Новый пустой документ создается автоматически сразу после запуска Word.
Новый пустой документ или документ на основе шаблона можно создать в процессе работы.
(рис 1.41) Создание документа на основе установленного шаблона Word
(рис 1.42) Создание документа на основе пользовательского шаблона
(рис 1.43) Создание документа на основе шаблона с сайта Microsoft Office OnlineВ процессе загрузки шаблона будет произведена проверка подлинности установленной на компьютере версии Word, о чем появится соответствующее сообщение. Нажмите кнопку Продолжить. Для того чтобы такое сообщение более не появлялось, в окне сообщения установите соответствующий флажок.
Обычно шаблон создают на основе какого-либо уже существующего файла или документа. В документ вводят текст и другие элементы, оформляют, создают в нем необходимые для дальнейшей работы стили и т.д.
(рис 1.44) Сохранение файла как шаблонаПри желании для сохранения шаблона можно выбрать любую папку, но в окне ) он отображаться не будет.
При создании большого количества шаблонов в папке ) следует сначала открыть соответствующую папку и только затем сохранить шаблон. Папку можно создать и непосредственно в окне Сохранение документа. Для этого следует нажать кнопку Новая папка, ввести имя создаваемой папки и перейти в нее.
После создания новых папок в окне ). Для создания документа необходимо сначала перейти в соответствующую вкладку.
(рис 1.45) Окно Создать с новыми вкладками
Можно заменить шаблон, на основе которого был создан документ.
(рис 1.47) Выбор нового шаблона документаПрисоединение нового шаблона не удаляет существующие элементы документа (текст, рисунки, таблицы и т.п.) и не добавляет элементы, имеющиеся в шаблоне, не изменяет установленные параметры страницы. Не изменяется оформление, установленное без использования стилей. Если необходимо обновить параметры стилей документа в соответствии с новым шаблоном, в окне ), установите флажок Автоматически обновлять стили. При этом и в дальнейшем стили в документе будут автоматически обновляться в соответствии со стилями шаблона каждый раз при открытии документа.
Можно сделать так, чтобы при работе в Microsoft Word можно было использовать некоторые возможности (например, макросы) нескольких шаблонов одновременно.
Чтобы шаблон автоматически загружался при запуске Word, разместите файл шаблона в папке \Users\ Имя пользователя\ AppData\ Roaming\ Microsoft\ Word\ STARTUP.
Можно также загрузить (добавить) шаблон, расположенный в произвольной папке.
(рис 1.49) Выбор добавляемого шаблонаЧтобы выгрузить элемент из Word, но оставить его в списке (см. рис 1.48), снимите флажок рядом с элементом. Ошибочно добавленный или не нужный более шаблон можно исключить из загрузки. Для этого выделите шаблон в списке (см. рис 1.48) и нажмите кнопку Удалить. Кнопка Удалить недоступна для
Слияние применяется в тех случаях, когда необходимо создать набор однотипных документов, каждый из которых содержит уникальные элементы.
С помощью слияния можно создавать следующие документы.
Комплект конвертов. Обратные адреса на всех конвертах одинаковы, однако адрес получателя в каждом случае является уникальным.
Комплект наклеек с адресами. На каждой наклейке приводятся фамилия и адрес, которые являются уникальными.
Комплект документов на бланке или сообщений электронной почты. Основное содержимое всех писем или сообщений является одинаковым, но каждое из них содержит сведения, предназначенные для определенного получателя, например, фамилию, адрес или какую-либо другую информацию.
Каталог или папка. Для каждого элемента отображаются сведения одного и того же типа, например имя или описание, однако для каждого элемента они уникальны.
Чтобы вручную создать каждый документ, письмо, сообщение, факс, наклейку, конверт потребовалось бы много времени. Вместо этого можно воспользоваться слиянием. Нужно создать всего лишь один документ, содержащий стандартную информацию для всех экземпляров, и добавить несколько заполнителей для информации, которая уникальна для каждого экземпляра.
Для слияния используются элементы вкладки Рассылки.
При слиянии используется следующая терминология:
Основной документ - документ, содержащий данные, которые остаются при слиянии неизменными во всех производных документах, например обратный адрес или текст письма.
Источник данных - файл, содержащий сведения, предназначенные для объединения с документом. Например, список имен и адресов, которые требуется использовать при слиянии. Для использования сведений из источника данных необходимо сначала подключиться к этому источнику данных.
Поле слияния - поле, вставляемое в том месте основного документа, куда следует поместить фактические данные из источника данных. Например, вставка поля слияния Фамилия позволяет вставить в документ значение Иванов, которое хранится в поле данных Фамилия.
Составной документ - документ, полученный слиянием основного документа и данных из источника данных.
Создайте основной документ. Введите постоянный текст, добавьте необходимые элементы (таблицы, рисунки и др.), установите параметры страницы, оформите документ. Сохраните документ. Например, основным документом будет подарочный сертификат (рис 1.50).
(рис 1.50) Основной документСоздайте источник данных. Источником данных могут быть файлы Word и Excel, базы данных Access, списки адресов Microsoft Outlook и т.д., содержащие организованные данные. Например, это будет файл Excel со списками сотрудников фирм (рис 1.51).
