Использование адресной книги
Вы можете хранить громоздкие адреса электронной почты в адресной книге, чтобы не вводить их каждый раз при отправке сообщения. Используя адресную книгу, вы можете щелкнуть на кнопке Кому (To) в форме сообщения и выбрать получателей по имени.
Если вы используете Outlook совместно c Exchange Server, вам может быть доступен список адресов Outlook (Global Address List), содержащий электронные адреса всех пользователей вашей сети. Если список Outlook доступен, Outlook будет использовать его как адресную книгу по умолчанию. Так как список адресов Outlook управляется администратором, вы не можете добавлять в него записи. Для того чтобы создать дополнительные записи электронных адресов, вам нужно использовать другую адресную книгу. По умолчанию, создаваемые вами записи хранятся в папке Контакты (Contacts), являющейся разновидностью адресной книги.
Записи в адресной книге могут представлять собой как отдельные адреса, так и списки рассылок - группы электронных адресов, объединенных под одним именем. Например, чтобы облегчить связь с группой сотрудников, вы можете создать список рассылки, включающий адреса всех людей, работающих над определенным проектом.
Совет. Независимо от того, используете вы адресную книгу или нет, вы можете вводить полный адрес в строки Кому (To), Копия (Cc) или СК (Bcc) формы сообщения.
В этом упражнении вы добавите записи в адресную книгу, создадите список рассылки и адресуете сообщение с помощью адресной книги. Для выполнения этого упражнения учебные файлы не нужны.
В меню Сервис (Tools) выберите Адресная книга (Address Book). Откроется диалоговое окно Адресная книга (Address Book). Если вы работаете в сети, в строке Источник адресов (Show Names from the) выбрано Адресная книга Outlook (Global Address List). В противном случае выбрана опция Контакты (Contacts).
Если необходимо, нажмите кнопку списка
В панели инструментов нажмите кнопку . Появится диалоговое окно Создание адреса (New Entry).
В области
В строке Полное имя (Full Name) введите имя вашего начальника, Catherine Turner.
В строке Эл. Почта (E-mail) введите адрес электронной почты вашего начальника, catherinet@gardenco.msn.com.
Нажмите кнопку . Форма контакта закроется, и в окне Адресная книга (Address Book) появится новый контакт.
Теперь вы добавите другую запись. В панели инструментов нажмите кнопку Создание адреса (New Entry). Появится диалоговое окно Создание адреса (New Entry).
В области Тип адреса (Select the entry type) выберите Контакт (New Contact) и нажмите OK. Появится форма контакта.
В строке Полное имя (Full Name) введите имя главного покупателя вашей компании, Kim Yoshida.
В строке Эл. почта (E-mail) введите адрес электронной почты главного покупателя компании kimy@gardenco.msn.com.
Нажмите клавишу (Tab) и в строке Краткое имя (Display as) удалите электронный адрес и скобки, чтобы осталось только имя Kim Yoshida.
Нажмите кнопку
Теперь вы создадите список рассылки. В панели инструментов нажмите кнопку Создание записи (New Entry).
В области или изменить его размер, перетащив один из углов окна.
В строке Имя (Name) введите Garden Co и нажмите кнопку Выберите членов (Select Members).
Если необходимо, нажмите кнопку списка Источник адресов (Show Names from the) и выберите Контакты (Contacts) из появившегося списка.
В списке Имя (Name) выберите Kim Yoshida и нажмите кнопку Члены (Members).Имя Kim Yoshida будет добавлено в список рассылки.
В списке Имя (Name) выберите Catherine Turner и нажмите кнопку Члены (Members). Catherine Turner будет добавлена в список рассылки.Совет. Чтобы добавить несколько имен в список рассылки одновременно, щелкните на имени в списке Имя (Name), затем, удерживая клавишу (Ctrl), щелкните на всех нужных именах, которые вы хотите добавить, и нажмите кнопку Члены (Members).
Нажмите OK, чтобы закрыть диалоговое окно
Нажмите кнопку Сохранить и Закрыть (Save and Close). Форма списка рассылки закроется, и появится окно Адресная книга (Address Book).
Нажмите кнопку . Диалоговое окно Адресная книга (Address Book) закроется.
