"Календарь" - это представление почтовой базы данных Notes, которое служит для управления вашим временем. Календарь служит для работы с собраниями, мероприятиями, годовщинами, напоминаниями и событиями (все вместе они называются записями календаря). Мини-представление "Календарь" служит для отслеживания получаемых уведомлений и элементов в списке задач.
(рис 2.1) 06_01
Календарь позволяет проверять распорядок дня других пользователей, отправлять приглашения на собрания, отслеживать ответы приглашенных и заказывать ресурсы для собрания, т. е. позволяет полностью организовать собрание.
Имеется возможность напечатать календарь, добавлять в него праздники и задавать оповещения на записях календаря. Можно даже управлять календарем другого пользователя.
Чтобы выполнить некоторые задачи, описанные в этом разделе, для почтовой базы данных необходимо использовать последнюю версию почтового шаблона (MAIL6.NTF), а для выполнения большинства задач требуется настроить подключение к почтовому серверу в соответствии с инструкциями раздела "Подключение к серверам".
Открытие и просмотр календаря
Чтобы открыть календарь:
Щелкните закладку календаря
(рис 2.2) 06_02.
В почтовой базе данных щелкните значок со стрелкой вниз справа от заголовка "Почта" или "Задачи" и выберите команду "Перейти к календарю".
(рис 2.3) 06_03
Совет С помощью меню заголовков календаря, почты и задач можно переключаться между собственными и чужими календарями, почтой и задачами.
Чтобы изменить внешний вид календаря
В следующей таблице перечислены способы перемещения по календарю, а также способы изменения внешнего вида и содержания календаря.
| Задача
| Решение
|
|---|
| Изменение формата календаря |
В меню выберите команду: Вид - Изменить формат, а затем выберите один из следующих вариантов: "Один день", "Два дня", "Одна неделя", "Одна рабочая неделя", "Две недели", "Две рабочих недели", "Один месяц", "Один рабочий месяц" или "Собрания" (чтобы в календаре отображались только собрания).
Щелкните вкладку "День", "Неделя" или "Месяц" календаря: (рис 2.4) 06_04
Дважды щелкните дату в календаре, чтобы открыть соответствующий день в формате одного дня.
|
| Перемещение к другому дню, месяцу или году |
Воспользуйтесь панелью выбора даты в левом верхнем углу календаря. |
| Прокрутка календаря |
Для прокрутки в представлении дня или недели воспользуйтесь горизонтальной полосой прокрутки в нижней части календаря. В представлении месяца воспользуйтесь вертикальной полосой прокрутки. Последующие щелчки полосы прокрутки перемещают фокус календаря с тем же интервалом (если сначала ползунок полосы прокрутки был перемещен на два года, последующие щелчки будут перемещать фокус на тот же интервал в том же направлении).
Для прокрутки представлений по одному экрану (по одному дню в режиме дня, по одной неделе в режиме недели и т.п.) щелкайте значки со стрелками на горизонтальной и вертикальной полосах прокрутки. |
| Просмотр сводных сведений, содержащихся в записях календаря, в текущем представлении |
Выберите команду: Вид - Отобразить - Сводка. Повторите, если требуется вернуться в основное представление календаря.(рис 2.5) 06_05
|
| Просмотр сведений, содержащихся в записи календаря |
Наведите указатель на запись для вызова всплывающего окна с основными сведениями. |
| Перемещение к конкретной дате |
Выберите команду: Вид - Перейти к дате, а затем введите дату или выберите ее в поле даты. Нажмите кнопку ОК. |
| Перемещение к текущей дате |
Выберите команду: Вид - Сегодня.(рис 2.6) 06_06
|
Создание записи календаря
Создание записи календаря
Имеется возможность создавать в собственном и в управляемом календарях мероприятия, напоминания, годовщины, события и собрания. Сведения о создании собрания см. в разделе Планирование собрания>.
Примечание После того как запись календаря создана, ее тип нельзя изменить (например, напоминание нельзя сделать собранием). Это не относится к собраниям, сохраненным в виде черновиков, и мероприятиям, созданным непосредственно в представлении дня календаря. Чтобы сменить один тип записи календаря на другой, необходимо выделить эту запись в календаре и выбрать команду: Действия - Копировать в - Новую запись календаря. Все исходные сведения, включая приглашенных пользователей, копируются в новую форму, где можно изменять их свойства.
Чтобы создать запись в календаре
Откройте календарь.
Нажмите кнопку действия "Создать" на панели действий в верхней части календаря и выберите тип записи: "Мероприятие", "Годовщину", "Напоминание" или "Событие на полный день".
Введите формулировку темы в поле "Тема" формы записи календаря.
Выберите дату, время и часовой пояс в полях "Начало". Если необходимо, выберите дату, время и часовой пояс в полях "Окончание".
(Необязательно.) Установите флажок "Повторы", чтобы сделать запись повторяющейся. Затем установите параметры повтора в диалоговом окне Параметры повтора.Примечание Если создана повторяющаяся запись и после ее сохранения решено отменить повторы либо наоборот - необходимо создать новую запись. Нельзя изменить исходную запись. Чтобы сменить тип собрания, выделите эту запись в календаре и выберите команду: Действия - Копировать в - Новую запись календаря. Все исходные сведения будут скопированы в новую форму, где можно изменять их свойства и сохранить запись.
(Необязательно.) Введите расположение в поле "Расположение". Например, "Вологда".
(Необязательно.) Выберите категорию в поле "Группировка".
(Необязательно.) Установите флажок "Пометить как личное", чтобы запретить чтение этой записи пользователям, имеющим доступ к вашему календарю. Пользователи, способные управлять вашим календарем, могут видеть дату и время, но не содержимое таких записей.
(Необязательно.) Установите флажок "Взять на заметку", чтобы оставить время записи свободным в расписании свободного времени.
(Необязательно.) В правой части записи календаря установите флажок "Уведомление" рядом со значком оповещения
(рис 2.7) 06_07и задайте параметры в диалоговом окне Параметры оповещений, если необходимо включить оповещение для этой записи.
(Необязательно.) Вставьте текст и другие элементы, такие как вложения или рисунки, в поле описания.
Нажмите кнопку "Сохранить и закрыть". В календарь добавляется запись.
Совет Существуют другие способы быстрого создания записей календаря:
Дважды щелкните временную ячейку календаря (открывается форма мероприятия, если значения по умолчанию не были изменены на вкладке "Основные" в окне параметров календаря и задач).
Чтобы создать мероприятие в представлении дня, убедитесь, что отображаются временные ячейки, щелкните временную ячейку, чтобы выбрать ее, затем снова щелкните ее и начните ввод текста. Нажмите клавишу ENTER для сохранения. Эта процедура позволяет запланировать дату, время и тему мероприятия.
Выберите команду: Действия - Копировать в - Новую запись календаря, когда сообщение открыто (появится форма "Мероприятие").
Перетащите сообщение, запись календаря или задачу на закладку календаря. Появится диалоговое окно. Оно позволяет выбирать тип записи календаря, которую необходимо создать. Если выбрать создание собрания, имена пользователей исходного сообщения, записи календаря или задачи будут скопированы в новую запись собрания в качестве приглашенных. В любом другом случае имена приглашенных не копируются.
Нажмите кнопку "Создать"
(рис 2.8) 06_08на панели инструментов и выберите команду "Новая запись календаря" (откроется форма мероприятия).
Чтобы создать напоминание с оповещением на начальной странице, щелкните указывающий влево синий треугольник в центре правого края начальной страницы. Щелкните поле "Быстрое напоминание" в области быстрых действий. В поле "Напомнить за" введите тему, дату, время начала и интервал в минутах до момента выдачи оповещения. Нажмите кнопку "Сохранить".
Редактирование записи календаря
Редактирование записи календаря
Редактирование возможно только тех записей календаря, которые создал пользователь или к которым он имеет доступ на изменение.
Откройте календарь.
Дважды щелкните запись, чтобы открыть ее.
Внесите изменения.
Нажмите кнопку "Сохранить и закрыть". (Если запись является повторяющейся, в появляющемся диалоговом окне выберите экземпляры, которые должны быть изменены.)
Совет Записи календаря также можно изменять в представлении дня. Для этого щелкните запись, чтобы выбрать ее, а затем снова щелкните ее и начните ввод нового текста. Нажмите клавишу ENTER для сохранения. Этот способ позволяет изменять поле темы любой записи.
Удаление записи календаря или списка задач
Работая с календарем, списком задач или почтой, можно удалять записи календаря и списка задач.
Чтобы удалить запись календаря или списка задач
Откройте календарь или список задач.
Выделите запись, которую требуется удалить.
В меню выберите команду: Правка - Удалить.Предупреждение Восстановление удаленной записи невозможно. Если для удаления записей выбрана команда Правка - Выделить все, будут выделены все записи во всем календаре, а не только записи, отображаемые на экране.
Если это повторяющаяся запись, выделите экземпляры, которые требуется удалить.
Чтобы удалить запись календаря или списка задач из представления почты
Откройте папку входящих сообщений.
Выделите запись, которую требуется удалить.
В меню выберите команду: Правка - Удалить.
Выполните одно из следующих действий.
Нажмите кнопку "Удалить", чтобы удалить запись календаря из почты и календаря без возможности восстановления.
Нажмите кнопку "Удалить из представления/папки", чтобы удалить запись календаря из текущего представления, но не удалять его их почтовой базы данных. Она останется в представлении Собрания.
Нажмите кнопку "Отмена", чтобы не удалять запись календаря.
(Необязательно.) Если при выборе команды Правка - Удалить требуется всегда удалять записи календаря только из текущего представления без выдачи дополнительных запросов, установите флажок "В дальнейшем всегда удалять записи календаря или задач из представления или папки, а не физически из файла".
Задание оповещения для записи календаря
Имеется возможность задавать оповещение для записи календаря или задачи. При подаче оповещения на экране отображается соответствующее сообщение. Можно настроить звуковые оповещения и оповещения с помощью электронной почты.
Чтобы задать оповещение для записи
Создайте новую запись календаря или откройте уже существующую.
Установите флажок "Уведомление" рядом со значком с изображением будильника(рис 2.9) 06_09в правой части записи календаря.
Введите в поле "Время отключения оповещения" диалогового окна "Параметры оповещений" значение количества минут, часов или дней для подачи оповещения до времени или даты начала записи.
Выберите вариант "минут", "часов" или "дней", чтобы указать единицы измерения для числа, введенного на предыдущем шаге.
Выберите параметр "до события" если требуется, чтобы оповещение было подано раньше времени или даты начала записи, или "после события", если требуется, чтобы оповещение было подано после времени или даты начала записи.
(Необязательно.) Используйте любые из следующих параметров:| Задача
| Решение
|
|---|
| Воспроизведение звукового сигнала при появлении оповещения |
Установите флажок "Воспроизвести звук", затем выберите в списке звуковой файл для воспроизведения. (рис 2.10) 06_10, чтобы выбрать требуемый звуковой файл. |
| Отправка сообщения по электронной почте с темой записи календаря при активизации оповещения |
Установите флажок "Отправить почтовое уведомление с темой", а затем введите имена пользователей в поле "Получатели".Совет Если требуется выбрать имена получателей из адресной книги, щелкните значок адресной книги для открытия окна "Выбор имен".
|
Нажмите кнопку ОК.
Сохраните запись.
Примечание Чтобы получить оповещение, требуется запустить Notes (или Notes Minder) на время подачи оповещения. Иначе Notes уведомит о пропущенных оповещениях при следующем запуске программы.
Открытие чужого календаря
Имеется возможность читать и даже редактировать чужие календари, если к ним предоставлен доступ. Имеется также возможность просматривать календарь любого пользователя, который был добавлен к календарю группы.
Чтобы открыть чужой календарь
Откройте календарь.
В меню выберите команду: Действия - Сервис - Открыть календарь.
В поле "Выберите адресную книгу" в верхней части диалогового окна "Открытие календаря" выберите адресную книгу, содержащую имя пользователя, календарь которого требуется просмотреть.
В поле "Найти имена, начинающиеся с" введите первые несколько букв имени так, как оно отображается в адресной книге.
В списке имен выберите пользователя.
Нажмите кнопку ОК.
Примечание Если осуществляется управление чужим календарем, после выбора команды Действия - Сервис - Открыть календарь отображается диалоговое окно "Открыть календарь пользователя". Чтобы открыть календарь из этого диалогового окна, выберите имя из списка, а затем - нажмите кнопку ОК. Управляющие календарями могут также открывать календари из меню переключения представлений в левом верхнем углу представления "Календарь".
Предоставление доступа к сведениям о расписании
Можно настроить отображение сведений о расписании, а также задать вид отображаемых сведений для пользователей, составляющих расписание собраний и проверяющих с этой целью ваше расписание.
Уровень сведений, описанных в данном диалоговом окне, определяется администратором Domino. При этом другие пользователи как минимум могут просмотреть, какие часы у вас заняты или свободны. Можно также предоставить другим пользователям доступ к тексту записей календаря, включая поле "Тема". Однако если при предоставленной администратором возможности доступа к подробностям, включая поле "Тема", пользоваться ею не требуется, можно указать, следует ли разрешать отображение поля "Тема" для других пользователей.
Откройте календарь.
