Знакомство с Access

Этот курс содержит конкретные указания по созданию и использованию баз данных Microsoft Access. С ее помощью, начав с общего знакомства с Access, вы достигнете уровня, достаточного для разработки сложных приложений, предназначенных для многопользовательской работы.

В этой лекции излагается концепция баз данных и дается общее представление об Access на примере базы данных GardenCo, принадлежащей небольшой компании "Все для сада", занимающейся продажей товаров для сада. Хотя просмотр результатов чужих трудов не слишком увлекательное занятие, обзор готовой базы данных может послужить неплохим фундаментом для разработки собственных баз данных.

Что такое база данных

База данных представляет собой компьютерный аналог организованной информации. Обычно элементы информации объединяет общая тема или назначение, как, например, список сотрудников, приведенный ниже:

Список организован в виде столбцов и строк, называемых полями и записями. Каждому сотруднику соответствует отдельная запись, а каждое поле содержит определенную характеристику сотрудника: имя, фамилию, дату поступления на работу и тому подобное.

Внешне база данных, которая содержит только одну таблицу, похожа на обычный список, представленный на бумаге. Но поскольку информация хранится в электронном формате, ее можно сортировать и отображать различными способами, используя с максимальным эффектом.

Так, например, с помощью телефонной книги можно найти любой телефон, если известна фамилия абонента или название организации, поскольку информация в телефонной книге организована в соответствии с этими критериями. Но если вам требуется список телефонов ваших однофамильцев или вы забыли вторую цифру в номере телефона соседа, едва ли вы найдете ответ в справочнике. Для этого необходимо изменить принцип организации данных.

По сравнению с книжным изданием телефонный справочник на электронном носителе занимает гораздо меньше места, легко копируется и распространяется. Однако основное преимущество базы данных состоит не в хранении информации, а в способности быстро извлекать именно те сведения, которые требуются.

Преимущества Access по сравнению с другими программами

Простые программы, которые хранят данные только в одной таблице (такие как Database, компонент Microsoft Work), часто называют плоскими базами данных. Более сложные программы (типа Microsoft Access) хранят информацию в нескольких связанных (related) между собой таблицах и поэтому называются реляционными базами данных. При правильной организации информации все таблицы можно трактовать как единую область памяти и извлекать из них данные в соответствии с возникающими потребностями.

Таблицы представляют собой один из типов объектов, входящих в базу данных Access. На следующем рисунке представлено окно базы данных, где перечислены все типы объектов.

Из всех типов объектов только таблицы предназначены для хранения информации. Остальные используются для просмотра, редактирования, обработки и анализа данных - иначе говоря, для обеспечения эффективного доступа к информации.

На протяжении многих лет Microsoft прилагал немало усилий, чтобы превратить Access не только в одну из самых мощных программ управления базами данных, но и в одну из самых удобных и простых. Поскольку Access входит в состав Microsoft Office, он обладает многими чертами, характерными для приложений Office, и может обмениваться с ними информацией. Например, работая в Access, можно открывать и редактировать файлы с помощью кнопок, команд и клавиш, а также использовать буфер обмена Office для копирования данных из таких программ, как Microsoft Word или Microsoft Excel.

Открытие существующей базы данных

База данных GardenCo включает несколько таблиц, которые содержат сведения о сотрудниках компании, товарах, поставщиках и покупателях. В процессе выполнения упражнений, приведенных в этом курсе, вы будете работать с этими таблицами, используя запросы, формы, отчеты, страницы доступа, макросы и модули, предназначенные для ввода, редактирования, отбора и отображения информации.

В этом упражнении вы откроете базу данных GardenCo и просмотрите ее основные компоненты, не вдаваясь в детали, только для того, чтобы получить общее представление. В качестве рабочей будет использоваться папка Office XP SBS\Access\Chap09\Open. Выполните следующие шаги.

