Многочисленные окна для работы с файловой системой в Word 2007, выглядят примерно одинаково. Внешний вид этих окон зависит от операционной системы. Некоторые из окон при работе в операционной системе Windows Vista показаны на рис 1.1.
(рис 1.1) Окна для работы с файловой системой в операционной системе Windows VistaДля удобства работы размер окна можно изменить перетаскиванием его границ. При уменьшении размера окна могут скрываться некоторые его элементы.
В верхней части окна в поле с раскрывающимся списком (1 на рис 1.2) отображается имя текущей папки и имя (имена) вышерасположенных папок. Например, на рис 1.2 текущей папкой является папка Клиенты, которая расположена в папке Информация, расположенной в папке Выставка.
(рис 1.2) Элементы окна для работы с файловой системой в операционной системе Windows VistaДля перехода в вышерасположенную папку достаточно щелкнуть по ее имени. Если щелкнуть по стрелке справа от имени папки, будет отображен список всех содержащихся в ней папок (рис 1.3). Для перехода в нужную папку достаточно щелкнуть по ее имени.
(рис 1.3) Просмотр списка и переход в рядом расположенные папкиЕсли щелкнуть по двойной стрелке в левой части поля, будет отображен список вышерасположенных папок и специальных папок Windows (рис 1.4). Для перехода в нужную папку достаточно щелкнуть по ее имени.
(рис 1.4) Просмотр списка и переход в вышерасположенные и системные папкиКнопки ) позволяют перейти к предыдущей папке или вернуться в только что покинутую. Если щелкнуть по стрелке, расположенной справа от этих кнопок, отобразится список всех папок, которые были отображены в текущем окне.
Поле ) предназначено для поиска файлов в текущей папке и во всех вложенных папках.
Кнопка ) предназначена для выбора режима отображения значков папок и файлов в окне. Как и в Проводнике Windows может быть выбран один из семи режимов: Огромные значки, Крупные значки, Обычные значки, Мелкие значки, Список, Таблица, Плитка. Для практической работы чаще всего используют режимы Мелкие значки и Список, при которых в окне отображается максимальное количество значков. В режиме Таблица можно просмотреть некоторые свойства файлов.
), содержит ссылки на некоторые папки пользователя ( C:\Users\Имя_пользователя ), специальные папки Windows, а также папки поиска. Для перехода к нужной папке щелкните по ее ярлыку. Щелчок по ссылке Недавно измененные открывает в окне виртуальную папку с файлами, недавно открывавшихся пользователем.
Поле ) предназначено для указания имени файла при открытии или сохранении.
Кнопка с указанием типа файла (10 на рис 1.2) открывает меню, в котором можно выбрать тип файла.
При работе в предыдущих версиях операционной системы Windows внешний вид окон несколько иной (рис 1.5).
(рис 1.5) Окна для работы с файловой системой в операционной системе Windows XPНесколько отличаются и методы работы с этими окнами.
(рис 1.6) Элементы окна для работы с файловой системой в операционной системе Windows XPВ верхней части окна в поле с раскрывающимся списком ) отображается имя текущей папки. Щелкнув по кнопке раскрывающегося списка, можно перейти к вышерасположенным папкам или к другим логическим дискам (рис 1.7).
(рис 1.7) Раскрывающийся список ПапкаДля перехода из открытой папки на один уровень вверх можно воспользоваться кнопкой ). Например, если открыта папка D:\Фирма\Реклама, то один щелчок по кнопке Вверх переведет в папку D:\Фирма.
Вернуться в папку, из которой только что вышли, можно с помощью кнопки ). Если щелкнуть по стрелке кнопки в правой части кнопки ). Можно выбрать любую необходимую.
(рис 1.8) Просмотр списка открывавшихся папокДля изменения представления значков папок и файлов открытой папки используют раскрывающуюся кнопку ). Каждое из представлений имеет свои достоинства, но чаще всего устанавливают Список.
В раскрывающемся списке ) можно выбрать тип файлов, которые отображаются в окне.
Для перехода к некоторым наиболее часто используемым папкам ( ).
Кнопка ) отправляет в Корзину папку или файл, выделенные в данный момент в открытой папке.
Кнопка ) позволяет создать новую папку в текущей папке.
Независимо от выбранного режима отображения значков папок и файлов, их можно сортировать, используя кнопки ). При щелчке правой кнопкой мыши по любой из этих кнопок, отображается контекстное меню, в котором можно выбрать и другие поля сортировки, например, ).
