Консалтинг в области информационных технологий (ИТ-консалтинг)

6.4. Организация и проведение конкурса на оказание консалтинговых услуг / по закупкам программных продуктов и аппаратного обеспечения, информационных систем

6.4.1. Понятие конкурса

Выбор консалтинговой компании, системного интегратора, аутсорсера, вендора программного или аппаратного обеспечения может быть произведен на конкурсной основе.

Большой советский энциклопедический словарь определяет конкурс (от лат. сoncursus - стечение, столкновение) как соревнование для выявления наилучших из числа участников, представленных работ. Встречающийся в употреблении термин тендер (от анг. tender) является аналогом российского термина конкурс, но в Гражданском Кодексе РФ (ГК РФ) и других федеральных законах отсутствует.

Понятие конкурса рассматривается в гл. 28 "Заключение договора" (ст.447-449) и гл.57 "Публичный конкурс" (ст.1057-1061) ГК РФ (рис.6.4). Публичный конкурс направлен на достижение каких-либо общественно полезных целей и по своей сути не относится к тематике данного раздела.

В ст. 447 ГК РФ конкурс рассматривается как способ заключения договора и является формой торгов. Договор заключается с лицом, выигравшим торги.

Рис. 6.4. Понятие конкурса в ГК РФ

Выигравшим торги по конкурсу признается лицо, которое по заключению конкурсной комиссии, заранее назначенной организатором торгов, предложило лучшие условия. Этот подход к определению конкурса используется также в статьях ГК РФ, регламентирующих поставку товаров и выполнение подрядных работ для государственных или муниципальных нужд.

В качестве организатора конкурса может выступать собственник вещи или обладатель имущественного права либо специализированная организация. Специализированная организация действует на основании договора с собственником вещи или обладателем имущественного права и выступает от их имени или от своего имени. В случае, когда законодательством не установлено, что торги должна проводить определенная организация, предприятие для организации и проведения конкурса может обращаться за помощью в специализированные организации. В данном направлении оказываются такие консалтинговые услуги как консультативно-методическая помощь при подготовке и проведении конкурсов, разработка ведомственных положений, конкурсной документации, составление экспертных заключений для предприятий –организаторов конкурса; так и консультации по отдельным вопросам, экспертиза конкурсной документации для организаций-участников конкурса

Конкурс является конкурентным способом закупок товаров, работ и услуг, позволяет находить лучших партнеров для сотрудничества и заключать с ними взаимовыгодные соглашения.

В тоже время существуют внеконкурсные конкурентные способы закупок товаров, работ и услуг такие, как запрос котировок, запрос предложений, конкурентные переговоры (рис. 6.5).

Рис. 6.5. Конкурентные способы закупок

Запрос котировок - способ заключения договора, при котором у нескольких поставщиков одновременно запрашиваются цены на однозначно специфицированную продукцию (например, стандартное аппаратное обеспечение: компьютеры, принтеры и т.д.) на определенных условиях поставки, и выбор поставщика осуществляется только на основании сравнения цен.

Отдельные этапы процедуры запроса предложений похожи на выполняемые этапы процедуры организации и проведения конкурса. Запрос предложений представляет собой процедуру, согласно которой, организатор дает объявление о проведении открытого запроса предложений, либо направляет информационное письмо ограниченному кругу поставщиков, вендоров. Откликнувшимся на приглашение к участию в процедуре запроса предложений компаниям, организатор передает документ "Запрос предложения". Проводит с ними переговоры в отношении возможного изменения их предложений. Запрашивает окончательные предложение, проводит их сравнение и оценку в соответствии с ранее определенными критериями и методами, о которых информированы все участники. Выбирает победителя. Детально процедура запроса предложений рассмотрена ниже.

Конкурентные переговоры иногда используются при закупке консультационных услуг и обычно рассматриваются как составной элемент процедуры запроса предложений. Являются слабо регламентированной процедурой.

Существуют различные классификации форм проведения конкурса (рис.6.6).