(рис 1.51) Источник данныхПосле подготовки основного документа и источника данных следует вставить поля слияния в основной документ.
(рис 1.52) Подготовка к слиянию
(рис 1.54) Добавление шаблона
(рис 1.55) Элементы вкладки Рассылки
(рис 1.56) Выбор поля слияния
(рис 1.58) Документ перед слияниемСлияние можно выполнить в новый документ.
(рис 1.59) Начало слияния в новый документ
(рис 1.60) Выбор записей для слияния
(рис 1.61) Составной документ после слиянияПолученный документ можно напечатать и/или сохранить для дальнейшего использования.
При отсутствии необходимости сохранять составной документ, слияние произвести сразу при печати.
(рис 1.62) Выбор записей для слияния при печатиРезультатом слияния будет напечатанный документ, которые содержит текст основного документа со вставленными значениями источника данных. Текст основного документа повторяется столько раз, сколько записей было выбрано для слияния. Каждый фрагмент документа печатается на отдельной странице (страницах).
В качестве источника данных при слиянии можно использовать адресную книгу ( Контакты ) Microsoft Outlook.
(рис 1.63) Выбор адресной книги для слиянияПри открытии файла основного документа, для которого уже добавлены поля слияния, появляется запрос (рис 1.65). Обязательно следует нажать кнопку Да. В противном случае слияние будет произвести невозможно.
(рис 1.65) Запрос при открытии основного документаЕсли все же случайно была нажата кнопка ), надо закрыть документ без сохранения изменений и заново открыть его.
Главный документ - документ-контейнер, объединяющий в себе несколько отдельных файлов (так называемых вложенных документов).
С помощью главного документа можно создавать и обрабатывать сложные документы, состоящие из нескольких частей, например книги, разделенные на главы.
Главный документ содержит ссылки на набор связанных вложенных документов. Он используется для организации и работы с документами большого объема, позволяя разделить их на несколько документов для облегчения работы с ними.
Во избежание проблем главный и вложенные документы лучше сохранять в одной папке.
Создавать и работать с главным документом удобнее всего в режиме отображения документа Структура. Форматирование главного документа можно производить и в режиме Разметка страницы.
Существуют два способа создания главного документа. Обычно создают новый документ и затем добавляют в него вложенные документы. Можно обычный документ превратить в главный, а затем отдельные его части превратить во вложенные документы и/или добавить другие документы в виде вложенных документов.
Создание нового главного документа:
(рис 1.66) Создание нового главного документаГлавный документ можно создать преобразованием существующего документа
Вложенный документ может представлять собой отдельный файл, который вставляется в существующий главный документ. Во вложенный документ можно превратить часть существующего документа. При этом документ автоматически станет главным.
Вставка существующего документа в главный документ:
(рис 1.67) Элементы группы Главный документ вкладки Структура
(рис 1.68) Добавление вложенного документа
(рис 1.69) Вложенный документ в главном документе
(рис 1.70) Запрос на переименовании стилейКаждый вложенный документ начинается с новой страницы. Это не всегда удобно. При необходимости можно изменить тип разрывов разделов во всем главном документе.
Вложенные документы можно создать из части текущего документа, который при этом автоматически станет главным. Для создания вложенного документа из части документа необходимо, чтобы у него была структура, созданная с использованием стилей типа Заголовок или другими способами.
(рис 1.71) Выделение фрагментов документа в режиме Структура
(рис 1.72) Отображение вложенного документа в главном документеПри создании вложенных документов можно выделить фрагмент, содержащий несколько заголовков. Первому заголовку в выделенном тексте должен быть присвоен стиль заголовка или уровень структуры, который в дальнейшем будет обозначать начало каждого нового вложенного документа. Например, если выделенный текст начинается с заголовка, отформатированного стилем Заголовок 2, в выделенном тексте для каждого нового заголовка, отформатированного стилем Заголовок 2, будет создан отдельный вложенный документ.
Главный документ открывается как обычный файл Word.
Однако в открытом документе первоначально отображается только текст собственно главного документа, а вложенные документы представлены в виде гиперссылок (рис 1.73).
(рис 1.73) Отображение главного документа со свернутыми вложенными документамиЕсли главный документ открылся не в режиме отображения ) так, чтобы отобразились все элементы группы ). Вложенные документы будут обведены бледно-серой прерывистой рамкой. В левом верхнем углу каждой рамки появится значок вложенного файла (см. например, рис 1.69 или рис 1.72).
Для большего удобства можно перейти к режиму просмотра документа Разметка страницы. При этом скроется панель инструментов Структура, но при необходимости ее можно отобразить обычными средствами.
С главным документом можно выполнять все те же действия, как и с обычным документом.
Все результаты редактирования и оформления вложенных документов при сохранении файла главного документа автоматически сохраняются в файлах вложенных документов. Исключение составляют концевые сноски, которые автоматически сохраняются только в главном документе. Также в главном документе рекомендуется размещать оглавление всего документа, списки рисунков, таблиц и т.п.
С вложенным документом можно выполнять все те же действия, как и с обычным документом. Все изменения, внесенные во вложенный документ, будут отображены в главном документе.
При работе с главным документом во избежание случайного внесения ненужных изменений во вложенный документ его можно заблокировать.
