Подготовка к выявлению

Записаться

Первой по счету задачей в области знания Выявление и взаимодействие является задача 4.1 Подготовка к выявлению бизнес-аналитической информации. Под бизнес-аналитической информацией может подразумеваться любой тип информации, с которым бизнес-аналитик столкнётся в ходе своей работы.

Давайте разберем, что является окружением этой задачи по бизнес-анализу. Как любая задача по бизнес-анализу, она потребляет что-то на вход. Для задачи 4.1 Подготовка к выявлению существует два входа: потребности и подход к увеличению заинтересованных сторон. Следует понимать, что такое потребности, чтобы выявить, каков уровень детализации. Подход к увеличению заинтересованности сторон - с кем предстоит работать и каким образом. Вот это такие два направляющих входа.

Кроме входов, данная задача по бизнес-анализу также использует определенные инструменты: подход, перечень работ, последовательность работ, методы. При выполнении задачи Подготовка к выявлению обычно пользуются общим подходом бизнес-анализа, задающего общее направление, общие правила, общую методологию выполнения работы по бизнес-анализу. Также следует понимать, какие в данном проекте имеются бизнес-цели. Иначе говоря, бизнес-цели нашей инициативы означают, куда следует направить силы для получения результата.

При этом важно определить границы бизнес-цели, опираясь на полученную информацию. Всю информацию следует уточнять. Это является одним из важных моментов. Часто заказчик сомневается в целесообразности уточнения, уверяя, что все уже обследовали и проверили. Но на деле все оказывается иначе. Информация может оказаться полностью неверной или частично верной. Вся полученная информация должна быть проверенной и, при необходимости, дополненной.

Практика показывает, что при подготовке к выявлению информации по бизнес-анализу все равно необходимо учитывать, что какая-то часть известна, а какую-то ещё придется выяснить, поскольку имеются сомнения в ее правдивости. Например, интервью с какой-то заинтересованной стороной можно уточнить, действительно ли такое положение вещей. Информация по бизнес-анализу существенно влияет на порядок, объем подготовки и так далее.

Потенциальная ценность. Следует понимать ту ценность, которую получит заказчику в результате выполненной работы. Необходимо соотносить свои усилия и качество полученной информации.

Мы с вами разобрали входные данные для этой задачи по бизнес-анализу, руководство, методики, подходы или другие инструменты используются для данной задачи. В чем же заключается выход, результат выполнения данной задачи подготовки к выявлению? Ответ прост: план действий по выявлению. К сожалению, BABOK не содержит каких-то шаблонов. В лучшем случае, в этом источнике имеется перечень того, что должно быть предоставлено заказчику в конечном итоге. Бизнес-аналитик составляет план действий по выявлению бизнес-аналитической информации. План включает в себя назначение: понимание масштабов деятельности по выявлению, выбору соответствующих методов и приобретению необходимых вспомогательных материалов и ресурсов.

При подготовке к выявлению следует понимать масштаб  деятельности по выявлению. Нужно четко обозначить границы активности, что можно спросить, а что находится за пределами наших интересов. И если мы будем этим заниматься, то это не относится к нашей деятельности. Очень важно простроить границы, иначе бизнес-аналитик рискует утонуть в ворохе ненужных подробностей, предоставляемых заказчиком. Возможно, эти детали объединят в другой проект или расширят данный, но это решать заказчику.

Методология может быть разной: интервью, наблюдение и прочее. Для методов, перечисленных в своде знаний по бизнес-анализу могут понадобиться какие-то вспомогательные материалы и ресурсы. Например, вы собираетесь пойти на интервью, посвященному какому-то стратегическому развитию компании. Но вы же не отправитесь туда с чистым листом бумаги. Скорее всего, вы заручитесь поддержкой аналитических, маркетинговых исследований, своим опытом предыдущего интервью, а также подберете себе дополнительные ресурсы в образе ноутбука, планшета или диктофона для фиксации полученной информации. Ресурсы могут быть не только материальными, могут быть трудовыми, интеллектуальными.

