Работа с презентацией

Для эффективной работы с Microsoft PowerPoint необходимо ознакомиться с основными функциями программы, включая создание презентации с помощью шаблонов оформления, создание слайда и ввод текста, вставку слайдов из других презентаций, реорганизацию презентации и добавление заметок докладчика.

Предположим, что владелец компании "Все для сада" решил воспользоваться PowerPoint для разработки презентации, анонсирующей курсы садоводов для потенциальных клиентов. На первом этапе нужно создать презентацию и ввести в нее сведения, относящиеся к начальному курсу "Пересадка дерева". Сотрудники компании подготовили несколько слайдов, которые предполагается включить в презентацию.

В этой лекции вы начнете работу над презентацией, воспользовавшись шаблоном оформления, введете текст в слайд, создадите несколько новых слайдов, вставите слайды из других презентаций, разместите их в нужном порядке, введете заметки докладчика и создадите новую папку, предназначенную для хранения презентаций.

Создание презентации с помощью шаблона оформления

В некоторых случаях удобнее начать работу над презентацией, не прибегая к услугам мастера Автосодержания. При этом можно воспользоваться как пустой презентацией, так и шаблоном оформления. Шаблон оформления представляет собой профессионально оформленный слайд, включающий фоновый рисунок, цветовую схему и шрифты, к которому остается только добавить текст. Программа PowerPoint включает большой набор шаблонов оформления, но при желании можно создать собственный. Помимо шаблонов, PowerPoint позволяет выбрать макет для каждого слайда (например, слайд с диаграммой), щелкнув на одном из образцов, представленных на панели задач Разметка слайда (Slides Layout) в правой части экрана. При перемещении указателя по образцам на экране отображаются названия макетов.

В этом упражнении вы создадите презентацию курсов садоводов с помощью шаблона оформления.

На панели задач щелкните на кнопке Пуск (Start), укажите на команду Все программы (Programs), а затем щелкните на Microsoft PowerPoint. Откроется окно программы Microsoft PowerPoint.

В меню Вид (View) щелкните на команде Область задач (Task Panels). Если нужно, отобразите область задачи Создание презентации (New Presentation).

В области задач Создание презентации (New Presentation) щелкните на варианте Из шаблона оформления (From Design Template). Появится область задач Дизайн слайда (Slide Design), содержащая образцы шаблонов оформления, упорядоченных по алфавиту.Совет. Чтобы создать новую презентацию или воспользоваться мастером, откройте область задач Создание презентации (New Presentation), а затем щелкните на варианте Новая презентация (Blank Presentation) или Из мастера автосодержания (From AutoContent Wizard). В области задач Дизайн слайда (Slide Design) представлены те же шаблоны, которые использует мастер.

В области задач Дизайн слайда (Slide Design) укажите на шаблон оформления. Имя шаблона отобразится в экранной подсказке, а справа от шаблона появится стрелка, направленная вниз.

На панели задачи Дизайн слайда (Slide Design) щелкните на стрелке справа от шаблона. Появится меню команд, позволяющих применить шаблон ко всей презентации или выделенным слайдам, а также изменить размер шаблонов на панели задачи

Щелкните на команде Показать крупные эскизы (Show Large Previews). Масштаб отображения шаблонов увеличится, что облегчает выбор нужного варианта оформления слайда.

На панели задачи Дизайн слайда (Slide Design) перетащите бегунок по вертикальной полосе прокрутки вниз, пока не появится шаблон Клен (Maple), и щелкните на нем. На панели Слайд (Slide) отобразится титульный слайд, оформленный в соответствии с выбранным шаблоном.

Щелкните на стрелке справа от шаблона оформления, щелкните на команде Показать крупные эскизы (Show Large Previews), чтобы отобразить шаблоны в уменьшенном размере, а затем перетащите бегунок в самый верх вертикальной полосы прокрутки.

На панели задачи Дизайн слайда (Slide Design) щелкните на стрелке Другие области задач (Other Task Panes), чтобы отобразить список панелей, и щелкните на Разметка слайда (Slide Layout). Появится панель задачи Разметка слайда (Slide Layout), на которой представлены макеты, которые можно применить к выделенным слайдам. По умолчанию к слайду, представленному на панели Слайд (Slide), применен макет Титульный слайд (Title Slide).

В области задач Разметка слайда (Slide Layout) щелкните на макете Только заголовок (Only Title) в разделе Макеты текста (Text Layouts). PowerPoint применит макет Только заголовок (Only Title) к выделенному слайду.

В области задачи Разметка слайда (Slide Layout) щелкните на макете Титульный слайд (Title Slide). PowerPoint применит выбранный макет к выделенному слайду.

В области задачи Разметка слайда (Slide Layout) поочередно укажите на несколько макетов и прочитайте описание каждого.

В области задачи Разметка слайда (Slide Layout) щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть панель.

На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Сохранить (Save). Появится диалоговое окно Сохранение документа (Save As).

