Работа в Microsoft Excel XP

Настройка рабочей книги

Разбить на страницы
Показывать лекцию целиком

Одно из преимуществ Microsoft Excel состоит в том, что программа помогает оперировать большими объемами информации. Одним из факторов, упрощающих работу с данными в Excel, является то, что вы можете изменять отображение данных в рабочем листе.

Если вы хотите увеличить расстояние между строками или столбцами рабочего листа, временно ограничить отображение определенных данных или просто добавить описание к информации, содержащейся в рабочем листе для удобочитаемости данных, вы можете сделать это легко и быстро.

Вы также можете указать место, где появляются описания - в ячейках, или отдельно от информации в листе.

В этой лекции используются учебные файлы Easier, DataRead, Format, CreateNew, EasyRead и Conditional.

Сделайте работу с книгами удобнее

Важным шагом в облегчении работы с книгами является обеспечение простоты поиска информации в рабочей книге. Вы можете использовать несколько способов установки "указателей", помогающих пользователям найти нужную информацию. Первый способ, о котором рассказывалось в лекции "Знакомство с Excel", - это дать рабочей книге подходящее название. Вы также можете назвать рабочие листы так, чтобы пользователи, открыв нужную рабочую книгу, быстро нашли искомую информацию в соответствующем рабочем листе. Имена рабочих листов указываются на ярлычках листов в левом нижнем углу рабочей книги. Чтобы переименовать рабочий лист, щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке нужного вам листа и выберите из появившегося меню команду Переименовать (Rename). Воспользовавшись этой командой, можно изменить имя рабочего листа. Вы также можете менять порядок расположения рабочих листов в рабочей книге, перетаскивая ярлычки листов на нужное место на панели и располагая наиболее часто используемые рабочие листы в начале списка.

После того как вы установили своего рода указатели для быстрого и удобного поиска информации, вы можете предпринять следующие действия для повышения удобочитаемости и простоты работы с информацией в рабочих книгах. Например, вы можете изменить ширину столбца или высоту строки в рабочем листе, перетаскивая границу столбца или строки в ту или иную сторону. Увеличение ширины столбца или высоты строки увеличивает пространство для содержимого ячейки, облегчая выделение информации в ячейке и помогая избежать случайного выделения данных из других ячеек.

Совет. Вы можете применить одни и те же изменения к нескольким строкам или столбцам, выделив строки и столбцы, размер которых необходимо изменить, и перетащив границу одной из выделенных строк или столбцов на нужное расстояние. Когда вы отпустите кнопку мыши, все выделенные строки или столбцы изменят свою высоту или ширину.

Изменение высоты строки или ширины столбца может повысить удобство работы с данными в рабочей книге, но вы также можете вставить строку или столбец между краем рабочего листа и ячейками с информацией. Дополнительное пространство между краями листа и ячейками или, например, между заголовком и текстом, к которому он относится, делает информацию в рабочей книге менее скученной и удобной для работы. Вы можете вставить строки, щелкнув на нужной ячейке и выбрав пункт Строки (Rows) в меню Вставка (Insert). Excel вставит строку над активной ячейкой. Вставка столбца происходит аналогично; нужно выбрать пункт Столбцы (Columns) в меню Вставка (Insert). Excel вставит столбец слева от активной ячейки.

Вы также можете по своему усмотрению добавлять в рабочий лист отдельные ячейки. Чтобы вставить ячейку, щелкните на ячейке, которая находится на том месте, куда бы вы хотели добавить новые ячейки, и выберите команду Ячейки (Cells) в меню Вставка (Insert). Появится диалоговое окно вставки. Здесь вы можете выбрать, каким образом вставить ячейки: либо со сдвигом вправо относительно выбранной ячейки (если данные располагаются в строке), либо со сдвигом вниз относительно выбранной ячейки (если это столбец). После нажатия кнопки ОК появятся новые ячейки, и информация в строке или столбце сдвинется вправо или вниз, соответственно.

Совет. Диалоговое окно вставки ячеек также позволяет вставлять строки и столбцы, выбрав соответствующую опцию.

Иногда изменение размеров строк и столбцов не является оптимальным способом повышения удобства работы с рабочей книгой. Например, даже если заголовок рабочего листа не помещается в одной ячейке, увеличение ее ширины (или ширины всех ячеек) может нарушить дизайн рабочего листа. Вы, конечно, можете разместить отдельные слова заголовка листа в отдельных ячейках, чтобы заголовок уместился на рабочем листе, но гораздо удобнее объединить две или более ячеек. Объединенные ячейки воспринимаются Excel в качестве одной ячейки с одним и тем же содержимым и форматом. Чтобы объединить ячейки в одну, нажмите на панели инструментов кнопку Объединить и поместить в центре (Merge and Center). Из названия кнопки видно, что Excel отцентрирует содержимое объединенных ячеек.

Совет. Щелкнув на объединенной ячейке и нажав кнопку Объединить и поместить в центре (Merge and Center), можно разделить сгруппированные ячейки.

