Лекция 5: Проектирование условий деятельности персонала

Внешняя организация рабочего места. Принципы проектирования рабочих помещений

Внешняя организация рабочего места предполагает:

• его позиционирование относительно других мест, потолков, стен, колонн и пр. в рабочем помещении (офисе, цехе, мастерской, на складе, в гараже и проч.);
• проектирование рабочих помещений;
• выдачу заказов на планировку строящихся по индивидуальным заказам зданий;
• распределение подразделений в помещениях уже имеющихся зданий;
• проектирование оборудования коллективного пользования самих помещений.

Исходными моментами проектирования рабочих помещений являются:

• функциональное назначение (кабинеты, холлы, бытовые помещения и пр.);
• особенности технологии той деятельности, которая в них будет осуществляться;
• санитарно-гигиенические, психологические и иные требования.

Требования к расположению рабочих мест регламентируются ГОСТ 21.958-76, к расположению комнат - ГОСТ 22.269-76.

Проектирование производственных помещений является более простым. Это обусловлено их размерами (на все хватит места), преобладающим влиянием объективных технологических условий (конвейер, поточные линии и т.п.), относительно меньшей ролью социальных и психологических контактов, незначительным влиянием внешних условий на результативность физического труда.

Поэтому сосредоточимся на проектировании служебных (офисных) помещений. Офис - административное подразделение организации, выполняющее все функции по делопроизводству и документированию управления.

История знает четыре типа офисов.

1. Контора писаря. Все работы в ней велись вручную с помощью пера, чернильницы, бухгалтерской книги, счетов. Обмен информацией осуществлялся посыльными.
2. Механизированный офис (с 1880-х гг.). Основные элементы: пишущая машинка, телефон, телекс. С их помощью обеспечивалось механическое написание документов под копирку, а обмен информацией поддерживался, кроме того, почтовой и телеграфной связью. Все это значительно повысило производительность управленческого труда и скорость обмена информацией.
3. Электрифицированный офис (середина ХХ в.) основан на технике, работающей на электрических сигналах. Электрические пишущие машинки с заменяемыми головками, копировальные устройства, работающие с ординарной бумагой, портативные диктофоны вновь существенно повысили качество работы с документами и оперативность обмена информацией.
4. Электронный офис (с 1980-х гг.) основан на компьютере, преобразующем информацию по сложной программе и мгновенно передающем ее по сети Интернет в любую точку земного шара. Изобретение электронной подписи сделало возможной передачу не только информации общего характера, но и любых официальных документов.

Элементами современного технического оснащения офиса являются:

• оргтехнический блок, оснащенный компьютером (для каждой категории работников - свои);
• программное обеспечение;
• коммуникационные сети;
• устройства совместного пользования.

С помощью компьютеров удалось преодолеть оторванность работников друг от друга, и теперь нет нужды собирать их в одном месте и в одно время. Люди могут быть дома, у клиента, в гостинице, в транспорте, но с помощью электронных средств связаться с кем надо и передать любую информацию, в том числе визуальную. Это значительно расширяет границы офисного пространства, сохраняя и облегчая планирование рабочего времени.

При проектировании офисов необходимо прежде всего учитывать, что технология управления требует постоянного общения и контактов сотрудников, в том числе с посторонними лицами. Следовательно, распределение структурных подразделений по комнатам, размещение в них мебели и оборудования должно предотвращать потери времени на лишние перемещения (что сохраняет здоровье), а с учетом высокой стоимости недвижимости (уровня арендных ставок) - обеспечивать экономичное использование площадей. Во многом этому способствует прямоточное движение потока документов и иной информации, исключение его лишних пересечений и возвращения к исходным или промежуточным пунктам. Подразделения и работников, постоянно контактирующих друг с другом, размещают рядом; подразделения и работников, в равной мере обслуживающих всех остальных, - на одинаковом расстоянии от них; подразделения и работников , связанных с приемом посетителей (например, отдел кадров), - рядом с входом на первом этаже.

Площадь помещений должна отвечать действующим санитарным нормам и специфике работы. Общая потребность в площадях определяется исходя из размеров объектов, которые должны размещаться на них. Площадь рабочего места имеет решающее значение, ибо ее занижение сокращает эффективность работы, а завышение приводит к избытку хранимых материалов, захламленности и также ухудшает работу.

Соотношение длины и ширины служебных помещений желательно иметь от 1 : 1 до 1 : 1,5, в крайнем случае 1 : 2. При этом минимальная ширина должна быть 2,5–3 м, глубина при одностороннем естественном освещении не более 7 м, а оптимальная высота - 3,1-3,25 м.