(рис 1.9) Фильтрация файлов по дате измененияВ нижней части ). Для удобства работы с деревом папок можно перетащить границу этой области вверх, при этом уменьшится число отображаемых избранных ссылок. Для закрытия области щелкните по ссылке Папки.
(рис 1.10) Дерево папок в Панели навигацииВ окне Открытия документа можно производить поиск нужного файла.
(рис 1.11) Поиск файлов в окне Открытие документаВ индексированных папках поиск производится по имени файла и содержащемуся тексту. В неиндексированных папках - только по имени файла (рис 1.12).
(рис 1.12) Поиск файлов в неиндексированной папкеЩелкните по ссылке ), после чего автоматически будет произведен соответствующий поиск.
Используя меню раскрывающейся кнопки ) можно получить дополнительную информацию о файлах текущей папки.
(рис 1.13) Выбор представления файлов и папокПредставление ) позволяет отобразить основные свойства файлов. Кроме того, папки и файлы можно сортировать, используя кнопки Name (Имя), Size (Размер), Type (Тип), Date Modified (Дата изменения) и другие.
(рис 1.14) Представления файлов и папок в виде таблицыПредставление ).
(рис 1.15) Просмотр подробных сведений о файлеПредставление ).
(рис 1.16) Предварительный просмотр файла
Щелчок по кнопке ) отображает меню (рис 1.17). Меню содержит команды для работы с файлами ( ), отсутствует), отсутствует).
(рис 1.17) Меню УпорядочитьВ ), отпустите кнопку мыши.
(рис 1.18) Создание ярлыка папки в Панели навигацииДля удаления ненужной ссылки из Панели навигации щелкните по ней правой кнопкой мыши и выберите команду Удалить ссылку. Подтвердите удаление ссылки.
Для удобства работы границу между Панелью навигации и остальной частью окна можно перетащить вправо или влево.
Окно сохранения документа, в отличие от других окон, имеет область свойств документа (рис 1.19). В ней можно указать автора документа и ключевые слова.
(рис 1.19) Окно Сохранение документаВ этой же области имеется ссылка ). Для заполнения свойств документа щелкните мышью в соответствующем поле и введите информацию с клавиатуры или извлеките из буфера обмена. Для отображения Панели навигации щелкните по ссылке Обзор папок.
(рис 1.20) Окно Сохранение документа со свернутой Панелью навигации
Для удобства работы можно уменьшить размер значков в ) и добавить туда ярлыки обычных папок.
Для уменьшения размера значков щелкните правой кнопкой мыши в ).
(рис 1.21) Уменьшение размера значков в Панели адресов.Для добавления в ).
(рис 1.22) Добавление ярлыка текущей папки в Панель адресов.Ярлыки в ).
(рис 1.23) Перемещение ярлыков в Панель адресов.Ненужный ярлык можно удалить из ). Невозможно удалить ярлыки системных папок ( Мой компьютер и т.п.).
Ярлык в ). В появившемся диалоговом окне введите новое имя ярлыка. Изменение имени ярлыка никак не влияет на папку, для которой он создан.
Для открытия файла выполните следующие действия.
(рис 1.24) Открытие файлаДля открытия недавно открывавшегося файла можно выбрать его в списке ). Кроме того, можно воспользоваться списком Недавние документы Главного меню Windows.
Для открытия файла можно также щелкнуть по его значку в окне Проводника Windows.
Список ) формируется автоматически.
Можно настроить количество файлов, которое в нем отображается.
(рис 1.26) Настройка количества документов в списке Последние документы меню OfficeЕсли какие-то файлы приходится открывать очень часто, можно поместить их в постоянную часть списка, чтобы они всегда отображались в списке Последние документы.
(рис 1.27) Добавление файла в постоянную часть списка Последние документыВыбранный файл будет отмечен кнопкой зеленого цвета (рис 1.28).
(рис 1.28) Файл, добавленный в постоянную часть списка Последние документыПо мере открытия других файлов этот файл будет опускаться в нижнюю часть списка, но не покинет его.
Для удаления файла из постоянной части списка щелкните по рисунку зеленой кнопки напротив имени файла.
Для быстрого открытия первых девяти файлов из списка ) достаточно нажать цифру 4.
Для сохранения изменений в существующем файле достаточно нажать кнопку Сохранить панели быстрого доступа.
Для сохранения нового документа в виде файла или существующего документа в виде нового файла (с другим именем и/или в другой папке) выполните следующие действия.
Для закрытия файла нажмите кнопку Закрыть в строке названия окна Word 2007.
Для закрытия единственного открытого файла без завершения работы с Word 2007 нажмите кнопку Office и выберите команду Закрыть.