В меню выберите команду: Действия - Сервис - Параметры.
Откройте вкладку "Доступ и делегирование ", а затем - вкладку "Доступ к вашему расписанию".
В зависимости от способа предоставления доступа к расписанию выполните одно из следующих действий:
Оставьте значение "Все пользователи могут просматривать сведения о вашем расписании".
Выберите значение "Только следующие пользователи и группы могут просматривать сведения о вашем расписании" и нажмите кнопку справа от раскрывающегося списка, чтобы указать имена пользователей (или введите имена в поле).
Выберите значение "Никто не может просматривать сведения о вашем расписании".
(Необязательно.) Выполните одно из следующих действий, чтобы указать, какие сведения о расписании могут просматривать выбранные пользователи или группы.
Оставьте значение "Только сведения о вашем занятом и свободном времени". При этом параметре пользователи, просматривающие ваше расписание с помощью планировщика, видят только временные интервалы, как показано на рисунке:
(рис 2.11) 06_11
Выберите значение "Подробные сведения о записях вашего календаря".Данный параметр позволяет другим пользователям щелкнуть правой кнопкой мыши временной интервал и открыть диалоговое окно со сведениями из записи календаря, например сведения о месте проведения собрания.
Выберите значение "Только ваше свободное и занятое время, за исключением следующих пользователей, которые могут просматривать подробности" и нажмите кнопку справа от раскрывающегося списка, чтобы указать имена пользователей (или введите имена в поле).При данном параметре определенные пользователи могут просмотреть дополнительные сведения, в то время как для остальных отображаются только временные интервалы.
(Необязательно.) Если темы записей календаря не являются конфиденциальными, снимите флажок "Не включать тему записи календаря в подробные сведения".
Нажмите кнопку ОК.
Задание расписания свободного времени
Расписание свободного времени показывает рабочие дни недели и часы работы пользователя, свободные для собраний. Эта информация доступна другим пользователям Notes для планирования собраний. При просмотре расписания пользователи могут видеть ваше рабочее и занятое время.
Ваши рабочие часы определяют время, в которое вы доступны для собраний, и задаются в свойствах расписания свободного времени. Например, вы можете быть доступны для собраний только в определенные дни или в определенное время каждого дня.
Запланированное время представляет собой время, показывающее конфликты в расписании, например наложение во времени запланированных собраний.
Чтобы составить расписание свободного времени
Откройте календарь.
В меню выберите команду: Действия - Сервис - Параметры.
Откройте вкладку "Календарь и задачи", а затем - вкладку "Планирование".
В разделе "Ваша доступность" выберите соответствующий часовой пояс. По умолчанию задано значение "Местное время", подразумевающее часовой пояс по умолчанию.
Выберите дни недели, в которые вы доступны, в разделе "День недели", а затем укажите, в какие часы вы доступны каждый день.Например, если вы работаете по субботам с 7 до 11 и с 12 до 15 часов, установите флажок "Суббота" и введите 07:00 - 11:00, 12:00 - 15:00.
(Необязательно.) Если требуется, чтобы в Notes выполнялась проверка конфликтов при принятии или планировании собрания, в разделе "При добавлении записи в ваш календарь" установите флажок "При добавлении мероприятий, принятии собраний, планировании новых собраний" под надписью "Проверка конфликтов с другими записями".
(Необязательно.) Если установлен флажок "При добавлении мероприятий, принятии собраний, планировании новых собраний", можно также установить флажок "Учтите, что если событие происходит вне свободного времени, указанного выше, то возникает конфликт" для отображения конфликта в случаях, когда кто-либо пытается запланировать собрание на время, в которое вы недоступны в соответствии с вашими параметрами.
Нажмите кнопку ОК.
Планирование собрания
Планируя собрание с помощью календаря Notes, можно просматривать расписания других пользователей, отправлять им приглашения на собрания, отслеживать их ответы и заказывать помещения и ресурсы для собрания.
Примечание После того как собрание создано, его тип нельзя изменить (например, собрание нельзя сделать мероприятием). Это не относится к собраниям, сохраненным в виде черновиков, и мероприятиям, созданным непосредственно в представлении дня календаря. Чтобы сменить тип имеющегося собрания на другой тип записи календаря, необходимо выделить это собрание в календаре и выбрать: Действия - Копировать в - Новую запись календаря. Все исходные сведения, включая приглашенных пользователей, копируются в новую форму, где можно изменять их свойства.
Чтобы запланировать собрание
Откройте календарь.
Нажмите на панели действий кнопку "Собрание".
Введите текст в поле "Тема" формы собрания.
Введите дату, время и часовые пояса (необязательно) начала и окончания собрания.Примечание Собрания (и только собрания) могут пересекать границы суток. То же относится к резервированию помещений через календарь.
(Необязательно.) Установите флажок "Повторы", чтобы сделать запись повторяющейся. Затем установите параметры повтора в диалоговом окне Параметры повтора.Примечание Если создано повторяющееся собрание, и после отправки приглашений решено отменить повторы, либо наоборот, необходимо создать новое собрание. Тип уже созданного собрания изменить нельзя. Чтобы сменить тип собрания, выделите это собрание в календаре и выберите команду: Действия - Копировать в - Новую запись календаря. Все исходные сведения, включая приглашенных пользователей, копируются в новую форму, где можно изменить их и заново отправить приглашения на собрание.
Введите имена в поля "Приглашенные" (щелкните значок адресной книги, чтобы ввести имена, используя диалоговое окно "Выбор адресов").
Обязательно. Эти пользователи получают приглашение на собрание, включающее параметры ответа ("Принять", "Отклонить", "Делегировать", "Предложить новое время", "Предварительно принять"). Они считаются обязательными участниками, это учитывается при заказе помещений и ресурсов и при назначении времени собрания.
Необязательно. Эти пользователи считаются необязательными участниками, но получают приглашения на собрание с теми же параметрами ответа, что и обязательные. Когда Notes подбирает время для встречи, свободное время необязательных приглашенных имеет меньший приоритет, чем обязательных приглашенных.
К сведению. Эти пользователи получают только извещение о собрании. Они не имеют обычных вариантов ответа, которые имеют обязательные и необязательные приглашенные, но могут добавить собрание в свой календарь. Другие приглашенные не могут видеть имена пользователей, введенные в этом поле приглашения.
(Необязательно.) Чтобы проверить расписания приглашенных, щелкните значок расписания
(рис 2.12) 06_12рядом с надписью "Просмотр доступности приглашенных, помещений и ресурсов".
Введите текст в поле "Размещение", чтобы указать место проведения собрания (например, название города, в котором собрание будет проводиться).
В поле "Помещение" введите название помещения, которое требуется заказать для собрания. Чтобы добавить помещение из адресной книги, щелкните значок, открывающий диалоговое окно "Помещения".
В поле "Ресурс" введите название ресурса, который требуется заказать для собрания. Чтобы добавить ресурс из адресной книги, щелкните значок, открывающий диалоговое окно "Ресурсы".
(Необязательно.) Установите флажок "Взять на заметку", чтобы оставить время записи свободным в расписании свободного времени.
(Необязательно.) Выберите категорию в поле "Группировка".
(Необязательно.) Установите флажок "Пометить как личное", чтобы запретить чтение этой записи пользователям, имеющим доступ к вашему календарю. Пользователи, способные управлять вашим календарем, могут видеть дату и время, но не содержимое таких записей.
(Необязательно.) В правой части записи календаря установите флажок "Уведомление" рядом со значком оповещения(рис 2.13) 06_13и задайте параметры в диалоговом окне Параметры оповещений, если необходимо включить оповещение для этой записи.
Введите детализированные сведения о собрании (в том числе текст, ссылки на документы, вложения, объекты и рисунки) в поле "Описание" в нижней части формы "Собрание".
Выберите команду: Действия - Параметры доставки, чтобы изменить параметры доставки уведомления, получаемого исполнителями.
Нажмите на панели действий кнопку "Сохранить и отправить приглашение". Notes добавит собрание в календарь, пометит указанное время как занятое в расписании свободного времени пользователя, ответственного за собрание, (если не был установлен параметр "Взять на заметку") и отправит приглашение на собрание каждому приглашенному.
Примечание Нажмите кнопку "Сохранить как черновик" на панели действий, чтобы сохранить собрание как черновик. При сохранении собрания как черновика это собрание остается в календаре и не отправляется приглашенным. Ваше свободное время не зарезервировано на время собрания, а тип собрания можно сменить на другой тип записи календаря, например мероприятие. Можно также сделать повторяющееся собрание неповторяющимся и наоборот.
Отправка записки приглашенным на собрание
После того как пользователям уже отправлено приглашение на собрание, им можно отправить другое сообщение.
В календаре выделите запись о собрании.
В меню выберите команду: Действия - Владельцу, а затем:
Чтобы отправить записку всем приглашенным пользователям, выберите команду "Отправить записку всем приглашенным".
Чтобы отправить записку тем, кто уже ответил на приглашение, выберите команду "Отправить записку ответившим приглашенным". Эта записка будет отправлена только тем пользователям, которые приняли приглашение, и тем, которые отклонили его либо делегировали, но пожелали узнавать обо всех обновлениях и изменениях собрания.
Чтобы отправить записку тем, кто еще не ответил на приглашение, выберите команду "Отправить записку не ответившим".
В новой записке, которую Notes откроет с заполненным полем адресов и темой, введите сообщение.
Нажмите кнопку "Отправить".
Проверка состояния участников собрания или задачи группы
Notes отслеживает ответы на приглашения на собрания и на назначения задачи группы. Ответственный или организатор собрания или задачи группы может получить обзор состояния участников, открыв окно "Состояние участников".
Чтобы проверить состояние участников собрания или задачи группы
Откройте календарь или список задач.
Выберите запись собрания или задачи группы.
В меню выберите команду: Действия - Владельцу - Просмотреть состояние приглашенного.
Просмотрите состояния приглашенных, помещений и ресурсов, щелкнув значок со стрелкой вниз справа от полей "Приглашенные", "Запланированные помещения" и "Запланированные ресурсы", а затем выберите один из следующих вариантов:
Все приглашенные - просмотр всех приглашенных и их состояний.
Приняли приглашение - просмотр только тех, кто принял приглашение.
Отклонили приглашение - просмотр только тех, кто отклонил приглашение.
Не ответили на приглашение - просмотр только тех, кто еще не ответил на приглашение.
Чтобы напечатать данные окна состояния участников
Повторите предыдущие шаги, а затем нажмите кнопку "Печать", чтобы открыть диалоговое окно Печать документа.
Перенос, отмена или подтверждение собрания
В календаре выделите запись о собрании.
В меню выберите команду: Действия - Владельцу, а затем:
Выберите пункт "Перенести", затем укажите новую дату и/или время в диалоговом окне "Параметры переноса", чтобы отправить приглашенным извещение о переносе. Календари приглашенных не обновляются автоматически, в отличие от вашего.Совет В представлении дня можно перетащить границу запланированного собрания или мероприятия, чтобы изменить время этого собрания или мероприятия. Имейте в виду, что эту границу нельзя перетащить через полночь. Если мероприятие требуется перенести на другие сутки, следует сделать это в диалоговом окне "Параметры переноса". Если полночь уже попадает в период проведения собрания или мероприятия, время этого собрания или мероприятия можно изменить только в диалоговом окне "Параметры переноса".
Если выбран вариант "Отмена" и необходимо удалить собрание и все полученные на него ответы, выберите вариант "Удалить собрание и связанные с ним извещения и документы без восстановления". Затем укажите, требуется ли добавить примечания в извещение, отправляемое участникам.
Если нажата кнопка "Отмена" и требуется удалить собрание только из представления календаря, выберите вариант "Удалить собрание из календаря и оставить его в представлении собрания". Затем укажите, требуется ли добавить примечания в извещение, отправляемое участникам.
Нажмите кнопку "Подтвердить", чтобы отправить приглашенным подтверждение, и установите флажок "Включить комментарии в извещение" в диалоговом окне параметров подтверждения, если в подтверждение требуется добавить комментарии.
Нажмите кнопку ОК.
Если собрание является повторяющимся, выберите обрабатываемые экземпляры.Примечание При восстановлении всех экземпляров повторяющихся собраний, которые были назначены на разное время, просмотрите процедуру Изменение расписания повторяющихся собраний с разным временем начала и окончания.
Если был установлен флажок "Включить комментарии в извещение", введите комментарии и нажмите кнопку "Отправить". Имейте в виду, что форму для ввода комментариев нельзя закрыть. Если закрыть эту форму, текст все равно будет отправлен, поэтому если отправлять комментарии не требуется, удалите из этой формы весь текст.Примечание Если для собрания были заказаны помещения или ресурсы, при смене места собрания Notes автоматически переносит заказы.
Изменение расписания повторяющихся собраний с разным временем начала и окончания
Иногда время проведения повторяющихся собраний и некоторых экземпляров этих собраний изменяется. Ответственный за повторяющееся собрание может принять решение синхронизировать все повторяющиеся собрания, чтобы они проводились в одно и то же время.