Поставьте курсор в любое место блокируемого документа и нажмите кнопку Заблокировать документ вкладки Структура. Рядом со значком файла появится значок замка.
Заблокированный документ нельзя редактировать и оформлять. Номера сносок при этом будут автоматически обновляться, а нумерация названий и перекрестные ссылки - нет.
Для разблокирования документа нажмите эту же кнопку.
Файл вложенного документа нельзя переименовывать обычными средствами. Для переименования файл должен быть открыт обязательно из главного документа. Если вложенный документ заблокирован, предварительно разблокируйте его.
Предыдущая версия файла вложенного документа остается на прежнем месте. При необходимости ее можно удалить.
Вложенный документ можно сделать непосредственной частью главного документа.
Поставьте курсор в любое место документа и нажмите кнопку Удалить вложенный документ панели инструментов Структура. Если вложенный документ заблокирован, предварительно разблокируйте его.
Файл вложенного документа останется на прежнем месте. Его можно удалить.
Вложенный документ можно удалить из главного документа. Если вложенный документ заблокирован, предварительно разблокируйте его.
Файл вложенного документа остается на прежнем месте.
Форма - это структурированный документ с незаполненными областями (полями формы), в которые вводятся данные. Данные могут вводиться непосредственно с клавиатуры или выбираться в раскрывающихся списках. Пользователь может создать форму, а другие пользователи заполнят ее в Microsoft Word. Затем можно обработать собранные сведения.
Например, можно создать электронную форму заявки на участие в конференции (рис 1.74).
(рис 1.74) Заявка на участие в конференцииДля создания и настройки параметров форм удобно пользоваться панелью инструментов Формы. При создании и работе с формами, как правило, должна быть нажата кнопка Затенение полей формы. Затенение полей формы позволяет легко находить на экране поля, которые требуется заполнить, однако это затенение не выводится при печати.
Форма состоит из постоянной части и полей.
Постоянная часть может содержать текст, таблицы, рисунки и др. объекты. Постоянная часть при заполнении формы остается неизменной.
Поля предназначены для заполнения пользователем. В форме можно использовать текстовые поля, поля с раскрывающими списками и флажки.
Заполнение формы возможно только после установки соответствующей защиты документа.
Первым этапом создания формы является создание и оформление постоянной части. Для структурирования и организации данных на странице удобно пользоваться таблицами и рамками.
Документ создается и оформляется в обычном порядке. Например, для электронной формы, представленной на рис 1.74, можно создать таблицу, в ней соответствующим образом объединить и разбить ячейки, установить требуемую высоту строк, удалить обрамление границ. Установить параметры шрифта.
Образец документа приведен на рис 1.75.
(рис 1.75) Постоянная часть формы заявки на участие в конференции
Текстовые поля предназначены для ввода данных в форму с использованием клавиатуры или вставкой из буфера обмена.
(рис 1.76) Добавление поля
(рис 1.77) Поле в документеДля настройки параметров поля нажмите кнопку ) или дважды щелкните по нему мышью. В окне ) установите требуемые параметры.
(рис 1.78) Настройка параметров текстового поляВ раскрывающемся списке Тип выберите тип данных, которые будут вводиться в поле. Текстовое поле может содержать разные типы данных. Выбор правильного типа данных, с одной стороны, облегчит последующее заполнение формы, а с другой стороны, воспрепятствует неправильному заполнению.
Тип Обычный текст предназначен для полей, в которые может вводиться различная информация: текст, числа, даты и т.д.
В поле Текст по умолчанию можно ввести текст, который первоначально будет отображен в поле формы. Например, если в поле надо указать название города и в большинстве случаев это будет Москва, то этот текст можно назначить используемым по умолчанию
В счетчике Максимальная длина можно установить ограничение на количество вводимых символов от 1 до без ограничений (фактически максимальное количество символов 32676).
В раскрывающемся списке Формат текста можно выбрать принудительную установку регистра вводимого текста ( Прописные буквы, Строчные буквы, Первая прописная, Первые прописные ).
Тип Число предназначен для полей, в которые допускается вводить только числовые данные. При заполнении формы в поле можно ввести и текст, но при переходе к следующему полю введенный текст автоматически уничтожается. Если в поле ввести число и текст, то останется только введенное число. Если ввести только текст, то вместо текста в поле будет отображен 0 (ноль) или число, установленное по умолчанию.
В поле Число по умолчанию можно ввести число, которое первоначально будет отображено в поле формы. Например, если в поле надо указать количество дней проживания и в большинстве случаев это будет 5, то это число можно назначить используемым по умолчанию
В счетчике Максимальная длина можно установить ограничение на количество вводимых цифр от 1 до без ограничений (фактически максимальное количество цифр 32676).
В раскрывающемся списке Формат числа можно выбрать числовой формат отображаемого числа. Например, при установке формата 0 число в поле будет отображена только целая часть числа, независимо от введенного количества знаков после запятой. При формате 0,00 в поле будет отображено число с двумя знаками после запятой, независимо от введенного количества цифр десятичных разрядов; при отсутствии дробной части будут отображены нули.
Тип Дата предназначен для полей, в которые допускается вводить только даты и/или время.
В поле Дата по умолчанию можно ввести дату, которая первоначально будет отображена в поле формы.
