Почта и адресная книга

Настройка папки "Входящие" и почтовых сообщений

При открытии почты в первый раз отображается представление "Входящие", в котором вначале находятся самые ранние сообщения, без области просмотра.

Можно изменить несколько параметров отображения почты, и при следующем ее открытии эти изменения будут сохранены Notes. Возможны следующие действия:

Например, можно изменить порядок сортировки по столбцу "Дата" таким образом, чтобы в начале списка отображались самые последние сообщения, или отображать все сообщения от руководителя зеленым цветом.

Чтобы сохранить изменения в Notes, выполните их и закройте почтовую базу данных.

Задание цветов в папке "Входящие" для обозначения конкретных отправителей

Можно указать, чтобы сообщения от конкретных лиц всегда отображались в папке "Входящие" выбранными цветами. Определить можно цвет как текста, так и фона. Например, одна комбинация цветов используется для выделения коллег по важному проекту, другая - для руководителя, а третья - для личных сообщений от друзей. Для каждой из трех комбинаций цветов можно задать цвета фона и текста.

Установленные комбинации цветов применяются для папки "Входящие", представления "Все документы" и любой папки, которая будет создана в дальнейшем на основе структуры папки "Входящие". Непрочтенные сообщения можно настроить на отображение другим цветом, а не красным, однако звездочки по-прежнему останутся красными.

(рис 5.11) 05_1

Чтобы задать цвета для почтовых сообщений

Чтобы удалить цвета для почтовых сообщений

Просмотр вложенного файла vCard

vCard (электронная визитная карточка) - тип вложения, в котором содержатся личные сведения о лице: обычно имя и адрес, но иногда рисунки (например, эмблема организации), звуковой файл или анимация. В Notes данные сведения о пользователях хранятся в документах контактов в личной адресной книге.

Визитная карточка vCard выглядит как любое вложение Notes. Сведения о контакте отображаются при ее просмотре.

(рис 5.12) 05_12

Нажмите кнопку "Сохранить" в диалоговом окне "Сведения об адресе", чтобы создать новый контакт в адресной книге со сведениями из файла vCard.

Кроме того, можно импортировать визитные карточки vCards в адресную книгу и экспортировать их оттуда.

Получение почты Интернета по протоколу POP

В зависимости от доступного в организации или поддерживаемого поставщиком услуг Интернета типа используемой почты Интернета можно использовать протокол POP3 или IMAP (Internet Message Access Protocol) для входящей почты Интернета.

Для получения почты Интернета необходимо настроить подключение к серверам Интернета.

Чтобы получить почту Интернета по протоколу POP

Notes получает почту с сервера Интернета и сохраняет ее в почтовой базе данных Notes (локальной или серверной), указанной в поле "Почтовый файл" документа текущего места вызова.

При использовании учетной записи POP можно указать, следует ли оставлять копии почтовых сообщений на сервере Интернета или удалять их с сервера после репликации на локальный компьютер. По умолчанию сообщения сохраняются на сервере.

Можно защитить учетную запись POP с помощью протокола SSL (Secure Sockets Layer), чтобы обеспечить безопасную передачу данных через Интернет.

Дополнительные сведения см. в разделе Защита учетных записей POP3, IMAP, LDAP или NNTP.

Получение почты Интернета по протоколу IMAP

Большинством серверов Интернета для входящих почтовых сообщений используется протокол POP, однако есть и использующие протокол IMAP серверы. Если вы не уверены, какой протокол используется в организации или поставщиком услуг Интернета на вашем сервере почты Интернета, обратитесь к системному администратору или позвоните поставщику услуг Интернета. Сведения об используемом протоколе можно также узнать на Web-узле поставщика услуг Интернета.

Для получения почты Интернета необходимо настроить подключение Notes к серверам Интернета.

Учетные записи "IMAP (сеть)" и "IMAP (автономно)"

Для входящей почты можно использовать учетную запись "IMAP (сеть)" или "IMAP (автономно)".

Учетная запись "IMAP (сеть)" позволяет пользователю хранить свои почтовые сообщения на IMAP-сервере Интернета, экономя дисковое пространство локального компьютера. Доступ к почтовым сообщениям можно осуществлять непосредственно на IMAP-сервере без предварительной загрузки (репликации) почты в почтовую базу данных Notes, как это происходит при работе с входящей почтой по учетной записи "POP (автономно)" или "IMAP (автономно)".

При наличии учетной записи "IMAP (автономно)" для получения почтовых сообщений необходимо выполнить их репликацию в почтовую базу данных Notes (локально или на сервер Domino), как и при работе с почтой по протоколу POP. Почту можно хранить как на IMAP-сервере, так и в почтовой базе данных Notes или автоматически удалять сообщения с IMAP-сервера после их репликации в почтовую базу данных Notes.

Можно защитить учетную запись IMAP с помощью протокола SSL (Secure Sockets Layer), чтобы обеспечить безопасную передачу данных через Интернет.

Настройка режима уведомления о приходе новой почты

Можно настроить Notes на отправку уведомлений о получении новых сообщений через заданные интервалы времени, вне зависимости от того, запущено ли приложение Notes. Можно выбрать звуковое или визуальное (диалоговое окно) уведомление и задать определенный звук.

Чтобы задать частоту и способ уведомления о приходе новой почты

Чтобы получать уведомления о приходе новой почты, если приложение Notes не запущено

Для получения уведомлений о приходе новой почты без запуска Notes следует загрузить в память программу Notes Minder.

Отправка сообщения

При отправке копия почтового сообщения сохраняется в представлении "Отправленные". При необходимости просмотреть все отправленные сообщения, щелкните значок "Отправленные" в области навигации. Отправленные сообщения также отображаются с маленьким значком конверта в каждом представлении или папке почты.

(рис 5.15) 05_15

Созданное сообщение можно отправить различными способами.

Проверка орфографии в почтовых сообщениях

Проверку орфографии можно выполнить только в текущем сообщении или задать автоматическую проверку орфографии всех сообщений перед их отправкой.

Если слово не распознано, появится диалоговое окно "Проверка орфографии".

Дополнительные сведения см. в разделе Проверка орфографии в документах.

Чтобы проверить орфографию в создаваемом или редактируемом сообщении

Чтобы включить проверку орфографии во всех сообщениях

Проверка выполняется при нажатии кнопки "Отправить": во время создания сообщения орфография не проверяется.

Добавление подписи к почтовым сообщениям

Пользователи могут создавать личную или цифровую подпись для своих почтовых сообщений. Личные подписи создаются из текстовых, графических или HTML-файлов. Файл может быть сохранен в любом месте операционной системы, однако для удобства рекомендуется сохранить его в папке данных Notes. Notes позволяет автоматически добавлять подпись ко всем отправляемым сообщениям; можно также добавлять подпись к отдельным сообщениям при отправке.

После добавления личная подпись становится частью основного текста сообщения: ее можно выделить и удалить.

Убедитесь, что все используемые HTML-файлы подготовлены для просмотра в браузере и графические файлы (.JPG, .BMP или .GIF) имеют нужное разрешение. Если текст подписи нужно вывести в определенном формате, используйте HTML-файл вместо простого текстового файла. Если сообщения будут отправляться пользователям систем электронной почты, поддерживающих только текстовый формат, используйте текстовый файл.

Для повышения безопасности можно добавить к сообщению цифровую подпись, чтобы получатели сообщения могли быть уверены, что оно действительно было создано вами. Можно автоматически добавлять цифровую подпись ко всем отправляемым почтовым сообщениям, либо подписывать отдельные сообщения при отправке.

Сохранение стилей текста в сообщениях, отправленных или полученных по Интернету

При отправке или получении почтовых сообщений по Интернету предпринимается попытка сохранить стили текста, однако, если оказалось, что стили не сохранились, можно проверить, являются ли определенные параметры оптимальными как для пользователей почты Notes, так и для пользователей почты Интернета.

В Notes предпринимается попытка доставить исходящие сообщения в наиболее удобном для получателя формате. Однако, когда определить наиболее удобный для получателя формат не удается, сообщения отправляются в формате, заданном в текущем документе места вызова (по умолчанию это формат MIME, если не выполнено обновление до предыдущей версии Notes).

Большая часть программного обеспечения для почты Интернета распознает MIME, и в таких программах возможно отображение стилей текстов и рисунков в сообщениях. Помимо этого, убедитесь, что задан параметр почты Интернета "HTML и обычный текст".

Чтобы сохранить стиль текста и рисунки в сообщениях, получаемых по Интернету, убедитесь, что в документе пользователя в справочнике Domino для параметра "Формат входящей почты" задано значение "Оставить формат отправителя". Это значение параметра является оптимальным в случае получения почтовых сообщений от пользователей почты Интернета и почты Notes.

Дополнительные сведения см. в разделе Отбор новых почтовых сообщений с использованием правил.