Предположим, например, что пользователь (ответственный) создает обычное повторяющееся через каждые 5 дней собрание, которое начинается в 8:00, а заканчивается в 9:00 утра. Затем время проведения собрания во вторник сдвигается на час позже (с 10:00 до 11:00). А собрание в понедельник будет проходить с 13:00 до 14:00 часов. Ответственному нужно синхронизировать все экземпляры собрания в соответствии со временем его проведения в понедельник. Однако он может назначить на это время и проведение только некоторых собраний.
Это позволяет пользователям назначать время проведения отдельных или всех экземпляров собрания на время проведения одного экземпляра.
Чтобы воспользоваться данной возможностью, попросите администратора включить параметр сброса времен для календаря и планирования в политике рабочего стола.
Откройте извещение о собрании.
Выберите команду: Действия - Изменить расписание. Появится диалоговое окно "Изменение расписания".
Измените время или дату. Нажмите кнопку ОК. Появится диалоговое окно "Изменить период".
Выберите экземпляры, расписание которых следует изменить, и нажмите кнопку ОК. Если собрание разбивается, появляется диалоговое окно "Параметры изменения расписания повторяющихся записей".
В поле "Укажите способ изменения расписания" выберите один из вариантов:Изменить начало и окончание каждого экземпляра собрания на одну и ту же величину - изменение расписания для всех экземпляров собрания на время проведения текущего экземпляра. В примере, описанном выше, собрание в четверг назначается на полтора часа позже. Данная возможность позволяет пользователю сместить время проведения всех экземпляров собрания на полтора часа позже.
Установить на одно и то же время начало и окончания собрания - назначение времени проведения всех экземпляров собрания на одно время. Снова возвращаясь к примеру, предположим, что собрание во вторник будет проводиться с 14:30 до 15:15. Эта возможность позволяет пользователю задать время проведения всех экземпляров собрания с 14:30 до 15:15 в соответствующие дни.
Примечание В диалоговом окне отображается информация о том, как выбор параметра повлиял на время проведения собрания.
В поле "Укажите мероприятие для изменения расписания" можно проверить результаты изменения исходного собрания. Все другие повторяющиеся собрания с этим изменением появятся в списке. Также отображается предложенное время проведения каждого собрания. По умолчанию выбираются все экземпляры собрания. Снимите выделение собраний, изменять расписание которых не требуется.
Нажмите кнопку ОК. Изменятся времена проведения всех выбранных экземпляров собрания. Невыделенные собрания не будут изменены.
Отправка обновленных сведений о собрании
Если приглашенный отправляет организатору собрания или ответственному за его проведение сообщение с запросом обновления собрания, можно отправить ему сведения из копии приглашения на собрание, хранящейся в календаре. Когда приглашенный получает обновленные сведения, ему отправляется копия приглашения, что позволяет ему обновить календарь.
Откройте почту.
Откройте сообщение "Обновление запроса", отправленное приглашенным (сообщения "Обновление запроса" обозначается синим значком с буквой "i" рядом с темой
(рис 2.14) 06_14).
Нажмите на панели действий кнопку "Отправить обновленные сведения".
(Необязательно.) Чтобы включить комментарии в сведения о собрании, установите в этом диалоговом окне флажок "Включить комментарии в извещение". В сообщениях, получаемых приглашенными пользователями, комментарии отображаются над описанием.Примечание Имейте в виду, что форму для ввода комментариев нельзя закрыть. Если закрыть эту форму, текст все равно будет отправлен, поэтому если отправлять комментарии не требуется, удалите из этой формы весь текст.
Нажмите кнопку ОК и закройте сообщение "Обновление запроса".
Совет Можно также обновить собрание, для которого вы являетесь ответственным, и отправить обновленные сведения участникам собрания. Откройте собрание в календаре, внесите требуемые изменения в поля "Тема", "Расположение", "Описание", "Помещения" и "Ресурсы", а затем нажмите на панели действий кнопку "Сохранить и отправить приглашения". В окне запроса об отправке обновлений участникам собрания нажмите кнопку "Да".
Удаление участников из отправленного приглашения на собрание
При удалении пользователей из списка приглашенных после отправки приглашения на собрание Notes отправляет им почтовое сообщение.
Откройте календарь.
Откройте запись о собрании.
Нажмите кнопку "Удалить приглашенных".
Выберите одного или нескольких пользователей для удаления.
(Необязательно.) Установите флажок "Включить комментарии в извещение" и добавьте комментарии. Форма для ввода комментариев появится после нажатия кнопки ОК и закрытия формы собрания.
(Необязательно.) Если собрание повторяется, после нажатия кнопки ОК выберите его экземпляры для удаления из них пользователей, сохраните и закройте форму собрания.
Нажмите кнопку ОК.
Приглашение новых участников на собрание
Имеется возможность добавлять приглашенных на собрание, которое уже организовано. Те, кто были приглашены сразу, не будут знать о приглашении новых пользователей, пока в собрание не будут внесены дополнительные изменения.
Откройте календарь.
Откройте запись о собрании.
Нажмите кнопку "Добавить приглашенных", а затем добавьте новые имена в поля "Обязательно", "Необязательно" и "К сведению".
Нажмите кнопку "Сохранить и отправить приглашения". Добавленным пользователям отправляются приглашения.
Ответ на изменение, внесенное в приглашение на собрание
Когда получатель предлагает изменить отправленное вами приглашение, Notes отправляет вам сообщение.
Откройте сообщение.
(Необязательно.) Нажмите кнопку "Проверить календарь" на панели действий, чтобы проверить расписание.
(Необязательно.) Нажмите кнопку "Открыть собрание" на панели действий, чтобы открыть исходное приглашение на собрание.
Нажмите на панели действий кнопку "Принять встречное предложение" или "Отклонить встречное предложение". В случае принятия Notes отправляет сообщение об изменении всем участникам. В случае отклонения Notes отправляет сообщение только участнику, предложившему изменение.
Выключение режима отображения в папке "Входящие" ответных сообщений, относящихся к приглашениям на собрания
Если требуется, чтобы ответы на приглашения на собрание не появлялись в папке "Входящие", выполните следующее:
Откройте календарь.
В меню выберите команду: Действия - Сервис - Параметры.
Откройте вкладку "Календарь и задачи", а затем - вкладку "Вывод".
Выберите в списке "Типы извещений о собраниях, отображаемые в папке "Входящие"" раздела Отображение записей календаря в представлениях почты вариант "Все, кроме ресурсов".
Нажмите кнопку ОК.
Планирование собрания по сети
Можно планировать собрание по сети и отправлять приглашения, содержащие ссылку на сетевой ресурс собрания. Для применения данной возможности необходимо установить Sametime версии не ниже 3.0.
Назначьте собрание.
В разделе "Место" формы нового собрания установите флажок "Это собрание является интерактивным".
В поле "Тип" выберите значение:
Совместная работа - для небольших собраний с числом участников меньше пяти либо для очень интерактивных собраний с несколькими ведущими.
Модерируемая презентация - для большой презентации, структурированного собрания или семинара с числом участников больше десяти либо для модерируемых интерактивных собраний с несколькими ведущими.
Широковещательное собрание - для больших презентаций или демонстраций, где большинство участников только смотрит и слушает. Администратор должен разрешить планирование широковещательных собраний.
Введите название сетевого ресурса в поле "Место" или щелкните значок, чтобы открыть диалоговое окно "Места собрания по сети", и выберите сетевой ресурс из списка.
Щелкнув значок "Вложения"
(рис 2.15) 06_15, поместите вложения в поле "Вложения для интерактивного собрания".
Нажмите на панели действий кнопку "Сохранить и отправить приглашения".
В приглашения на собрание будет вставлена прямая ссылка на место собрания в Sametime, которую можно будет открыть в браузере.
Реакция на приглашение на собрание
Приглашения на собрания приходят в папку "Входящие". При ответе на приглашение на собрание Notes отправляет организатору собрания сообщение о том, принято или отклонено приглашение, делегирован ли на собрание другой пользователь, а также не предложено ли новое время для собрания. Если приглашение было принято, Notes автоматически создает запись для собрания в календаре.
Чтобы ответить на приглашение на собрание
Откройте приглашение.
Нажмите кнопку "Ответ" или "Ответ с примечанием" на панели действий и выполните одно из следующих действий.| Задача
| Решение
|
|---|
| Принять приглашение |
Выберите вариант "Принять". |
| Отклонить приглашение |
Выберите вариант "Отклонить". |
| Переложить ответственность за ответ на приглашение на кого-либо еще |
Выберите вариант "Делегировать", укажите пользователя для отправки приглашения в диалоговом окне "Параметры делегирования", затем установите флажок "Присылать мне обновления", если все равно требуется получать сведения об этом собрании от руководителя, и нажмите кнопку OK. Notes пересылает приглашение выбранному пользователю и отправляет организатору собрания уведомление об отклонении. |
| Предложить новую дату или время |
Выберите вариант "Предложить другое время", укажите новую дату, время и/или часовой пояс и нажмите кнопку OK. Примечание Невозможно немедленно предложить новую дату, время или часовой пояс для приглашения на повторяющееся собрание. Сначала необходимо принять приглашение. Чтобы внести встречное предложение, откройте первый экземпляр собрания в календаре, а затем нажмите кнопку "Ответить" или "Ответить с примечанием" и выберите вариант "Предложить другое время". |
| Принять приглашение, но оставить время в расписании свободным. |
Выберите вариант "Предварительно принять". Notes добавит собрание в ваш календарь, но для других пользователей время в вашем календаре останется свободным. |
Если нажата кнопка "Ответить с примечанием", введите комментарий в форме "Уведомление", а затем нажмите кнопку "Отправить". Имейте в виду, что форму для ввода комментариев нельзя закрыть. Если закрыть эту форму, текст все равно будет отправлен, поэтому если отправлять комментарии не требуется, удалите из этой формы весь текст.
Примечание В зависимости от параметров доставки, выбранных отправителем приглашения, оно может содержать не все параметры ответа, описанные в предыдущей таблице. Например, отправитель мог запретить возможность делегирования или предложения нового времени для собрания.
Чтобы добавить объявление о собрании в свой календарь
Некоторые приглашения на собрания могут вместо параметров ответа (принять, отклонить, делегировать или предложить новое время) содержать кнопки "Запросить сведения" и "Добавить в календарь". Эти приглашения называются объявлениями.
Чтобы добавить объявление о собрании в календарь:
Откройте приглашение.
Нажмите на панели действий кнопку "Добавить в календарь".
Проверка своего расписания
Можно быстро проверить свое расписание перед тем, как отвечать на приглашение.
Откройте приглашение.
Нажмите на панели действий кнопку "Проверить календарь". Появится представление календаря для запрашиваемой даты с возможностью перемещения.
По завершении проверки календаря нажмите кнопку "Готово".
Запрос сведений о собрании
Если требуется получить самые последние сведения о собрании, можно отправить запрос организатору: Организатор может в ответ отправить копию приглашения на собрание из собственного календаря, чтобы пользователь мог обновить свое приглашение.
Откройте запись собрания в календаре (это можно также сделать из приглашения на собрание, обновления, подтверждения или сообщения о переносе).
Нажмите на панели действий кнопку "Запросить сведения".
Введите комментарий в форме "Запрос".
Нажмите кнопку "Отправить".
Примечание Имейте в виду, что форму запроса сведений нельзя закрыть. Если закрыть эту форму, текст все равно будет отправлен, поэтому если отправлять комментарии не требуется, удалите из этой формы весь текст.
Автоматическая обработка приглашений на собрания
Если требуется автоматически обрабатывать приглашения на собрания от всех или некоторых пользователей, в Notes это можно делать следующим образом:
Если время, предложенное для собрания, свободно в расписании, Notes добавит собрание в календарь и отправит организатору собрания сообщение о том, что приглашение принято.
Если в предполагаемое время собрания вы будете заняты, можно автоматически отправить организатору собрания уведомление об отклонении или вручную принять решение о посещении собрания.
Если в поле, которое было изменено в приглашении на собрание, возник конфликт, изменение не будет сохранено, а запись останется в папке "Входящие".
Примечание Для объявлений (приглашений, которые не требуют ответа), Notes определит, основываясь на расписании свободного времени, следует ли добавить собрание в календарь, но не отправит сообщений организатору.
Чтобы автоматически обрабатывать приглашения на собрания
Чтобы настроить Notes для автоматической обработки приглашений на собрания от всех или указанных пользователей или автоматической пересылки приглашений другим пользователям, выполните следующие действия:
Откройте календарь.
В меню выберите команду: Действия - Сервис - Параметры.
Откройте вкладку "Календарь и задачи", а затем - вкладку "Автообработка".
В разделе "Автообработка приглашений на собрания" установите флажок "Разрешить автоматический ответ на приглашения на собрания".
Выполните одно из следующих действий.Чтобы автоматически отвечать либо не отвечать определенным лицам, выберите в списке "При получении приглашения на собрание от" вариант "Всех перечисленных" или "Всех, кроме перечисленных". Затем введите в поле, расположенном ниже, имена отдельных пользователей. Для выбора имен из адресной книги нажмите кнопку со стрелкой вниз.
Для автоматического ответа на все приходящие приглашения выберите в списке "При получении приглашения на собрание от" вариант "Всех".