Рис. 6.6. Формы конкурсов

В ст. 448 ГК РФ по допуску к участию определены открытые и закрытые формы конкурса. В открытом конкурсе может участвовать любое правомочное лицо, откликнувшееся на извещение о проведении конкурса. В зависимости от конкретного конкурса информация в извещении может быть различной, но в соответствии со ст. 448 ГК РФ извещение должно содержать сведения о времени, месте и форме торгов, их предмете и порядке проведения, в том числе об оформлении участия в торгах, определении лица, выигравшего торги, а также сведения о начальной цене. В случае, если предметом торгов является только право на заключение договора, в извещении о предстоящих торгах должен быть указан предоставляемый для этого срок.

Извещение об объявлении коммерческого конкурса может публиковаться в любом средстве массовой информации: на интернет-сайте, в ведущих газетах и журналах, а также других средствах массовой информации. Определенное средство массовое информации, используемое для опубликования извещения, может закрепляться в ведомственном документе "Порядок подготовки и проведения конкурсов".

При проведении закупок для федеральных государственных нужд используется официальное печатное издание - бюллетень "Конкурсные торги" и официальный сайт Российской Федерации в сети Интернет для размещения информации о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для федеральных государственных нужд -www.zakupki.gov.ru. Уполномоченным федеральным органом исполнительной власти по ведению указанного официального сайта является Минэкономразвития России.

В закрытом конкурсе могут участвовать лица, специально приглашенные для этой цели. Закрытая форма конкурса обычно используется в случае, когда предметом договора закупки являются поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг, связанные с обеспечением безопасности, либо рассматриваются технически сложные товары (работы, услуги), поставляемые ограниченным числом поставщиков, а также, если информация о приобретении некоторых товаров, работ или услуг является коммерческой тайной.

В случае проведения открытого конкурса организатор конкурса может проводить предварительный (квалификационный) отбор участников конкурса с целью ограничения числа участников и выявления тех претендентов, которые соответствуют установленным требованиям. В этом случае в средствах массовой информации публикуется извещение о проведении предварительного отбора. Право на участие в открытом конкурсе с предварительным отбором имеют только претенденты, прошедшие предварительный отбор

Открытые и закрытые конкурсы могут быть одноэтапными и двухэтапными.

При проведении одноэтапного конкурса организатор конкурса имеет детально подготовленное техническое задание, и участники конкурса подают сразу технические и коммерческие предложения, которые оцениваются по правилам, приведенным в конкурсной документации. Одноэтапные конкурсы часто проводятся при закупке стандартного аппаратного и программного обеспечения.

Двухэтапный конкурс проводится в случаях, когда на первоначальном этапе затруднительно четко сформулировать детальные требования к предмету конкурса, нет возможности составить достаточно подробные технические спецификации товаров, работ, определить характеристики услуг и поэтому необходимо предварительное изучение существующих на рынке методик, технологий, предложений. Такой подход позволяет заказчику ознакомиться с решениями потенциальных поставщиков и, сформулировать свои окончательные требования. На первом этапе организатор конкурса предоставляет необходимые исходные данные и общие технические условия в виде основных требований, а участники конкурса подают технические предложения без указания цены. Организатор конкурса проводит оценку конкурсных предложений с точки зрения соответствия квалификационным требованиям и требованиям правомочности и выполнения сформулированных основных технических условий. Изучив предложения, организатор конкурса может внести изменения и дополнения в конкурсную документацию, что оформляется специальным протоколом. На втором этапе участники подают конкурсные заявки, подготовленные с учетом изменений в конкурсной документации, указывая в них также цены. Организатором конкурса проводится оценка доработанных технических предложений с учетом их стоимости в соответствии с правилами, сформулированными в конкурсной документации. Двухэтапная форма конкурса применяется при выборе исполнителей на выполнения работ по созданию информационной системы крупного предприятия.

По применимости законодательства конкурсы можно классифицировать на следующие основные группы:

1. Конкурсы на закупки продукции для государственных нужд.
2. Конкурсы на закупки международных финансовых организаций (Международный банк реконструкции и развития, Европейский банк реконструкции и развития и др.).
3. Конкурсы коммерческих организаций.
4. Конкурсы на закупки строительных работ.
5. Конкурсы на получение права на телерадиовещание и т.д.

