Учет материалов

Цель лекции: раскрыть основные положения, касающиеся учета материально-производственных запасов.

Общие положения

Материально-производственные запасы (МПЗ) - это всё то, что организация использует в производстве продукции, а так же - для других целей. Материалы относятся к оборотным активам - то есть - они, будучи отпущенными в производство, потребляются полностью.

Основной документ, который регулирует учет МПЗ - это ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов".

В соответствии с ПБУ, в качестве МПЗ принимаются следующие активы:

• используемые в качестве сырья, материалов и т.п. при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг);
• предназначенные для продажи (готовая продукция, товары);
• используемые для управленческих нужд организации.

В качестве единицы бухгалтерского учета материально-производственных запасов чаще всего выбирают номенклатурный номер. Это достаточно широкое понятие, практический смысл в который вкладывает сама организация. Главное - это чтобы номенклатурные номера позволяли, как сказано в ПБУ, обеспечить формирование полной и достоверной информации об этих запасах, а также надлежащий контроль за их наличием и движением. Предположим, наша организация ввела следующие номенклатурные номера для учета различных видов гвоздей:

1. Гвозди шиферные
2. Гвозди 10 мм
3. Гвозди 50 мм
4. Гвозди 100 мм
5. Дюбели

По каждому из этих номеров нужно открыть карточку, в которой указывается наименование учитываемого материала, единицы измерения, входящий остаток по материалу, поступления, выбытия, конечный остаток. Учет материалов ведется в двух измерениях. Во-первых - это денежное измерение, во-вторых - присущие данному виду материалов единицы измерения: штуки, метры, литры, килограммы, квадратные метры, кубические метры и т.д.

Для организации первичного учета материалов используются формы документов, утвержденные в Постановлении Госкомстата РФ от 30.10.1997 №71а. В частности, в табл. 6.1 приведен список первичных документов по учету материалов

Если организация имеет материалы - это значит, что она имеет и склад для их хранения перед отпуском в производство. Главный признак склада - это наличие материально ответственного лица, которое отвечает за сохранность ценностей. Физически склад может представлять собой обычную комнату в офисном здании, шкаф, в котором хранятся ценности, отдельно стоящее здание и т.д. Склад подлежит периодической инвентаризации для сверки данных бухгалтерского учета с реальным состоянием дел. На складе ведется складской учет материалов, как правило - в натуральном выражении.

Рассмотрим особенности приёмки материалов на склад.

Поступление материалов

Материалы поступают в организацию из различных источников, например, от поставщиков. При поступлении материалам нужно дать оценку. ПБУ 5/01 устанавливает, что материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. То есть для организации стоимость материалов представляет собой сумму расходов, понесенных организацией при покупке материалов, их доставке и т.д.

ПБУ говорит, что фактической себестоимостью материально-производственных запасов, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов.

Этот пункт стоит особо прокомментировать. Дело в том, что учет материалов, товаров, многих других объектов бухгалтерского учета, не обходится без необходимости одновременного отражения на счетах бухгалтерского учета информации о налогах, которые "сопутствуют" другим видам учета. Один из таких налогов - это Налог на добавленную стоимость, или НДС. В следующей лекции мы подробно поговорим об этом налоге, а здесь рассмотрим схему раздельного учета товаров, приобретенных с НДС и сумм НДС. НДС называют возмещаемым налогом, так как НДС, который организация "приобрела" вместе с материалами, при надлежащем исполнении требований законодательства, подлежит возмещению.

Для учета материалов в бухгалтерском учете применяется счет 10 "Материалы". Это активный счет, к нему может быть открыт ряд субсчетов для учета отдельных видов материалов.

При поступлении материалов материально ответственное лицо проверяет соответствие фактически поступивших материалов сопроводительным документам. Как правило, материалы проверяются по количеству упаковок, оценивается целостность упаковки, при необходимости материалы можно проверить и более тщательно.