В поле со списком под надписью "Выполнить следующее действие" выберите один из следующих вариантов:Автоматически принять, если время свободно - автоматическое принятие приглашений Notes, если ваше время свободно для собрания. Затем выберите, следует ли Notes автоматически отклонять приглашения, если это время в календаре занято, либо следует выдавать в таких случаях запрос на участие в собрании.
Делегировать приглашения на собрания следующим пользователям - делегирование всех входящих приглашений на собрания другому пользователю. (Щелкните стрелку вниз в поле со списком, чтобы открыть диалоговое окно "Выбор имен", и укажите имя пользователя.)
Нажмите кнопку ОК.
Автоматическое удаление приглашений на собрания из папки "Входящие"
Если требуется, чтобы приглашения на собрания автоматически удалялись из папки "Входящие" после ответа на них, выполните следующее:
Откройте календарь.
В меню выберите команду: Действия - Сервис - Параметры.
Откройте вкладку "Календарь и задачи", а затем - вкладку "Вывод".
Установите флажок "Удалять приглашения на собрания из папки "Входящие" после ответа на них" в разделе "Отображение записей календаря в представлении почты".
Нажмите кнопку ОК.
Примечание Если приглашение на собрание осталось без ответа или было удалено из папки "Входящие", Notes автоматически отправляет извещение об отклонении приглашения организатору собрания.
Добавление заметок в приглашение на собрание
Если полученное приглашение на собрание сохранено в календаре, можно добавить собственные личные примечания в запись собрания, не изменяя сведений о собрании, введенных ответственным. Например, это полезно, если требуется записать некоторые элементы повестки дня для обсуждении на собрании, но которые не нужно доводить до сведения остальных приглашенных и ответственного.
Откройте календарь.
Откройте присланное вам приглашение на собрание.
Выберите команду: Действия - Изменить документ.
Введите личные примечания в разделе "Примечания" приглашения на собрание ниже поля "Описание". Чтобы изменить начертание текста, щелкните значок "Текст" и выберите в меню начертание. Это поле не допускает форматирования.
Нажмите на панели действий кнопку "Сохранить и закрыть".
Управление чужим календарем
Notes позволяет управлять чужим календарем при отсутствии полного доступа к чужому почтовому файлу. Управление календарем настраивается в календаре соответствующего пользователя (календаре владельца), а также в собственном календаре (календаре управляющего). После завершения настройки управляющий календарем может планировать собрания для владельца календаря и получать уведомления обо всех сообщениях про собрания, получаемых владельцем календаря.
Чтобы настроить доступ и пересылку уведомлений о собраниях (для владельца календаря)
Откройте календарь.
В меню выберите команду: Действия - Сервис - Параметры, чтобы открыть диалоговое окно "Параметры".
Отройте вкладку "Доступ и делегирование", а затем - вкладку "Доступ к вашей почте и календарю".
Нажмите кнопку "Добавить пользователя или группу".
Введите имя пользователя или группы, которым требуется дать доступ, в поле под номером 1 в диалоговом окне "Добавление пользователей или групп".
Выберите вариант доступа к объектам: "Вся почта, календарь и задачи" или "Только календарь и задачи" под номером 2 в диалоговом окне "Добавление пользователей или групп".
Из раскрывающегося списка под номером 3 выберите уровень доступа для управляющего календарем. Например, управляющий календарем может читать и создавать документы, а также отправлять документы от вашего имени.
Под номером 4 выберите один из следующих режимов пересылки:
"Пересылать извещения, когда вы являетесь приглашенным на собрание" - если требуется, чтобы управляющий календарем получал сообщение электронной почты каждый раз, когда владелец календаря получает приглашение на собрание или связанное с собранием сообщение. Сообщение электронной почты содержит ссылку на исходное сообщение, доставленное владельцу календаря.
"Пересылать извещения, когда вы являетесь ответственным за собрание" - если требуется, чтобы управляющий календарем получал сообщение электронной почты каждый раз, когда владелец календаря получает ответ на приглашение на собрание или сообщение, связанное с собранием, организатором которого он является. Сообщение электронной почты содержит ссылку на исходное сообщение, доставленное владельцу календаря.
Выберите действие, которое должно выполняться с частными оповещениями, в раскрывающемся списке справа от "Если сообщение помечено как частное". Например, можно отправить управляющему календарем частное сообщение, но он не будет видеть частных подробностей.
Нажмите кнопку ОК.
Совет Инструкции по предотвращению отображения сообщений о собраниях в папке "Входящие" см. в разделе справки Автоматическое удаление приглашений на собрания из папки "Входящие".
Чтобы настроить свой календарь для быстрого доступа в другие календари (для управляющего календарями)
Откройте календарь.
В меню выберите команду: Действия - Сервис - Параметры, чтобы открыть диалоговое окно "Параметры".
Откройте вкладку "Делегирование", а затем - вкладку "Ярлыки для почты других пользователей".
В поле "Создайте ярлыки для почты, календарей и задач следующих пользователей" введите имя пользователя, чьим календарем вы управляете (щелкните стрелку, чтобы выбрать имя из адресной книги).
Если требуется доступ к почтовой программе IMAP другого поставщика, с которой работает пользователь, введите имя пользователя в поле "Показывать почту, владельцами которой являются следующие пользователи".
Нажмите кнопку ОК.
Notes добавит команду для открывания календаря в заголовок в левом верхнем углу представления "Календарь". Также можно выбрать: Действия - Сервис - Открыть календарь пользователя, а затем выбрать имя владельца календаря в диалоговом окне "Открытие календаря пользователя".
(рис 2.16) 06_16
Создание календаря группы
С помощью календаря группы можно быстро узнать, заняты или свободны члены группы в определенное время.
Чтобы создать календарь группы
Откройте календарь, щелкните стрелку вниз рядом с заголовком "Календарь" и выберите из меню пункт "Просмотр и создание календарей групп".
Нажмите кнопку "Новый календарь группы", чтобы открыть диалоговое окно "Новый календарь группы".
Введите в поле "Название" текст, который будет использоваться как имя группы.
Введите имена пользователей или групп в поле "Члены". (Чтобы выбрать имена из адресной книги, щелкните стрелку, расположенную внизу справа от поля "Члены".)
Нажмите кнопку ОК.
Появится календарь группы, а группа будет добавлена в список календарей групп в представлении "Календарь группы".
Чтобы просмотреть календарь участника группы
Чтобы при просмотре календарей групп просмотреть календарь отдельного пользователя, откройте календарь группы, членом которой является этот пользователь, и дважды щелкните его имя. Появится календарь пользователя.
Примечание Для просмотра чужого календаря необходимо иметь соответствующий доступ.
Чтобы узнать, чем занимается пользователь в то время, которое в календаре группы помечено как занятое, щелкните время. Появится запись календаря на это время.
Просмотр календаря группы
Откройте свой календарь, щелкните стрелку вниз рядом с заголовком "Календарь" и выберите из меню пункт "Просмотр и создание календарей групп". Затем дважды щелкните название календаря, который требуется просмотреть. Для просмотра чужого календаря необходимо иметь соответствующий доступ.
Совет Можно также выбрать: Действия - Сервис - Просмотр и создание календарей групп.
Воспользуйтесь полосой прокрутки в нижней части календаря группы для перемещения назад или вперед по времени либо щелкните стрелку вниз около отображаемой даты, чтобы открыть панель выбора даты.
Чтобы изменить способ отображения календаря группы
Откройте календарь группы и нажмите кнопку "Параметры отображения". Откроется диалоговое окно параметров.
| Задача
| Решение
|
|---|
| Изменить время начала каждого дня |
Введите время в поле "Начало", а затем нажмите кнопку OK. |
| Изменить продолжительность отображаемого интервала времени |
Выберите число (от 1 до 12) в поле "Продолжительность", а затем нажмите кнопку ОК. |
Добавление или удаление участников в календаре группы
Откройте календарь и нажмите кнопку "Календарь группы".
Дважды щелкните календарь группы в списке, чтобы открыть его.
Нажмите кнопку "Члены" на панели действий, чтобы открыть диалоговое окно "Выбор имен".
Добавьте или удалите пользователей в списке имен справа в диалоговом окне "Выбор имен".
Нажмите кнопку ОК.
Совет Можно изменить список участников группы, выбрав календарь группы в представлении "Календарь группы" и нажав кнопку "Изменить". Появится диалоговое окно "Новый календарь группы", которое позволяет изменять поле "Название" и поле "Члены" для календаря группы.
Печать календаря
Имеются разные возможности печати календаря Notes; команду "Печать" можно даже применять для создания документа для последующего редактирования и пересылки другим пользователям.
Чтобы напечатать календарь
Откройте календарь.
В меню выберите команду: Файл - Печать.
В разделе "Объекты для печати" окна "Печать календаря" выберите вариант "Печатать календарь".
Выберите вариант календаря:| Параметр
| Описание
|
|---|
| Ежедневник |
Печать по одному дню на странице. |
| Еженедельник |
Печать по одной неделе на странице. |
| Рабочая неделя |
Печать заданного представления рабочей недели. По умолчанию используется неделя из пяти дней (Пн-Пт). |
| Ежемесячник |
Печать по одному месяцу на странице. |
| для свертывания |
Печать периода времени, указанного в разделе "Печатать", начиная с недели дня, указанного в поле "с", и заканчивая неделей дня, указанного в поле "по". |
| Календарь |
Печать записей календаря в виде списка. |
| Список задач |
Печать списка задач. |
| Три колонки |
Печать на странице для складывания втрое одного дня, недели и месяца. Лучше всего подходит для страниц с альбомной ориентацией. |
(Необязательно.) Откройте вкладку "Стиль календаря" и измените параметры выбранного стиля календаря.
На вкладке "Принтер" в разделе "Печатать" укажите даты в полях "с" и "по", чтобы выбрать период времени, для которого будет напечатан календарь. Для некоторых стилей ("по дням", "по неделям" или "для складывания") можно также указать время суток для дат в полях "с" и "по".
(Необязательно.) В разделе "Качество печати" выберите необходимые параметры.Для более быстрой печати (с пониженным качеством) установите флажок "Черновое".
Для печати рисунков в натуральную величину установите флажок "Масштаб всех рисунков: 100%".
Для предварительного просмотра печатаемого документа в цвете выберите "Просмотр в цвете".
(Необязательно.) В группе "Копии":Введите необходимое число копий печатаемого представления (по умолчанию - 1).
Установите флажок "Разделять копии", чтобы разделять копии многостраничного документа при печати. Например, при печати двух копий двухстраничного документа сначала документ целиком печатается один раз, а затем - еще раз. Если снять флажок "Разделять копии", сначала будут напечатаны все копии первой страницы, затем все копии второй страницы и т.д.
Нажмите кнопку ОК.
Примечание Календарь может быть напечатан с дополнительными часовыми поясами.
Чтобы напечатать отдельные записи календаря
Откройте календарь.
Нажмите клавишу SHIFT и щелкните запись (повторите, чтобы отменить выбор).
Выберите команду: Файл - Печать.
В разделе "Объекты для печати" диалогового окна "Печать календаря" выберите вариант "Выбранные документы".
В разделе "Печатать" выберите вариант "все страницы" или укажите страницы, которые нужно печатать, введя их номера в поля "страницы с" и "по".
(Необязательно.) В разделе "Качество печати" выберите необходимые параметры.Для более быстрой печати (с пониженным качеством) установите флажок "Черновое".
Для печати рисунков в натуральную величину установите флажок "Масштаб всех рисунков: 100%".
Для предварительного просмотра печатаемого документа в цвете выберите "Просмотр в цвете".
(Необязательно.) В группе "Копии":Введите необходимое число копий печатаемого представления (по умолчанию - 1).
Установите флажок "Разделять копии", чтобы разделять копии многостраничного документа при печати. Например, при печати двух копий двухстраничного документа сначала документ целиком печатается один раз, а затем - еще раз. Если снять флажок "Разделять копии", сначала будут напечатаны все копии первой страницы, затем все копии второй страницы и т.д.
Нажмите кнопку ОК.
Чтобы сохранить календарь в виде документа для последующей пересылки
Вместо печати календаря можно использовать диалоговое окно "Печать календаря", чтобы создать временный документ, отображающий содержимое календаря, и затем переслать его.
Откройте календарь.
Выберите команду: Файл - Печать.
В разделе "Объекты для печати" выберите вариант "Печатать календарь в документ".
Выберите вариант календаря:| Параметр
| Описание
|
|---|
| Еженедельник |
Размещает по одной неделе на странице. |
| Ежемесячник |
Размещает по одному месяцу на странице. |
| Календарь |
Включает записи календаря в список. |
| группа (при печати календаря группы) |
Включает всех членов группы в формате списка. |
В разделе "Параметры печати" выберите сведения, которые требуется включить во временный документ, такие как "По 3 месяца в заголовке" или "Расположение" для представления "по неделям" или "список", или размер шрифта для представления "по месяцам".
В разделе "Печатать" выберите дату начала недели или месяца или, если было выбрано представление "список", укажите период времени.
Нажмите кнопку "Просмотр".
В открывшемся документе выполните одно из следующих действий:Нажмите кнопку "Переслать", чтобы отправить документ в виде сообщения электронной почты. Перешлите документ себе, если требуется сохранить его копию.
Нажмите кнопку "Закрыть", чтобы удалить временный документ.
Нажмите кнопку "Печать", чтобы напечатать документ.
