Список задач, также как и календарь, является особым представлением почтовой базы данных пользователя. Он предназначен для создания, отображения и организации задач, а также позволяет включать их в задачи группы. Списки задач можно также отобразить в представлении календаря.
Чтобы выполнить некоторые задачи, описанные в этом разделе, для почтовой базы данных необходимо использовать последнюю версию почтового шаблона (MAIL6.NTF), а для выполнения большинства задач требуется настроить подключение к почтовому серверу в соответствии с инструкциями раздела Подключение к серверам.
(рис 9.1) 09_01
Открытие и просмотр списка задач
Чтобы открыть список задач:
Щелкните закладку "Задачи".
(рис 9.2) 09_02
В почтовой базе данных щелкните значок со стрелкой вниз справа от заголовка "Почта" или "Календарь" и выберите команду "Перейти к задачам".
(рис 9.3) 09_03
Совет С помощью меню заголовков календаря, почты и задач можно переключаться между собственными и чужими календарями, почтой и задачами.
Создание личной задачи
Личная задача - задача, которая назначается пользователем для себя (в отличие от задачи группы, касающейся других пользователей).
Чтобы создать личную задачу
Откройте список задач.
В меню выберите команду: Действия - Новая задача.Совет Чтобы создать задачу без дополнительных сведений в правой части представления задачи, нажмите клавишу CTRL, затем, удерживая ее, щелкните следующее свободное место и введите текст.
В форме задачи введите текст в поле "Тема".
Справа от надписи "Назначить" выберите вариант "мне".
(Необязательно.) В поле "Приоритет" выберите необходимое значение для этого элемента. Рядом с записями списка задач в представлении задач отображаются соответствующие числа (Высокий =1, Средний =2, Низкий =3, Нет =нет числа).
(Необязательно.) В поле "Категория" выберите или введите тип записи.
(Необязательно.) Введите даты в поля "Срок исполнения" и "Начало до".
(Необязательно.) Установите флажок "Повторы", чтобы сделать запись повторяющейся. Затем задайте параметры повтора в диалоговом окне "Параметры повтора".Примечание Если создана повторяющаяся запись и после ее сохранения решено отменить повторы либо наоборот - необходимо создать новую запись. Нельзя изменить исходную запись. Выберите запись в представлении задач, затем выберите команду: Действия - Копировать в - Новую задачу. Все исходные данные будут скопированы в новую форму, где их можно будет изменить и сохранить в новой записи.
(Необязательно.) Добавьте в поле "Описание" текст, связи с документами, вложения (файлы), объекты и рисунки.
(Необязательно.) Установите флажок "Пометить как частное" в правом верхнем углу, чтобы запретить пользователям, имеющим доступ к вашему календарю, просмотр сведений этой задачи. Эти пользователи смогут увидеть только ее дату и время.
(Необязательно.) Установите флажок "Оповещение", чтобы задать параметры оповещения для этой записи в диалоговом окне "Параметры оповещений".
Нажмите кнопку "Сохранить и закрыть".
Элемент добавляется в список задач.
Совет Существуют другие способы быстрого создания задач:
Из почтового сообщения. Для этого следует открыть сообщение (или выбрать его в представлении) и выбрать: Действия - Копировать в - Новую задачу. Откроется форма новой задачи, в которой поля "Тема" и "Описание" уже заполнены сведениями из почтового сообщения.
Перетащите сообщение, запись календаря или задачу на закладку "Задачи". Будет создана новая запись о задаче, и все сведения из существующей задачи копируются в новую.
Нажмите кнопку "Создать"
(рис 9.4) 09_04на панели инструментов и выберите команду "Новая задача".
Редактирование списка задач
Пользователю может потребоваться изменить в существующей задаче данные, например дату окончания или важность.
Примечание Задачи, являющиеся неповторяющимися записями, после создания не могут быть преобразованы в повторяющие элементы.
Чтобы изменить существующую задачу
Откройте список задач.
Откройте задачу, которую требуется изменить.
Внесите изменения.
Нажмите кнопку "Сохранить и закрыть" или кнопку "Сохранить и отправить приглашения" (в случае задачи группы).
Примечание Чтобы изменить повторяющуюся задачу, дважды щелкните ее и выберите дату повторного вхождения, которое необходимо изменить. После внесения изменений нажмите кнопку "Сохранить и закрыть", а затем выберите вхождения, для которых следует применить данное изменение.
Удаление задачи из списка задач
Откройте список задач.
Выделите задачи, которые необходимо удалить.
В меню выберите команду: Правка - Удалить. Задача удаляется без возможности восстановления.
Обозначение задачи как завершенной
После выполнения задачи ее можно обозначить как завершенную. В этом случае рядом с записью в списке задач отображается зеленая галочка.
Чтобы обозначить задачу как завершенную
Откройте список задач.
Выделите задачи, которые требуется пометить как завершенные.
Нажмите на панели задач кнопку "Пометить как завершенную".
Открытие чужого списка задач
При наличии соответствующих прав доступа можно читать, а также изменять задачи другого пользователя. Сведения о доступе к календарю см. в разделе Управление чужим календарем.
