Автоматизация основных бизнес-процессов торговой компании: бизнес-процесс "закупки"

Описание процесса

Ниже приводится описание следующих процессов:

• PRPU01. Подготовка и оформление заявки на товар ;
• PRPU02. Выбор поставщиков и получение коммерческих предложений ;
• PRPU03. Оформление договора с поставщиком и спецификации заказа ;
• PRPU04. Получение счета-фактуры и выполнение обязательств по оплате.

PRPU01. Подготовка и оформление заявки на товар

Описание

Процесс "PRPU01. Подготовка и оформление заявки на товар " включает в себя задачи по определению потребности в товаре, ведение справочника товаров и создание, просмотр, редактирование заявок на основании плана потребностей в товарах на определенный период.

При выполнении шага "PRPU01.01. Определение потребности в товарах" происходит определение потребности в товаре исходя из анализа исторических данных о продажах, анализа рыночной ситуации и прогноза спроса. В результате определяются базовые характеристики требуемого товара, необходимое его количество и сроки поставки. На основании данной информации составляется проект заявки на товар и передается в отдел закупок.

На шаге "PRPU01.02. Проверка наличия товара в справочнике" необходимо проверить наличие товаров, которые нужно заказать в общем справочнике. Если товар не найден, необходимо перейти к шагу "PRPU01.03. Заведение нового товара в справочник", иначе - к шагу "PRPU01.04. Подготовка заявки на товар ".

На шаге "PRPU01.03. Заведение нового товара в справочник" необходимо занести информацию по новому товару в общий справочник. Нужно внести в систему следующие данные:

• название;
• единица измерения;
• цена единицы;
• себестоимость единицы;
• наименование поставщика.

При выполнении шага "PRPU01.04. Подготовка заявки на товар " на основании проекта заявки на товар составляется список товаров, которые необходимо приобрести. В заявке необходимо указать:

• код товара;
• количество товара;
• дату заказа.

На шаге "PRPU01.05. Согласование заявки на товар " исполнитель, подготовивший заявку на товар, согласует ее содержание с руководителем функционального отдела. Если в процессе согласования потребовалось внести изменения, исполнитель проводит повторную подготовку и согласование заявки на товар. В этом случае необходимо перейти к шагу "PRPU01.04. Подготовка заявки на товар ", иначе - к шагу "PRPU01.06. Оформление заявки на товар ".

На шаге "PRPU01.06. Оформление заявки на товар " согласованную заявку необходимо оформить в соответствии с внутренними правилами компании.

Основные участники

• Ответственный за определение потребности в товарах
• Ответственный за работу с заявками
• Ответственный за согласование заявок

Входящее событие

Наступление плановой даты формирования заявок или появление необходимости в закупке товаров или услуг.

Входящие документы

• План потребностей в товарах

Исходящее событие

В результате выполнения процесса должна быть создана согласованная заявка на приобретение товаров или услуг.

Исходящие документы

• Заявка на товар
• Справочник товаров

Схема процесса

увеличить изображение
Рис. 5.1. PRPU01. Подготовка и оформление заявки на товар

PRPU02. Выбор поставщиков и получение коммерческих предложений

Описание

В рамках данного процесса происходит поиск поставщиков, которые могут поставить необходимое количество требуемого товара. Поиск ведется как среди собственного справочника поставщиков, так и во внешних источниках информации с последующим занесением нового поставщика в общий справочник. После определения списка поставщиков идет рассылка заявок на товары поставщикам с целью сбора коммерческих предложений и составления итогового списка поставщиков, которые могут выполнить заявку.

На шаге "PRPU02.01. Поиск поставщиков" происходит поиск возможных поставщиков на основании полученной заявки на товар. Поиск может происходить как в собственном общем справочнике, так и во внешних источниках, например в Интернете, отраслевых справочниках, каталогах и т. д. Если поставщик найден в собственном справочнике, тогда необходимо перейти к шагу "PRPU02.03. Подготовка списка возможных поставщиков", иначе - к шагу "PRPU02.02. Ввод нового поставщика в справочник".

На шаге "PRPU02.02. Ввод нового поставщика в справочник" необходимо внести полученные сведения о новых поставщиках в общий справочник. Вводится следующая информация:

• название;
• адрес;
• индекс;
• город;
• контактное лицо;
• закупщик.

При выполнении шага "PRPU02.03. Подготовка списка возможных поставщиков" на основании полученной заявки на товар ответственный составляет список возможных поставщиков, состоящий из постоянных поставщиков, с которыми заключены договора на долгосрочное сотрудничество, и, если есть, новых, выявленных с помощью различных информационных каналов, в том числе в результате анализа ранее полученных коммерческих предложений.

Далее, на шаге "PRPU02.04. Отправка запроса в соответствии с заявкой", в соответствии с заявкой на товар, ответственным за работу с поставщиками подготавливается запрос на товар, который представляет собой просьбу к поставщику на поставку товара. Запрос должен содержать следующую информацию:

• наименование товара;
• количество;
• сроки доставки.

Подготовленный и оформленный соответствующим образом запрос согласовывается с ответственным за согласование запроса, и, в случае необходимости, в него вносятся корректировки.

Подготовленный и соответствующим образом оформленный запрос на товар отправляется возможным поставщикам при помощи выбранного средства связи. Отправка запроса фиксируется в соответствующем журнале, в который необходимо внести следующую информацию:

• номер запроса;
• дату отправки;
• отправителя/составителя запроса.

На шаге "PRPU02.05. Получение коммерческих предложений от поставщиков" происходит сбор коммерческих предложений от потенциальных поставщиков.

Далее, на шаге "PRPU02.06. Регистрация коммерческих предложений", полученные предложения должны бать зарегистрированы в установленном порядке в журнале входящих коммерческих предложений. По каждому предложению должна быть следующая информация:

• заголовок документа;
• название поставщика;
• дата поступления;
• номер запроса;
• строки документа;
• название товара;
• количество;
• цена;
• срок доставки;
• дополнительные условия.

При выполнении шага "PRPU02.07. Выбор подходящих поставщиков" на основании полученных коммерческих предложений, включающих в себя условия и сроки поставки, производится выбор поставщиков, способных исполнить заявку на товары в необходимые сроки.

Основные участники

• Ответственный за работу с поставщиками

Входящее событие

Поступление согласованной заявки на приобретение товаров или услуг.

Входящие документы

• Заявка на товар
• Справочник поставщиков
• Коммерческое предложение

Исходящее событие

Список поставщиков подготовлен.

Исходящие документы

• Справочник поставщиков
• Коммерческое предложение
• Список поставщиков

Схема процесса

увеличить изображение
Рис. 5.2. PRPU02. Выбор поставщиков и получение коммерческих предложений