Создание рабочей книги
Каждый раз, когда вам нужно собрать и зафиксировать информацию, которая далека
по своей тематике от информации, которая имеется в книге, нужно создавать новую
рабочую книгу. В данной версии Excel новая рабочая книга по умолчанию содержит три
рабочих листа; вы можете добавлять свои или удалять существующие листы по своему
усмотрению. Создание новой рабочей книги - простое действие, осуществляющееся
щелчком на соответствующей кнопке на панели инструментов.
После создания рабочей книги вы можете начать ввод данных. Самый простой способ
ввести информацию - это щелкнуть на ячейке и ввести значение; этот метод очень удобен,
когда вы вводите информацию в малое количество ячеек, но такой прием нецелесообразен
при работе с большими последовательностями или группами значений. Например, Кэтрин
Тернер, нужно создать рабочий лист, отражающий ежечасную информацию о ходе
продаж компании начиная с 13:00 и до 19:00 в будние дни. Для записи этих значений ей
потребуется рабочий лист со следующей таблицей.
Повторный ввод последовательности Понедельник, Вторник, Среда, Четверг, Пятница
может быть осуществлен посредством копирования и вставки из буфера первого элемента
последовательности, но удобнее сделать это с помощью функции автозаполнения. Используя
автозаполнение, вы вводите первый элемент известной последовательности, щелкаете на значке заполнения в правом
нижнем углу ячейки и протаскиваете его, создавая область размера, необходимого для
размещения вашей информации. Похожая функция, заполнение области, позволяет вам вводить два значения в области
и значком заполнения расширять область в вашем рабочем листе. Например, если вам
нужно создать область, начинающуюся со значения 2 и увеличивающуюся на 2, вам
потребуется ввести 2 в первой ячейке и 4 во второй ячейке, затем
выделить обе ячейки и, с помощью значка заполнения, расширить область ячеек до
необходимой вам величины.
Другими способами ввода информации, которыми вы будете пользоваться в этом
разделе, являются: автозавершение (определяет совпадение вводимой информации с
данными, введенными ранее); выбрать из
списка (позволяет выбрать нужное значение из значений в столбце). С
помощью комбинации клавиш (Ctrl)+(Enter) вы можете вводить данные
одновременно в нескольких ячейках.
| Способ | Действие |
|---|
| Автозаполнение |
Введите первое значение известной последовательности
и расширьте область ячеек с помощью значка заполнения. |
| Заполнение области |
Введите первые два значения в области ячеек и с
помощью значка заполнения расширьте область ячеек. |
| Автозавершение |
Введите несколько первых символов в ячейке и, если
вводимое значение совпадает с информацией, введенной ранее в этом же столбце,
программа предложит ввести уже существующее значение. |
| Выбрать из списка |
Щелкните правой кнопкой на ячейке и в
появившемся меню щелкните на Выбрать из списка (Pick from List). Появится
список существующих значений в данном столбце. |
| (Ctrl)+(Enter) |
Выберите группу ячеек, которые должны
содержать одну и ту же информацию, введите данные в активную ячейку и нажмите (Ctrl)+(Enter) |
Нововведением в данной версии Excel является кнопка Параметры автозаполнения (Auto Fill Options), которая появляется при вводе
данных в рабочий лист с использованием автозаполнения или заполнения области.
Щелчок на кнопке Параметры автозаполнения (Auto Fill Options) открывает
список действий, которые может произвести Excel с теми ячейками, к которым вы
применили заполнение. Список этих действий приведен в следующей таблице.