Чтобы открыть чужой список задач
Откройте календарь.
В меню выберите команду: Действия - Сервис - Открыть календарь.
В поле в верхней части диалогового окна "Открыть календарь" выберите адресную книгу, содержащую имя пользователя, календарь которого требуется просмотреть.
В поле "Найти имена, начинающиеся с" введите первые несколько букв имени так, как оно отображается в адресной книге.
В списке имен выберите пользователя.
Нажмите кнопку ОК.
Когда будет открыт чужой календарь, щелкните значок со стрелкой вниз справа от заголовка "Календарь" и выберите команду "Перейти к задачам".
(рис 9.5) 09_03
Создание задачи группы
При создании задачи группы ее можно назначить одному или нескольким пользователям, а затем отправить им уведомление. Получатели могут ответить на полученное уведомление так же, как и на приглашение о собрании, используя имеющиеся параметры ответа ("Принять", "Отклонить", "Делегировать", "Предложить новую дату", "Завершено").
Чтобы создать задачу группы
Откройте список задач.
В меню выберите команду: Действия - Новая задача.
В форме задачи введите текст в поле "Тема".
Справа от надписи "Назначить" выберите вариант "другим".
Введите имена в поля "Участники" (щелкните значок адресной книги, чтобы ввести имена, используя диалоговое окно "Выбор адресов").
Обязательно. Эти пользователи получают уведомление о назначении задачи группы с параметрами ответа ("Принять", "Отклонить", "Делегировать", "Предложить другую дату", "Завершено").
Необязательно. Эти пользователи являются необязательными участниками, но также получают уведомление о назначении задачи группы с параметрами ответа ("Принять", "Отклонить", "Делегировать", "Предложить другую дату", "Завершено").
К сведению. Эти пользователи получают только извещение о задаче группы. Они не имеют обычных вариантов ответа, которые имеют обязательные и необязательные приглашенные, но они могут добавить эту задачу в свой список задач. Другие исполнители не могут видеть имена пользователей, введенные в этом поле извещения.
(Необязательно.) В поле "Приоритет" выберите необходимое значение для этого элемента. Рядом с записями списка задач в представлении задач отображаются соответствующие числа (Высокий =1, Средний =2, Низкий =3, Нет =нет числа).
(Необязательно.) В поле "Категория" выберите или введите тип записи.
(Необязательно.) Введите даты в поля "Срок исполнения" и "Начало до".
(Необязательно.) Установите флажок "Повторы", чтобы сделать запись повторяющейся. Затем задайте параметры повтора в диалоговом окне "Параметры повтора".Примечание Если создана повторяющаяся запись и после ее сохранения решено отменить повторы либо наоборот - необходимо создать новую запись. Нельзя изменить исходную запись. Выберите запись в представлении задач, затем выберите команду: Действия - Копировать в - Новую задачу. Все исходные данные будут скопированы в новую форму, где их можно будет изменить и сохранить в новой записи.
(Необязательно.) Добавьте в поле "Описание" текст, связи с документами, вложения (файлы), объекты и рисунки.
(Необязательно.) Установите флажок "Пометить как частное", чтобы запретить пользователям, имеющим доступ к вашему календарю, просмотр сведений этой задачи. Эти пользователи смогут увидеть только ее дату и время.
(Необязательно.) Установите флажок "Оповещение", чтобы задать параметры оповещения для этой записи.
(Необязательно.) Выберите команду: Действия - Параметры доставки, чтобы изменить параметры доставки уведомления, получаемого исполнителями.
Нажмите кнопку "Сохранить и отправить приглашения".
Элемент добавляется в список задач, а участникам отправляются уведомления.
Совет Существуют другие способы быстрого создания задач:
Из почтового сообщения. Для этого следует открыть сообщение (или выбрать его в представлении) и выбрать: Действия - Копировать в - Новую задачу. Откроется форма новой задачи, в которой поля "Тема" и "Описание" уже заполнены сведениями из почтового сообщения.
Нажмите кнопку "Создать"(рис 9.6) 09_04на панели инструментов и выберите команду "Новая задача".
Перенос, отмена или подтверждение задачи группы
При переносе, отмене или подтверждении задачи группы Notes отправляет участникам сообщение электронной почты с данными о проведенных изменениях.
Чтобы перенести, отменить или подтвердить задачу группы
Откройте список задач.
Откройте задачу.
В меню выберите команду: Действия - Действия, а затем команду "Перенести", "Отменить" или "Подтвердить".Если выбрана команда "Перенести", укажите новую дату начала и (или) срок исполнения. Затем установите флажок, если требуется добавить примечания в сообщение электронной почты.
Если нажата кнопка "Отмена" и требуется удалить эту запись и все полученные ответы, выберите вариант "Удалить задачу и связанные с ней извещения и документы без восстановления". Затем укажите, требуется ли добавить примечания в сообщение, отправляемое участникам.
Если нажата кнопка "Отмена" и требуется удалить задачу только из представления календаря, выберите вариант "Удалить задачу из календаря и оставить ее в представлениях задачи". Затем укажите, требуется ли добавить примечания в сообщение, отправляемое участникам.
