Знакомство с Excel

Любой вид деятельности требует систематизации хранимых данных. С расширением перечня продуктов, услуг и клиентов любому бизнесу необходима компьютерная система для хранения большого объема финансовой и другой информации. Microsoft Excel - программа, предназначенная для организации данных в таблицы для документирования, сопоставления и графического представления информации. Например, можно использовать Excel для суммирования, вычисления среднего или максимального числа продаж за день; создания графика, показывающего определенный процент продаж, сравнения общего объема продаж за день с тем же показателем других дней недели. Excel освобождает вас от проведения этих вычислений вручную.

Упражнения в этом курсе основаны на данных некоей вымышленной компании "Все для сада". Помимо средств ухода за растениями и инвентаря для садоводства, предлагаемых компанией, ее владелец, Кэтрин Тернер, и ее коллеги должны хранить информацию, которая позволяет компании принимать правильные решения относительно тех или иных видов товара.

Из этой лекции вы узнаете о том, как работать с существующими списками данных и с определенными данными в списке, как создавать список данных, как проверять данные и исправлять ошибки.

Введение в Excel

При запуске Excel появляется пустой документ. С этого момента вы можете вводить информацию, изменять оформление данных, обрабатывать данные или искать информацию в файлах справки Excel. Следующий рисунок показывает наиболее важные элементы в окне Excel, два из которых являются нововведениями в Excel 2002: окно рабочей книги, панель главного меню, строка формул, панель Стандартная и панель Форматирование, строка состояния, (новое в этой версии) диалоговое окно Задать вопрос (Ask A Question) и область задач.

Главной составной частью документа Excel является поле, которое содержит определенную информацию. В Excel это поле называется ячейкой. Каждая ячейка находится на пересечении строки (горизонтальной последовательности ячеек) и столбца (вертикальной последовательности ячеек); строки обозначены числами, а столбцы - буквами. Номер строки и буква столбца, обозначающие определенную ячейку, называются ссылкой на ячейку. Например, ячейка в левом верхнем углу окна рабочей книги имеет ссылку А1. Рабочий лист состоит из набора строк и столбцов и представляет страницу в документе Excel. Рабочей книгой, в свою очередь, называются один или несколько рабочих листов.

Рабочая книга, которую разработала для своей компании ее владелец Кэтрин Тернер, имеет три рабочих листа, в каждом из которых содержится информация о продуктах, подлежащих розничной продаже. Кэтрин назвала рабочую книгу "Товары" и ведет записи о фурнитуре на одном рабочем листе, о садовом инвентаре на другом и об инструментах - на третьем. На каждом рабочем листе она использует три столбца для записи идентификационного кода товара, описания и цены. Вся эта информация составляет список данных.

Вы можете создавать и больше трех разделов в рабочей книге на одну и ту же тему, просто создавая дополнительные рабочие листы; однако, если вы хотите хранить информацию о чем-то другом, вам стоит создать новую рабочую книгу. Например, если бы Кэтрин хотела записывать информацию о различных категориях товаров, продаваемых компанией "Все для сада", например, о разновидностях растений, она бы создала новый рабочий лист "Товары" и вводила бы данные в этот рабочий лист. Однако, если бы она хотела записать информацию на другую тему, предположим, о покупателях, и их контактную информацию, надо было бы создать новую рабочую книгу.

Совет. Каждая рабочая книга содержит информацию на определенную тему, например, "Продукты", "Покупатели" или "Объем продаж", в то время как каждый рабочий лист содержит данные об объектах, относящихся только к данной тематике, например, информацию о разновидностях продуктов, предпочтительных/непредпочтительных покупателях или информацию об объемах продаж за тот или иной месяц.

Работа с существующим списком данных

При запуске Excel программа отображает чистый рабочий лист и область задач, находящуюся справа. Вы можете начать ввод информации в ячейки рабочего листа либо открыть существующую рабочую книгу. В следующих упражнениях вы будете работать с несколькими рабочими книгами, которые уже были созданы для компании "Все для сада". После того, как вы внесли необходимые изменения в рабочую книгу, вам нужно будет сохранить ее.

Когда вы сохраняете файл, вы заменяете предыдущую копию файла его новой версией. Если вы хотите внести и сохранить изменения, но оставить первоначальную копию файла, вы можете использовать команду Сохранить как (Save As) для сохранения файла под новым именем.