На панели задачи щелкните на кнопке Пуск (Start), укажите на Программы (Programs) и щелкните на кнопке Microsoft Access. При первом открытии Access окно программы выглядит следующим образом.Важно. Изображение на вашем экране может несколько отличаться от приведенного на рисунке. Это связано с тем, что используемые в курсе иллюстрации получены с помощью монитора со степенью разрешения 800х600, цветовой палитрой 24 бит и схемой цветов Обычная Windows (Windows Standard). Исходные установки экрана заданы по умолчанию и изменяются в процессе выполнения упражнений. Подобно другим приложениям Microsoft Office ХР, окно Access включает строку меню и панели инструментов, а также новый элемент, называемый панелью задачи, в правой части окна программы. Чтобы открыть панель задачи, воспользуйтесь командами Поиск (Search) или Создать (New) в меню Файл (File) или командой Буфер обмена (Office Clipboard) в меню Правка (Edit).

На панели инструментов щелкните на кнопке , перейдите к папке Office XP SBS\Access\Chap09\Open и щелкните дважды на GardenCo. Появится вводный экран (или заставка) базы данных.Совет. Обычно, чтобы открыть базу данных Access, достаточно щелкнуть дважды на имени соответствующего файла (с расширением .mdb) в окне Проводник (Windows Explorer). Можно также запустить программу Access, а затем воспользоваться командой Создать (New) в меню Файл (File), чтобы отобразить панель задачи Новый файл (New File), на которой представлены параметры, позволяющие открыть новую или существующую базу данных.

Выделите флажок Больше не показывать этот экран (Don't show this screen again) и щелкните на кнопке ОК. На экране отобразится кнопочная форма, предназначенная для упрощения доступа к объектам базы данных.

Щелкните на кнопке Закрыть кнопочную форму, чтобы закрыть кнопочную форму. Окно базы данных свернуто в короткую строку заголовка в нижнем левом углу экрана.

Щелкните на кнопке Восстановить (Restore) в этой строке, чтобы развернуть окно базы данных. Окно базы данных GardenCo имеет следующий вид.

Вверху окна базы данных располагается панель инструментов, а вдоль левого края - панель объектов, на которой перечислены все объекты базы данных Access. Поскольку выделен объект Таблицы (Tables), в правой части окна отображается список таблиц, содержащихся в базе данных.

Закройте базу данных GardenCo, щелкнув на команде Закрыть (Close) в меню Файл (File).

Таблицы

Таблицы играют ключевую роль в базах данных, поскольку именно в них хранится информация. База данных может содержать тысячи таблиц, размеры которых ограничиваются только доступным пространством на жестком диске компьютера.

Объекты Access могут отображаться в различных режимах. Для таблиц обычно используются режим таблицы, предназначенный для ввода данных, и режим конструктора, позволяющий просмотреть и модифицировать структуру таблицы. Переход из одного режима в другой осуществляется щелчком на кнопке Вид (View). Можно также щелкнуть на стрелке кнопки Вид (View) и выбрать нужный режим из списка.

В табличном режиме содержимое таблицы отображается в виде столбцов (полей) и строк (записей), как показано ниже.

Если таблицы имеют общие поля, можно воспользоваться подчиненной таблицей, чтобы вставить в одну таблицу записи из другой. Такой подход позволяет одновременно просматривать данные из нескольких таблиц. Например, можно вставить в таблицу Клиенты сведения о заказах, сделанных клиентами, из таблицы Заказы.

В этом упражнении вы откроете таблицы базы данных GardenCo и отобразите их в различных режимах.

В качестве рабочей будет использоваться папка Office XP SBS\Access\Chap09\Tables. Выполните следующие шаги.

Откройте базу данных GardenCo, расположенную в рабочей папке.

На панели объектов щелкните на пункте Таблицы (Tables). В окне базы данных отобразится список содержащихся в ней таблиц. Поскольку на панели инструментов нажата кнопка , справа от каждого имени указаны характеристики таблицы.Совет. Можно изменить ширину столбцов таблицы, перетащив вертикальную черточку, разделяющую заголовки столбцов. Чтобы подогнать ширину столбца под длину текста в ячейках щелкните дважды на этой вертикальной черточке.

