Опубликован: 28.12.2016 | Уровень: для всех | Доступ: свободно

Лекция 5: Проектирование условий деятельности персонала

Должность

Должность и ее разновидности

Должность - это штатная единица организации, первичный элемент в структуре управления ею, характеризующийся совокупностью полномочий и ответственности работника, выполняемым им набором трудовых функций, связанных общей целью, реализующихся в соответствующих работах.

Каждая должность, входящая в состав структуры управления, обладает определенными функциями, которые возлагают необходимые для их реализации управленческие полномочия, определяют, чтó лицо, занимающее эту должность, имеет право и обязано делать.

Для обобщения картины распределения прав и ответственности в организации можно воспользоваться матрицей, рекомендуемой Л. Фаткиным и Д. Петросяном.

Функции Подразделения Должности
1 2 3 руководители специалисты исполнители технический персонал

Общие

  • межличностные
  • управленческие
  • информационные

Конкретные:

  • планирование
  • организация
  • контроль
  • маркетинг

Специальные:

  • информационная и пр.

Задачи

Операции

Для отдельного подразделения можно воспользоваться линейной картой распределения ответственности, рекомендуемой В. Чернышевым и А. Двининым.

№ п/п Функции Кто несет ответственность Оценка в баллах
I II III IV V VI и пр. качество выполнения важность для фирмы
1

2

...
А

Б

...
Условные значки с формой ответственности, например: необходимые консультации, информирование, содействие и пр.

Дополнительно можно оценить в баллах качество выполнения соответствующих функций и их важность для подразделения. Затем определяется разность полученных показателей, ранжируется в порядке возрастания. Метод помогает определить степень согласованности фактически выполняемых функций с должностными обязанностями и дает картину участия каждого должностного лица в осуществлении конкретных функций.

Для анализа положения дел необходимо определить среднюю разность и ее крайние величины. Минимальный разрыв укажет на благополучное ведение дел, максимальный - на неблагополучное.

Персональное юридическое закрепление должности делает ее носителя должностным лицом, имеющим право совершать в пределах компетенции властные действия в сфере организационно-распорядительной и хозяйственной деятельности, влекущие правовые последствия (издавать и утверждать или регистрировать правовые акты, подписывать денежные документы, представительствовать и пр.).

Возможность распоряжаться людскими, материальными и информационными ресурсами выражается в праве подписи должностным лицом соответствующих документов; содействовать, или препятствовать тем или иным действиям - вправе визировать документ, подписываемый или утверждаемый руководством. Возможность предлагать собственные варианты действий и оценивать предложения других выражается в праве участвовать в разработке документа. Возможность должностного лица проверять, как реализуются отраженные в документе решения, выражается в предоставлении ему права контроля над ними.

Функции должности должны:

  • соответствовать средним способностям и возможностям человека;
  • быть разнообразными, нужными организации;
  • четко формулироваться;
  • органически сочетаться с функциями других должностей;
  • позволять работнику планировать свои действия;
  • давать возможность самовыражения.

Желательно иметь количественные критерии и показатели реализации каждой функции.

Все это:

  • позволяет точно определить необходимую численность персонала;
  • помогает уточнить границы полномочий и ответственности;
  • облегчает подбор, оценку, расстановку, целевую подготовку и переподготовку кадров;
  • создает благоприятные условия планирования работ и распределения задач, внедрения современных форм делопроизводства;
  • ускоряет движение информации;
  • дает возможность быстрее обнаруживать нарушения и ошибки;
  • повышает самостоятельность людей, ослабляет тенденции к перестраховке;
  • улучшает мотивацию, обеспечивает справедливое вознаграждение.

Любая должность имеет свое наименование, которое отражает содержание и характер работы. Это наименование состоит из базового элемента и дополнительных сведений о сфере деятельности, ее содержании, месте и времени осуществления, стоящих как до базового элемента, так и после него (например, "инженер-электрик", "мастер сборочного участка", "сменный администратор"); если же базовое наименование исчерпывает содержание функций, то используется только оно.

Когда должность замещается работником строго определенной специальности, их наименования могут сливаться (например, "экономист", а не "экономист-экономист"). В то же время если должность объединяет функции двух самостоятельных должностей, для нее применяется двойное наименование, причем на первое место ставится наименование базовой должности (скажем, "режиссер-постановщик"). В ряде случаев наименования должностей могут ранжироваться (например, "старший вице-президент", "второй помощник капитана").