Если вам нужно удалить строку или столбец, щелкните правой кнопкой мыши на заголовке строки или столбца и выберите из появившегося меню Удалить (Delete). Вы можете временно скрыть строки или столбцы, выбрав нужные строки или столбцы и выполнив команду Скрыть (Hide) в меню Формат (Format), пункты Строка (Row) или Столбец (Column). Строки и столбцы, которые вы выделили, исчезнут, как если бы вы использовали команду Удалить (Delete), но останутся на листе. Они будут убраны с экрана до тех пор, пока вы не вернете их на место командой Отобразить (Unhide) в меню Формат (Format), пункты Строка (Row) или Столбец (Column).

Когда вы вставляете строку, столбец или ячейку в рабочий лист с существующим форматированием, появляется кнопка Параметры добавления (Insert Options). Так же, как и в случае с кнопками Параметры вставки (Paste Options) и Параметры автозаполнения (AutoFill Options), нажатие на кнопку Параметры добавления (Insert Options) выводит меню, предлагающее выбрать, какой формат применить к данной строке или столбцу. Список этих форматов приведен ниже в таблице.
Опция Действие
Форматировать как сверху (FormatSame as Above) Применить к вставленной строке форматстроки, находящейся сверху от нее.
Форматировать как снизу (FormatSame as Below) Применить к вставленной строке форматстроки, находящейся снизу от нее.
Форматировать как слева (FormatSame as Left) Применить к вставленному столбцу форматстолбца, находящегося слева от него.
Форматировать как справа (FormatSame as Right) Применить к вставленному столбцу форматстолбца, находящегося справа от него.
Очистить формат (Clear Formatting) Применить к вставленной строке или столбцу формат по умолчанию.
Easier

В данном упражнении вы оптимизируете лист, содержащий информацию об объеме продаж за январь, делая его более удобочитаемым. Сначала вы называете рабочий лист и располагаете его поверх всех остальных листов в рабочей книге. Следующий ваш шаг - увеличение высоты строк и ширины столбцов ячеек с данными об объеме продаж. В дополнение к этому, вы объедините и отцентрируете заголовок рабочего листа и затем добавите строку между заголовком и строкой, содержащей информацию о времени, в течение которого компания Garden ведет учет проданных товаров. После этого вы вставите столбец слева от первого столбца с информацией и скроете все данные, кроме тех, которые относятся к первой неделе месяца.

  • На панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Открыть (Open). Появится диалоговое окно Открытие документа (Open).
  • Если необходимо, перейдите в папку Office XP SBS, затем дважды щелкните на папке Excel, чтобы просмотреть ее содержимое. Появятся файлы и папки, содержащиеся в каталоге Excel.
  • Дважды щелкните на папке Chap06. Отобразятся файлы в папке Chap06.
  • Дважды щелкните на файле Easier.xls. Файл Easier.xls откроется.
  • В левом нижнем углу окна рабочей книги щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке Лист2.
  • Из появившегося меню выберите команду Переименовать (Rename). Ярлычок листа выделится.
  • Введите Январь и нажмите (Enter). Имя рабочего листа поменяется с "Лист2" на "Январь".
  • Щелкните на ярлычке листа Январь и перетащите его на место по левую сторону от ярлычка Лист1. Ярлычок листа Январь расположится слева от ярлычка Лист1. Во время перемещения ярлычка он выделяется инвертирующим черным прямоугольником.
  • Щелкните на заголовке столбца А и перетащите указатель на столбец M. Выделятся столбцы с А по М.
  • Расположите указатель мыши на правой границе столбца А и перетащите границу вправо до той позиции, когда в появившейся экранной подсказке будет значение ширины (Width) 10.00 (75 пикселей). Ширина выбранных столбцов изменится.
  • Выделите строки с 3 по 35. Строки с 3 по 35 выделятся цветом.
  • Подведите указатель мыши к нижней границе строки 3 и перетащите вниз до значения Высоты (Height) 25.50 (34 пикселя). Высота выбранных строк изменится.
  • Щелкните на ячейке Е2 и перетащите на ячейку G2.
  • На панели инструментов Форматирование нажмите кнопку Объединить и поместить в центре (Merge and Center). Ячейки E2, F2 и G2 объединятся в одну ячейку, и содержимое новой ячейки отцентрируется.Важно. В зависимости от разрешения вашего экрана и того, какие кнопки панели инструментов вы используете чаще всего, возможно, что в панелях инструментов Excel будут отображаться не все кнопки. Если кнопки, о которой идет речь в книге, нет на панели инструментов, нажмите на этой панели кнопку со стрелкой, направленной вниз Параметры панелей инструментов (Toolbars Options), чтобы отобразить все остальные кнопки.
  • Щелкните на ячейке А3.
  • В меню Вставка (Insert) выберите Строки (Rows). Предыдущая строка с номером 3 сдвинется вниз и уступит место вставленной на ее место строке, которой присвоится номер 3.
  • В меню Вставка (Insert) выберите Столбцы (Columns). Новый столбец А появится слева от столбца, прежде носившего индекс A.
  • Выделите строки с 13 по 36. Строки с 13 по 36 выделятся цветом.
  • В меню Формат (Format) укажите на пункт Строка (Row) и выберите Скрыть (Hide). Строки с 13 по 36 исчезнут из рабочего листа.
  • В меню Формат (Format) укажите на пункт Строка (Row) и выберите Отобразить (Unhide). Скрытые строки вновь появятся в рабочем листе.
  • В панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Сохранить (Save). Excel сохранит документ.
  • Нажмите кнопку . Документ Easier.xls закроется.
    •