Щелкните на кнопке в правом верхнем углу окна базы данных. Окно базы данных развернется и заполнит окно программы Access. Обратите внимание, что первые три элемента в столбце Имя (Name) не являются таблицами. Это ярлыки команд, которые используются для создания новых таблиц.Совет. Если ярлыки в начале списка объектов не нужны, щелкните на команде Параметры (Options) в меню Сервис (Tools). В диалоговом окне Параметры (Options) щелкните на вкладке Вид (View), очистите флажок Ярлыки новых объектов (New object shortcuts) и щелкните на кнопке ОК.

Щелкните на кнопке , чтобы сжать окно базы данных до исходных размеров.

Щелкните на таблице Типы, а затем щелкните на кнопке Открыть (Open)вверху окна базы данных. Таблица

Таблица содержит список типов товаров, которыми торгует компания, и включает поля Код типа, Наименование типа и Описание.

Щелкните на знаке плюс слева от типа Луковые. Откроется подчиненная таблица, которая содержит данные из таблицы Товары, имеющие отношение к данному типу. То есть, вы одновременно просматриваете данные из двух таблиц, как показано ниже.

Обратите внимание, что знак плюс заменился знаком минус.

Щелкните на знаке минус слева от записи Луковые, чтобы свернуть подчиненную таблицу.

Закройте таблицу Типы, щелкнув на команде Закрыть (Close) в меню Файл (File). Если будет предложено сохранить изменения макета, щелкните на кнопке Да (Yes).Совет. Можно также закрыть объект, щелкнув на кнопке Закрыть (Close) в правом верхнем углу окна объекта. Если объект развернут во весь экран, эта кнопка называется Закрыть окно (Close Windows) в отличие от кнопки Закрыть (Close) в конце строки заголовка окна Access. Будьте внимательны, чтобы случайно не выйти из Access.

Щелкните дважды на таблице Заказы, чтобы открыть ее в режиме таблицы, как показано на следующем рисунке.

На панели перехода внизу окна указано, что таблица содержит 87 записей. Запись 1 является активной, о чем свидетельствует выделенное поле.

Переместите индикатор выделения вниз, несколько раз щелкнув на кнопке .Совет. Для перемещения по записям таблицы можно воспользоваться клавиатурой. Чтобы переместиться на одну запись, нажмите на клавишу ( $$\uparrow$$ ) или ( $$\downarrow$$ ), на один экран - на клавишу (PgUp) или (PgDn), а чтобы перейти к первому или последнему полям таблицы, нажмите на клавиши (Ctrl)+(Home) или (Ctrl)+(End) .

Перейдите к записи 40, выделив текущий номер записи на панели перехода, введя 40 и нажав на клавишу (Enter).

Закройте таблицу Заказы и щелкните на Нет (No), если будет предложено сохранить изменения макета таблицы.

В списке таблиц щелкните дважды на таблице Товары, чтобы открыть ее в режиме таблицы. Обратите внимание, что таблица содержит 189 записей.

На панели инструментов щелкните на кнопке , чтобы переключиться в режим конструктора.

В режиме таблицы отображаются данные, которые хранятся в таблице, а в режиме конструктора отображается структура таблицы.

Закройте таблицу Товары, щелкнув на кнопке Закрыть (Close). Если будет предложено сохранить изменения, щелкните на кнопке Нет (No).

Закройте базу данных GardenCo, щелкнув на кнопке Закрыть (Close) в окне базы данных.

Запросы

Запросы предназначены для поиска в базе данных информации, отвечающей определенным критериям. Найденные записи, называемые результатами запроса, можно просматривать, редактировать и анализировать различными способами. Кроме того, результаты запроса могут использоваться в качестве основы для создания других объектов Access.

В сущности, запрос представляет собой вопрос, сформулированный в терминах базы данных, например: Какие записи в таблице Клиенты содержат значение 98052 в поле ПочтовыйИндекс. При выполнении запроса Access находит в указанных таблицах данные, соответствующие заданному условию, и отображает их в табличном виде.

Существуют различные типы запросов. Наиболее распространенными являются запросы на выборку, параметрические и перекрестные запросы. Реже используются запросы на действие, Autolookup и запросы SQL (Structured Query Language). Для создания простых запросов используется мастер, в менее тривиальных случаях можно создать запрос вручную в режиме конструктора, как показано на следующем рисунке.

