Обмен данными с другими приложениями

Разбить на страницы

Показывать лекцию целиком

Имеется несколько способов обмена файлами и рисунками между Notes и другими приложениями:

Добавление данных из других приложений в документ Notes

Копирование данных в документ Notes

Импорт и экспорт

Вложение файлов в документ

Обмен данными с другими приложениями может также осуществляться посредством объектов OLE:

Связывание и внедрение объектов

Создание связей с другими приложениями или данными

Внедрение данных в документ Notes

Добавление пользовательского объекта OLE в документ Notes

Разрешение вопросов, связанных с внедрением объектов OLE и элементов управления ActiveX

Разрешение вопросов, связанных с обменом данными

Добавление данных из других приложений в документ Notes

Имеется несколько способов добавления данных в Notes из других приложений в зависимости от того, какой объем данных требуется добавить и как эти данные будут использоваться в дальнейшем.

Совет Можно выполнить некоторые из задач, перечисленных в следующей таблице, например вложение файлов с помощью мыши.


Задача	Метод	Ситуации, в которых используется этот метод
Добавление небольших объемов данных в их исходном формате.	Скопировать часть файла или весь файл из приложения в документ Notes.	Приложение, содержащее данные, имеется на пользовательском компьютере, и данные могут копироваться из приложения в буфер обмена. Копирование данных применяется в случае, когда данные, скорее всего, не будут изменяться.
Добавление больших объемов данных в их исходном формате.	Импортировать целый файл в документ.	Предпочтительнее работать с данными в Notes, чем в исходном приложении, при этом требуется отображать данные (например, таблицы, текст и рисунки) в исходной форме. Импортирование данных применяется в том случае, когда данные, скорее всего, не будут изменяться. При импорте также остается возможность открытия файла в другом приложении.
Добавление данных в контексте их исходного приложения.	Вложить файл.	Приложение, которое содержало данные, присутствует как на компьютере отправителя, так и на компьютере получателя, при этом требуется работать с файлом в его исходном приложении. Этот метод также полезен в случае, когда нужно распространять данные в электронном виде. Вложение файла особенно удобно, когда файл сжат или он является системным или исполняемым.
Добавление данных, которые будут обновляться при изменении исходного файла.	Связать файл.	В Notes должны отображаться самые свежие данные из приложения, но при этом нужно напрямую работать с данными в их исходном приложении. Связывание файлов выполняется в том случае, когда приложение доступно как на компьютере отправителя, так и на компьютере получателя, при этом приложение поддерживает OLE.
Добавление данных, которые можно редактировать, в другое место без изменения исходного файла.	Внедрить часть файла или весь файл.	Исходное приложение присутствует на компьютере, при этом оно поддерживает внедрение OLE. Этот способ полезен в случаях, когда требуется использовать исходное приложение для ввода и изменения данных в Notes.
Добавление данных и программного обеспечения, необходимого для их изменения (только для Windows).	Внедрить пользовательский объект OLE.	В операционной системе имеется пользовательский объект OLE и при этом требуется изменять данные в отсутствие соответствующей программы на компьютерах получателей.

Примечание Если необходимо связать или внедрить данные, но при этом исходное приложение не поддерживает OLE, данные можно скопировать, вложить или импортировать.

Копирование данных в документ Notes

Если на компьютере имеется соответствующее приложение, данные могут из него копироваться и вставляться напрямую в документ Notes. Форматированный текст и рисунки могут копироваться только в форматируемое поле.

Копирование используется в тех случаях, когда считается, что данные не будут изменяться. Если позже потребуется обновить данные, нужно будет их заново скопировать и вставить.

Выделите в приложении необходимые данные и выберите команду: Правка - Копировать, чтобы скопировать их в буфер обмена.

В Notes откройте в режиме правки документ, в который нужно поместить данные.

Щелкните мышью ту область, в которую должны быть помещены скопированные данные или, в случае если скопированными данными нужно заменить существующие, перед вставкой выделите заменяемые данные.

Выберите команду: Правка - Вставить.

Примечание Чтобы выяснить, является ли поле, которое нужно импортировать, форматируемым, щелкните его и выберите команду: Правка - Свойства документа (при необходимости перейдите в документ). Затем откройте вкладку "Поля" (вторую) и щелкните имя поля в левой области. В правой области для всех форматируемых полей содержится запись "Тип данных: Форматируемый текст". Совет Поле "Текст" обычно является форматируемым.

Связывание и внедрение объектов

Связывание и внедрение объектов (OLE) - технология, которая позволяет обмениваться данными между приложениями; эта технология поддерживается на платформе Windows. OLE позволяет связывать и внедрять в документы Notes данные из других приложений, например диаграммы 1-2-3, документы Lotus Word Pro или презентации Freelance Graphics. Набор внедряемых данных представляет собой объект.

Имеется возможность связывать и внедрять как весь файл, так и его часть. Кроме того, в документ Notes можно внедрить объект, чтобы затем использовать для ввода данных в Notes соответствующее ему приложение. Например, если на компьютере имеется Lotus 1-2-3, можно создать пустую электронную табл. 1-2-3, с тем чтобы вводить в документ Notes данные формата электронной табл. 1-2-3.

Связывание

Связанным объектом называется указатель на данные, хранящиеся в некотором исходном файле; таким образом, при изменении данных в этом файле все изменения будут отображены в Notes. Имеется возможность указывать, будут ли обновляться данные в Notes вручную или автоматически при изменении данных в исходном файле.

Так как данные связанного объекта хранятся в некотором исходном файле, пользователи, которым требуется изменять (или обновлять) связанный объект, должны обладать серверным приложением, доступом к исходному файлу на файловом сервере и теми же, что и на сервере, средствами поддержки соответствия каталогов, в которых хранится исходный файл. Кроме того, если исходный файл был перемещен или удален, связанный объект, указывающий на этот файл, должен быть создан заново.

Внедрение данных в документ Notes

Данные из другого приложения могут внедряться в форматируемое поле документа Notes. Внедренный объект OLE является лишь копией данных, поэтому изменения, внесенные в исходный файл, не отражаются в документе Notes. Для создания внедренного объекта OLE требуется, чтобы как исходное приложение, так и операционная система поддерживали технологию OLE.

При щелчке мышью внедренного объекта в Notes появляется новое меню.

08_01 (рис 8.1) 08_01

Имя меню отражает тип приложения. Например, если объектом является книга Lotus 1-2-3, меню будет иметь имя "Книга".

После внедрения данных их можно развернуть и просмотреть в окне Notes. Кроме этого существует возможность изменения других атрибутов объекта.

Чтобы внедрить часть файла в документ

Имеется возможность внедрения в документ Notes части файла другого приложения. Если приложение поддерживает технологию OLE 2, внедрение данных в Notes может осуществляться методом перетаскивания мышью.

Выделите данные в приложении, которые требуется внедрить.

Скопируйте их в буфер обмена.

В Notes откройте в режиме правки документ, в который нужно поместить данные.

Щелкните в форматируемое поле, в котором должен появиться объект.

Выберите команду: Правка - Специальная вставка.

Установите переключатель в положение "Вставить".

08_02 (рис 8.2) 08_02

В поле "Как" выберите источник скопированных данных (например, если данные копировались из Lotus 1-2-3 для Windows, укажите "Книга Lotus 1-2-3").

(Необязательно.) Выберите "В виде значка", чтобы отобразить данные в виде значка.

Нажмите кнопку ОК.

Примечание При создании внедренного объекта, исходное приложение которого допускает внедрение, в исходный объект можно внедрять дополнительные объекты. Это называется сложным внедрением.

Чтобы целиком внедрить файл в документ

Имеется возможность внедрения в документ Notes файлы целиком в виде объектов.

Откройте документ, в который следует добавить внедряемый объект.

Щелкните мышью ту область документа, где должен появиться объект.

Выберите команду: Создание - Объект.

Установите переключатель в положение "Объект из файла".

Введите в файловом окне путь к файлу и имя файла или воспользуйтесь средствами окна, чтобы найти нужный файл.

(Необязательно.) Выберите "В виде значка", чтобы отобразить данные в виде значка.

Нажмите кнопку ОК.

Примечание При использовании Windows для внедрения файла, созданного в приложении, поддерживающем OLE2, можно применять перетаскивание с помощью мыши. Для этого выберите команду: Пуск - Программы - Проводник, щелкните правой кнопкой мыши файл, перетащите его из проводника в форматируемое поле документа Notes, в появившемся меню выберите команду "Создать внедренный объект".

Чтобы внедрить новые данные в документ

Имеется возможность внедрения в документ Notes новых объектов. При создании нового объекта Notes открывает для ввода данных пустой рабочий файл в выбранном приложении. При сохранении данные будут сохранены в качестве объекта Notes (вместо отдельного файла).

В случае если выбранное исходное приложение поддерживает OLE2, пустой рабочий файл будет открыт непосредственно в среде Notes.

В режиме правки документа щелкните мышью то место, где должен появиться объект.

Выберите команду: Создание - Объект.

Установите переключатель в положение "Объект".

Выберите тип объекта, соответствующий приложению, которое будет использоваться для создания (например, "Книга Lotus 1-2-3").

(Необязательно.) Выберите "В виде значка", чтобы отобразить значок вместо внедренных данных.

Если данные отображаются в виде значка, изменение объекта осуществляется в отдельном окне, то есть при попытке изменения объекта будет открываться его исходное приложение.

Если данные отображаются не в виде значка, то изменение объекта будет осуществляться непосредственно в Notes, т.е. соответствующее приложение будет открываться в среде Notes (при условии, что приложение поддерживает эту возможность).

Нажмите кнопку ОК.

В случае если исходное приложение поддерживает редактирование в окне Notes, прямо в документе будет запущено исходное приложение (при условии, что данные не отображаются в виде значка).

В случае если приложение не поддерживает редактирование в окне Notes, оно будет запущено в отдельном окне.

Введите данные в пустой рабочий файл.

Если объект был запущен

в отдельном окне, выберите команду: Файл - Выход и возврат в Lotus Notes (или эквивалентную команду в приложении);

в окне Notes, щелкните в любом месте документа вне объекта.

Чтобы перетащить мышью данные из другого приложения в Notes

В случае если исходное приложение поддерживает OLE2, имеется возможность перетаскивать данные мышью из исходного приложения в Notes. Как только данные будут помещены в документ, они будут преобразованы во внедренный объект; изменения, внесенные в эти данные, не приведут к изменениям в исходном файле.

Примечание Эта возможность используется таким способом не во всех приложениях. Если процедура, описанная ниже, не работает, обратитесь к документации используемого приложения.

В Notes откройте в режиме правки документ, в который нужно поместить данные.

Выделите данные в приложении, которые требуется внедрить.

Нажмите и удерживайте клавишу CTRL, затем щелкните мышью контур выделенных данных.

Удерживая нажатой клавишу CTRL, перетащите мышью выделенные данные в документ Notes и вставьте их в ту область, где должен появиться объект. При перетаскивании мышью данных с нажатой клавишей CTRL данные копируются, а без клавиши CTRL - данные вырезаются из исходного файла.

Примечание При использовании Windows данные можно перетаскивать мышью из серверного приложения, поддерживающего OLE2, в Notes посредством рабочего стола Windows. Для этого скопируйте данные в буфер обмена, щелкните правой кнопкой мыши любое место на рабочем столе Windows и выберите команду "Вставить ярлык". Затем перетащите ярлык с рабочего стола Windows в документ Notes.

Чтобы развернуть внедренный объект

Если исходное приложение объекта поддерживает возможность редактирования в окне Notes (функция OLE 2), объект может быть развернут на все пространство окна Notes.

В режиме правки документа щелкните объект.

Выберите команду: Правка - Свойства.

На первой вкладке окна свойств объекта выберите параметр "Вписать в окно".

Закройте окно свойств объекта.

Сохраните и закройте документ.

Повторно откройте документ в режиме правки и дважды щелкните объект.