Чтобы изменить формат сообщений, отправляемых по Интернету

Чтобы изменить формат сообщений, получаемых по Интернету

Задание параметров доставки почты

Параметры доставки доступны при создании нового или пересылке существующего сообщения почты Notes. Некоторые параметры доставки могут также использоваться для почты Интернета в зависимости от того, поддерживаются ли они почтовыми программами получателей.

Если окно "Параметры доставки" закрыто, создайте почтовое сообщение и выберите команду: Действия - Параметры доставки.

Дополнительные сведения о группе "Параметры безопасности" этого диалогового окна см. в разделах Чтобы добавить цифровую подпись в сообщение и Чтобы зашифровать сообщение.

(рис 5.16) 05_16

Чтобы задать важность сообщения

По умолчанию все сообщения имеют обычную важность. При задании для сообщения высокой важности рядом с ним в представлениях получателей будет отображаться восклицательный знак, а в представлении отправителя - красный конверт. Важность сообщений не влияет на последовательность или скорость их доставки.

Чтобы подтвердить доставку сообщения

Отчет о доставке используется для подтверждения доставки сообщений на почтовые серверы получателей.

Чтобы изменить приоритет доставки почтового сообщения Notes

Приоритет доставки определяет промежуток времени, через который сообщение будет отправлено получателям почты Notes.

Чтобы подтвердить открытие сообщения

Если почтовый клиент получателя поддерживает эту возможность, можно задать получение уведомления при открытии, удалении или печати отправленного сообщения получателем. Уведомление о вручении поддерживается многими программами почты Интернета. Однако даже если почтовый клиент получателя поддерживает эту возможность, ее использование может быть запрещено в организации получателя из соображений безопасности.

Дополнительные сведения см. в разделе Чтобы отследить доставку отправленного сообщения.

Чтобы предотвратить копирование или пересылку почтового сообщения Notes

Можно предотвратить копирование ваших сообщений почты Notes получателями. Под этим подразумевается копирование из буфера обмена, пересылка, включение тела исходного сообщения в ответное сообщение и печать сообщений. Этот параметр предотвращает копирование. Однако получатели могут воспользоваться другими средствами, чтобы скопировать сообщение.

Чтобы проверить орфографию в сообщении перед отправкой

Notes позволяет включить автоматическую проверку орфографии в сообщениях перед их отправкой.

Чтобы предотвратить получение сообщений об отсутствии на работе от других пользователей

Если известно, что сотрудник или друг в отпуске и нужно отправлять ему сообщения, не получая при этом сообщения об отсутствии на работе, можно задать в Notes отмену ответов такого типа.

Чтобы добавить графическую пометку в почтовое сообщение Notes

Можно добавить графическую пометку для обозначения отдельного типа сообщения почты Notes, например личного сообщения или выражения благодарности. Графическая пометка отображается рядом с сообщением в представлении получателя и в верхней части области основного текста в самом сообщении.

Описание	Графическая пометка
Личное	(рис 5.25) 05_25
Личные	(рис 5.26) 05_26
Конфиденциально	(рис 5.27) 05_27
Благодарность	(рис 5.28) 05_28
Сжечь	(рис 5.29) 05_29
Похвала	(рис 5.30) 05_30
Шутка	(рис 5.31) 05_31
К сведению	(рис 5.32) 05_32
Вопрос	(рис 5.33) 05_33
Напоминание	(рис 5.34) 05_34

Шифрование почты

При шифровании почтовых сообщений Notes сведения кодируются таким образом, чтобы прочитать сообщения могли только отдельные получатели.

В автономном режиме исходящую и входящую почту можно шифровать, если в организации используется каталог справочников удаленных пользователей.

Дополнительные сведения см. в разделе Использование серверных средств во время работы с почтой в автономном режиме.

Чтобы удалить сообщение

Чтобы шифровать все отправляемые или сохраняемые сообщения

Отправка почты Интернета с помощью сервера Domino или SMTP

В зависимости от типа почты Интернета, доступной в организации или предоставляемой поставщиком услуг Интернета, используется либо сервер SMTP для исходящей почты Интернета, либо сервер Domino для отправления исходящей почты Интернета и почты Notes. Необходимые сведения следует получить у своего администратора.

Для отправления почты Интернета необходимо настроить подключение к серверам Интернета и указать тип сервера, используемого для исходящей почты Интернета. Если используется сервер Domino, почта Интернета отправляется так же, как почта Notes.

Дополнительные сведения см. в разделе Защита учетных записей POP3, IMAP, LDAP или NNTP.

Чтобы отправить почтовые сообщения Интернета через сервер SMTP

Notes отправляет любую исходящую почту, находящуюся в почтовом ящике для исходящих сообщений ( SMTP.BOX ).

Ввод и отправка ответа на сообщение

Можно ответить отправителю сообщения, а также всем получателям сообщения. В ответное сообщение можно также включить текст исходного сообщения, любые графические объекты и вложения.

Пересылка сообщения или документа

Можно переслать сообщение из личной почтовой базы данных или документ из другой базы данных.

При пересылке сообщения рядом с заголовком сообщения или документа отображается префикс "Fw:". Можно отключить вывод этого префикса. Для этого выберите Файл - Параметры - Параметры настройки (для пользователей Macintosh OS X: Notes - Preferences - User Preferences), щелкните значок "Почта" и снимите флажок "Автоматически добавлять префикс пересылки в поле темы".

Если при попытке переслать почтовое сообщение Notes отображается только строка "Переслано от", содержащая ваше имя, значит отправитель задал параметр предотвращения копирования или пересылки. Попросите отправителя повторно послать сообщение без использования этого параметра.

Управление почтой

Можно упорядочивать почту, помечая сообщения к исполнению, сортируя их в папках и представлениях, перемещая или добавляя сообщения в папки, фильтруя новые сообщения согласно заданным правилам, сохраняя сообщения в архивной базе данных или удаляя сообщения. Можно повторно использовать формат сообщения, создав бланк, или выбирать шапки для всех исходящих сообщений из множества графических шапок.

Можно также настроить почтовую базу данных на отправку уведомлений об отсутствии на работе и предоставить доступ к управлению вашей почтой другому лицу (или управлять почтой других пользователей).

Мини-представление "К исполнению" служит для контроля и управления сообщениями, помеченными к исполнению, так же, как извещениями календаря и задач. (Извещения календаря и задач также появляются в мини-представлении "Календарь".)

Поиск почтового сообщения

Можно выполнить поиск сообщения среди всех сообщений определенного автора, поиск по словам, содержащимся в сообщении (в заголовке или в тексте).

Дополнительные сведения о расширенном поиске см. в разделе Поиск документа в базе данных по заданному тексту.

Чтобы выполнить поиск по автору

Чтобы выполнить поиск слов в заголовках всех сообщений

При каждом нажатии кнопки "Найти далее" выделяется следующее сообщение в представлении, заголовок которого содержит указанные слова.

Чтобы выполнить поиск слов по всему тексту всех сообщений

Если известно содержание сообщения, поиск которого выполняется, можно выполнить поиск в почтовой базе данных по определенным словам.

Пометка сообщений к исполнению

Чтобы указать необходимость принятия срочных, обычных действий или действий с низким приоритетом, почтовое сообщение можно пометить значком. При этом сообщение помещается в представление и в мини-представление "К исполнению", в которых отображаются только сообщения для выполнения. При перемещении помеченного сообщения из папки "Входящие" флаг остается вместе с сообщением.

В представлении почты выберите одно или несколько сообщений, которые следует пометить к исполнению, и выберите команду: Действия - К исполнению - Добавить или изменить флажок.Совет Флаг можно также установить при прочтении сообщений.

Укажите приоритет действия, выбрав один из следующих параметров:

Приоритет	Флаг
Срочный приоритет	(рис 5.39) 05_39
Обычный приоритет	(рис 5.40) 05_40
Низкий приоритет	(рис 5.41) 05_41

Совет Все сообщения, помеченные к исполнению, можно сгруппировать, отсортировав по столбцу со значком. Значки "К исполнению" имеются во всех папках, кроме папки "Корзина".

(Необязательно.) Укажите действие, которое следует предпринять.Примечание Введенные в этой процедуре сведения хотя и появляются в копии почтового сообщения, но при отправке они не отображаются в отправленном сообщении.

(Необязательно.) Введите дату и время действия.

(Необязательно.) Чтобы установить оповещение:

Убедитесь, что на шаге 2 были введены дата и время действия, и выберите параметр "Установить оповещение на это сообщение".

Укажите, за какое время до начала действия должно сработать оповещение.

Если требуется включить в уведомление несколько оповещений, в группе "Действие при срабатывании оповещения" выполните одно из следующих действий:

Установите флажок "Воспроизвести звук" и выберите звук из списка. Щелкните значок звука(рис 5.42) 05_37, чтобы его прослушать.

Выберите параметр "Отправить почтовое уведомление с темой" и введите свое имя. Если необходимо дополнительно включить получателей, щелкните значок справочника {bmc directorybook.bmp| 100%| 100%| | | | Поиск пользователя в справочнике для уведомления о действии, которое следует выполнить} и выберите имена получателей.