    Сделайте информацию удобной для чтения

    После того, как вы облегчили работу с листом, внеся в него соответствующие изменения, вы можете упростить восприятие информации в нем с помощью некоторых методов, направленных на повышение удобочитаемости. Один из случаев, когда вы, вероятно, захотите повысить удобство чтения - это когда информация в ячейке не помещается в ее границах, и вы не хотите объединять эту ячейку с той, за которой скрыт не поместившийся текст, руководствуясь, например, тем, что вам впоследствии нужно будет ввести данные в соседние ячейки.

    Следующий рисунок показывает, как выглядит текст, не поместившийся в ячейку.

    Если бы ячейки справа были пустыми, текст в левой ячейке просто отобразился бы на месте ячеек справа. Однако если в ячейках справа содержится информация, Excel расположит их поверх информации, находящейся в соседней ячейке. Чтобы предотвратить скрытие текста под ячейкой справа, вы можете привести текст в ячейке полностью, уместив его в пределах ячейки так, как показано на рисунке.

    Совет. Может показаться удобным просто увеличить ширину столбца, чтобы вместить информацию, но помните, что увеличение одного столбца выделит его среди всех остальных столбцов рабочего листа и, возможно, снизит удобочитаемость информации в других столбцах.

    Другой метод, позволяющий сделать данные более удобными для чтения - это закрепление ячеек. Можно сделать так, чтобы ячейки были всегда видны и располагались наверху рабочего листа, независимо от того, какое место рабочего листа отображается в окне в данный момент. Например, Кэтрин Тернер, владелец компании "Все для сада", не помнит, какая информация содержится в том или ином столбце рабочего листа. Закрепив наверху названия, указывающие на тематическую принадлежность данных каждого столбца, она сможет переходить к последней строке листа и при этом видеть вверху названия столбцов с данными. Excel выделяет границу между закрепленными и незакрепленными ячейками черной линией, именуемой границей раздела.

    Совет. При закреплении строк в рабочем листе Excel закрепит строку, находящуюся над активной в данный момент ячейкой. Поэтому, если вы хотите закрепить три верхние строки листа, щелкните на ячейке в четвертой строке и затем выполните команду закрепления. DataRead

    В этом упражнении вы предотвратите наложение ячейки на текст в соседних с ней ячейках, что позволит вводить комментарии в соседних с данной ячейках, избегая скрытия содержимого этой ячейки. Затем вы настроите выравнивание ячеек, содержащих названия столбцов вашего рабочего листа и закрепите их так, чтобы они оставались наверху страницы, когда вы перемещаетесь вниз по рабочему листу.

  • На панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Открыть (Open). Появится диалоговое окно Открытие документа (Open).
  • Дважды щелкните на файле DataRead.xls.

    Файл DataRead.xls откроется.

  • Если необходимо, перейдите к листу Продажи по категориям, щелкнув на соответствующем ярлычке.
  • Щелкните на ячейке B34.
  • В меню Формат (Format) выберите Ячейки (Cells).
  • Перейдите во вкладку
  • Поставьте галочку рядом со строкой Переносить по словам (Wrap text) и нажмите OK. Текст в ячейке B34 будет перенесен по словам и вписан в границы ячейки.
  • Щелкните на ячейке B1 и перетащите указатель на ячейку Е1.
  • В панели инструментов Форматирование нажмите кнопку По центру (Center). Содержимое выделенных ячеек выровняется в них по центру.
  • Щелкните на ячейке А2.
  • В меню Окно (Window) выберите Закрепить области (Freeze Panes). Линия раздела появится между строками 1 и 2.
  • На вертикальной полосе прокрутки нажмите кнопку вниз. Строка 1 остается на месте, когда остальные строки перемещаются.
  • В меню Окно (Window) выберите Снять разделение областей (Unfreeze Panes). Линия раздела исчезнет, и все строки будут перемещаться нормально.
  • В панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Сохранить (Save). Excel сохранит ваши изменения.
  • Нажмите кнопку . Документ DataRead.xls закроется.
    •

    Изменение внешнего вида представления данных

    В листах Excel может храниться и обрабатываться большой объем информации, но когда вы работаете с большим количеством листов, сложно определить по названию листа, какая информация в нем содержится. Смысловые заголовки сообщают о принадлежности содержащихся в листе данных, но важно также и визуально выделить заголовки из остальной информации. Чтобы выделить заголовки или любую другую информацию, вы можете изменять формат ячеек, в которых содержится эта информация.

    Большинство средств, с помощью которых можно изменять формат ячейки, находятся в панели инструментов Форматирование.

    Важно. В зависимости от разрешения вашего экрана и того, какие кнопки панели инструментов вы используете чаще всего, возможно, что на панелях инструментов Excel будут отображаться не все кнопки. Если кнопки, о которой идет речь в книге, нет на панели инструментов, нажмите на этой панели кнопку Параметры панели инструментов (Toolbars Options) с кнопкой списка, чтобы отобразить все остальные кнопки.

