Учет расчетов с подотчетными лицами

Особенности учета расчетов с подотчетными лицами

В соответствии с Планом счетов, счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.

Выданные под отчет суммы отражаются по дебету счета 71 в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

Например, такой операцией мы отразим выдачу подотчетному лицу денежных средств из кассы организации:

Д71 К50 - выданы подотчетному лицу денежные средства из кассы

Если сотрудник получает денежные средства под отчет в банке - делается такая запись:

Д71 К51 - выданы подотчетному лицу денежные средства с расчетного счета в отделении банка

После того, как авансовый отчет подотчетного лица будет принят и обработан в бухгалтерии, делаются записи по кредиту счета 71 и по дебету счетов учета затрат и приобретенных подотчетным лицом ценностей. Например, если за счет подотчетной суммы были куплены материалы, это будет отражено такой записью:

Д10 К71 - на сумму приобретенных материалов

Нельзя забывать об НДС, причем, выше мы говорили о доверенности, которую может иметь подотчетное лицо. Если такой доверенности нет, мы делаем следующие записи:

Д19 К71 - на сумму НДС, подлежащего зачету

Но предъявить НДС к зачету мы не можем - ведь лицо, не имеющее доверенности организации, не может получить счет-фактуру, поэтому делаем такую запись:

Д91 К19 - списываем НДС, подлежащий зачету, на расходы

Возврат неизрасходованных подотчетных сумм в кассу оформляется следующей записью:

Д50 К71 - на остаток подотчетных денежных средств.

Если же доверенность есть, подотчетное лицо действует от имени организации - бухгалтерские записи будут такими же, как будто эти операции (покупку товаров, например) совершает сама организация:

Д41 К60 - приобретены товары

Д19 К60 - отражен НДС, подлежащий зачету

Если работник не вернул вовремя неизрасходованную подотчетную сумму или не смог правильно отчитаться по ней, эта сумма может быть списана следующей записью:

Д94 К71 - на сумму не возвращенных вовремя подотчетных средств

Счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" используется для обобщения информации о суммах различных недостач и потерь.

Если сумму, учтенную по счету 94 можно удержать из заработной платы работника - это оформляют такой записью:

Д70 К94 - удержана из заработной платы работника подотчетная сумма, не возвращенная вовремя

Если сумма не может быть удержана из заработной платы, делается такая запись:

Д73 К94 - сумма, подлежащая взысканию с виновного лица.

Если сумма не может быть взыскана с работника - ее списывают в убыток:

Д99 К94 - списана в убыток не возвращенная подотчетная сумма.

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Бухгалтерские записи

В табл. 16.1 обобщена информация о бухгалтерских записях, применяемых при учете расчетов с подотчетными лицами.

Важные документы

Для организации бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами бухгалтер должен иметь следующие документы:

• Авансовые отчеты подотчетных лиц и прилагающиеся к ним документы
• Приказы руководителя о выдаче подотчетных сумм или другие документы, на основании которых выдаются эти суммы
• Журнал регистрации доверенностей

Нормативное регулирование

• ГК РФ Глава 10. Представительство. Доверенность
• Постановление Госкомстата РФ от 01.08.01 №44 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 "Авансовый отчет"
• Постановление Госкомстата РФ от 05.01.04 №1 "Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплаты"
• "Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации", утвержденное ЦБ РФ 12.10.2011 № 373-П

Выводы

Мы рассмотрели особенности учета расчетов с подотчетными лицами.

• Для учета расчетов с подотчетными лицами используется счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
• Организация может выдать подотчетному лицу доверенность на совершение операций от имени организации.

Темой нашей следующей лекции будет инвентаризация и учет ее результатов.