Мини-представление "К исполнению"

Во время работы в представлении "Входящие" или в других представлениях или папках почтовой базы данных на экран можно вывести мини-представление "К исполнению", чтобы быть в курсе действий, которые следует выполнить для помеченных к исполнению сообщений. Область этого мини-представления служит для отображения новых извещений календаря или задач из мини-календаря во время просмотра представлений почтовой базы данных.

(рис 5.43) 05_43

Чтобы отобразить мини-представление

В нижней части экрана щелкните значок со стрелкой вниз и выберите значение "К исполнению", чтобы полностью отобразить это мини-представление.

Возможны следующие действия:

Переместите курсор на сообщение, чтобы отобразить все его столбцы.

Дважды щелкните сообщение, чтобы открыть его.

Нажмите кнопку "Удалить флажок", чтобы удалить сообщения из мини-представления и из представления "К исполнению" (после выполнения действия). Сообщение сохранится во всех других представлениях и папках почтовой базы данных, но без флажка "К исполнению".

Щелкните значок со стрелкой вниз рядом со словами "К исполнению", чтобы отобразить извещения календаря или задачи.

Перетащите область над словами "К исполнению", чтобы изменить размер мини-представления по вертикали.

Перетащите правый край, чтобы изменить мини-представление по горизонтали.

Перетащите разделители столбцов, чтобы изменить их размеры в мини-представлении.

Перетащите и отпустите заголовок столбца, чтобы изменить его положение в мини-представлении.

Выберите команду: Вид - Настроить данное представление, чтобы выбрать столбцы, которые будут отображаться в мини-представлении (или в любом другом представлении).

Щелкните значок "Свернуть"(рис 5.44) 05_44, чтобы свернуть мини-представление.

Перемещение или добавление почтовых сообщений в папку

Папки удобны для упорядочения сообщений нужным способом. Сообщение можно отображать в одной папке или в любом количестве папок. Прежде чем переместить или удалить сообщение, обратите внимание на следующие различия.

Перемещение сообщений из большинства представлений (например, "Черновики" или "Все документы") невозможно, поскольку представления автоматически выбирают сообщения, которые в них содержатся. Можно только добавлять сообщения из представлений в папки. Чтобы сообщение не отображалось в представлении "Все документы", его можно удалить, однако при этом сообщение будет удалено из всех остальных представлений или папок, в которых оно содержится. Чтобы сообщение не отображалось в представлении "Черновики", отправьте его.

Представление "Отправленные" является исключением: можно использовать диалоговое окно для удаления сообщения из этого представления при продолжении его отображения в папках.

Чтобы переместить или добавить почтовые сообщения в папку

Чтобы воспользоваться улучшенными возможностями работы с папками почты в Notes версии 6.0, необходимо обновить почтовую базу данных с помощью шаблона MAIL6.NTF. Обратитесь за помощью к администратору Domino.

Сортировка почты в папке или представлении

Сортировку сообщений можно выполнять в большинстве почтовых папок и представлений, щелкая заголовки столбцов, содержащие стрелки вверх или вниз. Чтобы вернуться к исходному способу сортировки, повторно щелкните заголовок.

Например, сообщения в представлении "Входящие" можно сортировать четырьмя способами.

В приведенном ниже примере сообщения отсортированы по дате, причем сообщения, полученные самыми последними, отображаются первыми, в верхних строках столбца, а сообщения, полученные самыми первыми, отображаются последними, в нижних строках столбца.

(рис 5.45) 05_45

Можно настроить представление, перетаскивая столбцы для их переупорядочения (например, можно перетащить столбец "Тема" представления). При следующем открытии почты способ упорядочения столбцов будет сохранен.

Перед настройкой папки "Входящие" просмотрите другие представления почты и выясните, соответствуют ли они вашим требованиям.

Если в почтовой базе данных имеются папки, созданные в более ранних версиях Notes, чем Lotus Notes 6, их можно обновить, чтобы их структура совпадала со структурой новых папок.

Смена шапки, используемой в ваших почтовых сообщениях

В списке графических элементов шапки, поставляемом с Notes, можно выбрать элемент для отображения в качестве шапки в верхней части сообщений.

(рис 5.46) 05_46

Создание и использование почтового бланка

Можно создать бланк с использованием текста или графических элементов, шапки и списков адресатов для работы с ним в дальнейшем. Эта возможность удобна в случаях, когда одним и тем же людям часто отправляется сообщение одного и того же формата (например, отчет о текущем состоянии проекта).

Чтобы создать бланк на основе существующей записки

Чтобы создать личный бланк с использованием форматируемого текста или рисунков

Чтобы создать сообщение при помощи бланка

Чтобы изменить, удалить или переименовать бланк

Ранее созданные бланки можно изменять, переименовывать и удалять.

Отбор новых почтовых сообщений с использованием правил

Почтовые правила можно использовать для автоматических действий Notes при получении новых сообщений, удовлетворяющих определенным условиям. Например, можно создать правило, которое проверяет наличие сообщений от определенного отправителя или сообщений с определенной темой, после чего сообщения автоматически перемещаются в определенную папку, их копии отправляются другим пользователям, а нежелательные сообщения удаляются еще до их появления в папке "Входящие".

Notes сохраняет созданные почтовые правила в папке "Правила" почтовой базы данных. Можно открыть эту папку для добавления новых или работы с уже созданными правилами. Например, можно изменять правила, изменять их порядок и приоритет, чтобы одно правило имело приоритет над другим, отключать правила, если они не будут использоваться, или полностью удалять правила.

Чтобы создать правило

Чтобы выполнить действие с правилом

Примеры правил обработки почты

Следующее правило автоматически изменяет важность всех сообщений, отправителем которых является Ivan Petrov, устанавливая высокий уровень важности (при этом рядом с сообщением в папке "Входящие" будет отображаться восклицательный знак):

(рис 5.59) 05_59

Следующее правило автоматически переместит все сообщения, в поле "тема" которых содержится слово "состояние", за исключением тех, в поле "тема" которых также содержится слово "продажи" или "проект", из папки "Входящие" в папку "Отчеты о состоянии":

(рис 5.60) 05_60

Элементы условий соответствуют полям в свойствах документа почтового сообщения. Имена многих элементов, такие как "Тема", совпадают с названиями полей. В следующей таблице перечислены элементы, имена которых отличаются от названий полей, которые им соответствуют.

Управление нежелательной почтой

Для почтового файла можно настроить контроль за нежелательной почтой. Это могут быть, например, массовые рассылки или реклама. Управление нежелательной почтой улучшает производительность благодаря уменьшению количества сообщений, которые необходимо обработать. Нежелательные сообщения можно отфильтровывать по отправителю, теме и содержимому.

Обычная нежелательная почта приходит от людей или компаний, которые вы знаете, а также из неизвестных источников. Почта от других компаний и законных организаций может рассматриваться как массовые рассылки. Ее источник узнаваем и не изменяется. Нежелательная почта и массовые рассылки могут быть отфильтрованы по сведениям об отправителе.

С другой стороны, рекламные сообщения требуют таких условий фильтрации, как строки темы и содержимое, так как их отправители обычно изменяют сведения об отправителе, чтобы избежать блокирования.

Может случиться, что сообщения, которые вы хотите прочитать или сохранить, будут случайно отфильтрованы как нежелательная почта. Папка "Нежелательная почта" позволяет просмотреть сообщения, помеченные как нежелательные, и восстановить те, которые вы хотите сохранить. Эта папка также содержит средства для управления заблокированными адресами и возможность разблокировать некоторые из них.

В Notes существует два средства для управления нежелательной почтой: блокировка почты от отправителя и простые правила.

Блокировка почты от отправителя

Эта возможность позволяет фильтровать входящие сообщения и сразу перемещать те, которые получены от указанных отправителей, в представление "Нежелательная почта". Эта функция может использоваться во всех почтовых представлениях, кроме "Отправленные", "Правила", "Бланки" и "К исполнению".

Чтобы заблокировать почту от конкретного отправителя

Чтобы разблокировать почту

Управление заблокированной почтой из папки "Правила"

При блокировке почты в представлении "Правила" почтового файла создается правило "Нежелательная почта". Если дважды щелкнуть это правило, появляется диалог "Список заблокированных отправителей". Выберите одного или нескольких отправителей из списка и нажмите кнопку "Удалить" или "Удалить все", чтобы удалить адреса из списка заблокированных отправителей.

Простые правила

Эта возможность служит для создания простых правил, позволяющих удалять из входящей почты сообщения с указанными темами или именами отправителей или из указанных доменов. Большая часть сведений, необходимых для создания простого правила, предоставляется автоматически, так что необходимо только определить условия и действия. Затем можно выбрать одно или несколько условий, чтобы создать правило, которое будет определять входящие рекламные сообщения с похожими условиями.

