Изучив основы работы с электронной почтой, т.е. отправку, получение и
управление сообщениями, вы увидите, что использование электронной почты помогает
вам работать более эффективно. Выбирая формат ваших сообщений, параметры
сообщений и доставки, фильтруя сообщения и настраивая ваши личные папки и
адресные книги, вы можете сконфигурировать Microsoft Outlook так, чтобы
программа была наиболее полезна и удобна в использовании. Например, вам может
понадобиться дать указание вашему коллективу, чтобы ваши сотрудники вводили
определенную фразу в строке темы сообщений, относящихся к проекту, над которым
ведется работа. В этом случае вы сможете с помощью фильтра отображать только
сообщения с определенной темой.
В этой лекции вы будете работать с файлами.
Форматирование сообщений
Электронные сообщения могут быть отправлены в одном из трех форматов: HTML,
Обычный текст (Plain Text) или Outlook Rich Text Format (RTF). Outlook
поддерживает все три формата. Другие программы электронной почты могут
поддерживать только один из перечисленных форматов.
В Outlook формат HTML является форматом по умолчанию. HTML поддерживает
форматирование текста, числа, таблицы, рисунки и фоновые изображения в теле
сообщения, стили и бланки. Наиболее популярные программы поддерживают сообщения
формата HTML.
Формат Outlook Rich Text Format поддерживает базовые параметры
форматирования, включая форматирование текста, таблицы, числа, фоновые цвета и
тени. Формат Rich Text Format поддерживается некоторыми почтовыми клиентами
Microsoft, включая Outlook 97 и Outlook 2000. Программа Microsoft Outlook
Express, распространяемая с несколькими версиями Microsoft Windows, поддерживает
только форматы HTML и Обычный текст (Plain Text).
Формат Обычный текст (Plain Text) поддерживается всеми программами,
работающими с электронной почтой, однако, как видно из названия формата,
сообщения в этом формате не поддерживают ни один вид форматирования.
В большинстве случаев формат HTML будет отвечать вашим требованиям. Так или
иначе, Microsoft рекомендует использовать формат HTML как для отправки сообщений
через Internet, так и при обращении к серверу Microsoft Exchange. При отправке
сообщения в формате HTML пользователю c почтовой программой, не поддерживающей
формат HTML, сообщение в программе этого получателя будет отображаться в формате
Обычный текст (Plain Text). Outlook автоматически преобразует сообщения в
формате RTF, отправляемые через Internet, в формат HTML. Когда вы отвечаете на
сообщение или пересылаете его, Outlook по умолчанию использует формат исходного
сообщения. Тем не менее вы можете выбирать формат для любого отправляемого вами
сообщения.
При отправке сообщений в формате HTML вы можете улучшить внешний вид
сообщений, используя бланки и шаблоны. Используя бланк, вы можете
указывать набор шрифтов, таблиц, фоновых цветов, горизонтальных линий, рисунков
и других элементов, которые вы хотите использовать в исходящих сообщениях. Вы
можете выбрать бланк из имеющегося в программе набора, изменить, создать бланк
или загрузить новые бланки из Internet. Если вы используете Word в качестве
редактора электронных сообщений, вы можете выбрать бланк из набора
дополнительных бланков, доступных в Word.
Важно! В курсе подразумевается, что вы используете Microsoft
Word как редактор электронных сообщений по умолчанию. Если это не так, вы можете
установить Word в качестве редактора по умолчанию, выбрав Параметры
(Options) в меню Сервис (Tools), открыв вкладку Сообщение
(Mail Format), отметив опцию Использовать Microsoft Word как редактор
сообщений (Use Microsoft Word to edit e-mail messages) и нажав OK.
В этом упражнении вы будете использовать Word как
редактор сообщений по умолчанию для создания сообщений в форматах HTML, Rich
Text и Обычный текст (Plain Text). Вы также будете составлять сообщения с
использованием бланков и шаблонов. Для выполнения этого упражнения учебные файлы
не нужны.
Если программа Outlook не открыта, запустите ее сейчас. Затем, если
необходимо, разверните ее окно.
В панели Outlook щелкните на значке . Отобразится содержимое папки Входящие (Inbox).