Примечание Если документ Notes кроме данного объекта содержит еще какие-либо сведения, объект в развернутом состоянии закроет эти данные.

Чтобы изменить внедренный объект

Данные внедренного объекта OLE могут редактироваться, для чего необходимо из Notes запустить их исходное приложение. При использовании Windows, в случае когда исходное приложение поддерживает OLE 2, имеется возможность редактирования с использованием команд и панелей инструментов приложения непосредственно в среде Notes.

Редактирование внедренного объекта OLE в исходном приложении (в отдельном окне)

В режиме правки документа выделите объект однократным щелчком мыши.

Выберите команду: Меню объекта - Открыть.

Под Меню объекта понимается меню, которое появляется, если щелкнуть какой-либо объект.

Внесите необходимые изменения в данные в исходном приложении.

Выберите команду: Файл - Выход и возврат в Lotus Notes (или эквивалентную команду в приложении).

Для сохранения измененных данных в Notes выберите команду: Файл - Сохранить.

Редактирование внедренного объекта OLE в Notes (в текущем окне)

Если исходное приложение поддерживает OLE 2, имеется возможность изменения объекта в окне Notes.

В режиме правки документа дважды щелкните объект.

Внесите необходимые изменения в данные.

В меню Notes содержатся команды, взятые из серверного приложения (вместе с обычными командами Notes из меню "Файл"). При редактировании объекта непосредственно в Notes могут использоваться команды и панель инструментов серверного приложения.

Щелкните в любом месте документа вне объекта.

Для сохранения измененных данных в Notes выберите команду: Файл - Сохранить.

Примечание В случае очень большого объекта OLE2 (например, электронной таблицы, содержащей несколько сотен строк), не рекомендуется вносить изменения в объект непосредственно в окне Notes. Вместо этого щелкните мышью объект и выберите команду: Меню объекта - Открыть (под Меню объекта понимается меню, которое появляется, если щелкнуть какой-либо объект). Внесите необходимые изменения в объект в окне приложения.

Чтобы копировать внедренный объект или образ внедренного объекта

Имеется возможность создания изменяемой копии внедренного объекта, или просто образа, в котором данные доступны только для чтения.

В режиме правки документа щелкните объект.

Выберите команду: Правка - Копировать, чтобы создать изменяемую копию объекта.

Выберите команду: Меню объекта - Копировать внешний, чтобы создать образ объекта. (Под Меню объекта понимается меню, которое появляется в Notes, если щелкнуть какой-либо объект.)

Примечание Чтобы произвести копирование в любое другое приложение (не Notes), выберите команду: Правка - Копировать, в результате чего будет создан образ объекта, или же выберите команду: Меню объекта - Копировать внешний, в результате чего будет создана изменяемая копия объекта.

Щелкните экран за пределами объекта.

В документе Notes выберите команду: Правка - Вставить.

Добавление пользовательского объекта OLE в документ Notes

При работе с Notes в операционных системах Windows и наличии на компьютере установленных пользовательских объектов OLE эти объекты можно помещать в документы. Пользовательский объект OLE (также называемый объектом OCX или ActiveX) является небольшим самодостаточным программным модулем со своими собственными данными.

В вашей организации могут быть созданы или приобретены пользовательские объекты OLE на основе программных модулей различных производителей; затем эти модули могут использоваться в Notes. Некоторые объекты не имеют справочных сведений для своих приложений. Кроме того, для использования некоторых объектов требуется выполнить некоторый программный код. Эти объекты могут быть внедрены в Notes вручную, но они не предоставят значительного набора дополнительных возможностей без написания программного кода.

Чтобы создать элемент управления

В режиме правки документа щелкните мышью форматируемое поле.

Выберите команду: Создание - Объект.

Выполните одно из следующих действий.

Установите переключатель в положение "Элемент управления", затем выберите объект из списка.

Установите переключатель в положение "Элемент управления", а затем нажмите кнопку "Добавить элемент в список". Выберите элемент управления, нажмите кнопку ОК, затем выберите его из списка.

Нажмите кнопку ОК.

Чтобы изменить элемент управления

В режиме правки документа щелкните элемент управления.

В меню "Приложение" выберите один из описанных в таблице параметров.


Параметр	Описание
Свойства объекта	Позволяет изменить свойства Notes, касающиеся данного элемента управления, включая такое свойство, как имя элемента. Кроме этого можно задать другие параметры, например выравнивание.
Вырезать Копировать	Выполняет действие с целым элементом управления. Чтобы вырезать или вставить текст в элементе, воспользуйтесь меню "Правка".
Копировать внешний	Позволяет копировать объект в приложение, отличное от Notes
Связать файл с объектом	Открывает диалоговое окно, в котором можно указать путь к файлу. Данная возможность предназначена для разработчиков Domino и требует использования интерфейса прикладного программирования (API) Notes. Например, разработчик, который включил элемент управления универсального проигрывателя, возможно, пожелает связать с этим элементом управления музыкальные файлы. Дополнительные сведения о разработке см. в справочной базе данных Lotus Domino 6 Designer. Можно также перейти в библиотеку документации на Web-узле Lotus Developer Domain для загрузки или просмотра справочной базы данных Lotus Domino Designer 6.
Изменить события и свойства	Предоставляет доступ к свойствам элемента управления и к свойствам Notes. Совет Разработчики могут изменить поведение элемента управления путем смены его событий с помощью LotusScript. Например, можно изменить событие Click для открытия сообщения при щелчке данного элемента управления.
Окно свойств	Отображает собственные свойства элемента управления (не Notes) в диалоговом окне.
Режим конструктора	Позволяет работать с элементом управления либо в режиме конструктора, либо в режиме выполнения. Разработчик может заменить элемент управления в одном из режимов, но в режиме выполнения можно просмотреть, что будет отображено для других пользователей элемента управления.
Заблокировать события	Блокирует и снимает блокировку событий данного элемента управления. Для разработчика это может быть полезно при изменении этого элемента.

Щелкните в любом месте документа вне объекта.

Для сохранения измененных данных в Notes выберите команду: Файл - Сохранить.

Чтобы скопировать элемент управления, его образ или данные

В режиме правки документа щелкните элемент управления и выделите данные, которые следует скопировать.

Выполните одно из следующих действий.

Чтобы создать изменяемую копию элемента управления, выберите команду: Приложение - Копировать.

Чтобы создать образ элемента управления, выберите Приложение - Копировать внешний.

Чтобы создать копию выделенных данных элемента управления, выберите команду: Правка - Копировать.

Выберите место в документе, куда следует поместить новый элемент управления или его образ.

Выберите команду: Правка - Вставить.

Чтобы развернуть элемент управления

В режиме правки документа щелкните элемент управления.

Выберите команду: Приложение - Свойства объекта.

В окне свойств приложения выберите одно из следующих действий:

вписать в окно;

разместить ниже полей.

Закройте окно свойств приложения.

Сохраните и закройте документ.

Повторно откройте документ в режиме правки.

Примечания

Когда выбран параметр "Выписать в окно", при открытии документа в режиме правки элемент управления будет развернут на все окно Notes. Когда объект развернут на все окно, любые другие данные в документе закрыты.

Когда выбран параметр "Разместить под областью макета", а затем документ открывается в режиме правки, то данные будут отображаться следующим образом.

Объект управления вписывается в область под областью макета. Если в документе область макета отсутствует, объект разворачивается на все окно Notes.

Если в документе Notes имеются данные, расположенные под областью макета, объект в развернутом состоянии закроет эти данные.

Если документ содержит две или более областей макета, объект заполнит область под первой областью. Остальные области макета будут закрыты.

Чтобы разрешить внесение изменений в элемент управления в режиме чтения

В режиме чтения имеется возможность внесения изменений в объект управления.

После задания данного свойства, объект можно изменить и напечатать изменения в режиме чтения, но чтобы сохранить изменения в объекте, необходимо изменить и сохранить документ.

Примечание Данные для некоторых объектов управления в режиме чтения не отображаются. Если данное свойство задано, объект отображается принудительно.

В режиме правки документа щелкните элемент управления.

Выберите команду: Приложение - Свойства объекта.

В окне свойств приложения выберите параметр "Запускать объект при открытии для чтения".

Закройте окно свойств приложения.

Сохраните и закройте документ.

Повторно откройте документ.

Чтобы удалить элемент управления из документа

Измените документ, перетащив из него объект и выбрав: Правка - Удалить. В сообщении о необратимости операции нажмите кнопку "Да".

Чтобы удалить элемент управления из списка элементов управления

При удалении объекта из списка в диалоговом окне "Создание объекта" он также удаляется из реестра Windows. Объект управления можно добавить в список снова и одновременно восстановить его в реестре.

В форматируемом поле выберите команду: Создание - Объект.

Установите переключатель в положение "Элемент управления".

В списке выберите элемент управления для удаления и нажмите кнопку "Удалить элемент из списка".

В появившемся диалоговом окне предупреждения нажмите кнопку ОК.

(Необязательно.) Чтобы восстановить элемент управления в списке и реестре, нажмите кнопку "Добавить элемент в список", выполните поиск расположения нужного файла .OCX в операционной системе, а затем нажмите ОК.

Разрешение вопросов, связанных с внедрением объектов OLE и элементов управления ActiveX

При внедрении объекта OLE или элемента управления ActiveX на экран может быть выведено следующее сообщение об ошибке.

Ошибка при обработке запроса к объекту

Возможные причины вывода этого сообщения об ошибке:

Предпринимается попытка внедрить элемент управления ActiveX, который не поддерживает вставку вручную (элемент управления можно внедрить только с помощью программы). Просмотрите реестр Windows, чтобы проверить, вставлена ли (внедрена) поддержка элементов управления. Элемент управления указан в разделе \\HKey_classes_root; проверьте, что для имени элемента управления отображается параметр "Insertable".

Предпринимается попытка внедрить неправильно установленный объект OLE или элемент управления ActiveX или в реестре Windows содержатся конфликтующие данные об объекте OLE или элементе управления ActiveX. Чтобы разрешить проблему, переустановите объект OLE или элемент управления ActiveX.

Возможно, на компьютере установлено несколько версий Notes. Чтобы технология OLE работала правильно, необходима точность в реестре Windows. Убедитесь, что используется наиболее новая версия Notes из установленных на компьютере.

В системе недостаточно памяти. Закройте приложения и перезагрузите компьютер.

Создание связей с другими приложениями или данными

Связи в других приложениях, связи с базами данных, представлениями, другими документами Notes и внедренными объектами могут создаваться путем создания в форматируемом поле связанного объекта OLE. Связанный объект является прямым "шлюзом", ведущим к данным в исходном приложении, поэтому при открытии связи в Notes будут отображаться все изменения, сделанные в исходном приложении. Для создания связанного объекта OLE требуется, чтобы как исходное приложение, так и операционная система поддерживали технологию OLE.

При щелчке связи в Notes появляется новое меню. Имя меню отражает тип приложения, на которое указывает связь. Например, если связь указывает на книгу Lotus 1-2-3, меню будет иметь имя "Книга".

08_03 (рис 8.7) 08_03

После создания связи она может быть обновлена, изменена или разорвана.

Чтобы создать связь с другим приложением

Откройте приложение, на которое должна указывать связь. Если оно уже открыто, убедитесь, что в нем сохранены данные, которые требуется связать.

Выберите данные, на которые должна указывать связь, и скопируйте их в буфер обмена.

В Notes откройте в режиме правки документ, в который нужно поместить данные.

Щелкните в форматируемое поле, в котором должен появиться объект.

Выберите команду: Правка - Специальная вставка.

Выберите параметр "Вставить связь с источником".

В поле "Как" выберите формат отображения объекта.

(Необязательно.) Выберите "В виде значка", чтобы отобразить значок вместо связанных данных.

Нажмите кнопку ОК.