| Опция | Действие |
|---|
| Копировать ячейки |
Копировать содержимое выделенных ячеек в ячейки,
обозначенные операцией заполнения. |
| Заполнить только значения |
Заполнить ячейки, обозначенные операцией
заполнения, следующими значениями из последовательности. |
| Заполнить только форматы |
Присвоить формат выделенной ячейки
ячейкам, обозначенным операцией заполнения, но не копировать значения из исходных в
конечные ячейки. |
| Заполнить без форматирования |
Заполнить ячейки, обозначенные
операцией заполнения, следующими значениями в последовательности, но игнорировать
формат исходных ячеек. |
| Заполнить <последовательность> |
Эта опция работает по принципу
обнаружения последовательностей и похожа по своему действию на опцию Заполнить только значения. Если вы вводите неизвестную программе Excel
последовательность, эта опция не появится. |
Совет. Если кнопка Параметры автозаполнения (Auto Fill
Options) не появляется, вы можете включить ее, выбрав пункт Параметры
(Options) в меню Сервис (Tools). В появившемся диалоговом окне
выберите вкладку Правка (Edit) и поставьте галочку рядом с опцией Отображать меню параметров вставки (Show Paste Options buttons).
DataEntry
В этом упражнении вы создадите рабочую книгу для учета числа покупателей
компании "Все для сада", приобретающих товары в течение двух часов
ежедневно на протяжении трех дней. В результате, рабочая книга будет содержать листы,
несущие информацию о количестве покупателей, приобретавших товары (через каждые 15
минут), проданных товарах и количестве товаров в данной покупке. При заполнении
рабочих листов вы будете использовать способы ввода данных, описанные выше, т.е.
Автозаполнение, Заполнение области ячеек и комбинацию клавиш (Ctrl)+(Enter).
На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Создать
(New)
. Появится чистая рабочая
книга.
На панели инструментов Стандартная, щелкните на кнопке Сохранить
(Save)
. Откроется диалоговое окно Сохранение документа (Save).
Если необходимо, перейдите в папку Office XP SBS\Excel\Chap05 на
жестком диске вашего компьютера.
В строке Имя файла (File name) введите SalesTrack. Excel
присвоит вашему файлу расширение .xls .
Нажмите кнопку Сохранить (Save). Excel сохранит ваш файл под
именем SalesTrack.xls.
Щелкните на ячейке B6 и наберите День.
Щелкните на ячейке C5 и наберите Время.
Щелкните на ячейке B8 и наберите Ср. Ячейка B8 выделится черной
рамкой.
Подведите указатель мыши к правому нижнему углу ячейки B8. Указатель мыши
сменится на черный знак "плюс".
Щелкните на правом нижнем углу ячейки B8 и перетащите указатель до ячейки B10.
Excel введет в ячейку B9 значение Чт, а в ячейку B10 - Пт. Во время перетаскивания
указателя мыши через ячейки B9 и B10 Excel отображает экранные подсказки,
показывающие, какое значение будет введено в данную ячейку.
Щелкните на ячейке C6 и введите 3:00 ; затем щелкните на ячейке D6 и
введите 4:00.Совет. Вы сообщаете Excel два значения, когда используете Заполнение области ячеек: первое значение - начальное для области, а второе
определяет инкремент. В этом примере, 4:00 - на 1 час больше, чем начальное
значение 3:00, поэтому Excel прибавляет 1 час к текущей ячейке, чтобы получить
значение следующей ячейки в области.
Щелкните на ячейке C6 и перетащите указатель на ячейку D6. Ячейки C6 и D6 будут
выделены.
Подведите указатель мыши к правому нижнему углу ячейки D6. Когда указатель
мыши подведен к правому нижнему углу ячейки, он меняет форму на черный знак
"плюс".
Щелкните на правом нижнем углу ячейки D6 и перетащите указатель в ячейку J6.
Excel заполнит шесть ячеек с E6 по J6 следующими значениями области, а именно с 5:00
по 10:00, прибавляя по часу.
На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Сохранить
(Save) для сохранения ваших изменений.
Щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть файл SalesTrack.xls.
На панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Открыть (Open).
Появится диалоговое окно Открытие документа (Open).
Щелкните на имени DataEntry и нажмите Открыть(Open).
Откроется документ DataEntry.xls.
Щелкните на ярлычке Лист2. Появится рабочий лист Лист2.
Щелкните на ячейке C8 и введите Бамбук. с, но не нажимайте (Enter). Сразу после того, как вы ввели "с", Excel ищет слова в
столбце, совпадающие с вводимым в ячейку значением, и, найдя совпадение, добавляет
выделенный текст "cтебли (30 шт.)" к содержимому ячейки.