Вы также можете использовать кнопки в диалоговом окне Сохранить как (Save As) для присвоения другого формата сохраняемому файлу. Например, Кэтрин Тернер, сохранила бы файл Excel в другом формате, если бы ей и бухгалтеру компании, который обычно использует другое приложение, был необходим общий доступ к этому файлу.

В этом упражнении вы запустите Excel из меню Пуск (Start) и откроете диалоговое окно Открыть (Open), чтобы открыть существующую рабочую книгу. После открытия рабочей книги вы измените цену товара и сохраните рабочую книгу дважды: сначала как рабочую книгу Excel, а затем - как файл Lotus.

В области задач щелкните на кнопке Пуск (Start), укажите на Программы (Programs) и выберите Microsoft Excel. Появится главное окно программы Excel.

На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Открыть (Open). Появится диалоговое окно Открытие документа (Open).Совет. При отображенной области задач вы можете открыть нужный файл, выбрав его из списка файлов под заголовком Открытие книги (Open A Workbook), либо щелкнув на соответствующем имени рабочей книги, которую вы хотите открыть, или же щелкнув на строке Книги (More Workbooks) для появления диалогового окна Открытие документа (Open).

Щелкните на кнопке ниспадающего меню просмотра Папка (Look In) и выберите жесткий диск, на котором установлены учебные файлы "Шаг за шагом". Появятся файлы и папки на вашем жестком диске.

Войдите в папку Office XP SBS и дважды щелкните на папке Excel.

Дважды щелкните на папке Chap05. Отобразятся файлы и папки, находящиеся в папке Chap05.

Дважды щелкните на файле FileOpen.xls. Откроется файл FileOpen.xls.

Щелкните на ячейке C16 и наберите 16,95. Информация в ячейке C16 изменится на $16.95.

На панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Сохранить (Save). Excel сохранит ваши изменения.

В меню Файл (File) выберите Сохранить как (Save As). Появится диалоговое окно Сохранение документа (Save As).

Щелкните на поле Имя файла (File name), удалите существующее имя файла и наберите SaveAs.

Щелкните на поле Тип файла (Save as type) для открытия списка типов файлов и выберите WK4 (1-2-3) (*.wk4).

Нажмите кнопку Сохранить (Save). Появится диалоговое окно, предупреждающее о возможной потере некоторых данных документа. Щелкните на кнопке Да (Yes), чтобы сохранить другую копию вашего документа в файле формата Lotus с именем SaveAs.wk4.

Выделение данных в списке

После открытия рабочей книги вы можете просматривать и изменять ее содержимое. Чтобы изменить определенную информацию, например стоимость ножниц, вы можете перейти к соответствующей ячейке и затем внести нужные изменения. Из этой ячейки вы можете перейти в другую ячейку этого же рабочего листа или перейти к другому листу рабочей книги. Переход к другому рабочему листу осуществляется с помощью щелчка на ярлычке листа, расположенном в левом нижнем углу окна рабочей книги.

Вы можете переходить к нужной ячейке многими способами, но удобнее всего просто щелкнуть на нужной ячейке. Ячейка, на которой вы щелкнули, будет выделена черной рамкой, и ее содержимое, если оно там есть, будет отображено в строке формул. Когда ячейка выделена, она является активной ; это означает, что вы можете вносить изменения в ее содержимое. Для выбора группы ячеек, иначе - диапазона ячеек, просто щелкните на первой ячейке выделяемой области и перетащите указатель, удерживая кнопку мыши, через ячейки, которые вы хотите выделить. Выбрав ячейку или область ячеек, вы можете вырезать, копировать, удалять или изменять формат содержимого ячейки или диапазона ячеек. Например, Кэтрин Тернер, может понадобиться скопировать цены на пять самых популярных товаров из садового инвентаря на новую страницу, которая будет отображать наиболее продаваемые вещи в каждой категории товаров, предлагаемых компанией.