"Календарь" - это представление почтовой базы данных Notes, которое служит для управления вашим временем. Календарь служит для работы с собраниями, мероприятиями, годовщинами, напоминаниями и событиями (все вместе они называются записями календаря). Мини-представление "Календарь" служит для отслеживания получаемых уведомлений и элементов в списке задач.
(рис 2.1) 06_01
Календарь позволяет проверять распорядок дня других пользователей, отправлять приглашения на собрания, отслеживать ответы приглашенных и заказывать ресурсы для собрания, т. е. позволяет полностью организовать собрание.
Имеется возможность напечатать календарь, добавлять в него праздники и задавать оповещения на записях календаря. Можно даже управлять календарем другого пользователя.
Чтобы выполнить некоторые задачи, описанные в этом разделе, для почтовой базы данных необходимо использовать последнюю версию почтового шаблона (MAIL6.NTF), а для выполнения большинства задач требуется настроить подключение к почтовому серверу в соответствии с инструкциями раздела "Подключение к серверам".
Открытие и просмотр календаря
Чтобы открыть календарь:
Щелкните закладку календаря(рис 2.2) 06_02.
В почтовой базе данных щелкните значок со стрелкой вниз справа от заголовка "Почта" или "Задачи" и выберите команду "Перейти к календарю".(рис 2.3) 06_03
Совет С помощью меню заголовков календаря, почты и задач можно переключаться между собственными и чужими календарями, почтой и задачами.
Чтобы изменить внешний вид календаря
В следующей таблице перечислены способы перемещения по календарю, а также способы изменения внешнего вида и содержания календаря.
| Задача
| Решение
|
|---|
| Изменение формата календаря |
В меню выберите команду: Вид - Изменить формат, а затем выберите один из следующих вариантов: "Один день", "Два дня", "Одна неделя", "Одна рабочая неделя", "Две недели", "Две рабочих недели", "Один месяц", "Один рабочий месяц" или "Собрания" (чтобы в календаре отображались только собрания).
Щелкните вкладку "День", "Неделя" или "Месяц" календаря:(рис 2.4) 06_04
Дважды щелкните дату в календаре, чтобы открыть соответствующий день в формате одного дня.
|
| Перемещение к другому дню, месяцу или году |
Воспользуйтесь панелью выбора даты в левом верхнем углу календаря. |
| Прокрутка календаря |
Для прокрутки в представлении дня или недели воспользуйтесь горизонтальной полосой прокрутки в нижней части календаря. В представлении месяца воспользуйтесь вертикальной полосой прокрутки. Последующие щелчки полосы прокрутки перемещают фокус календаря с тем же интервалом (если сначала ползунок полосы прокрутки был перемещен на два года, последующие щелчки будут перемещать фокус на тот же интервал в том же направлении).
Для прокрутки представлений по одному экрану (по одному дню в режиме дня, по одной неделе в режиме недели и т.п.) щелкайте значки со стрелками на горизонтальной и вертикальной полосах прокрутки. |
| Просмотр сводных сведений, содержащихся в записях календаря, в текущем представлении |
Выберите команду: Вид - Отобразить - Сводка. Повторите, если требуется вернуться в основное представление календаря.(рис 2.5) 06_05
|
| Просмотр сведений, содержащихся в записи календаря |
Наведите указатель на запись для вызова всплывающего окна с основными сведениями. |
| Перемещение к конкретной дате |
Выберите команду: Вид - Перейти к дате, а затем введите дату или выберите ее в поле даты. Нажмите кнопку ОК. |
| Перемещение к текущей дате |
Выберите команду: Вид - Сегодня.(рис 2.6) 06_06
|
Создание записи календаря
Создание записи календаря
Имеется возможность создавать в собственном и в управляемом календарях мероприятия, напоминания, годовщины, события и собрания. Сведения о создании собрания см. в разделе Планирование собрания>.
Примечание После того как запись календаря создана, ее тип нельзя изменить (например, напоминание нельзя сделать собранием). Это не относится к собраниям, сохраненным в виде черновиков, и мероприятиям, созданным непосредственно в представлении дня календаря. Чтобы сменить один тип записи календаря на другой, необходимо выделить эту запись в календаре и выбрать команду: Действия - Копировать в - Новую запись календаря. Все исходные сведения, включая приглашенных пользователей, копируются в новую форму, где можно изменять их свойства.
Чтобы создать запись в календаре
Откройте календарь.
Нажмите кнопку действия "Создать" на панели действий в верхней части календаря и выберите тип записи: "Мероприятие", "Годовщину", "Напоминание" или "Событие на полный день".
Введите формулировку темы в поле "Тема" формы записи календаря.
Выберите дату, время и часовой пояс в полях "Начало". Если необходимо, выберите дату, время и часовой пояс в полях "Окончание".
(Необязательно.) Установите флажок "Повторы", чтобы сделать запись повторяющейся. Затем установите параметры повтора в диалоговом окне Параметры повтора.Примечание Если создана повторяющаяся запись и после ее сохранения решено отменить повторы либо наоборот - необходимо создать новую запись. Нельзя изменить исходную запись. Чтобы сменить тип собрания, выделите эту запись в календаре и выберите команду: Действия - Копировать в - Новую запись календаря. Все исходные сведения будут скопированы в новую форму, где можно изменять их свойства и сохранить запись.
(Необязательно.) Введите расположение в поле "Расположение". Например, "Вологда".
(Необязательно.) Выберите категорию в поле "Группировка".
(Необязательно.) Установите флажок "Пометить как личное", чтобы запретить чтение этой записи пользователям, имеющим доступ к вашему календарю. Пользователи, способные управлять вашим календарем, могут видеть дату и время, но не содержимое таких записей.
(Необязательно.) Установите флажок "Взять на заметку", чтобы оставить время записи свободным в расписании свободного времени.
(Необязательно.) В правой части записи календаря установите флажок "Уведомление" рядом со значком оповещения(рис 2.7) 06_07и задайте параметры в диалоговом окне Параметры оповещений, если необходимо включить оповещение для этой записи.
(Необязательно.) Вставьте текст и другие элементы, такие как вложения или рисунки, в поле описания.
Нажмите кнопку "Сохранить и закрыть". В календарь добавляется запись.
Совет Существуют другие способы быстрого создания записей календаря:
Дважды щелкните временную ячейку календаря (открывается форма мероприятия, если значения по умолчанию не были изменены на вкладке "Основные" в окне параметров календаря и задач).
Чтобы создать мероприятие в представлении дня, убедитесь, что отображаются временные ячейки, щелкните временную ячейку, чтобы выбрать ее, затем снова щелкните ее и начните ввод текста. Нажмите клавишу ENTER для сохранения. Эта процедура позволяет запланировать дату, время и тему мероприятия.
Выберите команду: Действия - Копировать в - Новую запись календаря, когда сообщение открыто (появится форма "Мероприятие").
Перетащите сообщение, запись календаря или задачу на закладку календаря. Появится диалоговое окно. Оно позволяет выбирать тип записи календаря, которую необходимо создать. Если выбрать создание собрания, имена пользователей исходного сообщения, записи календаря или задачи будут скопированы в новую запись собрания в качестве приглашенных. В любом другом случае имена приглашенных не копируются.
Нажмите кнопку "Создать"(рис 2.8) 06_08на панели инструментов и выберите команду "Новая запись календаря" (откроется форма мероприятия).
Чтобы создать напоминание с оповещением на начальной странице, щелкните указывающий влево синий треугольник в центре правого края начальной страницы. Щелкните поле "Быстрое напоминание" в области быстрых действий. В поле "Напомнить за" введите тему, дату, время начала и интервал в минутах до момента выдачи оповещения. Нажмите кнопку "Сохранить".
Редактирование записи календаря
Редактирование записи календаря
Редактирование возможно только тех записей календаря, которые создал пользователь или к которым он имеет доступ на изменение.
Откройте календарь.
Дважды щелкните запись, чтобы открыть ее.
Внесите изменения.
Нажмите кнопку "Сохранить и закрыть". (Если запись является повторяющейся, в появляющемся диалоговом окне выберите экземпляры, которые должны быть изменены.)
Совет Записи календаря также можно изменять в представлении дня. Для этого щелкните запись, чтобы выбрать ее, а затем снова щелкните ее и начните ввод нового текста. Нажмите клавишу ENTER для сохранения. Этот способ позволяет изменять поле темы любой записи.
Удаление записи календаря или списка задач
Работая с календарем, списком задач или почтой, можно удалять записи календаря и списка задач.
Чтобы удалить запись календаря или списка задач
Откройте календарь или список задач.
Выделите запись, которую требуется удалить.
В меню выберите команду: Правка - Удалить.Предупреждение Восстановление удаленной записи невозможно. Если для удаления записей выбрана команда Правка - Выделить все, будут выделены все записи во всем календаре, а не только записи, отображаемые на экране.
Если это повторяющаяся запись, выделите экземпляры, которые требуется удалить.
Чтобы удалить запись календаря или списка задач из представления почты
Откройте папку входящих сообщений.
Выделите запись, которую требуется удалить.
В меню выберите команду: Правка - Удалить.
Выполните одно из следующих действий.
Нажмите кнопку "Удалить", чтобы удалить запись календаря из почты и календаря без возможности восстановления.
Нажмите кнопку "Удалить из представления/папки", чтобы удалить запись календаря из текущего представления, но не удалять его их почтовой базы данных. Она останется в представлении Собрания.
Нажмите кнопку "Отмена", чтобы не удалять запись календаря.
(Необязательно.) Если при выборе команды Правка - Удалить требуется всегда удалять записи календаря только из текущего представления без выдачи дополнительных запросов, установите флажок "В дальнейшем всегда удалять записи календаря или задач из представления или папки, а не физически из файла".
Задание оповещения для записи календаря
Имеется возможность задавать оповещение для записи календаря или задачи. При подаче оповещения на экране отображается соответствующее сообщение. Можно настроить звуковые оповещения и оповещения с помощью электронной почты.
Чтобы задать оповещение для записи
Создайте новую запись календаря или откройте уже существующую.
Установите флажок "Уведомление" рядом со значком с изображением будильника(рис 2.9) 06_09в правой части записи календаря.
Введите в поле "Время отключения оповещения" диалогового окна "Параметры оповещений" значение количества минут, часов или дней для подачи оповещения до времени или даты начала записи.
Выберите вариант "минут", "часов" или "дней", чтобы указать единицы измерения для числа, введенного на предыдущем шаге.
Выберите параметр "до события" если требуется, чтобы оповещение было подано раньше времени или даты начала записи, или "после события", если требуется, чтобы оповещение было подано после времени или даты начала записи.
(Необязательно.) Используйте любые из следующих параметров:| Задача
| Решение
|
|---|
| Воспроизведение звукового сигнала при появлении оповещения |
Установите флажок "Воспроизвести звук", затем выберите в списке звуковой файл для воспроизведения. (рис 2.10) 06_10, чтобы выбрать требуемый звуковой файл. |
| Отправка сообщения по электронной почте с темой записи календаря при активизации оповещения |
Установите флажок "Отправить почтовое уведомление с темой", а затем введите имена пользователей в поле "Получатели".Совет Если требуется выбрать имена получателей из адресной книги, щелкните значок адресной книги для открытия окна "Выбор имен".
|
Нажмите кнопку ОК.
Сохраните запись.
Примечание Чтобы получить оповещение, требуется запустить Notes (или Notes Minder) на время подачи оповещения. Иначе Notes уведомит о пропущенных оповещениях при следующем запуске программы.
Открытие чужого календаря
Имеется возможность читать и даже редактировать чужие календари, если к ним предоставлен доступ. Имеется также возможность просматривать календарь любого пользователя, который был добавлен к календарю группы.
Чтобы открыть чужой календарь
Откройте календарь.
В меню выберите команду: Действия - Сервис - Открыть календарь.
В поле "Выберите адресную книгу" в верхней части диалогового окна "Открытие календаря" выберите адресную книгу, содержащую имя пользователя, календарь которого требуется просмотреть.
В поле "Найти имена, начинающиеся с" введите первые несколько букв имени так, как оно отображается в адресной книге.
В списке имен выберите пользователя.
Нажмите кнопку ОК.
Примечание Если осуществляется управление чужим календарем, после выбора команды Действия - Сервис - Открыть календарь отображается диалоговое окно "Открыть календарь пользователя". Чтобы открыть календарь из этого диалогового окна, выберите имя из списка, а затем - нажмите кнопку ОК. Управляющие календарями могут также открывать календари из меню переключения представлений в левом верхнем углу представления "Календарь".
Предоставление доступа к сведениям о расписании
Можно настроить отображение сведений о расписании, а также задать вид отображаемых сведений для пользователей, составляющих расписание собраний и проверяющих с этой целью ваше расписание.
Уровень сведений, описанных в данном диалоговом окне, определяется администратором Domino. При этом другие пользователи как минимум могут просмотреть, какие часы у вас заняты или свободны. Можно также предоставить другим пользователям доступ к тексту записей календаря, включая поле "Тема". Однако если при предоставленной администратором возможности доступа к подробностям, включая поле "Тема", пользоваться ею не требуется, можно указать, следует ли разрешать отображение поля "Тема" для других пользователей.
Откройте календарь.
