмите кнопку Изменить свойства.
• В диалоговом окне Изменение стандартного блока ( рис. 2.12) измените параметры и нажмите кнопку ОК.
  

  
  Рис. 2.12. Изменение параметров стандартного блока
• В окне запроса о переопределении стандартного блока нажмите кнопку Да.

Удаление стандартного блока

• Во вкладке Вставка в группе Текст щелкните кнопку Экспресс-блоки и выберите команду Организатор стандартных блоков (см. рис. 2.10).
• В диалоговом окне Организатор стандартных блоков (см. рис. 2.11) найдите нужный блок и нажмите кнопку Удалить.
• В окне запроса об удалении стандартного блока нажмите кнопку Да.

Вставка специальных символов

При вводе текста часто приходится использовать символы, которых нет на клавиатуре. Это могут быть некоторые математические символы, например, ; буквы греческого алфавита, например, , латинские буквы с надбуквенными значками, например, , или символы-картинки, например,

• Во вкладке Вставка в группе Символы щелкните по кнопке Символ. Щелкните по нужному символу. Если в открывшемся списке нужного символа нет, выберите команду Другие символы ( рис. 2.13).
  

  
  увеличить изображение
  Рис. 2.13. Вставка специальных символов
• Во вкладке Символы окна Символ ( рис. 2.14) в раскрывающемся списке Шрифт выберите шрифт символов.
• Дважды щелкните левой кнопкой мыши по изображению нужного символа. Можно также выделить изображение нужного символа, а затем нажать кнопку Вставить.
  

  
  Рис. 2.14. Вставка специальных символов

Можно вставить несколько символов. Не закрывая окна Символ, в документе переведите курсор в другое место, и продолжите вставку символов. Для окончания работы нажмите кнопку Закрыть или Отмена или клавишу Esc.

Для удобства работы можно изменять размеры окна Символ. Наведите указатель мыши на любую границу окна и когда он примет вид двунаправленной стрелки, перетащите границу, чтобы выбрать необходимый размер.

Использованные ранее специальные символы можно быстро вставить снова, поскольку они автоматически помещаются в список кнопки Символ (см. рис. 2.13).

Математические символы большей частью содержатся в шрифте Symbol. Шрифт (обычный текст) содержит буквы латиницы и кириллицы специального начертания, буквы иврита, арабского и греческого языков, некоторые денежные символы и многое другое. Шрифты Webdings, Wingdings, Wingdings2, Wingdings3 содержат различные символы-стрелки, символы-картинки и т. п.

Особое место занимает шрифт Arial Unicode MS. Используя для представления каждого знака более одного байта, этот шрифт позволяет представить в одном наборе знаков почти все языки мира.

Для вставки часто используемых символов можно создать элемент автозамены.

Для создания элемента автозамены в окне Символ (см. рис. 2.14) выделите изображение символа и нажмите кнопку Автозамена. Затем в окне Автозамена ( рис. 2.15) в поле Заменить введите сочетание символов, которые при вводе текста будут заменяться выбранным символом и нажмите сначала кнопку Добавить, а затем кнопку ОК.Теперь при вводе текста достаточно ввести установленное буквосочетание и поставить пробел, после чего буквосочетание заменится соответствующим символом.

увеличить изображение
Рис. 2.15. Создание элемента автозамены для специального символа