Чтобы ввести предлагаемое значение, "Бамбук. стебли (30 шт.)", в
ячейку, нажмите клавишу (Enter). Excel введет данные в ячейку.Важно. Нажатие клавиши (Del) перед нажатием (Enter) (или (Tab) ) удалит выделенный текст и оставит
"Бамбук. с" значением ячейки, в которую вносились данные.
Щелкните на ячейке C9 и наберите Бамбук. р, но не нажимайте (Enter). После ввода "р" Excel добавит выделенный текст
"решетка".
Нажмите (Enter) для ввода предлагаемого текста "Бамбуковая
решетка". В ячейке C9 появится текст "Бамбуковая решетка".
Правой кнопкой мыши щелкните на ячейке C10 и выберите в появившемся меню Выбрать из списка (Pick from List). Отобразится список существующих
значений в столбце.
Щелкните на строке "Клетка для птиц". В ячейке C10 появится значение
"Клетка для птиц".
Щелкните на ярлычке Лист1. Появится лист Лист1.
Перетащите указатель мыши из ячейки C8 на ячейку J10.Excel выделит прямоугольную область ячеек от C8 в левом верхнем углу до J10 в
правом нижнем углу. Заметьте, что ячейка C8 все еще является активной.
Введите 0 и нажмите (Ctrl)+(Enter). Значение 0 появится в
каждой из выделенных ячеек.
На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Сохранить
(Save), чтобы сохранить ваши изменения.
Щелкните на кнопке Закрыть (Close). Документ DataEntry.xls
закроется.
Проверка данных и исправление ошибок
После ввода данных следует потратить время на проверку и исправление ошибок.
Нужно убедиться в корректности числовых данных, а также проверить текст на наличие
орфографических ошибок, воспользовавшись проверкой орфографии Excel. Когда
проверка орфографии обнаруживает неизвестное слово, оно выделяется, и предлагаются
наиболее подходящие варианты исправления ошибки. Вы можете исправить слово сами,
выбрать нужное слово из списка предлагаемых или проигнорировать сообщение об
ошибке. Вы также можете использовать проверку орфографии для добавления в словарь
слов, которых нет в стандартном словаре, чтобы в дальнейшем программа Excel не
выдавала сообщение об ошибке, обнаружив такое слово; тем самым вы освободитесь от
необходимости каждый раз подтверждать корректность этого слова и сэкономите время.
После того как вы внесли изменения, вы можете отменить изменения, внесенные с
момента открытия рабочей книги. Чтобы отменить изменение, щелкните на
соответствующей кнопке в панели инструментов или откройте меню Правка
(Edit) и выберите команду Отменить (Undo). Если вы решили вернуть
изменение, воспользуйтесь командой Повторить (Redo).
Чтобы обозначить информацию, которую впоследствии
придется изменить, можно применить к тексту особый формат. Например, менеджер
продаж одного из поставщиков компании "Все для сада" предоставляет
владельцу компании, Кэтрин Тернер, перечень цен на поступающие товары, с пометкой о
том, что эти цены могут быть изменены в любой момент. Значит, стоит отформатировать
эти данные иным способом, отличным от формата остальной информации в рабочем
листе. Затем придется связываться с менеджером, чтобы обновить рабочий лист перед
тем, как товары поступят в продажу. По получении новых цен Кэтрин использует кнопку Формат (Find Format) в диалоговом окне Найти и заменить (Find and
Replace) для того, чтобы найти старые значения и заменить их вручную
новыми.
Replace
В этом упражнении вы обнаружите, что производитель "Уютных кресел"
поменял наименование товара на "Легкое кресло". Используйте команду Найти (Find), чтобы найти слово "Уютное" и команду Заменить (Replace), чтобы заменить его на "Легкое". После этого
воспользуйтесь кнопкой Формат (Find Format) в окне Найти и заменить
(Find and Replace), чтобы заменить отформатированные специальным образом
данные на новые. После этого проверьте ваш текст на наличие ошибок с помощью
проверки орфографии.
На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Открыть
(Open)
. Появится диалоговое окно Открытие документа (Open).
