Работа с электронными сообщениями

Сегодня в деловом мире электронная почта является одним из основных средств связи. Но если вы регулярно пользуетесь электронной почтой и получаете большие объемы сообщений, этим массивом сложно управлять. В Microsoft Outlook 2002 предусмотрено множество возможностей, облегчающих организацию, поиск и хранение электронных сообщений.

Вы можете выбрать удобный для поиска, чтения и создания ответов способ представления сообщений. Можно упорядочивать сообщения в папках, осуществлять поиск сообщений по категории или по другому критерию, а также архивировать сообщения в Outlook и на жестком диске.

Настройка просмотра сообщений

В папке Входящие (Inbox) может содержаться много сообщений, поэтому целесообразно упорядочить их. В Outlook вы можете настроить вид сообщений, группировать и сортировать их. После этого легко вам будет определить, какие сообщения наиболее важны, какие могут быть удалены, и на какие письма вы еще не ответили.

Независимо от выбранного вами представления (View), вы можете сортировать ваши сообщения по любому столбцу, просто щелкнув на его заголовке. По умолчанию, сообщения в папке Входящие (Inbox) сортируются по дате получения в убывающем порядке - недавно полученные сообщения располагаются в верхней части списка. Однако вы также можете сортировать столбцы в порядке возрастания или убывания. Вы можете группировать ваши сообщения по содержимому любого столбца - по отправителю сообщения, по теме и т.д.

Если программа Outlook не запущена, запустите ее. Затем, если необходимо, разверните окно Outlook.

В папке Входящие (Inbox) щелкните на заголовке столбца От (From). Outlook отсортирует сообщения по имени отправителя в порядке возрастания.

Щелкните на заголовке столбца От (From) еще раз. Outlook отсортирует сообщения в порядке убывания.

Щелкните на заголовке столбца Получено (Received). Outlook отсортирует сообщения по дате получения в порядке убывания.

Щелкните правой кнопкой мыши на заголовке столбца Тема (Subject) и выберите в появившемся меню Группировать по этому полю (Group By This Field). Outlook сгруппирует ваши сообщения по теме и отсортирует темы в порядке возрастания.Заметьте, что справа от темы в каждой группе указывается полное число непрочитанных сообщений в группе.Совет. Непрочитанные сообщения внешне отличаются от прочитанных выделением жирным шрифтом и значком закрытого конверта. Если в вашей папке Входящие (Inbox) нет непрочитанных сообщений, для выполнения этого упражнения щелкните правой кнопкой мыши на сообщении и в появившемся меню выберите Пометить как непрочтенные (Mark as Unread). Заголовок сообщения в папке Входящие (Inbox) выделится жирным шрифтом, и значок этого сообщения сменится на значок закрытого конверта.

Щелкните на значке (+) слева от строки Тема (Subject): Предстоящая демонстрация. Отобразятся сообщения в группе под этой темой.

В строке Группировать по (Group By) нажмите кнопку Тема (Subject). Темы будут отсортированы в убывающем порядке.

В строке Группировать по (Group By) щелкните правой кнопкой мыши на кнопке Тема (Subject) и выберите из появившегося меню Не группировать по этому полю (Don't Group By This Field). Сообщения больше не сгруппированы по темам.

Щелкните правой кнопкой мыши на заголовке любого столбца и выберите в появившемся меню Область группировки (Group By Box). Область группировки исчезнет.

Если в папке Входящие (Inbox) нет сообщений, отображаемых жирным шрифтом (это означает, что они еще не прочитаны), щелкните правой кнопкой мыши на сообщении "Состояние заказа от Kim Yoshida" и выберите в появившемся меню Пометить как непрочтенные (Mark as Unread).

В меню Вид (View) наведите указатель мыши на пункт Текущее представление (Current View) и выберите Непрочитанные сообщения (Unread Messages). Outlook отфильтрует сообщения так, что будут отображаться только непрочитанные сообщения.Ярлык папки (Folder Banner) указывает на то, что был применен фильтр (filter). (Если в папке Входящие [Inbox] нет непрочитанных сообщений, он будет пуст.)

