Краткая характеристика сферы внедрения информационной системы

Типы и процессы торговых предприятий

Все множество торговых предприятий принято делить на три основные группы:

• предприятия оптовой торговли ;
• предприятия мелкооптовой торговли ;
• предприятия розничной торговли.

В хрестоматийном случае товар попадает от производителя к потребителю, пройдя через предприятие каждой из выделенных групп (см. рис. 1.1).

увеличить изображение
Рис. 1.1. Путь товара от производителя к потребителю

На практике часто одного или даже нескольких звеньев может не быть. Ярким примером тому служат организационные структуры сети супермаркетов "Седьмой континент", "Наш продукт" или аптек "36,6" "Natura 36,6", "MedResponse 36,6".

Отличительной чертой предприятий оптовой торговли является то, что они взаимодействуют непосредственно с производителем, закупают у него продукцию в больших объемах (не упаковками и коробками, а вагонами и машинами) и имеют очень большие складские помещения, как правило, находящиеся на значительном расстоянии друг от друга.

Предприятия мелкооптовой торговли являются промежуточным звеном между предприятиями оптовой и розничной торговли. Они работают с меньшими, чем оптовики, объемами продукции, и их склады расположены достаточно близко от предприятий розничной торговли .

Предприятия розничной торговли (магазины) работают с конечным потребителем. Объемы складских помещений минимальны; большинство организаций стараются вовсе не держать склад, и весь товар находится в торговом зале.

Помимо вышеперечисленного, группы предприятий отличаются еще и выполняемыми торговыми операциями.

Основные торговые операции включают в себя:

• контрактацию ;
• спецификацию ;
• оплату ;
• получение.

Контрактация. Контракт (договор) содержит информацию о намерениях закупки у поставщика (продажи товаров клиенту) и является основным документом, регламентирующим взаимоотношения между сторонами договора. Контракт сам по себе не подразумевает возникновение денежных обязательств. Контрактация включает в себя поиск поставщика или клиента, а также заключение договора и его исполнение.

Спецификация - это заказ, содержащий полную информацию о взаимоотношениях продавца и покупателя, возникающих в результате купли-продажи конкретного перечня товаров.

Оплата представляет собой осуществление денежных расчетов между продавцом и покупателем за проданный (купленный) товар.

Получение - отпуск купленного товара покупателю со склада продавца.

Очевидно, что предприятия оптовой торговли выполняют все четыре операции. Сначала между поставщиком и клиентом заключается долгосрочный договор о сотрудничестве. Затем в течение срока договора клиент заказывает у поставщика определенные товары в определенном количестве и в зависимости от условий поставки оплачивает и получает или получает и оплачивает товар.

Для предприятий мелкооптовой торговли операция контрактации как таковая не выполняется. Спецификация и контрактация выполняются одновременно, в момент заключения договора на поставку товара.

Для розницы контрактация также не выполняется. Но помимо этого еще и операции спецификации, оплаты и получения могут все вместе или попарно происходить в один и тот же момент времени. Например, для клиента супермаркета операции спецификации, оплаты и получения товара осуществляются одновременно на кассе торгового зала, когда составляется перечень приобретаемых товаров (отражается в чеке), совершается оплата (подтверждается чеком) и получение товара. При торговле по образцам (покупка бытовой техники, мебели, автомобиля и т. д.) операции спецификации, оплаты и получения разделены во времени. Покупатель сначала выбирает товар по образцам, находящимся в торговом зале, затем оплачивает покупку через кассу, после чего получает товар на складе, пункте выдачи или ожидает его доставку. При торговле "через кассу" (например, Интернет-магазин с курьерской доставкой) потребитель сначала выбирает товар, оформляет заказ, а оплачивает и получает его через несколько дней, когда приедет курьер. Торговля "через прилавок" означает одновременную спецификацию и оплату, а затем уже получение товара.

Различия между группами предприятий в зависимости от выполняемых торговых операций представлены ниже (см. таблицу 1.1). Буквами " К ", " С ", " О ", " П " обозначены контрактация, спецификация, оплата и получение соответственно.