Для закрытия всех открытых фалов и завершения работы с Word нажмите кнопку ).
В Microsoft Office 2007 введен новый формат файлов, основанный на языке XML. По умолчанию документы, создаваемые в Word 2007, сохраняются с новым расширением имени файла, которое получается путем добавления суффикса " x " или " m " к привычному расширению. Суффикс " x " указывает на то, что XML-файл не содержит макросов, а суффикс " m " - что XML-файл макросы содержит. Таким образом, имена обычных файлов Word 2007 имеют расширение docx, а не doc.
XML-форматы предоставляют целый ряд преимуществ - не только для разработчиков и создаваемых ими продуктов, но также для отдельных пользователей и организаций.
Файлы автоматически сжимаются, и в некоторых случаях их размер может сокращаться на 75 процентов по сравнению с предыдущими версиями Word.
Формат обеспечивает улучшенное восстановление поврежденных файлов. Файлы построены по модульному принципу, при котором разные компоненты данных хранятся в файле отдельно друг от друга. Это позволяет открывать файлы даже при разрушении или повреждении какого-либо компонента файла (например, диаграммы или таблицы).
Обеспечивается более легкое обнаружение документов, содержащих макросы. Файлы, которые сохраняются с расширением docx, не могут содержать макросы, написанные на языке VBA (Visual Basic для приложений) или элементы управления ActiveX, следовательно, в них отсутствует угроза безопасности, связанная с такого рода внедренными кодами. Только файлы, с расширением docm могут содержать макросы на языке VBA и элементы управления ActiveX, хранящиеся в обособленных частях файла. Различные расширения имен файлов позволяют легко отличать файлы, содержащие макрос, от файлов, которые его не содержат, и облегчают обнаружение антивирусными программами файлов, содержащих потенциально опасный код. Кроме того, системные администраторы могут заблокировать документы, содержащие нежелательные макросы или элементы управления, что повышает безопасность открытия документов.
Следует отметить, что файлы новых форматов недоступны для работы в предыдущих версиях Word. Для того чтобы можно было открывать и изменять файлы Word 2007 в более ранних версиях, в них следует загрузить необходимые конвертеры файлов.
Word позволяет открывать файлы разных форматов. По умолчанию в окне ) отображаются только файлы Word. Для открытия файла другого формата щелкните по кнопке, на которой указан тип открываемых файлов (рис 1.29) и выберите необходимый формат или режим Все файлы.
(рис 1.29) Выбор типа открываемого файлаТаким образом, например, можно открывать файлы формата txt или rtf. При открытии текстовых файлов формата txt может появиться запрос на выбор кодировки при преобразовании файла.
При открытии в Word 2007 документа, созданного в Word 2003, Word 2002 или Word 2000, автоматически включается режим совместимости, а в строке заголовка окна документа отображается надпись Режим ограниченной функциональности. Включение режима совместимости гарантирует, что при работе с документом не будут использоваться новые и расширенные возможности Word 2007 и пользователи более ранних версий Microsoft Word смогут редактировать любую часть этого документа.
Следует отметить, что в режиме совместимости можно открывать, редактировать и сохранять документы Word 97-2003, но использование новых возможностей Word 2007 будет невозможно.
По умолчанию все файлы сохраняются в том же формате, в котором были открыты. Новые документы и файлы Word 2007 сохраняются в формате Документ Word, файлы предыдущих версий сохраняются в формате Документ Word 97 2003, файлы RTF сохраняются как Текст в формате RTF и т.д.
При сохранении можно изменить формат файла. Для этого в окне ).
(рис 1.30) Сохранение файла в другом форматеВыбранный формат может не поддерживать какие-то элементы оформления документа, о чем появится соответствующее предупреждение. При сохранении документа в формате Обычный текст необходимо будет выбрать кодировку для преобразования файла.
При сохранении файлов Word 97, Word 2000, Word 2002, Word 2003 в формате ) установите флажок Поддерживать совместимость с Word 97-2003.
(рис 1.31) Отключение новых возможностей Word 2007 при сохранении документаПри сохранении файлов предыдущих версий Word, в формате ). Нажмите кнопку ОК. Для удобства дальнейшей работы можно установить флажок Больше не задавать этот вопрос.
(рис 1.32) Предупреждение о возможных изменениях в документе
При сохранении документа, созданного в Word 2007, в формате Документ Word 97-2003 в нем автоматически будут произведены некоторые изменения.
Некоторые данные в стандартных блоках документа, а также элементах автотекста могут быть утеряны.
Ссылки и списки литературы будут преобразованы в статический текст и перестанут автоматически обновляться.
