Анализ проекта

6.1.6. Анализ рисков

Риск – это возможность изменения плановых показателей проекта в худшую сторону в процессе его реализации по причинам, не зависящим от менеджера проекта. Примерами рисков могут быть болезнь или увольнение ценного сотрудника, задействованного в важных задачах, задержка поставки материалов, задержка финансирования и т.п.

К сожалению, величина и возможность возникновения риска не поддается формальному описанию. Поэтому анализ рисков при планировании проекта заключается в поиске наиболее "узких", с точки зрения опыта менеджера, мест в плане и корректировке плана с целью минимизации их количества.

В этом разделе мы опишем наиболее общие примеры рисков, которые далеко не полностью исчерпывают весь перечень рисков, но демонстрируют подходы к их анализу.

Риски проекта можно разделить на три основные группы:

1. риски в расписании – возможность ошибочной оценки длительности задачи менеджером проекта,
2. ресурсные риски – потенциальная возможность превышения ресурсом запланированных трудозатрат, необходимых для выполнения задачи, или возможность задержки задачи из-за внезапной недоступности ресурса,
3. бюджетные риски – возможность превышения запланированного бюджета проекта.

К рискам в расписании относятся следующие виды рисков:

1. наличие задач с предварительными длительностями;
2. наличие задач со слишком короткой длительностью;
3. наличие слишком длинных задач, в которых задействовано большое количество ресурсов;
4. наличие задач с календарными ограничениями.

Задачи с предварительными длительностями встречаются в тех случаях, когда менеджер проекта по ошибке забыл ввести точную оценку длительности. Предварительная длительность отмечается знаком "?". Для всех новых задач система автоматически устанавливает предварительную длительность в 1 день: "1 день?". Менеджер сам может отметить длительность как предварительную, включив флаг Предв. оценка в окне свойств задачи (рис. 6.15).

Рис. 6.15. Установка флага предварительной длительности

Чтобы найти подобные задачи используется предопределенный фильтр Задачи с оценкой длительности.

Задачи со слишком короткой длительностью могут появиться в проекте по двум причинам. Во-первых, менеджер может переоценить возможности исполнителей или недооценить объем трудозатрат и сложность задачи. Такая ситуация возможна, если он принимает решение о продолжительности задачи без консультации с опытными исполнителями. Во-вторых, сами исполнители, не имеющие достаточного опыта работы, могут ошибиться в оценке.

Для выявления рискованных задач требуется принять решение о пороге риска, т.е. выработать значение длительности задачи, ниже которого она будет считаться рискованной.

Предположим, что рискованными считаются все задачи с длительностью меньше либо равной 2 дням, не являющиеся вехами. Для нахождения таких задач требуется определить фильтр Короткая задача, изображенный на рис. 6.16. Применение его в диаграмме Ганта позволит отобразить все короткие задачи, после чего менеджеру предстоит провести дополнительный анализ их продолжительности.

Рис. 6.16. Фильтр для поиска коротких задач

Слишком длинные задачи с большим количеством ресурсов относятся к рискованным, поскольку наличие значительного количества исполнителей делает трудным процесс правильной оценки длительности. Для упрощения оценки подобную задачу целесообразно разбить на несколько и преобразовать в фазу: чем проще задача, тем легче ее оценить.

Для поиска рискованных задач в данном случае нам понадобится вычисляемое поле КоличествоРесурсов, созданное на основе поля Число2. Его значение вычисляется по формуле (рис. 6.17). Поскольку в системе нет средств подсчитать количество ресурсов задачи, в качестве такового формула использует длину текстового поля Названия ресурсов.

Рис. 6.17. Формула для поля КоличествоРесурсов

Далее в представлении диаграмма Ганта отобразим таблицу Ввод и добавим в нее столбец КоличествоРесурсов. Для просмотра ресурсов задачи отобразим форму ( Окно/Разделить ) и выберем форму Ресурсы и последователи из ее контекстного меню. Левая часть этой формы отображает перечень назначенных задаче ресурсов.

Отсортируем таблицу диаграммы Ганта сначала по убыванию длительности задач, а затем по убыванию поля КоличествоРесурсов в соответствии с изображением на рис. 6.18.

Рис. 6.18. Параметры сортировки

Результат сортировки и окончательный вид представления изображен на рис. 6.19. К наиболее рискованным задачам могут быть отнесены Постановка задачи, Тестирование и исправление ошибок и Составление программной документации. Однако, первая и третья используют только один трудовой ресурс и несколько материальных и затратных. Поэтому их нельзя отнести к рискованным. В задаче же Тестирование и исправление ошибок задействованы все три работника проекта, в связи с чем ее отнести к рискованным можно.

Рис. 6.19. Диаграмма Ганта после сортировки

Задачи с календарными ограничениями представляют собой фактор риска в том случае, если установленные ограничения могут быть нарушены. Примером таких задач являются задачи с ограничением Окончание не позднее и задачи с установленными крайними сроками.

Для целей анализа создадим настраиваемые поля, вычисляемые по формулам в соответствии с табл.6.2.

Создать фильтр ОграниченияПоВремени, при помощи которого отображаются только задачи с ограничением Окончание не позднее или с ненулевым значением крайнего срока. Окно создания фильтра изображено на рис. 6.20. В таблицу Ввод диаграммы Ганта добавим созданные настраиваемые поля ЗапасДоОграничения, ЗапасДоКрайнегоСрока и Запас. После использования фильтра ОграниченияПоВремени таблица имеет вид, изображенный на рис. 6.21. Анализ значений поля Запас позволяет сделать вывод о рискованности задачи Тестирование и исправление ошибок, поскольку ее запас между датами окончания и ограничения составляет всего два дня.