    Вы можете применить форматирование, предлагаемое на панели инструментов, выделив ячейки, к которым вы хотите применить формат, и затем нажать соответствующую кнопку. Если вы хотите выделить заголовки полужирным шрифтом, воспользуйтесь кнопкой Полужирный (Bold). Если вы уже присвоили содержимому ячейки полужирный шрифт, то можно отменить это действие, нажав кнопку еще раз.

    Совет. Удаление всего содержимого ячейки не повлечет за собой удаления форматирования ячейки. Чтобы удалить формат ячейки, выделите нужную ячейку и затем, в меню Правка (Edit), укажите на пункт Очистить (Clear) и выберите Форматы (Formats).размер изображения, щелкнув на нем и перетащив одну из кнопочек, появившихся на картинке; имейте в виду, что в диалоговом окне Формат изображения (Picture Format) вы можете установить опцию, которая следит за тем, чтобы пропорции вашего рисунка при изменении размера не нарушались. Если вы изменили размер рисунка случайно, просто нажмите кнопку Отменить (Undo).

    На кнопках панели инструментов Форматирование, которые предоставляют вам выбор действий, по правому краю кнопки есть стрелки, направленные вниз. Щелчок на этой стрелке вызывает список опций, относящихся к действию этой кнопки, например, выбор шрифтов, доступных на вашем компьютере, или цветов, которые вы хотите присвоить ячейке.

    Другой способ выделить ячейку среди других, соседних с ней - заключить ее в рамку. В предыдущих версиях Excel вы могли выделять одну или несколько ячеек и использовать опции кнопки Границы (Borders) на панели инструментов для присвоения рамки ячейке или группе ячеек. Например, вы могли выбрать группу ячеек и затем подобрать необходимый тип границы. Этот метод присвоения границ ячейкам все еще доступен в Excel, но у него есть ряд недостатков. Самый весомый из них заключается в том, что создание сложных рамок требует выбора отдельных групп ячеек и применения к ним различных типов границ. Данная версия Excel позволяет быстро присваивать ячейкам сложные границы, предоставляя возможность рисовать их прямо на рабочем листе.

    Чтобы использовать новые возможности рисования рамок, включите (если нужно) панель инструментов Границы (Borders).

    Чтобы нарисовать рамку вокруг группы ячеек, щелкните указателем мыши на углу группы ячеек и перетащите указатель в противоположный угол по диагонали. Граница будет расширяться вместе с движением указателя мыши. Если вы хотите добавить границу в виде вертикальной или горизонтальной линии, перетащите указатель мыши вдоль нужной прямой линии, и Excel вставит линию, не распространив ее как рамку на соседние ячейки. Вы также можете менять тип добавляемой вами границы с помощью опций на панели инструментов Границы (Borders).

    Другой способ, с помощью которого можно выделить группу ячеек - присвоить им цвет заливки. Например, в рабочем листе с информацией об объеме продаж компании "Все для сада" за месяц, Кэтрин Тернер, владелец компании, может изменить цвета заливки ячеек, содержащих заголовки (помимо изменения шрифта), чтобы выделить их еще сильнее.

    Formats
  • На панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Открыть (Open). Появится диалоговое окно Открытие документа (Open).
  • Перейдите в папку ChangingDocAppearance и дважды щелкните на файле Formats.xls. Документ Formats.xls откроется.
  • Перейдите к листу "январь", щелкнув на его ярлычке.
  • Щелкните на ячейке G2. Ячейка G2 выделится.
  • На панели инструментов Форматирование щелкните на кнопке списка поля Размер (Font Size) и выберите из списка значение 14. Размер текста в ячейке станет равным 14 пикселям, и строка 2 станет шире по вертикали, чтобы вместить текст с таким размером.
  • На панели инструментов Форматирование нажмите кнопку Полужирный (Bold). Текст в ячейке G2 отобразится полужирным шрифтом.
  • Щелкните на заголовке строки 5. Строка 5 выделится.
  • На панели инструментов Форматирование, щелкните на кнопке По центру (Center). Содержимое ячеек в строке 5 выровняется по центру.
  • Щелкните на ячейке G2. Ячейка G2 выделится.
  • На панели инструментов Форматирование щелкните на стрелке кнопки и выберите в появившемся меню Нарисовать границы (Draw Borders). Откроется панель Граница (Borders), и указатель мыши изменит вид на "карандаш".
  • Щелкните на левой границе ячейки G2 и перетащите указатель на правую границу. У ячейки G2 появится рамка.
  • На панели Граница (Borders) нажмите кнопку Закрыть (Close). Панель Граница (Borders) закроется.
  • В панели инструментов Форматирование нажмите кнопку Цвет заливки (Fill Color). Появится палитра Цвет заливки (Fill Color).
  • Выберите в палитре Цвет заливки (Fill Color) желтый цвет. Фон ячейки G2 станет желтым.
  • На панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Сохранить (Save). Excel сохранит ваши изменения.
  • Нажмите кнопку Закрыть (Close). Документ Formats.xls закроется.
    •
    Страницы:

    Одно из преимуществ Microsoft Excel состоит в том, что программа помогает оперировать большими объемами информации. Одним из факторов, упрощающих работу с данными в Excel, является то, что вы можете изменять отображение данных в рабочем листе.