Примечание Связь может отображаться в Notes в виде четырех типов файлов: текст (RTF), рисунок (BMP), рисунок, текст или значок. Тем не менее, то, какие именно из перечисленных форматов отображения доступны, определяется приложением, на которое указывает связь.

Чтобы создать связь с другим приложением посредством перетаскивания мышью

В случае если исходное приложение поддерживает OLE2, имеется возможность создавать в Notes ссылку путем перетаскивания данных мышью из других приложений.

Примечание Эта возможность используется таким способом не во всех приложениях; например, в некоторых из них может не работать сочетание клавиш CTRL+SHIFT. Если процедура, описанная ниже, не работает, обратитесь к документации используемого приложения.

В Notes откройте в режиме правки документ, в котором требуется образовать связь.

Выделите данные в приложении, на которые должна указывать связь.

Нажмите и удерживайте клавиши CTRL и SHIFT, затем щелкните мышью контур выделенных данных.

Удерживая клавиши CTRL и SHIFT, перетащите мышью данные в документ Notes и поместите их в то форматируемое поле, в котором должна появиться связь.

Чтобы создать связь с документом, представлением или базой данных Notes

Связь может быть создана в документе Notes или в другом приложении, поддерживающем OLE2, и может указывать на документ Notes, представление или базу данных.

Откройте в Notes документ, представление или базу данных, куда должна указывать связь.

Выберите команду: Правка - Копировать как связь, а затем - "с документом", "с представлением" или "с базой данных".

Откройте документ Notes или внешнее приложение, где должна располагаться связь.

Щелкните мышью ту область, где должна появиться связь.

Выберите команду: Правка - Специальная вставка.

Установите переключатель в положение "Вставить связь с источником" и выберите связь с Notes, если данный параметр доступен. В противном случае можно выбрать значение "Рисунок", в результате чего будет создана картинка значка базы данных Notes, или значение "Текст".

Нажмите кнопку ОК.

Примечания

Связь с базой данных, документом или представлением Notes можно создать на рабочем столе Windows. Для этого выполните действия, описанные в пунктах 1 и 2, щелкните правой кнопкой мыши любое место на рабочем столе Windows и выберите команду "Вставить ярлык".

Кроме того, связь с документом или базой данных Notes может быть создана путем перетаскивания мышью документа или базы данных в другое приложение или на рабочий стол Windows, что исключает необходимость копирования и вставки.

Чтобы создать связь с внедренным объектом

При использовании Windows имеется возможность создания связи документа Notes или другого приложения, поддерживающего OLE, с внедренным объектом в Notes.

Откройте в Notes документ в режиме правки и щелкните мышью внедренный объект.

Выберите команду: Меню объекта - Копировать внешний. Под Меню объекта понимается меню, которое появляется, если щелкнуть какой-либо объект.

Укажите мышью ту область в Notes или в документе, где должна появиться связь.

Выберите команду: Правка - Специальная вставка.

Нажмите кнопку "Вставить связь" (или выполните эквивалентную команду в приложении).

Выберите объект.

Примечание Чтобы создать связь только с некоторой частью внедренного объекта, откройте в режиме правки документ, содержащий внедренный объект. Затем щелкните дважды объект, выделите данные, которые следует связать, и проделайте вышеописанные действия.

Чтобы вручную обновить связь

Откройте в режиме правки тот документ, который содержит связанный объект.

Выберите команду: Правка - Внешние связи.

В диалоговом окне "Внешние связи" выберите связь.

Нажмите кнопку "Обновить". Чтобы обновить все связанные объекты в документе, выберите команду: Вид - Обновить.

Примечание Обновление вручную применяется для объектов, на обновление которых требуется значительное время, например для больших рисунков. При обновлении вручную пользователь может выбрать тот момент, когда будет обновляться связь. Будьте внимательны: при первом открытии документа со связью OLE на экран будет выведен запрос на обновление связи (да/нет).

Чтобы обновить связь автоматически

Откройте в режиме правки тот документ, который содержит связанный объект.

Выберите команду: Правка - Внешние связи.

Выберите связь.

Выберите "Автоматически", чтобы обновление производилось всегда, когда изменяются данные.

Нажмите кнопку "Закрыть".

Чтобы разорвать связь

При разрыве связи данные остаются в документе Notes как "статический" текст, то есть к ним нельзя больше осуществлять доступ.

Откройте в режиме правки тот документ, который содержит связанный объект.

Выберите команду: Правка - Внешние связи.

Выберите связь.

Щелкните кнопку "Разорвать связь".

Нажмите кнопку ОК.

Нажмите кнопку "Закрыть".

Примечание Если была случайно разорвана связь, она может быть восстановлена путем выхода из документа без сохранения изменений.

Чтобы изменить связь

Связанные данные могут быть изменены, для чего необходимо из Notes запустить их исходное приложение OLE.

Откройте в режиме правки тот документ, который содержит связанный объект.

Дважды щелкните связь.

Внесите необходимые изменения в данные в исходном приложении.

Вернитесь в Notes.

(Необязательно.) Если связь настроена на обновление вручную, выберите команду: Вид - Обновить, чтобы обновить данные. В противном случае данные обновятся автоматически.

Выберите команду: Файл - Сохранить, чтобы сохранить изменения.

Чтобы скопировать связь или образ связи

Имеется возможность создания изменяемой копии связи, или просто образа, в котором данные доступны только для чтения.

В режиме правки документа щелкните связь.

Чтобы создать изменяемую копию связи, выберите команду: Правка - Копировать.

Выберите команду: Меню объекта - Копировать внешний, чтобы создать образ ссылки. (Под Меню объекта понимается меню, которое появляется, если щелкнуть какой-либо объект.)

Примечание Чтобы произвести копирование в любое другое приложение (не Notes), выберите Правка - Копировать, в результате чего будет создан образ связи, или же выберите команду: Меню объекта - Копировать внешний, в результате чего будет создана редактируемая копия объекта.

Щелкните любую область вне связи.

В документе Notes выберите команду: Правка - Вставить.

Чтобы изменить вид связи

В режиме правки документа щелкните связь.

Выберите команду: Связь - Свойства связи, Отобразить как. Связь - это тип связи (например, "Лист 1-2-3"). Или можно выбрать: Связь - Изменить свойства, а затем изменить значение для параметра "Отобразить как".

Выберите формат отображения.

Нажмите кнопку ОК.

Импорт и экспорт

Можно импортировать данные из многих популярных приложений в документ или представление Notes, а также экспортировать данные из документа или представления Notes во многие из этих приложений.

Импорт файлов в документы, имеющие форматируемые поля

Допускается импорт текстовых файлов, файлов текстовых редакторов, графических файлов, файлов HTML и электронных таблиц в документы, имеющие форматируемые поля, если имеется доступ к расположению файла, например к локальному жесткому диску или к файловому серверу.

При импорте файлов в документ Notes эмулируются функции исходного приложения. Например, импортированный файл текстового редактора отображается с исходными шрифтами, цветами и заголовками.

Импорт файлов в документ часто используется в случаях, когда работать с данными предпочтительнее в Notes, а не в исходном приложении и при этом частое обновление данных не требуется. Если позже потребуется обновить данные, нужно будет их заново импортировать.

Импорт текстовых файлов

В документе Notes допускается импорт файлов в формате .rtf, текстовых файлов ASCII и файлов текстовых редакторов в форматируемое поле.

Чтобы импортировать файлы в формате .rtf

Редактируя документ, укажите мышью то место, где должен появиться импортируемый файл.

Выберите команду: Файл - Импорт. (Эта команда недоступна, если выделенное поле не является форматируемым.)

В списке "Тип файлов" диалогового окна "Импорт" выберите значение "Microsoft RTF". Импортируемый файл должен иметь расширение *.RTF.

Выберите диск и каталог, где находится файл, а затем выберите сам файл.

Нажмите кнопку "Импорт".

Чтобы импортировать текстовые файлы ACSII

Редактируя документ, укажите мышью то место, где должен появиться импортируемый файл.

Выберите команду: Файл - Импорт. (Эта команда недоступна, если выделенное поле не является форматируемым.)

В списке "Тип файлов" диалогового окна "Импорт" выберите значение "Текст ASCII". Импортируемый файл может иметь любое расширение или не иметь расширения.

Выберите диск и каталог, где находится файл, а затем выберите сам файл.

Нажмите кнопку "Импорт".

Укажите, следует ли сохранять существующие в тексте разрывы строк. Если выбрано значение "Да", в Notes сохраняются разрывы строк из исходного файла. В противном случае в каждой строке размещается максимальное число знаков. По умолчанию в одной строке размещается 75 знаков.

Совет Если при импорте файла какого-либо типа (например, рисунка) отображается сообщение "Сохранить имеющееся разбиение текста на строки?", перед нажатием клавиши "Импорт" не был выбран тип файла.

Чтобы импортировать файлы текстовых редакторов

Можно импортировать файлы текстовых редакторов Lotus Word Pro, Microsoft Word и WordPerfect.

Редактируя документ, укажите мышью то место, где должен появиться импортируемый файл.

Выберите команду: Файл - Импорт. (Эта команда недоступна, если выделенное поле не является форматируемым.)

В списке "Тип файлов" диалогового окна "Импорт" выберите текстовый редактор для импортируемого файла.

Выберите диск и каталог, где находится файл, а затем выберите сам файл.

Нажмите кнопку "Импорт".

Импорт файлов HTML

В форматируемое поле Notes можно импортировать текст файла HTML и рисунки, если они сохранены локально. Если рисунки хранятся не локально, на месте рисунка отображается красный прямоугольник с крестом.

Чтобы импортировать файлы HTML

Редактируя документ, укажите мышью то место, где должен появиться импортируемый файл.

Выберите команду: Файл - Импорт. (Эта команда недоступна, если выделенное поле не является форматируемым.)

В списке "Тип файлов" диалогового окна "Импорт" выберите значение "Файл HTML".

Выберите диск и каталог, где находится файл, а затем выберите сам файл.

Нажмите кнопку "Импорт".

Импорт графических файлов

В документ Notes допускается импорт графических файлов нескольких типов (BMP, CGM, GIF, JPEG, Lotus PIC, PCX и TIFF 5.0) в форматируемое поле. Рисунки следует импортировать по отдельности. Если файл содержит более одного рисунка, будет импортирован только первый.

Импортированные в Notes рисунки могут отличаться от исходных, так как содержащиеся в них шрифты, цвета, размеры текста и общие размеры будут конвертированы в совместимые с Notes. Попробуйте изменить вид рисунка в его исходном приложении перед импортом в Notes.

Перед импортом в Notes сканированных изображений их следует сохранить в формате BMP, PCX или TIFF. Если качество сканированного изображения неудовлетворительно, в программе сканирования следует изменить такие настройки, как разрешение (в точках на дюйм) или размер изображения. Начните с 75 точек на дюйм при 100% размере, затем увеличивайте разрешение и уменьшайте размер до тех пор, пока не будет достигнут приемлемый результат. Вообще говоря, чем выше разрешение в точках на дюйм, тем больше будет объем импортируемого в Notes рисунка. Также необходимо иметь в виду то, что различные мониторы могут по-разному отображать отсканированное изображение.

Чтобы импортировать графические файлы

Редактируя документ, укажите мышью то место, где должен появиться импортируемый файл.

Выберите команду: Файл - Импорт. (Эта команда недоступна, если выделенное поле не является форматируемым.)

В списке "Тип файлов" диалогового окна "Импорт" выберите тип импортируемого графического файла.

Выберите диск и каталог, где находится файл, а затем выберите сам файл.

Нажмите кнопку "Импорт".

Импорт файлов электронных таблиц в документы, имеющие форматируемые поля

В форматируемое поле в документе можно импортировать файлы электронных таблиц Lotus 1-2-3 и Microsoft Excel. Импортированная электронная таблица становится просто таблицей.

