Внимание! Для работы с этим курсом необходимы учебные файлы, которые Вы можете загрузить здесь.
Microsoft Outlook 2002 является коммуникационным приложением, помогающим более эффективно распоряжаться своим временем и информацией, а также предоставляющим возможность быстро публиковать данные и работать совместно с коллегами.
Электронная почта, или e-mail, является в сегодняшнем деловом мире незаменимым средством связи. Outlook предоставляет все средства, нужные для эффективной работы с электронной почтой и управления электронными сообщениями. Используя Outlook, вы можете:
отсылать и получать электронные сообщения;
прилагать файлы к вашим сообщениям;
создавать и управлять адресной книгой;
упорядочивать и архивировать сообщения;
персонализировать ваши сообщения.
В начале этой лекции рассказывается о том, как может быть настроен Outlook, и что следует ожидать при первом запуске этой программы. Затем вы узнаете, как читать и создавать сообщения, отсылать и принимать их, прилагать файлы к сообщениям, а также создавать и использовать адресную книгу.
В этой лекции используются учебные файлы.
Первый запуск Outlook
Outlook 2002 поддерживает учетные записи электронной почты, работающие с компьютером, на котором установлен Microsoft Exchange Server, или с компьютером, являющимся почтовым сервером в Интернет. В этом разделе рассказывается об этих двух типах учетных записей электронной почты и о том, что вы увидите на экране при первом запуске программы Outlook.
Если вы присоединены к локальной сети (LAN), которая содержит компьютер с установленным на нем Microsoft Exchange Server, вы отсылаете и получаете электронную почту как внутри сети, так и извне (из Internet) с использованием этого сервера. Ваш сетевой или системный администратор предоставит вам информацию, необходимую для установки и настройки учетной записи электронной почты Exchange.
Если вы работаете на отдельном компьютере или в сети, которая не содержит свой собственный почтовый сервер, для пользования электронной почтой необходимо иметь учетную запись, предоставленную провайдером Интернет-услуг (Internet Service Provider (ISP)). Вы можете соединяться с провайдером с помощью модема по телефонной линии, через DSL-канал, кабель или через локальную сеть.
Если вы используете модем, вы можете вручную установить соединение, когда вам это понадобится, или же настроить удаленный доступ на автоматическое соединение с провайдером при каждом запуске Outlook. Ваш провайдер может предоставить телефонный номер, настройки модема и другую специальную информацию, которая понадобится для настройки обоих типов соединения.
Если вы подключены к локальной сети, она должна быть настроена таким образом, чтобы предоставлять доступ к провайдеру с вашего компьютера. Ваш сетевой или системный администратор может предоставить соответствующую информацию для получения доступа к Интернет-почте через локальную сеть.
Независимо от того, каким образом вы соединяетесь с вашим провайдером, чтобы отсылать и получать электронную почту, вам необходимо знать имена серверов входящих и исходящих сообщений, ваше имя пользователя и ваш пароль.
Различные виды учетных записей электронной почты
Microsoft Outlook 2002 теперь поддерживает еще больше типов учетных записей Интернет-почты: POP3, IMAP и HTTP (включая Hotmail).
Post Office Protocol 3 (POP3) является наиболее распространенным типом записей электронной почты, предоставляемым провайдерами. С помощью учетной записи POP3 вы соединяетесь с почтовым сервером и загружаете сообщения на свой компьютер.
Internet Message Access Protocol (IMAP) идентичен протоколу POP3 за исключением того, что ваши сообщения хранятся на почтовом сервере. Вы соединяетесь с сервером, чтобы прочесть заголовки сообщений и выбираете сообщения, которые вы хотите загрузить на ваш компьютер.
Hypertext Transfer Protocol (HTTP) используется всегда, когда вы открываете страницы в Интернет. Когда протокол HTTP используется в качестве почтового протокола, сообщения хранятся, принимаются и отображаются как отдельные веб-страницы. Hotmail является примером учетной записи с протоколом HTTP.
При первом запуске Outlook внешний вид окна программы зависит от того, обновили ли вы версию Outlook, или же используете это приложение в первый раз на своем компьютере.
Обновление до Outlook 2002
Если вы использовали предыдущую версию Outlook на вашем компьютере, у вас уже есть профиль Outlook. Этот профиль представляет собой набор всех данных, необходимых для доступа к одной или нескольким учетным записям электронной почты и к адресным книгам. В данном случае, Outlook 2002 принимает ваши существующие настройки профиля, и вам не нужно вводить их заново, чтобы начать использование новой версии Outlook.
