Создание защищенных документов и форм

Защита элементов книги

На вкладке Обзор в группе Изменения выберите команду Защитить книгу.

В разделе Защитить книгу выполните любое из следующих действий:

Чтобы защитить структуру книги, установите флажок Структура.

Чтобы при каждом открытии книги ее окна сохраняли свой размер и положение, установите флажок Окна.

Чтобы другой пользователь не смог снять защиту с листа, введите пароль в поле Пароль (не обязателен), нажмите кнопку ОК, а затем еще раз введите этот пароль для подтверждения. Пароль задавать необязательно. Однако если не задать пароль, любой пользователь сможет снять защиту с книги и изменить защищенные элементы. Убедитесь, что выбран пароль, который легко запомнить, т. к. если пароль будет утерян, получить доступ к защищенным элементам книги будет невозможно.

Защита элементов общей книги

Если книга является общей то каждый пользователь, сохраняющий такую книгу, видит изменения, внесенные другими пользователями. Если ее нужно защитить паролем, необходимо закрыть совместный доступ к книге, выполнив следующие действия:

Попросите других пользователей сохранить и закрыть общую книгу, чтобы предотвратить потерю несохраненных данных.

На вкладке Обзор в группе Изменения выберите команду Исправления, а затем выберите в списке пункт Выделять исправления.

В списке Когда выберите вариант Все.

Снимите флажки Кто и Где.

Установите флажок Вносить изменения на отдельный лист, а затем нажмите кнопку ОК.

В общей книге на вкладке Рецензирование в группе Изменения нажмите кнопку Доступ к книге.

На вкладке Правка убедитесь, что вы — единственный пользователь в списке Файл открыт следующими пользователями.

Снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно (это также позволит объединять книги).

Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Доступ к книге.

На вкладке Обзор в группе Изменения выберите команду Снять защиту книги.

На вкладке Обзор в группе Изменения выберите команду Доступ к книге.

На вкладке Правка снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно (это также позволит объединять книги).

Создание раскрывающегося списка

Для упрощения ввода данных или ограничения записей определенными элементами можно создать раскрывающийся список допустимых записей, который составляется из любых ячеек в книге. При создании раскрывающегося списка для ячейки в ней отображается стрелка. Для ввода данных в эту ячейку щелкните стрелку, а затем введите необходимые данные.

Сведения о списках и полях со списком

Список выводит список из одного или нескольких текстовых элементов, которые может выбрать пользователь.

Список (элемент управления формы)

Поле со списком представляет собой сочетание текстового поля и раскрывающегося списка. Поле со списком компактнее обычного списка, однако для того чтобы отобразить список элементов, пользователь должен щелкнуть стрелку. Поле со списком следует использовать, когда требуется обеспечить возможность ввести в список или выбрать в нем только один элемент.

Добавление списка (элемент управления формы)

Если вкладка Разработчик недоступна, отобразите ее.

Нажмите кнопку , а затем щелкните Параметры Excel.

В категории Основные в разделе Основные параметры работы с Excel установите флажок Показывать вкладку "Разработчик" на ленте, а затем нажмите кнопку ОК.

На вкладке .

Щелкните на листе место, где должен быть расположен левый верхний угол списка.

На вкладке .

Чтобы задать свойства элемента управления, выполните указанные ниже действия.

В поле Формировать список по диапазону введите ссылку на диапазон ячеек, в котором хранятся элементы списка.

В поле Связь с ячейкой введите ссылку на ячейку, в которой хранится выбранный элемент списка.

Например, на форме выбора десерта можно создать список, связанный с ячейкой C1 и диапазоном входных значений D1:D5. Элементы диапазона: "Мороженое" (D1), "Пирожное" (D2), "Ликер" (D3), "Конфеты" (D4) и "Шоколад" (D5). Формула в ячейке B1 возвращает значение "Ликер" из диапазона D1:D5, если в ячейку C1 введено значение 3 (на основе выделенного в настоящий момент элемента списка).

Определение имени ячеек листа

Выделите ячейку, диапазон ячеек, которому требуется присвоить имя. Щелкните поле Имя у левого края строки формул.

Введите имя для ячеек, например Отделы.

Нажмите клавишу ВВОД. При изменении содержимого ячейки ей нельзя присвоить имя.