По существующим нормам на каждого работника должно приходиться 15 м³ помещения и 4,5 м² площадей. В частности, на технического исполнителя - не менее 3 м² , а на специалиста - 4 м² .

Вестибюль проектируется из расчета 0,15 м² на человека, но не менее 18 м² .

Размещение сотрудников в офисе может осуществляться по двум принципам - зальному и кабинетному. Первый предполагает распределение работников в отдельных кабинетах по 1–3 человека, малых комнатах по 4–10 человек и больших - по 11–30 человек с учетом возможностей организации и необходимого набора средств управленческого труда.

Кабинеты руководителей организации, часто используемые для совещаний и встреч делегаций, должны иметь площадь 24–55 м², а руководителей структурных подразделений, проводящих оперативки, - 8–24 м² . Площадь приемной рекомендуется в среднем 19 м² .

Кабинет оформляют в едином стиле. Хорошо иметь живые цветы. Для неформальных бесед в углу кабинета целесообразно иметь столик с креслами.

Зальный принцип размещения предполагает, что управленческий персонал располагается в залах вместимостью до 1000 человек, оборудованных кондиционерами и звукопоглощением. Рабочие места отделяются друг от друга передвижными перегородками высотой 1,5 м или шкафами (оптимальная высота шкафа 170–190 см, ширина - 45–120 см). На Западе такой принцип традиционен, в России он применим только в новых, специально построенных под офисы зданиях.

Каждый вариант имеет свои преимущества и недостатки. В больших помещениях лучше используется полезная площадь, там легче менять планировку, дешевле обходится отопление, освещение, вентиляция. В любой момент люди могут свободно общаться друг с другом, подчиненные находятся под постоянным контролем руководителя, сотрудники получают большую рабочую зону, размещаются в целом в соответствии с "технологией", поэтому укорачиваются маршруты перемещения и документационные потоки.

Хотя при помощи перегородок каждому в зале можно сделать свой мини-кабинет, в целом здесь труднее сосредоточиться, больше соблазнов отвлечься на посторонние дела и разговоры, выше утомляемость. Поэтому во многих японских фирмах создают специальные комнаты для размышлений.

Кабинет обеспечивает конфиденциальную, уединенную обстановку, необходимую для работы со сложными или закрытыми документами, придает владельцам особый статус, но неудобен для проведения больших совещаний, коллективной работы. При зальной планировке, благодаря постоянному зрительному контакту, облегчается общение, снижается потребность в совещаниях. В то же время слабее выражается статус индивида, нечетко определяются границы рабочих мест.

В определенной степени преодолению отмеченных недостатков служит концепция комбинированного офиса, предполагающая, что каждому сотруднику выделяются постоянное и временное рабочие места. Первое закреплено за ним в виде небольшого кабинета и предназначено для выполнения основных функций; второе в виде общего помещения для вспомогательных работ, совещаний и хранения документов, приема посетителей, творческой работы и пр. он делит с коллегами.

Внутренняя планировка помещений офиса осуществляется во многом с помощью мебели.

Рабочие столы следует развернуть по возможности в одном направлении: сотрудники не должны смотреть в лицо друг другу или в стену, ибо это утомляет. Положение работника лицом к окну нежелательно, а спиной - недопустимо, так как возникает ослепление или затенение. Поэтому рабочие столы лучше всего располагать перпендикулярно к окнам на некотором расстоянии от отопительных приборов. При их расстановке надо иметь в виду, что работа должна передаваться с одного места на другое сбоку или спереди.

В случае если имеет место четкая последовательность работ, столы целесообразно размещать в шахматном порядке углами встык. При этом учитывается и такое психологическое обстоятельство, что люди лучше взаимодействуют с теми, кто сидит по диагонали напротив или через одного.

Если в комнате недостаточно места, чтобы поставить столы на необходимом расстоянии друг от друга, их лучше всего разместить рядом. Следует учесть, что группировка столов по 4 сокращает требуемую для них площадь на 15-30%.

Стол руководителя обычно располагается так, чтобы не мешать подчиненным (он является самым посещаемым лицом в подразделении), но не слишком близко к двери (иначе он сам будет восприниматься как подчиненный), и чтобы входящие не сразу могли его видеть, если он работает в общем зале. При этом он не должен сидеть напротив подчиненных или спиной к ним.

В служебных помещениях лучше подчеркивать равенство. Кабинет с фотографиями руководителей создает впечатление иерархичности.

Рабочие места операторов персональных компьютеров располагаются рядами. Стол для персонального компьютера должен иметь общую ширину 1200 мм и высоту 680-760 мм (если она не регулируется, то 720 мм). Удаленность монитора от глаз 500-600 мм. При вводе информации оператор должен работать не более 4 ч в день с перерывами через час 5-10 мин, через 2 ч - 10-15 мин.