В поле Имя файла (File Name) введите DesignTemp.

Перейдите к папке Office XP SBS, щелкните дважды на папке PowerPoint, а затем щелкните дважды на папке Chap14.

Щелкните на кнопке Сохранить (Save). PowerPoint сохранит презентацию DesignTemp.

В окне презентации щелкните на кнопке Закрыть окно (Close Window). Презентация DesignTemp закроется.

Ввод текста в слайд

Ввод текста в презентацию, включая заголовки и подзаголовки, осуществляется в режиме Обычный (Normal). При этом можно пользоваться как панелью Слайд (Slide), так и вкладкой Структура (Outline). Но, если на вкладке Структура (Outline) отображается только содержание слайда, панель Слайд (Slide) дает представление о расположении текста на слайде. Титульный слайд, представленный на панели Слайд (Slide), включает два текстовых поля, называемых заполнителями. Верхнее поле предназначено для заголовка, а нижнее - для подзаголовка. После ввода текста заполнитель становится текстовым объектом (то есть, объектом слайда, содержащим текст).

В этом упражнении вы введете текст в первый слайд презентации, посвященной садоводческим курсам.

На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Открыть (Open). Появится диалоговое окно Открытие документа (Open).

Перейдите к папке Office XP SBS, щелкните дважды на папке PowerPoint, щелкните дважды на папке Chap14, а затем щелкните дважды на файле EnterText. Откроется презентация EnterText, отображающая слайд 1 в обычном режиме.

На панели Слайд (Slide) щелкните на заполнителе Заголовок слайда (Click to add title). Вокруг заполнителя появится рамка выделения, указывающая, что можно вводить и редактировать текст. Текст заполнителя исчезнет, а вместо него появится курсор.

Введите Как пересадить дерево. Обратите внимание, что введенный текст отображается также на вкладке Структура (Outline). Если на левой панели вместо структуры представлены миниатюры слайдов, щелкните на вкладке Структура (Outline).Совет. Если вы сделали опечатку, нажмите на клавишу (Backspace), чтобы удалить ее, а затем введите правильный текст.

Щелкните на заполнителе Подзаголовок слайда (Click to add subtitle). Будет выделен объект подзаголовка.

Введите Кэтрин Тернер и нажмите (Enter).

Введите

На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Сохранить (Save), чтобы сохранить презентацию.

В окне презентации щелкните на кнопке Закрыть окно (Close Window). Презентация EnterText закроется.

Создание слайда

Существуют два простых способа добавить в презентацию слайды: щелкнув на кнопке Создать слайд (New Slide) на панели инструментов Форматирование или щелкнув на команде Создать слайд (New Slide) в меню Вставка (Insert). В обоих случаях PowerPoint вставит в презентацию новый слайд, разместив его после текущего, и появится панель Разметка слайда (Slides Layout), содержащая 27 стандартных макетов. Чтобы применить один из макетов к новому слайду, достаточно щелкнуть на нем.

После того как слайд создан, в него можно ввести заголовок и текст, воспользовавшись панелью Слайд (Slide) или вкладкой Структура (Outline) на панели Структура/Слайды (Outline/Slides). На вкладке Структура (Outline) каждый слайд отображается в виде значка, справа от которого располагается заголовок, а ниже - текст слайда, сдвинутый вправо по отношению к заголовку. Чтобы ввести текст в структуру, щелкните в нужной позиции и начните печатать. Можно также, редактируя структуру, создать новый слайд, если поместить курсор справа от заголовка слайда и нажать (Enter).

В этом упражнении вы создадите новый слайд и введете в него текст, воспользовавшись панелью Слайд (Slide). Затем, переключившись на вкладку Структура (Outline) на панели Структура/Слайды (Outline/Slides), вы внесете изменения в существующий слайд, создадите новый слайд и введете в него текст.

На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Открыть (Open). Появится диалоговое окно Open (Открытие документа).

Перейдите к папке Office XP SBS, щелкните дважды на папке PowerPoint, щелкните дважды на папке Chap14, а затем щелкните дважды на файле NewSlide. Откроется презентация NewSlide, отображающая слайд 1 в обычном режиме.

На панели инструментов Форматирование щелкните на кнопке Создать слайд (New Slide). На панели Слайд (Slide) отобразится пустой слайд, вставленный после текущего. На вкладке Структура (Outline) появится значок нового слайда и откроется панель задачи Разметка слайда (Slides Layout), если она отсутствовала до этого. По умолчанию к новому слайду применяется макет Заголовок и текст (Title and Text), включающий заголовок и маркированный список. В строке состояния отобразится текст Слайд 2 из 2 (Slide 2 of 2).

Введите Первые шаги. Обратите внимание, что изменения, производимые на панели Слайд (Slide), отображаются на вкладке Структура (Outline). PowerPoint позволяет выполнять все действия по созданию слайда как в режиме слайда, так и структуры.Совет. Если начать ввод текста в пустой слайд, не выделив предварительно нужный объект, PowerPoint введет текст в заголовок.

