Создание базы данных

Создать структуру базы данных несложно, но пользы от нее ничуть не больше, чем от чистого документа Word или пустого рабочего листа Excel. Только после заполнения таблиц нужной информацией база данных начинает отвечать своему назначению. Добавление форм, запросов и отчетов упрощает работу с данными, а использование кнопочной формы и применение нестандартных инструментов, превращает базу данных в классическое приложение.

Не всякая база данных нуждается в подобной доработке. Например, в этом нет необходимости, если с базой работает ее автор или несколько опытных пользователей. Однако если предполагается, что ввод информации будет осуществляться сотрудниками отделов, а руководство компании намерено самостоятельно получать отчеты, лучше потратить время на стадии разработки базы данных, чтобы создать законченное приложение, чем столкнуться с массой проблем при ее эксплуатации. Иначе, вам придется постоянно восстанавливать испорченные файлы или выполнять за пользователей относительно простые задачи.

Основную часть сложной и кропотливой работы, связанной с разработкой базы данных, берут на себя мастера Access, предназначенные для создания как целиком баз данных, так и отдельных таблиц, запросов, форм и других объектов. В большинстве случаев проще воспользоваться мастером, чтобы создать приблизительно то, что нужно, а затем модифицировать результат, чем создавать объект вручную, начав с нуля.

В этой лекции вы с помощью мастера создадите структуру сложной базы данных для хранения информации о контактах, укомплектованную таблицами, запросами, формами и отчетами. Поэкспериментировав с новой базой, чтобы получить представление о возможностях мастера, вы удалите ее и продолжите работу с более простой базой данных GardenCo. К концу лекции база данных GardenCo будет содержать три таблицы, которые используются во многих упражнениях этого курса.

Создание базы данных простейшим способом

В недалеком прошлом разработка баз данных начиналась с подробного анализа потребностей пользователей и подготовки документации, определяющей структуру и содержание таблиц. Столь тщательная проработка объяснялась тем, что создание баз данных было делом трудоемким, а изменение структуры после ввода данных - достаточно сложным. Применение мастеров в корне изменило этот процесс. Структура базы данных не является теперь чем-то окончательным. С помощью мастера Создание баз данных (Database Wizard) можно создать несколько баз данных за то время, которое требовалось раньше на разработку одного лишь проекта. Хотя мастера Access не всегда создают то, что нужно, они создают нечто, весьма близкое, и очень быстро.

В этом упражнении вы воспользуетесь мастером, чтобы создать структуру базы данных, предназначенной для хранения сведений о контактах компании. В качестве рабочей будет использоваться папка Office XP SBS\Access\Chap10\CreatingDb. Выполните следующие шаги.

Если панель задачи Создание файла (New File) не отображается, откройте ее, щелкнув на кнопке на панели инструментов Access.

На панели задачи в разделе Создание с помощью шаблона (New from template) щелкните на Общие шаблоны (General templates), а затем щелкните на вкладке Базы данных (Databases), чтобы отобразить следующие варианты.Совет. Мастер Создание баз данных (Database Wizard) использует готовые шаблоны, позволяющие создавать довольно сложные базы данных. При наличии связи с Интернетом, помимо стандартных шаблонов Access, можно получить доступ к дополнительным шаблонам и другим ресурсам, воспользовавшись связью Шаблоны в Microsoft.com (Templates on Microsoft.com) в разделе Создать из шаблона (New from template) на панели задачи Создание файла (New File).

Щелкните дважды на Контакты (Contact Management). Появится диалоговое окно Файл новой базы данных (File New Database), позволяющее ввести имя и расположение новой базы данных.Совет. По умолчанию для хранения баз данных Access используется папка Мои документы (My Documents). Эту установку можно изменить, воспользовавшись диалоговым окном Параметры (Options), которое открывается из меню Сервис (Tools). На вкладке Общие (General) в поле Рабочий каталог (Default database Folder) введите путь к папке, которая будет использоваться по умолчанию, и щелкните на кнопке ОК.

Перейдите к папке Office XP SBS\Access\Chap10\CreatingDb, которая является рабочей для данного упражнения, введите Контакты в поле Имя файла (File Name) и щелкните на кнопке Создать (Create).Совет. На имена баз данных Access накладываются те же ограничения, что и на имена других файлов Windows. То есть, имя файла может содержать не более 215 символов, включая пробелы. Запрещается использовать следующие символы: \ / : * ? " < > |. Базы данных Access имеют расширение .mdb. Появится первая страница мастера Создание баз данных (Database Wizard), где описывается тип информации, которая будет храниться в базе данных.

