T-FLEX DOCs. Механизмы маршрутизации документов

1. Теоретические сведения

Под маршрутизацией документов принято понимать процесс передачи документа от одного пользователя к другому с контролем сроков и состояний документа. Любой комплекс работ над документом с момента его создания и до передачи в архив предприятия является маршрутом документа. Маршрут представляет собой последовательность этапов. Каждый этап маршрута - это некоторая работа, выполняемая пользователем (или несколькими пользователями параллельно) в отношении данного документа. Рассматривая маршрут как последовательность этапов, его можно разделить на некоторые логически связанные группы этапов. Такие группы называют стадиями. Стадии бывают двух видов: рабочие и завершающие.

Рабочие стадии - это те стадии, на которых ведется активный процесс работы над документом или передачи этого документа от одного пользователя другому. Например, разработка, утверждение или проведение испытаний.

Завершающие стадии - это те стадии, на которых документ находится в пассивном состоянии и может изменяться только по принятым на предприятии процедурам внесения изменений. Например, хранение документа в архиве предприятия или передача документации заказчику.

Для того чтобы описать основные принципы перехода документа от одной стадии к другой, в системе T-FLEX DOCs введено понятие схема маршрутизации. На схеме в графическом представлении, аналогичном блок-схемам, изображаются правила перехода от одной стадии к другой, возврат документа на предыдущие стадии и т.д.

Маршрут может быть как простым (последовательный список этапов, не предусматривающий логических разветвлений), так и построенным по схеме ( рис. 2.1). Схемы создаются из заранее зарегистрированного набора стадий.

Рис. 2.1. Схема маршрутизации

Деление стадий явно отражается на схеме маршрутизации. Стадии, требующие от исполнителя утверждающей или отказывающей подписи, изображаются на схеме в виде ромба с одним "входом" и двумя "выходами" (Да и Нет, рис. 2.2), а требующие от исполнителя только подтверждения о завершении его работы изображаются прямоугольниками с одним "входом" и одним "выходом" ( рис. 2.3).

Рис. 2.2. Стадия согласования

Рис. 2.3. Стадия разработки

При использовании механизмов маршрутизации T-FLEX DOCs необходимо помнить следующее.

1. Маршрут может быть создан непосредственно для конкретного документа.
2. Маршрут, построенный без использования схемы, может содержать только прямую (не разветвляющуюся) последовательность этапов.
3. Каждый из этапов маршрута может включать в себя одного и более исполнителей. В качестве исполнителя может выступать конкретный пользователь или рабочая группа, имеющая руководителя (который и получит задание на выполнение).
4. Если один и тот же маршрут будет часто использоваться для различных документов, имеет смысл создать типовой маршрут. Типовой маршрут отличается от маршрута объекта тем, что не связан с конкретным объектом. Специальные функции позволяют заимствовать типовой маршрут в качестве маршрута объекта. В остальном (на уровне редактирования) эти два вида маршрута ничем не отличаются друг от друга.
5. Запускать по маршруту можно только те документы, которые находятся в хранилище (в одном из архивов или проектов).

2. Выполнение работы

2.1. Создание маршрута документа

Создадим и рассмотрим движение документа по маршруту, представленному в приложении.

Документ, для которого создается маршрут, следует вызвать на Рабочий стол из Хранилища. Для этого после загрузки T-FLEX DOCs в окне Хранилище выбрать в своей папке объект (документ) для маршрутизации и командой контекстного меню "Показать на рабочем столе" поместить на Рабочий стол.

Для создания маршрута выбрать из контекстного меню документа команду "Маршрут/Создать":

Контекстное меню	Текстовое меню	Пиктограмма
Маршрут|Создать	Редактор маршрутов|Маршруты документов|Новый

В появившемся окне "Свойства маршрута документа" ( рис. 2.4) необходимо задать его параметры: наименование и схему маршрутизации. Если создаваемый маршрут строится по схеме маршрутизации ( рис. 2.1), то, установив флаг "Маршрут строится по схеме", можно выбрать любую из имеющихся схем ( рис. 2.5).

Рис. 2.4. Окно "Свойства маршрута документа"

Рис. 2.5. Окно "Выбор схемы маршрутизации"

Если для создаваемого маршрута не требуется схема, то достаточно ввести наименование маршрута.

Для создания этапов маршрута используется команда "Добавить этап":

Контекстное меню	Текстовое меню	Пиктограмма
Добавить этап	Редактор маршрутов|Маршруты документов|Добавить этап

При этом Мастер создания нового этапа открывает окно "Задания для исполнителей этого этапа" ( рис. 2.6), в котором необходимо из предложенного списка назначить исполнителей данного этапа и тексты заданий для каждого из исполнителей. Список исполнителей вводится администратором.

Рис. 2.6. Окно "Задания для исполнителей этого этапа"

При нажатии кнопки "Добавить" открывается окно "Исполнитель и задание" ( рис. 2.7), в котором для исполнителя (бригады) данного этапа составляется задание согласно варианту. При выборе исполнителя открывается окно "Выбор группы или пользователя" ( рис. 2.8), в котором выбирается исполнитель этапа. Выбор исполнителей осуществляется в соответствии с вариантом задания или по указанию преподавателя.

Рис. 2.7. Задание для исполнителя

Рис. 2.8. Выбор пользователя

Затем вводится текст задания, подпись и нажимается кнопка "ОК". В окне "Задания для исполнителей этого этапа" ( рис. 2.6) можно назначить задания нескольким исполнителям.

Нажатием кнопки "Далее" ( рис. 2.6) открывается вторая страница Мастера создания нового этапа, в которой необходимо задать номер этапа и плановые сроки его реализации ( рис. 2.9), а также папку в своем проекте для размещения документа после завершения его обработки.

Рис. 2.9. Окно "Создание нового этапа маршрута"

При нажатии кнопки "Далее" открывается последняя страница Мастера создания данного этапа "Рассылка автоуведомлений о завершении этапа" ( рис. 2.10). На ней необходимо составить список пользователей, которым будут отправлены почтовые сообщения при завершении работы на данном этапе.

При нажатии кнопки "Добавить" открывается окно "Автоуведомление" ( рис. 2.11), где в соответствии с вариантом задания указываются пользователи и тексты уведомлений. На этом создание этапа завершается. Аналогичным образом можно задать последующие этапы.

Рис. 2.10. Окно "Рассылка автоуведомлений о завершении этапа"

Рис. 2.11. Окно "Автоуведомление"

Изменение последовательности этапов выполняется следующими командами:

Контекстное меню	Текстовое меню	Пиктограмма
Исполнять этап раньше	Редактор маршрутов|Маршруты документов|Исполнять этап раньше
Исполнять этап позже	Редактор маршрутов|Маршруты документов|Исполнять этап позже

Для удаления этапа применяется команда:

Контекстное меню	Текстовое меню	Пиктограмма
Удалить этап	Редактор маршрутов|Маршруты документов|Удалить этап

Для удаления маршрута документа можно воспользоваться командой:

Контекстное меню	Текстовое меню	Пиктограмма
	Редактор маршрутов|Маршруты документов|Удалить

Формирование маршрута завершается командой:

Контекстное меню	Текстовое меню	Пиктограмма
	Редактор маршрутов|Маршруты документов|Маршрут готов к использованию