В панели инструментов нажмите кнопку Создать сообщение (New Mail
Message)
. Появится форма пустого сообщения.
Щелкните на теле сообщения и введите Ух ты! Вы уже видели новые
розы? По умолчанию, текст отформатирован шрифтом Arial размером 10
пикселей.
Перетащите серую область панели форматирования влево до конца, чтобы можно
было видеть остальные ее кнопки.
Выделите фразу "Ух ты!" и измените размер ее шрифта, нажав
кнопку списка в поле и выбрав 16.
Нажмите кнопку списка справа от кнопки Цвет шрифта (Font
Color)
и щелкните на
красном квадратике.
На панели инструментов формы сообщения нажмите кнопку списка справа от
строки Формат сообщения (Message Format) и выберите Обычный текст
(Plain Text). Появится окно с сообщением о том, что формат Обычный
шрифт (Plain Text) не поддерживает некоторые элементы форматирования в
сообщении, как показано на следующем рисунке.
Совет. Вы можете отключить появление этого сообщения в
дальнейшем. Для этого перед нажатием кнопки Продолжить (Continue)
отметьте опцию Больше не выводить это окно (Don't show this dialog box
again).
Нажмите кнопку Продолжить (Continue).К тексту будет применено форматирование шрифтом Courier New (формат Обычный текст ) размера 10 пикселей, и панель Форматирование станет
недоступна.
В панели инструментов формы сообщения нажмите кнопку списка справа от
строки Формат сообщения (Message Format) и выберите Формат RTF
(Rich Text).Формат сообщения будет изменен на формат RTF (Rich Text), однако
текст останется в Обычном формате (Plain Text). Теперь вы можете воспользоваться
панелью Форматирование для изменения стиля или других элементов форматирования
текста.
Нажмите кнопку Закрыть (Close) в окне формы сообщения и нажмите Нет (No) в появившемся окне предупреждения о сохранении черновика
сообщения. Форма сообщения закроется.
В меню Сервис (Tools) выберите Параметры (Options).Появится диалоговое окно Параметры (Options).
Выберите вкладку
В области Формат сообщения (Message Format) нажмите кнопку списка
поля Создать сообщение в формате (Compose in this message format),
выберите Обычный текст (Plain Text) и нажмите OK. Диалоговое окно Параметры (Options) закроется. Формат Обычный текст (Plain
Text) теперь установлен как формат создаваемых сообщений по умолчанию.
В панели инструментов нажмите кнопку Создать сообщение (New Mail
Message). Появится форма сообщения с выбранным форматом Обычный текст
(Plain Text).
Нажмите кнопку Закрыть (Close). Форма сообщения закроется.
В меню Сервис (Tools) выберите Параметры (Options).
Появится диалоговое окно Параметры (Options).
Откройте вкладку Сообщение (Mail Format).
В области Формат сообщения (Message Format) нажмите кнопку списка
справа от поля Создать сообщение в формате (Compose in this message
format) и выберите HTML.
В области Шрифты и бланки (Stationery and Fonts) нажмите кнопку
списка справа от поля Бланк, используемый по умолчанию (Use this stationery
by default), выберите Ясный день (Clear Day) и нажмите OK.
Диалоговое окно Параметры (Options) закроется.При создании новых сообщений теперь будет использоваться формат HTML и бланк
"Ясный день".
В панели инструментов нажмите кнопку Создать сообщение (New Mail
Message). Появится форма сообщения с фоном "Ясное небо".
Щелкните на теле сообщения и введите Приезжайте вместе с семьей.
По умолчанию, текст будет отображаться шрифтом Arial размера 10 пикселей (стиль Обычный (Normal) для этого бланка).Совет. Вы можете изменять бланк сообщения. Откройте вкладку
Сообщение (Mail Format) в диалоговом окне Параметры (Options),
нажмите кнопку Выбор бланка (Stationery Picker). Чтобы редактировать
имеющийся бланк, щелкните на нужном вам бланке, нажмите кнопку Изменить
(Edit), установите шрифт, фон, форматирование цветом и нажмите OK. Чтобы
создать новый бланк, нажмите кнопку Создать (New) в диалоговом окне Выбор бланка (Stationery Picker) и следуйте инструкциям в открывшемся
мастере.
