Проведение выявления

Записаться

Следующей задачей в области знания выявления взаимодействия является задача 4.2 Проведение выявления. Мы уже провели задачу 4.1, подготовились к выявлению. У нас уже имеется план действий по выявлению.

Если посмотреть на диаграмму окружения этой задачи, то видно, что результат выполнения задачи 4.1 (План действий по выявлению) поступает на вход задачи 4.2 (Проведение выявления). То есть данные задачи выполняются последовательно: у нас получается цепочка, вы не можете приводить выявление без подготовки к выявлению. Это необходимо запомнить.

Также нам необходимы:

1. Общий подход к бизнес-анализу, поскольку там содержатся методологические подходы к тому, как мы выполняем наши работы по бизнес-анализу, это и методы, и правила применения этих методов;
2. Существующая информация по бизнес-анализу. Необходимо ознакомиться с существующей информацией и только после этого задавать вопросы, если это не так, то вам скажут «Идите, почитайте, у нас это написано там-то». То есть во многом ознакомиться с существующей информацией по бизнес-анализу является практически обязательным пунктом до проведения выявления. И пользоваться ей во время проведения выявления;
3. Выявление опирается на заинтересованные стороны, и нам надо понимать, как мы подходим к их вовлечению, как и с кем мы можем работать: время, когда заинтересованная сторона доступна; результат, который можно от неё получить и уровень её компетенции, область интересов, которая есть у данной заинтересованной стороны. Это все в подходе к вовлечению заинтересованных сторон. Мы должны понимать, какое влияние этот подход оказывает на проект, является он нам союзником или противником — это все может повлиять на проведение выявления;
4. Вспомогательные материалы. Могу привести в качестве примера, когда вы проводите какое-то интервью, вы его проводите не один, у вас есть группа бизнес-аналитиков. Все расходятся с интервью, все возвращаются обратно, выясняется, что каждый написал результаты в своем каком-то формате, каждый написал с разным уровнем детализации, каждый спросил о чем-то своем и не спросил о чем-то важном и так далее. Зачастую вспомогательные материалы включают себя: шаблон, перечень обязательных вопросов, вспомогательные материалы. Это все входит в понятие «Вспомогательные материалы». Их наличие обязательно для проведения качественной работы, чтобы потом не пришлось заново проводить сессию по выявлению бизнес-аналитической информации.

Правильно готовьтесь к выявлению в зависимости от того метода, который вы используете: готовьте вспомогательные материалы, опирайтесь на существующую информацию по бизнес-анализу, учитывайте с кем вы собираетесь работать, как вы его вовлекаете, вплоть до технических особенностей. Например, если он находится далеко, есть разница во временном поясе, используйте видеосвязь; если он рядом, вы можете пойти на интервью, если это технически сложно, то можно сделать видеозапись. Может быть очень широкий набор вариантов, как проводится выявление.

Итак, план действий по выявлению есть. Вы берёте его и начинаете по нему работать с использованием руководящих документов и инструментов. Результатом являются результаты выявления. Важная оговорка — BABOК разделяет: получаем неподтвержденные результаты и добиваемся, чтобы они были подтверждены. Это два статуса выявленной бизнес-аналитической информации. Обратите внимание, что здесь речь не идет о требованиях, это более широкое понятие. Результаты выявления — это могут быть как требования, так и не только требования, это широкий спектр бизнес-аналитической информации.

В чем состоит назначение задачи Проведение выявления, задачи 4.2 (4 – номер главы, 2 — это порядковый номер задачи) - получение, изучение и идентификация информации. Мы работаем не просто так, а для того, чтобы что-то поменять у заказчика и изменить это к лучшему, принести какую-то ценность. Но любая деятельность приводит к какому-то изменению, вряд ли удается что-то сделать и не поменять вообще ничего. Мы можем получать, изучать, идентифицировать с помощью трех направлений: с помощью взаимодействия с заинтересованными сторонами, исследования чего-то либо с помощью каких-то экспериментов.

Рассмотрим элементы, из которых состоит задача 4.2 Проведение выявления. Рассмотрим интервью на примере внедрения новой информационной системы. Каждое интервью нужно начинать с того, чтобы определить цель. Когда управляешь выявлением, нужно двигаться к цели, которую вы наметили. Важно понимать с кем работаешь и кому дальше пойдут результаты выявления (есть ли потребитель на информацию, которую вы соберёте). Здесь нужно зафиксировать результаты, и об этом надо заранее договариваться на этапе определения подхода. Здесь вы уже фиксируете результаты, а на прошлой задаче вы должны были договориться о том, как происходит фиксация результатов. Например, на диктофон. Это не всегда удается сделать и не всегда это является лучшим вариантом, поскольку это буквальная фиксация того, что сказал вам заказчик. С психологической точки зрения это достаточно напряженно для человека, поскольку он понимает, что каждое его слово записывается и каждое его слово могут прослушать, и он очень ограничен в словах, следит за каждым словом. Поэтому фиксировать результаты можно по-разному. Например, аудио. Можно делать видеозапись, например, когда проводятся фокус-группы и исследуется реакция представителей фокус-группы на какой-то продукт, проводится видеосъемка, потому что важно даже не то, что человек скажет, а как он это сказал, анализируется невербальное поведение, поэтому фиксированным результатом является видеозапись. Чаще всего результат фиксируется в виде протокола. Это некая сокращенная фиксация того, что сказал вам респондент, из которого вы извлекаете бизнес-аналитическую информацию. О способе фиксирования результатов необходимо договариваться заранее, а здесь уже фиксировать результаты в соответствии с установленной договоренностью.

