Измерение и оценка состояния и хода выполнения работ

Оценка и контроль - часть работы каждого управляющего проектом. В крупных проектах неформальный контроль трудноосуществим, и формальный официальный контроль становится настоятельной необходимостью. Оценка проекта и контроль делают необходимой единую систему измерения хода работы над проектом по сравнению с планом проекта, предусматривающим разработку продукта или услуги вовремя, в соответствии со сметой и в виде, нужном для заказчика.

Контроль процесса

В управлении проектом контролем пренебрегают больше всего.

В слове "контроль" для многих заложен отрицательный смысл, и поэтому ему часто сопротивляются.

Измерение и оценка хода выполнения проекта делают необходимым процесс контроля, состоящий из четырех этапов:

1. Разработка основного плана.
2. Измерение хода работы.
3. Сравнение плана и фактических результатов.
4. Принятие мер.

Этап 1: разработка основного плана.

Основной план дает нам элементы измерения хода работ.

Распределение работ по этапам проекта определяет работу, как дискретные пакеты работ, связанные с промежуточными результатами и организационными подразделениями.

Этап 2: измерение хода работы.

Время и сметы являются количественными измерителями хода выполнения работы, которые легко интегрируются в общую информационную систему.

Качественные показатели, такие, как соблюдение технических требований заказчика или функционирование продукта, наиболее часто контролируются в процессе специальных инспекций или уже в процессе фактического использования.

Этап 3: сравнение плана с фактом.

Периодический мониторинг и измерение статуса проекта позволяют сравнить ожидания с фактом.

Обычно отчеты о статусе заслушиваются каждые 1-4 недели, в этом случае они эффективны и позволяют исправлять отклонения.

Этап 4: принятие мер.

Если расхождения с планом значительны, потребуется корректировка, которая вернет проект в соответствие с оригинальным или пересмотренным планом.

Мониторинг времени выполнения работ

Основная цель отслеживания хода работ состоит в том, чтобы как можно раньше заметить отрицательное отклонение от плана и определить, нужны ли корректирующие действия.

Основой для сравнения плана с фактическим ходом работ служит сетевой график. Типичными инструментами контроля являются графики Ганта.

Рис. 6.1 показывает график Ганта с указанием последней информации по проекту на седьмом периоде.

Рис. 6.1. График Ганта, демонстрирующий статус графика

Прямоугольная таблица под схемой выполнения плана обозначает фактическое время начала и окончания для выполненных операций или любую часть выполненной операции (см. операции A, B, C, D и E ).

Например, фактическое время начала для операции С - период 2, фактическое время окончания - период 6, фактическая продолжительность - 4 единицы времени, а не 5 периодов, как по первоначальному графику.

Незавершенные еще операции показывают фактическое время начала до настоящего момента, продолжающая линия показывает оставшееся по графику время (см. операции D и Е ).

Оставшееся прогнозируемое время для операций D и Е обозначено заштрихованной линией.

Операция F, которая еще не выполнялась, обозначает параллельными линиями пересмотренное время фактического начала (10) и окончания (14).

Обратите внимание, как обозначается продолжительность, отличная от первоначального графика, как в случае операций D и Е.

Либо операция завершена, и этот факт известен, либо новая информация говорит о необходимости пересмотра оценки затрат времени и отражении их в отчете о статусе.

Для операции D пересмотренная продолжительность по прогнозам составит 4 единицы времени, что на один период времени дольше первоначального графика.

График контроля расписания - еще один инструмент мониторинга хода выполненных работ и оценки тенденций.

На рис. 6.2 представлен график контроля проекта.

Рис. 6.2. Схема контроля графика проекта

График используется для того, чтобы представить расхождения между запланированным по графику временем на критическом пути в каждый конкретный день с фактической точкой на критическом пути.

Хотя из рис. 6.2 видно, что проект начал отставать от графика практически сразу, вычерченная схема показывает, что благодаря корректировке проект удалось вернуть к намеченному графику. Если тенденция сохранится, то проект начнет опережать график.

Так как намеченное графиком время операций представляет собой средние показатели продолжительности операций, четыре результата наблюдений, отклоняющиеся в одном направлении, показывают, что существует большая вероятность того, что это есть явная тенденция.

СЛУЧАЙ ИЗ ПРАКТИКИ Отчеты о ходе выполнения проектов в Microsoft

В Microsoft каждому программному продукту соответствует отчет о ходе выполнения проекта.

Каждый месяц проектные команды направляют эти отчеты Биллу Гейтсу и другим руководителям верхнего звена, а также управляющим сложных проектов.

Отчеты о статусе краткие и имеют стандартный формат.

Отчеты о ходе выполнения проекта - важный механизм для обмена информацией между руководителями компании и управляющими проектами. Как говорит Гейтс: "Я получаю все отчеты о ходе выполнения проекта.

Отчеты о ходе выполнения проекта включают график, в том числе и сроки выполнения отдельных этапов проекта, любые изменения в спецификации, любые комментарии типа "мы не можем найти и нанять нужный персонал"

Отчет идет к тем менеджерам, которые управляют всеми другими группами, от которых они зависят.