    Если вы хотите увеличить расстояние между строками или столбцами рабочего листа, временно ограничить отображение определенных данных или просто добавить описание к информации, содержащейся в рабочем листе для удобочитаемости данных, вы можете сделать это легко и быстро.

    Вы также можете указать место, где появляются описания - в ячейках, или отдельно от информации в листе.

    В этой лекции используются учебные файлы Easier, DataRead, Format, CreateNew, EasyRead и Conditional.

    Сделайте работу с книгами удобнее

    Важным шагом в облегчении работы с книгами является обеспечение простоты поиска информации в рабочей книге. Вы можете использовать несколько способов установки "указателей", помогающих пользователям найти нужную информацию. Первый способ, о котором рассказывалось в лекции "Знакомство с Excel", - это дать рабочей книге подходящее название. Вы также можете назвать рабочие листы так, чтобы пользователи, открыв нужную рабочую книгу, быстро нашли искомую информацию в соответствующем рабочем листе. Имена рабочих листов указываются на ярлычках листов в левом нижнем углу рабочей книги. Чтобы переименовать рабочий лист, щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке нужного вам листа и выберите из появившегося меню команду Переименовать (Rename). Воспользовавшись этой командой, можно изменить имя рабочего листа. Вы также можете менять порядок расположения рабочих листов в рабочей книге, перетаскивая ярлычки листов на нужное место на панели и располагая наиболее часто используемые рабочие листы в начале списка.

    После того как вы установили своего рода указатели для быстрого и удобного поиска информации, вы можете предпринять следующие действия для повышения удобочитаемости и простоты работы с информацией в рабочих книгах. Например, вы можете изменить ширину столбца или высоту строки в рабочем листе, перетаскивая границу столбца или строки в ту или иную сторону. Увеличение ширины столбца или высоты строки увеличивает пространство для содержимого ячейки, облегчая выделение информации в ячейке и помогая избежать случайного выделения данных из других ячеек.

    Совет. Вы можете применить одни и те же изменения к нескольким строкам или столбцам, выделив строки и столбцы, размер которых необходимо изменить, и перетащив границу одной из выделенных строк или столбцов на нужное расстояние. Когда вы отпустите кнопку мыши, все выделенные строки или столбцы изменят свою высоту или ширину.

    Изменение высоты строки или ширины столбца может повысить удобство работы с данными в рабочей книге, но вы также можете вставить строку или столбец между краем рабочего листа и ячейками с информацией. Дополнительное пространство между краями листа и ячейками или, например, между заголовком и текстом, к которому он относится, делает информацию в рабочей книге менее скученной и удобной для работы. Вы можете вставить строки, щелкнув на нужной ячейке и выбрав пункт Строки (Rows) в меню Вставка (Insert). Excel вставит строку над активной ячейкой. Вставка столбца происходит аналогично; нужно выбрать пункт Столбцы (Columns) в меню Вставка (Insert). Excel вставит столбец слева от активной ячейки.

    Вы также можете по своему усмотрению добавлять в рабочий лист отдельные ячейки. Чтобы вставить ячейку, щелкните на ячейке, которая находится на том месте, куда бы вы хотели добавить новые ячейки, и выберите команду Ячейки (Cells) в меню Вставка (Insert). Появится диалоговое окно вставки. Здесь вы можете выбрать, каким образом вставить ячейки: либо со сдвигом вправо относительно выбранной ячейки (если данные располагаются в строке), либо со сдвигом вниз относительно выбранной ячейки (если это столбец). После нажатия кнопки ОК появятся новые ячейки, и информация в строке или столбце сдвинется вправо или вниз, соответственно.

    Совет. Диалоговое окно вставки ячеек также позволяет вставлять строки и столбцы, выбрав соответствующую опцию.

    Иногда изменение размеров строк и столбцов не является оптимальным способом повышения удобства работы с рабочей книгой. Например, даже если заголовок рабочего листа не помещается в одной ячейке, увеличение ее ширины (или ширины всех ячеек) может нарушить дизайн рабочего листа. Вы, конечно, можете разместить отдельные слова заголовка листа в отдельных ячейках, чтобы заголовок уместился на рабочем листе, но гораздо удобнее объединить две или более ячеек. Объединенные ячейки воспринимаются Excel в качестве одной ячейки с одним и тем же содержимым и форматом. Чтобы объединить ячейки в одну, нажмите на панели инструментов кнопку Объединить и поместить в центре (Merge and Center). Из названия кнопки видно, что Excel отцентрирует содержимое объединенных ячеек.

    Совет. Щелкнув на объединенной ячейке и нажав кнопку Объединить и поместить в центре (Merge and Center), можно разделить сгруппированные ячейки.