В меню Формат (Format) выберите Тема (Theme). Появится
диалоговое окно Тема (Theme).
В списке Выберите тему (Choose a Theme) щелкните на теме Затмение (Eclipse). В диалоговом окне Тема (Theme) появится
предварительный просмотр темы
В списке Выберите тему (Choose a Theme) выберите Природа
(Nature) и нажмите OK. Диалоговое окно Тема (Theme) закроется, и к
сообщению будет применена тема Природа (Nature) вместо бланка Ясный
день (Clear Day).
В теле сообщения нажмите клавишу (Enter), введите Летний
пикник компании "Все для сада", нажмите (Enter),
введите 24 июня - с 11 до 17 часов, и нажмите (Enter) еще
раз.
Щелкните на первой строке текста и в панели Форматирование нажмите кнопку .
Теперь строка расположена по центру в теле сообщения.
Щелкните на второй строке текста и в панели Форматирование нажмите кнопку
списка справа от поля Стиль (Style) и выберите Заголовок 1 (Heading
1). К строке будет применен стиль Заголовок 1 (Heading 1).Совет. Если вы не нашли поле Стиль (Style), нажмите
кнопку , чтобы отобразить ниспадающее
меню с набором дополнительных кнопок, и установите стиль заголовка. Теперь поле Стиль (Style) добавится к основному набору кнопок в видимой части
панели инструментов Форматирование.
Щелкните на третьей строке текста, на панели инструментов Форматирование
нажмите кнопку списка справа от поля
Нажмите кнопку Закрыть (Close) в форме сообщения и нажмите Нет
(No) в окне предупреждения о сохранении черновика сообщения. Форма
сообщения закроется, черновик не будет сохранен.
В меню Сервис (Tools) выберите Параметры (Options) и
откройте в появившемся диалоговом окне вкладку Сообщение (Mail
Format).
В области Шрифты и бланки (Stationery and Fonts) нажмите кнопку
списка справа от поля Бланк, используемый по умолчанию (Use this stationery
by default), выберите <нет> (<None>) вверху списка и нажмите
OK. Диалоговое окно Параметры (Options) закроется. Теперь при создании
сообщений будет использоваться формат HTML без применения бланков.
Изменение настроек сообщения и параметров отправки
Чтобы проще управлять электронной почтой и передавать значение содержимого
сообщения более эффективно, вы можете устанавливать уровень важности (importance) сообщения, пометку (sensitivity) и ряд параметров
доставки ваших электронных сообщений.
Вы можете присвоить сообщению уровень важности Высокий, Обычный или Низкий.
Сообщения, отправленные с высоким уровнем важности, помечаются красным
восклицательным знаком. Сообщения, отправленные с нормальным уровнем важности,
не имеют специального обозначения. Сообщения, отправленные с низким уровнем
важности, обозначены синей стрелочкой "вниз". Эти маркеры
отображаются в столбце Важность (Importance) в папке Входящие
(Inbox).
Вы также можете устанавливать пометки Обычное, Личное, Частное или
Конфиденциальное. Сообщения, помеченные как "Частное", не могут быть
изменены после отправки.
Чтобы легче управлять получаемыми сообщениями, вы можете сделать так, чтобы
ответы пользователей на ваши сообщения отправлялись на другой электронный адрес.
Например, отправляемые вам сообщения могут отсылаться на тот электронный адрес,
по которому вы находитесь в данный момент. Чтобы упростить процесс отправки
сообщений, вы можете сделать так, чтобы сохранялись копии отправленных вами
сообщений, а также указать папку, в которой они должны сохраняться. Вы также
можете установить дату, когда сообщение будет отправлено, и сделать сообщение
недоступным после определенной даты.
В этом упражнении вы установите уровень важности сообщения. Вы также измените
параметры доставки для сообщения. Для выполнения этого упражнения учебные файлы
не нужны.
Отобразите в окне Outlook папку Входящие (Inbox) и нажмите на
панели инструментов кнопку
.
Появится форма пустого сообщения.
На панели инструментов формы сообщения нажмите кнопку Параметры
(Options)
. Появится
диалоговое окно Параметры сообщения (Message Settings).
