Опубликован: 05.08.2008 | Уровень: специалист | Доступ: платный | ВУЗ: Национальный исследовательский университет "Высшая Школа Экономики"
Лекция 5:

Автоматизация основных бизнес-процессов торговой компании: бизнес-процесс "закупки"

< Лекция 4 || Лекция 5: 12345 || Лекция 6 >
Аннотация: Модуль системы "Покупки". Описание возможностей модуля. Основные настройки. Описание и реализация процесса "Закупки". Подготовка и оформление заявки на товар. Выбор поставщиков и получение коммерческих предложений. Оформление договора с поставщиком и спецификации заказа. Получение счета-фактуры и выполнение обязательств по оплате

Описание процесса

Ниже приводится описание следующих процессов:

  • PRPU01. Подготовка и оформление заявки на товар ;
  • PRPU02. Выбор поставщиков и получение коммерческих предложений ;
  • PRPU03. Оформление договора с поставщиком и спецификации заказа ;
  • PRPU04. Получение счета-фактуры и выполнение обязательств по оплате.

PRPU01. Подготовка и оформление заявки на товар

Описание

Процесс "PRPU01. Подготовка и оформление заявки на товар " включает в себя задачи по определению потребности в товаре, ведение справочника товаров и создание, просмотр, редактирование заявок на основании плана потребностей в товарах на определенный период.

При выполнении шага "PRPU01.01. Определение потребности в товарах" происходит определение потребности в товаре исходя из анализа исторических данных о продажах, анализа рыночной ситуации и прогноза спроса. В результате определяются базовые характеристики требуемого товара, необходимое его количество и сроки поставки. На основании данной информации составляется проект заявки на товар и передается в отдел закупок.

На шаге "PRPU01.02. Проверка наличия товара в справочнике" необходимо проверить наличие товаров, которые нужно заказать в общем справочнике. Если товар не найден, необходимо перейти к шагу "PRPU01.03. Заведение нового товара в справочник", иначе - к шагу "PRPU01.04. Подготовка заявки на товар ".

На шаге "PRPU01.03. Заведение нового товара в справочник" необходимо занести информацию по новому товару в общий справочник. Нужно внести в систему следующие данные:

  • название;
  • единица измерения;
  • цена единицы;
  • себестоимость единицы;
  • наименование поставщика.

При выполнении шага "PRPU01.04. Подготовка заявки на товар " на основании проекта заявки на товар составляется список товаров, которые необходимо приобрести. В заявке необходимо указать:

  • код товара;
  • количество товара;
  • дату заказа.

На шаге "PRPU01.05. Согласование заявки на товар " исполнитель, подготовивший заявку на товар, согласует ее содержание с руководителем функционального отдела. Если в процессе согласования потребовалось внести изменения, исполнитель проводит повторную подготовку и согласование заявки на товар. В этом случае необходимо перейти к шагу "PRPU01.04. Подготовка заявки на товар ", иначе - к шагу "PRPU01.06. Оформление заявки на товар ".

На шаге "PRPU01.06. Оформление заявки на товар " согласованную заявку необходимо оформить в соответствии с внутренними правилами компании.

Основные участники

  • Ответственный за определение потребности в товарах
  • Ответственный за работу с заявками
  • Ответственный за согласование заявок

Входящее событие

Наступление плановой даты формирования заявок или появление необходимости в закупке товаров или услуг.

Входящие документы

  • План потребностей в товарах

Исходящее событие

В результате выполнения процесса должна быть создана согласованная заявка на приобретение товаров или услуг.

Исходящие документы

  • Заявка на товар
  • Справочник товаров

Схема процесса

PRPU01. Подготовка и оформление заявки на товар

увеличить изображение
Рис. 5.1. PRPU01. Подготовка и оформление заявки на товар

PRPU02. Выбор поставщиков и получение коммерческих предложений

Описание

В рамках данного процесса происходит поиск поставщиков, которые могут поставить необходимое количество требуемого товара. Поиск ведется как среди собственного справочника поставщиков, так и во внешних источниках информации с последующим занесением нового поставщика в общий справочник. После определения списка поставщиков идет рассылка заявок на товары поставщикам с целью сбора коммерческих предложений и составления итогового списка поставщиков, которые могут выполнить заявку.