Внедренные объекты, созданные в приложениях Microsoft Office 2007, невозможно будет редактировать.
Формулы будут преобразованы в изображения. Их редактирование будет невозможным, пока документ не будет преобразован в новый формат файла.
Рисунки SmartArt будут преобразованы в один объект, который нельзя редактировать.
Положение некоторых надписей изменится.
Для проверки совместимости текущего документа с предыдущими версиями Word нажмите кнопку Office, выберите команду Подготовить и в появившемся подчиненном меню - команду Проверка совместимости.
В окне результатов проверки совместимости (рис 1.33) будет отображен список несовместимых элементов. Для продолжения работы нажмите кнопку Продолжить.
(рис 1.33) Сводка проверки совместимости документа с предыдущими версиями Word
При сохранении файла, созданного в одной из предыдущих версий Word, в файл Word 2007, появляется новый файл, а исходный файл остается в той же папке. Вместо этого можно преобразовать файл таким образом, чтобы файл формата Word 2007 заменил старый файл.
(рис 1.34) Преобразование файлов предыдущих версий Word в формат Word 2007По умолчанию вновь созданные документы Word сохраняются в личную папку Документы.
Для удобства работы можно выбрать другую папку.
(рис 1.36) Выбор папки, используемой по умолчанию для сохранения файлов
По умолчанию вновь созданные документы Word сохраняются в формате Word 2007 ( *.docx ).
Если, например, требуется создаваемые документы пересылать пользователям, у которых не установлен Office 2007, можно изменить этот формат.
(рис 1.37) Изменение формата файла, используемого по умолчанию при сохранении
Свойства документа (метаданные) - это подробные сведения о файле, которые его описывают или определяют. К свойствам документа относятся заголовок, имя автора, тема и ключевые слова, определяющие раздел или содержимое документа. Указав соответствующие значения для полей свойств документа, эти документы можно будет упорядочить и легко находить в дальнейшем. Можно также выполнять поиск документов по их свойствам.
Свойства документа делятся на следующие пять типов.
Стандартные свойства. По умолчанию документы Microsoft Word имеют набор стандартных свойств, таких как автор, название и тема. Для более простой организации и определения документов этим свойствам можно задать пользовательские текстовые значения. Например, в Microsoft Word с помощью свойства "Ключевые слова" можно присвоить всем файлам со сведениями о продажах ключевое слово клиенты. По этому ключевому слову можно найти все такие файлы.
Автоматически обновляемые свойства. К этим свойствам относятся системные свойства файлов (например, размер файла, дата создания или последнего изменения файла) и статистические сведения, предоставляемые приложениями Microsoft Office (например, количество слов или знаков в документе). Задавать или изменять автоматически обновляемые свойства нельзя. Автоматически обновляемые свойства можно использовать для определения или поиска документов. По этим свойствам можно, например, найти все файлы, созданные после 3 августа 2005 года или измененные последний раз вчера.
Пользовательские свойства. Для документов Microsoft Word можно определить дополнительные пользовательские свойства. Пользовательским свойствам можно назначать текстовые, числовые значения или значения даты/времени, а также значения да или нет. Имя пользовательского свойства можно выбрать из предлагаемого списка или определить самостоятельно.
Свойства для организации. Если в организации настроена область сведений о документе, то документы пользователя могут иметь определенные для его организации свойства.
Свойства библиотеки документов. Это свойства, связанные с документами, хранящимися в библиотеке документов на веб-узле или в общей папке. При создании новой библиотеки документов можно определить одно или несколько ее свойств и задать правила для их значений. При добавлении документа в библиотеку пользователь должен будет указать значения для каждого из этих свойств. Например, при добавлении документа в библиотеку рационализаторских предложений может потребоваться задание таких его свойств как "От", "Дата", "Категория" и "Описание". При открытии документа из библиотеки в Office Word 2007, можно изменять и обновлять эти свойства, воспользовавшись областью сведений о документе.
При работе с документом его свойства можно просматривать или изменять, используя область сведений о документе, которая отображается над документом.
(рис 1.38) Заполнение стандартных свойств документа
(рис 1.39) Заполнение пользовательских свойств документаМногочисленные окна для работы с файловой системой в Word 2007, выглядят примерно одинаково. Внешний вид этих окон зависит от операционной системы. Некоторые из окон при работе в операционной системе Windows Vista показаны на рис 1.1.
(рис 1.1) Окна для работы с файловой системой в операционной системе Windows VistaДля удобства работы размер окна можно изменить перетаскиванием его границ. При уменьшении размера окна могут скрываться некоторые его элементы.