Щелкните на файле Replace.xls и затем нажмите кнопку Открыть
(Open). Откроется файл Replace.xls.
Если надо, щелкните на ярлычке листа Мебель, чтобы перейти к
этому рабочему листу.
В меню Правка (Edit) выберите команду Найти (Find).
Диалоговое окно Совет. Вы также можете открыть окно Найти и заменить (Find
and Replace) нажатием клавиш (Ctrl)+(F).
В поле Найти (Find What) введите уютное и нажмите кнопку Найти далее (Find Next). Отобразится первая ячейка, содержащая слово
"уютное".
В диалоговом окне Найти и заменить (Find and Replace) нажмите
кнопку Найти далее (Find Next) еще раз. Отобразится следующая ячейка,
содержащая слово "уютное".Совет. Нажатие кнопки Найти все (Find All) выведет
список отвечающих запросу ячеек и их содержимое снизу от диалогового окна.
Переместиться к любому из совпадений можно, щелкнув на нем кнопкой
мыши.
Щелкните на вкладке Заменить (Replace). Поле Найти (Find
What) все еще содержит слово "Уютн".
В поле Заменить на (Replace With) введите "Легк".
Щелкните на кнопке Заменить все (Replace All). Появится диалоговое
окно, сообщающее о том, что операция завершена и было произведено три замены.
Нажмите OK. Слова "Уютное" везде заменены на слова
"Легкое".Важно. Вы можете заменять слова не все сразу, а одно за другим,
нажимая кнопку Заменить (Replace) вместо кнопки Заменить все (Replace
All). Это делается для того, чтобы контролировать каждую замену и не допускать
замены тех данных, которые не требуется изменять.
В диалоговом окне Найти и заменить (Find and Replace) выберите вкладку Найти (Find). Откроется вкладка Найти (Find).
Удалите текст в поле Найти (Find What).
Нажмите кнопку Параметры (Options) для отображения параметров
вкладки Найти (Find). Появятся параметры вкладки Найти
(Find).
Нажмите кнопку Формат (Format). Откроется диалоговое окно Найти формат (Find Format).
Если необходимо, щелкните на вкладке
В меню Начертание (Font Style) выберите Курсив (Italic) и
нажмите OK. Диалоговое окно Найти формат (Find Format) закроется.
В диалоговом окне Найти и заменить (Find and Replace) нажмите кнопку Найти далее (Find Next). Отобразится первая ячейка, тексту которой присвоен
шрифт курсив.
Щелкните на ячейке C12.
На панели инструментов . Шрифт в
выделенной ячейке сменится на обычный.
Введите 47.95. Предыдущее значение в ячейке сменится на значение,
которое вы только что ввели. Теперь вы отмените изменение, которое только что
сделали.
На панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Отменить
(Undo)
. Содержимое ячейки C12
сменится на 44.95.
Нажмите кнопку Отменить (Undo). Содержимому ячейки C12 вновь будет
присвоен шрифт курсив.
Нажмите кнопку . Теперь содержимое ячейки опять
отображается обычным шрифтом.
В меню Сервис (Tools) выберите пункт Орфография (Spelling).
Откроется диалоговое окно Орфография (Spelling). Первое слово с ошибкой
появится в строке Нет в словаре (Not in Dictionary), а список предлагаемых
замен отобразится в поле
Если необходимо, выберите слово "Дерево" в поле Варианты
(Suggestions) и нажмите кнопку Заменить (Change). Excel заменит
"Дерев" на "Дерево" и сообщит в диалоговом окне, что больше
ошибок не найдено.
Нажмите OK. Диалоговое окно закроется.Совет. Когда вы нажимаете кнопку Изменить (Change),
Excel вставляет предложенное слово. Если вы не хотите заменять слово
"Дерев", нажмите кнопку Пропустить (Ignore Once) ; нажатием
кнопки Пропустить все (Ignore All) можно отменить исправление данного
слова в рабочем листе. Щелкнув на кнопке Добавить в словарь (Add to
Dictionary), можно добавить это слово в словарь, чтобы "Дерев" в
дальнейшем воспринималось программой как корректное слово.