Если вы работаете в Outlook впервые
Если вы используете Outlook в первый раз, вам будет предложено создать профиль. Чтобы выполнить этот шаг, вам потребуется специальная информация о вашей учетной записи электронной почты, включая ваше имя пользователя, ваш пароль и имена серверов входящих и исходящих электронных сообщений для вашей учетной записи. Ваш системный администратор или провайдер может предоставить вам эту информацию.
Ниже перечислены основные шаги по настройке Outlook.
На рабочем столе дважды щелкните на значке . Когда запустится Outlook, появится диалоговое окно Новый профиль (New Profile).
Введите имя для вашего профиля (например, ваше полное имя) и нажмите OK. Появится диалоговое окно Учетные записи электронной почты (E-mail Accounts).
Выберите опцию Добавить новую учетную запись электронной почты (Add a new e-mail account) и нажмите Далее (Next). Появится диалоговое окно Тип сервера (Server Type).
Выберите тип вашей учетной записи и нажмите Далее (Next). Появится диалоговое окно настроек учетной записи. Содержимое этого окна зависит от выбранного вами в окне Тип сервера (Server Type) типа учетной записи.
Теперь вам нужно ввести информацию и следовать инструкциям, предоставленным вашим системным администратором или провайдером. Когда вы завершите процесс настройки, появится окно Outlook.
Важно. Если вы обновили версию Outlook до 2002 с более ранней версии, все настройки, которые вы сконфигурировали для предыдущей версии программы, были без изменений перенесены в новую версию. Как результат, в упражнениях, с которыми вам предстоит работать в этом курсе, некоторые инструкции могут оказаться невыполнимыми именно таким образом, как указано в упражнении, и в этом случае экран вашего монитора может выглядеть несколько иначе, чем на рисунке. Упражнения и рисунки разработаны для настроек Outlook по умолчанию для компьютера, подключенного к сети с учетной записью электронной почты Exchange. Если вы работаете не в сети или изменили настройки по умолчанию, не беспокойтесь. Вы можете работать с книгой, выполняя упражнения, но в некоторых случаях вам придется изменить настройку или пропустить шаг. (Например, если Автопросмотр [AutoPreview] уже активизирован, вам следует пропустить шаг, в котором нужно включить Автопросмотр [AutoPreview] ).
Чтение сообщений и открытие вложений
Когда вы запускаете Outlook, все новые сообщения перемещаются с сервера электронной почты, или загружаются, в папку Входящие (Inbox). В Outlook вы можете просматривать и читать ваши сообщения несколькими способами, а именно:
вы можете выбрать наиболее важные для вас сообщения с помощью функции Автопросмотра (AutoPreview) ;
вы можете прочесть сообщение, не открывая его, в области просмотра;
вы можете открыть сообщение в отдельном окне для удобства чтения.
В качестве вложений в электронных сообщениях может содержаться много типов файлов. Например, ваш коллега прислал вам документ Microsoft Word, приложив его к электронному сообщению. Вы можете открыть эти файлы из области просмотра или из открытого сообщения.
NextSlow
Выполняя упражнения в этом курсе, вы участвуете в них под именем Mike Galos и являетесь главным ассистентом по продажам в компании "Все для сада" - в магазине растений и садового инвентаря. Учебные файлы, использующиеся в этом курсе, отражают эту присвоенную вам роль. В этом упражнении вы будете просматривать сообщение, открывать сообщение и открывать вложение.
Если в окне Outlook отображаются памятки, задачи и сообщения на сегодняшний день, щелкните на значке в панели Outlook в левой части экрана. Если необходимо, разверните окно.
Теперь вы видите почтовый ящик (Inbox), в котором вы будете хранить и организовывать ваши электронные сообщения.
Включите Автопросмотр (AutoPreview), выбрав Автопросмотр (AutoPreview) в меню Вид (View).Теперь вы можете видеть до трех первых строк каждого сообщения в вашем почтовом ящике.
Если необходимо, просмотрите с помощью полосы прокрутки ваш почтовый ящик, чтобы найти сообщение от Кэтрин Тернер, владельцы компании "Все для сада", с темой "Предстоящая демонстрация". Затем щелкните на сообщении, чтобы отобразить его в области просмотра.
С помощью полосы прокрутки в области просмотра вы можете просмотреть все содержимое сообщения. Имейте в виду, что область просмотра отображает полностью заголовок сообщения (информация, находящаяся вверху электронного сообщения, включая отправителя, получателя и дату) и имена всех вложенных файлов.
Чтобы открыть вложение, дважды щелкните на файле Web Site Insertion Order.htm.
Если появится сообщение с предупреждением о том, что вы открываете вложенный файл, выберите опцию Открыть (Open it) и нажмите OK. В вашем браузере откроется форма Web Site Insertion Order.