    Если вам нужно удалить строку или столбец, щелкните правой кнопкой мыши на заголовке строки или столбца и выберите из появившегося меню Удалить (Delete). Вы можете временно скрыть строки или столбцы, выбрав нужные строки или столбцы и выполнив команду Скрыть (Hide) в меню Формат (Format), пункты Строка (Row) или Столбец (Column). Строки и столбцы, которые вы выделили, исчезнут, как если бы вы использовали команду Удалить (Delete), но останутся на листе. Они будут убраны с экрана до тех пор, пока вы не вернете их на место командой Отобразить (Unhide) в меню Формат (Format), пункты Строка (Row) или Столбец (Column).

    Когда вы вставляете строку, столбец или ячейку в рабочий лист с существующим форматированием, появляется кнопка Параметры добавления (Insert Options). Так же, как и в случае с кнопками Параметры вставки (Paste Options) и Параметры автозаполнения (AutoFill Options), нажатие на кнопку Параметры добавления (Insert Options) выводит меню, предлагающее выбрать, какой формат применить к данной строке или столбцу. Список этих форматов приведен ниже в таблице.
    Опция Действие
    Форматировать как сверху (FormatSame as Above) Применить к вставленной строке форматстроки, находящейся сверху от нее.
    Форматировать как снизу (FormatSame as Below) Применить к вставленной строке форматстроки, находящейся снизу от нее.
    Форматировать как слева (FormatSame as Left) Применить к вставленному столбцу форматстолбца, находящегося слева от него.
    Форматировать как справа (FormatSame as Right) Применить к вставленному столбцу форматстолбца, находящегося справа от него.
    Очистить формат (Clear Formatting) Применить к вставленной строке или столбцу формат по умолчанию.
    Easier

    В данном упражнении вы оптимизируете лист, содержащий информацию об объеме продаж за январь, делая его более удобочитаемым. Сначала вы называете рабочий лист и располагаете его поверх всех остальных листов в рабочей книге. Следующий ваш шаг - увеличение высоты строк и ширины столбцов ячеек с данными об объеме продаж. В дополнение к этому, вы объедините и отцентрируете заголовок рабочего листа и затем добавите строку между заголовком и строкой, содержащей информацию о времени, в течение которого компания Garden ведет учет проданных товаров. После этого вы вставите столбец слева от первого столбца с информацией и скроете все данные, кроме тех, которые относятся к первой неделе месяца.

  • На панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Открыть (Open). Появится диалоговое окно Открытие документа (Open).
  • Если необходимо, перейдите в папку Office XP SBS, затем дважды щелкните на папке Excel, чтобы просмотреть ее содержимое. Появятся файлы и папки, содержащиеся в каталоге Excel.
  • Дважды щелкните на папке Chap06. Отобразятся файлы в папке Chap06.
  • Дважды щелкните на файле Easier.xls. Файл Easier.xls откроется.
  • В левом нижнем углу окна рабочей книги щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке Лист2.
  • Из появившегося меню выберите команду Переименовать (Rename). Ярлычок листа выделится.
  • Введите Январь и нажмите (Enter). Имя рабочего листа поменяется с "Лист2" на "Январь".
  • Щелкните на ярлычке листа Январь и перетащите его на место по левую сторону от ярлычка Лист1. Ярлычок листа Январь расположится слева от ярлычка Лист1. Во время перемещения ярлычка он выделяется инвертирующим черным прямоугольником.
  • Щелкните на заголовке столбца А и перетащите указатель на столбец M. Выделятся столбцы с А по М.
  • Расположите указатель мыши на правой границе столбца А и перетащите границу вправо до той позиции, когда в появившейся экранной подсказке будет значение ширины (Width) 10.00 (75 пикселей). Ширина выбранных столбцов изменится.
  • Выделите строки с 3 по 35. Строки с 3 по 35 выделятся цветом.
  • Подведите указатель мыши к нижней границе строки 3 и перетащите вниз до значения Высоты (Height) 25.50 (34 пикселя). Высота выбранных строк изменится.
  • Щелкните на ячейке Е2 и перетащите на ячейку G2.
  • На панели инструментов Форматирование нажмите кнопку Объединить и поместить в центре (Merge and Center). Ячейки E2, F2 и G2 объединятся в одну ячейку, и содержимое новой ячейки отцентрируется.Важно. В зависимости от разрешения вашего экрана и того, какие кнопки панели инструментов вы используете чаще всего, возможно, что в панелях инструментов Excel будут отображаться не все кнопки. Если кнопки, о которой идет речь в книге, нет на панели инструментов, нажмите на этой панели кнопку со стрелкой, направленной вниз Параметры панелей инструментов (Toolbars Options), чтобы отобразить все остальные кнопки.
  • Щелкните на ячейке А3.
  • В меню Вставка (Insert) выберите Строки (Rows). Предыдущая строка с номером 3 сдвинется вниз и уступит место вставленной на ее место строке, которой присвоится номер 3.
  • В меню Вставка (Insert) выберите Столбцы (Columns). Новый столбец А появится слева от столбца, прежде носившего индекс A.
  • Выделите строки с 13 по 36. Строки с 13 по 36 выделятся цветом.
  • В меню Формат (Format) укажите на пункт Строка (Row) и выберите Скрыть (Hide). Строки с 13 по 36 исчезнут из рабочего листа.
  • В меню Формат (Format) укажите на пункт Строка (Row) и выберите Отобразить (Unhide). Скрытые строки вновь появятся в рабочем листе.
  • В панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Сохранить (Save). Excel сохранит документ.
  • Нажмите кнопку . Документ Easier.xls закроется.
    •

    Сделайте информацию удобной для чтения

    После того, как вы облегчили работу с листом, внеся в него соответствующие изменения, вы можете упростить восприятие информации в нем с помощью некоторых методов, направленных на повышение удобочитаемости. Один из случаев, когда вы, вероятно, захотите повысить удобство чтения - это когда информация в ячейке не помещается в ее границах, и вы не хотите объединять эту ячейку с той, за которой скрыт не поместившийся текст, руководствуясь, например, тем, что вам впоследствии нужно будет ввести данные в соседние ячейки.