В счетчике Максимальная длина можно установить ограничение на количество вводимых знаков от 1 до без ограничений (фактически максимальное количество цифр 32676).
В раскрывающемся списке Формат даты можно выбрать числовой формат отображаемой даты/времени, который будет использован независимо от введенных значений (при условии правильности вводимой информации). Например, если для поля установить формат dddd, d MMMM yyyy 'г.', то при вводе даты в кратком формате 1.12.08 она будет отображена как суббота, 1 декабря 2008 г.
Тип Текущая дата предназначен для полей, в которых должна быть отображена текущая дата. Ввод данных в это поле невозможен, Но можно установить числовой формат отображаемой даты, в том числе с отображением текущего времени.
Тип Текущее время предназначен для полей, в которых должно быть отображено текущее время. Ввод данных в это поле невозможен, Но можно установить числовой формат отображаемой времени, в том числе с отображением текущей даты.
Тип Вычисление использует поле = (Формула) и предназначен для вычислений. Заполнение или изменение этого поля невозможно.
Поля со списками предназначены для выбора в них одного из заранее веденных значений. Значения могут быть любыми: текст, числа, даты и др.
Для настройки параметров поля со списком нажмите кнопку ) или дважды щелкните по нему мышью. В окне ) настройте параметры списка.
(рис 1.79) Настройка параметров поля со спискомДля добавления значения введите его в текстовое поле Элемент списка и нажмите кнопку Добавить. Можно добавить любое число элементов списка. Ошибочно добавленный элемент можно удалить: выделите его в поле Список и нажмите кнопку Удалить.
Пользуясь кнопками Порядок можно изменить порядок расположения элементов в списке. В поле по умолчанию отображается элемент, находящийся на первой позиции в поле Список.
Флажок используется для выбора пользователем формы одного из двух вариантов: флажок установлен или нет.
Для настройки параметров флажка нажмите кнопку ) или дважды щелкните по нему мышью.
В окне ) настройте параметры флажка.
(рис 1.80) Настройка параметров флажкаМожно настроить размер флажка. При установке переключателя Авто флажок имеет размер установленного при оформлении шрифта. Переключатель Точно позволяет установить размер флажка независимый от размера шрифта.
Можно настроить состояние по умолчанию: снят или установлен.
Для удобства пользователей формы к каждому полю можно добавить текст справки, который будет отображаться в строке состояния окна Word или выходить при нажатии клавиши F1.
Для любых полей справка создается одинаково.
(рис 1.81) Создание текста справки для поляВ качестве текста справки можно использовать также элементы автотекста.
При переходе к полю в защищенном документе, справка будет автоматически отображаться в строке состояния и при нажатии клавиши ).
(рис 1.82) Отображение справки для поля при заполнении формы
В созданной и защищенной форме изменить параметры оформления содержимого поля будет невозможно. Все оформление необходимо произвести при создании формы.
В форме можно использовать макросы. Например, после ввода данных в какое-нибудь поле можно автоматически заполнить еще несколько полей.
Макросы могут автоматически запускаться при входе в поле или выходе из поля.
Перед распространением формы, разработанной для просмотра и заполнения, ее следует защитить таким образом, чтобы пользователи могли вводить данные только в предназначенные для этого поля.
(рис 1.83) Защита формы
(рис 1.84) Установка защиты формы
(рис 1.85) Ввод пароля при защите формыТолько пользователи, знающие пароль, смогут снять защиту и изменить форму. Пользователи, не знающие пароля, смогут вводить данные в поля формы.
При заполнении защищенной формы переход между полями можно производить клавишами перемещения курсора. Клавиши со стрелками вниз и вправо, а также клавиша PageDown переводят курсор к следующему полю, а Клавиши со стрелками вверх и влево, а также клавиша PageUp - к предыдущему. Для последовательного перехода по полям можно пользоваться также клавишу Tab.
Курсор в поле можно зафиксировать также щелчком мыши.
Данные в текстовые поля защищенной формы можно вводить с клавиатуры или извлекать из буфера обмена. Следует обратить внимание, что при вводе данных в поле формы проверка правописания не производится. Автозамена работает, автотекст - нет.
При переходе к полю со списком в правой его части отображается значок раскрывающегося списка. Щелкните мышью по стрелке списка и выберите нужное значение (рис 1.86).
(рис 1.86) Выбор значения в поле со спискомФлажок можно установить (снять) щелчком мыши или клавишей Пробел.
При печати форм можно ограничиться печатью только данных из полей формы и не выводить на печать постоянную часть формы.
(рис 1.87) Настройка печати формыНапечатаны будут только данные, введенные в форму. Если электронная форма была разработана на основе готового бланка, и поля формы находятся в тех же местах, что и на бланке, можно вставить бланк в принтер и использовать описанную процедуру для заполнения бланка.
Новый пустой документ создается автоматически сразу после запуска Word.
Новый пустой документ или документ на основе шаблона можно создать в процессе работы.
(рис 1.41) Создание документа на основе установленного шаблона Word(рис 1.42) Создание документа на основе пользовательского шаблона(рис 1.43) Создание документа на основе шаблона с сайта Microsoft Office OnlineВ процессе загрузки шаблона будет произведена проверка подлинности установленной на компьютере версии Word, о чем появится соответствующее сообщение. Нажмите кнопку Продолжить. Для того чтобы такое сообщение более не появлялось, в окне сообщения установите соответствующий флажок.