Конкурсы на закупки продукции для государственных нужд, регламентируются законодательством:

• Гражданский кодекс Российской Федерации.
• Федеральный закон "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд" от 21 июля 2005 г. №94-ФЗ.
• Бюджетный кодекс Российской Федерации.
• Федеральный закон "О защите конкуренции" от 26 июля 2006 г. N 135-ФЗ.
• Иные законодательные акты.

Конкурсы коммерческих организаций, регламентируются Гражданским Кодексом Российской Федерации.

6.4.2. Подготовка открытого конкурса

Конкурсные закупки хорошо себя зарекомендовали как для государственных нужд, так и для коммерческих структур, использующих для закупок конкурсные процедуры.

Подготовка и проведение конкурса - длительная и ресурсоемкая процедура, состоящая из ряда регламентированных шагов. В ней можно выделить два больших этапа: подготовительный этап и непосредственное проведение конкурса. На этих этапах организатор конкурса и его участники выполняют определенные функции (см. табл. 6.3).

Если организация часто прибегает к конкурсной процедуре, то для успеш-ной её реализации целесообразно иметь разработанные, согласованные и утвержденные руководством организации внутренние документы такие, как "Порядок подготовки и проведения конкурсов", "Положение о кон-курсной комиссии", типовая конкурсная документация, и другие методиче-ские материалы.

Процесс подготовки открытого конкурса в коммерческой организации без предварительного отбора участников заключается в следующем.

Руководством организации принимается решение о проведении конкурса и сроках его проведения, составе конкурсной комиссии (оформляется приказом).

Конкурсная комиссия - это орган, сформированный организатором конкурса из руководителей организации, представителей руководства подразделений, внешних консультантов, обладающих знаниями в данной области, и других специалистов - экспертов в своих областях. Конкурсная комиссия принимает решение об объявлении конкурса и его предмете, порядке и условиях проведения конкурса, осуществляет вскрытие и оценку представленных конкурсных заявок, определяет победителя. Кроме конкурсной комиссии, при подготовке и проведении конкурса часто создают рабочие группы для выполнения определенных работ.

Одной из важнейших задач этапа подготовки конкурса является разработка конкурсной документации, которая будет использоваться при проведении конкурса. Комплект конкурсной документации обычно включает следующие основные информационные блоки:

• Приглашение к участию в конкурсе.
• Информация о конкурсе.
• Инструкции участникам конкурса.
• Требования, предъявляемые к товарам, работам и услугам/ техническое задание.
• Квалификационные требования к участникам конкурса. Критерии сравнения и оценки конкурсных предложений.
• Коммерческие условия, проект контракта.
• Образцы форм.

На этапе подготовки конкурса ИТ- консультанты участвуют в работах по разработке квалификационных требований, технических требований к работам, услугам, информационным системам, программным продуктам, аппаратному обеспечению; критериев и порядка оценки конкурсных предложений. Сформули-рованные требования включаются в состав конкурсной документации.

6.4.3. Проведение открытого конкурса

По завершению подготовительных работ в средствах массовой информации делается извещение о проведении конкурса. В общем случае извещение о проведении торгов должно быть сделано организатором не менее чем за тридцать дней до их проведения (ст. 448 ГК РФ).

К дате опубликования извещения об объявлении конкурса необходимо решить:

• вопрос о форме распространения документации (платная или бесплатная), а в случае продажи конкурсной документации - определить цену и порядок продажи;
• обеспечить наличие контактного лица, доступного по телефону, указанному в извещении о конкурсе;
• иметь готовый пакет конкурсной документации.

Конкурсный период начинается с даты, указанной в извещении о проведении конкурса в качестве даты начала распространения конкурсной документации и заканчивается в день, час, указанные в качестве окончательного срока подачи конкурсных предложений.

В это время организатор конкурса осуществляет получение, регистрацию и хранение конкурсных заявок, поступивших от участников конкурса; получение, регистрацию и хранение дополнений к конкурсным заявкам, поступивших от участников конкурса; подготовку ответов на вопросы участников конкурса, подготовку дополнений к конкурсной документации. Все участники извещаются об изменениях конкурсной документации в письменной форме до наступления срока оконча-ния приема конкурсных заявок. Участник открытого конкурса вправе изменить или отозвать своё предложение до истечения срока его подачи. Извещение об изменении конкурсного предложения или его отзыве должно быть направлено организатору открытого конкурса до истечения установленного срока его подачи.