Для характеристики рабочих профессий используется Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий (ЕТКС) или аналогичные отраслевые справочники.

В них для каждой профессии и разряда перечисляются такие параметры, как:

  • характеристика работ, содержащая перечень трудовых навыков, которыми должен обладать рабочий для получения того или иного разряда;
  • "должен уметь" отражает минимум специальных знаний и навыков, требующихся для работы по данному разряду;
  • примеры работы, наиболее характерные для него и этой профессии.

Кроме того, любой рабочий должен знать и уметь выполнять правила эксплуатации оборудования, ухода за ним, техники безопасности и предохранения от пожара.

Перечень должностей, подлежащих замещению специалистами с высшим и средним специальным образованием, называется номенклатурой должностей. Она определяет структуру специалистов по следующим показателям:

  • наименование должностей;
  • необходимое в данный период их количество;
  • требуемый уровень образования (среднее специальное, высшее, научная квалификация);
  • опыт, стаж замещающих их работников.

Анализ функций, выполняемых работниками управления, должностных инструкций

Для определения круга служебных функций, должностных обязанностей, составления профиля требований к сотрудникам, критериев для занятия должности, последующей их оценки и пр. необходим анализ предстоящей или текущей (если речь идет о реорганизации) работы. Он состоит из следующих этапов:

  • определение общих целей деятельности подразделения и подцелей, реализуемых данной должностью;
  • сбор информации о направлениях деятельности работников;
  • анализ информации;
  • спецификация (определение требований к работникам, их поведению, личностным качествам, условиям труда).

Для сбора информации об особенностях работы можно воспользоваться следующим вопросником, заполняемым специалистом соответствующей службы.

  1. ФИО.
  2. Подразделение, должность, код, табельный номер.
  3. Подчиненность, подотчетность, необходимость и частота консультаций с руководителями.
  4. Наличие обязанностей по руководству подчиненными, количество подчиненных (0, 1, 2–5, 6–20, 21–50, более 50), объем полномочий.
  5. Постоянно выполняемые обязанности (в порядке убывания важности) и доля затрат на них в среднем за месяц (ежедневные, периодические, эпизодические), стандарты исполнения.

    Можно составить карту функциональных обязанностей работника, которая содержит их перечень, показатели выполнения, служебные взаимосвязи.

    Код обязанности Содержание работы Периодичность (раз в год) Трудоемкость Дата начала и окончания, продолжительность Связанные функции (кто дает информацию, кому идет результат)

    При этом надо иметь в виду градацию разнообразия (комплексности) выполняемых работ. Последние делятся:

    • на простые, регулярно повторяющиеся работы;
    • разнообразные простые работы;
    • специализированные работы с ограниченными функциями;
    • специализированные работы с неограниченными функциями;
    • не ограниченные специальной сферой деятельности.
  6. Описание принимаемых решений при выполнении регулярных обязанностей и вероятные последствия ошибочных или неправильных действий; ответственность за людей и материальные ресурсы.
  7. Необходимость, характер и частота взаимодействия с коллегами, руководителями, подчиненными, внешние контакты (может быть отражено в таблице).
    С кем Постоянно Часто Периодически Никогда

    Внутри подразделения

    С другими подразделениями

    С посетителями

    С заказчиками

    Пр.

  8. Формы и периодичность (ежедневно, еженедельно, ежемесячно и пр.) контроля, самоконтроля, сроки обнаружения ошибок и представления отчетности.
  9. Оргтехника, которую приходится использовать, продолжительность работы с ней в среднем за неделю.
  10. Описание условий (физических, экономических, социальных) труда.
  11. Сложность выполняемых работ (определяется содержанием, разнообразием, комплексностью функций, масштабом и сложностью руководства, характером и степенью дополнительной ответственности (за себя, за общую работу, за других), самостоятельностью).
  12. Требования, предъявляемые к образованию и специальному обучению (характер, продолжительность), опыту (тип, количество лет), к специальным навыкам, способностям, физическим данным, исполнительности и результативности.
  13. Аспекты работы, требующие специальной квалификации.
  14. Необходимость сохранения конфиденциальных сведений.
  15. Дополнительная информация, характеризующая должность (например, инициативность, изобретательность).
  16. Комментарии:
    • руководителя;
    • консультанта.