В случае если электронная таблица шире, чем окно Notes, для просмотра скрытой части данных используется горизонтальная полоса прокрутки. Наибольшая ширина текста, которая может использоваться в документе Notes составляет 57,8 см (22,75 дюйма). Дополнительный текст не отображается. Кроме этого, импортируются только первые 64 столбца электронной таблицы.

Если в файле электронной таблице содержится несколько листов, импортируется только первый лист. В Notes также не поддерживается импорт имен из именованных диапазонов.

При импорте файлов формата 1-2-3® шрифт заменяется на Courier, а при импорте из Microsoft Excel - на Times Roman. После импорта файла шрифт может быть изменен.

Чтобы импортировать файлы электронных таблиц

Редактируя документ, укажите мышью то место, где должен появиться импортируемый файл.

Выберите команду: Файл - Импорт. (Эта команда недоступна, если выделенное поле не является форматируемым.)

В списке "Тип файлов" диалогового окна "Импорт" выберите программу электронных таблиц для импортируемого файла.

Выберите диск и каталог, где находится файл, а затем выберите сам файл.

Нажмите кнопку "Импорт".

Импорт файлов в представления

Допускается импорт структурированных и табличных текстовых файлов, электронных таблиц и файлов vCard (электронная визитная карточка) в представления Notes, если имеется доступ к расположению файла, например к локальному жесткому диску или к файловому серверу. Файлы vCard можно импортировать только в представления личной адресной книги.

Импорт часто используется в случаях, когда работать с данными предпочтительнее в Notes, а не в исходном приложении и при этом частое обновление данных не требуется. Если позже потребуется обновить данные, нужно будет их заново импортировать.

Импорт структурированных текстовых файлов

Структурированный текст - это текст ASCII, который состоит из полей со значениями. При импорте структурированного текста в представление следует выбрать форму Notes для приема данных.

Чтобы импортировать структурированные текстовые файлы

В представлении выберите команду: Файл - Импорт.

В списке "Тип файлов" диалогового окна "Импорт" выберите значение "Структурированный текст".

Выберите диск и каталог, где находится файл, а затем выберите сам файл.

Нажмите кнопку "Импорт".

В диалоговом окне "Импорт структурированного текста" в поле "Использовать" выберите форму, которую следует использовать для импорта структурированного текста. Имена полей в форме должны соответствовать именам полей, используемым в представлении Notes (например, имя, адрес, номер телефона и так далее).

Выберите значение "Разрыв страницы", чтобы в конце каждого поля добавлялись знаки возврата каретки и разрыва строки, или значение "Знак с кодом", чтобы в конце каждого поля добавлялся знак с указанным кодом.Примечание Если решено использовать коды знаков, их просмотреть в таблице символов Windows. В Notes используются только коды, а не сами знаки ASCII.

В поле "Импортировать как" выберите значение "Главные документы" или "Ответные документы" в соответствии нужным способом отображения текста в представлении.

Укажите, следует сохранять исходные разрывы строк в файле или разместить текст как основной.

Если используется форма, в которой поля должны быть пересчитаны, установите флажок "Вычислять значения полей формы при импорте документов". Данный параметр появляется, если в тексте имеются формулы.

Нажмите кнопку ОК.

Импорт табличных текстовых файлов

Табличный текст является текстом ASCII, объединенным в строки и столбцы, разделенные табуляцией. При импорте табличного текстового файла в представление каждая текстовая строка становится отдельным документом, а каждый столбец - полем. Содержимое исходной ячейки таблицы становится содержимым поля. При импорте табличного текста в представление каждая запись не может превышать длину 1536 знаков.

При импорте табличного текста в представление следует выбрать форму Notes для приема данных.

Чтобы импортировать табличные текстовые файлы

В представлении выберите команду: Файл - Импорт.

В списке "Тип файлов" диалогового окна "Импорт" выберите значение "Табличный текст".

Выберите диск и каталог, где находится файл, а затем выберите сам файл.

Нажмите кнопку "Импорт".

В диалоговом окне "Импорт табличного текста" в поле "Использовать" выберите форму, которую следует использовать для импорта такого текста. Имена полей в файле формы должны соответствовать именам полей, используемым в представлении Notes (например, имя, адрес, номер телефона и так далее).

Если необходимо импортировать только текст, в группе "Параметры импортируемых документов" в диалоговом окне "Импорт табличного текста" укажите количество строк верхнего или нижнего колонтитула, которые следует пропускать в файле. Параметр "Строк на странице" задает число текстовых строк, получаемых каждым документом Notes. Общее число строк в импортированных документах рассчитывается следующим способом:

число строк на странице - (число строк в верхнем колонтитуле + число строк в нижнем колонтитуле)

Если для файла ASCII и для представления используются различные форматы, необходимо использовать файл формата, чтобы отдельные компоненты соответствовали столбцам в представлении или полям в документе. Выберите значение "Использовать файл формата" и нажмите кнопку "Выбрать файл формата", чтобы выбрать используемый файл формата. Этот файл с расширением .COL иногда называется файлом дескриптора столбца.

Нажмите кнопку ОК.

Импорт файлов электронных таблиц Lotus 1-2-3 в представления

При импорте файла электронной таблицы Lotus 1-2-3 в представление каждая строка становится отдельным документом, а каждый столбец - полем. Содержимое исходной ячейки становится содержимым поля. Данные могут быть импортироваться как в основные, так и в ответные документы.

При импорте файла электронной таблицы в представление следует выбрать форму Notes для приема данных. Имена полей в форме должны соответствовать именам полей, используемым в представлении Notes (например, имя, адрес, номер телефона и так далее).

Если в файле электронной таблице содержится несколько листов, импортируется только первый лист. Если указанный диапазон (или раздел) соответствует более чем одной электронной таблице, будет импортироваться только та часть, которая содержится в текущем листе.

Строки импортированной электронной таблицы не переносятся. Если в файле имеется больше столбцов, чем может быть отображено в окне, для просмотра всей электронной таблицы следует пользоваться горизонтальной полосой прокрутки. В Notes могут обрабатываться электронные таблицы с максимальной шириной текста 57,79 см. Остальной текст не отображается в столбцах.

Чтобы импортировать электронные таблицы в представления

В представлении выберите команду: Файл - Импорт.

В списке "Тип файлов" диалогового окна "Импорт" выберите значение "Lotus 1-2-3".

Выберите диск и каталог, где находится файл, а затем выберите сам файл.

Нажмите кнопку "Импорт".

В диалоговом окне "Импорт листа 123" в поле "Импортировать как" выберите значение "Главные документы" или "Ответные документы" в соответствии с нужным способом отображения файла электронной таблицы в представлении.

В поле "Использовать форму" выберите форму Notes, которую требуется использовать для приема данных.

Если для файла электронной таблицы и для представления используются различные форматы, необходимо использовать файл формата, чтобы отдельные компоненты соответствовали столбцам в представлении или полям в документе. Выберите значение "Задается файлом формата" и введите имя файла в поле "Имя COL-файла". Этот файл с расширением .COL иногда называется файлом дескриптора столбца.

Если имеется специальный именованный диапазон, настроенный для использования при импорте, укажите этот диапазон в поле "Имя диапазона WKS".

Если на шаге 6 выбрана форма, в которой поля должны быть пересчитаны, установите флажок "Вычислять значения полей формы при импорте документов". Этот параметр может понадобиться, если в файле электронной таблицы имеются формулы. Если это неизвестно, обратитесь к разработчику базы данных за сведениями о форме.

Нажмите кнопку ОК.

Импорт и экспорт контактов в виде визитных карточек vCards

Контактные записи личной адресной книги можно импортировать или экспортировать из и в электронные визитные карточки, называемые файлами vCard. Файл vCard имеет расширение .VCF и содержит один или несколько контактов. Стандартными полями файла vCard являются "Имя", "Название", "Телефон", "Факс", "Адрес", "Город", "Страна" и "Индекс"; Notes импортирует данные из этих полей в соответствующие поля документа контакта.

Чтобы импортировать контакты из других приложений

Чтобы импортировать адресную книгу из другого почтового приложения, например из Microsoft Outlook Express, откройте другое приложение и сохраните адреса в формате файла vCard (.VCF). Затем можно импортировать результирующие файлы в Notes и выбрать из файла контакты, которые необходимо добавить.

В Lotus Organizer 6.0 можно копировать один или несколько контактов в виде файлов vCard , выбрав команду: Edit - Copy Special. Затем контактные записи можно вставить в личную адресную книгу Notes.

Примечание Если необходимо преобразовать почтовые сообщения cc:Mail, Microsoft Exchange Microsoft Mail или Outlook Express или адресные контакты в Notes, обратитесь за помощью к администратору Domino. Возможно, средства переноса для этих продуктов уже установлены, и администратор поможет вам использовать их.

Чтобы импортировать файлы vCard

Файлы vCard ( .VCF ) можно импортировать в адресную книгу и преобразовать их в новые контакты.

Щелкните этот значок на панели закладок, чтобы открыть адресную книгу и ее представление "Контакты". 08_14

(рис 8.14) 08_14

В меню выберите команду: Файл - Импорт.

В списке "Тип файлов" выберите значение vCard.

Укажите расположение файла .VCF, который необходимо импортировать, и нажмите кнопку "Импорт". Если в файле содержится одна контактная запись, будут отображены ее сведения. При наличии в файле нескольких контактов выводится список, в котором рядом с именем контакта, уже имеющимся в адресной книге, отображается звездочка (*).

Выполните одно из следующих действий.

Чтобы импортировать контакт из файла с одним контактом, нажмите кнопку "Сохранить".

Чтобы импортировать только некоторые контакты из файла с несколькими контактами, щелкните необходимые контакты для их выбора и нажмите кнопку "Импорт выбранных".

Чтобы импортировать все контакты файла, нажмите кнопку "Импорт всех". Если контактная запись для имени в файле уже существует, Notes создает дубликат документа контакта.

Совет Если файл vCard можно просмотреть в папках операционной системы, имеется возможность перетащить его на адресную книгу и отпустить на представлении "Контакты" для создания документов контактов этого файла. Кроме этого, при получении файла vCard в качестве вложения почтового сообщения для просмотра списка контактов следует щелкнуть вложение и выбрать команду "Просмотреть". Затем необходимо выполнить перечисленные выше действия для сохранения их в адресной книге.

Чтобы экспортировать файлы vCard

Контакты экспортируются в виде файла vCard, который затем можно отправить другому лицу.

Щелкните этот значок на панели закладок, чтобы открыть адресную книгу и ее представление "Контакты". 08_15

(рис 8.15) 08_15Совет Также можно экспортировать данные из открытого документа контакта в режиме чтения, но для одновременного экспорта нескольких контактов более удобно использовать представление.

(Необязательно.) Выделите контактные записи, которые требуется экспортировать.

В меню выберите команду: Файл - Экспорт.

В раскрывающемся списке "Тип файла" выберите значение vCard 2.1 или vCard 3.0.

Введите имя для файла. Notes автоматически присваивает расширение VCF.

Нажмите кнопку "Экспорт". Появится диалоговое окно "Экспорт vCard".

Если контакты выбраны на шаге 2, выберите параметр "Выбранные документы".

Чтобы создать файл, подходящий для пользователей, которым предоставляется этот файл, выполните следующие действия.

Для пользователей почты Notes оставьте выбранным параметр "Международный (utf-8)".

Для пользователей других почтовых систем выберите параметр "Местный".Совет Если пользователи файла неизвестны или если его применяют пользователи как почты Notes, так и других почтовых приложений, экспортируйте данный файл дважды в различных форматах.

(Необязательно.) Если предполагается предоставить файл пользователям почты Notes и необходимо экспортировать максимально возможное количество данных, выберите параметр "Все поля" вместо "Только основные поля адреса".

Нажмите кнопку ОК.

Чтобы отправить контактные записи другим пользователям

Экспортированный файлы vCard можно прикрепить к почтовому сообщению и переслать их пользователям почты Notes или других почтовых программ.

