Фильтрация сообщений
По мере того как сообщения накапливаются в папке Входящие (Inbox),
вам может становиться все труднее находить нужные сообщения. Чтобы облегчить
поиск сообщений, вы можете фильтровать их посредством выбора представления. При
фильтрации сообщений вы можете отображать только те сообщения, которые отвечают
общему критерию, что позволяет выделить отдельную группу сообщений. Вы можете
создавать правила перемещения ваших сообщений в выбранные папки по их получении,
а также игнорировать массовые рассылки или электронную почту с материалами для
взрослых.
NextShow, ReNextShow, Schedule
В этом упражнении вы создадите представление для фильтрации сообщений, а
также правило, согласно которому сообщения будут удаляться из папки Входящие
(Inbox).
Отобразив, если необходимо, в окне Outlook папку Входящие
(Inbox), войдите в меню Вид (View), наведите указатель мыши на
пункт Текущее представление (Current View) и выберите Определить
представления (Define Views).
Появится диалоговое окно Определение представлений для папки "Входящие
" (Define Views for "Inbox"), как показано на рисунке.
Нажмите кнопку Копировать (Copy). Появится диалоговое окно Копирование представления (Copy View).
В строке Имя нового представления (Name of new view) введите Фильтр - демонстрация и нажмите OK. Диалоговое окно Копирование
представления (Copy View) закроется, и появится диалоговое окно Сведения о представлении (View Summary) с настройками скопированного
вами представления.
Нажмите кнопку Отбор (Filter). Появится диалоговое окно Отбор
(Filter).
В строке Искать текст (Search for the word[s]) введите демонстрация и нажмите OK. Диалоговое окно Отбор (Filter)
закроется, появится диалоговое окно Сведения о представлении (View
Summary) с отображением новых отфильтрованных сообщений.
В диалоговом окне Сведения о представлении (View Summary) нажмите
OK.Диалоговое окно Сведения о представлении (View Summary) закроется, и
вы вернетесь к диалоговому окну Определение представлений для папки
"Входящие " (Define Views for "Inbox"), где в
списке Представления для папки "Входящие" (View Name) будет
указано новое представление.
Убедитесь, что представление "Фильтр - демонстрация" выделено
в списке Представления для папки "Входящие" (View Name), и
нажмите кнопку Применить (Apply View).Диалоговое окно Определение представлений для папки
"Входящие" (Define Views for "Inbox") закроется, и
отобразится папка Входящие (Inbox), содержащая только те сообщения, в
темах которых есть слово "демонстрация". Ярлык папки будет
показывать, что применен фильтр.
В меню Вид (View) наведите указатель мыши на пункт Текущее
представление (Current View). Появится список доступных представлений,
включая представление "Фильтр - демонстрация".
В подменю Текущее представление (Current View) выберите Сообщения (Messages). Фильтр отключится, и в папке Входящие
(Inbox) отобразятся все ваши сообщения.
Теперь вы создадите правило для управления сообщениями, которые отвечают
определенному критерию. В меню Сервис (Tools) выберите Мастер
правил (Rules Wizard). Появится первое окно Мастера правил (Rules
Wizard), как показано на рисунке ниже.
Нажмите кнопку Создать (New). Появится следующее окно Мастера
правил. Опция Создать правило на основе шаблона (Start creating a rule from
a template) отмечена. Просмотрите типы правил, которые вы можете создавать
из шаблона. (Если Помощник Office предлагает вам помощь, откажитесь от
нее.)
Убедитесь, что выбрана опция Перемещение новых сообщений от кого-либо
(Move new messages from someone) и нажмите кнопку Далее (Next).
Появится следующее окно Мастера правил (Rules Wizard).
В списке Условия. Какие сообщения следует отбирать? (Which condition(s)
do you want to check?) снимите галочку с опции От <отправители или
список рассылки> (from people or distribution list) и отметьте опцию Содержащие <текст> в поле Тема (with specific words in the
subject). Описание правила в нижней части окна изменится соответственно
выбранному правилу. Подчеркнутые слова в описании правила являются значениями,
которые вы должны указать для создания правила.
В поле Описание правила (Rule description) щелкните на
подчеркнутом слове <текст> (<specific words>).Появится диалоговое окно Поиск текста (Search Text).
В поле Укажите слово или фразу для поиска в поле "Тема" (Specify words
or phrases to search for in the subject) введите Поездки, нажмите
кнопку Добавить (Add) и нажмите OK.Поле Описание правила (Rule description) обновится и отобразит
изменение.
Нажмите кнопку Далее (Next). Появится следующее окно Мастера
правил (Rules Wizard).
Убедитесь, что в поле Что следует сделать с сообщением? (What do you
want to do with the message?) отмечена опция Переместить их в папку
<имя> (move it to the <specified> folder), и в поле Описание правила (Rule description) щелкните на подчеркнутом слове
<имя> (<Specified>). Появится диалоговое окно Мастер правил
(Rules Wizard) со списком папок.
Нажмите кнопку Создать (New). Появится диалоговое окно Новая
папка (Create New Folder).
В поле Имя папки (Name) введите Поездки и в списке Поместить папку в (Select where to place the folder) щелкните на папке Входящие (Inbox). Теперь диалоговое окно выглядит так, как показано на
рисунке.