На шаге "PRPU02.01. Поиск поставщиков" происходит поиск возможных поставщиков на основании полученной заявки на товар. Поиск может происходить как в собственном общем справочнике, так и во внешних источниках, например в Интернете, отраслевых справочниках, каталогах и т. д. Если поставщик найден в собственном справочнике, тогда необходимо перейти к шагу "PRPU02.03. Подготовка списка возможных поставщиков", иначе - к шагу "PRPU02.02. Ввод нового поставщика в справочник".

На шаге "PRPU02.02. Ввод нового поставщика в справочник" необходимо внести полученные сведения о новых поставщиках в общий справочник. Вводится следующая информация:

  • название;
  • адрес;
  • индекс;
  • город;
  • контактное лицо;
  • закупщик.

При выполнении шага "PRPU02.03. Подготовка списка возможных поставщиков" на основании полученной заявки на товар ответственный составляет список возможных поставщиков, состоящий из постоянных поставщиков, с которыми заключены договора на долгосрочное сотрудничество, и, если есть, новых, выявленных с помощью различных информационных каналов, в том числе в результате анализа ранее полученных коммерческих предложений.

Далее, на шаге "PRPU02.04. Отправка запроса в соответствии с заявкой", в соответствии с заявкой на товар, ответственным за работу с поставщиками подготавливается запрос на товар, который представляет собой просьбу к поставщику на поставку товара. Запрос должен содержать следующую информацию:

  • наименование товара;
  • количество;
  • сроки доставки.

Подготовленный и оформленный соответствующим образом запрос согласовывается с ответственным за согласование запроса, и, в случае необходимости, в него вносятся корректировки.

Подготовленный и соответствующим образом оформленный запрос на товар отправляется возможным поставщикам при помощи выбранного средства связи. Отправка запроса фиксируется в соответствующем журнале, в который необходимо внести следующую информацию:

  • номер запроса;
  • дату отправки;
  • отправителя/составителя запроса.

На шаге "PRPU02.05. Получение коммерческих предложений от поставщиков" происходит сбор коммерческих предложений от потенциальных поставщиков.

Далее, на шаге "PRPU02.06. Регистрация коммерческих предложений", полученные предложения должны бать зарегистрированы в установленном порядке в журнале входящих коммерческих предложений. По каждому предложению должна быть следующая информация:

  • заголовок документа;
  • название поставщика;
  • дата поступления;
  • номер запроса;
  • строки документа;
  • название товара;
  • количество;
  • цена;
  • срок доставки;
  • дополнительные условия.

При выполнении шага "PRPU02.07. Выбор подходящих поставщиков" на основании полученных коммерческих предложений, включающих в себя условия и сроки поставки, производится выбор поставщиков, способных исполнить заявку на товары в необходимые сроки.

Основные участники

  • Ответственный за работу с поставщиками

Входящее событие

Поступление согласованной заявки на приобретение товаров или услуг.

Входящие документы

  • Заявка на товар
  • Справочник поставщиков
  • Коммерческое предложение

Исходящее событие

Список поставщиков подготовлен.

Исходящие документы

  • Справочник поставщиков
  • Коммерческое предложение
  • Список поставщиков

Схема процесса

PRPU02. Выбор поставщиков и получение коммерческих предложений

увеличить изображение
Рис. 5.2. PRPU02. Выбор поставщиков и получение коммерческих предложений
< Лекция 4 || Лекция 5: 12345 || Лекция 6 >
Ринат Гатауллин
Ринат Гатауллин

Здравствуйте. Интересует возможность получения диплома( https://intuit.ru/sites/default/files/diploma/examples/P/955/Nekommerch-2-1-PRF-example.jpg ). Курс пройден. Сертификат не подходит. В сертификате ошибка, указано по датам время прохождения около 14 дней, хотя написано 576 часов.

Александр Медов
Александр Медов

Здравствуйте,при покупке печатной формы сертификата,будут ли выданы обе печатные сторны?

Павел Окунцев
Павел Окунцев
Россия, Нижневартовск, НГГУ, 2007
Pavel Krupoderov
Pavel Krupoderov
Россия, Казань