В панели инструментов нажмите кнопку . Появится форма нового пустого сообщения.
Нажмите кнопку Кому (To) слева от строки Кому (To). Появится диалоговое окно Выбор имен (Select Names).
Если необходимо, установите опцию Источник адресов (Show Names from the) на значение Контакты (Contacts).
В списке Имя (Name) щелкните на имени Kim Yoshida и нажмите кнопку Кому (To). Имя Kim Yoshida добавится в список получателей в строке Кому (To).
В списке Имя (Name) выберите Garden Co и нажмите кнопку Копия (Cc). Имя списка рассылки добавится в список получателей в строке Копия (Cc).
Нажмите OK. Диалоговое окно Выбор имен (Select Names) закроется, и имена получателей будут добавлены в поля Кому (To) и Копия (Cc) формы сообщения.Совет. Вы можете вводить имена списков рассылки в полях Кому (To) и Копия (Cc) таким же образом, как и обычные адреса электронной почты. В этом случае Outlook проведет сравнение введенного вами текста с записями в адресной книге и отобразит имя полужирным и подчеркнутым, если вводимое имя представляет собой имя списка рассылки, а не только отдельного адреса.
Щелкните на строке Тема (Subject) и введите Тест.
Закройте сообщение, не отправляя его. Нажмите Нет (No) в появившемся окне предупреждения о сохранении сообщения.
Приложение файлов к сообщениям
Удобным способом распространения файлов, например, документов Word или электронных таблиц Excel, через Интранет или Интернет является приложение их к электронным сообщениям. С помощью Outlook вы можете быстро прилагать файлы к вашим сообщениям.
Attachment
Как сотрудник компании "Все для сада", вы получили задание разработать фирменный бланк письма компании. Вы хотите отправить ваш первый набросок владельцу компании. В этом упражнении вы прилагаете набросок в виде документа Word к электронному сообщению.
На панели инструментов нажмите кнопку Создать сообщение (New Mail Mesasage). Появится форма нового пустого сообщения.
В строке Кому (To) введите catherinet@gardenco.msn.com; затем введите ваш собственный адрес.
Щелкните на строке Тема (Subject) и введите Первый черновик.
Нажмите клавишу (Tab), введите Вот первый вариант, напишите ваши отзывы в теме сообщения и нажмите (Enter).
На панели инструментов формы нажмите кнопку . Появится диалоговое окно Вставка файла (Insert File).
Перейдите в папку SBS\Outlook\Attach (расположенную, вероятно, на диске C), дважды щелкнув на ее имени для отображения содержимого.
Щелкните на документе Важно! Вы можете прилагать к сообщению файлы любых типов, но, отправляя сообщение, убедитесь, что получатели имеют необходимое программное обеспечение для работы с прилагаемыми вами файлами. Например, если вы прилагаете документ Word, на компьютерах ваших получателей должна быть установлена программа Word, чтобы они смогли открыть приложенные вами файлы.
Закройте сообщение, не отправляя его. Нажмите Нет (No) в появившемся окне предупреждения о сохранении сообщения.Совет. Вы можете вставлять в сообщение гиперссылку на сайт, просто включая в его текст адрес URL (universal resource locator). Чтобы добавить гиперссылку, просто введите адрес URL (например,www.microsoft.com) и поставьте после него пробел. Outlook отформатирует адрес URL как гиперссылку. Получатели вашего сообщения могут просто щелкнуть на гиперссылке в сообщении, чтобы открыть веб-страницу.
Добавление подписей в сообщения
Используя подпись, вы можете персонализировать ваши сообщения и экономить время. Подпись - это созданный ранее блок текста, который может быть вставлен вручную или автоматически в конец вашего сообщения. Ваша подпись может содержать любой нужный вам текст, но чаще всего это ваше имя, фамилия и название компании. Подписи, как и основной текст сообщения, также могут быть отформатированы. Вы можете создать несколько различных подписей, например, для использования в деловых письмах и в личной переписке.
В меню Сервис (Tools) выберите Параметры (Options). Появится диалоговое окно Параметры (Options).
Откройте вкладку
Нажмите кнопку
Введите Деловая в качестве названия подписи и нажмите кнопку Далее (Next). Появится диалоговое окно Изменение подписи (Edit Signature).