Создание рабочей книги
Каждый раз, когда вам нужно собрать и зафиксировать информацию, которая далека
по своей тематике от информации, которая имеется в книге, нужно создавать новую
рабочую книгу. В данной версии Excel новая рабочая книга по умолчанию содержит три
рабочих листа; вы можете добавлять свои или удалять существующие листы по своему
усмотрению. Создание новой рабочей книги - простое действие, осуществляющееся
щелчком на соответствующей кнопке на панели инструментов.
После создания рабочей книги вы можете начать ввод данных. Самый простой способ
ввести информацию - это щелкнуть на ячейке и ввести значение; этот метод очень удобен,
когда вы вводите информацию в малое количество ячеек, но такой прием нецелесообразен
при работе с большими последовательностями или группами значений. Например, Кэтрин
Тернер, нужно создать рабочий лист, отражающий ежечасную информацию о ходе
продаж компании начиная с 13:00 и до 19:00 в будние дни. Для записи этих значений ей
потребуется рабочий лист со следующей таблицей.
Повторный ввод последовательности Понедельник, Вторник, Среда, Четверг, Пятница
может быть осуществлен посредством копирования и вставки из буфера первого элемента
последовательности, но удобнее сделать это с помощью функции автозаполнения. Используя
автозаполнение, вы вводите первый элемент известной последовательности, щелкаете на значке заполнения в правом
нижнем углу ячейки и протаскиваете его, создавая область размера, необходимого для
размещения вашей информации. Похожая функция, заполнение области, позволяет вам вводить два значения в области
и значком заполнения расширять область в вашем рабочем листе. Например, если вам
нужно создать область, начинающуюся со значения 2 и увеличивающуюся на 2, вам
потребуется ввести 2 в первой ячейке и 4 во второй ячейке, затем
выделить обе ячейки и, с помощью значка заполнения, расширить область ячеек до
необходимой вам величины.
Другими способами ввода информации, которыми вы будете пользоваться в этом
разделе, являются: автозавершение (определяет совпадение вводимой информации с
данными, введенными ранее); выбрать из
списка (позволяет выбрать нужное значение из значений в столбце). С
помощью комбинации клавиш (Ctrl)+(Enter) вы можете вводить данные
одновременно в нескольких ячейках.
| Способ | Действие |
|---|
| Автозаполнение |
Введите первое значение известной последовательности
и расширьте область ячеек с помощью значка заполнения. |
| Заполнение области |
Введите первые два значения в области ячеек и с
помощью значка заполнения расширьте область ячеек. |
| Автозавершение |
Введите несколько первых символов в ячейке и, если
вводимое значение совпадает с информацией, введенной ранее в этом же столбце,
программа предложит ввести уже существующее значение. |
| Выбрать из списка |
Щелкните правой кнопкой на ячейке и в
появившемся меню щелкните на Выбрать из списка (Pick from List). Появится
список существующих значений в данном столбце. |
| (Ctrl)+(Enter) |
Выберите группу ячеек, которые должны
содержать одну и ту же информацию, введите данные в активную ячейку и нажмите (Ctrl)+(Enter) |
Нововведением в данной версии Excel является кнопка Параметры автозаполнения (Auto Fill Options), которая появляется при вводе
данных в рабочий лист с использованием автозаполнения или заполнения области.
Щелчок на кнопке Параметры автозаполнения (Auto Fill Options) открывает
список действий, которые может произвести Excel с теми ячейками, к которым вы
применили заполнение. Список этих действий приведен в следующей таблице.