Вверху окна запроса располагаются четыре окошка, содержащие списки полей таблиц, включенных в запрос. Линии, соединяющие общие поля, обозначают связи между таблицами. Первая строка бланка запроса содержит имена полей, включенных в запрос, а во второй строке указана таблица, к которой принадлежит каждое поле. Третья строка Групповая операция (Total) позволяет выполнять вычисления над значениями полей, а четвертая указывает принцип сортировки записей. Флажок в пятой строке Вывод на экран (Show) определяет, будет ли поле отображаться в результатах запроса. Шестая строка с именем Условие отбора (Criteria) позволяет задать критерий отбора записей из таблицы, а седьмая строка задает альтернативный критерий.

На первый взгляд все это кажется довольно сложным. Однако когда вы приступите к построению собственного запроса, исходя из логических соображений, все вышесказанное начнет приобретать смысл. Тем более что от вас не потребуется особых усилий. Функция Мастер запросов (Query Wizard) проведет вас через все необходимые шаги по созданию запроса и сохранит его в качестве объекта базы данных для дальнейшего использования.

В этом упражнении вы воспользуетесь несколькими запросами, которые хранятся в базе данных GardenCo. В качестве рабочей будет использоваться папка Office XP SBS\Access\Chap09\Queries. Выполните следующие шаги.

Откройте базу данных GardenCo, расположенную в рабочей папке.

На панели объектов щелкните на пункте Запросы (Queries). В окне базы данных отобразятся все хранящиеся в ней запросы.

Щелкните дважды в строке заголовка окна базы данных, чтобы оно заняло все окно программы Access, как показано на следующем рисунке.

Два верхних элемента списка представляют собой команды, предназначенные для создания запросов. В столбце Описание (Description) указано назначение каждого запроса. Значок в столбце Имя (Name) идентифицирует тип запроса, как и столбец Тип (Type), расположенный в правой части окна базы данных.

Восстановите исходный размер окна базы данных, щелкнув на кнопке в конце строки меню (а не строки заголовка).

Откройте запрос Продажа по типам в режиме таблицы, выделив его и щелкнув на кнопке вверху окна базы данных. Access выполнит запрос и отобразит результаты в виде таблицы, как показано на следующем рисунке.

На панели перехода указано, что результаты запроса включают 171 запись, тогда как таблица Товары содержит 173 записей. Чтобы понять, почему отсутствуют 2 записи, нужно отобразить запрос в режиме конструктора.

На панели инструментов щелкните на кнопке , чтобы перейти в режим конструктора.

Верхняя часть окна запроса содержит схемы таблиц, из которых нужно извлечь данные, а нижняя часть представляет собой бланк, предназначенный для формирования условий отбора. Столбцы бланка соответствуют полям приведенных выше таблиц, а строки позволяют задать условия сортировки и отбора. Обратите внимание, что в строке Условие отбора (Criteria) для поля ПоставкиПрекращены указано " <> Да ". Это означает, что нужно отобрать товары, продажа которых не прекращена.

В порядке эксперимента в строке Условие отбора (Criteria) выделите значение "<> Да", введите = на панели инструментов.Совет. Запрос можно также выполнить, переключившись в режим таблицы.

Теперь запрос отберет только те товары, которые содержат значение Да в поле ПоставкиПрекращены (то есть, продажа этих товаров прекращена).

Это те самые 2 записи из таблицы Товары, которые не вошли в результаты исходного запроса.

Закройте окно запроса и щелкните на кнопке Нет (No), если будет предложено сохранить изменения.

Закройте базу данных GardenCo.

Формы

Информация хранится в таблицах в том виде, в котором была введена. Это не имеет особого значения, если никто, кроме вас, не работает с базой данных. Однако если база данных предназначена для пользователей, имеющих смутное представление об Access, работа с таблицами может показаться им чрезмерно сложной, не говоря уже о том, как это отразится на сохранности информации. В таких случаях лучше воспользоваться формами, которые позволяют упростить и сделать более эффективными ввод и обработку содержимого таблиц.