В верхней части окна в поле с раскрывающимся списком (1 на рис 1.2) отображается имя текущей папки и имя (имена) вышерасположенных папок. Например, на рис 1.2 текущей папкой является папка Клиенты, которая расположена в папке Информация, расположенной в папке Выставка.
(рис 1.2) Элементы окна для работы с файловой системой в операционной системе Windows VistaДля перехода в вышерасположенную папку достаточно щелкнуть по ее имени. Если щелкнуть по стрелке справа от имени папки, будет отображен список всех содержащихся в ней папок (рис 1.3). Для перехода в нужную папку достаточно щелкнуть по ее имени.
(рис 1.3) Просмотр списка и переход в рядом расположенные папкиЕсли щелкнуть по двойной стрелке в левой части поля, будет отображен список вышерасположенных папок и специальных папок Windows (рис 1.4). Для перехода в нужную папку достаточно щелкнуть по ее имени.
(рис 1.4) Просмотр списка и переход в вышерасположенные и системные папкиКнопки ) позволяют перейти к предыдущей папке или вернуться в только что покинутую. Если щелкнуть по стрелке, расположенной справа от этих кнопок, отобразится список всех папок, которые были отображены в текущем окне.
Поле ) предназначено для поиска файлов в текущей папке и во всех вложенных папках.
Кнопка ) предназначена для выбора режима отображения значков папок и файлов в окне. Как и в Проводнике Windows может быть выбран один из семи режимов: Огромные значки, Крупные значки, Обычные значки, Мелкие значки, Список, Таблица, Плитка. Для практической работы чаще всего используют режимы Мелкие значки и Список, при которых в окне отображается максимальное количество значков. В режиме Таблица можно просмотреть некоторые свойства файлов.
), содержит ссылки на некоторые папки пользователя ( C:\Users\Имя_пользователя ), специальные папки Windows, а также папки поиска. Для перехода к нужной папке щелкните по ее ярлыку. Щелчок по ссылке Недавно измененные открывает в окне виртуальную папку с файлами, недавно открывавшихся пользователем.
Поле ) предназначено для указания имени файла при открытии или сохранении.
Кнопка с указанием типа файла (10 на рис 1.2) открывает меню, в котором можно выбрать тип файла.
При работе в предыдущих версиях операционной системы Windows внешний вид окон несколько иной (рис 1.5).
(рис 1.5) Окна для работы с файловой системой в операционной системе Windows XPНесколько отличаются и методы работы с этими окнами.
(рис 1.6) Элементы окна для работы с файловой системой в операционной системе Windows XPВ верхней части окна в поле с раскрывающимся списком ) отображается имя текущей папки. Щелкнув по кнопке раскрывающегося списка, можно перейти к вышерасположенным папкам или к другим логическим дискам (рис 1.7).
(рис 1.7) Раскрывающийся список ПапкаДля перехода из открытой папки на один уровень вверх можно воспользоваться кнопкой ). Например, если открыта папка D:\Фирма\Реклама, то один щелчок по кнопке Вверх переведет в папку D:\Фирма.
Вернуться в папку, из которой только что вышли, можно с помощью кнопки ). Если щелкнуть по стрелке кнопки в правой части кнопки ). Можно выбрать любую необходимую.
(рис 1.8) Просмотр списка открывавшихся папокДля изменения представления значков папок и файлов открытой папки используют раскрывающуюся кнопку ). Каждое из представлений имеет свои достоинства, но чаще всего устанавливают Список.
В раскрывающемся списке ) можно выбрать тип файлов, которые отображаются в окне.
Для перехода к некоторым наиболее часто используемым папкам ( ).
Кнопка ) отправляет в Корзину папку или файл, выделенные в данный момент в открытой папке.
Кнопка ) позволяет создать новую папку в текущей папке.
Независимо от выбранного режима отображения значков папок и файлов, их можно сортировать, используя кнопки ). При щелчке правой кнопкой мыши по любой из этих кнопок, отображается контекстное меню, в котором можно выбрать и другие поля сортировки, например, ).
(рис 1.9) Фильтрация файлов по дате измененияВ нижней части ). Для удобства работы с деревом папок можно перетащить границу этой области вверх, при этом уменьшится число отображаемых избранных ссылок. Для закрытия области щелкните по ссылке Папки.
(рис 1.10) Дерево папок в Панели навигацииВ окне Открытия документа можно производить поиск нужного файла.
(рис 1.11) Поиск файлов в окне Открытие документаВ индексированных папках поиск производится по имени файла и содержащемуся тексту. В неиндексированных папках - только по имени файла (рис 1.12).