В области задачи , а затем щелкните на вкладке Структура (Outline) на панели Структура/Слайды (Outline/Slides).

На вкладке Структура (Outline) поместите указатель (который примет I- образную форму) в пустую область справа от заголовка слайда 2, а затем щелкните, чтобы поместить в эту позицию курсор.

Нажмите (Enter). На панели слайдов отобразится новый слайд, а на панели структуры появится значок нового слайда, рядом с которым располагается курсор.

Нажмите на клавишу (Tab). Курсор сместится вправо, а вместо значка нового слайда на слайде 2 появится серый маркер, соответствующий первому элементу маркированного списка.

Введите Выберите подходящее для пересадки время и нажмите (Enter). Появится второй элемент маркированного списка. Обратите внимание, что после того, как вы ввели текст и нажали на клавишу (Enter), маркер стал черным. Текст, не уместившийся в строке, автоматически переносится в следующую строку, не требуя нажатия на клавишу (Enter).

Введите Подготовьте почву и нажмите (Enter), чтобы вставить новый маркер.

Введите Подготовьте корни и нажмите (Enter), чтобы вставить новый маркер.

На панели инструментов .Важно. Если панель инструментов Структура (Outlining) отсутствует на экране, в меню Вид (View) укажите на команду Панели инструментов (Toolbars), а затем щелкните на Структура (Outlining). PowerPoint создаст новый слайд. Вместо маркера появится значок слайда, рядом с которым располагается курсор.

Введите Транспортировка дерева и нажмите (Enter). Появится значок нового слайда.

Нажмите на клавишу (Tab). PowerPoint создаст первый элемент маркированного списка на слайде 3.

Введите Действуйте деликатно и нажмите (Enter). Появится новый маркер.

Введите Не торопитесь, нажмите (Enter) и введите Соблюдайте осторожность.

Нажав и удерживая клавишу (Ctrl), нажмите (Enter). Появится новый слайд.

Введите Выводы, нажмите (Enter) и нажмите (Tab). PowerPoint создаст первый элемент маркированного списка на слайде 4.

Введите Составьте план и нажмите (Enter). Появится новый маркер.

Введите Продумайте все детали и нажмите (Enter). Появится новый маркер.

Введите

На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Сохранить (Save), чтобы сохранить презентацию.

В окне презентации щелкните на кнопке Закрыть окно (Close Window). Презентация NewSlide закроется.

Вставка слайдов из других презентаций

При разработке презентации можно сэкономить немало времени, если воспользоваться готовыми слайдами из других презентаций. Вставляя слайды, PowerPoint автоматически настраивает их под цветовую схему и оформление текущей презентации, избавляя пользователя от необходимости вносить множество изменений.

В этом упражнении вы вставите в слайды из одной презентации в другую.

На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Открыть (Open). Появится диалоговое окно Open (Открытие документа).

Перейдите к папке Office XP SBS, щелкните дважды на папке PowerPoint, щелкните дважды на папке Chap14, а затем щелкните дважды на файле InsertSlide. Откроется презентация InsertSlide, отображающая слайд 1 в обычном режиме.

На вкладке Структура (Outline) поместите указатель (который примет I- образную форму) на слайд 4 и щелкните справа от последнего элемента списка, чтобы поместить в эту позицию курсор.

В меню Вставка (Insert) щелкните на команде Слайды из файлов (Slides From Files). Появится диалоговое окно Поиск слайдов (Slide Finder).

Если нужно, щелкните на вкладке Поиск презентации (Find Presentation), а затем щелкните на кнопке Обзор (Browse). Появится диалоговое окно Обзор (Browse).

Перейдите к папке Office XP SBS, щелкните дважды на папке PowerPoint и щелкните дважды на папке Chap14.

В списке файлов щелкните на файле SlideInsert, а затем щелкните на кнопке Открыть (Open). Снова появится диалоговое окно Поиск слайдов (Slide Finder).

Если нужно, щелкните на кнопке Показать (Display), чтобы отобразить слайды в области просмотра.

Поочередно щелкните на слайдах 2 и 3, щелкните на правой стрелке прокрутки, а затем щелкните на слайде 4, чтобы выделить слайды, которые нужно вставить.Совет. Если вы используете одни и те же слайды в нескольких презентациях, можно воспользоваться кнопкой Поместить в папку "Избранное" (Add to Favorites), чтобы добавить выделенные слайды на вкладку Избранное (List of Favorites) диалогового окна Поиск слайдов (Slide Finder).

Щелкните на кнопке Вставить (Insert). PowerPoint вставит выделенные слайды в презентацию вслед за текущим слайдом.

Щелкните на кнопке Закрыть (Close). Вставленные слайды появятся на вкладке Структура (Outline), а последний из них отобразится на панели Слайд (Slide).

На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Сохранить (Save), чтобы сохранить презентацию.

В окне презентации щелкните на кнопке Закрыть окно (Close Window). Презентация InsertSlide закроется.