В сущности, форма представляет собой окно, куда можно поместить элементы управления, предназначенные для ввода и отображения данных. Access включает панель, которая содержит многие стандартные элементы управления Windows, в том числе поля, надписи, флажки и кнопки выбора. Не требуется особых талантов, чтобы с помощью этих элементов создать формы, которые выглядят и функционируют примерно так же, как диалоговые окна в приложениях Microsoft Windows.

Формы используются для ввода и редактирования записей в таблицах базы данных. Подобно таблицам и запросам, их можно отображать в трех режимах: в режим формы, предназначенном для ввода данных, в режиме таблицы, где данные представлены в табличном формате, и в режиме конструктора, позволяющем изменить внешний вид, содержание и функционирование формы. На следующем рисунке приведен пример формы в режиме конструктора.

Форма состоит из главной формы, базирующейся на определенной таблице. Помимо этого, форма может включать подчиненные формы, связанные с другими таблицами. Основными элементами формы являются надписи, в которых указан текст, непосредственно отображающийся в форме, и поля, содержащие значения полей таблицы. Хотя режим конструктора позволяет создать форму с нуля, обычно он используется для доработки и совершенствования форм, созданных с помощью мастера.

В этом упражнении вы просмотрите несколько форм базы данных GardenCo, предназначенных для просмотра таблиц, редактирования существующих записей и ввода новой информации. В качестве рабочей будет использоваться папка Office XP SBS\Access\Chap09\Forms. Выполните следующие шаги.

Откройте базу данных GardenCo, расположенную в рабочей папке.

На панели объектов щелкните на пункте Формы (Forms), а затем щелкните дважды на Кнопочной форме, чтобы открыть главную кнопочную форму.

Кнопочная форма имеет нестандартную строку заголовка, включает название базы данных и четыре кнопки. Первые две кнопки открывают другие кнопочные формы, имена которых совпадают с именами кнопок.

Щелкните на кнопке Формы, чтобы отобразить кнопочную форму Формы.

Щелкните на Ввод /редактирование заказов, чтобы отобразить форму, приведенную ниже.

Эта форма состоит из главной и подчиненной форм.

Щелкните на кнопке Следующая запись (Next Record) на панели перехода, чтобы отобразить содержимое следующей записи, а затем щелкните на кнопке Новая запись (New Record), чтобы отобразить пустую форму, куда можно ввести новый заказ.

Закройте форму Заказы и щелкните на кнопке Возврат в кнопочной форме Формы, чтобы снова отобразить главную кнопочную форму.

Щелкните на кнопке Закрыть кнопочную форму.

В окне базы данных щелкните дважды на Товары, чтобы открыть форму, предназначенную для ввода и редактирования данных о товарах. Форма

На панели инструментов щелкните на стрелке кнопки , а затем щелкните на Режим таблицы (Datasheet View). В режиме таблицы форма напоминает таблицу Товары, но без линий сетки, как показано ниже.

Снова щелкните на кнопке Вид (View), чтобы перейти в режим конструктора, а затем разверните окно формы во весь экран.

Если панель элементов не отображается, щелкните на кнопке Панель элементов (Toolbox)на панели инструментов. Изображение на экране должно выглядеть следующим образом.Совет. Если панель элементов закрывает обзор, щелкните в строке заголовка панели элементов и перетащите ее в пустую область, как показано выше.

Укажите на каждую из кнопок на панели элементов, чтобы просмотреть экранные подсказки с названиями. Кнопки на панели элементов используются при построении форм.

Закройте форму Товары, а затем закройте базу данных.

Отчеты

Отчеты используются для отображения информации, содержащейся в таблицах, в отформатированном виде, который легко читается как на экране компьютера, так и на бумаге. Помимо данных, извлеченных из нескольких таблиц и запросов, отчеты могут включать элементы оформления, свойственные печатным документам, как, например, названия, заголовки и колонтитулы.

Отчет можно отобразить в трех режимах: в режиме конструктора, позволяющем изменить внешний вид и макет отчета, в режиме просмотра образца, где можно просмотреть все элементы готового отчета, но в сокращенном виде, и в режиме предварительного просмотра, где отчет отображается в том виде, в каком будет напечатан. Отчет в режиме конструктора представлен на следующем рисунке.