Экспорт документов

Экспорт документов позволяет использовать данные совместно с другими приложениями. Например, можно экспортировать документ Lotus WordPro™ и при необходимости сохранить его как документ Microsoft Word. Документы Notes могут экспортироваться в текстовые и графические форматы.

Экспорт документов в текстовые файлы

Документы можно экспортировать в файлы .rtf, в текстовые файлы ASCII и в файлы текстовых редакторов.

Совет Для экспорта только части документа выделите ту часть, которую следует экспортировать, а затем выполните одну из следующих процедур.

Чтобы экспортировать документы в файлы в формате .rtf

1. Откройте документ, который требуется экспортировать.

2. Выберите команду: Файл - Экспорт.

3. В списке "Тип файла" диалогового окна "Экспорт" выберите значение "Microsoft RTF".

4. В поле "Имя файла" введите имя и расширение, в результате чего будет создан новый файл, или выберите существующий файл .rtf из списка, в результате чего будут заменены данные в уже существующем файле.

5. Если был выбран файл, который уже существует в каталоге, нажмите кнопку "Заменить", чтобы заменить файл, или "Отмена", чтобы вернуться в диалоговое окно "Экспорт" и ввести новое имя файла.

6. Выберите диск и каталог, в котором будет сохранен экспортированный файл.

7. Нажмите кнопку "Экспорт".

8. Если был выбран файл, который уже существует в каталоге, нажмите кнопку "Заменить", чтобы заменить файл, или "Отмена", чтобы вернуться в диалоговое окно "Экспорт" и ввести новое имя файла.

Чтобы экспортировать документы в текстовые файлы ASCII

Откройте документ, который требуется экспортировать.

Выберите команду: Файл - Экспорт.

В списке "Тип файла" диалогового окна "Экспорт" выберите значение "Текст ASCII".

Введите в поле "Имя файла" имя и расширение, в результате чего будет создан новый файл, или выберите существующий файл из списка, в результате чего будут заменены данные в уже существующем файле. Экспортируемый файл может иметь любое расширение или не иметь расширения.

Выберите диск и каталог, в котором будет сохранен экспортированный файл.

Нажмите кнопку "Экспорт".

Если был выбран файл, который уже существует в каталоге, нажмите кнопку "Заменить", чтобы заменить файл, или "Отмена", чтобы вернуться в диалоговое окно "Экспорт" и ввести новое имя файла.

Для экспортируемого файла установите переключатель в положение, соответствующее нужному набору знаков: "Набор знаков по умолчанию", "Универсальный (UTF-8) или Юникод. Дополнительные сведения см. в разделе Использование Юникода для добавления специальных знаков в документы.

Укажите сколько знаков должно размещаться в одной строке файла ASCII. По умолчанию в одной строке размещается 75 знаков.Примечание Слова, которые не помещаются в пределы заданной длины строки, переносятся на следующую строку.

Нажмите кнопку ОК.

Чтобы экспортировать документы в файлы текстовых редакторов

Документы можно экспортировать в файлы формата Microsoft RTF, а затем открыть файл RTF в любом текстовом редакторе.

Откройте документ, который требуется экспортировать.

Выберите команду: Файл - Экспорт.

В списке "Тип файла" диалогового окна "Экспорт" выберите значение "Microsoft RTF".

Введите в поле "Имя файла" имя и расширение, в результате чего будет создан новый файл, или выберите существующий файл из списка, в результате чего будут заменены данные в уже существующем файле. Для экспортируемого файла следует задать расширение .RTF.

Выберите диск и каталог, в котором будет сохранен экспортированный файл.

Нажмите кнопку "Экспорт".

Экспорт рисунков в графические файлы

Рисунок можно выбрать и экспортировать в форматируемый текст в документе Notes как графический файл. Допускается экспорт двух типов графических файлов: CGM и TIFF 5.0. Оба типа файлов могут быть использованы как в Windows, так и в Macintosh.

Примечание Растровые изображения (.BMP, .TIF) не могут экспортироваться как метафайлы (.CGM, .GMF), аналогично, метафайлы не могут экспортироваться как растровые изображения.

Чтобы экспортировать в графические файлы

Откройте документ с рисунками для экспорта и переключите его в режим правки.

Выделите (перетащите) рисунок для экспорта.Примечание Если рисунок не был повторно выделен и в документе содержатся несколько рисунков, в документ экспортируется первый из них.

3. Выберите команду: Файл - Экспорт.

В списке "Тип файлов" диалогового окна "Экспорт" выберите тип экспортируемого графического файла.

Выберите диск и каталог, в котором будет сохранен экспортированный файл.

Нажмите кнопку "Экспорт".

Экспорт данных из представлений

Можно экспортировать данные представления Notes в структурированные и табличные текстовые файлы и файлы электронных таблиц Lotus 1-2-3. В зависимости от выбранного типа экспорта можно экспортировать видимый в представлении текст (табличный текст) или текстовые данные и данные в полях в документах (структурированный текст).

Экспорт документов не приведет к их удалению из представления, данные будут просто скопированы в новый файл.

Экспорт документов из представления в структурированные текстовые файлы

Структурированный текст - текст ASCII. При экспорте из представления Notes в структурированный текст создается файл, содержащий тексты документов без атрибутов форматируемого текста и все данные полей документов.

Если решено использовать коды знаков, их просмотреть в таблице символов Windows. В Notes используются только коды, а не сами знаки ASCII.

Экспорт документов не приведет к их удалению из представления, данные будут просто скопированы в новый файл.

Чтобы экспортировать документы из представления в структурированные текстовые файлы

В представлении выделите документ, который требуется экспортировать.

Выберите команду: Файл - Экспорт.

В списке "Тип файла" диалогового окна "Экспорт" выберите значение "Структурированный текст".

Нажмите кнопку "Экспорт".

Выберите параметр "Все документы" или "Выбранные документы".

Выберите значение "Разрыв страницы", чтобы в конце каждой строки добавлялись знаки возврата каретки и разрыва строки в качестве разделителя, или значение "Знак с кодом", чтобы в конце каждого поля добавлялся знак с указанным кодом.

В группе "Перенос слов в документах" укажите количество знаков, которое должно размещаться в одной строке. По умолчанию в одной строке размещается 75 знаков.

Нажмите кнопку ОК.

Экспорт данных из представления в табличные текстовые файлы

Табличный текст является текстом ASCII, объединенным в строки и столбцы, разделенные табуляцией. При экспорте представления в табличный текстовый файл каждый строка в представлении Notes становится текстовой строкой. Все столбцы представления Notes становятся столбцами текста, разделенного пробелами. Содержимое полей Notes, отображаемое в представлении, становится записями в каждом столбце.

Вид файла, полученного в результате табличного экспорта, может в точности совпадать с видом представления. В представлениях используется шрифт с пропорциональными пробелами, а при экспорте используется шрифт с одинаковыми пробелами. Экспортируйте несколько документов для проверки. Затем при необходимости измените параметры ширины столбцов в представлении перед выполнением экспорта всего представления.

Экспорт документов не приведет к их удалению из представления, данные будут просто скопированы в новый файл.

Чтобы экспортировать данные из представления в табличные текстовые файлы

В представлении выделите документ, который требуется экспортировать.

Выберите команду: Файл - Экспорт.

В списке "Тип файла" диалогового окна "Экспорт" выберите значение "Табличный текст".

Нажмите кнопку "Экспорт".

Выберите параметр "Все документы" или "Выбранные документы".

Чтобы включить заголовки представления в верхнюю часть экспортируемого файла, установите флажок "Включить заголовки столбцов".

Нажмите кнопку ОК.

Экспорт данных из представления в файлы электронных таблиц

Данные из представления можно экспортировать в файл электронной таблицы Lotus 1-2-3. При экспорте представления в электронную таблицу каждые строка и столбец таблицы в представлении становятся соответственно строкой и столбцом электронной таблицы. Любой текст, отображаемый в представлении, становится содержимым ячейки электронной таблицы. Названия столбцов становятся метками столбцов в электронной таблице.

Совет Чтобы выполнить экспорт в файл Microsoft Excel, экспортируйте представление как электронную таблицу Lotus 1-2-3 и сохраните этот файл в Lotus 1-2-3 как файл Microsoft Excel.

Экспорт документов не приведет к их удалению из представления, данные будут просто скопированы в новый файл.

В Notes можно экспортировать файлы в формате .WKS или в формате .WK4. Формат .WK4 является более новым. Используйте этот формат за исключением тех случаев, когда для работы с файлом планируется воспользоваться старой версией 1-2-3.

Предупреждение Перед открытием файла в Lotus 1-2-3 не изменяйте расширение экспортируемого файла в операционной системе, иначе могут возникнуть проблемы при сохранении атрибутов. Чтобы преобразовать файл в другую версию 1-2-3, откройте файл в 1-2-3, выберите команду: Файл - Сохранить как, а затем укажите необходимый формат файла.

Чтобы экспортировать данные в файл электронной таблицы Lotus 1-2-3

В представлении выделите документ, который требуется экспортировать.

Выберите команду: Файл - Экспорт.

В списке "Тип файла" диалогового окна "Экспорт" выберите значение "Lotus 1-2-3".

Введите в поле "Имя файла" имя и расширение, в результате чего будет создан новый файл, или выберите существующий файл из списка, в результате чего будут заменены данные в уже существующем файле. В качестве расширения укажите .WKS или .WK4.

Нажмите кнопку "Экспорт".

Выберите параметр "Все документы" или "Выбранные документы".

Чтобы включить заголовки представления в экспортируемый файл, установите флажок "Включить заголовки столбцов".

Нажмите кнопку ОК.

Экспорт данных представления в файлы CSV

Можно экспортировать данные представления Notes в файл CSV. Формат файла "Значения, разделенные запятыми" (CSV) - это простой текст ASCII, в котором каждая запись расположена на отдельной строке, а поля разделены запятыми. Документы в таком файле будут представлены как отдельные записи.

Могут быть экспортированы только данные представления Notes. Нельзя экспортировать в формат CSV данные из открытого документа.

Импорт файлов CSV не поддерживается.

Экспорт документов не приведет к их удалению из представления, данные будут просто скопированы в новый файл.

Чтобы экспортировать представление Notes в формат CSV

В представлении выделите документ, который требуется экспортировать.

Выберите команду: Файл - Экспорт.

Введите в поле "Имя файла" имя и расширение, в результате чего будет создан новый файл, или выберите существующий файл из списка, в результате чего будут заменены данные в уже существующем файле. В качестве расширения укажите .csv.

В списке "Тип файла" диалогового окна "Экспорт" выберите значение "Значения, разделенные запятыми".

Выберите параметр "Все документы" или "Выбранные документы".

Укажите набор символов для экспорта. Возможные варианты - набор символов по умолчанию, международный (UTF-8) и Юникод.

Нажмите кнопку ОК.

Типы файлов, поддерживаемые при импорте и экспорте

В Notes включена поддержка нескольких типов файлов для импорта и экспорта. Тем не менее на некоторых платформах, не все типы файлов могут быть указаны для импорта и экспорта.