В области Настройка сообщения (Message settings) нажмите кнопку
списка Важность (Importance) и выберите в появившемся списке Обычная (Normal).
В области Параметры отправки (Delivery options) отметьте опцию Отправлять ответы (Have replies sent to), удалите текст из поля этой
опции и введите kimy@gardenco.msn.com. Диалоговое окно будет выглядеть
следующим образом.
Нажмите кнопку . Диалоговое окно Параметр сообщения (Message Options)
закроется, и вы вернетесь к форме сообщения.
В поле Кому (To) введите ваш собственный электронный адрес.
Щелкните на поле Тема (Subject), введите текст Это сообщения
высокой важности и нажмите кнопку в панели инструментов формы
сообщения. Форма сообщения закроется и сообщение будет отправлено.
На панели инструментов нажмите кнопку Создать сообщение (New Mail
Message). Появится форма пустого сообщения.
На панели инструментов формы сообщения нажмите кнопку Параметры
(Options). Появится диалоговое окно Параметры сообщения (Message
Options).
В области Настройка сообщения (Message settings) нажмите кнопку
списка поля Важность (Importance) и выберите в появившемся списке Низкая (Low).
В области Параметры отправки (Delivery options) нажмите кнопку Обзор (Browse).Появится диалоговое окно Выбор папки (Select Folder).
В списке Папки (Folders) выберите папку Черновики
(Drafts) и нажмите OK.Теперь отправленные сообщения будут сохраняться в папке Черновики
(Drafts).
Нажмите кнопку Закрыть (Close).Диалоговое окно Параметры сообщения (Message Options) закроется, и
вы вернетесь к форме сообщения.
В поле Кому (To) введите ваш собственный адрес электронной
почты.
Щелкните на поле Тема (Subject), введите текст Это сообщение
низкой важности и на панели инструментов формы сообщения нажмите кнопку Отправить (Send).Форма сообщения закроется, и сообщение будет отправлено.
Если сообщения все еще не пришли в вашу папку Входящие (Inbox),
нажмите кнопку Отправить/Получить (Send/Receive). Outlook загрузит все
новые сообщения.Сообщения, отправленные с уровнем важности "Высокий", будут
помечены красным восклицательным знаком. Сообщения, отправленные с уровнем
важности "Низкий", будут помечены синей стрелкой
"вниз".
Дважды щелкните на сообщении, отправленном с высоким уровнем важности.Появится окно сообщения. Заголовок сообщения показывает, что это сообщение с
высоким уровнем важности.
В панели инструментов нажмите кнопку . Появится форма ответного сообщения.
Поле
Нажмите кнопку Закрыть (Close). Форма ответного сообщения
закроется.Отзыв сообщений
Если вы присоединены к сети, использующей сервер Microsoft Exchange, вы
можете отозвать отосланные вами сообщения. Например, если вы обнаружили ошибки в
отправленном сообщении, вы можете отозвать сообщение, чтобы исправить ошибки и
отправить сообщение заново.
Чтобы отозвать сообщение:
Если Список папок (Folder List) не открыт, выберите Список
папок (Folder List) в меню Вид (View).
В Списке папок (Folder List) выберите Отправленные (Sent
Items).
Дважды щелкните на сообщении, которое вы хотите отозвать; появится окно
этого сообщения.
В меню Действия (Actions) щелкните на строке Отзыв сообщения
(Recall This Message).
Выберите нужное действие: удалить непрочитанные копии сообщения или
удалить непрочитанные копии и заменить их новым сообщением; нажмите OK.
Вы можете отозвать или заменить сообщение только в том случае, если
получатель находится в сети и зарегистрирован, использует Microsoft Outlook, и
еще не прочитал ваше сообщение или не переместил его из папки Входящие
(Inbox).
Нажмите кнопку Закрыть (Close) в окне сообщения. Окно сообщения
закроется.
В поле Папка щелкните на кнопке списка справа от папки Входящие
(Inbox) и выберите в появившемся списке Черновики (Drafts).
Содержимое папки Черновики (Drafts) отобразится, включая копию
сообщения, отправленного вами с низким уровнем важности.
В панели Outlook щелкните на значке Входящие (Inbox).
Отобразится содержимое папки Входящие (Inbox).