Давайте попробуем разделить задачу 4.1 Подготовка к выявлению на элементы. Она состоит из следующих элементов:

1. Масштабы - определить границы выявления;

2. Методология - выбрать подходящие методы бизнес-анализа, которые будут использоваться;

3. Логистика выявления. В широком смысле логистика означает четкое понимание места и времени. Например, сессию выявления будет проводиться на рабочем месте аналитика или заинтересованной стороны. Или это будет какое-то третье место, удобное обеим сторонам. Важно определить время, когда это будет происходить. Все логистические вопросы должны быть тщательно продуманы аналитиком. К примеру, человеку предстоит провести, согласно проекту, ни одно интервью, а 10-15. Еще необходимо иметь возможность, чтобы повторить какой-то уточняющий момент интервью. При этом заинтересованные стороны могут быть задействованы в других проектах или уйти в отпуск. Руководитель проекта может помочь с ресурсным планом, но логистику выявления все-таки выстраивает бизнес-аналитик.

4. Также необходимы поддерживающие материалы, уже рассмотренные выше в примере. Это могут информационные, методологические и другие материалы.
5. И последний пункт состоит в подготовке заинтересованных сторон. Следует подготовиться не только самому специалисту, но и настроить на продуктивное общение заинтересованные стороны, чтобы извлечь максимум информации из предстоящей встречи. Для это и понадобится план действий, с которым следует ознакомить заинтересованные стороны.

Не следует пренебрегать извещением заинтересованных сторон, иначе это может привести к срыву действий по выявлению бизнес-аналитической информации. При соблюдении всех элементов можно с большой долей вероятности утверждать, что вы сможете хорошо подготовиться к выполнению данной задачи.

Какие заинтересованные стороны рекомендуется включать в эту активность:

1. эксперты предметной области, способные помочь поддерживающим материалами, информацией по бизнес-анализу.

2. руководитель проекта, может помочь получить ресурсы для проекта

3. и конечно же, спонсор, который может помочь в работе с какой-то заинтересованной стороной и утвердить перечень действий.

В реальных проектах очень часто бывает так, что заинтересованная сторона хоть и говорит, что готова поучаствовать в проекте, но ссылается на нехватку времени. Вы не можете ждать полгода, поэтому привлекаете спонсора. Он помогает заинтересованной стороне определить приоритеты для участия именно в вашей сессии по выявлению бизнес-аналитической информации. Таким образом, спонсор утверждает перечень действий, который вы собираетесь использовать, а также решает трудные вопросы в ходе подготовки, если таковые возникают.

О методологии. Кроме интервью и наблюдения, есть и другие методы:

• мозговой штурм;
• интеллектуальный анализ данных;
• анализ документов;
• метод оценки, поскольку любой план подразумевает собой некоторый тайминг, есть необходимость оценить, сколько времени, какие ресурсы потребуется для выполнения работы;
• интервью;
• интеллект-карты, если необходимо визуализировать, структурировать, категоризировать подход;
• анализ и управление рисками;
• перечень, карта и персоны заинтересованных сторон.

Когда вы выбираете тот или иной план действий по выявлению, вы должны учитывать существуют риски, которые есть у заинтересованных сторон. Риски нужно проанализировать и, при выборе подхода, управлять ими. Используя все эти методы, можно хорошо подготовиться к выявлению бизнес- аналитической информации.

Подведем результат выполнения этой задачи. Итак, для получения качественного результата выполнения задачи 4.1 Подготовка к выявлению бизнес-аналитической информации потребуется план действий по выявлению информации для каждого вида деятельности бизнес-анализа, в который входят следующие компоненты:

1. логистика;

2. порядок действий;

3. методология;

4. вспомогательные материалы;

5. трудозатраты.

Все, переходим к следующей задаче.