Управление, поиск и хранение сообщений

Разбить на страницы

Показывать лекцию целиком

Управление сообщениями с применением цветов

Цветовое управление сообщениями может помочь вам легко отделять сообщения, отправленные или полученные от отдельного пользователя. Вы также можете настроить отображение сообщений, отправленных непосредственно вам, так, чтобы они отображались определенным цветом, выделяясь, таким образом, среди других сообщений, отправленных по списку рассылки. Например, вы можете выделить все сообщения от вашего начальника красным цветом, а сообщения из финансового отдела - зеленым.

NextShow

В этом упражнении вы будете применять цвета к сообщениям.

Отобразите Список папок (Folder List), выбрав в меню Вид (View) пункт Список папок (Folder List). Появится Список папок (Folder List).

В Списке папок (Folder List) щелкните на папке Входящие (Inbox)

, войдите в меню Сервис (Tools) и выберите Организовать (Organize). Появится область Настройка папки Входящие (Ways to Organize Inbox).

В области Настройка папки Входящие (Ways to Organize Inbox) щелкните на строке По цвету (Using Colors). Отобразится вкладка По цвету (Using Colors), как показано на рисунке ниже.

Щелкните на сообщении "Предстоящая демонстрация" от Catherine Turner.

Убедитесь, что в секции Окрасить сообщения (Color Messages) в первом поле выбрана опция Полученные от (From), а во втором поле выбрано Catherine Turner.

Во втором поле выберите из списка Темно-красный и нажмите кнопку Включить (Apply Color). Указанные сообщения отобразятся выбранным цветом.

В области Настройка папки Входящие (Ways to Organize Inbox), щелкните на кнопке Автоформатирование (Automatic Formatting). Появится диалоговое окно Автоматическое форматирование (Automatic Formatting).

В списке Правила для данного представления (Rules for this view) выберите Сообщения, полученные от Catherine Turner (Mail received from Catherine Turner), и нажмите кнопку . Правило "Сообщения, полученные от Catherine Turner" будет удалено.

В диалоговом окне Автоматическое форматирование (Automatic Formatting) нажмите OK. Диалоговое окно закроется.

Нажмите кнопку со значком (X) в правом верхнем углу области Настройка папки Входящие (Ways to Organize Inbox), чтобы закрыть ее.

Закройте . Список папок (Folder List) закроется.

Поиск сообщений

Если у вас возникают проблемы с поиском сообщений в папке Входящие (Inbox) или в других папках с сообщениями, вы можете находить их с помощью следующих функций Outlook: Найти (Find) и Расширенный поиск (Advanced Find). Вы можете искать сообщения в одной папке, выбрать группу папок, или искать сообщения во всех ваших папках. Вам также предоставляется возможность поиска текста в теле сообщения или поиск только по полю "Тема".

Чтобы облегчить поиск сообщений, вы можете создать категории и присваивать сообщения к ним. С помощью категорий вы можете объединять сообщения по общим критериям. Outlook содержит набор предопределенных категорий, но вы также можете создавать ваши собственные категории. Например, вы можете присвоить сообщениям о поступлениях и платежах категорию "Финансовая", или объединить сообщения, связанные с расписанием платежей и платежной документацией, в категорию "Платежная ведомость".

NextShow, ReNextShow

В этом упражнении вы будете искать сообщения с использованием функции Поиск (Find), создадите категорию, присвоите ей сообщения, а также осуществите поиск сообщений с помощью Расширенного поиска (Advanced Find).

На панели инструментов нажмите кнопку Найти (Find). Над папкой Входящие (Inbox) появится область Найти (Find).

В строке Просмотреть (Look for) области Найти (Find)

введите Демонстрация (слово, в существовании которого в тексте внутри папки Входящие [Inbox] вы уверены). Затем нажмите кнопку Найти (Find Now). Outlook произведет поиск среди ваших сообщений и отобразит только те из них, в которых содержится введенное слово.

Чтобы снова отобразить все сообщения, нажмите кнопку Очистить (Clear). Отобразятся все ваши сообщения.

В папке Входящие (Inbox) щелкните на сообщении "Предстоящая демонстрация" от Catherine Turner, войдите в меню Правка (Edit) и выберите Категории (Categories). Появится диалоговое окно Категории (Categories).

В строке Элемент принадлежит следующим категориям (Item[s] belong to these categories), после записи Учебные файлы (Practice Files), введите ; (точку с запятой) и далее Домашняя демонстрация в качестве имени новой категории, и нажмите кнопку Добавить (Add to List). Категория добавится к списку и будет автоматически выбрана для сообщения.