Вернитесь в почтовый ящик, щелкнув на его имени в панели задач Windows.
Закройте область просмотра, выбрав пункт Область просмотра (Preview Pane) в меню Вид (View). Если почтовый ящик содержит большое количество сообщений, вы теперь можете видеть одновременно больше сообщений, чем с включенной областью просмотра.
Откройте сообщение "Предстоящая демонстрация", дважды щелкнув на нем в почтовом ящике.
Просмотрите вверху заголовок сообщения и имена всех вложенных файлов.и , или перетаскивая одну из границ окна для изменения его размеров.
Нажмите кнопку , чтобы закрыть окно сообщения.
Ответ на сообщение
Вы можете отвечать на сообщения несколькими способами. Вы можете ответить только отправителю сообщения, либо отправителю и всем получателям, первоначально указанным в строках Кому (To) и Копия (Cc). И в том и в другом случае файл или файлы, приложенные к исходному письму, не будут включены в ваше ответное сообщение.
Вы можете переслать полученное сообщение всем, а не только тому, кто вам отправил сообщение или всем остальным его получателям. В пересылаемое сообщение будут включены все файлы, приложенные к исходному сообщению.
NextShow
Вы - главный менеджер компании "Все для сада", и ваша первая задача - читать и отвечать на электронные сообщения. В этом упражнении вы отвечаете на сообщение и пересылаете его.
В почтовом ящике дважды щелкните на сообщении "Предстоящая демонстрация" от Catherine Turner. Сообщение появится в окне Сообщение (Message). Заметьте, что это сообщение было послано вам, и в копии - Kim Yoshida, основному покупателю компании "Все для сада". Сообщение также, содержит вложение.
В панели инструментов нажмите кнопку . Отобразится окно с формой для ответа.
Имейте в виду, что ответ будет отослан только Catherine Turner, и что вложенный файл не будет включен в ответное сообщение. Также обратите внимание, что в строке Тема (Subject) добавлен префикс "Re:". Этот префикс означает, что сообщение является ответом на предыдущее сообщение.Совет. Если Microsoft Word является редактором электронных сообщений по умолчанию, в форме ответного сообщения, помимо обычной панели инструментов, отображаются также панели Word Стандартная и Форматирование. Если вы не используете кнопки в панелях инструментов Word, вы можете убрать эти панели инструментов для освобождения пространства. В меню Вид (View) формы наведите указатель мыши на пункт Панели инструментов (Toolbars) и выберите Стандартная или Форматирование.
Курсор уже находится в области сообщения; введите текст Каких размеров нужен выставочный павильон?
Нажмите кнопку .Важно! По причине того, что все электронные адреса в этой книге вымышленные, все сообщения, посланные по этим адресам, будут возвращаться в ваш почтовый ящик, т.к. эти сообщения не доставляемы. Просто удаляйте вернувшиеся сообщения, щелкнув на них и нажав кнопку Удалить (Delete).
Если после отправки сообщения окно сообщения закрылось, дважды щелкните на сообщении, чтобы открыть его снова.
В панели инструментов нажмите кнопку . Появится форма ответного письма. Из заголовка сообщения видно, что ответ будет послан и Catherine Turner, и Kim Yoshida. Опять-таки, вложение отослано не будет.Важно! Это учебное сообщение было скопировано в почтовый ящик, а не послано вам, поэтому в строке Кому (To) отображается ваш вымышленный адрес ( mikeg@gardenco.msn.com ). Когда вы будете отвечать на сообщение, посланное вам кем-то другим, ваш адрес не будет отображаться в строке Кому (To) и ваш ответ к вам не вернется.
Введите текст Я отправил по факсу бланк для организаторов демонстрации, и нажмите кнопку Отправить (Send). Окно ответа закроется.
Если необходимо, откройте заново окно сообщения и затем в панели управления нажмите кнопку . Появится окно пересылки сообщения.
Заметьте, что строки адресов пусты, и что вложение включено в письмо. Также обратите внимание на добавленный в строку Тема (Subject) префикс "FW:". Этот префикс обозначает, что сообщение переслано.
В строке Кому (To) введите ваш собственный адрес электронной почты (а не вымышленный адрес Mike Galos).
Нажимайте клавишу (Tab) до тех пор, пока курсор не окажется в теле сообщения; введите Я подумал, это может быть тебе интересно, и нажмите кнопку Отправить (Send). Окно сообщения закроется, и теперь оно будет переслано по вашему адресу. Если сообщение придет быстро, войдите в почтовый ящик, откройте его и посмотрите на заголовок. Обратите внимание на то, как выглядят строка темы и вложение. Если сообщение не придет сразу, вы можете просмотреть его позже.