Нажмите OK.
Нажмите Нет (No) в появившемся окне с предложением поместить ярлык
в панель Outlook и затем в диалоговом окне Мастер правил (Rules Wizard)
нажмите OK. Диалоговое окно закроется, и поле Описание правила (Rule
description) обновится и отобразит назначенную папку.
Нажмите кнопку Далее (Next). Появится следующее окно Мастера
правил (Rules Wizard).
В поле Исключения. Применить правило ко всем сообщениям (Add any
exceptions [If necessary]) отметьте галочкой опцию Кроме имеющих
отметку действие (except if it is flagged for action), и в поле Описание правила (Rule description) щелкните на подчеркнутом слове Действие (Action).Появится диалоговое окно Отметка сообщения (Flagged Message).
Щелкните на кнопке списка справа от поля Отметка, чтобы отобразить
доступные опции, выберите Любое действие (Any) и нажмите OK.Поле Описание правила (Rule description) обновится и отобразит ваш
выбор.
Нажмите Далее (Next). Отобразится последняя страница Мастера
правил (Rules Wizard) с перечнем установленных вами параметров правила
"Поездки".
Отметьте опцию Выполнить это правило на сообщениях, которые уже
находятся в папке "Входящие" (Run this rule now on messages already in
"Inbox") и нажмите кнопку Готово (Finish).Правило сохранится и будет отображено в списке диалогового окна Мастер
правил (Rules Wizard), как показано на рисунке.
Нажмите OK. Сейчас правило является активным, и Outlook применяет его к
сообщениям в папке Входящие (Inbox).
В Списке папок (Folder List) щелкните на значке (+) слева
от папки Входящие (Inbox) и щелкните на папке Поездки.
Отобразится содержимое папки Поездки, включая сообщение
"Расписание поездки" от Kim Yoshida.
В Списке папок (Folder List) щелкните на папке Входящие
(Inbox). Отобразится содержимое папки Входящие (Inbox).Совет. Если вы используете сервер Microsoft Exchange, вы можете
фильтровать сообщения даже в том случае, если вы находитесь не в офисе; это
можно делать с помощью помощника Out of Office Assistant. Когда у вас будет
больше опыта работы с Outlook, вы можете изучить эту функцию, выбрав ее в меню Сервис (Tools).
Фильтрация массовых рассылок
Outlook предоставляет несколько опций для управления массовыми рассылками -
сообщениями с несанкционированной рекламой и прочим содержанием, которые
засоряют ваш почтовый ящик в случае, если ваш почтовый адрес попадет в какой-
либо массовый список рассылки. Вы можете обозначать цветом нежелательные
сообщения, чтобы было легче их выявлять, или же можно перемещать такие сообщения
в отдельную папку, чтобы избежать беспорядка в почтовом ящике. Таким же образом
вы можете поступать и с сообщениями с содержимым для взрослых.
Чтобы фильтровать нежелательную почту:
На панели инструментов нажмите кнопку Организовать (Organize).
Появится область Настройка папки Входящие (Ways to Organize
Inbox).
В области Настройка папки Входящие (Ways to Organize Inbox)
щелкните на строке Нежелательная почта (Junk E-Mail).
Для включения цветового выделения нежелательных сообщений установите в
первом поле Окрашивать (color), а во втором поле выберите нужный цвет.
Вы также можете установить в первом поле значение Перемещать (Move) и
во втором поле выбрать нужную папку.
Щелкните на кнопке Включить (Turn On), чтобы включить правило
фильтрации нежелательной почты.
Чтобы фильтровать сообщения с содержимым для взрослых, во второй строке
выберите Окрашивать (color) или Перемещать (Move) и затем
укажите цвет и расположение папки.
Нажмите кнопку Включить (Turn On), чтобы включить правило
фильтрации сообщений с содержимым для взрослых.
Закройте область Настройка папки Входящие (Ways to Organize
Inbox).
Правила фильтрации будут действовать до тех пор, пока вы не выключите их.
Использование личных папок и адресных книг
Элементы, создаваемые вами в Outlook - сообщения, встречи, задачи, заметки и
записи в дневнике - хранятся либо на сервере вашей сети, либо на жестком диске
вашего компьютера.
Если ваша информация хранится на сервере (в этом случае в вашей сети
используется сервер Microsoft Exchange), она является частью файла, именуемого
личным архивом (private store). Вы можете иметь доступ к вашему архиву только
тогда, когда вы подключены к серверу.
Если ваша информация хранится на вашем компьютере, она находится в файле
личных папок (Personal Folders file), который имеет расширение .pst. По
умолчанию, файлом личных папок является Outlook.pst. Этот файл доступен вам вне
зависимости от того, подключены вы к вашему провайдеру или нет.
При работе как на компьютере в сети, так и на отдельном компьютере вы можете
создавать файлы личных папок для хранения элементов Outlook на жестком диске
вашего компьютера. Если вы работаете в сети, вам может понадобиться сделать
какие-либо файлы доступными на вашем компьютере независимо от того, присоединены
вы к серверу, или нет, например, если вы используете компьютер типа
"лэптоп" и дома, и на работе. Если вы работаете не в сети, эта
возможность может вам пригодиться в случае, если вам нужно хранить все элементы,
относящиеся к определенному проекту в отдельном файле личных папок. В данном
случае вы можете хранить этот файл отдельно от других элементов Outlook, либо вы
можете скопировать этот файл на другой компьютер.