Обычно шаблон создают на основе какого-либо уже существующего файла или документа. В документ вводят текст и другие элементы, оформляют, создают в нем необходимые для дальнейшей работы стили и т.д.
(рис 1.44) Сохранение файла как шаблонаПри желании для сохранения шаблона можно выбрать любую папку, но в окне ) он отображаться не будет.
При создании большого количества шаблонов в папке ) следует сначала открыть соответствующую папку и только затем сохранить шаблон. Папку можно создать и непосредственно в окне Сохранение документа. Для этого следует нажать кнопку Новая папка, ввести имя создаваемой папки и перейти в нее.
После создания новых папок в окне ). Для создания документа необходимо сначала перейти в соответствующую вкладку.
(рис 1.45) Окно Создать с новыми вкладками
Можно заменить шаблон, на основе которого был создан документ.
(рис 1.47) Выбор нового шаблона документаПрисоединение нового шаблона не удаляет существующие элементы документа (текст, рисунки, таблицы и т.п.) и не добавляет элементы, имеющиеся в шаблоне, не изменяет установленные параметры страницы. Не изменяется оформление, установленное без использования стилей. Если необходимо обновить параметры стилей документа в соответствии с новым шаблоном, в окне ), установите флажок Автоматически обновлять стили. При этом и в дальнейшем стили в документе будут автоматически обновляться в соответствии со стилями шаблона каждый раз при открытии документа.
Можно сделать так, чтобы при работе в Microsoft Word можно было использовать некоторые возможности (например, макросы) нескольких шаблонов одновременно.
Чтобы шаблон автоматически загружался при запуске Word, разместите файл шаблона в папке \Users\ Имя пользователя\ AppData\ Roaming\ Microsoft\ Word\ STARTUP.
Можно также загрузить (добавить) шаблон, расположенный в произвольной папке.
(рис 1.49) Выбор добавляемого шаблонаЧтобы выгрузить элемент из Word, но оставить его в списке (см. рис 1.48), снимите флажок рядом с элементом. Ошибочно добавленный или не нужный более шаблон можно исключить из загрузки. Для этого выделите шаблон в списке (см. рис 1.48) и нажмите кнопку Удалить. Кнопка Удалить недоступна для
Слияние применяется в тех случаях, когда необходимо создать набор однотипных документов, каждый из которых содержит уникальные элементы.
С помощью слияния можно создавать следующие документы.
Комплект конвертов. Обратные адреса на всех конвертах одинаковы, однако адрес получателя в каждом случае является уникальным.
Комплект наклеек с адресами. На каждой наклейке приводятся фамилия и адрес, которые являются уникальными.
Комплект документов на бланке или сообщений электронной почты. Основное содержимое всех писем или сообщений является одинаковым, но каждое из них содержит сведения, предназначенные для определенного получателя, например, фамилию, адрес или какую-либо другую информацию.
Каталог или папка. Для каждого элемента отображаются сведения одного и того же типа, например имя или описание, однако для каждого элемента они уникальны.
Чтобы вручную создать каждый документ, письмо, сообщение, факс, наклейку, конверт потребовалось бы много времени. Вместо этого можно воспользоваться слиянием. Нужно создать всего лишь один документ, содержащий стандартную информацию для всех экземпляров, и добавить несколько заполнителей для информации, которая уникальна для каждого экземпляра.
Для слияния используются элементы вкладки Рассылки.
При слиянии используется следующая терминология:
Основной документ - документ, содержащий данные, которые остаются при слиянии неизменными во всех производных документах, например обратный адрес или текст письма.
Источник данных - файл, содержащий сведения, предназначенные для объединения с документом. Например, список имен и адресов, которые требуется использовать при слиянии. Для использования сведений из источника данных необходимо сначала подключиться к этому источнику данных.
Поле слияния - поле, вставляемое в том месте основного документа, куда следует поместить фактические данные из источника данных. Например, вставка поля слияния Фамилия позволяет вставить в документ значение Иванов, которое хранится в поле данных Фамилия.
Составной документ - документ, полученный слиянием основного документа и данных из источника данных.
Создайте основной документ. Введите постоянный текст, добавьте необходимые элементы (таблицы, рисунки и др.), установите параметры страницы, оформите документ. Сохраните документ. Например, основным документом будет подарочный сертификат (рис 1.50).
(рис 1.50) Основной документСоздайте источник данных. Источником данных могут быть файлы Word и Excel, базы данных Access, списки адресов Microsoft Outlook и т.д., содержащие организованные данные. Например, это будет файл Excel со списками сотрудников фирм (рис 1.51).
(рис 1.51) Источник данныхПосле подготовки основного документа и источника данных следует вставить поля слияния в основной документ.
(рис 1.52) Подготовка к слиянию(рис 1.54) Добавление шаблона(рис 1.55) Элементы вкладки Рассылки(рис 1.56) Выбор поля слияния(рис 1.58) Документ перед слияниемСлияние можно выполнить в новый документ.