| Опция | Действие |
|---|
| Копировать ячейки |
Копировать содержимое выделенных ячеек в ячейки,
обозначенные операцией заполнения. |
| Заполнить только значения |
Заполнить ячейки, обозначенные операцией
заполнения, следующими значениями из последовательности. |
| Заполнить только форматы |
Присвоить формат выделенной ячейки
ячейкам, обозначенным операцией заполнения, но не копировать значения из исходных в
конечные ячейки. |
| Заполнить без форматирования |
Заполнить ячейки, обозначенные
операцией заполнения, следующими значениями в последовательности, но игнорировать
формат исходных ячеек. |
| Заполнить <последовательность> |
Эта опция работает по принципу
обнаружения последовательностей и похожа по своему действию на опцию Заполнить только значения. Если вы вводите неизвестную программе Excel
последовательность, эта опция не появится. |
Совет. Если кнопка Параметры автозаполнения (Auto Fill
Options) не появляется, вы можете включить ее, выбрав пункт Параметры
(Options) в меню Сервис (Tools). В появившемся диалоговом окне
выберите вкладку Правка (Edit) и поставьте галочку рядом с опцией Отображать меню параметров вставки (Show Paste Options buttons).
DataEntry
В этом упражнении вы создадите рабочую книгу для учета числа покупателей
компании "Все для сада", приобретающих товары в течение двух часов
ежедневно на протяжении трех дней. В результате, рабочая книга будет содержать листы,
несущие информацию о количестве покупателей, приобретавших товары (через каждые 15
минут), проданных товарах и количестве товаров в данной покупке. При заполнении
рабочих листов вы будете использовать способы ввода данных, описанные выше, т.е.
Автозаполнение, Заполнение области ячеек и комбинацию клавиш (Ctrl)+(Enter).
На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Создать
(New). Появится чистая рабочая
книга.
На панели инструментов Стандартная, щелкните на кнопке Сохранить
(Save). Откроется диалоговое окно Сохранение документа (Save).
Если необходимо, перейдите в папку Office XP SBS\Excel\Chap05 на
жестком диске вашего компьютера.
В строке Имя файла (File name) введите SalesTrack. Excel
присвоит вашему файлу расширение .xls .
Нажмите кнопку Сохранить (Save). Excel сохранит ваш файл под
именем SalesTrack.xls.
Щелкните на ячейке B6 и наберите День.
Щелкните на ячейке C5 и наберите Время.
Щелкните на ячейке B8 и наберите Ср. Ячейка B8 выделится черной
рамкой.
Подведите указатель мыши к правому нижнему углу ячейки B8. Указатель мыши
сменится на черный знак "плюс".
Щелкните на правом нижнем углу ячейки B8 и перетащите указатель до ячейки B10.
Excel введет в ячейку B9 значение Чт, а в ячейку B10 - Пт. Во время перетаскивания
указателя мыши через ячейки B9 и B10 Excel отображает экранные подсказки,
показывающие, какое значение будет введено в данную ячейку.
Щелкните на ячейке C6 и введите 3:00 ; затем щелкните на ячейке D6 и
введите 4:00.Совет. Вы сообщаете Excel два значения, когда используете Заполнение области ячеек: первое значение - начальное для области, а второе
определяет инкремент. В этом примере, 4:00 - на 1 час больше, чем начальное
значение 3:00, поэтому Excel прибавляет 1 час к текущей ячейке, чтобы получить
значение следующей ячейки в области.
Щелкните на ячейке C6 и перетащите указатель на ячейку D6. Ячейки C6 и D6 будут
выделены.
Подведите указатель мыши к правому нижнему углу ячейки D6. Когда указатель
мыши подведен к правому нижнему углу ячейки, он меняет форму на черный знак
"плюс".
Щелкните на правом нижнем углу ячейки D6 и перетащите указатель в ячейку J6.
Excel заполнит шесть ячеек с E6 по J6 следующими значениями области, а именно с 5:00
по 10:00, прибавляя по часу.
На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Сохранить
(Save) для сохранения ваших изменений.
Щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть файл SalesTrack.xls.
На панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Открыть (Open).
Появится диалоговое окно Открытие документа (Open).
Щелкните на имени DataEntry и нажмите Открыть(Open).
Откроется документ DataEntry.xls.
Щелкните на ярлычке Лист2. Появится рабочий лист Лист2.
Щелкните на ячейке C8 и введите Бамбук. с, но не нажимайте (Enter). Сразу после того, как вы ввели "с", Excel ищет слова в
столбце, совпадающие с вводимым в ячейку значением, и, найдя совпадение, добавляет
выделенный текст "cтебли (30 шт.)" к содержимому ячейки.