Тем не менее, несмотря на большое разнообразие торговых предприятий, можно говорить о том, что каждое из них работает по трем основным торговым процессам:

• закупка товара;
• хранение товара;
• продажа товара (сбыт).

Закупка и продажа товара происходят по уже рассмотренной схеме " контрактация - спецификация - оплата - получение ". Под хранением товара подразумевается его складской учет, т. е. приходование и списание.

Описание предприятия "XYZ"

Изучение системы Microsoft Dynamics NAV 4.0 будет строиться на примере автоматизации деятельности гипотетического предприятия "XYZ".

Компания "XYZ" является предприятием мелкооптовой торговли компьютерами и комплектующими.

Миссия компании: "Способствовать развитию использования новинок технического прогресса по всей стране, повышая тем самым уровень информатизации и выводя деятельность клиентов на более высокий уровень эффективности и конкурентоспособности".

Возглавляет компанию генеральный директор Иванов, у которого в подчинении находятся секретарь-референт и следующие подразделения:

• Департамент закупок;
• Склад;
• Департамент сбыта;
• Департамент маркетинга;
• Бухгалтерия;
• Департамент персонала;
• Юридический департамент;
• ИТ-департамент.

Департаменты закупок, сбыта, маркетинга, персонала, юридический и ИТ возглавляют директоры департаментов, бухгалтерия находится в подчинении главного бухгалтера Петрова, который также является заместителем генерального директора, склад - в подчинении заведующего складом.

Департамент закупок состоит из двух отделов: отдела по взаимодействию с поставщиками и отдела оформления и контроля договорных отношений с поставщиками, возглавляемыми начальниками отделов. В отделе взаимодействия с поставщиками работают начальник отдела и три менеджера по закупкам, которые занимаются поиском новых поставщиков и укреплением связей со старыми, например договариваются о дополнительных скидках, а также оформляют заказы на товар. В отделе оформления и контроля договорных отношений с поставщиками работают начальник отдела и два специалиста, которые отвечают за своевременное подписание или продление договоров, проверяют новых поставщиков, найденных менеджерами по продажам, изучая уставные документы, собирая отзывы о работе и т. д., а также занимаются оформлением счетов-фактур, накладных и прочих сопроводительных документов.

На складе работают комендант и три кладовщика. Они оформляют приходно-расходные ордера, осуществляют размещение/выдачу товара и проводят инвентаризацию.

Департамент сбыта состоит из отделов по взаимодействию с клиентами и отдела оформления и контроля договорных отношений с клиентами. В отделе по взаимодействию с клиентами работают начальник отдела, четыре менеджера по продажам и один менеджер по работе с VIP-клиентами, которые занимаются поиском новых клиентов и укреплением связей со старыми, а также принимают заказы на товар. В отделе оформления и контроля договорных отношений с клиентами работают начальник отдела и четыре специалиста, обязанности которых практически совпадают с отделом оформления и контроля договорных отношений с поставщиками, но направлены на клиентов компании.

Департамент маркетинга состоит из отдела рекламы, отдела анализа рынка и отдела Интернет-коммуникаций. В отделе рекламы работают начальник отдела и два специалиста. Они отвечают за присутствие компании "XYZ" на различных выставках, разработку и размещение рекламных материалов в СМИ, а также за наружную рекламу. Отдел анализа рынка, в котором работают начальник отдела и один аналитик, занимается изучением и прогнозированием спроса на товары, выявляет новые перспективные рынки сбыта и виды товаров. Отдел Интернет-коммуникаций занимается корпоративным сайтом компании, развивает его, обновляет информацию и т. д. В отделе работают начальник отдела, один редактор и один web-мастер.