В поле Текст подписи (Signature text) введите С наилучшими пожеланиями, поставьте запятую, нажмите клавишу (Enter) и введите Mike Galos.
Выделите слова "Mike Galos" и нажмите кнопку
Установите шрифт Arial Narrow, стиль Жирный курсив (Bold Italic) и размер 14. Нажмите OK. Шрифт имени отобразится согласно новым настройкам.
Выделите обе строки подписи и нажмите кнопку
Выберите опцию
Настроив подпись так, как вам нужно, нажмите кнопку Готово (Finish). Появится диалоговое окно Создание подписи (Create Signature).
Нажмите OK. Диалоговое окно Параметры (Options) закроется. Заметьте, что подпись, которую вы только что создали, находится в списке Подпись для новых сообщений (Signature for new messages) и выделена. Outlook будет добавлять вашу подпись во все создаваемые электронные сообщения.
Нажмите OK. Диалоговое окно Параметры (Options) закроется.
В панели инструментов нажмите кнопку
Закройте сообщение.Совет. Чтобы ваша подпись также добавлялась автоматически в ваши ответы или пересылаемые сообщения, выберите Параметры (Options) в меню Сервис (Tools) и откройте в появившемся диалоговом окне вкладку Сообщение (Mail Format). Щелкните на нужной вам подписи в списке При ответе и пересылке (Signature for replies or forwards) и нажмите OK.
В меню Сервис (Tools) выберите Параметры (Options). Появится диалоговое окно Параметры (Options).
Откройте вкладку Сообщение (Mail Format).
В списке Подпись для новых сообщений (Signature for new messages) выберите <нет> (<None>). Теперь в создаваемые сообщения подпись добавляться не будет.
Нажмите OK в диалоговом окне Параметры (Options). Диалоговое окно Параметры (Options) закроется.
Отправка и прием сообщений
В зависимости от конфигурации вашей учетной записи и сети, отправляемые вами сообщения могут отсылаться сразу или помещаться в папку Исходящие (Outbox) до тех пор, пока вы не отправите их. Если вы присоединены к локальной сети, ваши сообщения скорее всего будут отсылаться сразу. Если вы не подключены к локальной сети (например, если для подключения к провайдеру вы используете телефонную линию, линию DSL или кабельное соединение), ваши сообщения будут помещаться в папку Исходящие (Outbox).
Настройки, используемые при получении сообщений, также могут меняться в зависимости от конфигурации учетной записи электронной почты и настроек Outlook. Outlook может периодически проверять наличие новых сообщений и автоматически загружать их, если они есть.
Копии отправленных вами сообщений хранятся в папке Отправленные (Sent Items) по умолчанию. Чтобы просмотреть эти сообщения, щелкните на папке Отправленные (Sent Items) в списке папок. Если вы не хотите сохранять копии отправленных вами сообщений, выберите Параметры (Options) в меню Сервис (Tools), нажмите кнопку Параметры почты (E-mail Options), снимите галочку с опции Сохранять копии сообщений в папке "Отправленные" (Save copies of messages in Sent Items folder) и нажмите OK.
В этом упражнении вы отправите сообщение, проверите наличие новых сообщений и удалите сообщение. Для выполнения этого упражнения учебные файлы не нужны.
На панели инструментов нажмите кнопку . Появится форма нового сообщения.
В строке Кому (To) введите ваш собственный адрес электронной почты.
Щелкните на строке Тема (Subject) и введите тему сообщения: Проверка отправления и приема сообщения.
Нажмите клавишу . Сообщение закроется.
В меню
В списке папок щелкните на папке Исходящие (Outbox).Отобразится содержимое папки Исходящие (Outbox). Если отправленное вами сообщение находится в папке Исходящие (Outbox), вам нужно отправить это сообщение вручную. Если папка Исходящие (Outbox) пуста, то ваше сообщение было отправлено автоматически. Когда сообщение ждет отправки, папка Исходящие (Outbox) выглядит примерно так.
