Лекция 7: Субъекты системы управления персоналом

Подчиненные

Подчиненные и их основные типы

Все работники организации, кроме руководителя (его заместители, руководители низшего уровня, рядовые исполнители) являются подчиненными, т.е. лицами, находящимися в подчинении старшего по должности. Работники одного уровня, не зависящие друг от друга, называются коллегами.

Подчиненные могут быть:

• непосредственными, с которыми руководитель контактирует без посредников;
• прямыми, которые хотя и находятся в сфере его юрисдикции, но непосредственно ему не подчиняются. Так, первому лицу непосредственно подчиняются лишь его заместители и руководители основных подразделений.

Руководитель и подчиненные формально одинаково включены в организацию как средство ее деятельности. В то же время первый имеет право устанавливать вторым нормы поведения, отдавать распоряжения, добиваться их реализации, контролировать результаты.

Фигура подчиненного характеризуется:

• служебной зависимостью от руководителя;
• функциональной узостью сферы деятельности;
• тесной связью с первичным коллективом;
• преобладанием межличностных форм отношений при выполнении служебных обязанностей;
• подверженностью влияния со стороны более авторитетных коллег;
• необходимостью следования готовым нормам.

По мнению американских предпринимателей, работникам современного типа должны быть свойственны следующие качества:

• внутренняя расположенность к труду;
• высокий уровень интеллектуального развития и скорость овладения знаниями;
• профессиональная компетентность, соответствующая существующим требованиям;
• творческий подход к делу;
• стремление к рационализации процесса труда, приобретению нового опыта;
• любознательность, склонность к самообразованию и саморазвитию;
• высокое чувство долга;
• энергичность, готовность к преодолению препятствий;
• ориентация на стандарты;
• последовательность при реализации нововведений;
• знание своих сильных и слабых сторон;
• наличие здоровых амбиций;
• готовность обмениваться информацией и пр.

Хорошие исполнители обеспечивают 80% успеха. Плохие работники мешают организации достигать своих целей, поэтому их надо переводить на другие должности.

Основными видами подчиненных являются заместители руководителя, исполнители, сотрудники личного аппарата.

Существует несколько типов заместителей руководителя. В небольших организациях (подразделениях), когда руководитель болен или в отъезде, эти обязанности в дополнение к основным выполняют без образования специальной должности рядовые работники. В крупных структурах, где велик объем работы общего характера, с которым первое лицо, даже с помощью подчиненных ему руководителей низового уровня, справиться не в состоянии, появляется штатный заместитель - человек, близкий по рангу и свободный от текущих дел.

Такая необходимость возникает и в том случае, когда первый руководитель часто и подолгу отсутствует. Заместитель вынужден фактически выполнять руководящие функции, если ему надо стажироваться для занятия в ближайшее время руководящей должности и заранее осваивать все тонкости предстоящей самостоятельной работы.

К заместительству могут также привлекаться лица, возглавляющие нижестоящие подразделения, что полезно во всех отношениях:

• повышается престиж первого лица в глазах коллег и подчиненных;
• ослабевают позиции штатного заместителя, который всегда вольно или невольно составляет ему конкуренцию, а следовательно, вносит элементы дестабилизации в систему управления;
• выполнение обязанностей заместителей поднимает авторитет низовых руководителей в их собственных подразделениях.

Между руководителем и заместителями существует следующее разделение обязанностей.

Руководитель должен концентрироваться на стратегических проблемах, определении основных направлений работы, а заместители - на ее методах и текущих делах. Обычно между ними распределяется весь круг вопросов, кроме кадровых, а также обязанности по курированию отдельных подразделений, так что при четкой организации работы постоянное присутствие руководителя не обязательно.

Иногда в курирование включается и руководитель, однако это нежелательно, так как он оказывается ответственным не только за организацию в целом, но и за ее часть, поскольку может возникнуть проблема "своих" и "чужих".

В отношениях с заместителем руководитель должен придерживаться следующих правил:

• знакомить со своей работой и текущей обстановкой;
• оказывать всестороннюю помощь и поддержку;
• не перегружать текучкой;
• не отстранять полностью от решения кадровых вопросов;
• не отменять без крайней нужды (тем более демонстративно) распоряжений;
• не обсуждать личностные и деловые качества с подчиненными;
• защищать, в том числе перед высшими инстанциями;
• поддерживать вежливый, корректный тон в общении.

Надо иметь в виду, что заместитель - не только подчиненный, но и советник руководителя. Поэтому, наряду с подчинением, между ними имеют место отношения коллегиальности. Желательно, чтобы заместитель обладал иным типом мышления, позволяющим видеть ошибки и промахи шефа; необходимой твердостью, чтобы суметь его поправить, и вместе с тем лояльностью по отношению к нему. Эти положения иллюстрирует следующая таблица.