В меню Вид (View) наведите указатель мыши на пункт Текущее представление (Current View) и выберите Сообщения (Messages). Фильтр сообщений будет отключен.Совет. Область Настройки папки Входящие (Ways to Organize Inbox) является альтернативным средством настройки представления сообщений. В меню Сервис (Tools) выберите Организовать (Organize), чтобы открыть эту область. Затем щелкните на строке По представлению (Using Views) и выберите представление из списка.

В меню Вид (View) наведите указатель мыши на пункт Текущее представление (Current View) и выберите Изменить текущее представление (Customize Current View). Появится диалоговое окно Сведения о представлении (View Summary).

Нажмите кнопку Поля (Fields). Появится диалоговое окно Поля (Fields).

В списке Имеющиеся поля (Available fields) выберите поле Срок (Sensitivity) и нажмите кнопку Добавить (Add).

Поле Срок (Sensitivity) появится в списке столбцов, отображаемых в данном представлении.

В списке Отображаемые поля (Show these fields in this folder) перетащите поле Срок (Sensitivity) так, чтобы оно оказалось сразу под полем Важность (Importance), и нажмите OK. Диалоговое окно Поля (Show Fields) закроется, и вы вернетесь к диалоговому окну Сведения о представлении (View Summary).Совет. Чтобы изменить порядок столбцов в любом представлении, просто перетащите заголовки столбцов на нужные позиции. При перетаскивании заголовка столбца красные стрелки указывают место, куда будет помещен столбец, если отпустить кнопку мыши.

Нажмите кнопку Другие настройки (Other Settings). Появится диалоговое окно Другие настройки (Other Settings), как показано на рисунке ниже.

Нажмите кнопку списка Вид линии (Grid line style), выберите Мелкие точки (Small Dots) и нажмите OK. Диалоговое окно Другие настройки (Other Settings) закроется, и вы вернетесь к диалоговому окну Сведения о представлении (View Summary).

В диалоговом окне Сведения о представлении (View Summary) нажмите кнопку OK. Диалоговое окно Сведения о представлении (View Summary) закроется, и папка Входящие (Inbox) отобразится с новыми настройками представления.

Перетащите заголовок столбца Срок (Sensitivity) вниз и отпустите кнопку мыши, когда на заголовке появится большой черный крест. Столбец Срок (Sensitivity) будет удален из представления.

Чтобы вернуть настройки по умолчанию, в меню Вид (View) наведите указатель мыши на пункт Текущее представление (Current View) и выберите Определить представления (Define Views). Появится диалоговое окно Определение представлений (Define Views).

Нажмите кнопку Сброс (Reset), нажмите OK и затем нажмите кнопку Закрыть (Close). Папка Входящие (Inbox) отобразится согласно настройкам представления по умолчанию.

Размещение сообщений по папкам

После того как вы прочитали сообщения и ответили на них, вам может понадобиться сохранить некоторые из них для дальнейшего пользования. В Outlook вы можете размещать ваши сообщения по нужным папкам несколькими способами.

Создание папок для организации сообщений поможет вам избежать накопления ненужных сообщений в папке Входящие (Inbox). Например, вы можете создать отдельную папку для каждого из проектов, над которыми вы работаете, и хранить все сообщения, относящиеся к определенному проекту, в присвоенной ему папке. Или же, например, вы можете создать папку для хранения всех сообщений от вашего начальника. Вы можете перемещать сообщения в папки вручную или настроить Outlook на автоматическое распределение сообщений по папкам.

В этом упражнении вы создадите новую папку, переместите сообщения в эту папку, переместите и переименуете папку, и затем удалите сообщение и папку.

В окне Outlook с отображаемой папкой Входящие (Inbox) войдите в меню Сервис (Tools) и выберите Организовать (Organize).

Появится область Настройки папки Входящие (Ways to Organize Inbox), как показано на рисунке ниже.

В верхней части области Настройки папки Входящие (Ways to Organize Inbox) нажмите кнопку Новая папка (New Folder). Появится диалоговое окно Совет. Если вы работаете на компьютере, не подключенном к сети, первым элементом в поле Поместить папку в (Select where to place the folder) является Личные папки (Personal Folders), т.к. данные Outlook хранятся на вашем компьютере, а не на сервере.