По истечению конкурсного периода осуществляется процедура вскрытия конвертов с конкурсными заявками и проводится их проверка на соответствие требованиям, сформулированным в конкурсной документации, оценка и выбор победителя. Для оценки поступивших конкурсных заявок в организации может быть создана специальная оценочная комиссия, в состав которой включают и ИТ-консультантов. Конкурсная комиссия утверждает состав оценочной комиссии и ее председателя (с оформлением соответствующего протокола). Задачей оценочной комиссии является представление членам конкурсной комиссии оценок поступивших конкурсных предложений и рекомендаций по определению победителей конкурса. Конкурсная комиссия учитывает мнение членов оценочной комиссии, но может принять любое самостоятельное итоговое решение.

ИТ-консультанты участвуют в работе оценочной комиссии при подготовке отчета, содержащего анализ полученных конкурсных предложений, и выработке рекомендаций по выбору победителя.

Первоначально проводится проверка конкурсных заявок на соответствие сформулированным в конкурсной документации требованиям:

• к оформлению;
• к правомочности участника конкурса;
• к квалификации участника конкурса;
• к соответствию конкурсной заявки обязательным требованиям технического задания: рассматривается существо технических предложений, отклоняются заведомо неприемлемые концепции, не соответствующие целевому назначению - не вдаваясь в рассмотрение конкретных технических параметров, проверяется выполнение основных требований, которые в конкурсной документации указаны, как "обязательные"
• к согласию участника с условиями контракта.

На этапе оценки конкурсных заявок организатор открытого конкурса может потребовать от участников разъяснения положений конкурсных предложений.

Организатор открытого конкурса вправе отклонить конкурсную заявку, если:

• участник открытого конкурса не соответствует требованиям, установленным организатором открытого конкурса;
• участник открытого конкурса отказался дать разъяснение положений своего конкурсного предложения
• конкурсное предложение не отвечает требованиям, предусмотренным конкурсной документацией.

Результатом проведенных работ является разделение заявок на две группы: конкурсные заявки, по существу отвечающие требованиям конкурсной документации и конкурсные заявки, не отвечающие требованиям конкурсной документации.

Конкурсные заявки, по существу отвечающие требованиям конкурсной документации, подвергаются дальнейшему детальному анализу и оценке по всем определенным в конкурсной документации критериям. К типовым критериям, применяемым на этом этапе оценки конкурсных заявок, относят: соответствие техническим требованиям, стоимость конкурсного предложения, сроки выполнения работ (услуг) в целом и по этапам, сроки (график) и условия платежа.

Для оценки конкурсных предложений используются различные подходы, в том числе методика балльной оценки, методика наименьшей цены, методика сравнения конкурсных предложений по минимуму технических спецификаций, методика оценки стоимости жизненного цикла и др. Используемая методика оценки должна быть указана в конкурсной документации.

В итоге оценочная комиссия формирует заключение, содержащее рекомендации по выбору победителя, обоснование выбора победителя и экспертную оценку предпочтительности конкурсных заявок. В соответствии со ст.447 ГК РФ окончательное решение о победителе принимается конкурсной комиссией. После принятия решения всю ответственность за него несет конкурсная комиссия.

Согласно ст. 448 ГК РФ лицо, выигравшее торги, и организатор торгов подписывают в день проведения конкурса протокол о результатах торгов, который имеет силу договора (в протоколе указываются ссылки на существенные условия договора, которые содержатся в конкурсной документации). Если предметом торгов было право на заключение договора, такой договор должен быть подписан сторонами не позднее двадцати дней или иного указанного в извещении срока после завершения торгов и оформления протокола.

Извещение об итогах конкурса публикуется тем же способом, которым было опубликовано извещение о проведении конкурса.

Если участник, конкурсная заявка которого была признана выигравшей, не подписывает договор в порядке и в сроки, указанные в извещение о результатах конкурса и конкурсной документации, то конкурсная заявка такого участника отклоняется, а банковское обеспечение конкурсной заявки удерживается. Конкурсная комиссия определяет нового победителя из числа остальных участников открытого конкурса.