Автоматизация вспомогательных бизнес-процессов торговой компании

Далее рассмотрим пример реализации процесса "PRCM02. Коррекция строк банковской выписки ".

Сравнив предложенные системой строки с теми, которые есть в банковской выписке, можно заметить, что присутствует первый тип расхождения, а именно, запись "Прочие расчеты" с суммой 10 000 руб. есть в системе, но отсутствует в выписке. Чтобы устранить этот тип расхождения, нужно удалить эту запись. Для этого необходимо:

• в окне "Банк. Счет Выверки" выделить запись с описанием "Прочие расчеты" ; на клавиатуре нажать кнопку Delete и на появившееся предупреждение системы ответить "Да". При удалении система также удалит галочку из поля "Применено" учтенной операции, к которой применялась текущая строка.

увеличить изображение
Рис. 4.20. Окно "Банк. Счет Выверка", удаление строки

Другие случаи корректировки ошибочных операций в данном примере не рассматриваются.

Теперь осталась одна операция "Аванс по контракту на оборуд.", исправление ошибок которой будет рассмотрено при реализации процесса "PRCM03. Регистрация расхождений". Ниже приводится анализ шагов процесса.

Исходя из условий примера, банк зарегистрировал оплату на сумму 5 000 руб. вместо 4 000 руб. После проверки операций ответственный за выверку банковской выписки выяснил, что ошибка была со стороны банка. Для решения этой проблемы информационная система предлагает два варианта. Первый способ заключается в регистрации расхождений при проведении банковской выверки, а второй - в учете неправильных операций банковской выписки на счетах Главной книги. Каждый из этих способов обладает своими плюсами и минусами, но в рамках данного примера подробно будет рассмотрен первый способ, а именно - регистрация расхождений при проведении банковской выверки.

Для вычисления суммы разницы необходимо заполнить на форме "Банк. Счет Выверки" поле "Конечный баланс Выписки" значением из полученной банковской выписки, а в столбце "Сумма Выписки" операции "Аванс по контракту на оборуд." поставить значение - 5 000. Теперь в поле "Всего Разница" будет показана разница между суммой операций в системе и реальными операциями, прошедшими по банковскому счету.

В зависимости от порядка работы банка ошибочная операция может быть исправлена банком путем отката неправильной или формированием корректирующей транзакции в следующей выписке.

Для ввода операции с типом "Разница" необходимо:

• выбрать строчку с ошибочной операцией; в поле "Тип" выбрать значение "Разница".
• При последующей выверке нужно применить к операции с типом "Разница" сумму корректирующей операции, выполненной банком, или открытую операцию, в зависимости от порядка работы банка.

увеличить изображение
Рис. 4.21. Окно "Банк. Счет Выверка", вставка операции с типом "Разница"

Теперь можно приступать к учету банковской выверки (реализация процесса "PRCM04. Учет выверки" ).

Для учета выверки необходимо:

• открыть форму "Банк. Счет Выверки" ; убедиться, что значение поля "Конечный Баланс Выписки" совпадает со значением поля "Общий Баланс", а значение в поле "Всего Разница" равно сумме всех строк операций с типом "Разница" ; просмотреть тестовый отчет по выверке. Для этого необходимо нажать на кнопку "Учет", затем в выпадающем меню выбрать функцию "Тестовый Отчет…" и в появившейся форме "Банк. Счет Выверка - Тест" нажать кнопку "Просмотр" ; для завершения операции необходимо нажать на кнопку "Учет" и в появившейся форме выбрать функцию "Учет" или нажать на функциональную клавишу F11.

увеличить изображение
Рис. 4.22. Окно "Банк. Счет Выверка", учет

Сформированные системой операции можно найти при помощи "Навигатора", указав в условиях поиска дату "21.11.08", а учтенную выписку - в окне "Банковские Счета".