Работа с несколькими учетными записями электронной почты
С помощью Outlook вы можете получать в одну папку всю вашу электронную почту с нескольких адресов, настроив несколько учетных записей в вашем профиле. Чтобы добавить учетную запись электронной почты в профиль, сделайте следующее:
В меню Сервис (Tools) выберите Учетные записи электронной почты
(E-mail Accounts), чтобы запустить Мастер учетных записей электронной почты (E-mail Accounts Wizard).
Выберите опцию Добавить новую учетную запись электронной почты (Add a new e-mail account) и нажмите Далее (Next).
Выберите опцию, соответствующую типу вашего сервера, и нажмите Далее (Next).
Введите нужные настройки сервера и учетной записи и нажмите Далее (Next).
Нажмите Готово (Finish), чтобы закрыть Мастер учетных записей электронной почты (E-mail Accounts Wizard).Если в вашем профиле имеется несколько учетных записей электронной почты, вы можете отправлять почту с любой из учетных записей. На панели инструментов формы сообщения нажмите кнопку списка справа от кнопки От (Accounts) и выберите из появившегося списка нужную учетную запись.
Чтобы отправить все сообщения, находящиеся в папке на панели инструментов.Outlook соединится с сервером электронной почты, чтобы отправить и принять сообщения. В зависимости от ваших настроек, может быть задействован ваш модем и линия связи. Когда ваше сообщение отправлено, оно удаляется из папки Исходящие (Outbox). Когда сообщение получено, оно появляется в папке Входящие (Inbox) вместе со всеми другими новыми сообщениями.
В Списке папок (Folder List) щелкните на папке Входящие (Inbox), чтобы просмотреть полученные сообщения. Отобразится содержимое папки Входящие (Inbox).
Печать сообщений
В некоторых случаях вам может понадобиться распечатать электронное сообщение. Например, вам может быть необходимо распечатать письмо с планом на день или раздать копии сообщения на собрании. С помощью Outlook вы можете печатать электронные сообщения практически так же, как и любые другие документы.
В зависимости от формата сообщения (HTML, Rich text или Plain text), которое нужно распечатать, вы можете настраивать ряд параметров страницы, включая размер бумаги, поля и ориентацию. Вы также можете использовать Предварительный просмотр (Print Preview) для того, чтобы просмотреть сообщение в таком виде, в каком оно будет выведено на печать. (Предварительный просмотр недоступен для сообщений в формате HTML.)
Важно! В упражнениях в этом курсе подразумевается, что вы используете Word как редактор электронных сообщений по умолчанию.
NextShow
В этом упражнении вы измените настройки страницы для сообщения и распечатаете его.
В папке Входящие (Inbox) дважды щелкните на сообщении "Предстоящая демонстрация" от Catherine Turner, чтобы открыть его. Сообщение отобразится в окне Сообщение (Message).
В меню Совет. Чтобы диалоговое окно Параметры страницы (Page Setup) отобразилось, на вашем компьютере должен быть установлен как минимум один принтер. Если вы работаете в сети, ваш администратор может предоставить вам информацию по установке принтера. Если вы работаете на отдельном компьютере, нажмите кнопку Пуск (Start), наведите указатель мыши на пункт Настройка (Settings) и выберите Принтеры (Printers). Затем щелкните на значке Добавить принтер (Add Printer) и следуйте инструкциям мастера.
В поле Слева (Left) введите 1.0, чтобы установить размер левого поля, равный 1 дюйму, и нажмите OK. Диалоговое окно Параметры страницы (Page Setup) закроется, и к текущему сообщению применятся ваши новые настройки.
В панели инструментов нажмите кнопку . Сообщение будет распечатано с настройками печати по умолчанию.Совет. Вы можете изменить настройки печати в диалоговом окне Печать (Print). В меню Файл (File), выберите Печать (Print), чтобы открыть диалоговое окно Печать (Print).
Щелкните на пункте Автопросмотр (AutoPreview) в меню Вид (View), чтобы отключить Автопросмотр (AutoPreview).
В меню Вид (View) выберите Область просмотра (Preview Pane), чтобы включить область просмотра. Затем нажмите кнопку Закрыть (Close) в правом конце панели заголовка окна Список папок (Folder List), чтобы закрыть Список папок (Folder List).
Если вы не будете переходить к следующей лекции, выберите в меню Файл (File) пункт Выход (Exit), чтобы выйти из Outlook.