Чтобы создать простое правило

Создание сообщения для режима "Нет на работе"

Можно установить параметры Notes таким образом, чтобы автоматически отвечать на получаемую почту в то время, когда вас нет на работе. Notes запускает на главном сервере агент, отправляющий пользователям, присылающим вам почту, сообщения о дате и времени вашего возвращения. Для запуска агента "Нет на работе" пользователь должен иметь уровень доступа к почтовой базе данных не ниже редактора, а также быть указанным в параметрах почты в качестве ее владельца. Пользователь, которому предоставляется доступ к почте, не может запустить агент "Нет на работе", поэтому нужно запустить его до предоставления доступа к почте.

По умолчанию режим "Нет на работе" не включается в выходные дни. Однако администратор сети может, при наличии соответствующего доступа, изменить расписание агента сервера, так чтобы данное сообщение отправлялось в выходные дни.

Во время вашего отсутствия Notes отправляет только одно сообщение каждому пользователю, от которого вы получаете почту, независимо от того, сколько сообщений отправит вам данный пользователь. В указанное время вашего возвращения Notes начинает отправлять вам специальные сообщения до тех пор, пока не будет отключен агент "Нет на работе". В это сообщение включается список пользователей, которым были отправлены сообщения во время вашего отсутствия.

Чтобы включить режим "Нет на работе"

Чтобы выключить режим "Нет на работе"

(рис 5.69) 05_69

Удаление флагов "К исполнению" из сообщений

При удалении флажка "К исполнению" почтовое сообщение удаляется из представления и мини-представления "К исполнению", но сохраняется во всех других представлениях.

Удаление почты

При удалении почтовых сообщений в Lotus Notes 6 они помещаются в папку "Корзина" почтовой базы данных. При этом, в отличие от предыдущих версий Notes, обновление представления не требуется. Эти сообщения сохраняются в папке "Корзина" в течение указанного в параметрах почты в группе "Мягкое удаление" периода времени, пока они не будут удалены без возможности восстановления. Такое поэтапное удаление позволяет восстанавливать сообщения, если они были ошибочно удалены.

Чтобы удалить сообщение

Чтобы выполнить действия с сообщениями в корзине

Пока сообщения не будут необратимо удалены, они содержатся в папке "Корзина". Их можно изъять из папки "Корзина" и восстановить в представлении или папке, из которых сообщения были изначально удалены. Также можно полностью удалить все или выбранные сообщения.

Чтобы удалить сообщение, не отправляя

Если начав создавать сообщение вы поняли, что не хотите сохранить или отправить его, нажмите клавишу ESC и кнопку "Отмена".

Архивация почтовых сообщений для освобождения места

Архив представляет собой копию базы данных, создаваемую для сохранения сведений, которые больше не используются. Подобно реплике, архив содержит все документы и элементы структуры исходной базы данных, однако, в отличии от реплики, изменения архива никогда не отправляются в исходную базу данных.

Архивация особенно удобна для почтовых баз данных. При отправке почтового сообщения его копия автоматически сохраняется в представлении "Отправленные", что приводит к увеличению размера почтовой базы данных. Можно создать папки и разместить в них сообщения, чтобы упорядочить почту, однако это не приведет к уменьшению размера почтовой базы данных. Архивация позволяет освободить место и ускорить работу почты.

Для выполнения архивации пользователь должен иметь уровень доступа к почтовой базе данных не ниже редактора.

Доступ к средству архивации почты

Если в организации определена политика для архивации почтовых баз данных, ею определяется уровень доступа пользователей к средству архивации почты. Возможно, вообще не придется выполнять архивацию, если она определена и выполняется автоматически. Политикой также может быть определена возможность задания личных условий архивации в дополнение к архивации, выполняемой организацией.

Выяснить уровень своего доступа к средству архивации почты можно, открыв диалоговое окно "Настройка архивирования".

Дополнительные сведения см. в разделе Административные политики для архивирования почты.

Сведения об архивации почты

При наличии доступа к средству личной архивации почты можно выбрать способ архивации. Определив документы, которые необходимо сохранить, можно задать архивацию по расписанию или выбрать команду для архивации в любой момент времени. Можно задать выполнение процесса архивации на сервере Domino (серверная архивация), чтобы не пришлось оставлять компьютер включенным во время выполнения архивации, или выполнение процесса архивации программным обеспечением клиента Notes (локальная архивация) на рабочем компьютере, чтобы иметь больше возможностей управлять расписанием. Вне зависимости от того, где выполняется процесс архивации (на сервере или клиенте Notes), можно хранить базу данных архива локально или на сервере, к которому есть доступ. После создания базы данных архива можно создать для нее закладку, удалить, скопировать ее или выполнить с ней другие действия, как и с любой другой базой данных.

В почтовой базе данных в области навигации под значком "Сервис" можно просматривать все наборы условий архивации, перетаскивать туда документы для архивации по имени набора условий и открывать базы данных архива, щелкая имена наборов условий.

(рис 5.70) 05_70

Размещение базы данных архива и сведения о последней выполненной операции архивирования

На странице "Общие" диалогового окна "Настройка архивирования" указано, где хранится база данных архива для текущей базы данных, а также состояние последней архивации, если она выполнялась.

Если диалоговое окно "Настройка архивирования" еще не открыто, выберите команду: Файл - База данных - Свойства, а затем нажмите кнопку "Архивация".

Можно нажать кнопку "Изменить", чтобы выполнить следующие действия:

Доступ к средству архивации почты

Если кнопка "Изменить" затемнена и отображается сообщение о блокировке, определенной административной политикой, это означает, что администратор Domino определил политику для архивации почтовых баз данных. Выясните у администратора, не настроена ли политика на локальную архивацию. Если да, то может понадобиться оставлять компьютер включенным во время выполнения архивации согласно расписанию или изменить время на странице "Дополнительно" диалогового окна "Настройка архивирования". При выполнении архивации на сервере сервер контролирует время архивации (ежедневно в 01:00:00). При выполнении архивации программным обеспечением клиента Notes локальный компьютер должен быть включен во время, назначенное по расписанию.

Данные о состоянии архивации

На странице "Общие" также отображаются данные о состоянии архивации со времени ее последнего выполнения.

Задание компьютеров для проведения архивации и для хранения архивов

Для любой базы данных (за исключением почтовой, если это запрещено политикой) можно выбрать выполнение архивации на сервере Domino (серверная архивация) или с помощью программного обеспечения клиента Notes на локальном компьютере (локальная архивация). Можно также определить конечный компьютер (локальный или сервер), на котором будет храниться база данных архива. Для выполнения архивации, хранения базы данных для архивации и хранения базы данных архива могут использоваться разные компьютеры. Эти компьютеры могут быть серверами или локальными компьютерами.

При выполнении архивации программным обеспечением Notes на локальном компьютере для не почтовых баз данных можно определить ежедневное расписание архивации, соответствующее времени, в которое наиболее удобно оставлять компьютер включенным. Для почтовых баз данных, если политикой определена локальная архивация для почты, в зависимости от созданной администратором политики может оказаться возможным управление расписанием пользователем.

При выполнении архивации на сервере Domino можно выключить локальный компьютер в любой момент, что не повлияет на выполнение архивации.

Если диалоговое окно "Выбор сервера для архива" не открыто, откройте базу данных, которую необходимо архивировать, и выберите команду: Файл - База данных - Свойства, нажмите кнопку "Архивация" и кнопку "Изменить".

Чтобы определить компьютер для выполнения архивации и конечный компьютер

Создание, редактирование и активизация наборов условий архивации

На панели "Параметры" диалогового окна "Настройка архивирования" можно просмотреть наборы условий архивации, предоставленные организацией, и выбрать набор для использования. В поле под списком наборов условий выводятся общие сведения по каждому набору. Если при архивации почты в организации разрешено создание пользовательских наборов условий, можно также добавлять или изменять их.

Если диалоговое окно "Настройка архивирования" еще не открыто, выберите команду: Файл - База данных - Свойства, а затем нажмите кнопку "Архивация". Далее щелкните значок "Параметры".

Выберите раздел:

Чтобы проверить условия архивации базы данных

Чтобы создать или изменить набор условий архивации

Для любой базы данных (за исключением почтовой, если запрещено политикой архивации) можно создавать и изменять личные наборы условий. В почте наборы условий, редактирование которых невозможно, отображаются со значком замка.

После создания или изменения набора условий архивации можно вернуться на страницу "Параметры" и нажать кнопку "Изменить" для изменения набора условий.

Чтобы активизировать набор условий архивации

Notes использует только те наборы условий архивации, которые были активизированы. Если не активизирован ни один набор условий, при попытке выполнения архивации базы данных ничего не происходит.

Задание параметров для набора условий архивации

Окно "Параметры условий архивации" можно использовать для определения способа применения выбранного набора условий к документам в текущей базе данных.