Оборудование и мебель коллективного пользования размещают так, чтобы к ним было удобно подходить. Это обеспечивается за счет удаления из служебных помещений всего лишнего и сохранения оптимальной ширины проходов, что создает условия для более сосредоточенной работы.

Так, для одного человека она должна быть не менее 60 см, для двух - 80, для трех - 100 см; желательная ширина прохода между столом и стенкой 65 см; между столами - 55 см; между столами, стоящими в ряд, - 70 см; между столами с проходом между ними - 90 см; расстояние от стола до шкафа с документами не должно превышать 180 см. В целом для обеспечения свободного перемещения персонала рекомендуется оставлять для проходов 15% площади при зальной планировке и 20% - при кабинетной.

Важной характеристикой производственных и офисных помещений является их цветовое оформление. Если оно удачно подобрано, то оказывает благоприятное воздействие на нервную систему: бодрит при однообразной работе или ослабляет напряжение в противоположной ситуации; словом, обеспечивает психологический комфорт, снижает зрительное и общее утомление.

С помощью цвета можно также подчеркивать либо скрывать архитектурные или конструктивные элементы помещений, придавать им бóльшую эстетичность. Все это в итоге оказывает позитивное воздействие на эффективность труда.

Обычно для окраски стен в одном помещении целесообразно использовать 2-3 цвета, включая белый. Учитывают следующие обстоятельства:

1. Функциональное назначение помещения. Так, для коридоров, где освещенность недостаточна, предпочтителен яркий (например, желтый) цвет; для приемных спокойный, но не монотонный; для кабинетов - темный.

   Для высших руководителей окраску кабинетов обычно делают богатой и с учетом их личного вкуса.
2. Характер основной деятельности работников:
   • при работе, требующей сосредоточения, предпочтительнее светлые цвета, которые успокаивают, - салатовый, беж, зеленый, голубой;
   • при однообразной работе лучше яркие и сочные, бодрящие;
   • на работах, требующих физических нагрузок, хороши светлые тона голубых, серо-голубых, зелено-голубых, серо-зеленых цветов;
   • работа, требующая периодических физических и умственных нагрузок, легче выполняется в условиях теплых цветов, повышающих активность (желтый, оранжевый).
3. Сторона света, куда выходят окна, и климат. Если свет падает с севера или с востока, то предпочтительнее теплые цвета стен; если с юга и запада - холодные (голубой, фиолетовый, темно-зеленый).

   Синий, голубой и фиолетовый цвета дают ощущение прохлады (поэтому в условиях холодного климата они не пригодны); желтый, оранжевый, красный - ощущение теплоты.
4. Психологическое восприятие цвета. Светлая (особенно белая) окраска дает, например, ощущение чистоты, однако и сама требует ухода; темная создает интимную обстановку.
5. Конфигурация помещения. В узкой комнате боковые стены целесообразно делать светлее, а противоположную окну - темнее; обратным способом поступают для придания квадратной комнате удлиненной формы; чтобы "понизить" высокий потолок, его окрашивают в более темный цвет, а с низким потолком поступают противоположным образом.
6. Необходимость подчеркнуть наиболее важные элементы помещений и скрыть малосущественные. Для выделения специального оборудования используют яркую окраску. В то же время для маскировки структурных элементов применяется тот же цвет, что и для стен.

Для лучшей ориентации работников при эксплуатации оборудования отдельные его части окрашиваются в определенные цвета в зависимости от роли в трудовом процессе. При этом целесообразно использовать не более 3 цветов: один - для окраски органов управления; другой - для окраски частей оборудования, создающих фон для обрабатываемой детали; третий - для всего остального.

Корпуса оборудования рекомендуется окрашивать в светлые неяркие цвета (салатовый, зелено-голубой), а органы управления - в более броские (желтый, оранжевый) для привлечения внимания. В то же время надо избегать резких контрастов. Вспомогательное оборудование окрашивается в цвет, близкий к основному. При окраске транспортных объектов выбираются цвета, близкие к желтому и оранжевому. Окраска оснастки не должна отвлекать работника.

Если специально не требуется повысить освещенность помещения, полы всегда должны быть темнее стен. По возможности следует избегать резких контрастов в цвете. Не рекомендуются ни монотонность, ни пестрота.