Бухгалтерия подразделяется на четыре отдела, возглавляемых начальниками отделов: планово-экономический отдел, отдел учета, отдел отчетности, отдел методологии. В планово-экономическом отделе работают два специалиста, которые занимаются составлением бюджета, его сведением, утверждением и контролем исполнения. Три специалиста отдела учета отвечают за ведение бухгалтерского учета в компании. Три специалиста отдела отчетности отвечают за своевременное предоставление корректной бухгалтерской и налоговой отчетности. Два специалиста отдела методологии формируют внутренние правила учета и контролируют их соблюдение.

Департамент персонала разделен на три отдела: отдел кадров, отдел подбора персонала и отдел оценки и мотивации персонала. Во главе каждого из отделов стоит начальник отдела. Два специалиста отдела кадров занимаются вопросами оформления приема на работу и увольнения сотрудников, отпусков, командировок, регистрацией больничных листов и пр. Один специалист отдела подбора персонала занимается анализом рынка кадров на предмет наличия специалистов, соответствующих требованиям руководителей, поиском кандидатов на открытые вакансии, проведением интервью и пр. Отдел мотивации персонала определяет политику расчета зарплаты и премий, занимается вопросами медицинского страхования, проведением внутренних конкурсов на звание лучших сотрудников и т. д.

В юридическом департаменте работают три юрисконсульта, которые решают вопросы составления договоров с поставщиками и клиентами, представляют компанию на судебных разбирательствах и пр.

ИТ-департамент состоит из двух отделов: отдела технической поддержки и отдела развития информационных технологий, возглавляемыми начальниками отделов. Два аналитика отдела развития информационных технологий занимаются планированием, проектированием и реализацией изменений информационной инфраструктуры компании, а два специалиста отдела технической поддержки занимаются поддержкой работы сотрудников компании.

Организационная структура компании "XYZ" представлена ниже (см. рис. 1.2).

Компания "XYZ" дорожит своей репутацией на рынке и работает в основном с несколькими оптовыми компаниями, с которыми заключены долгосрочные соглашения о сотрудничестве, составлены планы закупок и определены размеры скидок. Однако компания растет и развивается, а значит, ищет новые рынки сбыта и новых поставщиков. Тем не менее компания осуществляет закупку на условиях предоплаты, поскольку, во-первых, такая форма оплаты наиболее удобна для поставщиков, а во-вторых, не является высокорискованной операцией, т. к. все поставщики тщательно проверяются сотрудниками отдела оформления и контроля договорных отношений с поставщиками. Учет себестоимости приобретенного товара согласно рекомендациям отдела методологии ведется бухгалтерами по методу FIFO (метод оценки запасов по себестоимости первых по времени закупок, "first in - first out" - "первым поступил, первым использован"). В процессе принятия решения о закупке товара менеджер по закупкам сначала формирует черновик заявки, отражающий потребность "XYZ" в товаре. После согласования с поставщиком заявка может быть скорректирована, например, из-за отсутствия товара на складе у поставщика. После того как заявка согласована с поставщиком и внутри компании, менеджер по закупкам формирует заказ на поставку продукции.

Доставленный товар размещается на складе с указанием зоны (сектора) и ячейки хранения.

увеличить изображение
Рис. 1.2. Организационная структура компании

При продаже товара менеджеры по продажам сначала принимают от клиентов заявки на товар, проверяют наличие товара на складе в требуемом количестве и его цену с учетом скидки, после чего заявка клиента может быть скорректирована. После согласования заявки клиент делает заказ на товар, и товар считается зарезервированным для данного клиента и уже не может быть включен в другой заказ. Оплата заказов осуществляется на условиях предоплаты.

На текущий момент компания не применяет системы управления предприятием, однако активно использует программы пакета офисного ПО MS Office: MS Word, MS Excel. При этом в качестве информационных каналов для отправки и получения информации существуют:

• электронная почта;
• факс;
• доставка курьером;
• обычная почта.

Для автоматизации деятельности компании отделом развития информационных технологий были выделены следующие бизнес-процессы:

• закупки;
• складской учет;
• продажи;
• бухгалтерский учет.

Эти процессы являются ключевыми для компании "XYZ", и планируется, что именно их автоматизация принесет основную выгоду от внедрения информационных технологий в управление предприятием.