Электронные формы и документы

1.3. Сведения о документе, шаблоны и сценарии

Чтобы ускорить создание образовательных решений, предоставляются разнообразные готовые шаблоны, которые помогут быстро разработать распространенные приложения. Шаблоны и сценарии являются "готовыми архитектурными стилями и схемами", которые помогают выбрать структуру, которая лучше всего подходит для существующих потребностей.

Шаблоны и сценарии для Office. На сайте Шаблоны Office Online можно найти тысячи шаблонов Office, предназначенных для всевозможных потребностей.

Область сведений о документе сопровождает документ и индексируется системами поиска при его публикации. Поэтому это одна из наиболее важных форм сопровождающих документ и описывающая его автора и тему, поисковые реквизиты. При создании документа не забывайте ее сформировать.

Добавление сведений в область сведений о документе

Свойства, отображаемые в области сведений о документе, нельзя изменить, если не добавить пользовательские свойства с помощью формы Microsoft Office InfoPath. Некоторые пользовательские свойства можно добавить, нажав кнопку Дополнительные свойства вверху слева в области сведений о документе, но эти свойства не появятся в области сведений о документе и в самом документе.

Нажмите кнопку Microsoft Office, щелкните Подготовка, а затем выберите Свойства.

Область сведений о документе открывается над документом. Заполните сведения, которые нужно сохранить с документом.

Добавление элементов управления свойством в документ

• Щелкните в документе место, куда нужно добавить элемент управления свойством.
• На вкладке Вставка в группе Текст щелкните Быстрая вставка.
• Щелкните Свойство документа и щелкните нужный элемент управления.

Например, нужно добавить в документ элемент управления свойством Адрес компании. Если элемент управления свойством Адрес компании появляется повсюду в документе, как, например, в контракте, можно обновить один элемент управления, и все элементы управления свойством Адрес компании обновятся.

Обновление свойств документа

Свойства документа можно обновить в области сведений о документе. Можно также обновить элемент управления свойством в документе, тогда все элементы управления этого типа также обновятся, так же как и область сведений о документе.

Обновление свойств в области сведений о документе

При обновлении свойств в области сведений о документе эти свойства будут обновлены во всех местах, где они появляются в документе.

Нажмите кнопку Microsoft Office, выберите пункт Подготовка и затем щелкните Свойства.

Просмотр и изменение любых сведений о документе в области сведений о документе.

Обновление элементов управления свойством документа в документе

При обновлении свойств в документе эти свойства будут также обновлены в области сведений о документе. ПРИМЕЧАНИЕ. В области сведений о документе отображаются только те элементы управления свойством, которые можно добавлять в документ.

• Выделите в документе элемент управления свойством, который нужно изменить. Например, нужно изменить в документе "Адрес организации".
• Измените сведения. При изменении сведений в одном элементе управления эти сведения меняются во всех элементах управления в этом документе.

Сценарии для Excel

• Учет. Можно использовать мощные возможности вычислений Excel для различных финансовых документов, например для отчета о движении денежных средств, отчета о доходах или отчета о прибылях и убытках.
• Составление бюджета. В Excel можно создавать как личный бюджет, так и бюджеты компании, например план выделения средств на маркетинг, бюджет мероприятия или пенсионных отчислений.
• Выставление счетов и продажи. Excel также полезно применять для управления данными о выставлении счетов и продажах. Можно легко создавать нужные формы, например счета, отборочные накладные или заказы на покупку.
• Отчеты. В Excel можно создавать различные типы отчетов, в которых анализируются или обобщаются данные, например отчеты о ходе выполнения проекта, прогнозах или текущих расхождениях.
• Планирование. Excel прекрасно подходит для создания профессиональных планов или удобных планировщиков, таких как расписание занятий на неделю, план маркетинговых исследований, план налогообложения, а также планы отпусков, вечеринок или приготовления пищи на неделю.

Панели мониторинга административно-управленческой аналитики

Преподаватель имеет доступ к нескольким панелям мониторинга, которые предоставляют актуальные данные для учебного заведения. Для оценки производительности процесса на основной панели используются ключевые индикаторы производительности, такие как цели продаж, целевой доход и удельная прибыль, на основе данных за месяц. Дополнительные панели мониторинга содержат новости рынка, что позволяет анализировать финансовые риски для текущих и новых проектов. А также отображают диаграммы важных финансовых данных для оценки различных инвестиционных портфелей.

Сценарии и шаблоны для InfoPath

• Шаблон "Основные фонды" Учет основных фондов, например компьютерного оборудования, и данных о их местонахождении.
• Шаблон "Повестка собрания" Организация и подведение итогов собраний. Использовать этот шаблон формы для определения пунктов повестки и для записи итогов собрания, решений и поручений.
• Шаблон "Отчет о состоянии" Отслеживание хода выполнения и проблем для проектов и поручений участника группы. Отдельные отчеты о состоянии могут объединяться в один отчет, чтобы руководители могли создать полный отчет о состоянии для группы.
• Шаблон "Запрос на поездку" Запрос на организацию деловой поездки, в том числе приобретение билетов и бронирование гостиницы.
• Шаблон "Авансовый отчет" Форма авансового отчета с различными встроенными бизнес-правилами проверки, которую можно заполнять локально или в сети, что особенно полезно для сотрудников, которые часто находятся в пути.
• Сценарий обработки страховых исков позволяет клиентам, страховым агентам и другим организациям использовать веб-формы для обработки страховых исков. В дополнение к подаче заявок по телефону, клиенты могут отправлять заявки, заполнив форму в Интернете. Используйте интегрированный процесс утверждения, чтобы дать агентам возможность быстро определять состояние работы других сторон над заявкой и выяснять, завершил ли оценщик процесс утверждения.
• Сценарий подачи заявок на получение разрешений Заполнение заявок на получение разрешений через веб-браузер, которое упрощает процесс, так что подрядчикам больше не требуется приезжать в государственное учреждение для подачи заявок.
• Сценарий управления запасами Простая и эффективная отправка запроса к широкой сети поставщиков для проверки наличия запасов и повышения точности оценки запасов.
• Сценарий исследования рынка Упрощение исследования рынка с помощью шаблона формы, предназначенного для сбора и записи отзывов клиентов, который обеспечивает единообразие данных и позволяет формализовать их.