Чтобы ввести предлагаемое значение, "Бамбук. стебли (30 шт.)", в
ячейку, нажмите клавишу (Enter). Excel введет данные в ячейку.Важно. Нажатие клавиши (Del) перед нажатием (Enter) (или (Tab) ) удалит выделенный текст и оставит
"Бамбук. с" значением ячейки, в которую вносились данные.
Щелкните на ячейке C9 и наберите Бамбук. р, но не нажимайте (Enter). После ввода "р" Excel добавит выделенный текст
"решетка".
Нажмите (Enter) для ввода предлагаемого текста "Бамбуковая
решетка". В ячейке C9 появится текст "Бамбуковая решетка".
Правой кнопкой мыши щелкните на ячейке C10 и выберите в появившемся меню Выбрать из списка (Pick from List). Отобразится список существующих
значений в столбце.
Щелкните на строке "Клетка для птиц". В ячейке C10 появится значение
"Клетка для птиц".
Щелкните на ярлычке Лист1. Появится лист Лист1.
Перетащите указатель мыши из ячейки C8 на ячейку J10.Excel выделит прямоугольную область ячеек от C8 в левом верхнем углу до J10 в
правом нижнем углу. Заметьте, что ячейка C8 все еще является активной.
Введите 0 и нажмите (Ctrl)+(Enter). Значение 0 появится в
каждой из выделенных ячеек.
На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Сохранить
(Save), чтобы сохранить ваши изменения.
Щелкните на кнопке Закрыть (Close). Документ DataEntry.xls
закроется.
Проверка данных и исправление ошибок
После ввода данных следует потратить время на проверку и исправление ошибок.
Нужно убедиться в корректности числовых данных, а также проверить текст на наличие
орфографических ошибок, воспользовавшись проверкой орфографии Excel. Когда
проверка орфографии обнаруживает неизвестное слово, оно выделяется, и предлагаются
наиболее подходящие варианты исправления ошибки. Вы можете исправить слово сами,
выбрать нужное слово из списка предлагаемых или проигнорировать сообщение об
ошибке. Вы также можете использовать проверку орфографии для добавления в словарь
слов, которых нет в стандартном словаре, чтобы в дальнейшем программа Excel не
выдавала сообщение об ошибке, обнаружив такое слово; тем самым вы освободитесь от
необходимости каждый раз подтверждать корректность этого слова и сэкономите время.
После того как вы внесли изменения, вы можете отменить изменения, внесенные с
момента открытия рабочей книги. Чтобы отменить изменение, щелкните на
соответствующей кнопке в панели инструментов или откройте меню Правка
(Edit) и выберите команду Отменить (Undo). Если вы решили вернуть
изменение, воспользуйтесь командой Повторить (Redo).
Чтобы обозначить информацию, которую впоследствии
придется изменить, можно применить к тексту особый формат. Например, менеджер
продаж одного из поставщиков компании "Все для сада" предоставляет
владельцу компании, Кэтрин Тернер, перечень цен на поступающие товары, с пометкой о
том, что эти цены могут быть изменены в любой момент. Значит, стоит отформатировать
эти данные иным способом, отличным от формата остальной информации в рабочем
листе. Затем придется связываться с менеджером, чтобы обновить рабочий лист перед
тем, как товары поступят в продажу. По получении новых цен Кэтрин использует кнопку Формат (Find Format) в диалоговом окне Найти и заменить (Find and
Replace) для того, чтобы найти старые значения и заменить их вручную
новыми.
Replace
В этом упражнении вы обнаружите, что производитель "Уютных кресел"
поменял наименование товара на "Легкое кресло". Используйте команду Найти (Find), чтобы найти слово "Уютное" и команду Заменить (Replace), чтобы заменить его на "Легкое". После этого
воспользуйтесь кнопкой Формат (Find Format) в окне Найти и заменить
(Find and Replace), чтобы заменить отформатированные специальным образом
данные на новые. После этого проверьте ваш текст на наличие ошибок с помощью
проверки орфографии.
На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Открыть
(Open). Появится диалоговое окно Открытие документа (Open).