Задание отклика на недопустимые данные

Перейдите на вкладку Сообщение об ошибке и убедитесь, что флажок Выводить сообщение об ошибке установлен.

В поле Стиль выберите один из следующих параметров:

Для отображения информационного сообщения, не запрещающего ввод неверных данных, выберите значение Проверка свойств и значений.

Для отображения предупреждения, не запрещающего ввод неверных данных, выберите значение Предупреждение.

Для предотвращения ввода неправильных данных выберите значение Прекратить.

Введите заголовок и текст сообщения.

Если заголовок и текст не введены, по умолчанию вводится заголовок "Microsoft Excel" и сообщение "Введенное значение неверно. Набор значений, которые могут быть введены в ячейку, ограничен."

Управление формами (Word)

Нажмите кнопку , а затем выберите кнопку Параметры Word.

Нажмите кнопку Основные.

Установите флажок Показывать вкладку Разработчик на ленте, а затем нажмите кнопку OК.

Шаблон или документ для создания формы

Нажмите кнопку , а затем выберите команду Создать.

В области Шаблоны, нажмите Мои шаблоны.

Дважды щелкните Обычный, затем щелкните Шаблон или Документ в области Создание

Нажмите кнопку , а затем выберите команду Сохранить как

В диалоговом окне Сохранить как введите имя нового шаблона или документа, а затем нажмите кнопку Сохранить

Создание формы

Создайте форму, создав вначале ее макет. В форму можно добавить элементы управления содержимым, таблицы и другие графические элементы.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Режим конструктора, а затем щелкните место, куда необходимо вставить элемент управления.

Вставка элемента управления текстом, куда пользователи могут вводить текст

На вкладке или .

Вставка раскрывающегося списка, ограничивающего доступный выбор заданными вариантами

На вкладке .

Выделите элемент управления содержимым, а затем на вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Свойства.

Чтобы создать список значений, в группе Свойства раскрывающегося списка нажмите кнопку Добавить.

Введите значение в окне Краткое имя, например Да, Нет или Возможно.

Установка или изменение параметров элементов управления содержимым

У каждого элемента управления содержимым есть параметры, которые можно установить или изменить. Например, в элементе управления Выбор даты предлагаются необходимые варианты отображения формата даты.

Щелкните правой кнопкой мыши элемент управления содержимым, который необходимо изменить.

Выберите команду Свойства, а затем измените необходимые свойства.

Добавление в форму пояснительного текста

Пояснительный текст может сделать создаваемую и распространяемую форму более удобной в использовании. Можно изменить пояснительный текст по умолчанию в элементе управления содержимым.

Чтобы настроить текст пояснения по умолчанию для пользователей формы, выполните одно из следующих действий.

На вкладке Разработчик, в группе Элементы управления нажмите Режим конструктора.

Щелкните элемент управления содержимым, где необходимо изменить замещающий пояснительный текст.

Отредактируйте и отформатируйте замещающий текст.

Если необходимо скрыть элемент управления содержимым, когда кто-либо вводит в собственное содержимое данные для замещения пояснений в элементе управления Форматированный текст или Текст, нажмите кнопку Свойства в группе Элементы управления, а затем установите флажок Удалить элемент управления содержимым при редактировании содержимого.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Режим конструктора, чтобы отключить возможность конструирования и сохранить пояснительный текст.

Примечание. Не устанавливайте флажок Содержимое нельзя редактировать, если необходимо, чтобы пользователи формы заменяли пояснительный текст своим собственным.

Защита документа и формы (Word)

Имеется возможность защитить отдельные элементы управления содержимым в шаблоне, чтобы предотвратить удаление или редактирование определенного элемента управления или группы элементов управления, либо можно защитить все содержимое шаблона паролем.

Защита частей документа и формы

Откройте форму, которую необходимо защитить. Выделите элемент управления содержимым или группу элементов управления, изменения которой необходимо ограничить.

Для группировки нескольких элементов управления, выделите их с нажав клавишу SHIFT и щелкая по каждому элементу, который нужно сгруппировать. На вкладке Разработчик, в группе Элементы управления нажмите Группировка.

На вкладке Разработка в группе Элементы управления выберите пункт Свойства.

В диалоговом окне Свойства элемента управления содержимым в группе Блокировка выполните любое из следующих действий.