В диалоговом окне Категории (Categories) нажмите OK. Сообщение будет приписано к новой категории.

В области Найти (Find) нажмите кнопку Параметры (Options) и выберите в ниспадающем списке Параметры (Options) пункт Расширенный поиск файлов (Advanced Find), чтобы открыть диалоговое окно Как видите, можно осуществлять поиск несколькими способами.

В диалоговом окне Расширенный поиск (Advanced Find) откройте вкладку Другие условия (More Choices).

Отобразится вкладка Другие условия (More Choices).

Нажмите кнопку Категории (Categories).

Появится диалоговое окно Категории (Categories).

В списке Имеющиеся категории (Available categories) отметьте галочкой категорию Домашняя демонстрация и нажмите OK.

Диалоговое окно Категории (Categories) закроется, и вы вернетесь к диалоговому окну Расширенный поиск (Advanced Find).

Ваша категория появится в строке Категории (Categories), как показано на рисунке ниже.

Нажмите кнопку Найти (Find Now).

Outlook произведет поиск среди ваших сообщений и отобразит внизу окна Расширенный поиск (Advanced Find) список найденных элементов.

Закройте диалоговое окно Расширенный поиск (Advanced Find), нажав в нем кнопку Закрыть (Close).

Хранение и архивация сообщений

По мере того как в папке Входящие (Inbox) и в других папках будут накапливаться сообщения, вам придется решать вопрос о более рациональном способе их хранения. Например, вы можете заархивировать (archive) все сообщения, отправленные или полученные ранее определенной даты, или сохранить все сообщения, относящиеся к проекту, как файлы на жестком диске. В Outlook вы можете хранить ваши сообщения в текстовом формате или в виде файлов HTML на жестком диске, либо архивировать сообщения в отдельном файле сообщений Outlook. Архивация сообщений в отдельном файле сообщения Outlook помогает вам упорядочивать сообщения и управлять размером основного файла сообщения, позволяя, вместе с тем, беспрепятственно работать с заархивированными сообщениями из Outlook.

Вы можете архивировать сообщения вручную либо автоматически. Когда заархивированные сообщения перемещаются в отдельный файл, сообщения удаляются из их исходных папок. По умолчанию Outlook автоматически архивирует сообщения во всех папках через определенные промежутки времени в месте, установленном вашей операционной системой. Вы можете изменить общие настройки по умолчанию функции Автоархивации (AutoArchive) и выбрать настройки для отдельных папок. Настройки архивации, установленные для отдельной папки, игнорируют общие настройки для этой папки. Если вы не указали настройки aвтоархивации для папки, Outlook будет использовать общие настройки. Schedule, OrderStatus

В этом упражнении вы сохраните сообщение как текстовый файл, сохраните сообщение в файле HTML, проведете архивацию сообщений вручную и установите параметры автоматической архивации.

В папке Входящие (Inbox) щелкните на сообщении "Состояние заказа" от Kim Yoshida и в меню Файл (File) выберите Сохранить как (Save As). Появится диалоговое окно Сохранить как (Save As), как показано на рисунке ниже.

По умолчанию сообщения сохраняются в виде файлов HTML в папке Мои Документы (My Documents).Совет. Диалоговое окно Сохранение элемента (Save As) отобразит содержимое папки Мои документы (My Documents). Если включено отображение расширений файлов, именем файла в строке Имя файла (File Name) будет OrderStatus.htm.

В диалоговом окне Сохранение элемента (Save As) нажмите кнопку Сохранить (Save). Сообщение будет сохранено в папке Мои документы (My Documents).

В папке Входящие (Inbox) щелкните на сообщении "План поездки" от Kim Yoshida и в меню Файл (File) выберите Сохранить как (Save As). Появится диалоговое окно Сохранение элемента (Save As).

Нажмите кнопку списка в строке Тип файла (Save as type), выберите Только текст (Text Only) в появившемся списке и нажмите кнопку Сохранить (Save). Сообщение будет сохранено в папке Мои документы (My Documents).

В меню Пуск (Start) наведите указатель мыши на пункт Документы (Documents) и выберите Мои документы (My Documents). Откроется папка Мои документы (My Documents), содержащая сохраненные вами сообщения.

Дважды щелкните на сохраненном вами файле HTML, обозначенном значком веб-страницы

. Сообщение откроется в вашем браузере.

Если сообщение имело какое-либо форматирование, формат HTML сохранит его.

Закройте окно браузера.

В папке Мои документы (My Documents) дважды щелкните на сохраненном вами текстовом файле, обозначенном значком текстового документа. Сообщение откроется в .