С такими же целями вы можете создать личную адресную книгу (Personal Address Book) для хранения адресов
электронной почты и списков рассылки отдельно от папки с контактами. Файлы
личной адресной книги имеют расширение .pab и могут храниться локально на вашем
компьютере.
NextShow, ReNextShow, Поездки,
GardenCo
В этом упражнении вы будете создавать файл личных папок, перемещать сообщения
и папки в новый файл, добавлять личную адресную книгу и создавать личный список
рассылки.
В меню Файл (File) выберите Импорт и экспорт (Import and
Export).Появится окно Мастера импорта и экспорта (Import and Export
Wizard).
В списке Выберите нужное действие (Choose an action to perform)
щелкните на строке Импорт из другой программы или файла (Import from another
program or file) и нажмите Далее (Next).Появится следующая страница Мастера импорта и экспорта (Import and Export
Wizard).
В списке Выберите файл для импорта (Select file type to import
from) щелкните на строке Файл личных папок (.pst) (Personal Folder File
[.pst]) и нажмите Далее (Next).
В следующем окне Мастера импорта и экспорта (Import and Export
Wizard) нажмите кнопку Обзор (Browse).Появится диалоговое окно Открыть личные папки (Open Personal
Folders).
Нажмите кнопку списка справа от поля Папка (Look In), перейдите в
папку Office XP SBS\Outlook\Chap26, щелкните на папке Поездки
и нажмите кнопку Открыть (Open).Диалоговое окно Открыть личные папки (Open Personal Folders)
закроется, и путь к выбранной папке появится в поле Импортировать из файла
(File to import).
В окне Мастера импорта и экспорта (Import and Export Wizard)
убедитесь, что выбрана опция Заменять дубликаты при импорте (Replace
duplicates with items imported) и нажмите Далее (Next).
В списке Импортировать из папки (Select the folder to import
from) выберите папку Поездки и нажмите Готово (Finish).Папка Поездки будет добавлена в ваш Список папок (Folder List).
(Если Список папок [Folder List] не отображается, включите его из меню Вид [View].)
В меню Сервис (Tools) выберите Параметры (Options) и в
появившемся окне откройте вкладку Настройка почты (Mail Setup).
Щелкните на кнопке Файлы данных (Data Files), чтобы отобразить
диалоговое окно
Нажмите кнопку Добавить (Add) и в диалоговом окне Создание
файла данных Outlook (New Outlook Data File) нажмите OK, чтобы создать
файл личных папок.Появится диалоговое окно Создание или открытие файла данных Outlook
(Create or Open Outlook Data File).
В поле Имя файла (File name) введите personal.pst и
нажмите OK.Появится диалоговое окно Создание личных папок Microsoft (Create
Microsoft Personal Folders).
В поле Имя (Name) введите MikeG в качестве имени этого
файла и нажмите OK.Появится диалоговое окно Файлы данных Outlook (Outlook Data Files) с
новым файлом личных папок.
Нажмите кнопку Закрыть (Close) и в диалоговом окне Параметры
(Options) нажмите OK.Диалоговое окно Параметры (Options) закроется.
В Списке папок (Folder List) дважды щелкните на файле MikeG.Содержимое файла личных папок отобразится в почтовом ящике (на данный момент
этот файл пуст), и в Списке папок (Folder List) развернется
соответствующая папка.
По умолчанию, файл личных папок содержит свою собственную папку Удаленные
(Deleted Items).
В Списке папок (Folder List) щелкните на папке Входящие
(Inbox). Отобразится содержимое папки Входящие (Inbox).
Щелкните на сообщении "Предстоящая демонстрация" от Catherine
Turner и затем, удерживая клавишу (Ctrl), щелкните на сообщении
"RE: Предстоящая демонстрация". Сообщения выделятся.
На панели инструментов нажмите кнопку Переместить в папку (Move to
Folder) и выберите в появившемся меню пункт Переместить в папку (Move
to Folder). Появится диалоговое окно Перемещение элементов (Move
Items).
В списке Переместить выделенные элементы в папку (Move the selected
items to the folder)
щелкните на папке MikeG и нажмите OK. Диалоговое окно Перемещение
элементов (Move Items) закроется, и сообщения переместятся в новый файл
личных папок.
В Списке папок (Folder List) щелкните на папке MikeG.
Отобразится содержимое нового файла личных папок, включая два сообщения, которые
вы только что переместили.
В Списке папок (Folder List) перетащите папку Поездки на
папку MikeG. Папка и ее содержимое будут перемещены в новый файл личных
папок.
Теперь вы создадите в Outlook личную адресную книгу. В меню Сервис
(Tools) выберите Учетные записи электронной почты (E-mail
accounts), чтобы отобразить диалоговое окно Учетные записи электронной
почты (E-mail accounts).
Отметьте опцию Добавить новый каталог или адресную книгу (Add new
directory or address book) и нажмите Далее (Next). В окне появится
страница Тип каталога или адресной книги (Directory or Address Book
Type).
Отметьте опцию Дополнительные адресные книги (Additional Address
Books) и нажмите Далее (Next). Появится страница Другие типы
адресных книг (Other Address Book Types).