В меню выберите команду: Действия - Сервис - Параметры.
Откройте вкладку "Доступ и делегирование ", а затем - вкладку "Доступ к вашему расписанию".
В зависимости от способа предоставления доступа к расписанию выполните одно из следующих действий:
Оставьте значение "Все пользователи могут просматривать сведения о вашем расписании".
Выберите значение "Только следующие пользователи и группы могут просматривать сведения о вашем расписании" и нажмите кнопку справа от раскрывающегося списка, чтобы указать имена пользователей (или введите имена в поле).
Выберите значение "Никто не может просматривать сведения о вашем расписании".
(Необязательно.) Выполните одно из следующих действий, чтобы указать, какие сведения о расписании могут просматривать выбранные пользователи или группы.
Оставьте значение "Только сведения о вашем занятом и свободном времени". При этом параметре пользователи, просматривающие ваше расписание с помощью планировщика, видят только временные интервалы, как показано на рисунке:(рис 2.11) 06_11
Выберите значение "Подробные сведения о записях вашего календаря".Данный параметр позволяет другим пользователям щелкнуть правой кнопкой мыши временной интервал и открыть диалоговое окно со сведениями из записи календаря, например сведения о месте проведения собрания.
Выберите значение "Только ваше свободное и занятое время, за исключением следующих пользователей, которые могут просматривать подробности" и нажмите кнопку справа от раскрывающегося списка, чтобы указать имена пользователей (или введите имена в поле).При данном параметре определенные пользователи могут просмотреть дополнительные сведения, в то время как для остальных отображаются только временные интервалы.
(Необязательно.) Если темы записей календаря не являются конфиденциальными, снимите флажок "Не включать тему записи календаря в подробные сведения".
Нажмите кнопку ОК.
Задание расписания свободного времени
Расписание свободного времени показывает рабочие дни недели и часы работы пользователя, свободные для собраний. Эта информация доступна другим пользователям Notes для планирования собраний. При просмотре расписания пользователи могут видеть ваше рабочее и занятое время.
Ваши рабочие часы определяют время, в которое вы доступны для собраний, и задаются в свойствах расписания свободного времени. Например, вы можете быть доступны для собраний только в определенные дни или в определенное время каждого дня.
Запланированное время представляет собой время, показывающее конфликты в расписании, например наложение во времени запланированных собраний.
Чтобы составить расписание свободного времени
Откройте календарь.
В меню выберите команду: Действия - Сервис - Параметры.
Откройте вкладку "Календарь и задачи", а затем - вкладку "Планирование".
В разделе "Ваша доступность" выберите соответствующий часовой пояс. По умолчанию задано значение "Местное время", подразумевающее часовой пояс по умолчанию.
Выберите дни недели, в которые вы доступны, в разделе "День недели", а затем укажите, в какие часы вы доступны каждый день.Например, если вы работаете по субботам с 7 до 11 и с 12 до 15 часов, установите флажок "Суббота" и введите 07:00 - 11:00, 12:00 - 15:00.
(Необязательно.) Если требуется, чтобы в Notes выполнялась проверка конфликтов при принятии или планировании собрания, в разделе "При добавлении записи в ваш календарь" установите флажок "При добавлении мероприятий, принятии собраний, планировании новых собраний" под надписью "Проверка конфликтов с другими записями".
(Необязательно.) Если установлен флажок "При добавлении мероприятий, принятии собраний, планировании новых собраний", можно также установить флажок "Учтите, что если событие происходит вне свободного времени, указанного выше, то возникает конфликт" для отображения конфликта в случаях, когда кто-либо пытается запланировать собрание на время, в которое вы недоступны в соответствии с вашими параметрами.
Нажмите кнопку ОК.
Планирование собрания
Планируя собрание с помощью календаря Notes, можно просматривать расписания других пользователей, отправлять им приглашения на собрания, отслеживать их ответы и заказывать помещения и ресурсы для собрания.
Примечание После того как собрание создано, его тип нельзя изменить (например, собрание нельзя сделать мероприятием). Это не относится к собраниям, сохраненным в виде черновиков, и мероприятиям, созданным непосредственно в представлении дня календаря. Чтобы сменить тип имеющегося собрания на другой тип записи календаря, необходимо выделить это собрание в календаре и выбрать: Действия - Копировать в - Новую запись календаря. Все исходные сведения, включая приглашенных пользователей, копируются в новую форму, где можно изменять их свойства.
Чтобы запланировать собрание
Откройте календарь.
Нажмите на панели действий кнопку "Собрание".
Введите текст в поле "Тема" формы собрания.
Введите дату, время и часовые пояса (необязательно) начала и окончания собрания.Примечание Собрания (и только собрания) могут пересекать границы суток. То же относится к резервированию помещений через календарь.
(Необязательно.) Установите флажок "Повторы", чтобы сделать запись повторяющейся. Затем установите параметры повтора в диалоговом окне Параметры повтора.Примечание Если создано повторяющееся собрание, и после отправки приглашений решено отменить повторы, либо наоборот, необходимо создать новое собрание. Тип уже созданного собрания изменить нельзя. Чтобы сменить тип собрания, выделите это собрание в календаре и выберите команду: Действия - Копировать в - Новую запись календаря. Все исходные сведения, включая приглашенных пользователей, копируются в новую форму, где можно изменить их и заново отправить приглашения на собрание.
Введите имена в поля "Приглашенные" (щелкните значок адресной книги, чтобы ввести имена, используя диалоговое окно "Выбор адресов").
Обязательно. Эти пользователи получают приглашение на собрание, включающее параметры ответа ("Принять", "Отклонить", "Делегировать", "Предложить новое время", "Предварительно принять"). Они считаются обязательными участниками, это учитывается при заказе помещений и ресурсов и при назначении времени собрания.
Необязательно. Эти пользователи считаются необязательными участниками, но получают приглашения на собрание с теми же параметрами ответа, что и обязательные. Когда Notes подбирает время для встречи, свободное время необязательных приглашенных имеет меньший приоритет, чем обязательных приглашенных.
К сведению. Эти пользователи получают только извещение о собрании. Они не имеют обычных вариантов ответа, которые имеют обязательные и необязательные приглашенные, но могут добавить собрание в свой календарь. Другие приглашенные не могут видеть имена пользователей, введенные в этом поле приглашения.
(Необязательно.) Чтобы проверить расписания приглашенных, щелкните значок расписания(рис 2.12) 06_12рядом с надписью "Просмотр доступности приглашенных, помещений и ресурсов".
Введите текст в поле "Размещение", чтобы указать место проведения собрания (например, название города, в котором собрание будет проводиться).
В поле "Помещение" введите название помещения, которое требуется заказать для собрания. Чтобы добавить помещение из адресной книги, щелкните значок, открывающий диалоговое окно "Помещения".
В поле "Ресурс" введите название ресурса, который требуется заказать для собрания. Чтобы добавить ресурс из адресной книги, щелкните значок, открывающий диалоговое окно "Ресурсы".
(Необязательно.) Установите флажок "Взять на заметку", чтобы оставить время записи свободным в расписании свободного времени.
(Необязательно.) Выберите категорию в поле "Группировка".
(Необязательно.) Установите флажок "Пометить как личное", чтобы запретить чтение этой записи пользователям, имеющим доступ к вашему календарю. Пользователи, способные управлять вашим календарем, могут видеть дату и время, но не содержимое таких записей.
(Необязательно.) В правой части записи календаря установите флажок "Уведомление" рядом со значком оповещения(рис 2.13) 06_13и задайте параметры в диалоговом окне Параметры оповещений, если необходимо включить оповещение для этой записи.
Введите детализированные сведения о собрании (в том числе текст, ссылки на документы, вложения, объекты и рисунки) в поле "Описание" в нижней части формы "Собрание".
Выберите команду: Действия - Параметры доставки, чтобы изменить параметры доставки уведомления, получаемого исполнителями.
Нажмите на панели действий кнопку "Сохранить и отправить приглашение". Notes добавит собрание в календарь, пометит указанное время как занятое в расписании свободного времени пользователя, ответственного за собрание, (если не был установлен параметр "Взять на заметку") и отправит приглашение на собрание каждому приглашенному.
Примечание Нажмите кнопку "Сохранить как черновик" на панели действий, чтобы сохранить собрание как черновик. При сохранении собрания как черновика это собрание остается в календаре и не отправляется приглашенным. Ваше свободное время не зарезервировано на время собрания, а тип собрания можно сменить на другой тип записи календаря, например мероприятие. Можно также сделать повторяющееся собрание неповторяющимся и наоборот.
Отправка записки приглашенным на собрание
После того как пользователям уже отправлено приглашение на собрание, им можно отправить другое сообщение.
В календаре выделите запись о собрании.
В меню выберите команду: Действия - Владельцу, а затем:
Чтобы отправить записку всем приглашенным пользователям, выберите команду "Отправить записку всем приглашенным".
Чтобы отправить записку тем, кто уже ответил на приглашение, выберите команду "Отправить записку ответившим приглашенным". Эта записка будет отправлена только тем пользователям, которые приняли приглашение, и тем, которые отклонили его либо делегировали, но пожелали узнавать обо всех обновлениях и изменениях собрания.
Чтобы отправить записку тем, кто еще не ответил на приглашение, выберите команду "Отправить записку не ответившим".
В новой записке, которую Notes откроет с заполненным полем адресов и темой, введите сообщение.
Нажмите кнопку "Отправить".
Проверка состояния участников собрания или задачи группы
Notes отслеживает ответы на приглашения на собрания и на назначения задачи группы. Ответственный или организатор собрания или задачи группы может получить обзор состояния участников, открыв окно "Состояние участников".
Чтобы проверить состояние участников собрания или задачи группы
Откройте календарь или список задач.
Выберите запись собрания или задачи группы.
В меню выберите команду: Действия - Владельцу - Просмотреть состояние приглашенного.
Просмотрите состояния приглашенных, помещений и ресурсов, щелкнув значок со стрелкой вниз справа от полей "Приглашенные", "Запланированные помещения" и "Запланированные ресурсы", а затем выберите один из следующих вариантов:
Все приглашенные - просмотр всех приглашенных и их состояний.
Приняли приглашение - просмотр только тех, кто принял приглашение.
Отклонили приглашение - просмотр только тех, кто отклонил приглашение.
Не ответили на приглашение - просмотр только тех, кто еще не ответил на приглашение.
Чтобы напечатать данные окна состояния участников
Повторите предыдущие шаги, а затем нажмите кнопку "Печать", чтобы открыть диалоговое окно Печать документа.
Перенос, отмена или подтверждение собрания
В календаре выделите запись о собрании.
В меню выберите команду: Действия - Владельцу, а затем:
Выберите пункт "Перенести", затем укажите новую дату и/или время в диалоговом окне "Параметры переноса", чтобы отправить приглашенным извещение о переносе. Календари приглашенных не обновляются автоматически, в отличие от вашего.Совет В представлении дня можно перетащить границу запланированного собрания или мероприятия, чтобы изменить время этого собрания или мероприятия. Имейте в виду, что эту границу нельзя перетащить через полночь. Если мероприятие требуется перенести на другие сутки, следует сделать это в диалоговом окне "Параметры переноса". Если полночь уже попадает в период проведения собрания или мероприятия, время этого собрания или мероприятия можно изменить только в диалоговом окне "Параметры переноса".
Если выбран вариант "Отмена" и необходимо удалить собрание и все полученные на него ответы, выберите вариант "Удалить собрание и связанные с ним извещения и документы без восстановления". Затем укажите, требуется ли добавить примечания в извещение, отправляемое участникам.
Если нажата кнопка "Отмена" и требуется удалить собрание только из представления календаря, выберите вариант "Удалить собрание из календаря и оставить его в представлении собрания". Затем укажите, требуется ли добавить примечания в извещение, отправляемое участникам.
Нажмите кнопку "Подтвердить", чтобы отправить приглашенным подтверждение, и установите флажок "Включить комментарии в извещение" в диалоговом окне параметров подтверждения, если в подтверждение требуется добавить комментарии.
Нажмите кнопку ОК.
Если собрание является повторяющимся, выберите обрабатываемые экземпляры.Примечание При восстановлении всех экземпляров повторяющихся собраний, которые были назначены на разное время, просмотрите процедуру Изменение расписания повторяющихся собраний с разным временем начала и окончания.
Если был установлен флажок "Включить комментарии в извещение", введите комментарии и нажмите кнопку "Отправить". Имейте в виду, что форму для ввода комментариев нельзя закрыть. Если закрыть эту форму, текст все равно будет отправлен, поэтому если отправлять комментарии не требуется, удалите из этой формы весь текст.Примечание Если для собрания были заказаны помещения или ресурсы, при смене места собрания Notes автоматически переносит заказы.
Изменение расписания повторяющихся собраний с разным временем начала и окончания
Иногда время проведения повторяющихся собраний и некоторых экземпляров этих собраний изменяется. Ответственный за повторяющееся собрание может принять решение синхронизировать все повторяющиеся собрания, чтобы они проводились в одно и то же время.