Поскольку эта страница не требует никакой реакции, щелкните на кнопке Далее (Next), чтобы перейти ко второй странице мастера.В левой части страницы указаны три таблицы, входящие в базу данных, а в правом окошке перечислены поля, которые могут быть включены в эти таблицы. Обязательные поля помечены флажками, необязательные отображаются курсивом. Чтобы включить поле в таблицу, следует выделить соответствующий флажок.

Поочередно щелкните на каждой таблице и просмотрите списки доступных полей. Щелкните на кнопке Далее (Next), чтобы включить все выделенные поля и перейти к следующей странице мастера. Третья страница мастера позволяет выбрать стиль оформления элементов базы данных.Совет. Если кнопка Назад (Back) доступна (не серая), можно, щелкнув на ней, вернуться к предыдущим страницам и изменить выбранные параметры. Если кнопка Готово (Finish) доступна, можно щелкнуть на ней, предоставив мастеру выполнить оставшиеся шаги самостоятельно. Если в результате получится не совсем то, чего вы хотели, не страшно. Большинство параметров базы данных можно модифицировать позже.

Просмотрите все стили, щелкнув на каждом из них. Завершив просмотр стилей, щелкните на Диффузный (Blends) и щелкните на кнопке Далее (Next).

Поочередно щелкните на каждом стиле оформления отчетов, чтобы просмотреть их, затем щелкните на Полужирный (Bold) и щелкните на кнопке Далее (Next).

Замените предложенное имя базы данных на Контакты, очистите флажок Да, добавить рисунок во все отчеты (Yes I'd like to include picture) и щелкните на кнопке Далее (Next).

Поскольку это последняя страница мастера, кнопка Далее (Next) недоступна. По умолчанию выделен флажок Да, запустить базу данных (Yes, start the database) и очищен флажок Вывести справку по работе с базой данных (Display help on using a database).

Оставьте заданные по умолчанию установки без изменений и щелкните на кнопке Готово (Finish).

На экране появится окошко, в котором отслеживается создание базы данных. Процесс может занять от нескольких секунд до минуты. После завершения работы мастера откроется созданная база данных Контакты с главной кнопочной формой на первом плане.

Щелкните на кнопке в строке заголовка окна Главная кнопочная форма (Main Switchboard).

В момент открытия главной кнопочной формы окно базы данных свернуто до укороченной строки заголовка, которая отображается в нижнем левом углу окна Access. Щелкните на кнопке Закрыть (Close) в конце строки заголовка, чтобы закрыть базу данных.

Просмотр базы данных, созданной мастером

Создание базы данных с помощью мастера представляет собой быстрый и хорошо отработанный процесс, в результате которого вы получите базу данных, укомплектованную кнопочной формой, таблицами и другими объектами. В большинстве случаев единственное, что требуется от вас - это наполнить базу данных содержанием. Если же результаты работы мастера не совсем вас устраивают, можно модифицировать любой объект или воспользоваться другим типом мастера, чтобы добавить недостающие объекты.

Так, например, создавая базу для ведения контактов, мастер Создание баз данных (Database Wizard) создаст три таблицы, несколько форм, предназначенных для ввода и просмотра информации, и два отчета, содержащие контакты и звонки, полученные за неделю. И наконец мастер создаст кнопочную форму, обеспечивающую быстрый доступ к элементам базы данных, выполняющим определенные задачи.

В этом упражнении вы воспользуетесь кнопочной формой, чтобы оценить результаты работы мастера по созданию базы данных Контакты. Поскольку для этого требуется, чтобы база содержала информацию, параллельно с просмотром объектов вы введете данные в некоторые таблицы. В качестве рабочей будет использоваться папка Office XP SBS\Access\Chap10\CreatingDb. Выполните следующие шаги.

Откройте базу данных Контакты, расположенную в рабочей папке.

На главной кнопочной форме щелкните на кнопке Ввод/просмотр других сведений, чтобы отобразить кнопочную форму, которая содержит две кнопки. Первая кнопка открывает форму для ввода и просмотра типов контактов, а вторая возвращает в главную кнопочную форму.