В списке Дополнительные типы адресных книг (Additional Address Book
Types) щелкните на строке Личная адресная книга (Personal Address
Book) и нажмите Далее (Next). Появится диалоговое окно Личная
адресная книга (Personal Address Book).
Нажмите кнопку Обзор (Browse), чтобы открыть диалоговое окно Выбор личной адресной книги (Use Personal Address Book).
Щелкните на кнопке списка справа от поля Папка (Look In),
перейдите в папку Office XP SBS\Outlook\Personal, располагающуюся,
вероятно, на диске C, щелкните на файле GardenCo и нажмите кнопку Открыть (Open). В поле Путь (Path) диалогового окна Личная
адресная книга (Personal Address Book) появится путь к файлу GardenCo.
Нажмите OK, и в появившемся окне сообщения снова нажмите OK. Адресная книга
создана, но для ее использования необходимо перезапустить Outlook.
В меню Файл (File) выберите Выход (Exit), чтобы выйти из
Outlook.
Дважды щелкните на значке на вашем рабочем столе, чтобы запустить Outlook.
В меню Сервис (Tools) выберите пункт Адресная книга (Address
Book). Затем нажмите кнопку списка справа от поля Источник адресов
(Show Names from the) и выберите пункт Личная адресная книга (Personal
Address Book).Отобразится содержимое личной адресной книги, включая записи Catherine Turner
и Kim Yoshida.
На панели инструментов нажмите кнопку Создание адреса (New
Entry)
. Появится
диалоговое окно Создание адреса (New Entry).
В области Поместить адрес (Put this entry) нажмите кнопку списка
справа от поля В список (In the) и выберите в появившемся меню пункт Личная адресная книга (Personal Address Book).
В списке Тип адреса (Select the entry type) выберите пункт Личный список рассылки (Personal Distribution List) и нажмите OK.
Появится диалоговое окно Свойства: Создание: Личный список рассылки (New
Personal Distribution List Properties).
В поле Имя (Name) введите Team и нажмите кнопку Изменить
состав (Add/Remove Members). Появится диалоговое окно Список рассылки:
Team (Edit Members of Team).
В списке Источник адресов (Show Names from the) выберите Личная адресная книга (Personal Address Book). Имена в личной адресной
книге отобразятся в списке Имя (Name).Совет. Вы также можете добавлять записи в ваши личные списки
рассылки. В диалоговом окне Список рассылки (Edit Members) выберите в
списке Источник адресов (Show Names from the) пункт Контакты
(Contacts), чтобы отобразить имена из папки Контакты (Contacts), и
затем щелкните на нужных вам именах.
В списке Имя (Name) щелкните на имени Catherine Turner,
удерживайте клавишу (Shift) и щелкните на имени Kim Yoshida, а
затем нажмите кнопку
Нажмите OK, и затем нажмите OK в диалоговом окне Свойства: Создание:
Личный список рассылки (New Personal Distribution List Properties).
Адресная книга отображает новый список рассылки. Списки рассылки отображаются
жирным шрифтом и обозначены значком, как показано ниже.
Нажмите кнопку . Окно адресной книги закроется.
На панели инструментов нажмите кнопку Создать сообщение (New Mail
Message)
. Появится пустая форма нового сообщения.
Нажмите кнопку Кому (To), нажмите кнопку списка справа от поля Источник адресов (Show Names from the) и в появившемся списке выберите Личная адресная книга (Personal Address Book).
В списке Имя (Name) отобразится содержимое личной адресной книги.
В списке Имя (Name) щелкните на списке рассылки Team, нажмите
кнопку Кому (To) и затем нажмите OK. В поле Кому (To)
отобразится список рассылки
Нажмите кнопку Закрыть (Close) и выберите Нет (No) в окне
сообщения о сохранении черновика. Форма сообщения закроется, а черновик сохранен
не будет.
Закройте Список папок (Folder List), нажав кнопку Закрыть
(Close). Если вы не будете продолжать работу со следующей лекцией, закройте
все сообщения, войдите в меню Файл (File) и выберите Выход
(Exit), чтобы выйти из Outlook.
Проверка адресов
По умолчанию, Outlook проверяет все вводимые вами адреса электронной почты на
наличие их в адресной книге Outlook. Если адресная книга не содержит записи для
имени, вводимого вами в полях Кому (To), Копия (Cc) или СК
(Bcc) нового сообщения, то, когда вы отправите сообщение, Outlook предложит
вам выбрать запись адресной книги или ввести полный адрес.
Чтобы проверять адреса в вашей личной адресной книге:
В меню Сервис (Tools) выберите Адресная книга (Address
Book).
В окне Адресная книга (Address Book) войдите в меню Сервис
(Tools) и выберите Параметры (Options).
В диалоговом окне Обработка адреса (Addressing) нажмите кнопку Добавить (Add).
В диалоговом окне Добавление адресной книги (Add Address List)
щелкните на строке Личная адресная книга (Personal Address Book) и
нажмите кнопку Добавить (Add).
Нажмите кнопку Закрыть (Close).
В диалоговом окне Обработка адреса (Addressing) нажмите OK.
В окне Адресная книга (Address Book) нажмите кнопку Закрыть
(Close).