Предположим, например, что пользователь (ответственный) создает обычное повторяющееся через каждые 5 дней собрание, которое начинается в 8:00, а заканчивается в 9:00 утра. Затем время проведения собрания во вторник сдвигается на час позже (с 10:00 до 11:00). А собрание в понедельник будет проходить с 13:00 до 14:00 часов. Ответственному нужно синхронизировать все экземпляры собрания в соответствии со временем его проведения в понедельник. Однако он может назначить на это время и проведение только некоторых собраний.
Это позволяет пользователям назначать время проведения отдельных или всех экземпляров собрания на время проведения одного экземпляра.
Чтобы воспользоваться данной возможностью, попросите администратора включить параметр сброса времен для календаря и планирования в политике рабочего стола.
Откройте извещение о собрании.
Выберите команду: Действия - Изменить расписание. Появится диалоговое окно "Изменение расписания".
Измените время или дату. Нажмите кнопку ОК. Появится диалоговое окно "Изменить период".
Выберите экземпляры, расписание которых следует изменить, и нажмите кнопку ОК. Если собрание разбивается, появляется диалоговое окно "Параметры изменения расписания повторяющихся записей".
В поле "Укажите способ изменения расписания" выберите один из вариантов:Изменить начало и окончание каждого экземпляра собрания на одну и ту же величину - изменение расписания для всех экземпляров собрания на время проведения текущего экземпляра. В примере, описанном выше, собрание в четверг назначается на полтора часа позже. Данная возможность позволяет пользователю сместить время проведения всех экземпляров собрания на полтора часа позже.
Установить на одно и то же время начало и окончания собрания - назначение времени проведения всех экземпляров собрания на одно время. Снова возвращаясь к примеру, предположим, что собрание во вторник будет проводиться с 14:30 до 15:15. Эта возможность позволяет пользователю задать время проведения всех экземпляров собрания с 14:30 до 15:15 в соответствующие дни.
Примечание В диалоговом окне отображается информация о том, как выбор параметра повлиял на время проведения собрания.
В поле "Укажите мероприятие для изменения расписания" можно проверить результаты изменения исходного собрания. Все другие повторяющиеся собрания с этим изменением появятся в списке. Также отображается предложенное время проведения каждого собрания. По умолчанию выбираются все экземпляры собрания. Снимите выделение собраний, изменять расписание которых не требуется.
Нажмите кнопку ОК. Изменятся времена проведения всех выбранных экземпляров собрания. Невыделенные собрания не будут изменены.
Отправка обновленных сведений о собрании
Если приглашенный отправляет организатору собрания или ответственному за его проведение сообщение с запросом обновления собрания, можно отправить ему сведения из копии приглашения на собрание, хранящейся в календаре. Когда приглашенный получает обновленные сведения, ему отправляется копия приглашения, что позволяет ему обновить календарь.
Откройте почту.
Откройте сообщение "Обновление запроса", отправленное приглашенным (сообщения "Обновление запроса" обозначается синим значком с буквой "i" рядом с темой(рис 2.14) 06_14).
Нажмите на панели действий кнопку "Отправить обновленные сведения".
(Необязательно.) Чтобы включить комментарии в сведения о собрании, установите в этом диалоговом окне флажок "Включить комментарии в извещение". В сообщениях, получаемых приглашенными пользователями, комментарии отображаются над описанием.Примечание Имейте в виду, что форму для ввода комментариев нельзя закрыть. Если закрыть эту форму, текст все равно будет отправлен, поэтому если отправлять комментарии не требуется, удалите из этой формы весь текст.
Нажмите кнопку ОК и закройте сообщение "Обновление запроса".
Совет Можно также обновить собрание, для которого вы являетесь ответственным, и отправить обновленные сведения участникам собрания. Откройте собрание в календаре, внесите требуемые изменения в поля "Тема", "Расположение", "Описание", "Помещения" и "Ресурсы", а затем нажмите на панели действий кнопку "Сохранить и отправить приглашения". В окне запроса об отправке обновлений участникам собрания нажмите кнопку "Да".
Удаление участников из отправленного приглашения на собрание
При удалении пользователей из списка приглашенных после отправки приглашения на собрание Notes отправляет им почтовое сообщение.
Откройте календарь.
Откройте запись о собрании.
Нажмите кнопку "Удалить приглашенных".
Выберите одного или нескольких пользователей для удаления.
(Необязательно.) Установите флажок "Включить комментарии в извещение" и добавьте комментарии. Форма для ввода комментариев появится после нажатия кнопки ОК и закрытия формы собрания.
(Необязательно.) Если собрание повторяется, после нажатия кнопки ОК выберите его экземпляры для удаления из них пользователей, сохраните и закройте форму собрания.
Нажмите кнопку ОК.
Приглашение новых участников на собрание
Имеется возможность добавлять приглашенных на собрание, которое уже организовано. Те, кто были приглашены сразу, не будут знать о приглашении новых пользователей, пока в собрание не будут внесены дополнительные изменения.
Откройте календарь.
Откройте запись о собрании.
Нажмите кнопку "Добавить приглашенных", а затем добавьте новые имена в поля "Обязательно", "Необязательно" и "К сведению".
Нажмите кнопку "Сохранить и отправить приглашения". Добавленным пользователям отправляются приглашения.
Ответ на изменение, внесенное в приглашение на собрание
Когда получатель предлагает изменить отправленное вами приглашение, Notes отправляет вам сообщение.
Откройте сообщение.
(Необязательно.) Нажмите кнопку "Проверить календарь" на панели действий, чтобы проверить расписание.
(Необязательно.) Нажмите кнопку "Открыть собрание" на панели действий, чтобы открыть исходное приглашение на собрание.
Нажмите на панели действий кнопку "Принять встречное предложение" или "Отклонить встречное предложение". В случае принятия Notes отправляет сообщение об изменении всем участникам. В случае отклонения Notes отправляет сообщение только участнику, предложившему изменение.
Выключение режима отображения в папке "Входящие" ответных сообщений, относящихся к приглашениям на собрания
Если требуется, чтобы ответы на приглашения на собрание не появлялись в папке "Входящие", выполните следующее:
Откройте календарь.
В меню выберите команду: Действия - Сервис - Параметры.
Откройте вкладку "Календарь и задачи", а затем - вкладку "Вывод".
Выберите в списке "Типы извещений о собраниях, отображаемые в папке "Входящие"" раздела Отображение записей календаря в представлениях почты вариант "Все, кроме ресурсов".
Нажмите кнопку ОК.
Планирование собрания по сети
Можно планировать собрание по сети и отправлять приглашения, содержащие ссылку на сетевой ресурс собрания. Для применения данной возможности необходимо установить Sametime версии не ниже 3.0.
Назначьте собрание.
В разделе "Место" формы нового собрания установите флажок "Это собрание является интерактивным".
В поле "Тип" выберите значение:
Совместная работа - для небольших собраний с числом участников меньше пяти либо для очень интерактивных собраний с несколькими ведущими.
Модерируемая презентация - для большой презентации, структурированного собрания или семинара с числом участников больше десяти либо для модерируемых интерактивных собраний с несколькими ведущими.
Широковещательное собрание - для больших презентаций или демонстраций, где большинство участников только смотрит и слушает. Администратор должен разрешить планирование широковещательных собраний.
Введите название сетевого ресурса в поле "Место" или щелкните значок, чтобы открыть диалоговое окно "Места собрания по сети", и выберите сетевой ресурс из списка.
Щелкнув значок "Вложения"(рис 2.15) 06_15, поместите вложения в поле "Вложения для интерактивного собрания".
Нажмите на панели действий кнопку "Сохранить и отправить приглашения".
В приглашения на собрание будет вставлена прямая ссылка на место собрания в Sametime, которую можно будет открыть в браузере.
Реакция на приглашение на собрание
Приглашения на собрания приходят в папку "Входящие". При ответе на приглашение на собрание Notes отправляет организатору собрания сообщение о том, принято или отклонено приглашение, делегирован ли на собрание другой пользователь, а также не предложено ли новое время для собрания. Если приглашение было принято, Notes автоматически создает запись для собрания в календаре.
Чтобы ответить на приглашение на собрание
Откройте приглашение.
Нажмите кнопку "Ответ" или "Ответ с примечанием" на панели действий и выполните одно из следующих действий.| Задача
| Решение
|
|---|
| Принять приглашение |
Выберите вариант "Принять". |
| Отклонить приглашение |
Выберите вариант "Отклонить". |
| Переложить ответственность за ответ на приглашение на кого-либо еще |
Выберите вариант "Делегировать", укажите пользователя для отправки приглашения в диалоговом окне "Параметры делегирования", затем установите флажок "Присылать мне обновления", если все равно требуется получать сведения об этом собрании от руководителя, и нажмите кнопку OK. Notes пересылает приглашение выбранному пользователю и отправляет организатору собрания уведомление об отклонении. |
| Предложить новую дату или время |
Выберите вариант "Предложить другое время", укажите новую дату, время и/или часовой пояс и нажмите кнопку OK. Примечание Невозможно немедленно предложить новую дату, время или часовой пояс для приглашения на повторяющееся собрание. Сначала необходимо принять приглашение. Чтобы внести встречное предложение, откройте первый экземпляр собрания в календаре, а затем нажмите кнопку "Ответить" или "Ответить с примечанием" и выберите вариант "Предложить другое время". |
| Принять приглашение, но оставить время в расписании свободным. |
Выберите вариант "Предварительно принять". Notes добавит собрание в ваш календарь, но для других пользователей время в вашем календаре останется свободным. |
Если нажата кнопка "Ответить с примечанием", введите комментарий в форме "Уведомление", а затем нажмите кнопку "Отправить". Имейте в виду, что форму для ввода комментариев нельзя закрыть. Если закрыть эту форму, текст все равно будет отправлен, поэтому если отправлять комментарии не требуется, удалите из этой формы весь текст.
Примечание В зависимости от параметров доставки, выбранных отправителем приглашения, оно может содержать не все параметры ответа, описанные в предыдущей таблице. Например, отправитель мог запретить возможность делегирования или предложения нового времени для собрания.
Чтобы добавить объявление о собрании в свой календарь
Некоторые приглашения на собрания могут вместо параметров ответа (принять, отклонить, делегировать или предложить новое время) содержать кнопки "Запросить сведения" и "Добавить в календарь". Эти приглашения называются объявлениями.
Чтобы добавить объявление о собрании в календарь:
Откройте приглашение.
Нажмите на панели действий кнопку "Добавить в календарь".
Проверка своего расписания
Можно быстро проверить свое расписание перед тем, как отвечать на приглашение.
Откройте приглашение.
Нажмите на панели действий кнопку "Проверить календарь". Появится представление календаря для запрашиваемой даты с возможностью перемещения.
По завершении проверки календаря нажмите кнопку "Готово".
Запрос сведений о собрании
Если требуется получить самые последние сведения о собрании, можно отправить запрос организатору: Организатор может в ответ отправить копию приглашения на собрание из собственного календаря, чтобы пользователь мог обновить свое приглашение.
Откройте запись собрания в календаре (это можно также сделать из приглашения на собрание, обновления, подтверждения или сообщения о переносе).
Нажмите на панели действий кнопку "Запросить сведения".
Введите комментарий в форме "Запрос".
Нажмите кнопку "Отправить".
Примечание Имейте в виду, что форму запроса сведений нельзя закрыть. Если закрыть эту форму, текст все равно будет отправлен, поэтому если отправлять комментарии не требуется, удалите из этой формы весь текст.
Автоматическая обработка приглашений на собрания
Если требуется автоматически обрабатывать приглашения на собрания от всех или некоторых пользователей, в Notes это можно делать следующим образом:
Если время, предложенное для собрания, свободно в расписании, Notes добавит собрание в календарь и отправит организатору собрания сообщение о том, что приглашение принято.
Если в предполагаемое время собрания вы будете заняты, можно автоматически отправить организатору собрания уведомление об отклонении или вручную принять решение о посещении собрания.
Если в поле, которое было изменено в приглашении на собрание, возник конфликт, изменение не будет сохранено, а запись останется в папке "Входящие".
Примечание Для объявлений (приглашений, которые не требуют ответа), Notes определит, основываясь на расписании свободного времени, следует ли добавить собрание в календарь, но не отправит сообщений организатору.
Чтобы автоматически обрабатывать приглашения на собрания
Чтобы настроить Notes для автоматической обработки приглашений на собрания от всех или указанных пользователей или автоматической пересылки приглашений другим пользователям, выполните следующие действия:
Откройте календарь.
В меню выберите команду: Действия - Сервис - Параметры.
Откройте вкладку "Календарь и задачи", а затем - вкладку "Автообработка".
В разделе "Автообработка приглашений на собрания" установите флажок "Разрешить автоматический ответ на приглашения на собрания".
Выполните одно из следующих действий.Чтобы автоматически отвечать либо не отвечать определенным лицам, выберите в списке "При получении приглашения на собрание от" вариант "Всех перечисленных" или "Всех, кроме перечисленных". Затем введите в поле, расположенном ниже, имена отдельных пользователей. Для выбора имен из адресной книги нажмите кнопку со стрелкой вниз.
Для автоматического ответа на все приходящие приглашения выберите в списке "При получении приглашения на собрание от" вариант "Всех".
В поле со списком под надписью "Выполнить следующее действие" выберите один из следующих вариантов:Автоматически принять, если время свободно - автоматическое принятие приглашений Notes, если ваше время свободно для собрания. Затем выберите, следует ли Notes автоматически отклонять приглашения, если это время в календаре занято, либо следует выдавать в таких случаях запрос на участие в собрании.