(рис 1.12) Поиск файлов в неиндексированной папкеЩелкните по ссылке ), после чего автоматически будет произведен соответствующий поиск.
Используя меню раскрывающейся кнопки ) можно получить дополнительную информацию о файлах текущей папки.
(рис 1.13) Выбор представления файлов и папокПредставление ) позволяет отобразить основные свойства файлов. Кроме того, папки и файлы можно сортировать, используя кнопки Name (Имя), Size (Размер), Type (Тип), Date Modified (Дата изменения) и другие.
(рис 1.14) Представления файлов и папок в виде таблицыПредставление ).
(рис 1.15) Просмотр подробных сведений о файлеПредставление ).
(рис 1.16) Предварительный просмотр файла
Щелчок по кнопке ) отображает меню (рис 1.17). Меню содержит команды для работы с файлами ( ), отсутствует), отсутствует).
(рис 1.17) Меню УпорядочитьВ ), отпустите кнопку мыши.
(рис 1.18) Создание ярлыка папки в Панели навигацииДля удаления ненужной ссылки из Панели навигации щелкните по ней правой кнопкой мыши и выберите команду Удалить ссылку. Подтвердите удаление ссылки.
Для удобства работы границу между Панелью навигации и остальной частью окна можно перетащить вправо или влево.
Окно сохранения документа, в отличие от других окон, имеет область свойств документа (рис 1.19). В ней можно указать автора документа и ключевые слова.
(рис 1.19) Окно Сохранение документаВ этой же области имеется ссылка ). Для заполнения свойств документа щелкните мышью в соответствующем поле и введите информацию с клавиатуры или извлеките из буфера обмена. Для отображения Панели навигации щелкните по ссылке Обзор папок.
(рис 1.20) Окно Сохранение документа со свернутой Панелью навигации
Для удобства работы можно уменьшить размер значков в ) и добавить туда ярлыки обычных папок.
Для уменьшения размера значков щелкните правой кнопкой мыши в ).
(рис 1.21) Уменьшение размера значков в Панели адресов.Для добавления в ).
(рис 1.22) Добавление ярлыка текущей папки в Панель адресов.Ярлыки в ).
(рис 1.23) Перемещение ярлыков в Панель адресов.Ненужный ярлык можно удалить из ). Невозможно удалить ярлыки системных папок ( Мой компьютер и т.п.).
Ярлык в ). В появившемся диалоговом окне введите новое имя ярлыка. Изменение имени ярлыка никак не влияет на папку, для которой он создан.
Для открытия файла выполните следующие действия.
(рис 1.24) Открытие файлаДля открытия недавно открывавшегося файла можно выбрать его в списке ). Кроме того, можно воспользоваться списком Недавние документы Главного меню Windows.
Для открытия файла можно также щелкнуть по его значку в окне Проводника Windows.
Список ) формируется автоматически.
Можно настроить количество файлов, которое в нем отображается.
(рис 1.26) Настройка количества документов в списке Последние документы меню OfficeЕсли какие-то файлы приходится открывать очень часто, можно поместить их в постоянную часть списка, чтобы они всегда отображались в списке Последние документы.
(рис 1.27) Добавление файла в постоянную часть списка Последние документыВыбранный файл будет отмечен кнопкой зеленого цвета (рис 1.28).
(рис 1.28) Файл, добавленный в постоянную часть списка Последние документыПо мере открытия других файлов этот файл будет опускаться в нижнюю часть списка, но не покинет его.
Для удаления файла из постоянной части списка щелкните по рисунку зеленой кнопки напротив имени файла.
Для быстрого открытия первых девяти файлов из списка ) достаточно нажать цифру 4.
Для сохранения изменений в существующем файле достаточно нажать кнопку Сохранить панели быстрого доступа.
Для сохранения нового документа в виде файла или существующего документа в виде нового файла (с другим именем и/или в другой папке) выполните следующие действия.
Для закрытия файла нажмите кнопку Закрыть в строке названия окна Word 2007.
Для закрытия единственного открытого файла без завершения работы с Word 2007 нажмите кнопку Office и выберите команду Закрыть.
Для закрытия всех открытых фалов и завершения работы с Word нажмите кнопку ).
В Microsoft Office 2007 введен новый формат файлов, основанный на языке XML. По умолчанию документы, создаваемые в Word 2007, сохраняются с новым расширением имени файла, которое получается путем добавления суффикса " x " или " m " к привычному расширению. Суффикс " x " указывает на то, что XML-файл не содержит макросов, а суффикс " m " - что XML-файл макросы содержит. Таким образом, имена обычных файлов Word 2007 имеют расширение docx, а не doc.