Фильтрация сообщений
По мере того как сообщения накапливаются в папке Входящие (Inbox),
вам может становиться все труднее находить нужные сообщения. Чтобы облегчить
поиск сообщений, вы можете фильтровать их посредством выбора представления. При
фильтрации сообщений вы можете отображать только те сообщения, которые отвечают
общему критерию, что позволяет выделить отдельную группу сообщений. Вы можете
создавать правила перемещения ваших сообщений в выбранные папки по их получении,
а также игнорировать массовые рассылки или электронную почту с материалами для
взрослых.
NextShow, ReNextShow, Schedule
В этом упражнении вы создадите представление для фильтрации сообщений, а
также правило, согласно которому сообщения будут удаляться из папки Входящие
(Inbox).
Отобразив, если необходимо, в окне Outlook папку Входящие
(Inbox), войдите в меню Вид (View), наведите указатель мыши на
пункт Текущее представление (Current View) и выберите Определить
представления (Define Views).
Появится диалоговое окно Определение представлений для папки "Входящие
" (Define Views for "Inbox"), как показано на рисунке.
Нажмите кнопку Копировать (Copy). Появится диалоговое окно Копирование представления (Copy View).
В строке Имя нового представления (Name of new view) введите Фильтр - демонстрация и нажмите OK. Диалоговое окно Копирование
представления (Copy View) закроется, и появится диалоговое окно Сведения о представлении (View Summary) с настройками скопированного
вами представления.
Нажмите кнопку Отбор (Filter). Появится диалоговое окно Отбор
(Filter).
В строке Искать текст (Search for the word[s]) введите демонстрация и нажмите OK. Диалоговое окно Отбор (Filter)
закроется, появится диалоговое окно Сведения о представлении (View
Summary) с отображением новых отфильтрованных сообщений.
В диалоговом окне Сведения о представлении (View Summary) нажмите
OK.Диалоговое окно Сведения о представлении (View Summary) закроется, и
вы вернетесь к диалоговому окну Определение представлений для папки
"Входящие " (Define Views for "Inbox"), где в
списке Представления для папки "Входящие" (View Name) будет
указано новое представление.
Убедитесь, что представление "Фильтр - демонстрация" выделено
в списке Представления для папки "Входящие" (View Name), и
нажмите кнопку Применить (Apply View).Диалоговое окно Определение представлений для папки
"Входящие" (Define Views for "Inbox") закроется, и
отобразится папка Входящие (Inbox), содержащая только те сообщения, в
темах которых есть слово "демонстрация". Ярлык папки будет
показывать, что применен фильтр.
В меню Вид (View) наведите указатель мыши на пункт Текущее
представление (Current View). Появится список доступных представлений,
включая представление "Фильтр - демонстрация".
В подменю Текущее представление (Current View) выберите Сообщения (Messages). Фильтр отключится, и в папке Входящие
(Inbox) отобразятся все ваши сообщения.
Теперь вы создадите правило для управления сообщениями, которые отвечают
определенному критерию. В меню Сервис (Tools) выберите Мастер
правил (Rules Wizard). Появится первое окно Мастера правил (Rules
Wizard), как показано на рисунке ниже.
Нажмите кнопку Создать (New). Появится следующее окно Мастера
правил. Опция Создать правило на основе шаблона (Start creating a rule from
a template) отмечена. Просмотрите типы правил, которые вы можете создавать
из шаблона. (Если Помощник Office предлагает вам помощь, откажитесь от
нее.)
Убедитесь, что выбрана опция Перемещение новых сообщений от кого-либо
(Move new messages from someone) и нажмите кнопку Далее (Next).
Появится следующее окно Мастера правил (Rules Wizard).
В списке Условия. Какие сообщения следует отбирать? (Which condition(s)
do you want to check?) снимите галочку с опции От <отправители или
список рассылки> (from people or distribution list) и отметьте опцию Содержащие <текст> в поле Тема (with specific words in the
subject). Описание правила в нижней части окна изменится соответственно
выбранному правилу. Подчеркнутые слова в описании правила являются значениями,
которые вы должны указать для создания правила.
В поле Описание правила (Rule description) щелкните на
подчеркнутом слове <текст> (<specific words>).Появится диалоговое окно Поиск текста (Search Text).
В поле Укажите слово или фразу для поиска в поле "Тема" (Specify words
or phrases to search for in the subject) введите Поездки, нажмите
кнопку Добавить (Add) и нажмите OK.Поле Описание правила (Rule description) обновится и отобразит
изменение.
Нажмите кнопку Далее (Next). Появится следующее окно Мастера
правил (Rules Wizard).
Убедитесь, что в поле Что следует сделать с сообщением? (What do you
want to do with the message?) отмечена опция Переместить их в папку
<имя> (move it to the <specified> folder), и в поле Описание правила (Rule description) щелкните на подчеркнутом слове
<имя> (<Specified>). Появится диалоговое окно Мастер правил
(Rules Wizard) со списком папок.
Нажмите кнопку Создать (New). Появится диалоговое окно Новая
папка (Create New Folder).
В поле Имя папки (Name) введите Поездки и в списке Поместить папку в (Select where to place the folder) щелкните на папке Входящие (Inbox). Теперь диалоговое окно выглядит так, как показано на
рисунке.