Изучив основы работы с электронной почтой, т.е. отправку, получение и
управление сообщениями, вы увидите, что использование электронной почты помогает
вам работать более эффективно. Выбирая формат ваших сообщений, параметры
сообщений и доставки, фильтруя сообщения и настраивая ваши личные папки и
адресные книги, вы можете сконфигурировать Microsoft Outlook так, чтобы
программа была наиболее полезна и удобна в использовании. Например, вам может
понадобиться дать указание вашему коллективу, чтобы ваши сотрудники вводили
определенную фразу в строке темы сообщений, относящихся к проекту, над которым
ведется работа. В этом случае вы сможете с помощью фильтра отображать только
сообщения с определенной темой.
В этой лекции вы будете работать с файлами.
Форматирование сообщений
Электронные сообщения могут быть отправлены в одном из трех форматов: HTML,
Обычный текст (Plain Text) или Outlook Rich Text Format (RTF). Outlook
поддерживает все три формата. Другие программы электронной почты могут
поддерживать только один из перечисленных форматов.
В Outlook формат HTML является форматом по умолчанию. HTML поддерживает
форматирование текста, числа, таблицы, рисунки и фоновые изображения в теле
сообщения, стили и бланки. Наиболее популярные программы поддерживают сообщения
формата HTML.
Формат Outlook Rich Text Format поддерживает базовые параметры
форматирования, включая форматирование текста, таблицы, числа, фоновые цвета и
тени. Формат Rich Text Format поддерживается некоторыми почтовыми клиентами
Microsoft, включая Outlook 97 и Outlook 2000. Программа Microsoft Outlook
Express, распространяемая с несколькими версиями Microsoft Windows, поддерживает
только форматы HTML и Обычный текст (Plain Text).
Формат Обычный текст (Plain Text) поддерживается всеми программами,
работающими с электронной почтой, однако, как видно из названия формата,
сообщения в этом формате не поддерживают ни один вид форматирования.
В большинстве случаев формат HTML будет отвечать вашим требованиям. Так или
иначе, Microsoft рекомендует использовать формат HTML как для отправки сообщений
через Internet, так и при обращении к серверу Microsoft Exchange. При отправке
сообщения в формате HTML пользователю c почтовой программой, не поддерживающей
формат HTML, сообщение в программе этого получателя будет отображаться в формате
Обычный текст (Plain Text). Outlook автоматически преобразует сообщения в
формате RTF, отправляемые через Internet, в формат HTML. Когда вы отвечаете на
сообщение или пересылаете его, Outlook по умолчанию использует формат исходного
сообщения. Тем не менее вы можете выбирать формат для любого отправляемого вами
сообщения.
При отправке сообщений в формате HTML вы можете улучшить внешний вид
сообщений, используя бланки и шаблоны. Используя бланк, вы можете
указывать набор шрифтов, таблиц, фоновых цветов, горизонтальных линий, рисунков
и других элементов, которые вы хотите использовать в исходящих сообщениях. Вы
можете выбрать бланк из имеющегося в программе набора, изменить, создать бланк
или загрузить новые бланки из Internet. Если вы используете Word в качестве
редактора электронных сообщений, вы можете выбрать бланк из набора
дополнительных бланков, доступных в Word.
Важно! В курсе подразумевается, что вы используете Microsoft
Word как редактор электронных сообщений по умолчанию. Если это не так, вы можете
установить Word в качестве редактора по умолчанию, выбрав Параметры
(Options) в меню Сервис (Tools), открыв вкладку Сообщение
(Mail Format), отметив опцию Использовать Microsoft Word как редактор
сообщений (Use Microsoft Word to edit e-mail messages) и нажав OK.
В этом упражнении вы будете использовать Word как
редактор сообщений по умолчанию для создания сообщений в форматах HTML, Rich
Text и Обычный текст (Plain Text). Вы также будете составлять сообщения с
использованием бланков и шаблонов. Для выполнения этого упражнения учебные файлы
не нужны.
Если программа Outlook не открыта, запустите ее сейчас. Затем, если
необходимо, разверните ее окно.
В панели Outlook щелкните на значке . Отобразится содержимое папки Входящие (Inbox).