XML-форматы предоставляют целый ряд преимуществ - не только для разработчиков и создаваемых ими продуктов, но также для отдельных пользователей и организаций.
Файлы автоматически сжимаются, и в некоторых случаях их размер может сокращаться на 75 процентов по сравнению с предыдущими версиями Word.
Формат обеспечивает улучшенное восстановление поврежденных файлов. Файлы построены по модульному принципу, при котором разные компоненты данных хранятся в файле отдельно друг от друга. Это позволяет открывать файлы даже при разрушении или повреждении какого-либо компонента файла (например, диаграммы или таблицы).
Обеспечивается более легкое обнаружение документов, содержащих макросы. Файлы, которые сохраняются с расширением docx, не могут содержать макросы, написанные на языке VBA (Visual Basic для приложений) или элементы управления ActiveX, следовательно, в них отсутствует угроза безопасности, связанная с такого рода внедренными кодами. Только файлы, с расширением docm могут содержать макросы на языке VBA и элементы управления ActiveX, хранящиеся в обособленных частях файла. Различные расширения имен файлов позволяют легко отличать файлы, содержащие макрос, от файлов, которые его не содержат, и облегчают обнаружение антивирусными программами файлов, содержащих потенциально опасный код. Кроме того, системные администраторы могут заблокировать документы, содержащие нежелательные макросы или элементы управления, что повышает безопасность открытия документов.
Следует отметить, что файлы новых форматов недоступны для работы в предыдущих версиях Word. Для того чтобы можно было открывать и изменять файлы Word 2007 в более ранних версиях, в них следует загрузить необходимые конвертеры файлов.
Word позволяет открывать файлы разных форматов. По умолчанию в окне ) отображаются только файлы Word. Для открытия файла другого формата щелкните по кнопке, на которой указан тип открываемых файлов (рис 1.29) и выберите необходимый формат или режим Все файлы.
(рис 1.29) Выбор типа открываемого файлаТаким образом, например, можно открывать файлы формата txt или rtf. При открытии текстовых файлов формата txt может появиться запрос на выбор кодировки при преобразовании файла.
При открытии в Word 2007 документа, созданного в Word 2003, Word 2002 или Word 2000, автоматически включается режим совместимости, а в строке заголовка окна документа отображается надпись Режим ограниченной функциональности. Включение режима совместимости гарантирует, что при работе с документом не будут использоваться новые и расширенные возможности Word 2007 и пользователи более ранних версий Microsoft Word смогут редактировать любую часть этого документа.
Следует отметить, что в режиме совместимости можно открывать, редактировать и сохранять документы Word 97-2003, но использование новых возможностей Word 2007 будет невозможно.
По умолчанию все файлы сохраняются в том же формате, в котором были открыты. Новые документы и файлы Word 2007 сохраняются в формате Документ Word, файлы предыдущих версий сохраняются в формате Документ Word 97 2003, файлы RTF сохраняются как Текст в формате RTF и т.д.
При сохранении можно изменить формат файла. Для этого в окне ).
(рис 1.30) Сохранение файла в другом форматеВыбранный формат может не поддерживать какие-то элементы оформления документа, о чем появится соответствующее предупреждение. При сохранении документа в формате Обычный текст необходимо будет выбрать кодировку для преобразования файла.
При сохранении файлов Word 97, Word 2000, Word 2002, Word 2003 в формате ) установите флажок Поддерживать совместимость с Word 97-2003.
(рис 1.31) Отключение новых возможностей Word 2007 при сохранении документаПри сохранении файлов предыдущих версий Word, в формате ). Нажмите кнопку ОК. Для удобства дальнейшей работы можно установить флажок Больше не задавать этот вопрос.
(рис 1.32) Предупреждение о возможных изменениях в документе
При сохранении документа, созданного в Word 2007, в формате Документ Word 97-2003 в нем автоматически будут произведены некоторые изменения.
Некоторые данные в стандартных блоках документа, а также элементах автотекста могут быть утеряны.
Ссылки и списки литературы будут преобразованы в статический текст и перестанут автоматически обновляться.
Внедренные объекты, созданные в приложениях Microsoft Office 2007, невозможно будет редактировать.
Формулы будут преобразованы в изображения. Их редактирование будет невозможным, пока документ не будет преобразован в новый формат файла.
Рисунки SmartArt будут преобразованы в один объект, который нельзя редактировать.
Положение некоторых надписей изменится.