Щелкните на кнопке Ввод/просмотр формы "Типы контактов", чтобы отобразить форму Если бы таблица Типы контактов содержала данные, можно было бы воспользоваться формой для их просмотра. Единственное, что можно сделать сейчас, - это ввести новую запись.

В поле Тип контакта введите Поставщик и нажмите на клавишу (Enter). При добавлении новой записи поле Код типа контакта заполняется автоматически следующим доступным значением кода.

Повторите предыдущий шаг, чтобы ввести записи Клиент и Перевозчик.

Теперь, когда таблица Типы контактов содержит записи для поставщика, клиента и перевозчика, воспользуйтесь кнопками перехода внизу формы, чтобы просмотреть их. Щелкните затем на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть форму Типы контактов.Важно. В большинстве компьютерных приложений необходимо сохранять результаты работы, чтобы не потерять их при зависании системы или сбое питания. В Access запись сохраняется автоматически, как только курсор перемещается в другую запись. Это означает, что можно не беспокоиться о потере данных - любое изменение является постоянным и может быть отменено только повторным редактированием записи.

Щелкните на кнопке Переход в главную кнопочную форму.

Щелкните на кнопке Ввод/просмотр формы "Контакты" чтобы отобразить форму Эта двухстраничная форма используется для ввода и просмотра записей таблицы Контакты. Внизу формы имеются кнопки для переключения между страницами, а также для того, чтобы открыть другие формы, позволяющие набрать номер или ввести данные о переговорах.

Введите какую-либо информацию, например, собственное имя. Обратите внимание, что Access автоматически заполнил поле Код контакта.

Щелкните на кнопке 2 внизу формы, чтобы перейти на вторую страницу, а затем разверните список типов контактов.

Список содержит три типа контактов, которые вы ввели в таблицу Тип контакта.

Выделите один из типов контактов.

Вернитесь на первую страницу, щелкните в поле Рабочий телефон, чтобы поместить в него курсор, введите 555-0100 и нажмите на клавишу (Enter).

Снова щелкните в поле Рабочий телефон, а затем щелкните на кнопке Набрать номер. Появится диалоговое окно Автонабор (AutoDialer), где в качестве номера набора указан рабочий телефон.Совет. Данное диалоговое окно не является частью Access. Это утилита Windows, которая активизируется VBA-программой, связанной с кнопкой Набрать номер. Если щелкнуть на кнопке Настройка (Setup) появится диалоговое окно Параметры телефона и модема Windows (Windows Phone And Modem Options). (Если модем не установлен, появится диалоговое окно Установить модем (Install New Modem).)

Щелкните на кнопке Отмена (Cancel), чтобы закрыть диалоговое окно Автонабор (AutoDialer), а затем щелкните на кнопке Переговоры чтобы отобразить форму Эта форма включает подчиненную форму Список звонков, в которой перечислены поступившие звонки, и подчиненную форму Заметки, содержащую заметки, относящиеся к выделенному звонку.

Щелкните в ячейке Тема новой записи и введите Сведения о заказе.

Access добавит строку для новой записи, где полям Дата звонка и Время звонка по умолчанию присвоены текущие дата и время, как показано ниже.

Щелкните в поле Заметки, введите короткую заметку.

Щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть форму Звонки, а затем снова щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть форму Контакты.

Щелкните на кнопке Просмотр отчетов, чтобы отобразить кнопочную форму отчетов.

Просмотрите два коротких отчета, щелкнув на соответствующей кнопке, прочитав отчет и закрыв его.

При попытке открыть отчет Просмотр отчета 'Звонки за неделю' появляется форма для ввода начальной и конечной даты. Если принять заданные по умолчанию значения (текущую неделю), в отчет будет включен только что введенный звонок.

Щелкните на кнопке Переход в главную кнопочную форму, а затем щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть окно главной кнопочной формы, не закрывая базу данных.

Щелкните дважды в строке заголовка окна базы данных, чтобы восстановить его до нормального размера.

Просмотрите все таблицы, формы и отчеты базы данных, щелкая на нужном типе на панели объектов, а затем открывая отдельные объекты. Форма Период отчета не может быть открыта из окна базы данных, поскольку она спроектирована таким образом, чтобы открываться VBA-программой.

Закройте базу данных Контакты.