В панели инструментов нажмите кнопку Создать сообщение (New Mail
Message)
. Появится форма пустого сообщения.
Щелкните на теле сообщения и введите Ух ты! Вы уже видели новые
розы? По умолчанию, текст отформатирован шрифтом Arial размером 10
пикселей.
Перетащите серую область панели форматирования влево до конца, чтобы можно
было видеть остальные ее кнопки.
Выделите фразу "Ух ты!" и измените размер ее шрифта, нажав
кнопку списка в поле и выбрав 16.
Нажмите кнопку списка справа от кнопки Цвет шрифта (Font
Color)и щелкните на
красном квадратике.
На панели инструментов формы сообщения нажмите кнопку списка справа от
строки Формат сообщения (Message Format) и выберите Обычный текст
(Plain Text). Появится окно с сообщением о том, что формат Обычный
шрифт (Plain Text) не поддерживает некоторые элементы форматирования в
сообщении, как показано на следующем рисунке.Совет. Вы можете отключить появление этого сообщения в
дальнейшем. Для этого перед нажатием кнопки Продолжить (Continue)
отметьте опцию Больше не выводить это окно (Don't show this dialog box
again).
Нажмите кнопку Продолжить (Continue).К тексту будет применено форматирование шрифтом Courier New (формат Обычный текст ) размера 10 пикселей, и панель Форматирование станет
недоступна.
В панели инструментов формы сообщения нажмите кнопку списка справа от
строки Формат сообщения (Message Format) и выберите Формат RTF
(Rich Text).Формат сообщения будет изменен на формат RTF (Rich Text), однако
текст останется в Обычном формате (Plain Text). Теперь вы можете воспользоваться
панелью Форматирование для изменения стиля или других элементов форматирования
текста.
Нажмите кнопку Закрыть (Close) в окне формы сообщения и нажмите Нет (No) в появившемся окне предупреждения о сохранении черновика
сообщения. Форма сообщения закроется.
В меню Сервис (Tools) выберите Параметры (Options).Появится диалоговое окно Параметры (Options).
Выберите вкладку
В области Формат сообщения (Message Format) нажмите кнопку списка
поля Создать сообщение в формате (Compose in this message format),
выберите Обычный текст (Plain Text) и нажмите OK. Диалоговое окно Параметры (Options) закроется. Формат Обычный текст (Plain
Text) теперь установлен как формат создаваемых сообщений по умолчанию.
В панели инструментов нажмите кнопку Создать сообщение (New Mail
Message). Появится форма сообщения с выбранным форматом Обычный текст
(Plain Text).
Нажмите кнопку Закрыть (Close). Форма сообщения закроется.
В меню Сервис (Tools) выберите Параметры (Options).
Появится диалоговое окно Параметры (Options).
Откройте вкладку Сообщение (Mail Format).
В области Формат сообщения (Message Format) нажмите кнопку списка
справа от поля Создать сообщение в формате (Compose in this message
format) и выберите HTML.
В области Шрифты и бланки (Stationery and Fonts) нажмите кнопку
списка справа от поля Бланк, используемый по умолчанию (Use this stationery
by default), выберите Ясный день (Clear Day) и нажмите OK.
Диалоговое окно Параметры (Options) закроется.При создании новых сообщений теперь будет использоваться формат HTML и бланк
"Ясный день".
В панели инструментов нажмите кнопку Создать сообщение (New Mail
Message). Появится форма сообщения с фоном "Ясное небо".
Щелкните на теле сообщения и введите Приезжайте вместе с семьей.
По умолчанию, текст будет отображаться шрифтом Arial размера 10 пикселей (стиль Обычный (Normal) для этого бланка).Совет. Вы можете изменять бланк сообщения. Откройте вкладку
Сообщение (Mail Format) в диалоговом окне Параметры (Options),
нажмите кнопку Выбор бланка (Stationery Picker). Чтобы редактировать
имеющийся бланк, щелкните на нужном вам бланке, нажмите кнопку Изменить
(Edit), установите шрифт, фон, форматирование цветом и нажмите OK. Чтобы
создать новый бланк, нажмите кнопку Создать (New) в диалоговом окне Выбор бланка (Stationery Picker) и следуйте инструкциям в открывшемся
мастере.