Для проверки совместимости текущего документа с предыдущими версиями Word нажмите кнопку Office, выберите команду Подготовить и в появившемся подчиненном меню - команду Проверка совместимости.
В окне результатов проверки совместимости (рис 1.33) будет отображен список несовместимых элементов. Для продолжения работы нажмите кнопку Продолжить.
(рис 1.33) Сводка проверки совместимости документа с предыдущими версиями Word
При сохранении файла, созданного в одной из предыдущих версий Word, в файл Word 2007, появляется новый файл, а исходный файл остается в той же папке. Вместо этого можно преобразовать файл таким образом, чтобы файл формата Word 2007 заменил старый файл.
(рис 1.34) Преобразование файлов предыдущих версий Word в формат Word 2007По умолчанию вновь созданные документы Word сохраняются в личную папку Документы.
Для удобства работы можно выбрать другую папку.
(рис 1.36) Выбор папки, используемой по умолчанию для сохранения файлов
По умолчанию вновь созданные документы Word сохраняются в формате Word 2007 ( *.docx ).
Если, например, требуется создаваемые документы пересылать пользователям, у которых не установлен Office 2007, можно изменить этот формат.
(рис 1.37) Изменение формата файла, используемого по умолчанию при сохранении
Свойства документа (метаданные) - это подробные сведения о файле, которые его описывают или определяют. К свойствам документа относятся заголовок, имя автора, тема и ключевые слова, определяющие раздел или содержимое документа. Указав соответствующие значения для полей свойств документа, эти документы можно будет упорядочить и легко находить в дальнейшем. Можно также выполнять поиск документов по их свойствам.
Свойства документа делятся на следующие пять типов.
Стандартные свойства. По умолчанию документы Microsoft Word имеют набор стандартных свойств, таких как автор, название и тема. Для более простой организации и определения документов этим свойствам можно задать пользовательские текстовые значения. Например, в Microsoft Word с помощью свойства "Ключевые слова" можно присвоить всем файлам со сведениями о продажах ключевое слово клиенты. По этому ключевому слову можно найти все такие файлы.
Автоматически обновляемые свойства. К этим свойствам относятся системные свойства файлов (например, размер файла, дата создания или последнего изменения файла) и статистические сведения, предоставляемые приложениями Microsoft Office (например, количество слов или знаков в документе). Задавать или изменять автоматически обновляемые свойства нельзя. Автоматически обновляемые свойства можно использовать для определения или поиска документов. По этим свойствам можно, например, найти все файлы, созданные после 3 августа 2005 года или измененные последний раз вчера.
Пользовательские свойства. Для документов Microsoft Word можно определить дополнительные пользовательские свойства. Пользовательским свойствам можно назначать текстовые, числовые значения или значения даты/времени, а также значения да или нет. Имя пользовательского свойства можно выбрать из предлагаемого списка или определить самостоятельно.
Свойства для организации. Если в организации настроена область сведений о документе, то документы пользователя могут иметь определенные для его организации свойства.
Свойства библиотеки документов. Это свойства, связанные с документами, хранящимися в библиотеке документов на веб-узле или в общей папке. При создании новой библиотеки документов можно определить одно или несколько ее свойств и задать правила для их значений. При добавлении документа в библиотеку пользователь должен будет указать значения для каждого из этих свойств. Например, при добавлении документа в библиотеку рационализаторских предложений может потребоваться задание таких его свойств как "От", "Дата", "Категория" и "Описание". При открытии документа из библиотеки в Office Word 2007, можно изменять и обновлять эти свойства, воспользовавшись областью сведений о документе.
При работе с документом его свойства можно просматривать или изменять, используя область сведений о документе, которая отображается над документом.
(рис 1.38) Заполнение стандартных свойств документа(рис 1.39) Заполнение пользовательских свойств документа
Для получения официальных документов о завершении программы дополнительного профессионального образования (удостоверения о повышении квалификации, дипломов о профессиональной переподготовке и MBA) необходимо предоставить:
Внимание! Вы можете не заказывать доставку бумажной версии официального документы, а скачать его в электронном виде и распечатать самостоятельно. Информация о выданном документе в течение 1 месяца загружается в Федеральную информационную систему «Федеральный реестр сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении» - ФИС ФРДО.
Доступ на новый сайт осуществляется с использованием адреса электронной почты, который был указан вами при регистрации на "старом". Мы постарались перенести все ваши данные с прежнего ресурса, однако не исключена вероятность потери части информации.
При возникновении проблемы со входом, воспользуйтесь функцией сброса пароля
Если вы обнаружите несоответствия, пожалуйста, сообщите нам.