Рис. 6.20. Фильтр ОграниченияПоВремени

Рис. 6.21. Результат фильтрации таблицы

К ресурсным рискам относятся следующие виды рисков:

1. привлечение к работам неопытных сотрудников;
2. трудовые ресурсы с большим объемом трудозатрат;
3. ресурсы со сверхурочной работой.

Привлечение к работам неопытных сотрудников чревато тем, что недостаток опыта может сказаться на скорости выполнения задачи. Неопытному сотруднику требуется больше времени, чтобы войти в курс дела. Особенно рискованной является ситуация, когда такой сотрудник сам выполняет задачу, без помощи более опытных коллег.

Для целей анализа данного вида риска настроим поле Флаг1 и переименуем его в ОпытныйСотрудник. Создадим свое представление с именем АнализРисков (Вид/Другие представления/Создать/Комбинирован-ное представление). Окно настройки представления изображено на рис. 6.22. Представление будет совмещать в себе Лист ресурсов в верхней части и Использование задач в нижней.

Откроем созданное представление, в верхней части добавим столбец ОпытныйСотрудник, установим фильтр, отображающий только трудовые ресурсы и для них заполним значениями этот столбец. Выбрав неопытного сотрудника, в нижней таблице представления анализируем все назначенные задачи (рис. 6.23).

Рис. 6.22. Окно настройки представления

Рис. 6.23. Анализ риска использования неопытных сотрудников

Анализ показывает, что задачи Разработка структуры базы данных и Заполнение базы данных являются рискованными, поскольку их выполняет только неопытный сотрудник Программист1.

Трудовые ресурсы с большим объемом трудозатрат также представляют определенный фактор риска. Если некоторый работник участвует в большом количестве задач, особенно критических, и несет повышенную ответственность в проекте, то его непредвиденная недоступность (болезнь, увольнение) может нанести значительный ущерб проекту на этапе выполнения.

Для анализа риска используем представление АнализРисков, созданное в предыдущем случае. В верхней его части в Лист ресурсов добавим столбец Трудозатраты и назначим фильтр, отображающий только трудовые ресурсы. Отсортируем таблицу по убыванию трудозатрат. В нижней части представления выберем диаграмму Ганта. Результат изображен на рис. 6.23. Из анализа делаем вывод, что распределение трудозатрат по работникам примерно одинаково, но Программист2 имеет наивысшие трудозатраты и занят исключительно в критических задачах. Поэтому его участие в проекте наиболее ценно и имеет наивысший риск.

Рис. 6.24. Анализ использования сотрудников с большими трудозатратами

Ресурсы со сверхурочной работой создают риск невыполнения плановых показателей по причине усталости и меньшей производительности труда. Для анализа риска следует воспользоваться представлением АнализРисков, добавить в Лист ресурсов столбец Сверхурочные трудозатраты и отсортировать сотрудников по их убыванию.

Для уменьшения рисков существуют следующие подходы:

1. разработка плана сдерживания рисков, который предполагает вставку в проект задач, выполнение которых уменьшает тот или иной вид риска (например, обучение неопытного сотрудника приведет к уменьшению соответствующего вида риска);
2. разработка плана реакции на риски, который включает совокупность мероприятий, которые будут выполнены при возникновении той или иной неблагоприятной ситуации (например, болезнь ценного сотрудника);
3. вставка в план проекта временных резервов – фиктивных работ, создающих временной буфер между реальными работами (особенно критическими).

6.1.7.Контрольные вопросы

1. Что такое настраиваемое поле?
2. Какие бывают группы, типы настраиваемых полей и каково их количество?
3. Как создать настраиваемое поле?
4. Как создать настраиваемое поле с подстановкой?
5. Как создать вычисляемое настраиваемое поле?
6. Какие операции и виды полей используются в формуле настраиваемого поля?
7. Как ввести значения настраиваемого поля?
8. Что такое параметрический анализ?
9. Для чего используется параметрический анализ длительности задач?
10. Какова последовательность действий при параметрическом анализе длительности задач?
11. Что позволяет оценить PERT-анализ длительности задач?
12. Какие кнопки содержит панель инструментов PERT?
13. Что вводится в окне ввода PERT и листе ввода PERT?
14. Какие настраиваемые поля используются для PERT-анализа?
15. В чем заключается анализ критического пути?
16. Какова структура стоимости проекта?
17. Какая таблица используется для анализа стоимости проекта?
18. Как выполняется анализ стоимости задач разного вида?
19. Как выполняется анализ стоимости ресурсов разного вида?
20. Как выполнить анализ сверхурочных затрат?
21. Что такое риск?
22. Какие бывают виды рисков?
23. Как выполнить анализ рисков задач с предварительными длительностями?
24. Как выполнить анализ рисков задач со слишком короткой длительностью?
25. Как выполнить анализ рисков слишком длинных задач с большим количеством ресурсов?
26. Как выполнить анализ рисков задач с календарными ограничениями?
27. Как выполнить анализ рисков привлечения к работам неопытных сотрудников?
28. Как выполнить анализ рисков трудовых ресурсов с большим объемом трудозатрат?
29. Как выполнить анализ рисков ресурсов со сверхурочной работой?
30. Как уменьшить риски проекта?