Специалисты считают, что, проектируя рабочее место, надо помнить следующие правила:

• офис (кабинет) - это второй дом;
• для подчеркивания имиджа не обязательно на самом деле иметь все то, что в нем находится (можно и "пересолить"!);
• не держать рядом с собой предметы, вызывающие негативные ассоциации, а также малозначительные;
• не сидеть спиной к двери или на "заколдованных" местах;
• если нельзя непосредственно контролировать глазами дверь, воспользоваться зеркалом;
• соблюдать чистоту;
• в кабинете целесообразно иметь аквариум или картины с изображением рыб;
• на столах не должно быть ничего лишнего;
• за письменным столом нельзя принимать пищу.

Аттестация рабочих мест по условиям труда Аттестация рабочих мест - это их комплексная оценка (технологического и организационного уровней, условий труда, техники безопасности) и сопоставление с нормативом. Аттестации подлежат все имеющиеся в организации рабочие места. Она проводится при изменении условий и характера труда (замена оборудования, обновление технологии, реконструкция и пр.), а также по требованию соответствующих государственных органов.

Положение о порядке проведения аттестации рабочих мест по условиям труда утверждено Министерством труда и социального развития Российской Федерации 14 марта 1997 г. Оно устанавливает цели и порядок проведения аттестации рабочих мест по условиям труда (гигиена, травмобезопасность, обеспеченность средствами индивидуальной защиты), а также порядок оформления и использования результатов аттестации. Задачи аттестации рабочих мест.

1. Определение присутствия фактически вредных и опасных факторов.
2. Общая оценка состояния условий труда по следующим биологически значимым (гигиеническим) факторам:
   • химические;
   • биологические;
   • физические;
   • психофизиологические;
   • гигиенические (тяжесть, напряженность).
3. Обоснование предоставления льгот и компенсаций и включения в трудовой договор соответствующих условий.
4. Разработка мероприятий по улучшению условий труда.
5. Сертификация производственных объектов в соответствии с требованиями охраны труда.
6. Определение связи заболевания работников с профессией.
7. Решение вопроса о прекращении эксплуатации помещений и оборудования, изменении технологии в случае угрозы с их стороны здоровью.

Для проведения аттестации рабочих мест издается приказ, в соответствии с которым формируется аттестационная комиссия (организации или подразделения) и определяется график ее работы.

Комиссия подготавливает необходимую нормативно-справочную базу; составляет полный перечень рабочих мест, опасных и вредных факторов производственной среды, показателей тяжести и интенсивности труда, подлежащих оценке на каждом рабочем месте, исходя из технологии, состава оборудования, сырья и материалов, с учетом роли проводимых изменений; выявляет причины травматизма и наиболее опасные участки работы и оборудования.

На первом этапе аттестации измеряют фактические значения всех опасных и вредных производственных факторов на рабочих местах. Полученные результаты оформляют протоколами с подписями ответственных лиц и печатями.

На втором этапе оценивают:

• травмобезопасность рабочих мест по производственному оборудованию, приспособлениям, средствам обучения и инструктажа путем проверки их соответствия требованиям, изложенным в нормативных и правовых актах;
• наличия средств защиты от движущихся частей оборудования; ограждающие системы, повреждение которых может вызвать опасность разбрызгивания, падения, выбрасывания, обрушения; наличие сигнальной окраски и знаков безопасности, ограждений, сигнализации об авариях на пультах, освещенности и безопасности трасс, проходов, проездов, их соответствие нормативам; возможности исключения опасных последствий в случае аварий электро- и энергоснабжения и пр. Итоги оформляют протоколом и вносят в карту аттестации рабочего места по условиям труда;
• обеспеченность работника средствами индивидуальной защиты и их соответствие фактическому состоянию условий труда.

В результате оценки определяют возможную продолжительность его контакта с вредными производственными факторами в течение смены, устанавливают соответствие рабочего места требованиям безопасности.

На основе собранных данных комиссия экспертов аттестует рабочие места и принимает решения об их дальнейшем использовании и готовности к сертификации, разрабатывает предложения по улучшению и оздоровлению условий труда.

При отсутствии на рабочем месте вредных и опасных факторов или их соответствии оптимальным (допустимым) величинам, выполнении требований травмобезопасности и обеспеченности средствами индивидуальной защиты рабочее место аттестуется. Если есть нарушения, оно признается вредным или опасным, и вносится предложение о его приведении в соответствие. Условно аттестованное рабочее место не сертифицируется.

По результатам аттестации и с учетом предложений подразделений и работников комиссия разрабатывает план мероприятий по улучшению и оздоровлению условий труда. Он предусматривает приведение их в соответствие с имеющимися требованиями, улучшение техники, технологии и организации производства, источники финансирования, сроки выполнения. План подписывает председатель аттестационной комиссии и утверждает руководитель.