Тип файла электронной таблицы	Импорт в форматируемое поле или представление	Экспорт из документа или представления	Расширения	Поддерживаемые версии
Lotus 1-2-3	Оба	Представление	.WK*	R96, R97, R9
Microsoft Excel	Форматируемое поле	Не поддерживается	.XLS	95, 97, 2000, 2002


Тип графического файла	Импорт в поле или представление	Экспорт из документа или представления	Расширения	Описание файла
PCX (Paintbrush)	Форматируемое поле (только для Windows)	Не поддерживается	.PCX	Растровая графика
PIC (Lotus)	Форматируемое поле (только для Windows)	Не поддерживается	.PIC	Рисунок, созданный в Lotus 1-2-3
CGM (Computer Graphics Metafile)	Форматируемое поле	Документ	.CGM	Рисунок, созданный в программе, поддерживающей формат ANSI Metafile®
TIFF (Tag Information File Format)	Форматируемое поле (только для Windows)	Документ	.TIF	Растровое изображение, сканированное в программе, поддерживающей TIFF
BMP (точечный рисунок)	Форматируемое поле (только для Windows)	Не поддерживается	.BMP	Точечный рисунок
GIF	Форматируемое поле	Не поддерживается	.GIF	Рисунок в формате GIF
JPEG	Форматируемое поле	Не поддерживается	.JPG	Рисунок в формате JPEG


Тип файла текстового редактора	Импорт в поле или представление	Экспорт из документа или представления	Расширения	Поддерживаемые версии, примечания
Lotus Word Pro®	Форматируемое поле (только для Windows)	Не поддерживается	.LWP	R97, R9
Формат Microsoft RTF (RTF)	Форматируемое поле	Документ	.RTF	Приложения, поддерживающие формат .RTF, например Word
Microsoft Word	Форматируемое поле	Не поддерживается	.DOC	97, 2000, 2002
WordPerfect®	Форматируемое поле	Не поддерживается	.DOC, .WPD, .WPT	5.x, 6.x, 7.x, 8


Тип текстового файла	Импорт в поле или представление	Экспорт из документа или представления	Расширения	Описание файла
Текст ASCII	Форматируемое поле	Документ	Любое	Неформатированный текст
Табличный текст ASCII	Представление	Представление	Любое	Текст ASCII, организованный в строки и столбцы с максимальным ограничением до 1 536 знаков (всего)
Структурированный текст ASCII	Представление	Представление	Любой (кроме .TAB, .TXT, .PRN, .RPT)	Текст ASCII, организованный как поля и значения полей, с максимальным ограничением в 256 байт на простое текстовое поле


HTML-файл	Импорт в поле или представление	Экспорт из документа или представления	Расширения	Описание файла
HTML	Форматируемое поле	Не поддерживается	.HTM, .HTML	Все версии HTML. Рисунки, содержащиеся в файлах HTML, не импортируются, если они хранятся локально, например `C:\LOTUS\NOTES\GRAPHIC.GIF`. Вместо рисунка отображается красный прямоугольник.

Свойства, преобразуемые системой Notes

Система Notes преобразует некоторые свойства из других приложений.

Атрибуты знаков

Полностью поддерживаются такие атрибуты, как полужирное, наклонное и перечеркнутое начертание. Такие атрибуты, как "Малые прописные", "Прописные" и "Тень", при импорте преобразуются в атрибут полужирного начертания. Атрибут "Контур" при импорте преобразуется в атрибут наклонного начертания; скрытый текст при импорте преобразуется в обычный. В Notes имеется только один единственный атрибут подчеркивания, поэтому непрерывное, пунктирное и пословное подчеркивание при импорте преобразуются в обычный подчеркнутый текст. Также поддерживаются верхний и нижний индексы. Размеры шрифтов и цвета преобразуются до наиболее похожих размеров и цветов Notes.

Поля и отступы документов и абзацев

В Notes абзацы, отступы первой строки и позиции табуляции отсчитываются от левой границы документа, в то время как в текстовых редакторах они отсчитываются от полей документа. При импорте Notes вычисляет левое поле абзаца путем сложения величины левого поля и отступа абзаца импортируемого документа с величиной левого поля документа Notes. Например, при импорте абзаца с левым полем 0" и табуляцией 0,5" в документ Notes с левым полем 1" импортируемый абзац будет иметь левое поле 1" и табуляцию 1,5".

При экспорте проверяются все абзацы, и значению левого поля документа присваивается значение левого поля того абзаца, который наиболее близок к левой границе.

Форматирование разделов

Если разрыв раздела одновременно является разрывом страницы, при импортировании он будет преобразован в разрыв страницы. В противном случае, он будет импортироваться как разрыв абзаца.

Выравнивание абзацев и междустрочные интервалы

Импортируется выравнивание по левому и правому краю, а также по ширине; все междустрочные интервалы конвертируются в одинарные, полуторные или двойные.

Специальные знаки

Неразрывные пробелы при импорте преобразуются в обычные. Все типы дефисов при импорте преобразуются в простое тире.

Верхние и нижние колонтитулы и сноски

При импорте верхние и нижние колонтитулы не преобразуются в верхние и нижние колонтитулы Notes. Вместо этого текст из верхнего и нижнего колонтитулов вставляется в основной текст документа - в те позиции, где в исходном документе находятся управляющие коды верхнего и нижнего колонтитулов. Notes не импортирует текст нижнего колонтитула.

Свойства, которые не преобразуются системой Notes

Не импортируются отметки о редакциях документов, таблицы стилей, аннотации, расширенный или уплотненный текст и закладки.

Страницы:

Имеется несколько способов обмена файлами и рисунками между Notes и другими приложениями:

Добавление данных из других приложений в документ Notes

Копирование данных в документ Notes

Импорт и экспорт

Вложение файлов в документ

Обмен данными с другими приложениями может также осуществляться посредством объектов OLE:

Связывание и внедрение объектов

Создание связей с другими приложениями или данными

Внедрение данных в документ Notes

Добавление пользовательского объекта OLE в документ Notes

Разрешение вопросов, связанных с внедрением объектов OLE и элементов управления ActiveX

Разрешение вопросов, связанных с обменом данными

Добавление данных из других приложений в документ Notes


Задача	Метод	Ситуации, в которых используется этот метод
Добавление небольших объемов данных в их исходном формате.	Скопировать часть файла или весь файл из приложения в документ Notes.	Приложение, содержащее данные, имеется на пользовательском компьютере, и данные могут копироваться из приложения в буфер обмена. Копирование данных применяется в случае, когда данные, скорее всего, не будут изменяться.
Добавление больших объемов данных в их исходном формате.	Импортировать целый файл в документ.	Предпочтительнее работать с данными в Notes, чем в исходном приложении, при этом требуется отображать данные (например, таблицы, текст и рисунки) в исходной форме. Импортирование данных применяется в том случае, когда данные, скорее всего, не будут изменяться. При импорте также остается возможность открытия файла в другом приложении.
Добавление данных в контексте их исходного приложения.	Вложить файл.	Приложение, которое содержало данные, присутствует как на компьютере отправителя, так и на компьютере получателя, при этом требуется работать с файлом в его исходном приложении. Этот метод также полезен в случае, когда нужно распространять данные в электронном виде. Вложение файла особенно удобно, когда файл сжат или он является системным или исполняемым.
Добавление данных, которые будут обновляться при изменении исходного файла.	Связать файл.	В Notes должны отображаться самые свежие данные из приложения, но при этом нужно напрямую работать с данными в их исходном приложении. Связывание файлов выполняется в том случае, когда приложение доступно как на компьютере отправителя, так и на компьютере получателя, при этом приложение поддерживает OLE.
Добавление данных, которые можно редактировать, в другое место без изменения исходного файла.	Внедрить часть файла или весь файл.	Исходное приложение присутствует на компьютере, при этом оно поддерживает внедрение OLE. Этот способ полезен в случаях, когда требуется использовать исходное приложение для ввода и изменения данных в Notes.
Добавление данных и программного обеспечения, необходимого для их изменения (только для Windows).	Внедрить пользовательский объект OLE.	В операционной системе имеется пользовательский объект OLE и при этом требуется изменять данные в отсутствие соответствующей программы на компьютерах получателей.

Копирование данных в документ Notes

В Notes откройте в режиме правки документ, в который нужно поместить данные.

Выберите команду: Правка - Вставить.

Связывание и внедрение объектов

Связывание

Внедрение данных в документ Notes

При щелчке мышью внедренного объекта в Notes появляется новое меню.

08_01 (рис 8.1) 08_01

Имя меню отражает тип приложения. Например, если объектом является книга Lotus 1-2-3, меню будет иметь имя "Книга".

Чтобы внедрить часть файла в документ

Выделите данные в приложении, которые требуется внедрить.

Скопируйте их в буфер обмена.

В Notes откройте в режиме правки документ, в который нужно поместить данные.

Щелкните в форматируемое поле, в котором должен появиться объект.

Выберите команду: Правка - Специальная вставка.

Установите переключатель в положение "Вставить".

08_02 (рис 8.2) 08_02

(Необязательно.) Выберите "В виде значка", чтобы отобразить данные в виде значка.

Нажмите кнопку ОК.

Чтобы целиком внедрить файл в документ

Имеется возможность внедрения в документ Notes файлы целиком в виде объектов.

Откройте документ, в который следует добавить внедряемый объект.

Щелкните мышью ту область документа, где должен появиться объект.

Выберите команду: Создание - Объект.

Установите переключатель в положение "Объект из файла".

Введите в файловом окне путь к файлу и имя файла или воспользуйтесь средствами окна, чтобы найти нужный файл.

(Необязательно.) Выберите "В виде значка", чтобы отобразить данные в виде значка.

Нажмите кнопку ОК.

Чтобы внедрить новые данные в документ

В режиме правки документа щелкните мышью то место, где должен появиться объект.

Выберите команду: Создание - Объект.

Установите переключатель в положение "Объект".

(Необязательно.) Выберите "В виде значка", чтобы отобразить значок вместо внедренных данных.

Нажмите кнопку ОК.

В случае если приложение не поддерживает редактирование в окне Notes, оно будет запущено в отдельном окне.

Введите данные в пустой рабочий файл.

Если объект был запущен

в отдельном окне, выберите команду: Файл - Выход и возврат в Lotus Notes (или эквивалентную команду в приложении);

в окне Notes, щелкните в любом месте документа вне объекта.

Чтобы перетащить мышью данные из другого приложения в Notes

В Notes откройте в режиме правки документ, в который нужно поместить данные.

Выделите данные в приложении, которые требуется внедрить.

Нажмите и удерживайте клавишу CTRL, затем щелкните мышью контур выделенных данных.

Чтобы развернуть внедренный объект

В режиме правки документа щелкните объект.

Выберите команду: Правка - Свойства.

На первой вкладке окна свойств объекта выберите параметр "Вписать в окно".

Закройте окно свойств объекта.

Сохраните и закройте документ.

Повторно откройте документ в режиме правки и дважды щелкните объект.

Чтобы изменить внедренный объект

Редактирование внедренного объекта OLE в исходном приложении (в отдельном окне)

В режиме правки документа выделите объект однократным щелчком мыши.

Выберите команду: Меню объекта - Открыть.

Под Меню объекта понимается меню, которое появляется, если щелкнуть какой-либо объект.

Внесите необходимые изменения в данные в исходном приложении.

Выберите команду: Файл - Выход и возврат в Lotus Notes (или эквивалентную команду в приложении).

Для сохранения измененных данных в Notes выберите команду: Файл - Сохранить.

Редактирование внедренного объекта OLE в Notes (в текущем окне)

Если исходное приложение поддерживает OLE 2, имеется возможность изменения объекта в окне Notes.

В режиме правки документа дважды щелкните объект.

Внесите необходимые изменения в данные.

Щелкните в любом месте документа вне объекта.

Для сохранения измененных данных в Notes выберите команду: Файл - Сохранить.

Чтобы копировать внедренный объект или образ внедренного объекта

В режиме правки документа щелкните объект.

Выберите команду: Правка - Копировать, чтобы создать изменяемую копию объекта.

Щелкните экран за пределами объекта.

В документе Notes выберите команду: Правка - Вставить.

Добавление пользовательского объекта OLE в документ Notes

Чтобы создать элемент управления

В режиме правки документа щелкните мышью форматируемое поле.

Выберите команду: Создание - Объект.

Выполните одно из следующих действий.

Установите переключатель в положение "Элемент управления", затем выберите объект из списка.

Нажмите кнопку ОК.

Чтобы изменить элемент управления

В режиме правки документа щелкните элемент управления.

В меню "Приложение" выберите один из описанных в таблице параметров.