Закройте Блокнот (Notepad).

Закройте папку Мои документы (My Documents).

Теперь попробуйте заархивировать сообщения. В Outlook войдите в меню Сервис (Tools) и выберите Параметры (Options). Появится диалоговое окно Параметры (Options).

Откройте вкладку Дополнительно (Other) и нажмите кнопку Автоархивация (AutoArchive). Появится диалоговое окно Автоархивация (AutoArchive)

Просмотрите настройки aвтоархивации по умолчанию. Обратите внимание на интервал времени, через который будет происходить архивация, возраст данных, начиная с которого элементы будут архивироваться, и путь к папке в строке Перемещать старые элементы в папку (Move old items to). Затем нажмите Отмена (Cancel). Диалоговое окно Автоархивация (AutoArchive) закроется.Совет. С помощью функции очистки почтового ящика (Mailbox Cleanup) вы можете посмотреть размер вашего почтового ящика, найти и удалить старые элементы, большие по размеру, чем установленный предел, запустить aвтоархивацию или просмотреть и очистить папку Удаленные (Deleted Items). В меню Сервис (Tools) выберите Очистка почтового ящика (Mailbox Cleanup).

В диалоговом окне Параметры (Options) нажмите кнопку Отмена (Cancel). Диалоговое окно Параметры (Options) закроется.

Откройте Список папок (Folder List), выбрав его в меню Вид (View). Отобразится Список папок (Folder List).

В Списке папок (Folder List) щелкните на папке Отправленные (Sent Items).

В меню Файл (File) наведите указатель мыши на пункт Папка (Folder) и выберите Свойства для "Отправленные" (Properties for "Sent Items"). Появится диалоговое окно Свойства папки "Отправленные" (Sent Items Properties).

Откройте вкладку Автоархивация (AutoArchive). Отобразятся параметры aвтоархивации.

Выберите опцию Архивировать папку со следующими настройками (Archive this folder using these settings).

В поле Удалять элементы старше (Clean out items older than) выберите 4 и мес. (Month).

Убедитесь, что выбрана опция Перемещать старые элементы в папку по умолчанию (Move old items to default archive folder), и нажмите OK. Диалоговое окно Свойства папки "Отправленные" (Sent Items Properties) закроется. Элементы в папке Отправленные (Sent Items) будут заархивированы согласно новым настройкам, а элементы во всех остальных папках будут заархивированы согласно общим настройкам.

Теперь вы настроите Outlook на архивацию ваших сообщений согласно вашим настройкам. В меню Файл (File) выберите Архивировать (Archive). Появится диалоговое окно Архивация (Archive), как показано на рисунке ниже.

Убедитесь, что выбрана опция Архивировать эту папку и все вложенные папки (Archive this folder and all subfolders) и что в списке выбрана папка Отправленные (Sent Items).

В списке Архивировать элементы, созданные до (Archive Items older than) выберите дату, более позднюю, чем некоторые сообщения в вашей папке Отправленные (Sent Items), и нажмите OK. Outlook заархивирует сообщения в папке Отправленные (Sent Items) согласно вашим настройкам.

В Списке папок (Folder List) дважды щелкните на каталоге Архивные папки (Archive Folders), чтобы развернуть его, и щелкните на папке Отправленные (Sent Items), находящейся в этом каталоге. Отобразится содержимое заархивированной папки Отправленные (Sent Items). (Элементы, скопированные в папки Outlook, архивируются согласно дате их копирования в папку, а не по дате их создания.)

В меню Правка (Edit) выберите Выделить все (Select All). Outlook выделит все сообщения в заархивированной папке Отправленные (Sent Items).

На панели инструментов нажмите кнопку Переместить в папку (Move to Folder) и выберите в появившемся списке папку Отправленные (Sent Items). Сообщения переместятся обратно в папку Отправленные (Sent Items).

На панели Outlook щелкните на значке папки Входящие (Inbox). Отобразится содержимое папки Входящие (Inbox).

В Списке папок (Folder List) щелкните на папке Отправленные (Sent Items).

Откройте вкладку Автоархивация (AutoArchive). Отобразятся параметры aвтоархивации.

Выберите опцию Не архивировать элементы этой папки (Do not archive items in this folder) и нажмите OK. Диалоговое окно Свойства папки "Оправленные" (Sent Items Properties) закроется.

Закройте Список папок (Folder List), затем закройте область Найти (Find). После этого войдите в меню Файл (File) и выберите Выход (Exit), чтобы выйти из Outlook.

Страницы: