Создание таблиц простейшим способом
База данных, созданная с помощью мастера Создание баз данных (Database
Wizard), имеет все компоненты, необходимые для хранения основных сведений о
контактах. Предположим, однако, что компания "Все для сада" хотела бы
хранить различные сведения для разных типов контактов. Например, помимо стандартной
информации (именам, адресам и телефонам), компания хотела бы располагать
следующими данными:
номером социальной страховки служащих, датой поступления на работу, семейным
положением и уровнем оплаты;
сведениями о заказах клиентов и состоянии счетов;
именем представителя поставщика, текущим состоянием заказа и размерами
скидки.
Можно, конечно, добавить недостающие поля в таблицу Контакты и
ввести в них данные, которые требуются для каждого типа контактов. При этом, однако,
многие поля останутся пустыми, а таблица неоправданно увеличится в размерах. Поэтому
лучше воспользоваться другим решением - создать базу данных с отдельными таблицами
для каждого типа контактов: сотрудников, клиентов и поставщиков.
Поскольку мастер Создание баз данных (Database Wizard) не обеспечивает подобную
комбинацию, в этом упражнении вы создадите базу данных GardenCo, начав с пустой
структуры, а затем добавите в нее несколько таблиц с помощью функции Мастер таблиц
(Table Wizard). В качестве рабочей будет использоваться папка Office XP
SBS\Access\Chap10\CreatingDb. Выполните следующие шаги.
На панели инструментов щелкните на кнопке , чтобы отобразить панель задачи Создание
файла (New File).
На панели задачи в разделе Создание (New) щелкните на кнопке Новая база данных (Blank Database).
Перейдите к папке Office XP SBS\Access\Chap10\CreatingDb, введите
GardenCo в качестве имени базы данных и щелкните на кнопке Создать
(Create).Появится окно базы данных, которое не содержит ни таблиц, ни форм, ни запросов, ни
каких-либо других объектов. (Можно убедиться, что база данных пустая, щелкнув на
каждом типе объектов на панели объектов.)
На панели инструментов окна базы данных щелкните на кнопке Создать
(New)
, чтобы отобразить диалоговое
окно Новая таблица (New Table).Совет. Вместо кнопки Создать (New) можно
воспользоваться кнопкой Новый объект (New Object), щелкнув на стрелке, а
затем щелкнув на Таблица (Table). Можно также щелкнуть на пункте Таблица (Table) на панели объектов, а затем щелкнуть дважды на команде Создание таблицы с помощью мастера (Create table by using wizard) или
воспользоваться командой Таблица (Table) в меню Вставка (Insert).
Щелкните дважды на пункте Мастер таблиц (Table Wizard), чтобы
отобразить первую страницу мастера, показанную ниже.
В поле Образцы таблиц (Sample Tables) можно отобразить две категории
таблиц. Хотя эти категории ориентированы на деловые и личные нужды, нужная таблица
может оказаться в любом из списков.
Просмотрите список деловых таблиц, а затем щелкните на варианте Личные
(Personal) и просмотрите список личных таблиц.Если щелкнуть на элементе списка Образцы таблиц (Sample Tables) в
списке Образцы полей (Sample Fields) отобразятся все поля, доступные для
этой таблицы. Чтобы переместить поле из списка Образцы полей (Sample
Fields) в список Поля новой таблицы (Fields in my new table), нужно
выделить его, а затем щелкнуть на кнопке >. Кнопка >> позволяет переместить
сразу все образцы полей в новую таблицу. Кнопки < и << удаляют одно или все
поля из новой таблицы. После завершения работы мастера можно добавить в таблицу
новые поля или удалить лишние.
Выделив вариант Деловые (Business), выделите элемент Клиенты в списке Образцы таблиц (Sample Tables).
Щелкните на кнопке >>, чтобы скопировать все поля выделенной
таблицы в список Поля новой таблицы (Fields in my new table), а затем
щелкните на кнопке Далее (Next), чтобы перейти к следующей странице
мастера.На этой странице предлагается ввести имя таблицы и указать, должен ли мастер задать
ключ таблицы. Ключ состоит из одного или нескольких полей таблицы,
однозначно идентифицирующих запись.
Оставьте Клиенты в качестве имени таблицы без изменений, выделите
вариант Пользователь определяет ключ самостоятельно (No, I'll set the primary
key) и щелкните на кнопке Далее (Next). Мастер предложит поле КодКлиента в качестве ключа и спросит, какие данные должны содержаться в
ключевом поле.
Щелкните на варианте Сочетание чисел и букв, вводимое пользователем при
добавлении новых записей (Numbers and/or letters I enter when I add new records), а
затем щелкните на кнопке Далее (Next), чтобы перейти к следующей странице
мастера. Мастер предлагает три варианта открытия таблицы: в режиме конструктора, в
режим таблицы или в виде созданной мастером формы, предназначенной для ввода
данных.
Примите выделенный по умолчанию вариант Ввести данные непосредственно в
таблицу (Enter data directly into table) и щелкните на кнопке Готово
(Finish), чтобы мастер мог создать и открыть таблицу Клиенты.
Прокрутите таблицу по горизонтали, чтобы просмотреть все поля, созданные
мастером, а затем закройте таблицу. В окне базы данных появится новая таблица Клиенты.
Снова запустите Мастер таблиц (Table Wizard), на этот раз щелкнув на
команде Создание таблицы с помощью мастера (Create table by using wizard) в
окне базы данных.
В списке Образцы таблиц (Sample Tables) выделите Сотрудники и переместите в список Поля новой таблицы (Fields in my
new table) следующие поля, выделяя каждое поле и щелкая на кнопке >.КодСотрудника
Имя
Фамилия
Должность
Адрес
Город
ОбластьКрайРеспублика
ПочтовыйИндекс
ДомашнийТелефон
ДатаРождения
ДатаНайма
Фотография
Заметки
В списке Поля новой таблицы (Fields in my new table) выделите ОбластьКрайРеспублика,
щелкните на кнопке Переименовать поле (Rename Field), введите Область и щелкните на кнопке ОК.
Щелкните на кнопке Далее (Next) два раза подряд, чтобы переместиться на
две страницы вперед, приняв предложенное название таблицы и разрешив Access создать
ключ. Поскольку в базе данных уже существует одна таблица, мастер попытается
установить между ними связь.
Так как связь можно установить позже, щелкните на кнопке Далее (Next),
чтобы перейти к следующей странице мастера.
Щелкните на кнопке Готово (Finish), а затем закройте таблицу Сотрудники.
Повторите шаги 13-18, чтобы создать таблицу Поставщики, включив
в нее все доступные поля. Щелкните на кнопке Готово (Finish), чтобы принять
все предложения, заданные по умолчанию.
Закройте таблицу Поставщики. Теперь в окне базы данных отображаются
три таблицы.
Закройте базу данных.
Совершенствование отображения данных в таблице
При создании таблицы с помощью мастера каждому полю, включенному в таблицу,
присваивается набор свойств,
определяющих тип, формат и отображение данных, которые могут быть введены в данное
поле.
Значения свойств, заданные Access, в большинстве случаев являются оптимальными и
не нуждаются в модификации. Однако если некоторые свойства вас не устраивают, их
можно легко изменить. Изменение одних свойств не влияет на содержимое таблицы,
изменение других может вызвать нежелательные последствия. Поэтому, пока вы не
наберетесь опыта работы в Access, следует проявлять определенную осторожность при
изменении свойств полей.
GardenCo
В этом упражнении вы просмотрите и отредактируете свойства полей одной из таблиц
базы данных GardenCo, расположенной в папке Office XP
SBS\Access\Chap10\Refining, являющейся рабочей для этого упражнения.
Выполните следующие шаги:
Откройте базу данных GardenCo, расположенную в рабочей папке.
В окне базы данных щелкните дважды на таблице Сотрудники, чтобы
открыть ее в режиме таблицы, как показано на следующем рисунке.
Размер окна таблицы на вашем экране может отличаться от приведенного на рисунке.
Обратите внимание, что имена полей, состоящие из двух слов, включают пробелы, в
отличие от полей созданных с помощью мастера.Совет. Как и в других приложениях Microsoft Office ХР, размер окна
можно изменить. Поместите указатель в угол окна и, когда он примет форму
двунаправленной стрелки, перетащите его, чтобы увеличить или уменьшить
окно.
Щелкните на кнопке , чтобы отобразить таблицу в режиме Конструктор (Design), как
показано ниже.
В режиме конструктора верхняя часть окна содержит список полей таблицы. В
столбце Имя поля (Field Name) указаны имена полей, выбранных при создании
таблицы. Обратите внимание, что они не содержат пробелов. В столбце Тип данных
(Data Type) указан тип данных, содержащихся в поле. В столбце Описание
(Description) представлено краткое описание каждого поля.
Обратите внимание на значок ключевого
поля
слева от поля КодСотрудника. Это поле используется для
идентификации записей таблицы (то есть, в таблице не должно быть двух или более
записей, имеющих одинаковое значение в ключевом поле). Если ключевое поле имеет тип
данных Счетчик (AutoNumber), уникальность ключа обеспечивается
автоматически. При добавлении новой записи Access заполняет это поле, увеличивая
текущее значение счетчика на единицу.
Совет. Если ключевое поле более не требуется, выделите его в верхней
части окна и щелкните на команде Ключевое поле (Primary Key) в меню Правка (Edit). Чтобы сделать ключевым другое поле, выделите его и щелкните
на команде Ключевое поле (Primary Key) в меню Правка
(Edit)
Щелкните в ячейке Тип данных (Data Type) для поля КодСотрудника, а затем щелкните на стрелке, которая появится.Ячейка развернется, отобразив список типов
данных, из числа которых можно выбрать нужный. Тип данных позволяет
контролировать ввод информации, поскольку блокирует ввод данных, несовместимых с
заданным типом.
Совет. Чтобы получить сведения обо всех типах данных, обратитесь к
теме " Тип данных (Data Type) " в справочной системе
Access.
Нажмите на клавишу (Esc), чтобы закрыть список, не меняя типа
данных.
Щелкните в каждом поле в разделе Свойства поля (Field Properties) внизу
окна таблицы. Количество свойств, приведенных в разделе Свойства поля (Field
Properties), зависит от типа данных. Например, типу Счетчик
(AutoNumber) соответствуют пять свойств, причем четыре свойства снабжены
списками для выбора нужной установки. Если щелкнуть на свойстве, в пустой области
справа появится его описание, как показано на следующем рисунке.
Свойство Размер поля (Field Size) определяет размер или величину
значений, которые могут быть введены в это поле. Например, поле, имеющее тип данных Длинное целое (Long Integer), может содержать целые числа в интервале от -
2147483648 до 2147483647. Если задан тип данных Счетчик (AutoNumber),
поле может содержать только целые значения, начиная с 1, что позволяет ввести более
двух миллиардов записей, не опасаясь переполнения.
Список свойства Новые значения (New Values) содержит два элемента: Случайные (Random) и Последовательные (Increment). Последняя
установка означает, что при добавлении новой записи полю будет присвоено очередное
значение из последовательности целых чисел.
Свойство Формат (Format) управляет отображением данных на экране и
при печати, но никак не влияет на хранение данных. Некоторые типы данных имеют
предопределенные форматы, но можно задать и нестандартные форматы.
Вы, наверное, заметили, что имена столбцов в режиме таблицы отличаются от имен
полей в режиме конструктора. Отображение имен полей определяется свойством Подпись (Caption). Если это свойство не задано, во всех ситуациях будет
использоваться имя поля.
Установка Да, совпадения не допускаются (Yes (No Duplicates) ) для
свойства Индексированное (Indexed) означает, что данные в поле
проиндексированы для ускорения поиска, но ввод повторяющихся значений запрещен.
Для ключевого поля эта установка принимается по умолчанию.
Совет. Для получения дополнительной информации об определенном
свойстве щелкните на нем и нажмите на клавишу (F1), чтобы отобразить
справку Access.
С выделенным полем КодСотрудника (выделенное поле помечено
стрелкой в селекторе строки) щелкните на свойстве Формат (Format), а затем
введите три нуля (000).Теперь код сотрудника будет изображаться в виде трех цифр, причем недостающие
цифры будут заполняться слева нулями.
Щелкните в поле Фотография и замените тип данных с Поле объекта
OLE (OLE Object) на Текстовый (Text).Включив поле Фотография (Photograph) в таблицу, мастер определил тип
данных как объект OLE, позволяющий хранить изображения. Но поскольку в этом поле
будет храниться имя файла с фотографией, следует задать текстовый формат.
Щелкните в поле ДомашнийТелефон, чтобы отобразить следующие
свойства.Хотя номер телефона состоит из цифр, он может также содержать тире, скобки и
пробелы, поэтому тип данных для этого поля определен как Текстовый (Text).
Как видите, текстовое поле имеет больше свойств, чем поле с типом данных Счетчик
(AutoNumber).
Для текстовых полей свойство Размер поля (Field Size) определяет
максимальное число символов, которое может содержаться в поле. При попытке ввести
лишние символы появится предупреждение, а поле будет заблокировано, пока число
символов не уменьшится до установленного предела.
В свойстве Подпись (Caption) указано значение Домашний
Телефон. Это имя будет использоваться для заголовка столбца в режиме таблицы.
Если вас не устраивают содержательные имена, предложенные мастером, их можно
изменить.
Щелкните в поле ДатаНайма, чтобы отобразить его свойства, показанные
ниже.
В свойстве Формат (Format) задано значение Краткий формат даты
(Short Date). Это означает, что дата, введенная в любом стандартном формате,
например, 10 апреля 2001, отобразится как 10.04.01.
Важно. В упражнениях этого курса, использующих краткий формат
даты, предполагается, что задано двухразрядное отображение года (M/d/yy). Чтобы
уточнить, какие установки заданы на вашем компьютере, откройте окно Панель
управления (Control Panel), воспользовавшись подменю Настройка
(Settings) в меню Пуск (Start), а затем щелкните дважды на Свойства региональных установок (Regional Settings Properties) в Windows 98
или Региональные параметры (Regional Options) в Windows 2000. В обоих
случаях нужные установки представлены на вкладке Дата (Date).
Свойство Маска ввода (Input Mask) управляет вводом данных и форматом,
в котором они хранятся. В маске 99/99/00;0 каждая "9" обозначает
необязательную цифру, а цифра "0" - обязательную. В режиме таблицы эта
маска отобразится следующим образом: "_/_/_". То есть, дата должна быть
введена в формате 10/04/01, но сразу же после нажатия на клавишу (Enter)
содержимое поля будет преобразовано к виду, определенному в свойстве Формат
(Format).
Таблицы, созданные с помощью мастера, не используют свойство Условие на
значение (Validation Rule), поскольку оно является слишком специфичным. С его
помощью можно задать выражение, накладывающее ограничения на вводимые данные. В
следующем шаге показано, как это делается.
Щелкните в поле свойства Условие на значение (Validation Rule) и введите <Now(). Затем щелкните в поле свойства Сообщение об ошибке
(Validation Text) и введите Дата должна предшествовать сегодняшней.
Это условие означает, что дата поступления на работу должна быть ранее (меньше)
текущей, которая определяется функцией Now() на основании показаний компьютерных
часов. Если введенная дата относится к будущему времени, ввод будет заблокирован и
появится сообщение об ошибке.Важно. Свойства Формат (Format), Маска ввода (Input
Mask) и Условие на значение (Validation Rule) позволяют уменьшить
число ошибок при заполнении таблиц. Однако, применяя эти свойства, следует соблюдать
меру, чтобы не слишком усложнить ввод данных. Поэтому, прежде чем передавать базу
данных пользователям, рекомендуется тщательно протестировать заданные установки.
Щелкните на кнопке , чтобы вернуться в режим таблицы, и щелкните на кнопке Да
(Yes) в ответ на предложение сохранить таблицу.Совет. При переключении из режима конструктора в режим таблицы
(даже в том случае, если вы ничего не меняли) появляется окно сообщения, в котором
предлагается сохранить изменения. Щелкнув на кнопке Нет (No), вы
останетесь в режиме конструктора. Если щелкнуть на кнопке Да (Yes), Access
сохранит изменения и переключится в режим таблицы. Чтобы не сохранять изменения
(например, сделанные случайно), щелкните на кнопке Нет (No), а затем
щелкните на кнопке Закрыть (Close) в окне таблицы. Когда появится окно
сообщения, щелкните на кнопке Нет (No), чтобы закрыть таблицу без
сохранения изменений.
Попробуйте ввести будущую дату в оба поля: ДатаРождения и ДатаНайма. Вы сможете ввести дату в первое поле, но второе поле будет
заблокировано из-за условия, наложенного на значение, и появится сообщение об
ошибке.
Щелкните на кнопке ОК в окне сообщения, измените значение в поле ДатаНайма на дату, предшествующую текущей, а затем щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть таблицу Сотрудники.
В окне базы данных выделите таблицу , чтобы
открыть таблицу в режиме конструктора.
Щелкните дважды на имени поля ОбластьКрайРеспублика, чтобы
выделить его, и введите Штат. Затем в разделе Свойства поля (Field
Properties) щелкните в поле свойства Подпись (Caption) и тоже введите Штат.
Удалите поля Страна, УсловияОплаты, АдресЭлектроннойПочты и Заметки, щелкая на селекторе строки и
нажимая на клавишу (Del).Совет. При удалении поля появится предупреждение, что требуется
удалить все индексы. Щелкните на кнопке Да (Yes). (В шаге 19 также
щелкните на кнопке Да (Yes) в ответ на аналогичное сообщение.)
Щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть таблицу Поставщики и щелкните на кнопке Да (Yes), чтобы сохранить
изменения.
Откройте таблицу Клиенты в режиме конструктора и удалите следующие
поля: НазваниеКомпании, ОрганизацияИлиОтдел, ДолжностьПолучателя, Внутренний, Факс, АдресЭлектроннойПочты и Заметки.
Щелкните в поле КодКлиента и введите 5 в поле свойства Размер поля (Field Size).
Замените подписи к следующим полям: ИмяКонтакта на Имя, ФамилияКонтакта на Фамилия, АдресВыставленияСчета на Адрес, ОбластьКрайРеспублика на Регион, Страна/регион на Страна.
Щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть таблицу Клиенты.
Закройте базу данных GardenCo.
Операции над столбцами и строками таблицы
Изменение структуры таблицы - добавление полей и изменение свойств в режиме
конструктора - оказывает влияние на ее содержимое. Но иногда, чтобы добиться нужного
эффекта, достаточно изменить отображение данных в таблице. Например, если имя
клиента и номер телефона разделены несколькими столбцами, чтобы просмотреть номера
телефонов нужных клиентов приходится прокручивать строки по горизонтали. Вместо
этого можно скрыть некоторые столбцы, так чтобы нужные сведения располагались
рядом.
Операции над столбцами и строками никак не влияют на хранящиеся в них данные.
Вы можете изменять размеры строк и столбцов, прятать, перемещать и фиксировать
столбцы. При желании полученный макет можно сохранить, чтобы использовать в
дальнейшем.
GardenCo
В этом упражнении вы откроете таблицу и выполните действия над столбцами и
строками. Для большей наглядности вы будете работать с версией базы данных GardenCo,
которая содержит несколько таблиц с большим числом записей. В качестве рабочей будет
использоваться папка Office XP SBS\Access\Chap10 \Manipulate. Выполните
следующие шаги.
Откройте базу данных GardenCo, расположенную в рабочей папке.
На панели объектов щелкните на пункте Таблицы (Tables).
Щелкните дважды на таблице Клиенты, чтобы открыть ее в режиме
таблицы.
Перетащите правую границу заголовка столбца Адрес влево, чтобы сузить его до 1 см.
Столбец теперь слишком узок, чтобы отобразить содержащиеся в нем данные.
Укажите на границу между заголовками столбцов Адрес и Город и щелкните дважды. Ширина столбца Адрес изменится
таким образом, чтобы вместить содержащиеся в нем данные. Это особенно удобно в
длинных таблицах, где трудно найти ячейку, содержащую самый длинный текст.
Перетащите вниз горизонтальную черточку между двумя селекторами строк,
расположенными слева от таблицы. Как видите, высота строк увеличилась.
В меню Формат (Format) щелкните на команде Высота строки (Row
Height), чтобы открыть одноименное диалоговое окно.
Выделите флажок Стандартная (Standard Height) и щелкните на кнопке
ОК. Высота всех строк вернется к заданному по умолчанию значению. (Это диалоговое
окно позволяет также задать точное значение высоты строки.)
Щелкните в столбце Имя, а затем щелкните на команде Скрыть
столбцы (Hide Columns) в меню Формат (Format). Столбец исчезнет, а
следующие за ним столбцы сдвинутся влево. Если, прежде чем щелкнуть на команде Скрыть столбцы (Hide Columns), выделить несколько столбцов, исчезнут все
выделенные столбцы.Совет. Можно выделить несколько смежных столбцов, если щелкнуть
на заголовке первого из них и, нажав на клавишу (Shift), щелкнуть на
заголовке последнего.
Чтобы вернуть на экран скрытые столбцы, щелкните на команде Отобразить
столбцы (Unhide Columns) в меню Формат (Format).
Выделите флажок Имя, а затем щелкните на кнопке Закрыть
(Close). Столбец Имя снова появится на экране.
Перетащите правую границу окна базы данных влево. Окно сузится, и часть полей
окажется за пределами видимости.
Укажите на заголовок столбца Код Клиента и, нажав на кнопку мыши,
протащите указатель по заголовкам столбцов Имя и Фамилия.
Выделив таким образом три столбца, щелкните на команде Закрепить столбцы
(Freeze Columns) в меню Формат (Format). Если теперь прокрутить окно
вправо, закрепленные столбцы останутся на месте.
В меню Формат (Format) щелкните на команде Освободить все
столбцы (Unfreeze All Columns), чтобы вернуть столбцы в исходное состояние.
Закройте таблицу без сохранения изменений, а затем закройте базу данных
GardenCo.
Создание таблиц простейшим способом
База данных, созданная с помощью мастера Создание баз данных (Database
Wizard), имеет все компоненты, необходимые для хранения основных сведений о
контактах. Предположим, однако, что компания "Все для сада" хотела бы
хранить различные сведения для разных типов контактов. Например, помимо стандартной
информации (именам, адресам и телефонам), компания хотела бы располагать
следующими данными:
номером социальной страховки служащих, датой поступления на работу, семейным
положением и уровнем оплаты;
сведениями о заказах клиентов и состоянии счетов;
именем представителя поставщика, текущим состоянием заказа и размерами
скидки.
Можно, конечно, добавить недостающие поля в таблицу Контакты и
ввести в них данные, которые требуются для каждого типа контактов. При этом, однако,
многие поля останутся пустыми, а таблица неоправданно увеличится в размерах. Поэтому
лучше воспользоваться другим решением - создать базу данных с отдельными таблицами
для каждого типа контактов: сотрудников, клиентов и поставщиков.
Поскольку мастер Создание баз данных (Database Wizard) не обеспечивает подобную
комбинацию, в этом упражнении вы создадите базу данных GardenCo, начав с пустой
структуры, а затем добавите в нее несколько таблиц с помощью функции Мастер таблиц
(Table Wizard). В качестве рабочей будет использоваться папка Office XP
SBS\Access\Chap10\CreatingDb. Выполните следующие шаги.
На панели инструментов щелкните на кнопке , чтобы отобразить панель задачи Создание
файла (New File).
На панели задачи в разделе Создание (New) щелкните на кнопке Новая база данных (Blank Database).
Перейдите к папке Office XP SBS\Access\Chap10\CreatingDb, введите
GardenCo в качестве имени базы данных и щелкните на кнопке Создать
(Create).Появится окно базы данных, которое не содержит ни таблиц, ни форм, ни запросов, ни
каких-либо других объектов. (Можно убедиться, что база данных пустая, щелкнув на
каждом типе объектов на панели объектов.)
На панели инструментов окна базы данных щелкните на кнопке Создать
(New), чтобы отобразить диалоговое
окно Новая таблица (New Table).Совет. Вместо кнопки Создать (New) можно
воспользоваться кнопкой Новый объект (New Object), щелкнув на стрелке, а
затем щелкнув на Таблица (Table). Можно также щелкнуть на пункте Таблица (Table) на панели объектов, а затем щелкнуть дважды на команде Создание таблицы с помощью мастера (Create table by using wizard) или
воспользоваться командой Таблица (Table) в меню Вставка (Insert).
Щелкните дважды на пункте Мастер таблиц (Table Wizard), чтобы
отобразить первую страницу мастера, показанную ниже.В поле Образцы таблиц (Sample Tables) можно отобразить две категории
таблиц. Хотя эти категории ориентированы на деловые и личные нужды, нужная таблица
может оказаться в любом из списков.
Просмотрите список деловых таблиц, а затем щелкните на варианте Личные
(Personal) и просмотрите список личных таблиц.Если щелкнуть на элементе списка Образцы таблиц (Sample Tables) в
списке Образцы полей (Sample Fields) отобразятся все поля, доступные для
этой таблицы. Чтобы переместить поле из списка Образцы полей (Sample
Fields) в список Поля новой таблицы (Fields in my new table), нужно
выделить его, а затем щелкнуть на кнопке >. Кнопка >> позволяет переместить
сразу все образцы полей в новую таблицу. Кнопки < и << удаляют одно или все
поля из новой таблицы. После завершения работы мастера можно добавить в таблицу
новые поля или удалить лишние.
Выделив вариант Деловые (Business), выделите элемент Клиенты в списке Образцы таблиц (Sample Tables).
Щелкните на кнопке >>, чтобы скопировать все поля выделенной
таблицы в список Поля новой таблицы (Fields in my new table), а затем
щелкните на кнопке Далее (Next), чтобы перейти к следующей странице
мастера.На этой странице предлагается ввести имя таблицы и указать, должен ли мастер задать
ключ таблицы. Ключ состоит из одного или нескольких полей таблицы,
однозначно идентифицирующих запись.
Оставьте Клиенты в качестве имени таблицы без изменений, выделите
вариант Пользователь определяет ключ самостоятельно (No, I'll set the primary
key) и щелкните на кнопке Далее (Next). Мастер предложит поле КодКлиента в качестве ключа и спросит, какие данные должны содержаться в
ключевом поле.
Щелкните на варианте Сочетание чисел и букв, вводимое пользователем при
добавлении новых записей (Numbers and/or letters I enter when I add new records), а
затем щелкните на кнопке Далее (Next), чтобы перейти к следующей странице
мастера. Мастер предлагает три варианта открытия таблицы: в режиме конструктора, в
режим таблицы или в виде созданной мастером формы, предназначенной для ввода
данных.
Примите выделенный по умолчанию вариант Ввести данные непосредственно в
таблицу (Enter data directly into table) и щелкните на кнопке Готово
(Finish), чтобы мастер мог создать и открыть таблицу Клиенты.
Прокрутите таблицу по горизонтали, чтобы просмотреть все поля, созданные
мастером, а затем закройте таблицу. В окне базы данных появится новая таблица Клиенты.
Снова запустите Мастер таблиц (Table Wizard), на этот раз щелкнув на
команде Создание таблицы с помощью мастера (Create table by using wizard) в
окне базы данных.
В списке Образцы таблиц (Sample Tables) выделите Сотрудники и переместите в список Поля новой таблицы (Fields in my
new table) следующие поля, выделяя каждое поле и щелкая на кнопке >.КодСотрудника
Имя
Фамилия
Должность
Адрес
Город
ОбластьКрайРеспублика
ПочтовыйИндекс
ДомашнийТелефон
ДатаРождения
ДатаНайма
Фотография
Заметки
В списке Поля новой таблицы (Fields in my new table) выделите ОбластьКрайРеспублика,
щелкните на кнопке Переименовать поле (Rename Field), введите Область и щелкните на кнопке ОК.
Щелкните на кнопке Далее (Next) два раза подряд, чтобы переместиться на
две страницы вперед, приняв предложенное название таблицы и разрешив Access создать
ключ. Поскольку в базе данных уже существует одна таблица, мастер попытается
установить между ними связь.
Так как связь можно установить позже, щелкните на кнопке Далее (Next),
чтобы перейти к следующей странице мастера.
Щелкните на кнопке Готово (Finish), а затем закройте таблицу Сотрудники.
Повторите шаги 13-18, чтобы создать таблицу Поставщики, включив
в нее все доступные поля. Щелкните на кнопке Готово (Finish), чтобы принять
все предложения, заданные по умолчанию.
Закройте таблицу Поставщики. Теперь в окне базы данных отображаются
три таблицы.
Закройте базу данных.
Совершенствование отображения данных в таблице
При создании таблицы с помощью мастера каждому полю, включенному в таблицу,
присваивается набор свойств,
определяющих тип, формат и отображение данных, которые могут быть введены в данное
поле.
Значения свойств, заданные Access, в большинстве случаев являются оптимальными и
не нуждаются в модификации. Однако если некоторые свойства вас не устраивают, их
можно легко изменить. Изменение одних свойств не влияет на содержимое таблицы,
изменение других может вызвать нежелательные последствия. Поэтому, пока вы не
наберетесь опыта работы в Access, следует проявлять определенную осторожность при
изменении свойств полей.
GardenCo
В этом упражнении вы просмотрите и отредактируете свойства полей одной из таблиц
базы данных GardenCo, расположенной в папке Office XP
SBS\Access\Chap10\Refining, являющейся рабочей для этого упражнения.
Выполните следующие шаги:
Откройте базу данных GardenCo, расположенную в рабочей папке.
В окне базы данных щелкните дважды на таблице Сотрудники, чтобы
открыть ее в режиме таблицы, как показано на следующем рисунке.Размер окна таблицы на вашем экране может отличаться от приведенного на рисунке.
Обратите внимание, что имена полей, состоящие из двух слов, включают пробелы, в
отличие от полей созданных с помощью мастера.Совет. Как и в других приложениях Microsoft Office ХР, размер окна
можно изменить. Поместите указатель в угол окна и, когда он примет форму
двунаправленной стрелки, перетащите его, чтобы увеличить или уменьшить
окно.
Щелкните на кнопке , чтобы отобразить таблицу в режиме Конструктор (Design), как
показано ниже.В режиме конструктора верхняя часть окна содержит список полей таблицы. В
столбце Имя поля (Field Name) указаны имена полей, выбранных при создании
таблицы. Обратите внимание, что они не содержат пробелов. В столбце Тип данных
(Data Type) указан тип данных, содержащихся в поле. В столбце Описание
(Description) представлено краткое описание каждого поля.
Обратите внимание на значок ключевого
поля
слева от поля КодСотрудника. Это поле используется для
идентификации записей таблицы (то есть, в таблице не должно быть двух или более
записей, имеющих одинаковое значение в ключевом поле). Если ключевое поле имеет тип
данных Счетчик (AutoNumber), уникальность ключа обеспечивается
автоматически. При добавлении новой записи Access заполняет это поле, увеличивая
текущее значение счетчика на единицу.
Совет. Если ключевое поле более не требуется, выделите его в верхней
части окна и щелкните на команде Ключевое поле (Primary Key) в меню Правка (Edit). Чтобы сделать ключевым другое поле, выделите его и щелкните
на команде Ключевое поле (Primary Key) в меню Правка
(Edit)
Щелкните в ячейке Тип данных (Data Type) для поля КодСотрудника, а затем щелкните на стрелке, которая появится.Ячейка развернется, отобразив список типов
данных, из числа которых можно выбрать нужный. Тип данных позволяет
контролировать ввод информации, поскольку блокирует ввод данных, несовместимых с
заданным типом.
Совет. Чтобы получить сведения обо всех типах данных, обратитесь к
теме " Тип данных (Data Type) " в справочной системе
Access.
Нажмите на клавишу (Esc), чтобы закрыть список, не меняя типа
данных.
Щелкните в каждом поле в разделе Свойства поля (Field Properties) внизу
окна таблицы. Количество свойств, приведенных в разделе Свойства поля (Field
Properties), зависит от типа данных. Например, типу Счетчик
(AutoNumber) соответствуют пять свойств, причем четыре свойства снабжены
списками для выбора нужной установки. Если щелкнуть на свойстве, в пустой области
справа появится его описание, как показано на следующем рисунке.Свойство Размер поля (Field Size) определяет размер или величину
значений, которые могут быть введены в это поле. Например, поле, имеющее тип данных Длинное целое (Long Integer), может содержать целые числа в интервале от -
2147483648 до 2147483647. Если задан тип данных Счетчик (AutoNumber),
поле может содержать только целые значения, начиная с 1, что позволяет ввести более
двух миллиардов записей, не опасаясь переполнения.
Список свойства Новые значения (New Values) содержит два элемента: Случайные (Random) и Последовательные (Increment). Последняя
установка означает, что при добавлении новой записи полю будет присвоено очередное
значение из последовательности целых чисел.
Свойство Формат (Format) управляет отображением данных на экране и
при печати, но никак не влияет на хранение данных. Некоторые типы данных имеют
предопределенные форматы, но можно задать и нестандартные форматы.
Вы, наверное, заметили, что имена столбцов в режиме таблицы отличаются от имен
полей в режиме конструктора. Отображение имен полей определяется свойством Подпись (Caption). Если это свойство не задано, во всех ситуациях будет
использоваться имя поля.
Установка Да, совпадения не допускаются (Yes (No Duplicates) ) для
свойства Индексированное (Indexed) означает, что данные в поле
проиндексированы для ускорения поиска, но ввод повторяющихся значений запрещен.
Для ключевого поля эта установка принимается по умолчанию.
Совет. Для получения дополнительной информации об определенном
свойстве щелкните на нем и нажмите на клавишу (F1), чтобы отобразить
справку Access.
С выделенным полем КодСотрудника (выделенное поле помечено
стрелкой в селекторе строки) щелкните на свойстве Формат (Format), а затем
введите три нуля (000).Теперь код сотрудника будет изображаться в виде трех цифр, причем недостающие
цифры будут заполняться слева нулями.
Щелкните в поле Фотография и замените тип данных с Поле объекта
OLE (OLE Object) на Текстовый (Text).Включив поле Фотография (Photograph) в таблицу, мастер определил тип
данных как объект OLE, позволяющий хранить изображения. Но поскольку в этом поле
будет храниться имя файла с фотографией, следует задать текстовый формат.
Щелкните в поле ДомашнийТелефон, чтобы отобразить следующие
свойства.Хотя номер телефона состоит из цифр, он может также содержать тире, скобки и
пробелы, поэтому тип данных для этого поля определен как Текстовый (Text).
Как видите, текстовое поле имеет больше свойств, чем поле с типом данных Счетчик
(AutoNumber).
Для текстовых полей свойство Размер поля (Field Size) определяет
максимальное число символов, которое может содержаться в поле. При попытке ввести
лишние символы появится предупреждение, а поле будет заблокировано, пока число
символов не уменьшится до установленного предела.
В свойстве Подпись (Caption) указано значение Домашний
Телефон. Это имя будет использоваться для заголовка столбца в режиме таблицы.
Если вас не устраивают содержательные имена, предложенные мастером, их можно
изменить.
Щелкните в поле ДатаНайма, чтобы отобразить его свойства, показанные
ниже.В свойстве Формат (Format) задано значение Краткий формат даты
(Short Date). Это означает, что дата, введенная в любом стандартном формате,
например, 10 апреля 2001, отобразится как 10.04.01.
Важно. В упражнениях этого курса, использующих краткий формат
даты, предполагается, что задано двухразрядное отображение года (M/d/yy). Чтобы
уточнить, какие установки заданы на вашем компьютере, откройте окно Панель
управления (Control Panel), воспользовавшись подменю Настройка
(Settings) в меню Пуск (Start), а затем щелкните дважды на Свойства региональных установок (Regional Settings Properties) в Windows 98
или Региональные параметры (Regional Options) в Windows 2000. В обоих
случаях нужные установки представлены на вкладке Дата (Date).
Свойство Маска ввода (Input Mask) управляет вводом данных и форматом,
в котором они хранятся. В маске 99/99/00;0 каждая "9" обозначает
необязательную цифру, а цифра "0" - обязательную. В режиме таблицы эта
маска отобразится следующим образом: "_/_/_". То есть, дата должна быть
введена в формате 10/04/01, но сразу же после нажатия на клавишу (Enter)
содержимое поля будет преобразовано к виду, определенному в свойстве Формат
(Format).
Таблицы, созданные с помощью мастера, не используют свойство Условие на
значение (Validation Rule), поскольку оно является слишком специфичным. С его
помощью можно задать выражение, накладывающее ограничения на вводимые данные. В
следующем шаге показано, как это делается.
Щелкните в поле свойства Условие на значение (Validation Rule) и введите <Now(). Затем щелкните в поле свойства Сообщение об ошибке
(Validation Text) и введите Дата должна предшествовать сегодняшней.
Это условие означает, что дата поступления на работу должна быть ранее (меньше)
текущей, которая определяется функцией Now() на основании показаний компьютерных
часов. Если введенная дата относится к будущему времени, ввод будет заблокирован и
появится сообщение об ошибке.Важно. Свойства Формат (Format), Маска ввода (Input
Mask) и Условие на значение (Validation Rule) позволяют уменьшить
число ошибок при заполнении таблиц. Однако, применяя эти свойства, следует соблюдать
меру, чтобы не слишком усложнить ввод данных. Поэтому, прежде чем передавать базу
данных пользователям, рекомендуется тщательно протестировать заданные установки.
Щелкните на кнопке , чтобы вернуться в режим таблицы, и щелкните на кнопке Да
(Yes) в ответ на предложение сохранить таблицу.Совет. При переключении из режима конструктора в режим таблицы
(даже в том случае, если вы ничего не меняли) появляется окно сообщения, в котором
предлагается сохранить изменения. Щелкнув на кнопке Нет (No), вы
останетесь в режиме конструктора. Если щелкнуть на кнопке Да (Yes), Access
сохранит изменения и переключится в режим таблицы. Чтобы не сохранять изменения
(например, сделанные случайно), щелкните на кнопке Нет (No), а затем
щелкните на кнопке Закрыть (Close) в окне таблицы. Когда появится окно
сообщения, щелкните на кнопке Нет (No), чтобы закрыть таблицу без
сохранения изменений.
Попробуйте ввести будущую дату в оба поля: ДатаРождения и ДатаНайма. Вы сможете ввести дату в первое поле, но второе поле будет
заблокировано из-за условия, наложенного на значение, и появится сообщение об
ошибке.
Щелкните на кнопке ОК в окне сообщения, измените значение в поле ДатаНайма на дату, предшествующую текущей, а затем щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть таблицу Сотрудники.
В окне базы данных выделите таблицу , чтобы
открыть таблицу в режиме конструктора.
Щелкните дважды на имени поля ОбластьКрайРеспублика, чтобы
выделить его, и введите Штат. Затем в разделе Свойства поля (Field
Properties) щелкните в поле свойства Подпись (Caption) и тоже введите Штат.
Удалите поля Страна, УсловияОплаты, АдресЭлектроннойПочты и Заметки, щелкая на селекторе строки и
нажимая на клавишу (Del).Совет. При удалении поля появится предупреждение, что требуется
удалить все индексы. Щелкните на кнопке Да (Yes). (В шаге 19 также
щелкните на кнопке Да (Yes) в ответ на аналогичное сообщение.)
Щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть таблицу Поставщики и щелкните на кнопке Да (Yes), чтобы сохранить
изменения.
Откройте таблицу Клиенты в режиме конструктора и удалите следующие
поля: НазваниеКомпании, ОрганизацияИлиОтдел, ДолжностьПолучателя, Внутренний, Факс, АдресЭлектроннойПочты и Заметки.
Щелкните в поле КодКлиента и введите 5 в поле свойства Размер поля (Field Size).
Замените подписи к следующим полям: ИмяКонтакта на Имя, ФамилияКонтакта на Фамилия, АдресВыставленияСчета на Адрес, ОбластьКрайРеспублика на Регион, Страна/регион на Страна.
Щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть таблицу Клиенты.
Закройте базу данных GardenCo.
Операции над столбцами и строками таблицы
Изменение структуры таблицы - добавление полей и изменение свойств в режиме
конструктора - оказывает влияние на ее содержимое. Но иногда, чтобы добиться нужного
эффекта, достаточно изменить отображение данных в таблице. Например, если имя
клиента и номер телефона разделены несколькими столбцами, чтобы просмотреть номера
телефонов нужных клиентов приходится прокручивать строки по горизонтали. Вместо
этого можно скрыть некоторые столбцы, так чтобы нужные сведения располагались
рядом.
Операции над столбцами и строками никак не влияют на хранящиеся в них данные.
Вы можете изменять размеры строк и столбцов, прятать, перемещать и фиксировать
столбцы. При желании полученный макет можно сохранить, чтобы использовать в
дальнейшем.
GardenCo
В этом упражнении вы откроете таблицу и выполните действия над столбцами и
строками. Для большей наглядности вы будете работать с версией базы данных GardenCo,
которая содержит несколько таблиц с большим числом записей. В качестве рабочей будет
использоваться папка Office XP SBS\Access\Chap10 \Manipulate. Выполните
следующие шаги.
Откройте базу данных GardenCo, расположенную в рабочей папке.
На панели объектов щелкните на пункте Таблицы (Tables).
Щелкните дважды на таблице Клиенты, чтобы открыть ее в режиме
таблицы.
Перетащите правую границу заголовка столбца Адрес влево, чтобы сузить его до 1 см.Столбец теперь слишком узок, чтобы отобразить содержащиеся в нем данные.
Укажите на границу между заголовками столбцов Адрес и Город и щелкните дважды. Ширина столбца Адрес изменится
таким образом, чтобы вместить содержащиеся в нем данные. Это особенно удобно в
длинных таблицах, где трудно найти ячейку, содержащую самый длинный текст.
Перетащите вниз горизонтальную черточку между двумя селекторами строк,
расположенными слева от таблицы. Как видите, высота строк увеличилась.
В меню Формат (Format) щелкните на команде Высота строки (Row
Height), чтобы открыть одноименное диалоговое окно.
Выделите флажок Стандартная (Standard Height) и щелкните на кнопке
ОК. Высота всех строк вернется к заданному по умолчанию значению. (Это диалоговое
окно позволяет также задать точное значение высоты строки.)
Щелкните в столбце Имя, а затем щелкните на команде Скрыть
столбцы (Hide Columns) в меню Формат (Format). Столбец исчезнет, а
следующие за ним столбцы сдвинутся влево. Если, прежде чем щелкнуть на команде Скрыть столбцы (Hide Columns), выделить несколько столбцов, исчезнут все
выделенные столбцы.Совет. Можно выделить несколько смежных столбцов, если щелкнуть
на заголовке первого из них и, нажав на клавишу (Shift), щелкнуть на
заголовке последнего.
Чтобы вернуть на экран скрытые столбцы, щелкните на команде Отобразить
столбцы (Unhide Columns) в меню Формат (Format).
Выделите флажок Имя, а затем щелкните на кнопке Закрыть
(Close). Столбец Имя снова появится на экране.
Перетащите правую границу окна базы данных влево. Окно сузится, и часть полей
окажется за пределами видимости.
Укажите на заголовок столбца Код Клиента и, нажав на кнопку мыши,
протащите указатель по заголовкам столбцов Имя и Фамилия.
Выделив таким образом три столбца, щелкните на команде Закрепить столбцы
(Freeze Columns) в меню Формат (Format). Если теперь прокрутить окно
вправо, закрепленные столбцы останутся на месте.
В меню Формат (Format) щелкните на команде Освободить все
столбцы (Unfreeze All Columns), чтобы вернуть столбцы в исходное состояние.
Закройте таблицу без сохранения изменений, а затем закройте базу данных
GardenCo.