Нажмите OK.
Нажмите Нет (No) в появившемся окне с предложением поместить ярлык
в панель Outlook и затем в диалоговом окне Мастер правил (Rules Wizard)
нажмите OK. Диалоговое окно закроется, и поле Описание правила (Rule
description) обновится и отобразит назначенную папку.
Нажмите кнопку Далее (Next). Появится следующее окно Мастера
правил (Rules Wizard).
В поле Исключения. Применить правило ко всем сообщениям (Add any
exceptions [If necessary]) отметьте галочкой опцию Кроме имеющих
отметку действие (except if it is flagged for action), и в поле Описание правила (Rule description) щелкните на подчеркнутом слове Действие (Action).Появится диалоговое окно Отметка сообщения (Flagged Message).
Щелкните на кнопке списка справа от поля Отметка, чтобы отобразить
доступные опции, выберите Любое действие (Any) и нажмите OK.Поле Описание правила (Rule description) обновится и отобразит ваш
выбор.
Нажмите Далее (Next). Отобразится последняя страница Мастера
правил (Rules Wizard) с перечнем установленных вами параметров правила
"Поездки".
Отметьте опцию Выполнить это правило на сообщениях, которые уже
находятся в папке "Входящие" (Run this rule now on messages already in
"Inbox") и нажмите кнопку Готово (Finish).Правило сохранится и будет отображено в списке диалогового окна Мастер
правил (Rules Wizard), как показано на рисунке.
Нажмите OK. Сейчас правило является активным, и Outlook применяет его к
сообщениям в папке Входящие (Inbox).
В Списке папок (Folder List) щелкните на значке (+) слева
от папки Входящие (Inbox) и щелкните на папке Поездки.
Отобразится содержимое папки Поездки, включая сообщение
"Расписание поездки" от Kim Yoshida.
В Списке папок (Folder List) щелкните на папке Входящие
(Inbox). Отобразится содержимое папки Входящие (Inbox).Совет. Если вы используете сервер Microsoft Exchange, вы можете
фильтровать сообщения даже в том случае, если вы находитесь не в офисе; это
можно делать с помощью помощника Out of Office Assistant. Когда у вас будет
больше опыта работы с Outlook, вы можете изучить эту функцию, выбрав ее в меню Сервис (Tools).
Фильтрация массовых рассылок
Outlook предоставляет несколько опций для управления массовыми рассылками -
сообщениями с несанкционированной рекламой и прочим содержанием, которые
засоряют ваш почтовый ящик в случае, если ваш почтовый адрес попадет в какой-
либо массовый список рассылки. Вы можете обозначать цветом нежелательные
сообщения, чтобы было легче их выявлять, или же можно перемещать такие сообщения
в отдельную папку, чтобы избежать беспорядка в почтовом ящике. Таким же образом
вы можете поступать и с сообщениями с содержимым для взрослых.
Чтобы фильтровать нежелательную почту:
На панели инструментов нажмите кнопку Организовать (Organize).
Появится область Настройка папки Входящие (Ways to Organize
Inbox).
В области Настройка папки Входящие (Ways to Organize Inbox)
щелкните на строке Нежелательная почта (Junk E-Mail).
Для включения цветового выделения нежелательных сообщений установите в
первом поле Окрашивать (color), а во втором поле выберите нужный цвет.
Вы также можете установить в первом поле значение Перемещать (Move) и
во втором поле выбрать нужную папку.
Щелкните на кнопке Включить (Turn On), чтобы включить правило
фильтрации нежелательной почты.
Чтобы фильтровать сообщения с содержимым для взрослых, во второй строке
выберите Окрашивать (color) или Перемещать (Move) и затем
укажите цвет и расположение папки.
Нажмите кнопку Включить (Turn On), чтобы включить правило
фильтрации сообщений с содержимым для взрослых.
Закройте область Настройка папки Входящие (Ways to Organize
Inbox).
Правила фильтрации будут действовать до тех пор, пока вы не выключите их.
Использование личных папок и адресных книг
Элементы, создаваемые вами в Outlook - сообщения, встречи, задачи, заметки и
записи в дневнике - хранятся либо на сервере вашей сети, либо на жестком диске
вашего компьютера.
Если ваша информация хранится на сервере (в этом случае в вашей сети
используется сервер Microsoft Exchange), она является частью файла, именуемого
личным архивом (private store). Вы можете иметь доступ к вашему архиву только
тогда, когда вы подключены к серверу.
Если ваша информация хранится на вашем компьютере, она находится в файле
личных папок (Personal Folders file), который имеет расширение .pst. По
умолчанию, файлом личных папок является Outlook.pst. Этот файл доступен вам вне
зависимости от того, подключены вы к вашему провайдеру или нет.
При работе как на компьютере в сети, так и на отдельном компьютере вы можете
создавать файлы личных папок для хранения элементов Outlook на жестком диске
вашего компьютера. Если вы работаете в сети, вам может понадобиться сделать
какие-либо файлы доступными на вашем компьютере независимо от того, присоединены
вы к серверу, или нет, например, если вы используете компьютер типа
"лэптоп" и дома, и на работе. Если вы работаете не в сети, эта
возможность может вам пригодиться в случае, если вам нужно хранить все элементы,
относящиеся к определенному проекту в отдельном файле личных папок. В данном
случае вы можете хранить этот файл отдельно от других элементов Outlook, либо вы
можете скопировать этот файл на другой компьютер.