В меню Формат (Format) выберите Тема (Theme). Появится
диалоговое окно Тема (Theme).
В списке Выберите тему (Choose a Theme) щелкните на теме Затмение (Eclipse). В диалоговом окне Тема (Theme) появится
предварительный просмотр темы
В списке Выберите тему (Choose a Theme) выберите Природа
(Nature) и нажмите OK. Диалоговое окно Тема (Theme) закроется, и к
сообщению будет применена тема Природа (Nature) вместо бланка Ясный
день (Clear Day).
В теле сообщения нажмите клавишу (Enter), введите Летний
пикник компании "Все для сада", нажмите (Enter),
введите 24 июня - с 11 до 17 часов, и нажмите (Enter) еще
раз.
Щелкните на первой строке текста и в панели Форматирование нажмите кнопку .
Теперь строка расположена по центру в теле сообщения.
Щелкните на второй строке текста и в панели Форматирование нажмите кнопку
списка справа от поля Стиль (Style) и выберите Заголовок 1 (Heading
1). К строке будет применен стиль Заголовок 1 (Heading 1).Совет. Если вы не нашли поле Стиль (Style), нажмите
кнопку , чтобы отобразить ниспадающее
меню с набором дополнительных кнопок, и установите стиль заголовка. Теперь поле Стиль (Style) добавится к основному набору кнопок в видимой части
панели инструментов Форматирование.
Щелкните на третьей строке текста, на панели инструментов Форматирование
нажмите кнопку списка справа от поля
Нажмите кнопку Закрыть (Close) в форме сообщения и нажмите Нет
(No) в окне предупреждения о сохранении черновика сообщения. Форма
сообщения закроется, черновик не будет сохранен.
В меню Сервис (Tools) выберите Параметры (Options) и
откройте в появившемся диалоговом окне вкладку Сообщение (Mail
Format).
В области Шрифты и бланки (Stationery and Fonts) нажмите кнопку
списка справа от поля Бланк, используемый по умолчанию (Use this stationery
by default), выберите <нет> (<None>) вверху списка и нажмите
OK. Диалоговое окно Параметры (Options) закроется. Теперь при создании
сообщений будет использоваться формат HTML без применения бланков.
Изменение настроек сообщения и параметров отправки
Чтобы проще управлять электронной почтой и передавать значение содержимого
сообщения более эффективно, вы можете устанавливать уровень важности (importance) сообщения, пометку (sensitivity) и ряд параметров
доставки ваших электронных сообщений.
Вы можете присвоить сообщению уровень важности Высокий, Обычный или Низкий.
Сообщения, отправленные с высоким уровнем важности, помечаются красным
восклицательным знаком. Сообщения, отправленные с нормальным уровнем важности,
не имеют специального обозначения. Сообщения, отправленные с низким уровнем
важности, обозначены синей стрелочкой "вниз". Эти маркеры
отображаются в столбце Важность (Importance) в папке Входящие
(Inbox).
Вы также можете устанавливать пометки Обычное, Личное, Частное или
Конфиденциальное. Сообщения, помеченные как "Частное", не могут быть
изменены после отправки.
Чтобы легче управлять получаемыми сообщениями, вы можете сделать так, чтобы
ответы пользователей на ваши сообщения отправлялись на другой электронный адрес.
Например, отправляемые вам сообщения могут отсылаться на тот электронный адрес,
по которому вы находитесь в данный момент. Чтобы упростить процесс отправки
сообщений, вы можете сделать так, чтобы сохранялись копии отправленных вами
сообщений, а также указать папку, в которой они должны сохраняться. Вы также
можете установить дату, когда сообщение будет отправлено, и сделать сообщение
недоступным после определенной даты.
В этом упражнении вы установите уровень важности сообщения. Вы также измените
параметры доставки для сообщения. Для выполнения этого упражнения учебные файлы
не нужны.
Отобразите в окне Outlook папку Входящие (Inbox) и нажмите на
панели инструментов кнопку
.
Появится форма пустого сообщения.
На панели инструментов формы сообщения нажмите кнопку Параметры
(Options). Появится
диалоговое окно Параметры сообщения (Message Settings).