В этом упражнении вы просмотрите отчет, сохраненный в базе GardenCo, только для того, чтобы получить общее представление об отчетах. В качестве рабочей будет использоваться папка Office XP SBS\Access\Chap09\Reports. Выполните следующие шаги.

Откройте базу данных GardenCo, расположенную в рабочей папке.

На панели объектов щелкните на пункте Отчеты (Reports). В окне базы данных отобразится список отчетов, созданных ранее, за исключением двух первых элементов, которые представляют собой команды, предназначенные для создания отчетов.

Щелкните на вверху окна базы данных, чтобы отобразить отчет. Откроется окно предварительного просмотра, характерное для всех программ Microsoft Windows. Отчет содержит адресные данные заказчиков, напечатанные в формате почтовых наклеек.Совет. Для создания отчета, содержащего почтовые наклейки, можно воспользоваться мастером, включенным в Access. Почтовые наклейки можно также создать в Word с помощью функции слияния, воспользовавшись таблицей Клиенты из базы данных GardenCo.

Щелкните в отчете, чтобы изменить масштаб отображения.Совет. Если отчет отображается слишком мелким шрифтом, воспользуйтесь списком поля Масштаб (Zoom) на панели инструментов, чтобы увеличить изображение.

Закройте отчет Адреса клиентов.

В окне базы данных щелкните на отчете Счет, а затем щелкните на кнопке Предварительный просмотр (Preview), чтобы просмотреть счет, представленный справа.

Просмотрите отчет, щелкая на кнопках перехода внизу окна для перемещения по страницам.

На панели инструментов щелкните на кнопке , чтобы отобразить отчет в режиме конструктора, а затем разверните окно отчета, чтобы ваш экран выглядел так, как показано на следующем рисунке.

В режиме конструктора отчет напоминает форму, причем методика, которая используется для создания форм, может быть использована и в данном случае.

Закройте отчет Счет, а затем закройте базу данных GardenCo.

Если вы не намерены переходить к изучению следующей лекции, выйдите из программы Access.

Другие объекты Access

Таблицы, запросы, формы и отчеты представляют собой объекты, которые широко используются при разработке баз данных Access. С их помощью можно создать мощные и удобные для работы приложения. Однако можно существенно расширить возможности базы данных, если воспользоваться страницами доступа, макросами и модулями. Чтобы обзор Access был полным, ознакомьтесь с кратким описанием этих объектов, представленным в этом разделе.

Страницы

Чтобы предоставить доступ к информации, хранящейся в базе данных, пользователям Интернета или интранета, можно создать страницы, называемые страницами доступа к данным. Работа с данными на странице доступа в Web осуществляется примерно так же, как в Access - пользователи могут просматривать таблицы, выполнять запросы и заполнять поля форм.

Хотя публикация информации из базы данных в Web на первый взгляд кажется сложной, Access включает мастер, которые берет на себя большую часть кропотливой работы по созданию страницы доступа. При желании созданную мастером страницу можно доработать в режиме конструктора.

Макросы

Макросы представляют собой небольшие программы, с помощью которых обеспечивается реакция Access на такие события, как открытие формы, щелчок кнопки или обновление записи. Это особенно удобно, если предполагается передать базу данных неквалифицированным пользователям. Например, можно написать макросы, содержащие последовательность команд, выполняющих рутинные задачи, или связать такие действия, как открытие формы или печать отчета, с кнопками кнопочной формы.

Модули

Модули представляют собой программы на Visual Basic for Applications (VBA), языке программирования высокого уровня, разработанного Microsoft для создания приложений Windows. Помимо стандартного набора команд VBA, каждая программа Microsoft Office имеет собственные команды. В отличие от макросов, позволяющих автоматизировать не более пяти, шести десятков операций, VBA включает сотни команд и может неограниченно расширяться за счет дополнений, вносимых другими компаниями и частными лицами. Программы VBA используются для решения задач, слишком сложных для макросов, как, например, извлечение определенной информации из рабочих листов Excel.