Выбор документов для архивации

В любой базе данных (за исключением почтовой, если запрещено политикой архивации) можно создать набор условий архивации поднабора документов в текущей базе данных. Можно выбирать документы на основе их состояния, документы из определенных папок или представлений или по обоим критериям.

Чтобы выбрать документы, указав их состояние

Если диалоговое окно "Выбор документов для архива" не открыто, откройте базу данных, которую необходимо архивировать, выберите команду: Файл - База данных - Свойства, а затем нажмите кнопку "Архивация". Щелкните значок "Параметры", добавьте или измените набор условий и нажмите кнопку "Выбрать документы".

Чтобы выбрать документы, указав папки или представления

При создании архива, например почты, структура базы данных архива содержит все папки, существующие на момент архивации. В любом наборе условий архивации можно выбрать поднабор папок и представлений, из которых нужно выполнять архивацию. Можно также задать несколько наборов условий для архивации разных папок и представлений.

Если изменяется имя папки или она удаляется, папка изменяется или удаляется в базе данных архива при следующей архивации. Допустим, имеется папка с именем "Продажи 2001", из которой архивируются четыре документа. В следующем году имя папки изменяется на "Продажи 2002" и снова выполняется архивация четырех документов из нее. Если используется одна и та же база данных архива, папка будет называться "Продажи 2002" и содержать все восемь документов, включая документы из папки "Продажи 2001". Если планируется архивация в течение нескольких лет, либо создайте несколько папок в исходной базе данных для каждого года, либо в диалоговом окне "Настройка архивирования" укажите новый файл базы данных архива для каждого года.

Если диалоговое окно "Выбор документов для архива" не открыто, откройте базу данных, которую необходимо архивировать, выберите команду: Файл - База данных - Свойства, а затем нажмите кнопку "Архивация". Щелкните значок "Параметры", добавьте или измените набор условий и нажмите кнопку "Выбрать документы".

Настройка параметров, журнала и расписания архивации

Параметры вкладки "Дополнительно" диалогового окна "Настройка архивации" применяются ко всем создаваемым архивам.

Если диалоговое окно "Настройка архивирования" еще не открыто, выберите команду: Файл - База данных - Свойства, а затем нажмите кнопку "Архивация". Затем откройте вкладку "Дополнительно".

Чтобы запретить удаление документов с ответами

Если в базе данных имеются иерархические представления с "родительскими" и "дочерними" (ответными) документами, разрешение архивации родительских документов может повлечь за собой потерянные ответы. Ответные документы, которые не были заархивированы, исчезают из иерархического представления (исключаются), но не удаляются, увеличивая тем самым размер базы данных. Для предотвращения исключения ответных документов не снимайте флажок по умолчанию "Не удалять документы с ответами"; если флажок снят, убедитесь, что наборы условий архивации гарантируют включение ответов при архивации родительских документов. Примеры баз данных, имеющих иерархические (ответные) представления, включают базы данных "Обсуждения" и "Почта" (имеющая представление "Переписка").

Чтобы настроить журнал архивации

Журнал архивации содержит сведения о всех операциях архивации во всех заархивированных базах данных. Эта база данных создается по умолчанию, однако ее создание можно отменить.

Задание расписания для локальной архивации

Если почта настроена на использование локальной архивации с применением созданных пользователем условий, пользователь определяет расписание архивации. Если для почты в административной политике определена локальная архивация, в зависимости от созданной администратором политики пользователь также может управлять расписанием архивации.

Можно выбрать дни и время архивации и указать расположения, в которых будет выполняться расписание архивации. Например, может понадобиться выполнять архивацию только на рабочем настольном компьютере, имеющем больше памяти, чем портативный компьютер, использующийся вне работы.

Если почта настроена на выполнение серверной архивации, пользователь не может управлять расписанием. Архивация выполняется сервером Domino каждую ночь. Выключение локального компьютера не препятствует выполнению архивации.

Обозначение документов как просроченных или не просроченных

В некоторых базах данных, например "Почта", "Обсуждения", "Библиотека документов" и "Совместная работа", можно помечать документы как просроченные на определенную дату. Такие документы будут архивированы при следующем выполнении архивации после наступления указанной даты. Прежде чем помечать документы как просроченные, необходимо включить архивацию базы данных и определить набор условий архивации.

В любой момент после пометки документа как просроченного до выполнения архивации можно пометить документ как не просроченный. Документы, помеченные как просроченные, отображаются в представлениях почты с маленьким значком часов. В других базах данных, например "Обсуждения", помеченные документы отображаются с пометкой "В АРХИВ" перед заголовками.

Архивация

Можно запустить процесс архивации любой базы данных, для которой активизированы один или несколько наборов условий архивации. Можно архивировать всю базу данных целиком или только выбранные документы.

Чтобы поместить в архив все документы базы данных

Можно начать архивацию базы данных в любой момент вне зависимости от определенного для нее расписания архивации.

Архив почтовой базы данных можно также создать, выбрав команду: Действия - Архив - Архивировать сейчас. При этом он будет создан локально в папке "Архив". Кроме того, будет создан файл журнала архивации с именем владельца почтового файла.

Чтобы поместить в архив только выбранные документы

Восстановление или удаление документов из архива

В базе данных архива можно восстановить документы в ту базу данных, откуда была выполнена их архивация, или полностью удалить их.

Чтобы восстановить документы из архива

Из базы данных архива можно восстановить целые (не сокращенные) документы.

Чтобы удалить документы из архива

Управление адресными книгами

Когда сообщение адресуется пользователю, поиск его почтового адреса проводится в вашей личной адресной книге (NAMES.NSF). Если в адресной книге отсутствуют нужные сведения, Notes обращается к справочнику Domino на главном сервере. Адресная книга используется для хранения сведений о контактах и списках рассылки. Можно также иметь несколько адресных книг, выполнять поиск во всех АК и использовать их для печати наклеек.

Чтобы выполнить некоторые задачи, описанные в этом разделе справки, необходимо обновить личную адресную книгу для использования структуры Lotus Notes 6 (шаблон PERNAMES.NTF).

Чтобы открыть личную адресную книгу

Щелкните значок на панели закладок, чтобы открыть адресную книгу.(рис 5.80) 05_80

Будет открыто представление "Контакты". Если контактов в списке много, можно щелкнуть букву на панели алфавита, чтобы перейти к первому имени контакта, начинающемуся на эту букву.

Чтобы сменить адресную книгу

При запуске Notes для поиска документов, содержащих данные о месте вызова и подключении, а также сведения о контактах для получателей сообщений, используется первая адресная книга, указанная в списке параметров. При щелчке значка адресной книги на панели закладок будет открыта эта адресная книга. По умолчанию адресная книга является файлом NAMES.NSF, создаваемым в Notes для пользователя.

Можно изменить используемую адресную книгу или выполнять поиск в нескольких адресных книгах. Все определенные локальные адресные книги отображаются в поле "Поиск в" в диалоговых окнах "Выбор адресов", "Поиск пользователей" и "Выбор имен".

Чтобы создать или удалить адресную книгу

Для создания новой адресной книги можно использовать шаблон личной адресной книги. Используйте измененное имя файла NAMES.NSF в качестве имени файла дополнительной адресной книги (например, NAMES2.NSF), чтобы все файлы адресных книг были сохранены вместе в папке данных.

Дополнительные сведения см. в разделе Создание базы данных.

Можно удалить адресную книгу точно так же, как и любую базу данных.

Дополнительные сведения см. в разделе Чтобы удалить базу данных.

Добавление контактов в адресную книгу

Сведения о пользователях можно сохранять в личной адресной книге, в документах "Контакт". Если почтовый адрес пользователя сохранен, при адресации сообщения можно ввести имя пользователя, а не указывать адрес электронной почты полностью.

С помощью представления "Контакты" в адресной книге можно отправлять почту пользователям и приглашать их на собрания. При сохранении адреса Web-страницы пользователя можно также открыть эту страницу из адресной книги.

Чтобы открыть адресную книгу, щелкните этот значок на панели закладок.(рис 5.82) 05_82

Чтобы самостоятельно добавить контакт

Чтобы добавить или обновить контакт данными из полученного сообщения, приглашения на собрание или задачи

Если вы получаете почтовое сообщение от лица из списка ваших контактов, у которого поменялся адрес электронной почты, существующий документ контакта можно обновить, добавив новый адрес. Можно также добавить новый контакт из любого полученного почтового документа.

Дополнительные сведения о сертификатах X5.09 см. в разделе Чтобы получить от пользователя сертификат Интернета для шифрования почтовых сообщений.

Чтобы добавить контакт в личную адресную книгу из общего справочника Domino

Настройка внешнего вида контактных записей

Для любой контактной записи на вкладках "Работа" и "Личное" можно настроить вид контактных записей, а также формат, используемый Notes для просмотра и печати адреса контакта. Кроме этого, на вкладке "Дополнительно" можно указать вид сортировки представления (по имени или по фамилии контакта), а также необходимость отображения личных или рабочих данных контакта в области просмотра.