Необходимо управлять выявлением. Кто проводил интервью, тот знает: заказчики, им задашь вопрос открытого свойства, например «Расскажите, чем вы занимаетесь». Это открытый вопрос. Человек начинает рассказывать, проходит 10 минут, 15 минут, 20 минут, человек все рассказывает, и вы понимаете, что все, что он рассказывает, уже начинает уходить за границы вашей активности по выявлению бизнес-аналитической информации, его начинает уносить в другую сторону. Нужно управлять этим выявлением, направлять собеседника. Для этого есть разные технологии, они более подробно разбираются в специализированной литературе. Там есть вопросы переключателей, уточняющие и корректирующие вопросы.

Надо придерживаться своего плана и употреблять методы и подходы, которые вы зафиксировали в плане действий по выявлению. Какие типы заинтересованных сторон могут вам в этом помочь? Это эксперты предметной области, обладающие экспертизой по областям, которым посвящена ваша активность. Они смогут рассказать то, что вам необходимо. Эксперты могут быть внутренние и внешние.

Конечный пользователь, человек, который постоянно взаимодействует с решением, у него есть четкое понимание, насколько оно удобно или неудобно. Он может поделиться важным опытом и это вам поможет.

Далее вам поможет своим опытом эксперт по внедрению, он может вам много рассказать про возможные альтернативы, про существующее решение.

Спонсор, как всегда, помогает в области гарантирования участия необходимых вам заинтересованных сторон. BABOK указывает, что любая заинтересованная сторона может участвовать в этой активности. Когда составляется план работ на часть проекта, связанную с выявлением бизнес-аналитических данных, в них анализируются все заинтересованные стороны, выявляется область интересов, область компетенции у каждой заинтересованной стороны и строятся с ней взаимодействия.

Рекомендуемых методов при проведении выявления очень много. Я про все их говорить не буду. Рассмотрим наиболее популярные методы. Первый метод - Бенчмаркинг и анализ рынка. Когда вы что-то выявляете, возникает вопрос: как вообще на рынке, как у конкурентов. В этом поможет бенчмаркинг и анализ рынка. Про мозговой штурм я уже говорил. Далее - анализ бизнес-правил. Зачастую заказчики говорят, что у них так принято. То есть это даже не воля заказчика или заинтересованной стороны, а это просто бизнес-правила которые существуют в организации. Вам необходимо проанализировать эти бизнес-правила, поскольку они влияют на практику действий в организации. Совместные игры, это такая креативная вещь, когда вы с помощью совместных игр выявляете бизнес-аналитические сведения. Концептуальное моделирование - когда вы определяете какие-то концептуальные вещи, основные термины, связь между ними, строите концептуальную модель. Фокус-группы, это, например, когда вас на улице приглашают пройти исследования и вам там дарит подарок. Например, производитель хочет понять реакцию целевой группы (как мамы с детьми реагируют на питание для детей, средство для бритья — целевая группа будут мужчины и так далее). Фокус-группой может быть какая-то группа, например, конечных пользователей продукта. Мы на этой фокус-группе проверяем то, насколько им нравится наш интерфейс. Про интервью я уже много сказал.

Наблюдение — это интересный и объективный способ понять, как, например, заинтересованная сторона выполняет свою какую-то работу. Если заинтересованные стороны недоступны для интервью, находится далеко или вы хотите провести какой-то формальный опрос, вы можете сделать анкетирование. Также в сессии Проведение выявления может помочь метод прототипирования, когда вы делаете прототип, с его помощью тоже выявляете что-то, например, отношение к продукту.

Итак, результатом задачи 4.2 Проведение выявления является получение неподтвержденных результатов выявления в формате, специфическом для активности по бизнес-анализу. То есть, если это было интервью, значит это будет протокол интервью. Если это было связано с моделированием процессов, вы проводите интервью, результатом является модель процесса. Если это было наблюдение, результатом может являться видеозапись. Результаты выявления варьируются в зависимости от формата выявления и от метода, который вы выбрали.