С такими же целями вы можете создать личную адресную книгу (Personal Address Book) для хранения адресов
электронной почты и списков рассылки отдельно от папки с контактами. Файлы
личной адресной книги имеют расширение .pab и могут храниться локально на вашем
компьютере.
NextShow, ReNextShow, Поездки,
GardenCo
В этом упражнении вы будете создавать файл личных папок, перемещать сообщения
и папки в новый файл, добавлять личную адресную книгу и создавать личный список
рассылки.
В меню Файл (File) выберите Импорт и экспорт (Import and
Export).Появится окно Мастера импорта и экспорта (Import and Export
Wizard).
В списке Выберите нужное действие (Choose an action to perform)
щелкните на строке Импорт из другой программы или файла (Import from another
program or file) и нажмите Далее (Next).Появится следующая страница Мастера импорта и экспорта (Import and Export
Wizard).
В списке Выберите файл для импорта (Select file type to import
from) щелкните на строке Файл личных папок (.pst) (Personal Folder File
[.pst]) и нажмите Далее (Next).
В следующем окне Мастера импорта и экспорта (Import and Export
Wizard) нажмите кнопку Обзор (Browse).Появится диалоговое окно Открыть личные папки (Open Personal
Folders).
Нажмите кнопку списка справа от поля Папка (Look In), перейдите в
папку Office XP SBS\Outlook\Chap26, щелкните на папке Поездки
и нажмите кнопку Открыть (Open).Диалоговое окно Открыть личные папки (Open Personal Folders)
закроется, и путь к выбранной папке появится в поле Импортировать из файла
(File to import).
В окне Мастера импорта и экспорта (Import and Export Wizard)
убедитесь, что выбрана опция Заменять дубликаты при импорте (Replace
duplicates with items imported) и нажмите Далее (Next).
В списке Импортировать из папки (Select the folder to import
from) выберите папку Поездки и нажмите Готово (Finish).Папка Поездки будет добавлена в ваш Список папок (Folder List).
(Если Список папок [Folder List] не отображается, включите его из меню Вид [View].)
В меню Сервис (Tools) выберите Параметры (Options) и в
появившемся окне откройте вкладку Настройка почты (Mail Setup).
Щелкните на кнопке Файлы данных (Data Files), чтобы отобразить
диалоговое окно
Нажмите кнопку Добавить (Add) и в диалоговом окне Создание
файла данных Outlook (New Outlook Data File) нажмите OK, чтобы создать
файл личных папок.Появится диалоговое окно Создание или открытие файла данных Outlook
(Create or Open Outlook Data File).
В поле Имя файла (File name) введите personal.pst и
нажмите OK.Появится диалоговое окно Создание личных папок Microsoft (Create
Microsoft Personal Folders).
В поле Имя (Name) введите MikeG в качестве имени этого
файла и нажмите OK.Появится диалоговое окно Файлы данных Outlook (Outlook Data Files) с
новым файлом личных папок.
Нажмите кнопку Закрыть (Close) и в диалоговом окне Параметры
(Options) нажмите OK.Диалоговое окно Параметры (Options) закроется.
В Списке папок (Folder List) дважды щелкните на файле MikeG.Содержимое файла личных папок отобразится в почтовом ящике (на данный момент
этот файл пуст), и в Списке папок (Folder List) развернется
соответствующая папка.
По умолчанию, файл личных папок содержит свою собственную папку Удаленные
(Deleted Items).
В Списке папок (Folder List) щелкните на папке Входящие
(Inbox). Отобразится содержимое папки Входящие (Inbox).
Щелкните на сообщении "Предстоящая демонстрация" от Catherine
Turner и затем, удерживая клавишу (Ctrl), щелкните на сообщении
"RE: Предстоящая демонстрация". Сообщения выделятся.
На панели инструментов нажмите кнопку Переместить в папку (Move to
Folder) и выберите в появившемся меню пункт Переместить в папку (Move
to Folder). Появится диалоговое окно Перемещение элементов (Move
Items).
В списке Переместить выделенные элементы в папку (Move the selected
items to the folder)щелкните на папке MikeG и нажмите OK. Диалоговое окно Перемещение
элементов (Move Items) закроется, и сообщения переместятся в новый файл
личных папок.
В Списке папок (Folder List) щелкните на папке MikeG.
Отобразится содержимое нового файла личных папок, включая два сообщения, которые
вы только что переместили.
В Списке папок (Folder List) перетащите папку Поездки на
папку MikeG. Папка и ее содержимое будут перемещены в новый файл личных
папок.
Теперь вы создадите в Outlook личную адресную книгу. В меню Сервис
(Tools) выберите Учетные записи электронной почты (E-mail
accounts), чтобы отобразить диалоговое окно Учетные записи электронной
почты (E-mail accounts).
Отметьте опцию Добавить новый каталог или адресную книгу (Add new
directory or address book) и нажмите Далее (Next). В окне появится
страница Тип каталога или адресной книги (Directory or Address Book
Type).
Отметьте опцию Дополнительные адресные книги (Additional Address
Books) и нажмите Далее (Next). Появится страница Другие типы
адресных книг (Other Address Book Types).