Чтобы настроить надписи в контактной записи

Контактные записи, отображающиеся на вкладках "Работа" и "Личное", можно редактировать. Например, необходимо изменить значение "Другой адрес электронной почты 1" на значение "Домашний адрес электронной почты" и значение "Другой адрес электронной почты 2" на "Школьный адрес электронной почты".

Чтобы настроить формат адреса контактной записи

Для любой контактной записи можно выбрать один из нескольких различных приемлемых форматов для рабочих и личных адресов. Формат адреса используется для отображения контактной записи в области просмотра и при печати адреса на контактных надписях.

Откройте контактную запись, которую необходимо изменить, и нажмите кнопку "Выбрать формат адреса".

Задание дополнительных параметров для контакта

Чтобы определить дополнительные имена, шифрование сообщений или категории для контактов, в документе контакта откройте вкладку "Дополнительно". На этой вкладке также можно указать способ отображения выбранной контактной записи в области просмотра и в представлении "Контакты".

Редактирование, удаление и работа с контактами

Действия, выполняемые в личной адресной книге, обеспечивают множество способов управления списками контактов.

Импорт и экспорт контактов в виде визитных карточек vCards

Контактные записи личной адресной книги можно импортировать или экспортировать из и в электронные визитные карточки, называемые файлами vCard. Файл vCard имеет расширение .VCF и содержит один или несколько контактов. Стандартными полями файла vCard являются "Имя", "Название", "Телефон", "Факс", "Адрес", "Город", "Страна" и "Индекс"; Notes импортирует данные из этих полей в соответствующие поля документа контакта.

Чтобы импортировать контакты из других приложений

Чтобы импортировать адресную книгу из другого почтового приложения, например из Microsoft Outlook Express, откройте другое приложение и сохраните адреса в формате файла vCard (.VCF). Затем можно импортировать результирующие файлы в Notes и выбрать из файла контакты, которые необходимо добавить.

В Lotus Organizer 6.0 можно копировать один или несколько контактов в виде файлов vCard , выбрав команду: Edit - Copy Special. Затем контактные записи можно вставить в личную адресную книгу Notes.

Чтобы импортировать файлы vCard

Файлы vCard (.VCF) можно импортировать в адресную книгу и преобразовать их в новые контакты.

Щелкните этот значок на панели закладок, чтобы открыть адресную книгу и ее представление "Контакты".(рис 5.84) 05_84

В меню выберите команду: Файл - Импорт.

В списке "Тип файлов" выберите значение vCard.

Укажите расположение файла .VCF, который необходимо импортировать, и нажмите кнопку "Импорт". Если в файле содержится одна контактная запись, будут отображены ее сведения. При наличии в файле нескольких контактов выводится список, в котором рядом с именем контакта, уже имеющимся в адресной книге, отображается звездочка (*).

Выполните одно из следующих действий.

Чтобы импортировать контакт из файла с одним контактом, нажмите кнопку "Сохранить".

Чтобы импортировать только некоторые контакты из файла с несколькими контактами, щелкните необходимые контакты для их выбора и нажмите кнопку "Импорт выбранных".

Чтобы импортировать все контакты файла, нажмите кнопку "Импорт всех". Если контактная запись для имени в файле уже существует, Notes создает дубликат документа контакта.

Чтобы экспортировать файлы vCard

Контакты экспортируются в виде файла vCard, который затем можно отправить другому лицу.

Щелкните этот значок на панели закладок, чтобы открыть адресную книгу и ее представление "Контакты".(рис 5.85) 05_85Совет Также можно экспортировать данные из открытого документа контакта в режиме чтения, но для одновременного экспорта нескольких контактов более удобно использовать представление.

(Необязательно.) Выделите контактные записи, которые требуется экспортировать.

В меню выберите команду: Файл - Экспорт.

В раскрывающемся списке "Тип файла" выберите значение vCard 2.1 или vCard 3.0.

Введите имя для файла. Notes автоматически присваивает расширение VCF.

Нажмите кнопку "Экспорт". Появится диалоговое окно "Экспорт vCard".

Если контакты выбраны на шаге 2, выберите параметр "Выбранные документы".

Чтобы создать файл, подходящий для пользователей, которым предоставляется этот файл, выполните следующие действия.

Для пользователей почты Notes оставьте выбранным параметр "Международный (utf-8)".

Для пользователей других почтовых систем выберите параметр "Местный".Совет Если пользователи файла неизвестны или если его применяют пользователи как почты Notes, так и других почтовых приложений, экспортируйте данный файл дважды в различных форматах.

(Необязательно.) Если предполагается предоставить файл пользователям почты Notes и необходимо экспортировать максимально возможное количество данных, выберите параметр "Все поля" вместо "Только основные поля адреса".

Нажмите кнопку ОК.

Чтобы отправить контактные записи другим пользователям

Экспортированный файлы vCard можно прикрепить к почтовому сообщению и переслать их пользователям почты Notes или других почтовых программ.

Создание списков рассылки в адресной книге

Чтобы адресовать сообщения группе лиц, а не отдельно каждому пользователю, можно создать список рассылки.

Список рассылки - тип группы, используемый только для почты. В адресной книге можно создавать группы, а затем адресовать новые сообщения и назначать собрания группе. Документы группы отображаются в представлении "Группы".

Имена в группе указывают на контактные сведения для каждого лица, поэтому при изменении адреса или телефона пользователя не требуется изменять эти данные в каждой группе, в которую он входит. В группах могут также содержаться другие группы и адреса без имен.

Чтобы открыть адресную книгу, щелкните этот значок на панели закладок.(рис 5.86) 05_86

Настройка Notes для поиска адресов в справочнике Интернета

В удаленных справочниках Интернета, таких как Bigfoot $$\text{\textregistered}$$, можно выполнять поиск электронных адресов пользователей, чьи имена вам известны. Если используемый справочник Интернета содержит дополнительные сведения, можно получить информацию об организации, размещении, телефонном номере пользователя и т. д.

При поиске для справочников адресной книги используются учетные записи протокола LDAP (Lightweight Directory Access Protocol). Notes добавляет эти учетные записи в список в поле "Поиск в" диалогового окна "Выбор адресов", которое выводится при адресации сообщения.

После установки учетных записей протокола LDAP сведения об использовании учетных записей для выполнения поиска см. в разделе Чтобы найти адреса почты Интернета или другие сведения в справочниках Интернета.

Выберите команду: Файл - Подключение - Мастер настройки клиента и при указании параметров настройте поиск в справочнике Интернета. Notes автоматически создает учетные записи для справочников в списке общедоступных справочников Интернета и их параметров.

Сведения о том, что следует сделать, чтобы не использовать каждый раз мастер настройки клиента, см. в разделе Чтобы настроить Notes для поиска в справочнике Интернета.

Общедоступные справочники Интернета и их параметры

Чтобы настроить Notes для поиска в справочнике Интернета

Печать адресной книги

Для пользователей Macintosh Сведения о различиях операционных систем при печати нескольких документов см. в разделе Печать документов.

Чтобы напечатать контакты в виде наклеек

Контактные записи можно распечатать в виде наклеек адресов или наклеек поставок различных размеров. Печать в виде наклеек доступна только в локальных базах данных личных адресных книг, а также в базах данных, разработчики которых включили формы с установленным параметром "Включить в печатную копию".

Чтобы напечатать полные документы контактов или групп

Можно напечатать полные документы контактов или групп, содержащие все сведения о каждом контакте или группе.

Чтобы напечатать контактные сведения так, как они отображаются в представлении

Если вместо сокращенного списка контактов только с номерами телефонов, необходимо получить список с тремя столбцами (все номера телефонов и рабочий адрес), контактные записи можно распечатать в виде представления.

Задание параметров в адресной книге

Для новых документов контактов в личной адресной книге можно задать параметры.

Чтобы сменить владельца адресной книги

Если копия адресной книги получена от другого лица, например от предшественника по работе, владельца адресной книги можно изменить на себя.

Чтобы отсортировать группы

По умолчанию Notes не сортирует имена, добавляемые в группу или в список рассылки, но можно задать автоматическую сортировку в алфавитном порядке при сохранении документа группы. Списки в документах групп всегда сортируются по имени, даже если параметр сортировки представлений включен и сведения о контактах отображаются отсортированными по фамилии.

Чтобы разрешить запросы LDAP к адресной книге

Для адресных книг на серверах Domino можно задать включение адресной книги в запросы LDAP (справочник Интернета), выполняемые другими пользователями.

Чтобы вывести фамилии перед именами

По умолчанию Notes в представлениях сортирует контакты и отображает их в области просмотра упорядоченными по имени, но данный параметр для новых или для всех существующих документов контактов можно изменить.

Чтобы выбрать формат адреса для новых контактов

Формат адреса для новых документов контактов, если только их формат не будет изменен отдельно, можно задать в данном диалоговом окне.