В области Настройка сообщения (Message settings) нажмите кнопку
списка Важность (Importance) и выберите в появившемся списке Обычная (Normal).
В области Параметры отправки (Delivery options) отметьте опцию Отправлять ответы (Have replies sent to), удалите текст из поля этой
опции и введите kimy@gardenco.msn.com. Диалоговое окно будет выглядеть
следующим образом.
Нажмите кнопку . Диалоговое окно Параметр сообщения (Message Options)
закроется, и вы вернетесь к форме сообщения.
В поле Кому (To) введите ваш собственный электронный адрес.
Щелкните на поле Тема (Subject), введите текст Это сообщения
высокой важности и нажмите кнопку в панели инструментов формы
сообщения. Форма сообщения закроется и сообщение будет отправлено.
На панели инструментов нажмите кнопку Создать сообщение (New Mail
Message). Появится форма пустого сообщения.
На панели инструментов формы сообщения нажмите кнопку Параметры
(Options). Появится диалоговое окно Параметры сообщения (Message
Options).
В области Настройка сообщения (Message settings) нажмите кнопку
списка поля Важность (Importance) и выберите в появившемся списке Низкая (Low).
В области Параметры отправки (Delivery options) нажмите кнопку Обзор (Browse).Появится диалоговое окно Выбор папки (Select Folder).
В списке Папки (Folders) выберите папку Черновики
(Drafts) и нажмите OK.Теперь отправленные сообщения будут сохраняться в папке Черновики
(Drafts).
Нажмите кнопку Закрыть (Close).Диалоговое окно Параметры сообщения (Message Options) закроется, и
вы вернетесь к форме сообщения.
В поле Кому (To) введите ваш собственный адрес электронной
почты.
Щелкните на поле Тема (Subject), введите текст Это сообщение
низкой важности и на панели инструментов формы сообщения нажмите кнопку Отправить (Send).Форма сообщения закроется, и сообщение будет отправлено.
Если сообщения все еще не пришли в вашу папку Входящие (Inbox),
нажмите кнопку Отправить/Получить (Send/Receive). Outlook загрузит все
новые сообщения.Сообщения, отправленные с уровнем важности "Высокий", будут
помечены красным восклицательным знаком. Сообщения, отправленные с уровнем
важности "Низкий", будут помечены синей стрелкой
"вниз".
Дважды щелкните на сообщении, отправленном с высоким уровнем важности.Появится окно сообщения. Заголовок сообщения показывает, что это сообщение с
высоким уровнем важности.
В панели инструментов нажмите кнопку . Появится форма ответного сообщения.
Поле
Нажмите кнопку Закрыть (Close). Форма ответного сообщения
закроется.Отзыв сообщений
Если вы присоединены к сети, использующей сервер Microsoft Exchange, вы
можете отозвать отосланные вами сообщения. Например, если вы обнаружили ошибки в
отправленном сообщении, вы можете отозвать сообщение, чтобы исправить ошибки и
отправить сообщение заново.
Чтобы отозвать сообщение:
Если Список папок (Folder List) не открыт, выберите Список
папок (Folder List) в меню Вид (View).
В Списке папок (Folder List) выберите Отправленные (Sent
Items).
Дважды щелкните на сообщении, которое вы хотите отозвать; появится окно
этого сообщения.
В меню Действия (Actions) щелкните на строке Отзыв сообщения
(Recall This Message).
Выберите нужное действие: удалить непрочитанные копии сообщения или
удалить непрочитанные копии и заменить их новым сообщением; нажмите OK.
Вы можете отозвать или заменить сообщение только в том случае, если
получатель находится в сети и зарегистрирован, использует Microsoft Outlook, и
еще не прочитал ваше сообщение или не переместил его из папки Входящие
(Inbox).
Нажмите кнопку Закрыть (Close) в окне сообщения. Окно сообщения
закроется.
В поле Папка щелкните на кнопке списка справа от папки Входящие
(Inbox) и выберите в появившемся списке Черновики (Drafts).
Содержимое папки Черновики (Drafts) отобразится, включая копию
сообщения, отправленного вами с низким уровнем важности.
В панели Outlook щелкните на значке Входящие (Inbox).
Отобразится содержимое папки Входящие (Inbox).