В списке Дополнительные типы адресных книг (Additional Address Book
Types) щелкните на строке Личная адресная книга (Personal Address
Book) и нажмите Далее (Next). Появится диалоговое окно Личная
адресная книга (Personal Address Book).
Нажмите кнопку Обзор (Browse), чтобы открыть диалоговое окно Выбор личной адресной книги (Use Personal Address Book).
Щелкните на кнопке списка справа от поля Папка (Look In),
перейдите в папку Office XP SBS\Outlook\Personal, располагающуюся,
вероятно, на диске C, щелкните на файле GardenCo и нажмите кнопку Открыть (Open). В поле Путь (Path) диалогового окна Личная
адресная книга (Personal Address Book) появится путь к файлу GardenCo.
Нажмите OK, и в появившемся окне сообщения снова нажмите OK. Адресная книга
создана, но для ее использования необходимо перезапустить Outlook.
В меню Файл (File) выберите Выход (Exit), чтобы выйти из
Outlook.
Дважды щелкните на значке на вашем рабочем столе, чтобы запустить Outlook.
В меню Сервис (Tools) выберите пункт Адресная книга (Address
Book). Затем нажмите кнопку списка справа от поля Источник адресов
(Show Names from the) и выберите пункт Личная адресная книга (Personal
Address Book).Отобразится содержимое личной адресной книги, включая записи Catherine Turner
и Kim Yoshida.
На панели инструментов нажмите кнопку Создание адреса (New
Entry). Появится
диалоговое окно Создание адреса (New Entry).
В области Поместить адрес (Put this entry) нажмите кнопку списка
справа от поля В список (In the) и выберите в появившемся меню пункт Личная адресная книга (Personal Address Book).
В списке Тип адреса (Select the entry type) выберите пункт Личный список рассылки (Personal Distribution List) и нажмите OK.
Появится диалоговое окно Свойства: Создание: Личный список рассылки (New
Personal Distribution List Properties).
В поле Имя (Name) введите Team и нажмите кнопку Изменить
состав (Add/Remove Members). Появится диалоговое окно Список рассылки:
Team (Edit Members of Team).
В списке Источник адресов (Show Names from the) выберите Личная адресная книга (Personal Address Book). Имена в личной адресной
книге отобразятся в списке Имя (Name).Совет. Вы также можете добавлять записи в ваши личные списки
рассылки. В диалоговом окне Список рассылки (Edit Members) выберите в
списке Источник адресов (Show Names from the) пункт Контакты
(Contacts), чтобы отобразить имена из папки Контакты (Contacts), и
затем щелкните на нужных вам именах.
В списке Имя (Name) щелкните на имени Catherine Turner,
удерживайте клавишу (Shift) и щелкните на имени Kim Yoshida, а
затем нажмите кнопку
Нажмите OK, и затем нажмите OK в диалоговом окне Свойства: Создание:
Личный список рассылки (New Personal Distribution List Properties).
Адресная книга отображает новый список рассылки. Списки рассылки отображаются
жирным шрифтом и обозначены значком, как показано ниже.
Нажмите кнопку . Окно адресной книги закроется.
На панели инструментов нажмите кнопку Создать сообщение (New Mail
Message)
. Появится пустая форма нового сообщения.
Нажмите кнопку Кому (To), нажмите кнопку списка справа от поля Источник адресов (Show Names from the) и в появившемся списке выберите Личная адресная книга (Personal Address Book).
В списке Имя (Name) отобразится содержимое личной адресной книги.
В списке Имя (Name) щелкните на списке рассылки Team, нажмите
кнопку Кому (To) и затем нажмите OK. В поле Кому (To)
отобразится список рассылки
Нажмите кнопку Закрыть (Close) и выберите Нет (No) в окне
сообщения о сохранении черновика. Форма сообщения закроется, а черновик сохранен
не будет.
Закройте Список папок (Folder List), нажав кнопку Закрыть
(Close). Если вы не будете продолжать работу со следующей лекцией, закройте
все сообщения, войдите в меню Файл (File) и выберите Выход
(Exit), чтобы выйти из Outlook.
Проверка адресов
По умолчанию, Outlook проверяет все вводимые вами адреса электронной почты на
наличие их в адресной книге Outlook. Если адресная книга не содержит записи для
имени, вводимого вами в полях Кому (To), Копия (Cc) или СК
(Bcc) нового сообщения, то, когда вы отправите сообщение, Outlook предложит
вам выбрать запись адресной книги или ввести полный адрес.
Чтобы проверять адреса в вашей личной адресной книге:
В меню Сервис (Tools) выберите Адресная книга (Address
Book).
В окне Адресная книга (Address Book) войдите в меню Сервис
(Tools) и выберите Параметры (Options).
В диалоговом окне Обработка адреса (Addressing) нажмите кнопку Добавить (Add).
В диалоговом окне Добавление адресной книги (Add Address List)
щелкните на строке Личная адресная книга (Personal Address Book) и
нажмите кнопку Добавить (Add).
Нажмите кнопку Закрыть (Close).
В диалоговом окне Обработка адреса (Addressing) нажмите OK.
В окне Адресная книга (Address Book) нажмите кнопку Закрыть
(Close).