Параметр	Описание
Свойства объекта	Позволяет изменить свойства Notes, касающиеся данного элемента управления, включая такое свойство, как имя элемента. Кроме этого можно задать другие параметры, например выравнивание.
Вырезать Копировать	Выполняет действие с целым элементом управления. Чтобы вырезать или вставить текст в элементе, воспользуйтесь меню "Правка".
Копировать внешний	Позволяет копировать объект в приложение, отличное от Notes
Связать файл с объектом	Открывает диалоговое окно, в котором можно указать путь к файлу. Данная возможность предназначена для разработчиков Domino и требует использования интерфейса прикладного программирования (API) Notes. Например, разработчик, который включил элемент управления универсального проигрывателя, возможно, пожелает связать с этим элементом управления музыкальные файлы. Дополнительные сведения о разработке см. в справочной базе данных Lotus Domino 6 Designer. Можно также перейти в библиотеку документации на Web-узле Lotus Developer Domain для загрузки или просмотра справочной базы данных Lotus Domino Designer 6.
Изменить события и свойства	Предоставляет доступ к свойствам элемента управления и к свойствам Notes. Совет Разработчики могут изменить поведение элемента управления путем смены его событий с помощью LotusScript. Например, можно изменить событие Click для открытия сообщения при щелчке данного элемента управления.
Окно свойств	Отображает собственные свойства элемента управления (не Notes) в диалоговом окне.
Режим конструктора	Позволяет работать с элементом управления либо в режиме конструктора, либо в режиме выполнения. Разработчик может заменить элемент управления в одном из режимов, но в режиме выполнения можно просмотреть, что будет отображено для других пользователей элемента управления.
Заблокировать события	Блокирует и снимает блокировку событий данного элемента управления. Для разработчика это может быть полезно при изменении этого элемента.

Щелкните в любом месте документа вне объекта.

Для сохранения измененных данных в Notes выберите команду: Файл - Сохранить.

Чтобы скопировать элемент управления, его образ или данные

В режиме правки документа щелкните элемент управления и выделите данные, которые следует скопировать.

Выполните одно из следующих действий.

Чтобы создать изменяемую копию элемента управления, выберите команду: Приложение - Копировать.

Чтобы создать образ элемента управления, выберите Приложение - Копировать внешний.

Чтобы создать копию выделенных данных элемента управления, выберите команду: Правка - Копировать.

Выберите место в документе, куда следует поместить новый элемент управления или его образ.

Выберите команду: Правка - Вставить.

Чтобы развернуть элемент управления

В режиме правки документа щелкните элемент управления.

Выберите команду: Приложение - Свойства объекта.

В окне свойств приложения выберите одно из следующих действий:

вписать в окно;

разместить ниже полей.

Закройте окно свойств приложения.

Сохраните и закройте документ.

Повторно откройте документ в режиме правки.

Примечания

Чтобы разрешить внесение изменений в элемент управления в режиме чтения

В режиме чтения имеется возможность внесения изменений в объект управления.

В режиме правки документа щелкните элемент управления.

Выберите команду: Приложение - Свойства объекта.

В окне свойств приложения выберите параметр "Запускать объект при открытии для чтения".

Закройте окно свойств приложения.

Сохраните и закройте документ.

Повторно откройте документ.

Чтобы удалить элемент управления из документа

Чтобы удалить элемент управления из списка элементов управления

В форматируемом поле выберите команду: Создание - Объект.

Установите переключатель в положение "Элемент управления".

В списке выберите элемент управления для удаления и нажмите кнопку "Удалить элемент из списка".

В появившемся диалоговом окне предупреждения нажмите кнопку ОК.

Разрешение вопросов, связанных с внедрением объектов OLE и элементов управления ActiveX

Ошибка при обработке запроса к объекту

Возможные причины вывода этого сообщения об ошибке:

В системе недостаточно памяти. Закройте приложения и перезагрузите компьютер.

Создание связей с другими приложениями или данными

08_03 (рис 8.7) 08_03

После создания связи она может быть обновлена, изменена или разорвана.

Чтобы создать связь с другим приложением

Выберите данные, на которые должна указывать связь, и скопируйте их в буфер обмена.

В Notes откройте в режиме правки документ, в который нужно поместить данные.

Щелкните в форматируемое поле, в котором должен появиться объект.

Выберите команду: Правка - Специальная вставка.

Выберите параметр "Вставить связь с источником".

В поле "Как" выберите формат отображения объекта.

(Необязательно.) Выберите "В виде значка", чтобы отобразить значок вместо связанных данных.

Нажмите кнопку ОК.

Чтобы создать связь с другим приложением посредством перетаскивания мышью

В Notes откройте в режиме правки документ, в котором требуется образовать связь.

Выделите данные в приложении, на которые должна указывать связь.

Нажмите и удерживайте клавиши CTRL и SHIFT, затем щелкните мышью контур выделенных данных.

Чтобы создать связь с документом, представлением или базой данных Notes

Откройте в Notes документ, представление или базу данных, куда должна указывать связь.

Откройте документ Notes или внешнее приложение, где должна располагаться связь.

Щелкните мышью ту область, где должна появиться связь.

Выберите команду: Правка - Специальная вставка.

Нажмите кнопку ОК.

Примечания

Чтобы создать связь с внедренным объектом

Откройте в Notes документ в режиме правки и щелкните мышью внедренный объект.

Укажите мышью ту область в Notes или в документе, где должна появиться связь.

Выберите команду: Правка - Специальная вставка.

Нажмите кнопку "Вставить связь" (или выполните эквивалентную команду в приложении).

Выберите объект.

Чтобы вручную обновить связь

Откройте в режиме правки тот документ, который содержит связанный объект.

Выберите команду: Правка - Внешние связи.

В диалоговом окне "Внешние связи" выберите связь.

Нажмите кнопку "Обновить". Чтобы обновить все связанные объекты в документе, выберите команду: Вид - Обновить.

Чтобы обновить связь автоматически

Откройте в режиме правки тот документ, который содержит связанный объект.

Выберите команду: Правка - Внешние связи.

Выберите связь.

Выберите "Автоматически", чтобы обновление производилось всегда, когда изменяются данные.

Нажмите кнопку "Закрыть".

Чтобы разорвать связь

Откройте в режиме правки тот документ, который содержит связанный объект.

Выберите команду: Правка - Внешние связи.

Выберите связь.

Щелкните кнопку "Разорвать связь".

Нажмите кнопку ОК.

Нажмите кнопку "Закрыть".

Чтобы изменить связь

Связанные данные могут быть изменены, для чего необходимо из Notes запустить их исходное приложение OLE.

Откройте в режиме правки тот документ, который содержит связанный объект.

Дважды щелкните связь.

Внесите необходимые изменения в данные в исходном приложении.

Вернитесь в Notes.

Выберите команду: Файл - Сохранить, чтобы сохранить изменения.

Чтобы скопировать связь или образ связи

В режиме правки документа щелкните связь.

Чтобы создать изменяемую копию связи, выберите команду: Правка - Копировать.

Щелкните любую область вне связи.

В документе Notes выберите команду: Правка - Вставить.

Чтобы изменить вид связи

В режиме правки документа щелкните связь.

Выберите формат отображения.

Нажмите кнопку ОК.

Импорт и экспорт

Импорт файлов в документы, имеющие форматируемые поля

Импорт текстовых файлов

Чтобы импортировать файлы в формате .rtf

Редактируя документ, укажите мышью то место, где должен появиться импортируемый файл.

Выберите команду: Файл - Импорт. (Эта команда недоступна, если выделенное поле не является форматируемым.)

Выберите диск и каталог, где находится файл, а затем выберите сам файл.

Нажмите кнопку "Импорт".

Чтобы импортировать текстовые файлы ACSII

Редактируя документ, укажите мышью то место, где должен появиться импортируемый файл.

Выберите команду: Файл - Импорт. (Эта команда недоступна, если выделенное поле не является форматируемым.)

Выберите диск и каталог, где находится файл, а затем выберите сам файл.

Нажмите кнопку "Импорт".

Чтобы импортировать файлы текстовых редакторов

Можно импортировать файлы текстовых редакторов Lotus Word Pro, Microsoft Word и WordPerfect.

Редактируя документ, укажите мышью то место, где должен появиться импортируемый файл.

Выберите команду: Файл - Импорт. (Эта команда недоступна, если выделенное поле не является форматируемым.)

В списке "Тип файлов" диалогового окна "Импорт" выберите текстовый редактор для импортируемого файла.

Выберите диск и каталог, где находится файл, а затем выберите сам файл.

Нажмите кнопку "Импорт".

Импорт файлов HTML

Чтобы импортировать файлы HTML

Редактируя документ, укажите мышью то место, где должен появиться импортируемый файл.

Выберите команду: Файл - Импорт. (Эта команда недоступна, если выделенное поле не является форматируемым.)

В списке "Тип файлов" диалогового окна "Импорт" выберите значение "Файл HTML".

Выберите диск и каталог, где находится файл, а затем выберите сам файл.

Нажмите кнопку "Импорт".

Импорт графических файлов

Чтобы импортировать графические файлы

Редактируя документ, укажите мышью то место, где должен появиться импортируемый файл.

Выберите команду: Файл - Импорт. (Эта команда недоступна, если выделенное поле не является форматируемым.)

В списке "Тип файлов" диалогового окна "Импорт" выберите тип импортируемого графического файла.

Выберите диск и каталог, где находится файл, а затем выберите сам файл.

Нажмите кнопку "Импорт".

Импорт файлов электронных таблиц в документы, имеющие форматируемые поля

Чтобы импортировать файлы электронных таблиц

Редактируя документ, укажите мышью то место, где должен появиться импортируемый файл.

Выберите команду: Файл - Импорт. (Эта команда недоступна, если выделенное поле не является форматируемым.)

Выберите диск и каталог, где находится файл, а затем выберите сам файл.

Нажмите кнопку "Импорт".

Импорт файлов в представления

Импорт структурированных текстовых файлов

Чтобы импортировать структурированные текстовые файлы

В представлении выберите команду: Файл - Импорт.

В списке "Тип файлов" диалогового окна "Импорт" выберите значение "Структурированный текст".

Выберите диск и каталог, где находится файл, а затем выберите сам файл.

Нажмите кнопку "Импорт".

Укажите, следует сохранять исходные разрывы строк в файле или разместить текст как основной.

Нажмите кнопку ОК.

Импорт табличных текстовых файлов

При импорте табличного текста в представление следует выбрать форму Notes для приема данных.

Чтобы импортировать табличные текстовые файлы

В представлении выберите команду: Файл - Импорт.

В списке "Тип файлов" диалогового окна "Импорт" выберите значение "Табличный текст".

Выберите диск и каталог, где находится файл, а затем выберите сам файл.

Нажмите кнопку "Импорт".

число строк на странице - (число строк в верхнем колонтитуле + число строк в нижнем колонтитуле)

Нажмите кнопку ОК.

Импорт файлов электронных таблиц Lotus 1-2-3 в представления

Чтобы импортировать электронные таблицы в представления

В представлении выберите команду: Файл - Импорт.

В списке "Тип файлов" диалогового окна "Импорт" выберите значение "Lotus 1-2-3".

Выберите диск и каталог, где находится файл, а затем выберите сам файл.

Нажмите кнопку "Импорт".

В поле "Использовать форму" выберите форму Notes, которую требуется использовать для приема данных.

Нажмите кнопку ОК.

Импорт и экспорт контактов в виде визитных карточек vCards

Чтобы импортировать контакты из других приложений

Чтобы импортировать файлы vCard

Файлы vCard ( .VCF ) можно импортировать в адресную книгу и преобразовать их в новые контакты.

Щелкните этот значок на панели закладок, чтобы открыть адресную книгу и ее представление "Контакты". 08_14

(рис 8.14) 08_14

В меню выберите команду: Файл - Импорт.

В списке "Тип файлов" выберите значение vCard.

Выполните одно из следующих действий.

Чтобы импортировать контакт из файла с одним контактом, нажмите кнопку "Сохранить".