(рис 1.59) Начало слияния в новый документ(рис 1.60) Выбор записей для слияния(рис 1.61) Составной документ после слиянияПолученный документ можно напечатать и/или сохранить для дальнейшего использования.
При отсутствии необходимости сохранять составной документ, слияние произвести сразу при печати.
(рис 1.62) Выбор записей для слияния при печатиРезультатом слияния будет напечатанный документ, которые содержит текст основного документа со вставленными значениями источника данных. Текст основного документа повторяется столько раз, сколько записей было выбрано для слияния. Каждый фрагмент документа печатается на отдельной странице (страницах).
В качестве источника данных при слиянии можно использовать адресную книгу ( Контакты ) Microsoft Outlook.
(рис 1.63) Выбор адресной книги для слиянияПри открытии файла основного документа, для которого уже добавлены поля слияния, появляется запрос (рис 1.65). Обязательно следует нажать кнопку Да. В противном случае слияние будет произвести невозможно.
(рис 1.65) Запрос при открытии основного документаЕсли все же случайно была нажата кнопка ), надо закрыть документ без сохранения изменений и заново открыть его.
Главный документ - документ-контейнер, объединяющий в себе несколько отдельных файлов (так называемых вложенных документов).
С помощью главного документа можно создавать и обрабатывать сложные документы, состоящие из нескольких частей, например книги, разделенные на главы.
Главный документ содержит ссылки на набор связанных вложенных документов. Он используется для организации и работы с документами большого объема, позволяя разделить их на несколько документов для облегчения работы с ними.
Во избежание проблем главный и вложенные документы лучше сохранять в одной папке.
Создавать и работать с главным документом удобнее всего в режиме отображения документа Структура. Форматирование главного документа можно производить и в режиме Разметка страницы.
Существуют два способа создания главного документа. Обычно создают новый документ и затем добавляют в него вложенные документы. Можно обычный документ превратить в главный, а затем отдельные его части превратить во вложенные документы и/или добавить другие документы в виде вложенных документов.
Создание нового главного документа:
(рис 1.66) Создание нового главного документаГлавный документ можно создать преобразованием существующего документа
Вложенный документ может представлять собой отдельный файл, который вставляется в существующий главный документ. Во вложенный документ можно превратить часть существующего документа. При этом документ автоматически станет главным.
Вставка существующего документа в главный документ:
(рис 1.67) Элементы группы Главный документ вкладки Структура(рис 1.68) Добавление вложенного документа(рис 1.69) Вложенный документ в главном документе(рис 1.70) Запрос на переименовании стилейКаждый вложенный документ начинается с новой страницы. Это не всегда удобно. При необходимости можно изменить тип разрывов разделов во всем главном документе.
Вложенные документы можно создать из части текущего документа, который при этом автоматически станет главным. Для создания вложенного документа из части документа необходимо, чтобы у него была структура, созданная с использованием стилей типа Заголовок или другими способами.
(рис 1.71) Выделение фрагментов документа в режиме Структура(рис 1.72) Отображение вложенного документа в главном документеПри создании вложенных документов можно выделить фрагмент, содержащий несколько заголовков. Первому заголовку в выделенном тексте должен быть присвоен стиль заголовка или уровень структуры, который в дальнейшем будет обозначать начало каждого нового вложенного документа. Например, если выделенный текст начинается с заголовка, отформатированного стилем Заголовок 2, в выделенном тексте для каждого нового заголовка, отформатированного стилем Заголовок 2, будет создан отдельный вложенный документ.
Главный документ открывается как обычный файл Word.
Однако в открытом документе первоначально отображается только текст собственно главного документа, а вложенные документы представлены в виде гиперссылок (рис 1.73).
(рис 1.73) Отображение главного документа со свернутыми вложенными документамиЕсли главный документ открылся не в режиме отображения ) так, чтобы отобразились все элементы группы ). Вложенные документы будут обведены бледно-серой прерывистой рамкой. В левом верхнем углу каждой рамки появится значок вложенного файла (см. например, рис 1.69 или рис 1.72).
Для большего удобства можно перейти к режиму просмотра документа Разметка страницы. При этом скроется панель инструментов Структура, но при необходимости ее можно отобразить обычными средствами.
С главным документом можно выполнять все те же действия, как и с обычным документом.
Все результаты редактирования и оформления вложенных документов при сохранении файла главного документа автоматически сохраняются в файлах вложенных документов. Исключение составляют концевые сноски, которые автоматически сохраняются только в главном документе. Также в главном документе рекомендуется размещать оглавление всего документа, списки рисунков, таблиц и т.п.
С вложенным документом можно выполнять все те же действия, как и с обычным документом. Все изменения, внесенные во вложенный документ, будут отображены в главном документе.
При работе с главным документом во избежание случайного внесения ненужных изменений во вложенный документ его можно заблокировать.
Поставьте курсор в любое место блокируемого документа и нажмите кнопку Заблокировать документ вкладки Структура. Рядом со значком файла появится значок замка.
Заблокированный документ нельзя редактировать и оформлять. Номера сносок при этом будут автоматически обновляться, а нумерация названий и перекрестные ссылки - нет.
Для разблокирования документа нажмите эту же кнопку.