Установите флажок Элемент управления содержимым нельзя удалить, который разрешает редактирование элемента управления содержимым, но запрещает удаление элемента управления содержимым из шаблона или документа, основанного на шаблоне.

Установите флажок Содержимое нельзя редактировать, который разрешает удаление элемента управления, но запрещает редактирование содержимого в элементе управления.

Защита всего содержимого формы

Откройте форму, которую необходимо защитить.

На вкладке Разработка в группе Защита выберите команду Защитить документ и затем щелкните Ограничить форматирование и редактирование.

В области задач Установить защиту в группе Ограничения на редактирование установите флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа.

В списке ограничений редактирования выберите пункт Ввод данных в поля форм.

В группе Включить защиту нажмите кнопку Да, включить защиту.

Для назначения пароля документа, чтобы только знающие его пользователи могли удалить защиту, введите пароль в окне Новый пароль (необязательно), а затем подтвердите его.

Сохранение документа в формате PDF

Сохраните документ с созданной формой в формате PDF.

Укажите - затем Сохранить как и далее укажите в формате PDF.

Заполнение форм и рецензирование документов (Adobe Reader)

Для работы необходимо создать документ в текстовом редакторе и опубликовать его в формате PDF. Наиболее удобно это сделать через Open Office Org и его текстовый редактор Writer

Возможности, просмотр и поиск

Adobe Reader 9. представляет собой инструмент для открытия и работы с файлами PDF. Несмотря на то, что в Adobe Reader 9. отсутствует возможность создания файлов PDF, это приложение очень удобно для просмотра, печати и работы с файлами:

При получении формы PDF вы можете заполнить ее в интерактивном режиме и отправить в электронном виде.

При получении приглашения на рецензирование файла PDF можно воспользоваться инструментами комментирования и внесения пометок для аннотирования документа.

Для воспроизведения видео и музыки в Reader используются специальные мультимедийные инструменты.

Если в файле PDF содержится важная информация, то можно защитить документ при помощи цифрового идентификатора.

Просмотр и поиск

Инструменты масштабирования и меню увеличения, расположенные на панели инструментов Adobe Reader 9, можно использовать для изменения масштаба отображения страницы. Изменяя параметры в меню Просмотр, можно настроить режим отображения страницы. Дополнительные параметры меню Инструменты позволяют точнее настраивать режим просмотра страницы (Инструменты - Выбор и увеличение).

Поиск информации в файле PDF

С помощью окна поиска Редактирование - Поиск или панели инструментов Найти можно выполнять поиск по содержимому страницы, включая слои, поля форм, аннотации, закладки и цифровые подписи.

Просмотр и поиск в портфолио PDF

Портфолио PDF — это набор файлов, в котором могут содержаться файлы, не являющиеся документами PDF, например, документы из пакета OpenOffice. Введите соответствующий текст в поле поиска на панели инструментов портфолио. В результатах поиска будут указаны все файлы, в которых найден этот текст.

Для файлов PDF: Разверните список, чтобы просмотреть результаты в контексте. Нажмите Результат поиска для перехода к указанному тексту в файле PDF.

Для файлов других типов: Нажмите Открыть, а затем выполните поиск в этом файле.

Заполнение форм

Процедура заполнения и сохранения форм, а также отправки их в электронном виде проста и может использоваться даже на мобильных устройствах.

Выбираем инструмент Рука или Выделение. После наведения указателя на интерактивное поле формы его значок изменится на один из следующих:

Значок указывающего пальца или указывающей руки с плюсом отображается, когда указатель находится над кнопкой, переключателем, флажком или элементом списка.

Инструмент выделения — выбор элемента в списке.

I-образный курсор — ввод текста в поле формы.

Переход из одного поля к другому осуществляется по нажатию клавиши Tab.

Чтобы удалить запись, нажмите клавишу Esc.

После заполнения формы нажмите кнопку Передать форму. Если автор PDF включил функцию локального сохранения формы, вы также можете выбрать Файл - Сохранить как, чтобы переименовать файл и сохранить форму с введенной информацией, не передавая ее.

Включите функцию автозаполнения в параметрах форм в диалоговом окне Установки выберите Формы.

Подпись в документе

Подписывая документ PDF, вы заверяете отправителя, что файл PDF достиг своего получателя. В Reader возможно создание подписей только для файлов PDF с включенными для него правами использования.