    Следующий рисунок показывает, как выглядит текст, не поместившийся в ячейку.

    Если бы ячейки справа были пустыми, текст в левой ячейке просто отобразился бы на месте ячеек справа. Однако если в ячейках справа содержится информация, Excel расположит их поверх информации, находящейся в соседней ячейке. Чтобы предотвратить скрытие текста под ячейкой справа, вы можете привести текст в ячейке полностью, уместив его в пределах ячейки так, как показано на рисунке.

    Совет. Может показаться удобным просто увеличить ширину столбца, чтобы вместить информацию, но помните, что увеличение одного столбца выделит его среди всех остальных столбцов рабочего листа и, возможно, снизит удобочитаемость информации в других столбцах.

    Другой метод, позволяющий сделать данные более удобными для чтения - это закрепление ячеек. Можно сделать так, чтобы ячейки были всегда видны и располагались наверху рабочего листа, независимо от того, какое место рабочего листа отображается в окне в данный момент. Например, Кэтрин Тернер, владелец компании "Все для сада", не помнит, какая информация содержится в том или ином столбце рабочего листа. Закрепив наверху названия, указывающие на тематическую принадлежность данных каждого столбца, она сможет переходить к последней строке листа и при этом видеть вверху названия столбцов с данными. Excel выделяет границу между закрепленными и незакрепленными ячейками черной линией, именуемой границей раздела.

    Совет. При закреплении строк в рабочем листе Excel закрепит строку, находящуюся над активной в данный момент ячейкой. Поэтому, если вы хотите закрепить три верхние строки листа, щелкните на ячейке в четвертой строке и затем выполните команду закрепления. DataRead

    В этом упражнении вы предотвратите наложение ячейки на текст в соседних с ней ячейках, что позволит вводить комментарии в соседних с данной ячейках, избегая скрытия содержимого этой ячейки. Затем вы настроите выравнивание ячеек, содержащих названия столбцов вашего рабочего листа и закрепите их так, чтобы они оставались наверху страницы, когда вы перемещаетесь вниз по рабочему листу.

  • На панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Открыть (Open). Появится диалоговое окно Открытие документа (Open).
  • Дважды щелкните на файле DataRead.xls.

    Файл DataRead.xls откроется.

  • Если необходимо, перейдите к листу Продажи по категориям, щелкнув на соответствующем ярлычке.
  • Щелкните на ячейке B34.
  • В меню Формат (Format) выберите Ячейки (Cells).
  • Перейдите во вкладку
  • Поставьте галочку рядом со строкой Переносить по словам (Wrap text) и нажмите OK. Текст в ячейке B34 будет перенесен по словам и вписан в границы ячейки.
  • Щелкните на ячейке B1 и перетащите указатель на ячейку Е1.
  • В панели инструментов Форматирование нажмите кнопку По центру (Center). Содержимое выделенных ячеек выровняется в них по центру.
  • Щелкните на ячейке А2.
  • В меню Окно (Window) выберите Закрепить области (Freeze Panes). Линия раздела появится между строками 1 и 2.
  • На вертикальной полосе прокрутки нажмите кнопку вниз. Строка 1 остается на месте, когда остальные строки перемещаются.
  • В меню Окно (Window) выберите Снять разделение областей (Unfreeze Panes). Линия раздела исчезнет, и все строки будут перемещаться нормально.
  • В панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Сохранить (Save). Excel сохранит ваши изменения.
  • Нажмите кнопку . Документ DataRead.xls закроется.
    •

    Изменение внешнего вида представления данных

    В листах Excel может храниться и обрабатываться большой объем информации, но когда вы работаете с большим количеством листов, сложно определить по названию листа, какая информация в нем содержится. Смысловые заголовки сообщают о принадлежности содержащихся в листе данных, но важно также и визуально выделить заголовки из остальной информации. Чтобы выделить заголовки или любую другую информацию, вы можете изменять формат ячеек, в которых содержится эта информация.

    Большинство средств, с помощью которых можно изменять формат ячейки, находятся в панели инструментов Форматирование.

    Важно. В зависимости от разрешения вашего экрана и того, какие кнопки панели инструментов вы используете чаще всего, возможно, что на панелях инструментов Excel будут отображаться не все кнопки. Если кнопки, о которой идет речь в книге, нет на панели инструментов, нажмите на этой панели кнопку Параметры панели инструментов (Toolbars Options) с кнопкой списка, чтобы отобразить все остальные кнопки.