В результате создается описание должности, содержащее данные об основных ее характеристиках (наименование, подчиненность, ответственность, цели, задачи, условия труда, контакты, требования к личности).

Работнику можно предложить заполнить следующую анкету о своей работе, имеющихся и желательных полномочиях.

  1. ФИО.
  2. Должность, ее отличительные черты.
  3. Место в иерархии; кому конкретно подчиняется.
  4. Кому надо подчиняться.
  5. Кто подчиняется.
  6. Кого следует и кого не следует подчинять.
  7. Кто, кроме прямого начальника, и какого рода указания дает.
  8. Какими основными полномочиями обладает работник; каких полномочий недостает; какие из них и по отношению к кому надо ограничить, упразднить, а какие - расширить.
  9. Какие дополнительные обязанности, не связанные с основной деятельностью (консультации, участие в комиссиях, советах и пр.).
  10. Какие функции, выполняемые другими, относятся к данной сфере деятельности. Какие права и обязанности (принимать решения, давать консультации) целесообразно передать другим.
  11. Кому еще отдаются указания.
  12. Кто исполняет обязанности во время отсутствия работника. Как можно по-другому регулировать этот вопрос.

Целесообразно осуществлять также анализ сфокусированности (концентрированности) работников. Сфокусированность считается нормальной, если имеется возможность одновременно решать нормативно установленное число задач (обычно 7 ± 2), относящихся к должностным обязанностям.

Для определения сфокусированности необходимо:

  1. Исследовать основные должностные обязанности сотрудников ("фокус") и степень загруженности вторичной работой.
  2. Сравнить число фактически выполняемых функций с нормативом. Например, если по нормативу 5–8, а фактически - 14, работа имеет раздробленный характер. В этом случае концентрация на меньшем числе задач повышает производительность.
  3. Изучить объем вторичных работ. Если их доля превышает 20%, необходима срочная переориентация на основные задачи.
  4. Производительность труда начинает падать, если на выполнение рабочих функций у работников уходит до 20% времени. Раздробленным считаются виды деятельности, на выполнение которых уходит до 10% времени. Они передаются другим сотрудникам, у которых на них уходит больше времени. Рост концентрации этих функций у них повышает производительность.
  5. Излишние вторичные функции передаются тем сотрудникам, для которых они первичны.

Можно использовать следующую форму:

Основные обязанности Нормативы, инструкции % затрат времен Методы измерения

Результатом может стать типовой проект организации труда для должностей, включающий следующие позиции:

  • содержание трудовой деятельности;
  • служебные коммуникации (с указанием ориентировочных затрат времени на них);
  • квалификационные требования к должностному лицу;
  • информационное обслуживание (регламент обеспечения информацией, сроки, виды источника, средства, формы);
  • эскиз размещения рабочего места;
  • хозяйственное обслуживание.

Можно составить универсальный документ - паспорт должности, аналогичный паспорту рабочего места.

Его разделами являются:

  1. Общие положения. Наименование, порядок замещения и освобождения, подчиненность и подотчетность, руководящие материалы.
  2. Статус должности. Функции, обязанности (виды, характер, обязательные действия), права (по отношению к подчиненным, руководству, форма их реализации), ответственность (когда, в какой форме, перед кем).
  3. Система оценки и оплаты труда.
  4. Требования (общие, специальные) к лицу, занимающему должность.

Такие качества отражены в документе, называемом личностной спецификацией. Его образец приводится ниже.

Качества Требования к качествам
основные желательные недопустимые
  1. Физический облик
  2. Образование, квалификация, опыт
  3. Общие способности
  4. Специальные способности
  5. Интересы
  6. Черты характера
  7. Социальные, бытовые, домашние условия
  8. Противопоказания (качества, исключающие кандидатов)
Татьяна Украинская
Татьяна Украинская

Материал для меня не новый, сдать возможно быстро, но если в сертифиате будут указан срок обучения очень короткий, это будет странно. Посмотрела образецц сертификата, там с...по... 

Азамат Садыков
Азамат Садыков
Сергей Смоляр
Сергей Смоляр
Россия, Ялта