Щелкните на файле Replace.xls и затем нажмите кнопку Открыть
(Open). Откроется файл Replace.xls.
Если надо, щелкните на ярлычке листа Мебель, чтобы перейти к
этому рабочему листу.
В меню Правка (Edit) выберите команду Найти (Find).
Диалоговое окно Совет. Вы также можете открыть окно Найти и заменить (Find
and Replace) нажатием клавиш (Ctrl)+(F).
В поле Найти (Find What) введите уютное и нажмите кнопку Найти далее (Find Next). Отобразится первая ячейка, содержащая слово
"уютное".
В диалоговом окне Найти и заменить (Find and Replace) нажмите
кнопку Найти далее (Find Next) еще раз. Отобразится следующая ячейка,
содержащая слово "уютное".Совет. Нажатие кнопки Найти все (Find All) выведет
список отвечающих запросу ячеек и их содержимое снизу от диалогового окна.
Переместиться к любому из совпадений можно, щелкнув на нем кнопкой
мыши.
Щелкните на вкладке Заменить (Replace). Поле Найти (Find
What) все еще содержит слово "Уютн".
В поле Заменить на (Replace With) введите "Легк".
Щелкните на кнопке Заменить все (Replace All). Появится диалоговое
окно, сообщающее о том, что операция завершена и было произведено три замены.
Нажмите OK. Слова "Уютное" везде заменены на слова
"Легкое".Важно. Вы можете заменять слова не все сразу, а одно за другим,
нажимая кнопку Заменить (Replace) вместо кнопки Заменить все (Replace
All). Это делается для того, чтобы контролировать каждую замену и не допускать
замены тех данных, которые не требуется изменять.
В диалоговом окне Найти и заменить (Find and Replace) выберите вкладку Найти (Find). Откроется вкладка Найти (Find).
Удалите текст в поле Найти (Find What).
Нажмите кнопку Параметры (Options) для отображения параметров
вкладки Найти (Find). Появятся параметры вкладки Найти
(Find).
Нажмите кнопку Формат (Format). Откроется диалоговое окно Найти формат (Find Format).
Если необходимо, щелкните на вкладке
В меню Начертание (Font Style) выберите Курсив (Italic) и
нажмите OK. Диалоговое окно Найти формат (Find Format) закроется.
В диалоговом окне Найти и заменить (Find and Replace) нажмите кнопку Найти далее (Find Next). Отобразится первая ячейка, тексту которой присвоен
шрифт курсив.
Щелкните на ячейке C12.
На панели инструментов . Шрифт в
выделенной ячейке сменится на обычный.
Введите 47.95. Предыдущее значение в ячейке сменится на значение,
которое вы только что ввели. Теперь вы отмените изменение, которое только что
сделали.
На панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Отменить
(Undo). Содержимое ячейки C12
сменится на 44.95.
Нажмите кнопку Отменить (Undo). Содержимому ячейки C12 вновь будет
присвоен шрифт курсив.
Нажмите кнопку . Теперь содержимое ячейки опять
отображается обычным шрифтом.
В меню Сервис (Tools) выберите пункт Орфография (Spelling).
Откроется диалоговое окно Орфография (Spelling). Первое слово с ошибкой
появится в строке Нет в словаре (Not in Dictionary), а список предлагаемых
замен отобразится в поле
Если необходимо, выберите слово "Дерево" в поле Варианты
(Suggestions) и нажмите кнопку Заменить (Change). Excel заменит
"Дерев" на "Дерево" и сообщит в диалоговом окне, что больше
ошибок не найдено.
Нажмите OK. Диалоговое окно закроется.Совет. Когда вы нажимаете кнопку Изменить (Change),
Excel вставляет предложенное слово. Если вы не хотите заменять слово
"Дерев", нажмите кнопку Пропустить (Ignore Once) ; нажатием
кнопки Пропустить все (Ignore All) можно отменить исправление данного
слова в рабочем листе. Щелкнув на кнопке Добавить в словарь (Add to
Dictionary), можно добавить это слово в словарь, чтобы "Дерев" в
дальнейшем воспринималось программой как корректное слово.