Вы не ограничены в возможностях выделения ячеек либо по отдельности, либо как части листа. Например, вам может потребоваться переместить столбец с данными по ценам на одну позицию вправо, чтобы освободить место для столбца с информацией о категории, которой принадлежит товар (Соп.товары, Инструменты, Инвентарь и т.д.). Чтобы переместить весь столбец (или группу столбцов) одновременно, щелкните на заголовке столбца, расположенном сверху рабочего листа. Щелчок на заголовке столбца выделяет все ячейки в этом столбце и позволяет вам скопировать в буфер или вырезать столбец и вставить его в любое место рабочей книги.

Одно из нововведений в этой версии Excel - кнопка Параметры вставки (Paste Options), которая появляется после копирования в буфер информации из ячейки и вставки ее в любое место рабочей книги.

После щелчка на кнопке Параметры вставки (Paste Options) появится меню с перечнем действий, которые Excel может произвести над вставленными из буфера данными. Пункты этого меню приведены в таблице ниже.

В этом упражнении вы перейдете от одного рабочего листа к другому, изучая товары, предлагаемые компанией "Все для сада", и затем выберете группу ячеек, содержание которых надо скопировать в лист Обзор вашей рабочей книги. После того как вы скопируете и вставите из буфера эту информацию, вы выберете три первых столбца вашего листа Всего, скопируете их в буфер обмена и передвинете столбцы (и их содержимое) на одну позицию, чтобы освободить первый столбец для информации, указывающей на источник тех или иных данных.

Перейдите в учебную папку Chap05 и дважды щелкните на файле ZeroIn.xls.

В левом нижнем углу окна Excel щелкните на ярлычке листа Соп.товары. Появится рабочий лист Соп.товары.

Щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке и во всплывающем меню выберите Пассифлора. Откроется рабочий лист Пассифлора.

Щелкните на ярлычке листа Инструмент, чтобы сделать этот рабочий лист активным.

Щелкните на ячейке A3. Ячейка A3 станет активной. Значение в ячейке A3, "ID товара", появится в строке формул и в строке имени появится ссылка на ячейку.

Щелкните на ячейке A3 и протащите курсор до ячейки C6. Выделится диапазон ячеек.

На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Копировать (Copy). Содержимое выделенных ячеек будет скопировано в буфер обмена. Выделенные ячейки сохранят свое содержимое и будут обозначены пунктирной рамкой (рамкой, которая будет казаться движущейся вокруг группы ячеек).

Щелкните на ярлычке листа Всего.

Появится лист Всего. Щелкните в нем на ячейке A3 и затем щелкните на кнопке на панели инструментов Стандартная. Информация, которую вы скопировали, появится в ячейках с A3 по C6 листа Совет. В предыдущих версиях Excel нужно было выделять ячейки, в которые необходимо было скопировать информацию. Если размер выделенной области конечных ячеек не совпадал с размером скопированной в буфер области, программа не позволяла произвести вставку. В данной версии Excel достаточно щелкнуть на ячейке, которая будет левой верхней ячейкой в предполагаемой области ячеек, в которую вы хотите скопировать данные, и вставить информацию в рабочий лист. Исключением, о котором мы поговорим позже, является случай, когда вы вырезаете и вставляете целые столбцы или строки.

Щелкните на ярлычке листа Инструмент. Откроется рабочий лист Инструмент.

Щелкните на поле имени ячейки. Значение в строке имени выделится.

В строке имени введите B9 и нажмите клавишу (Enter). Выделится ячейка B9 со значением "Ножницы с длинными ручками".

Щелкните на поле имени ячейки, наберите B14 и нажмите (Enter). Выделится ячейка B14 со значением "Пила для подрезки".

Щелкните на ярлычке листа Всего. Появится рабочий лист Всего.

Щелкните на заголовке столбца A. Выделятся все ячейки столбца, включая заголовок.

Перетащите курсор от заголовка столбца A до столбца C. Выделятся все ячейки в столбцах с A по C, включая заголовки столбцов.

На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Вырезать (Cut).

Щелкните на заголовке столбца B и перетащите курсор до столбца D. Выделятся все ячейки в столбцах с B по D, включая заголовки столбцов.

В меню Правка (Edit) щелкните на команде Вставить (Paste). Содержимое буфера обмена появится в столбцах с B по D.

На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Сохранить (Save) для сохранения ваших изменений.

Щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть документ ZeroIn.xls.Совет. Чтобы выбрать ячейку A1 в активном рабочем листе (или немедленно вернуться в начало рабочего листа), нажмите (Ctrl)+(Home).