Если необходимо, закройте окно сообщения, нажав кнопку
Создание новых сообщений
С помощью Outlook можно легко и быстро осуществлять связь посредством электронной почты. Вы можете отправлять сообщения сотрудникам в вашем офисе или в любые другие места. Также, в дополнение к множеству опций форматирования в Outlook, вы можете вставлять гиперссылки и прилагать файлы к сообщениям.
Если помимо Outlook вы установили Word 2002, Outlook 2002 будет использовать Word в качестве редактора электронных сообщений по умолчанию. Множество мощных средств обработки текста в Word, включая стили, таблицы и темы, доступны вам при создании сообщений в Outlook. Также Word будет проверять вводимый вами текст на ошибки, исправляя их автоматически. Вы также можете осуществить в Word проверку орфографии в вашем сообщении, когда отправляете его.
Совет. Если Word не является редактором электронных сообщений по умолчанию, вы можете сделать его редактором по умолчанию; для этого выберите пункт Параметры (Options) в меню Сервис (Tools). Откройте вкладку Сообщение (Mail Format) и отметьте опцию Использовать Microsoft Word как редактор сообщений (Use Microsoft Word to edit e-mail messages). Чтобы отключить эту опцию, уберите галочку рядом с ней.
Важно! В упражнениях в этом курсе подразумевается, что вы используете Word как редактор электронных сообщений по умолчанию.
В этом упражнении вы составите новое электронное сообщение. Для выполнения этого упражнения учебные файлы вам не понадобятся.
В панели инструментов нажмите кнопку . Откроется окно с новым пустым сообщением.Потратьте немного времени на то, чтобы разобраться с меню и опциями в них. Если вы ранее работали в Word, многие из них будут вам знакомы.
Совет. Нажатием кнопки списка справа от кнопки Создать (New Mail Message) вы можете создавать не только новые сообщения, а также памятки, контакты, задачи и документы Office.
В строке Кому (To) введите catherinet@gardenco.msn.com. Затем введите ";" (точка с запятой) и пробел, и далее введите kimy@gardenco.msn.com. Заметьте, что точка с запятой используется для разделения нескольких адресов электронной почты.Совет. Если вы работаете в сети, использующей Exchange Server, то при отправке сообщений другим пользователям этой сети вы можете вводить только часть адреса, находящуюся слева от символа "@". Оставшуюся часть адреса идентифицирует сервер, на котором открыта учетная запись электронной почты, а внутри одной организации используется одно и тоже имя сервера, поэтому, в данном случае, его вводить необязательно.
Если адрес получателя находится в вашей адресной книге (address book), или вы вводили его ранее в заголовке сообщения, Outlook автоматически завершает ввод адреса при нажатии клавиши (Tab). Если имеют место несколько частично совпадающих адресов, Outlook отображает список адресов, введенных вами ранее, в котором вы можете выбрать нужный вам адрес нажатием клавиши (Enter).
Нажмите клавишу (Tab) и в строке Копия (Cc) введите ваш собственный адрес электронной почты.Совет. Если вы хотите отправить копию сообщения пользователю и не хотите, чтобы он видел адреса других получателей сообщения, вы можете отправить "скрытую" копию. Отобразите строку СК (Bcc), щелкнув на кнопке списка справа от кнопки Параметры (Options) и выбрав СК (Bcc).
Нажмите клавишу (Tab), чтобы перейти в строку Тема (Subject), и введите План на сегодня.
Нажмите клавишу (Tab) еще раз и введите Вот перечень сотрудников, которые сегодня будут выполнять работу. Затем дважды нажмите клавишу (Enter).Важно. Если ваше сообщение открыто уже определенный промежуток времени, Outlook сохраняет его черновик (draft) в папке Черновики (Drafts) ; таким образом, если вы вышли из Outlook, не отправив сообщение, ваша работа с этим сообщением будет сохранена. Если вы закрыли сообщение, не отправив его, Outlook отобразит окно с предложением сохранить сообщение в папке Черновики (Drafts). Чтобы открыть сообщение после сохранения, выберите папку Черновики (Drafts) в Списке папок (Folder List). Если Список папок (Folder List) не отображен, в меню Вид (View) выберите пункт Список папок (Folder List), чтобы отобразить его на экране.
В меню Таблица (Table) наведите указатель мыши на пункт Вставить (Insert) и выберите Таблица (Table). Появится диалоговое окно Word Вставка таблицы (Insert Table).
Установите число колонок 4 и нажмите OK. В вашем сообщении появится таблица.
Заполните ячейки таблицы, как показано на рисунке, нажимая клавишу
Нажмите кнопку . Форма сообщения закроется, и сообщение будет отправлено по введенным адресам.