В строке Имя папки (Name) введите Домашняя демонстрация, это будет имя вашей новой папки; затем нажмите OK. Диалоговое окно Новая папка (Create New Folder) закроется.

Если Outlook задаст вопрос, нужно ли поместить ярлык этой папки на панель Outlook, выберите Нет (No). Новая папка "Домашняя демонстрация" появится в Списке папок (Folder List) как подкаталог папки Входящие (Inbox). (Вы можете прокручивать вниз список папок, чтобы увидеть нужную папку.)

Чтобы отобразить Список папок (Folder List), выберите Список папок (Folder List) в меню Вид (View). Отобразится окно Список папок (Folder List).

В папке Входящие (Inbox) щелкните на сообщении "Предстоящая демонстрация" от Catherine Turner и в области Настройки папки Входящие (Ways to Organize Inbox) нажмите кнопку Переместить (Move). Сообщение будет перемещено в новую папку.

Повторите шаг 6, чтобы переместить сообщение "Новый поставщик" в новую папку.Совет. Вы можете автоматически перемещать сообщения в другую папку, создав правило. Чтобы создать простое правило, например, для перемещения всех сообщений от вашего начальника в отдельную папку, используйте ярлык По папкам (Using Folders) в области Настройки папки Входящие (Ways to Organize Inbox). Чтобы создавать более сложные правила, нажмите кнопку Мастер правил (Rules Wizard) в правом верхнем углу области Настройки папки Входящие (Ways to Organize Inbox).

В Списке папок (Folder List) щелкните на папке Демонстрация. Отобразится содержимое новой папки.

В Списке папок (Folder List) перетащите папку Демонстрация на Outlook Сегодня (Outlook Today). Теперь новая папка находится на одном уровне с папкой Входящие (Inbox) в Списке папок (Folder List) и расположена в алфавитном порядке относительно других папок на этом уровне.

В Списке папок (Folder List) щелкните правой кнопкой мыши на папке Демонстрация и выберите в появившемся меню Переименовать (Rename) "Домашняя демонстрация". Имя папки появится в Списке папок (Folder List) в области редактирования текста.

Введите Демонстрация цветов и нажмите клавишу (Enter). Имя папки сменится на введенное.

В Списке папок (Folder List) щелкните на папке Демонстрация цветов, чтобы отобразить ее содержимое.

Щелкните на сообщении "Предстоящая демонстрация". Затем нажмите кнопку и выберите Переместить в папку (Move to Folder).

Появится диалоговое окно Перемещение элементов (Move Items).

Щелкните на папке Входящие (Inbox) и нажмите OK. Сообщение переместится в папку Входящие (Inbox).

Теперь щелкните на сообщении "Новый поставщик" и нажмите кнопку . Сообщение удалено, и эта папка теперь пуста.

В Списке папок (Folder List) щелкните на папке "Демонстрация цветов" и нажмите кнопку Удалить (Delete).

В появившемся окне предупреждения об удалении папки нажмите Да (Yes). Папка удалена. При удалении папки все содержимое также удаляется. (В данном случае папка была пуста.)

Закройте . Список папок (Folder List) закроется.Важно! Все элементы, удаляемые в Outlook, помещаются в папку Удаленные (Deleted Items). Вы можете просмотреть удаленные вами элементы, щелкнув на этой папке в Списке папок (Folder List). Вы можете настроить Outlook на удаление всех файлов из папки Удаленные (Deleted Items) при каждом выходе из Outlook, установив соответствующую опцию в диалоговом окне Параметры (Options). В меню Сервис (Tools) выберите Параметры (Options), откройте вкладку Дополнительно (Other) и затем поставьте галочку напротив опции Очищать папку Удаленные при выходе (Empty the Deleted Items folder upon exiting) ; после этого нажмите OK. Вы можете очистить папку Удаленные (Deleted Items) в любое время, щелкнув на ней правой кнопкой мыши в Списке папок (Folder List) и выбрав Очистить папку "Удаленные" (Empty "Deleted Items" Folder) в появившемся меню.