Методические основы создания информационных систем и технологий в управлении предприятием

5.6. Разработка информационного обеспечения систем управления предприятием

Информационная система, оказывая информационные услуги, преобразует информационные ресурсы в информационные продукты. Преобразование происходит не хаотично, а системно. Эту системность позволяет выявить системно-информационный подход к системе информационного обеспечения процессов управления на основе информационных и коммуникационных технологий, результатом которого стало понятие информационной системы.

Информационная система представляется как многоцелевая и многофункциональная кибернетическая система, объединяющая все обслуживающие информационные и коммуникационные службы предприятия. В службах заняты люди, которые являются объектами управления со стороны руководителей предприятия и топ-менеджеров.

Целевое назначение информационной системы сводится к достижению следующих целей:

• обеспечивать для каждого сотрудника предприятия возможность пополнения корпоративных знаний (информационных ресурсов предприятия - ИРП);
• сохранять корпоративные знания как составную часть информационных ресурсов предприятия;
• обеспечивать совместное использование сотрудниками предприятия текущих и ретроспективных корпоративных знаний.

Для осуществления этих целей информационная система, опираясь на свои подсистемы, должна выполнять следующие функции:

• преобразование исходных сообщений (знаний), поступающих от сотрудников предприятия, включая их смысловую оценку, тиражирование и ввод в информационно-коммуникационные каналы предприятия, к виду, удобному для совместного использования;
• смысловую обработку (свертывание и развертывание) первичных сообщений (знаний) для более полного их использования;
• формирование и долговременное хранение информационных ресурсов предприятия в традиционной и электронной форме;
• распространение знаний (текущих и ретроспективных), хранящихся в информационном банке предприятия в режимах постоянного оповещения или справочного обслуживания по запросам.

Таким образом, информационная система - многоцелевая и многофункциональная система информационно-коммуникационного обслуживания, удовлетворяющая информационные и коммуникационные потребности сотрудников предприятия и внешней среды.

Подсистемами являются все службы массовой и специальной коммуникации (информации), в том числе подразделения обучения, хранения, распространения (PR) и т. д.

Структурно-функциональную схему информационной системы любого предприятия, включающую все подсистемы с их взаимосвязями, изобразить невозможно. Мы ограничимся рассмотрением принципиальной схемы функционирования информационной системы, показывающей движение основных информационных потоков на предприятии и взаимодействие участников этого движения (рис. 5.6-1).

Рис. 5.6-1. Принципиальная схема функционирования системы ИКТ

Информационной система выступает в качестве посреднического звена между личными познаниями коммуниканта, реципиента, текущей памятью (виртуальной реальностью) и внешней средой. Выделены контуры: А - обработки (фильтрации и внесения в корпоративную базу знаний) и В - предоставления (публикации, оповещения и рекламирования) информации.

Текущая память (сфера виртуальной корпоративной реальности) - область бытия сознания сотрудников предприятия, профессиональных знаний, принадлежащих работникам контуров управления, обработки и публикации.

Сфера идеального противопоставляется сфере материального (внешняя среда), объективно существующей и воспринимаемой через органы чувств. Сюда относятся неживая природа (материалы, сырье, комплектующие и т. д.), живая природа, общественное и личное бытие.

Движение информации в информационных потоках в информационной системе осуществляется следующим образом. Внешняя среда служит объектом познания, которое осуществляется сотрудником предприятия, выступающим в качестве коммуниканта (информационный поток 10). Для того чтобы сделать свои знания доступными для всех сотрудников предприятия, сотрудник должен оформить свои знания в виде удобном для ознакомления (Д) и направить в службу обработки информации (потоки 1, 2). Служба (А) обработки информации в соответствии со своим алгоритмом работы и указаниями системы управления (вектор 11), выбирает дальнейшее направление движения созданного документа. Если содержание документа признается необходимым предприятию, коммуникант приобретает статус элемента информационной системы, а документ признается полезным информационным ресурсом.

Службы обработки располагают необходимыми аппаратно-программными средствами для соответствующей автоматической и автоматизированной обработки и тиражирования принятых документов, которые осуществляются в соответствии с профессиональными знаниями сотрудников этой службы и указаниями органа управления (вектор 11). В результате обработки документов в этих службах появляются информационные ресурсы (ИР), доступные для общественного пользования (поток 6). ИР могут представляться в виде традиционных (на бумаге) и электронных (гипертекст, видео, звук, изображение) мультимедиа-документов. Информационные ресурсы могут быть как доступными к ознакомлению (текущая память), так и ограниченно доступными (ретроспективная память).

Информационные ресурсы предприятия (ИРП) совместно с личностными формируют виртуальную среду предприятия. Если ИРП оказываются значимыми, то происходят изменения в структуре предприятия. Собственно говоря, ради этих изменений и создается информационная система, которая увеличивает скорость адаптации предприятия к изменению внешних воздействий, поступающих из окружающей среды. Информационная система осуществляет избирательное накопление индивидуального знания, эмоционального настроения и управляющего стимула, зарождающегося у коммуниканта.

Обобществленная информация начинает циркулировать в контурах предприятия (потоки 8), достигая сотрудников предприятия и формируя корпоративный интеллект. В случае если ИР не оказывает никакого воздействия на текущую память предприятия, то он попадает в архив (ретроспективная память системы) и ожидает момента своей актуализации.

Другой информационный поток формируется службой публикации. Вновь появившийся ИР является объектом изучения (поток 4) сотрудниками службы В, которые в соответствии со своими профессиональными знаниями и указаниями системы управления (вектор 11) формируют посреднические продукты (П), например, каталоги, рефераты, списки и т. д. После этого служба осуществляет доставку этой информации и самого ИР до реципиента. Так как распространение ИР представляет собой коммуникационную услугу, то его можно считать посредническим продуктом (П).

Следует отметить, что непосредственное взаимодействие сотрудников предприятия и ИР исключено, так как осуществляется контроль за процессами доступа и формирования ИРП со стороны предприятия, которое и является владельцем информационных ресурсов. Это ограничение не распространяется на межличностную коммуникацию сотрудников предприятия.

В результате изучения ИРП сознание реципиента обогащается новыми знаниями, которые проявляются (поток 9) в ходе практического воздействия на внешнюю среду (материальная предметно-преобразовательная, социально-политическая деятельность). Таким образом происходит увеличение нематериальных активов предприятия путем обмена и накопления информационных ресурсов.

Информационные потоки предприятия можно представить связанными с двумя видами событий: плановыми и внезапными. Плановые события являются регулярными, которые сами по себе являются процессом, и нерегулярными, наступление которых можно предвидеть. По отношению к таким событиям реакция предприятия предусмотрена и однозначно определена. Скорость ликвидации внезапных событий зависит от гибкости и скорости реакции предприятия, которые, в свою очередь, зависят от степени автоматизации процессов обработки информации и уровня применения информационных технологий.

Если в традиционной модели ведения бизнеса упор делается на отработку событий первого типа (плановых), то в современной модели - событий второго типа (внезапных). Конкурентное преимущество предприятия зависит от наилучшего соотношения этих составляющих. Информационную структуру любого предприятия можно представить с помощью нескольких уровней (табл. 5.6-1).

Степень востребованности технологий напрямую связана с уровнем организационной зрелости предприятия.

Для идеальной компании, которая находится на высшем уровне организационного развития, все службы представляют собой единый интегрированный комплекс, являющийся одним из основных элементов электронной нервной системы.

Системы управления взаимодействием с клиентами (CRM) дают возможность оперативно учесть их пожелания и требования, а системы управления цепочками поставок (SCM) - получить реакцию на эти требования. Система планирования ресурсов предприятия (ERP) обеспечивает как краткосрочное, так и стратегическое планирование деятельности компании и последующее управление.

Для того чтобы взаимодействие систем управления предприятия было наиболее эффективным, все они пронизаны "единым стержнем" - системой управления знаниями (КМ), которая обеспечивает своевременную доставку информации, а также средства для ее обработки, анализа и принятия решений, с использованием систем анализа данных (Business Intelligence - BI).

Кроме внутренних связей, интеграция приложений масштаба предприятия обеспечивается и благодаря повсеместному использованию средств электронной коммерции (E-commerce) и интернет-технологий.

Использование единой информационной среды не только повысит эффективность бизнеса, но и создаст предпосылки для стандартизации процессов и технологий. Это в свою очередь повысит надежность работы и совместимость используемых технологий и решений, а также позволит наладить правильный процесс использования этой информации.

Ключевыми подразделениями в информационной системе являются службы, использующие технологии хранения и накопления информации. Рассмотрим их более подробно на примере продуктов, поставляемых корпорацией Microsoft, которая давно осознала важность направления, связанного с хранилищами данных, и создала технологическую среду. Такой средой является Microsoft Data Warehousing Framework (рис. 5.6-2). Данная среда определяет развитие технологий, обеспечивающих интеграцию продуктов различных производителей. Открытость среды Microsoft Data Warehousing Framework обеспечивает ее поддержку многими производителями ПО, что дает возможность конечным пользователям выбирать наиболее понравившиеся им инструменты для построения своих решений.

Рис. 5.6-2. Microsoft Data Warehousing Framework

Источник: http://www.microsoft.comРешения Microsoft, 1999

Цель среды Microsoft Data Warehousing Framework - упростить разработку, внедрение и администрирование решений на основе хранилищ данных. Эта среда обеспечивает:

• открытую архитектуру, которая легко интегрируется и расширяется третьими фирмами;
• экспорт и импорт гетерогенных данных наряду с их проверкой, очисткой и возможным ведением истории накопления;
• доступ к разделяемым метаданным со стороны процессов разработки хранилища, извлечения и трансформации данных, управления сервером и анализа данных конечными пользователями;
• встроенные службы планирования задач, управления дисковой памятью, мониторинга производительности, оповещения и реакции на события.

Таким образом, применяя тот или иной методологический подход (системный, информационный, объектно-ориентированный и т. д.), мы строим ему соответствующую модель, на базе которой и ведется создание информационной системы предприятия.