    Вы можете применить форматирование, предлагаемое на панели инструментов, выделив ячейки, к которым вы хотите применить формат, и затем нажать соответствующую кнопку. Если вы хотите выделить заголовки полужирным шрифтом, воспользуйтесь кнопкой Полужирный (Bold). Если вы уже присвоили содержимому ячейки полужирный шрифт, то можно отменить это действие, нажав кнопку еще раз.

    Совет. Удаление всего содержимого ячейки не повлечет за собой удаления форматирования ячейки. Чтобы удалить формат ячейки, выделите нужную ячейку и затем, в меню Правка (Edit), укажите на пункт Очистить (Clear) и выберите Форматы (Formats).размер изображения, щелкнув на нем и перетащив одну из кнопочек, появившихся на картинке; имейте в виду, что в диалоговом окне Формат изображения (Picture Format) вы можете установить опцию, которая следит за тем, чтобы пропорции вашего рисунка при изменении размера не нарушались. Если вы изменили размер рисунка случайно, просто нажмите кнопку Отменить (Undo).

    На кнопках панели инструментов Форматирование, которые предоставляют вам выбор действий, по правому краю кнопки есть стрелки, направленные вниз. Щелчок на этой стрелке вызывает список опций, относящихся к действию этой кнопки, например, выбор шрифтов, доступных на вашем компьютере, или цветов, которые вы хотите присвоить ячейке.

    Другой способ выделить ячейку среди других, соседних с ней - заключить ее в рамку. В предыдущих версиях Excel вы могли выделять одну или несколько ячеек и использовать опции кнопки Границы (Borders) на панели инструментов для присвоения рамки ячейке или группе ячеек. Например, вы могли выбрать группу ячеек и затем подобрать необходимый тип границы. Этот метод присвоения границ ячейкам все еще доступен в Excel, но у него есть ряд недостатков. Самый весомый из них заключается в том, что создание сложных рамок требует выбора отдельных групп ячеек и применения к ним различных типов границ. Данная версия Excel позволяет быстро присваивать ячейкам сложные границы, предоставляя возможность рисовать их прямо на рабочем листе.

    Чтобы использовать новые возможности рисования рамок, включите (если нужно) панель инструментов Границы (Borders).

    Чтобы нарисовать рамку вокруг группы ячеек, щелкните указателем мыши на углу группы ячеек и перетащите указатель в противоположный угол по диагонали. Граница будет расширяться вместе с движением указателя мыши. Если вы хотите добавить границу в виде вертикальной или горизонтальной линии, перетащите указатель мыши вдоль нужной прямой линии, и Excel вставит линию, не распространив ее как рамку на соседние ячейки. Вы также можете менять тип добавляемой вами границы с помощью опций на панели инструментов Границы (Borders).

    Другой способ, с помощью которого можно выделить группу ячеек - присвоить им цвет заливки. Например, в рабочем листе с информацией об объеме продаж компании "Все для сада" за месяц, Кэтрин Тернер, владелец компании, может изменить цвета заливки ячеек, содержащих заголовки (помимо изменения шрифта), чтобы выделить их еще сильнее.

    Formats
  • На панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Открыть (Open). Появится диалоговое окно Открытие документа (Open).
  • Перейдите в папку ChangingDocAppearance и дважды щелкните на файле Formats.xls. Документ Formats.xls откроется.
  • Перейдите к листу "январь", щелкнув на его ярлычке.
  • Щелкните на ячейке G2. Ячейка G2 выделится.
  • На панели инструментов Форматирование щелкните на кнопке списка поля Размер (Font Size) и выберите из списка значение 14. Размер текста в ячейке станет равным 14 пикселям, и строка 2 станет шире по вертикали, чтобы вместить текст с таким размером.
  • На панели инструментов Форматирование нажмите кнопку Полужирный (Bold). Текст в ячейке G2 отобразится полужирным шрифтом.
  • Щелкните на заголовке строки 5. Строка 5 выделится.
  • На панели инструментов Форматирование, щелкните на кнопке По центру (Center). Содержимое ячеек в строке 5 выровняется по центру.
  • Щелкните на ячейке G2. Ячейка G2 выделится.
  • На панели инструментов Форматирование щелкните на стрелке кнопки и выберите в появившемся меню Нарисовать границы (Draw Borders). Откроется панель Граница (Borders), и указатель мыши изменит вид на "карандаш".
  • Щелкните на левой границе ячейки G2 и перетащите указатель на правую границу. У ячейки G2 появится рамка.
  • На панели Граница (Borders) нажмите кнопку Закрыть (Close). Панель Граница (Borders) закроется.
  • В панели инструментов Форматирование нажмите кнопку Цвет заливки (Fill Color). Появится палитра Цвет заливки (Fill Color).
  • Выберите в палитре Цвет заливки (Fill Color) желтый цвет. Фон ячейки G2 станет желтым.
  • На панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Сохранить (Save). Excel сохранит ваши изменения.
  • Нажмите кнопку Закрыть (Close). Документ Formats.xls закроется.
    •
    Предыдущее занятие Следующее занятие
    Вернуться к учебному плану
    ^