Делегировать приглашения на собрания следующим пользователям - делегирование всех входящих приглашений на собрания другому пользователю. (Щелкните стрелку вниз в поле со списком, чтобы открыть диалоговое окно "Выбор имен", и укажите имя пользователя.)
Нажмите кнопку ОК.
Автоматическое удаление приглашений на собрания из папки "Входящие"
Если требуется, чтобы приглашения на собрания автоматически удалялись из папки "Входящие" после ответа на них, выполните следующее:
Откройте календарь.
В меню выберите команду: Действия - Сервис - Параметры.
Откройте вкладку "Календарь и задачи", а затем - вкладку "Вывод".
Установите флажок "Удалять приглашения на собрания из папки "Входящие" после ответа на них" в разделе "Отображение записей календаря в представлении почты".
Нажмите кнопку ОК.
Примечание Если приглашение на собрание осталось без ответа или было удалено из папки "Входящие", Notes автоматически отправляет извещение об отклонении приглашения организатору собрания.
Добавление заметок в приглашение на собрание
Если полученное приглашение на собрание сохранено в календаре, можно добавить собственные личные примечания в запись собрания, не изменяя сведений о собрании, введенных ответственным. Например, это полезно, если требуется записать некоторые элементы повестки дня для обсуждении на собрании, но которые не нужно доводить до сведения остальных приглашенных и ответственного.
Откройте календарь.
Откройте присланное вам приглашение на собрание.
Выберите команду: Действия - Изменить документ.
Введите личные примечания в разделе "Примечания" приглашения на собрание ниже поля "Описание". Чтобы изменить начертание текста, щелкните значок "Текст" и выберите в меню начертание. Это поле не допускает форматирования.
Нажмите на панели действий кнопку "Сохранить и закрыть".
Управление чужим календарем
Notes позволяет управлять чужим календарем при отсутствии полного доступа к чужому почтовому файлу. Управление календарем настраивается в календаре соответствующего пользователя (календаре владельца), а также в собственном календаре (календаре управляющего). После завершения настройки управляющий календарем может планировать собрания для владельца календаря и получать уведомления обо всех сообщениях про собрания, получаемых владельцем календаря.
Чтобы настроить доступ и пересылку уведомлений о собраниях (для владельца календаря)
Откройте календарь.
В меню выберите команду: Действия - Сервис - Параметры, чтобы открыть диалоговое окно "Параметры".
Отройте вкладку "Доступ и делегирование", а затем - вкладку "Доступ к вашей почте и календарю".
Нажмите кнопку "Добавить пользователя или группу".
Введите имя пользователя или группы, которым требуется дать доступ, в поле под номером 1 в диалоговом окне "Добавление пользователей или групп".
Выберите вариант доступа к объектам: "Вся почта, календарь и задачи" или "Только календарь и задачи" под номером 2 в диалоговом окне "Добавление пользователей или групп".
Из раскрывающегося списка под номером 3 выберите уровень доступа для управляющего календарем. Например, управляющий календарем может читать и создавать документы, а также отправлять документы от вашего имени.
Под номером 4 выберите один из следующих режимов пересылки:
"Пересылать извещения, когда вы являетесь приглашенным на собрание" - если требуется, чтобы управляющий календарем получал сообщение электронной почты каждый раз, когда владелец календаря получает приглашение на собрание или связанное с собранием сообщение. Сообщение электронной почты содержит ссылку на исходное сообщение, доставленное владельцу календаря.
"Пересылать извещения, когда вы являетесь ответственным за собрание" - если требуется, чтобы управляющий календарем получал сообщение электронной почты каждый раз, когда владелец календаря получает ответ на приглашение на собрание или сообщение, связанное с собранием, организатором которого он является. Сообщение электронной почты содержит ссылку на исходное сообщение, доставленное владельцу календаря.
Выберите действие, которое должно выполняться с частными оповещениями, в раскрывающемся списке справа от "Если сообщение помечено как частное". Например, можно отправить управляющему календарем частное сообщение, но он не будет видеть частных подробностей.
Нажмите кнопку ОК.
Совет Инструкции по предотвращению отображения сообщений о собраниях в папке "Входящие" см. в разделе справки Автоматическое удаление приглашений на собрания из папки "Входящие".
Чтобы настроить свой календарь для быстрого доступа в другие календари (для управляющего календарями)
Откройте календарь.
В меню выберите команду: Действия - Сервис - Параметры, чтобы открыть диалоговое окно "Параметры".
Откройте вкладку "Делегирование", а затем - вкладку "Ярлыки для почты других пользователей".
В поле "Создайте ярлыки для почты, календарей и задач следующих пользователей" введите имя пользователя, чьим календарем вы управляете (щелкните стрелку, чтобы выбрать имя из адресной книги).
Если требуется доступ к почтовой программе IMAP другого поставщика, с которой работает пользователь, введите имя пользователя в поле "Показывать почту, владельцами которой являются следующие пользователи".
Нажмите кнопку ОК.
Notes добавит команду для открывания календаря в заголовок в левом верхнем углу представления "Календарь". Также можно выбрать: Действия - Сервис - Открыть календарь пользователя, а затем выбрать имя владельца календаря в диалоговом окне "Открытие календаря пользователя".
(рис 2.16) 06_16
Создание календаря группы
С помощью календаря группы можно быстро узнать, заняты или свободны члены группы в определенное время.
Чтобы создать календарь группы
Откройте календарь, щелкните стрелку вниз рядом с заголовком "Календарь" и выберите из меню пункт "Просмотр и создание календарей групп".
Нажмите кнопку "Новый календарь группы", чтобы открыть диалоговое окно "Новый календарь группы".
Введите в поле "Название" текст, который будет использоваться как имя группы.
Введите имена пользователей или групп в поле "Члены". (Чтобы выбрать имена из адресной книги, щелкните стрелку, расположенную внизу справа от поля "Члены".)
Нажмите кнопку ОК.
Появится календарь группы, а группа будет добавлена в список календарей групп в представлении "Календарь группы".
Чтобы просмотреть календарь участника группы
Чтобы при просмотре календарей групп просмотреть календарь отдельного пользователя, откройте календарь группы, членом которой является этот пользователь, и дважды щелкните его имя. Появится календарь пользователя.
Примечание Для просмотра чужого календаря необходимо иметь соответствующий доступ.
Чтобы узнать, чем занимается пользователь в то время, которое в календаре группы помечено как занятое, щелкните время. Появится запись календаря на это время.
Просмотр календаря группы
Откройте свой календарь, щелкните стрелку вниз рядом с заголовком "Календарь" и выберите из меню пункт "Просмотр и создание календарей групп". Затем дважды щелкните название календаря, который требуется просмотреть. Для просмотра чужого календаря необходимо иметь соответствующий доступ.
Совет Можно также выбрать: Действия - Сервис - Просмотр и создание календарей групп.
Воспользуйтесь полосой прокрутки в нижней части календаря группы для перемещения назад или вперед по времени либо щелкните стрелку вниз около отображаемой даты, чтобы открыть панель выбора даты.
Чтобы изменить способ отображения календаря группы
Откройте календарь группы и нажмите кнопку "Параметры отображения". Откроется диалоговое окно параметров.
| Задача
| Решение
|
|---|
| Изменить время начала каждого дня |
Введите время в поле "Начало", а затем нажмите кнопку OK. |
| Изменить продолжительность отображаемого интервала времени |
Выберите число (от 1 до 12) в поле "Продолжительность", а затем нажмите кнопку ОК. |
Добавление или удаление участников в календаре группы
Откройте календарь и нажмите кнопку "Календарь группы".
Дважды щелкните календарь группы в списке, чтобы открыть его.
Нажмите кнопку "Члены" на панели действий, чтобы открыть диалоговое окно "Выбор имен".
Добавьте или удалите пользователей в списке имен справа в диалоговом окне "Выбор имен".
Нажмите кнопку ОК.
Совет Можно изменить список участников группы, выбрав календарь группы в представлении "Календарь группы" и нажав кнопку "Изменить". Появится диалоговое окно "Новый календарь группы", которое позволяет изменять поле "Название" и поле "Члены" для календаря группы.
Печать календаря
Имеются разные возможности печати календаря Notes; команду "Печать" можно даже применять для создания документа для последующего редактирования и пересылки другим пользователям.
Чтобы напечатать календарь
Откройте календарь.
В меню выберите команду: Файл - Печать.
В разделе "Объекты для печати" окна "Печать календаря" выберите вариант "Печатать календарь".
Выберите вариант календаря:| Параметр
| Описание
|
|---|
| Ежедневник |
Печать по одному дню на странице. |
| Еженедельник |
Печать по одной неделе на странице. |
| Рабочая неделя |
Печать заданного представления рабочей недели. По умолчанию используется неделя из пяти дней (Пн-Пт). |
| Ежемесячник |
Печать по одному месяцу на странице. |
| для свертывания |
Печать периода времени, указанного в разделе "Печатать", начиная с недели дня, указанного в поле "с", и заканчивая неделей дня, указанного в поле "по". |
| Календарь |
Печать записей календаря в виде списка. |
| Список задач |
Печать списка задач. |
| Три колонки |
Печать на странице для складывания втрое одного дня, недели и месяца. Лучше всего подходит для страниц с альбомной ориентацией. |
(Необязательно.) Откройте вкладку "Стиль календаря" и измените параметры выбранного стиля календаря.
На вкладке "Принтер" в разделе "Печатать" укажите даты в полях "с" и "по", чтобы выбрать период времени, для которого будет напечатан календарь. Для некоторых стилей ("по дням", "по неделям" или "для складывания") можно также указать время суток для дат в полях "с" и "по".
(Необязательно.) В разделе "Качество печати" выберите необходимые параметры.Для более быстрой печати (с пониженным качеством) установите флажок "Черновое".
Для печати рисунков в натуральную величину установите флажок "Масштаб всех рисунков: 100%".
Для предварительного просмотра печатаемого документа в цвете выберите "Просмотр в цвете".
(Необязательно.) В группе "Копии":Введите необходимое число копий печатаемого представления (по умолчанию - 1).
Установите флажок "Разделять копии", чтобы разделять копии многостраничного документа при печати. Например, при печати двух копий двухстраничного документа сначала документ целиком печатается один раз, а затем - еще раз. Если снять флажок "Разделять копии", сначала будут напечатаны все копии первой страницы, затем все копии второй страницы и т.д.
Нажмите кнопку ОК.
Примечание Календарь может быть напечатан с дополнительными часовыми поясами.
Чтобы напечатать отдельные записи календаря
Откройте календарь.
Нажмите клавишу SHIFT и щелкните запись (повторите, чтобы отменить выбор).
Выберите команду: Файл - Печать.
В разделе "Объекты для печати" диалогового окна "Печать календаря" выберите вариант "Выбранные документы".
В разделе "Печатать" выберите вариант "все страницы" или укажите страницы, которые нужно печатать, введя их номера в поля "страницы с" и "по".
(Необязательно.) В разделе "Качество печати" выберите необходимые параметры.Для более быстрой печати (с пониженным качеством) установите флажок "Черновое".
Для печати рисунков в натуральную величину установите флажок "Масштаб всех рисунков: 100%".
Для предварительного просмотра печатаемого документа в цвете выберите "Просмотр в цвете".
(Необязательно.) В группе "Копии":Введите необходимое число копий печатаемого представления (по умолчанию - 1).
Установите флажок "Разделять копии", чтобы разделять копии многостраничного документа при печати. Например, при печати двух копий двухстраничного документа сначала документ целиком печатается один раз, а затем - еще раз. Если снять флажок "Разделять копии", сначала будут напечатаны все копии первой страницы, затем все копии второй страницы и т.д.
Нажмите кнопку ОК.
Чтобы сохранить календарь в виде документа для последующей пересылки
Вместо печати календаря можно использовать диалоговое окно "Печать календаря", чтобы создать временный документ, отображающий содержимое календаря, и затем переслать его.
Откройте календарь.
Выберите команду: Файл - Печать.
В разделе "Объекты для печати" выберите вариант "Печатать календарь в документ".
Выберите вариант календаря:| Параметр
| Описание
|
|---|
| Еженедельник |
Размещает по одной неделе на странице. |
| Ежемесячник |
Размещает по одному месяцу на странице. |
| Календарь |
Включает записи календаря в список. |
| группа (при печати календаря группы) |
Включает всех членов группы в формате списка. |
В разделе "Параметры печати" выберите сведения, которые требуется включить во временный документ, такие как "По 3 месяца в заголовке" или "Расположение" для представления "по неделям" или "список", или размер шрифта для представления "по месяцам".
В разделе "Печатать" выберите дату начала недели или месяца или, если было выбрано представление "список", укажите период времени.
Нажмите кнопку "Просмотр".
В открывшемся документе выполните одно из следующих действий:Нажмите кнопку "Переслать", чтобы отправить документ в виде сообщения электронной почты. Перешлите документ себе, если требуется сохранить его копию.
Нажмите кнопку "Закрыть", чтобы удалить временный документ.
Нажмите кнопку "Печать", чтобы напечатать документ.