Работа с группами новостей

Чтобы читать и отправлять сообщения в группы новостей Интернета (также известные как группы USENET), необходимо иметь учетную запись групп новостей сетевого протокола передачи новостей Network News Transfer Protocol (NNTP). В меню выберите команду: Файл - Параметры - Мастер настройки клиента, а затем ответьте на вопросы по созданию учетной записи для работы с группами новостей. Для изменения учетной записи можно выбрать эту команду в любое время.

Если отсутствует необходимость в автоматической настройке Notes учетной записи, можно создавать и изменять учетную запись вручную, но автоматическое определение Notes конфигурации является более точным и удобным.

При создании Notes учетной записи группы новостей также создается локальная база данных (прокси-сервера) группы новостей с именем, совпадающим с именем учетной записи. База данных называется базой данных прокси-сервера, так как в ней представлены сведения, находящиеся на сервере групп новостей, а не сохраненные локально фактические сообщения групп новостей, которые занимают место на диске компьютера.

Чтобы работать с сервером новостей в интерактивном режиме

Если имеется подключение к Интернету, при открытии базы данных групп новостей производится подключение к серверу групп новостей и открывается папка "Исходящие" для сохранения сообщений. Можно подписаться на группы, читать и отвечать на сообщения или создавать новые сообщения.

Чтобы подписаться на группу новостей и читать ее сообщения

Чтобы вступить в обсуждение группы новостей, следует подписаться на одну или несколько интересующих вас групп новостей.

Чтобы разместить сообщение в группе новостей

Чтобы обновить данные, отображаемые в группе новостей

При длительном сеансе работы с группой новостей без закрытия и повторного открытия базы данных на сервере могут появиться новые сведения. Для просмотра новых данных нажмите кнопку "Обновить сводки".

Чтобы работать с группами новостей в автономном режиме

Если подключение осуществляется посредством удаленного доступа, с группами новостей может понадобиться работать автономно и для обмена изменениями выполнять репликацию при подключении. После создания локальной реплики базы данных групп новостей для сохранения сообщений ответы сохраняются локально на компьютере. При этом можно работать автономно и подключаться для отправления или получения сообщений из и в группы новостей USENET, на которые имеется подписка.

Откройте базу данных группы новостей.

Убедитесь, что имеется подписка на все необходимые группы новостей.

Закройте базу данных и перетащите ее закладку на значок репликатора. При открытии страницы репликатора для учетной записи группы новостей создается новая репликация.(рис 5.96) 05_96

Для начала репликации нажмите кнопку "Начать".

После завершения репликации дважды щелкните запись о репликации группы новостей, чтобы открыть реплику группы новостей. Теперь можно читать и публиковать новости локально. Опубликованные новости сохраняются в папке "Исходящие" до следующей репликации.

Работа с экспресс-сообщениями

Служба экспресс-сообщений позволяет просматривать состояние сотрудников и проводить с ними сеансы разговоров.

Терминология службы экспресс-сообщений

Работа со службой экспресс-сообщений

Служба экспресс-сообщений позволяет просматривать состояние сотрудников и проводить с ними сеансы разговоров. В сеансах может участвовать как два пользователя (разговор), так и трое и более пользователей (неплановое собрание).

Вход в службу экспресс-сообщений

Во время установки Notes выбирается режим подключения к службе экспресс-сообщений: "При входе в Notes" или "Вручную". При первом входе в Notes (если выбран режим "При входе в Notes") или при первом входе в службу экспресс-сообщений из Notes (если выбран режим "Вручную") запрашивается пароль, который будет использоваться сервером этой службы.

Общий вход

Режим общего входа (включается в параметрах настройки), представляющий собой возможность входа в несколько приложений, вводя только один пароль, позволяет клиенту Notes использовать на сервере функцию мультисерверной проверки подлинности (предполагается, что сервер службы экспресс-сообщений также настроен на общий вход). Другими словами, если пользователь входит в Notes, ему не требуется вводить пароль службы экспресс-сообщений для входа в отдельный клиент данной службы.

Чтобы включить общий вход, выберите: Файл - Параметры - Параметры настройки, а затем разверните узел "Экспресс-сообщения" и откройте вкладку "Общие".

Диалоговое окно "Вход в службу экспресс-сообщений"

Диалоговое окно "Вход в службу экспресс-сообщений" появляется, когда пароль службы экспресс-сообщений еще не был сохранен, поэтому среда не использует режим общего входа, либо сервер службы экспресс-сообщений по какой-либо причине не может подтвердить подлинность пользователя. Чтобы войти на сервер службы экспресс-сообщений:

В строке состояния Notes в соответствующем поле указывается, выполнен ли вход в службу экспресс-сообщений. Если вход не был выполнен, в строке состояния отображается сообщение "Нет связи."

Если произошло отключение от сервера, как правило, Notes восстановит подключение автоматически. Это можно сделать и вручную, выбрав команду: Файл - Экспресс-сообщения - Вход в службу экспресс-сообщений.

Чтобы выключить режим общего входа или удалить пароль службы экспресс-сообщений из текущего документа "Место вызова", выберите команду: Файл - Параметры - Параметры настройки, разверните узел "Экспресс-сообщения" и откройте вкладку "Общие".

Выход из службы экспресс-сообщений

После выхода из службы состояние подключения пользователя не отображается в почтовых сообщениях, представлениях и списках экспресс-контактов у других пользователей. Вы не сможете получать экспресс-сообщения и приглашения на неплановые собрания, а также просматривать свой список экспресс-контактов.

Чтобы выйти из службы экспресс-сообщений, выберите команду: Файл - Экспресс-сообщения - Выход из службы экспресс-сообщений.

Добавление или изменение параметров службы экспресс-сообщений для места вызова

В большинстве случаев параметры службы экспресс-сообщений для места вызова настраиваются автоматически. Их не нужно указывать. Если же их требуется указать, сначала следует получить необходимые сведения у системного администратора.

Чтобы изменить параметры службы экспресс-сообщений для места вызова:

Отображение или скрытие информации о состоянии подключения для имен

По умолчанию в почтовых сообщениях, представлениях и папках для имен пользователей указывается их состояние подключения, т. е. рядом с именем отображается соответствующий значок, который показывает, можно ли пообщаться с этим человеком с помощью службы обмена мгновенными сообщениями или включить его в неплановое собрание. Если такая возможность не требуется, ее можно отключить в параметрах.

Список экспресс-контактов

Список экспресс-контактов можно составить таким образом, чтобы в нем всегда были пользователи, с которыми вам требуется поговорить.

Даже до добавления каких-либо имен в список контактов все имена, указанные в полях "Кому", "Копия" и "СК" текущего почтового сообщения, будут отображаться в верхней части этого списка.

Отображение списка экспресс-контактов

Список экспресс-контактов содержит пользователей, с которыми вам довольно часто требуется поговорить. Даже до добавления каких-либо имен в список контактов все имена, указанные в полях "Кому", "Копия" и "СК" текущего почтового сообщения, будут отображаться в верхней части этого списка. Эти имена изменяются в зависимости от активного почтового сообщения.

Чтобы открыть список экспресс-контактов:

Щелкните в строке состояния поле для службы экспресс-сообщений

(рис 5.98) 05_98

и выберите команду "Показать/Скрыть список экспресс-контактов".

Нажмите кнопку "Разговор" и выберите команду "Показать/скрыть список экспресс-контактов".

На панели инструментов щелкните значок "Добавить в список экспресс-контактов"(рис 5.99) 05_99.

Выберите команду: Файл - Экспресс-сообщения - Показать/скрыть список экспресс-контактов.

Добавление группы в список экспресс-контактов

Добавлять группы пользователей в список экспресс-контактов можно в любое время. В службе экспресс-сообщений используются группы двух типов:

Добавление общедоступной группы

Чтобы добавить общедоступную группу в список экспресс-контактов:

Выведите на экран список экспресс-контактов.

Щелкните значок "Добавить в список экспресс-контактов"(рис 5.100) 05_100.

Выберите параметр добавления в общедоступную группу.

Введите такое же имя группы, какое указано в справочнике службы экспресс-сообщений, или щелкните значок справочника для поиска.

Нажмите кнопку "Добавить".

Добавление личной группы

Личную группу можно добавить при добавлении любого имени пользователя в список экспресс-контактов.

Добавление отдельного пользователя в список экспресс-контактов

При добавлении имени пользователя в список экспресс-контактов необходимо добавить это имя в новую или существующую личную группу. Например, требуется добавить пользователя по имени Дмитрий в список контактов, так как он вместе с вами участвует в проекте по маркетингу. Можно создать новую личную группу "Маркетинг" и добавить Дмитрия в эту группу.

Добавить отдельного пользователя в список контактов можно либо из почты, либо из списка экспресс-контактов.

Из почты

Имя пользователя автоматически будет добавлено в список экспресс-контактов.

Из списка экспресс-контактов

Выведите на экран список экспресс-контактов.

Щелкните значок "Добавить в список экспресс-контактов"(рис 5.101) 05_101.