Заместитель действует в основном от имени руководителя, но несет за это персональную ответственность. Но полностью выполнять обязанности первого лица он может лишь при его длительном отсутствии. Эффективность его работы можно повысить, предоставив ему право принятия самостоятельных решений.

Такое положение обычно узаконивается документально путем издания соответствующего приказа и назначения заместителя временно исполняющим обязанности (ВРИО) руководителя.

Подобная ситуация ставит множество вопросов:

• о величине полномочий, которыми он должен обладать (в частности, о праве подписи);
• лице, которое должно замещать его самого;
• ответственности за принимаемые им решения;
• взаимоотношениях с другими заместителями;
• методах его стимулирования;
• о том, как ему получить необходимые знания и опыт.

ВРИО должен действовать в духе руководителя, сохранять лояльность по отношению к нему, не разглашать конфиденциальную информацию, обладателем которой он становится, исполняя обязанности, и не использовать в корыстных целях и во вред ему возможности своего положения.

По возвращении руководителя он должен сделать обстоятельный доклад, содержащий сведения:

• о наличии подчиненных, их занятости на настоящий момент;
• происшествиях, поступивших сверху распоряжениях, инструкциях и принятых мерах;
• ходе выполнения запланированных мероприятий;
• дополнительно возникших делах, характере действий подчиненных, их оценке.

После доклада руководителю необходимо поблагодарить заместителя за проделанную работу.

"Чистые" исполнители с точки зрения осуществляемых функций делятся:

• на занимающихся основной деятельностью, профильной для данной организации (сборщик на конвейере);

В сфере управления, образования, науки и научного обслуживания исполнителями являются специалисты.

• занимающихся вспомогательной деятельностью, которая обеспечивает осуществление основной (ремонтный рабочий);
• занимающихся обслуживанием всего персонала в целом (сотрудники библиотеки, медицинского пункта, буфета и пр.) или руководителей (личный аппарат).

Личный аппарат руководителя.

1. Референты (имеются только у руководителей самого высокого уровня) постоянно знакомятся с научными и иными сведениями, составляют доклады, пишут статьи, а иногда и книги.
2. Консультанты квалифицированно оценивают качество документов, участвуют в выработке решений с правом совещательного голоса.
3. Помощники подбирают информацию (общую и специальную), необходимую для принятия текущих решений, представляют в удобном для ознакомления виде, составляют отчеты, решают определенные оперативные задачи (распределяют задания подчиненным, проводят совещания, участвуют в разработке планов и пр.).
4. Заведующий канцелярией (офис-менеджер) организует канцелярскую работу, осуществляет техническую подготовку мероприятий, составляет индивидуальные планы работы руководителя и согласовывает их с заинтересованными лицами.
5. Секретари (в крупных организациях их имеют менеджеры высшего и среднего уровня) экономят до 40% времени руководителя, а также время сотрудников, посетителей.

Секретари:

• собирают, хранят и выдают необходимую руководителю информацию, обеспечивают средствами оргтехники, обрабатывают корреспонденцию, готовят повестку дня и ведут протоколы заседаний, осуществляют контроль над документами, хранящимися в кабинете руководителя и в памяти компьютера, их корректировку, обобщение;
• помогают руководителю планировать рабочий день, составляют расписание встреч, график приема посетителей;
• организуют командировки;
• находятся в курсе местопребывания руководителя и его заместителей в каждый данный момент;
• выполняют другие функции в зависимости от особенностей организации.

Важной функцией секретаря является организация приема посетителей и ответы на телефонные звонки. Он должен знать лиц, допускаемых к руководителю в любое время, и тех, с кем его можно немедленно соединять по телефону, согласовывать время неурочного приема, уметь определить, какие вопросы могут решать другие работники, переадресовывать к ним, сообщить их номер телефона; определять, когда можно перезвонить.

Поскольку телефонные разговоры отвлекают 10% времени руководителя и нарушают запланированный ход работы, секретарь помогает "фильтровать" звонки, оценивать их с точки зрения важности и срочности.

У сторонних посетителей секретарь должен выяснить, по какому поводу человек ищет встречи, согласовано ли посещение заранее; если нет, то записать на прием, подумать, кто еще может решить эти проблемы; зафиксировать в специальной книге дату и час приема, фамилию и должность посетителя, название организации, где он работает, номер телефона, по которому его можно найти, сообщить свою фамилию и телефон для справок.

В отсутствии руководителя секретарь должен фиксировать телефонные переговоры в блокноте с отрывными листами и передавать руководителю соответствующую информацию.