Чтобы экспортировать файлы vCard

Контакты экспортируются в виде файла vCard, который затем можно отправить другому лицу.

Щелкните этот значок на панели закладок, чтобы открыть адресную книгу и ее представление "Контакты". 08_15

(Необязательно.) Выделите контактные записи, которые требуется экспортировать.

В меню выберите команду: Файл - Экспорт.

В раскрывающемся списке "Тип файла" выберите значение vCard 2.1 или vCard 3.0.

Введите имя для файла. Notes автоматически присваивает расширение VCF.

Нажмите кнопку "Экспорт". Появится диалоговое окно "Экспорт vCard".

Если контакты выбраны на шаге 2, выберите параметр "Выбранные документы".

Для пользователей почты Notes оставьте выбранным параметр "Международный (utf-8)".

Нажмите кнопку ОК.

Чтобы отправить контактные записи другим пользователям

Экспорт документов

Экспорт документов в текстовые файлы

Документы можно экспортировать в файлы .rtf, в текстовые файлы ASCII и в файлы текстовых редакторов.

Чтобы экспортировать документы в файлы в формате .rtf

1. Откройте документ, который требуется экспортировать.

2. Выберите команду: Файл - Экспорт.

3. В списке "Тип файла" диалогового окна "Экспорт" выберите значение "Microsoft RTF".

6. Выберите диск и каталог, в котором будет сохранен экспортированный файл.

7. Нажмите кнопку "Экспорт".

Чтобы экспортировать документы в текстовые файлы ASCII

Откройте документ, который требуется экспортировать.

Выберите команду: Файл - Экспорт.

В списке "Тип файла" диалогового окна "Экспорт" выберите значение "Текст ASCII".

Выберите диск и каталог, в котором будет сохранен экспортированный файл.

Нажмите кнопку "Экспорт".

Нажмите кнопку ОК.

Чтобы экспортировать документы в файлы текстовых редакторов

Документы можно экспортировать в файлы формата Microsoft RTF, а затем открыть файл RTF в любом текстовом редакторе.

Откройте документ, который требуется экспортировать.

Выберите команду: Файл - Экспорт.

В списке "Тип файла" диалогового окна "Экспорт" выберите значение "Microsoft RTF".

Введите в поле "Имя файла" имя и расширение, в результате чего будет создан новый файл, или выберите существующий файл из списка, в результате чего будут заменены данные в уже существующем файле. Для экспортируемого файла следует задать расширение .RTF.

Выберите диск и каталог, в котором будет сохранен экспортированный файл.

Нажмите кнопку "Экспорт".

Экспорт рисунков в графические файлы

Чтобы экспортировать в графические файлы

Откройте документ с рисунками для экспорта и переключите его в режим правки.

3. Выберите команду: Файл - Экспорт.

В списке "Тип файлов" диалогового окна "Экспорт" выберите тип экспортируемого графического файла.

Выберите диск и каталог, в котором будет сохранен экспортированный файл.

Нажмите кнопку "Экспорт".

Экспорт данных из представлений

Экспорт документов не приведет к их удалению из представления, данные будут просто скопированы в новый файл.

Экспорт документов из представления в структурированные текстовые файлы

Экспорт документов не приведет к их удалению из представления, данные будут просто скопированы в новый файл.

Чтобы экспортировать документы из представления в структурированные текстовые файлы

В представлении выделите документ, который требуется экспортировать.

Выберите команду: Файл - Экспорт.

В списке "Тип файла" диалогового окна "Экспорт" выберите значение "Структурированный текст".

Нажмите кнопку "Экспорт".

Выберите параметр "Все документы" или "Выбранные документы".

Нажмите кнопку ОК.

Экспорт данных из представления в табличные текстовые файлы

Экспорт документов не приведет к их удалению из представления, данные будут просто скопированы в новый файл.

Чтобы экспортировать данные из представления в табличные текстовые файлы

В представлении выделите документ, который требуется экспортировать.

Выберите команду: Файл - Экспорт.

В списке "Тип файла" диалогового окна "Экспорт" выберите значение "Табличный текст".

Нажмите кнопку "Экспорт".

Выберите параметр "Все документы" или "Выбранные документы".

Нажмите кнопку ОК.

Экспорт данных из представления в файлы электронных таблиц

Экспорт документов не приведет к их удалению из представления, данные будут просто скопированы в новый файл.

Чтобы экспортировать данные в файл электронной таблицы Lotus 1-2-3

В представлении выделите документ, который требуется экспортировать.

Выберите команду: Файл - Экспорт.

В списке "Тип файла" диалогового окна "Экспорт" выберите значение "Lotus 1-2-3".

Введите в поле "Имя файла" имя и расширение, в результате чего будет создан новый файл, или выберите существующий файл из списка, в результате чего будут заменены данные в уже существующем файле. В качестве расширения укажите .WKS или .WK4.

Нажмите кнопку "Экспорт".

Выберите параметр "Все документы" или "Выбранные документы".

Нажмите кнопку ОК.

Экспорт данных представления в файлы CSV

Импорт файлов CSV не поддерживается.

Экспорт документов не приведет к их удалению из представления, данные будут просто скопированы в новый файл.

Чтобы экспортировать представление Notes в формат CSV

В представлении выделите документ, который требуется экспортировать.

Выберите команду: Файл - Экспорт.

Введите в поле "Имя файла" имя и расширение, в результате чего будет создан новый файл, или выберите существующий файл из списка, в результате чего будут заменены данные в уже существующем файле. В качестве расширения укажите .csv.

В списке "Тип файла" диалогового окна "Экспорт" выберите значение "Значения, разделенные запятыми".

Выберите параметр "Все документы" или "Выбранные документы".

Нажмите кнопку ОК.

Типы файлов, поддерживаемые при импорте и экспорте


Тип файла электронной таблицы	Импорт в форматируемое поле или представление	Экспорт из документа или представления	Расширения	Поддерживаемые версии
Lotus 1-2-3	Оба	Представление	.WK*	R96, R97, R9
Microsoft Excel	Форматируемое поле	Не поддерживается	.XLS	95, 97, 2000, 2002


Тип графического файла	Импорт в поле или представление	Экспорт из документа или представления	Расширения	Описание файла
PCX (Paintbrush)	Форматируемое поле (только для Windows)	Не поддерживается	.PCX	Растровая графика
PIC (Lotus)	Форматируемое поле (только для Windows)	Не поддерживается	.PIC	Рисунок, созданный в Lotus 1-2-3
CGM (Computer Graphics Metafile)	Форматируемое поле	Документ	.CGM	Рисунок, созданный в программе, поддерживающей формат ANSI Metafile®
TIFF (Tag Information File Format)	Форматируемое поле (только для Windows)	Документ	.TIF	Растровое изображение, сканированное в программе, поддерживающей TIFF
BMP (точечный рисунок)	Форматируемое поле (только для Windows)	Не поддерживается	.BMP	Точечный рисунок
GIF	Форматируемое поле	Не поддерживается	.GIF	Рисунок в формате GIF
JPEG	Форматируемое поле	Не поддерживается	.JPG	Рисунок в формате JPEG


Тип файла текстового редактора	Импорт в поле или представление	Экспорт из документа или представления	Расширения	Поддерживаемые версии, примечания
Lotus Word Pro®	Форматируемое поле (только для Windows)	Не поддерживается	.LWP	R97, R9
Формат Microsoft RTF (RTF)	Форматируемое поле	Документ	.RTF	Приложения, поддерживающие формат .RTF, например Word
Microsoft Word	Форматируемое поле	Не поддерживается	.DOC	97, 2000, 2002
WordPerfect®	Форматируемое поле	Не поддерживается	.DOC, .WPD, .WPT	5.x, 6.x, 7.x, 8


Тип текстового файла	Импорт в поле или представление	Экспорт из документа или представления	Расширения	Описание файла
Текст ASCII	Форматируемое поле	Документ	Любое	Неформатированный текст
Табличный текст ASCII	Представление	Представление	Любое	Текст ASCII, организованный в строки и столбцы с максимальным ограничением до 1 536 знаков (всего)
Структурированный текст ASCII	Представление	Представление	Любой (кроме .TAB, .TXT, .PRN, .RPT)	Текст ASCII, организованный как поля и значения полей, с максимальным ограничением в 256 байт на простое текстовое поле


HTML-файл	Импорт в поле или представление	Экспорт из документа или представления	Расширения	Описание файла
HTML	Форматируемое поле	Не поддерживается	.HTM, .HTML	Все версии HTML. Рисунки, содержащиеся в файлах HTML, не импортируются, если они хранятся локально, например `C:\LOTUS\NOTES\GRAPHIC.GIF`. Вместо рисунка отображается красный прямоугольник.

Свойства, преобразуемые системой Notes

Система Notes преобразует некоторые свойства из других приложений.

Атрибуты знаков

Поля и отступы документов и абзацев

Форматирование разделов

Выравнивание абзацев и междустрочные интервалы

Специальные знаки

Верхние и нижние колонтитулы и сноски

Свойства, которые не преобразуются системой Notes

Занятие пройдено

Предыдущее занятие Занятие пройдено Следующее занятие

Вернуться к учебному плану

Обмен данными с другими приложениями

Добавление данных из других приложений в документ Notes

Копирование данных в документ Notes

Связывание и внедрение объектов

Связывание

Внедрение данных в документ Notes

Добавление пользовательского объекта OLE в документ Notes

Разрешение вопросов, связанных с внедрением объектов OLE и элементов управления ActiveX

Создание связей с другими приложениями или данными

Импорт и экспорт

Импорт файлов в документы, имеющие форматируемые поля

Импорт текстовых файлов

Импорт файлов HTML

Импорт графических файлов

Импорт файлов электронных таблиц в документы, имеющие форматируемые поля

Импорт файлов в представления

Импорт структурированных текстовых файлов

Импорт табличных текстовых файлов

Импорт файлов электронных таблиц Lotus 1-2-3 в представления

Импорт и экспорт контактов в виде визитных карточек vCards

Экспорт документов

Экспорт документов в текстовые файлы

Экспорт данных из представлений

Экспорт документов из представления в структурированные текстовые файлы

Экспорт данных из представления в табличные текстовые файлы

Экспорт данных из представления в файлы электронных таблиц

Экспорт данных представления в файлы CSV

Типы файлов, поддерживаемые при импорте и экспорте

Свойства, преобразуемые системой Notes

Добавление данных из других приложений в документ Notes

Копирование данных в документ Notes

Связывание и внедрение объектов

Связывание

Внедрение данных в документ Notes

Добавление пользовательского объекта OLE в документ Notes

Разрешение вопросов, связанных с внедрением объектов OLE и элементов управления ActiveX

Создание связей с другими приложениями или данными

Импорт и экспорт

Импорт файлов в документы, имеющие форматируемые поля

Импорт текстовых файлов

Импорт файлов HTML

Импорт графических файлов

Импорт файлов электронных таблиц в документы, имеющие форматируемые поля

Импорт файлов в представления

Импорт структурированных текстовых файлов

Импорт табличных текстовых файлов

Импорт файлов электронных таблиц Lotus 1-2-3 в представления

Импорт и экспорт контактов в виде визитных карточек vCards

Экспорт документов

Экспорт документов в текстовые файлы

Экспорт данных из представлений

Экспорт документов из представления в структурированные текстовые файлы

Экспорт данных из представления в табличные текстовые файлы

Экспорт данных из представления в файлы электронных таблиц

Экспорт данных представления в файлы CSV

Типы файлов, поддерживаемые при импорте и экспорте

Свойства, преобразуемые системой Notes

Купить дополнительную попытку

Вы действительно хотите купить ещё одну попытку для прохождения тестирования?

Успешно!

Напишите нам, если у вас есть вопросы

Уважаемые пользователи ИНТУИТ!

Уважаемые пользователи ИНТУИТ!

Добро пожаловать на обновлённый сайт НОУ «ИНТУИТ»!