При выборе параметра добавления в личную группу в поле "Имя пользователя" введите имя, которое следует добавить (фамилию, а затем имя), и нажмите кнопку "Добавить". Либо выполните следующие действия:

Нажмите кнопку просмотра справочника(рис 5.102) 05_102, чтобы приступить к поиску в этом справочнике.

Введите фамилию или имя (полное, например "Мария", а не "Маша", если только в справочнике эта девушка не указана как "Маша"). Если имя пользователя совпадает с несколькими записями в справочнике, будет выведен список подходящих имен. Выделите нужное имя в списке и нажмите кнопку "Добавить".

Поиск в справочнике службы экспресс-контактов

Справочник службы экспресс сообщений (Sametime) представляет собой основной список всех пользователей, связанных с организацией. Он поддерживается системным администратором.

По справочнику службы экспресс-сообщений организации можно выполнять поиск имен пользователей и общедоступных групп. В нем нет личных групп. Поиск по справочнику позволяет находить пользователей и группы, даже если их имена не известны точно.

Справочник службы экспресс-сообщений позволяет:

Чтобы выполнить поиск по справочнику службы экспресс-сообщений:

Щелкните значок или кнопку справочника(рис 5.103) 05_103.

Выберите справочник в раскрывающемся списке. После появления содержимого выбранного справочника его можно просмотреть или выполнить поиск конкретного имени.

(рис 5.104) 05_104и "Назад"(рис 5.105) 05_105для перемещения по справочнику.

Поиск в справочнике. Введите имя группы или пользователя в поле "Поиск" и нажмите кнопку "Найти".Совет Чтобы просмотреть участников определенной группы, выделите ее и нажмите кнопку "Состав".

Удаление пользователей из списка экспресс-контактов

Удалять пользователей и группы из списка экспресс-контактов можно в любое время.

Можно удалять:

Нельзя удалять:

Чтобы удалить пользователя или группу из списка экспресс-контактов:

Управление состоянием подключения

Состояние подключения позволяет определить доступность пользователя для разговоров по сети и неплановых собраний. Каждое состояние подключения обозначается уникальным значком и настраиваемым сообщением о состоянии подключения.

Если пользователь имеет состояние подключения "В сети", "Нет на месте" или "Не беспокоить", в почтовых сообщениях и представлениях, а также в списке экспресс-контактов появляется значок, который указывает подключение пользователя к службе экспресс-сообщений.

В приведенной ниже таблице описаны сообщения о состоянии подключения.

Состояние подключения	Значок	Определение	Сообщение по умолчанию
Автономно	Нет значка	Пользователь выполнил команду "Выход" и недоступен.	(Имя или псевдоним пользователя) - сейчас не подключен.
В сети	(рис 5.106) 05_106Обычные пользователи (рис 5.107) 05_107Мобильные пользователи	Пользователь выполнил команду "Вход" и доступен.	В сети.
Нет на месте	(рис 5.108) 05_108Обычные пользователи (рис 5.109) 05_109Мобильные пользователи	Пользователь выполнил команду "Вход", но отошел от компьютера. В этом состоянии входящие сообщения доставляются на компьютер. Они будут оставаться на экране до тех пор, пока пользователь не вернется к компьютеру.	(Имя пользователя) - сейчас нет на месте или не использует компьютер.
Не беспокоить	(рис 5.110) 05_110	Пользователь выполнил команду "Вход", но недоступен. В этом состоянии входящие сообщения не доставляются на компьютер.	Не беспокоить.

Изменение состояния подключения

Состояние подключения позволяет определить доступность пользователя для разговоров по сети и неплановых собраний. Для каждого состояния подключения имеется уникальный значок и сообщение, которое можно настроить. Это состояние можно изменить в любое время.

Чтобы сменить состояние своего подключения:

Изменение текущего сообщения о состоянии подключения

Кроме создания пользовательских сообщений о состоянии подключения, которые применяются при каждом использовании службы экспресс-сообщений, можно создавать временные сообщения о состоянии подключения. Такое сообщение выводится, пока не изменилось состояние подключения. После изменения состояния подключения временное сообщение заменяется стандартным или пользовательским сообщением о состоянии подключения.

Чтобы временно изменить сообщение о текущем состоянии своего подключения:

Щелкните в строке состояния поле для службы экспресс-сообщений:(рис 5.111) 05_111

Выберите значение "Изменить сообщение о состоянии".

Введите или выберите сообщение в раскрывающемся списке.

(Необязательно.) Если требуется выбирать другое сообщение о состоянии подключения при каждом изменении состояния, установите флажок "Каждый раз изменять сообщение". Если такой необходимости нет, снимите этот флажок.

Нажмите кнопку ОК.

Начало разговора

Разговоры - это интерактивный обмен сообщениями в реальном времени. Разговоры можно использовать для задания вопросов или начала обсуждения.

Сообщения о начале разговора можно отправлять пользователям с состоянием подключения "В сети" или "Нет на месте". Пользователи с состоянием подключения "Нет на месте" могут просмотреть сообщение после возвращения к компьютеру.

Сообщения в разговоре можно отправлять из почтового сообщения или из представления, из списка экспресс-контактов или через главное меню.

Чтобы начать разговор с одним пользователем, выполните следующие действия. Если требуется отправить сообщение о начале разговора нескольким пользователям, см. раздел Запуск непланового собрания.

Выполните одно из следующих действий.

Чтобы пообщаться с отправителем сообщения, в представлении почтовой базы данных нажмите кнопку "Разговор" и выберите команду "Разговор с".

Чтобы пообщаться с отправителем конкретного сообщения, в этом сообщении нажмите кнопку "Разговор" и выберите команду "Разговор с отправителем".

В списке экспресс-контактов выберите имя и щелкните значок начала разговора(рис 5.112) 05_112.

Выберите команду: Файл - Экспресс-сообщения - Разговор, введите имя пользователя, с которым необходимо пообщаться (фамилию, а затем имя), и нажмите кнопку ОК. Введите фамилию или имя (полное, например "Мария", а не "Маша", если только в справочнике эта девушка не указана как "Маша"). Если имя пользователя совпадает с несколькими записями в справочнике, будет выведен список подходящих имен. Выделите нужное имя в списке и нажмите кнопку ОК.

Использование неплановых собраний

На неплановом собрании в разговоре участвуют несколько пользователей. Неплановые собрания происходят немедленно, они наилучшим образом подходят для небольших групп, которым необходимо оперативно провести собрание. После начала собрания можно приглашать других подключенных пользователей присоединиться к нему.

Запуск непланового собрания

На неплановом собрании в разговоре участвуют несколько пользователей. Начать собрание можно с любым пользователем, у которого состояние подключения "В сети" или "Нет на месте". Пользователи с состоянием подключения "Нет на месте" могут просмотреть сообщение после возвращения к компьютеру. Начать собрание можно из почтового сообщения, из списка экспресс-контактов или через главное меню.

Выполните одно из следующих действий.

Чтобы пообщаться с отправителем сообщения и со всеми пользователями, указанными в полях "Кому" и "Копия", в этом сообщении нажмите кнопку "Разговор" и выберите команду "Разговор со всеми".

В списке экспресс-контактов выберите имена пользователей, с которыми необходимо встретиться. Чтобы выбрать несколько имен, удерживайте нажатой клавишу CTRL. Чтобы выбрать несколько имен подряд, удерживайте клавишу SHIFT. Щелкните значок начала разговора(рис 5.113) 05_113.

Выберите команду: Файл - Экспресс-контакты - Начать неплановое собрание.

Ответ на приглашение на неплановое собрание

Другие пользователи могут пригласить вас на неплановое собрание. Ответить на приглашение на собрание можно следующими способами.

Настройка приглашений на неплановые собрания и разговоры

Используемые по умолчанию сообщения, которые отображаются при отправке приглашений на уже начавшийся разговор или при запуске непланового собрания, можно настраивать. Изменять их можно при каждой отправке приглашения.

Использование Microsoft Word или Excel для отправления почтовых сообщений Notes

Программы электронной почты Microsoft могут использоваться для непосредственной работы с почтой Notes на сервере Domino. Например, можно использовать такие приложения, как Microsoft Word или Excel, для доступа к почте Notes/Domino и справочным службам. Для этого сначала нужно настроить профиль, позволяющий использовать службы доступа Notes для интерфейса прикладного программирования Messaging Application Programming Interface (MAPI).

Если установлена справочная база данных Lotus Domino Administrator 6.5, дополнительные сведения см. в разделе Domino Web Access for Microsoft Outlook. Можно также перейти в библиотеку документации на Web-у зле Lotus Developer Domain для загрузки или просмотра справочной базы данных Lotus Domino Administrator 6,5.

Чтобы настроить службы доступа MAPI системы Notes

Чтобы использовать Microsoft Word или Excel для отправления почтовых сообщений Notes

После создания профиля для служб доступа Notes можно использовать следующую процедуру для отправки сообщений при помощи Word или Excel.