Файл вложенного документа нельзя переименовывать обычными средствами. Для переименования файл должен быть открыт обязательно из главного документа. Если вложенный документ заблокирован, предварительно разблокируйте его.
Предыдущая версия файла вложенного документа остается на прежнем месте. При необходимости ее можно удалить.
Вложенный документ можно сделать непосредственной частью главного документа.
Поставьте курсор в любое место документа и нажмите кнопку Удалить вложенный документ панели инструментов Структура. Если вложенный документ заблокирован, предварительно разблокируйте его.
Файл вложенного документа останется на прежнем месте. Его можно удалить.
Вложенный документ можно удалить из главного документа. Если вложенный документ заблокирован, предварительно разблокируйте его.
Файл вложенного документа остается на прежнем месте.
Форма - это структурированный документ с незаполненными областями (полями формы), в которые вводятся данные. Данные могут вводиться непосредственно с клавиатуры или выбираться в раскрывающихся списках. Пользователь может создать форму, а другие пользователи заполнят ее в Microsoft Word. Затем можно обработать собранные сведения.
Например, можно создать электронную форму заявки на участие в конференции (рис 1.74).
(рис 1.74) Заявка на участие в конференцииДля создания и настройки параметров форм удобно пользоваться панелью инструментов Формы. При создании и работе с формами, как правило, должна быть нажата кнопка Затенение полей формы. Затенение полей формы позволяет легко находить на экране поля, которые требуется заполнить, однако это затенение не выводится при печати.
Форма состоит из постоянной части и полей.
Постоянная часть может содержать текст, таблицы, рисунки и др. объекты. Постоянная часть при заполнении формы остается неизменной.
Поля предназначены для заполнения пользователем. В форме можно использовать текстовые поля, поля с раскрывающими списками и флажки.
Заполнение формы возможно только после установки соответствующей защиты документа.
Первым этапом создания формы является создание и оформление постоянной части. Для структурирования и организации данных на странице удобно пользоваться таблицами и рамками.
Документ создается и оформляется в обычном порядке. Например, для электронной формы, представленной на рис 1.74, можно создать таблицу, в ней соответствующим образом объединить и разбить ячейки, установить требуемую высоту строк, удалить обрамление границ. Установить параметры шрифта.
Образец документа приведен на рис 1.75.
(рис 1.75) Постоянная часть формы заявки на участие в конференции
Текстовые поля предназначены для ввода данных в форму с использованием клавиатуры или вставкой из буфера обмена.
(рис 1.76) Добавление поля(рис 1.77) Поле в документеДля настройки параметров поля нажмите кнопку ) или дважды щелкните по нему мышью. В окне ) установите требуемые параметры.
(рис 1.78) Настройка параметров текстового поляВ раскрывающемся списке Тип выберите тип данных, которые будут вводиться в поле. Текстовое поле может содержать разные типы данных. Выбор правильного типа данных, с одной стороны, облегчит последующее заполнение формы, а с другой стороны, воспрепятствует неправильному заполнению.
Тип Обычный текст предназначен для полей, в которые может вводиться различная информация: текст, числа, даты и т.д.
В поле Текст по умолчанию можно ввести текст, который первоначально будет отображен в поле формы. Например, если в поле надо указать название города и в большинстве случаев это будет Москва, то этот текст можно назначить используемым по умолчанию
В счетчике Максимальная длина можно установить ограничение на количество вводимых символов от 1 до без ограничений (фактически максимальное количество символов 32676).
В раскрывающемся списке Формат текста можно выбрать принудительную установку регистра вводимого текста ( Прописные буквы, Строчные буквы, Первая прописная, Первые прописные ).
Тип Число предназначен для полей, в которые допускается вводить только числовые данные. При заполнении формы в поле можно ввести и текст, но при переходе к следующему полю введенный текст автоматически уничтожается. Если в поле ввести число и текст, то останется только введенное число. Если ввести только текст, то вместо текста в поле будет отображен 0 (ноль) или число, установленное по умолчанию.
В поле Число по умолчанию можно ввести число, которое первоначально будет отображено в поле формы. Например, если в поле надо указать количество дней проживания и в большинстве случаев это будет 5, то это число можно назначить используемым по умолчанию
В счетчике Максимальная длина можно установить ограничение на количество вводимых цифр от 1 до без ограничений (фактически максимальное количество цифр 32676).
В раскрывающемся списке Формат числа можно выбрать числовой формат отображаемого числа. Например, при установке формата 0 число в поле будет отображена только целая часть числа, независимо от введенного количества знаков после запятой. При формате 0,00 в поле будет отображено число с двумя знаками после запятой, независимо от введенного количества цифр десятичных разрядов; при отсутствии дробной части будут отображены нули.
Тип Дата предназначен для полей, в которые допускается вводить только даты и/или время.
В поле Дата по умолчанию можно ввести дату, которая первоначально будет отображена в поле формы.
В счетчике Максимальная длина можно установить ограничение на количество вводимых знаков от 1 до без ограничений (фактически максимальное количество цифр 32676).
В раскрывающемся списке Формат даты можно выбрать числовой формат отображаемой даты/времени, который будет использован независимо от введенных значений (при условии правильности вводимой информации). Например, если для поля установить формат dddd, d MMMM yyyy 'г.', то при вводе даты в кратком формате 1.12.08 она будет отображена как суббота, 1 декабря 2008 г.