Нажмите кнопку Подпись на панели Подпись или выберите Документ – Подписать - Подписать документ.

Следуйте инструкциям по созданию места для подписи, а затем заполните поля в диалоговом окне Подписать документ.

Рецензирование

При получении файла PDF на рецензирование вы можете аннотировать его с помощью инструментов комментирования и вставки пометок.

Эти функции доступны только в том случае, если автор файла PDF включил режим комментирования. Также эти инструменты можно использовать для возврата комментариев автору.

Ответ на комментарии

Существует два варианта ответа на комментарии:

Откройте всплывающую заметку и выберите Ответить в меню Параметры.

Нажмите кнопку Комментарии на панели навигации, выберите комментарий и нажмите Ответить.

Чтобы удалить ответ, щелкните ответ правой кнопкой мыши и выберите Удалить этот ответ. Или выберите ответ в списке комментариев и нажмите значок корзины на панели инструментов "Список комментариев".

Утверждение или отклонение документа

При необходимости утверждения файла PDF вам приходит электронное сообщение с пошаговыми инструкциями по рецензированию файла PDF. Кроме того, в верхней части документа PDF отображаются панель Штампы и панель Сообщений документа. Следуя инструкциям и используя соответствующие инструменты, утвердите или отклоните документ.

Отслеживание рецензирования

Для отслеживания рецензирования или просмотра его состояния выберите Просмотр - Инспектор. Инспектор отображает присоединившихся к совместному рецензированию и количество опубликованных комментариев.

В левой части окна инспектора показаны все документы PDF в управляемом рецензировании.

На информационной панели справа отображаются дата и время отправки файла PDF, а также список приглашенных рецензентов.

Панель Последние обновления содержит сводку последних изменений в рецензиях.

Заполнение форм

При открытии формы в Adobe Reader вы можете просмотреть права использования в области уведомлений, расположенной над формой.

Для удаления информации из полей заполнения в левой части диалогового окна Установки выберите категорию Формы.

В разделе Автозаполнение выберите Изменить список записей и удалите или измените нежелательные слова.

Если файл PDF защищен паролем, необходимо ввести его для открытия документа. Некоторые защищенные документы имеют ограничения печати, редактирования или копирования содержимого документа. Если документ имеет какие-либо ограничения, то все инструменты и элементы меню, связанные с ними, будут недоступны.

При возникновении проблем с открытием файла PDF или наличии ограничений на использование некоторых функций свяжитесь с автором файла PDF.

Вы можете сохранить копию файла PDF или портфолио PDF только в том случае, если автор файла PDF разрешил это действие. Авторы файлов PDF могут разрешать получателям сохранять документ путем активации локального сохранения. Как правило, авторы форм PDF запрещают локальное сохранение.

Печать

Если файл PDF защищен паролем, необходимо ввести этот пароль для печати документа. Для печати документов, формат которых превышает стандартный размер страницы, выберите Файл - Параметры страницы. Задайте пользовательский размер страницы перед печатью документа.

Восстановление потерянных изменений

Если функция автоматического сохранения была отключена, вы можете включить ее в диалоговом окне Установки. В левой части окна выберите Документы, установите флажок Автоматически сохранять изменения в документе во временный файл каждые … минут. В поле Минуты укажите интервал сохранения файлов.

Удаление комментария рецензента

При удалении комментария с ответом будет удален только комментарий. Все ответы остаются в файле PDF, однако, они больше не будут являться частью потока комментариев. Поэтому могут возникнуть проблемы с их отображением. Удалите ответы одним из следующих методов:

Во всплывающей заметке щелкните ответ правой кнопкой мыши и выберите Удалить этот ответ.

Выберите ответ в списке комментариев и нажмите значок корзины на панели инструментов Список комментариев.

Дополнительные материалы

Приемы работы в Microsoft Excel

Как в Excel создать раскрывающийся список

Добавление на лист элементов управления (Excel)

Работа с формами в MS Word

Электронные формы в Microsoft Word 2007: простые формы "парой кликов"

Возможности Adobe Reader

Adobe Reader X / Часто задаваемые вопросы

Программы для просмотра PDF документов

AdobeReader. Копирование фрагмента PDF-документа

Создание форм в MS Word 2007 с ограничениями

Создание форм в MS Word 2010