Если выбран вариант "Подтвердить", укажите, требуется ли добавлять примечания в сообщение.
Чтобы отправить сообщение участникам задачи группы
1. Откройте список задач.
Выделите задачу в представлении.
В меню выберите команду: Действия - Действия - Отправить записку участникам. Появится новая записка.
Составьте сообщение электронной почты.
Нажмите кнопку "Отправить".
Удаление участников из задачи группы
При удалении пользователей из задачи группы им отправляются уведомления в виде сообщений электронной почты.
Чтобы удалить участников из задачи группы
Откройте список задач.
Откройте задачу.
В группе "Участники" нажмите кнопку "Удалить".
Выделите участников, которых необходимо удалить из задачи.
Установите флажок, если требуется добавить дополнительные примечания в отправляемое уведомление об удалении, а затем нажмите кнопку ОК. (Если флажок установлен, добавьте примечания, а затем нажмите кнопку "Отправить".)
Ответ на предложение изменить задачу группы
Когда пользователь отвечает на полученное уведомление о задаче группы и предлагает внести изменения, Notes отправляет вам сообщение электронной почты.
Чтобы ответить на предложение
Откройте сообщение.
Нажмите кнопку "Ответить с примечанием" и выберите "Принять" или "Отклонить". В случае принятия Notes отправляет сообщение об изменении всем участникам. В случае отклонения Notes отправляет сообщение только участнику, предложившему изменение.
Реакция на назначение задачи группы
При получении уведомления о задаче группы можно его открыть и посмотреть, ожидает ли ответа пользователь, отправивший его.
Если на панели действий открытого извещения отображаются кнопки "Ответ", "Ответ с примечанием" или "Запросить сведения", отправитель ожидает ответа (например, принятия или отклонения).
Чтобы ответить на уведомление о задаче
Откройте уведомление в папке "Входящие" или в списке задач.
Нажмите кнопку "Ответ" или "Ответ с примечанием" на панели действий и выполните одно из следующих действий.| Задача
| Решение
|
|---|
| Принять запрос |
Выберите вариант "Принять". |
| Отклонить запрос |
Выберите вариант "Отклонить". |
| Отправить запрос другому пользователю |
Выберите вариант "Делегировать" и укажите имена пользователей, которым нужно отправить сообщение. |
| Предложить новую дату |
Выберите вариант "Предложить другую дату", а затем укажите новую дату. |
| Пометить запрос как выполненный |
Выберите вариант "Завершена". |
(Необязательно.) Если нажата кнопка "Ответ с примечанием", введите примечания.
(Необязательно.) Установите флажок "Присылать мне обновления", если требуется получать сведения об извещении.
Нажмите кнопку "Отправить". Notes отправит ответное сообщение отправителю и добавит элемент в представления "Задачи" и "Календарь". Если элемент делегирован, Notes также отправляет запрос указанному пользователю.
Совет Также можно ответить на извещения о задачах группы, выделив такое извещение и выбрав: Действия - Принять, Отклонить, Делегировать или нажав кнопку "Предложить другую дату" на панели действий. Чтобы добавить примечания или продолжить получать обновления, выберите соответствующий вариант в окне запроса.
Чтобы ответить на повторяющуюся задачу
При получении уведомления о повторяющейся задаче группы и необходимости принять только некоторые вхождения, сначала следует принять первое уведомление (Notes добавит все вхождения в список задач), затем открыть каждое вхождение, которое не требуется принимать, и отклонить его.
Отображение задач в календаре
Отображение задач в календаре можно разрешить, а можно и запретить.
Чтобы отменить отображение задач в календаре
Откройте список задач.
В меню выберите команду: Действия - Сервис - Параметры.
Откройте вкладку "Календарь и задачи", а затем - вкладку "Задачи".
Установите флажок "Не отображать задачи в календаре".
Нажмите кнопку ОК.
Чтобы отобразить задачи в представлении календаря
Откройте список задач.
Выберите команду: Действия - Сервис - Параметры.
Откройте вкладку "Календарь и задачи", а затем - вкладку "Задачи".
Снимите флажок "Не отображать задачи в календаре".
(Необязательно.) Установите флажок "Разрешить обновление состояния и дат незавершенных задач", чтобы в текущем дне календаря отображались незавершенные задачи.
Нажмите кнопку ОК.
Печать задач
Возможна печать списка всех задач либо некоторых задач.
Чтобы напечатать список задач
Откройте список задач и выберите представление.
В меню выберите команду: Файл - Печать.
Установите переключатель "Объекты для печати" в положение "Выбранное представление".
Выберите другие параметры печати и нажмите кнопку ОК. Дополнительные сведения см. в разделе Печать календаря.
Чтобы напечатать отдельные задачи
Откройте список задач и выделите записи, которые требуется напечатать.
Выберите команду: Файл - Печать.
Установите переключатель "Объекты для печати" в положение "Выбранные документы".
Выберите другие параметры печати и нажмите кнопку ОК.
Примечание Задачи также можно напечатать из календаря. См. раздел Печать календаря