Тип Текущая дата предназначен для полей, в которых должна быть отображена текущая дата. Ввод данных в это поле невозможен, Но можно установить числовой формат отображаемой даты, в том числе с отображением текущего времени.
Тип Текущее время предназначен для полей, в которых должно быть отображено текущее время. Ввод данных в это поле невозможен, Но можно установить числовой формат отображаемой времени, в том числе с отображением текущей даты.
Тип Вычисление использует поле = (Формула) и предназначен для вычислений. Заполнение или изменение этого поля невозможно.
Поля со списками предназначены для выбора в них одного из заранее веденных значений. Значения могут быть любыми: текст, числа, даты и др.
Для настройки параметров поля со списком нажмите кнопку ) или дважды щелкните по нему мышью. В окне ) настройте параметры списка.
(рис 1.79) Настройка параметров поля со спискомДля добавления значения введите его в текстовое поле Элемент списка и нажмите кнопку Добавить. Можно добавить любое число элементов списка. Ошибочно добавленный элемент можно удалить: выделите его в поле Список и нажмите кнопку Удалить.
Пользуясь кнопками Порядок можно изменить порядок расположения элементов в списке. В поле по умолчанию отображается элемент, находящийся на первой позиции в поле Список.
Флажок используется для выбора пользователем формы одного из двух вариантов: флажок установлен или нет.
Для настройки параметров флажка нажмите кнопку ) или дважды щелкните по нему мышью.
В окне ) настройте параметры флажка.
(рис 1.80) Настройка параметров флажкаМожно настроить размер флажка. При установке переключателя Авто флажок имеет размер установленного при оформлении шрифта. Переключатель Точно позволяет установить размер флажка независимый от размера шрифта.
Можно настроить состояние по умолчанию: снят или установлен.
Для удобства пользователей формы к каждому полю можно добавить текст справки, который будет отображаться в строке состояния окна Word или выходить при нажатии клавиши F1.
Для любых полей справка создается одинаково.
(рис 1.81) Создание текста справки для поляВ качестве текста справки можно использовать также элементы автотекста.
При переходе к полю в защищенном документе, справка будет автоматически отображаться в строке состояния и при нажатии клавиши ).
(рис 1.82) Отображение справки для поля при заполнении формы
В созданной и защищенной форме изменить параметры оформления содержимого поля будет невозможно. Все оформление необходимо произвести при создании формы.
В форме можно использовать макросы. Например, после ввода данных в какое-нибудь поле можно автоматически заполнить еще несколько полей.
Макросы могут автоматически запускаться при входе в поле или выходе из поля.
Перед распространением формы, разработанной для просмотра и заполнения, ее следует защитить таким образом, чтобы пользователи могли вводить данные только в предназначенные для этого поля.
(рис 1.83) Защита формы(рис 1.84) Установка защиты формы(рис 1.85) Ввод пароля при защите формыТолько пользователи, знающие пароль, смогут снять защиту и изменить форму. Пользователи, не знающие пароля, смогут вводить данные в поля формы.
При заполнении защищенной формы переход между полями можно производить клавишами перемещения курсора. Клавиши со стрелками вниз и вправо, а также клавиша PageDown переводят курсор к следующему полю, а Клавиши со стрелками вверх и влево, а также клавиша PageUp - к предыдущему. Для последовательного перехода по полям можно пользоваться также клавишу Tab.
Курсор в поле можно зафиксировать также щелчком мыши.
Данные в текстовые поля защищенной формы можно вводить с клавиатуры или извлекать из буфера обмена. Следует обратить внимание, что при вводе данных в поле формы проверка правописания не производится. Автозамена работает, автотекст - нет.
При переходе к полю со списком в правой его части отображается значок раскрывающегося списка. Щелкните мышью по стрелке списка и выберите нужное значение (рис 1.86).
(рис 1.86) Выбор значения в поле со спискомФлажок можно установить (снять) щелчком мыши или клавишей Пробел.
При печати форм можно ограничиться печатью только данных из полей формы и не выводить на печать постоянную часть формы.
(рис 1.87) Настройка печати формыНапечатаны будут только данные, введенные в форму. Если электронная форма была разработана на основе готового бланка, и поля формы находятся в тех же местах, что и на бланке, можно вставить бланк в принтер и использовать описанную процедуру для заполнения бланка.
Для получения официальных документов о завершении программы дополнительного профессионального образования (удостоверения о повышении квалификации, дипломов о профессиональной переподготовке и MBA) необходимо предоставить:
Внимание! Вы можете не заказывать доставку бумажной версии официального документы, а скачать его в электронном виде и распечатать самостоятельно. Информация о выданном документе в течение 1 месяца загружается в Федеральную информационную систему «Федеральный реестр сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении» - ФИС ФРДО.
Доступ на новый сайт осуществляется с использованием адреса электронной почты, который был указан вами при регистрации на "старом". Мы постарались перенести все ваши данные с прежнего ресурса, однако не исключена вероятность потери части информации.
При возникновении проблемы со входом, воспользуйтесь функцией сброса пароля
Если вы обнаружите несоответствия, пожалуйста, сообщите нам.