Если всё в порядке, на прибывшие материалы выписывается приходный ордер (форма № М-4) и материалы приходуются на склад. Эта операция отражается следующей бухгалтерской записью:

Д10 К60 - Оприходованы на склад материалы, поступившие от поставщика
Д19 К60: Отражен НДС по приобретенным материалам

Эта бухгалтерская запись делается на основании счета-фактуры, где сумма НДС должна быть выделена.

На счет 10 относят и другие затраты, связанные с приобретением материалов - например, это могут быть транспортно-заготовительные расходы (плата транспортным организациям за доставку материалов), расходы по кредитам на приобретение материалов и т.д. Транспортно-заготовительные расходы (ТЗР) могут учитываться на специальном субсчете к счету 10 и распределяться между списанными материалами.

В случае если поступившие материалы по каким-то показателям не соответствуют содержимому документов - заполняется акт о приемке материалов (форма № М-7). Акт нужно составить в двух экземплярах, его должны подписать представители организации-покупателя и поставщика (или, в случае отсутствия представителя поставщика, представители транспортной организации). Один экземпляр акта передается поставщику, второй - в бухгалтерию

На основании акта можно сделать следующую бухгалтерскую запись:

Д76-2 К60 - Приняты к учету материалы, не соответствующие сопроводительным документам

Субсчет 76-2 используется для расчетов по претензиям. После того, как по материалам, расчеты по которым числятся на субсчете 76.2, будет принято решение, можно сделать другие записи. В частности, если поставщиком приняты меры по замене некачественных товаров и покупатель готов принять товары, в учете делается такая запись:

Д10 К76-2 - Оприходованы материалы

Если же, например, поставщик вернул деньги за некачественные материалы, делается такая запись:

Д51 К76-2 - Поставщик возвратил деньги за некачественные материалы

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности и инструкции по его применению, в зависимости от принятой организацией учетной политики поступление материалов может быть отражено с использованием счетов 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" и 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей" или без использования их.

В случае использования организацией счетов 15 и 16 на основании поступивших в организацию расчетных документов поставщиков делается запись по дебету счета 15 и кредиту счетов 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 71 "Расчеты с подотчетными лицами", 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и т.п. в зависимости от того, откуда поступили те или иные ценности, и от характера расходов по заготовке и доставке материалов в организацию. При этом запись по дебету счета 15 и кредиту счета 60 производится независимо от того, когда материалы поступили в организацию - до или после получения расчетных документов поставщика.

Приходование материалов, фактически поступивших в организацию, отражается записью по дебету счета 10 и кредиту счета 15.

При применении счетов 15 и 16 используется концепция учетных цен. Учетные цены - это цены, которые установлены в организации для учета тех или иных материалов. Причем, понятно, что учетные цены могут не соответствовать реальным затратам на приобретение продукции. Эти счета используются для того, чтобы, сохранив в учете сведения о фактической себестоимости материалов, вести учёт по учётным ценам.

Поэтому здесь мы имеем следующую схему записей.

Как уже было сказано, при поступлении материалов, на счет 15 относится их фактическая себестоимость, то есть - средства, уплаченные поставщикам, расходы на доставку и т.д. Делается следующая бухгалтерская запись:

Д15 К60 - на сумму задолженности перед поставщиком
Д19 К60 - на сумму НДС входящего

Далее, после фактического поступления, материалы приходуются на 10-й счет с 15-го счета по учетным ценам:

Д10 К15 - стоимость материалов по учетным ценам

В результате предыдущей операции по счету 15 образовалось сальдо - то есть - разница между учетными ценами и фактической себестоимости материалов. Эта разница должна быть списана на счет 16 одной из следующих записей:

Д16 К15 - Отражен перерасход (относительно учетной цены)
Д15 К16 - Отражена экономия (относительно учетной цены)

В результате счет 15 закрывается, на счете 10 мы имеем материалы в оценке по учётным ценам, а на счете 16 хранится отклонение от учетной цены. Учётная цена и отклонение дают нам сведения о фактической себестоимости материалов.

Мы обсудили учет поступления материалов. Теперь давайте рассмотрим особенности выбытия материалов.