Учет взаимоотношений с персоналом: заработная плата и НДФЛ

Презентацию к данной лекции можно скачать здесь.

Цель занятия: рассмотреть вопросы учета расчетов с персоналом, касающиеся расчета, начисления, выплаты заработной платы и расчетов по НДФЛ.

Документальное оформление взаимоотношений с персоналом

Основным нормативным документом, который регулирует взаимоотношения работодателя и работника, является Трудовой Кодекс Российской Федерации. Эти взаимоотношения, как и другие процессы, которые происходят в организации, должны быть документально оформлены. Для этой цели можно использовать формы документов для оформления взаимоотношений с работниками, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". В Положении формы разделены на две группы. Первая группа - это формы документов по учету кадров. Вторая - формы документов по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Перечислим формы документов по учету кадров:

Теперь перечислим формы по учету рабочего времени и расчетам с персоналом по оплате труда. Эти документы обычно заполняет именно бухгалтер, в то время как вышеперечисленные относятся к ведению кадровой службы.

Когда работник поступает на работу, с ним заключается трудовой договор. Особенностям заключения трудовых договоров посвящен раздел III "Трудовой договор" ТК РФ. В частности, среди реквизитов трудового договора можно отметить следующие (ст. 57 ТК РФ):

Трудовые договора могут заключаться на неопределенный срок либо на определенный срок. Договор составляют в двух экземплярах - после того, как их подпишут работник и уполномоченное лицо работодателя - каждой из сторон договора достается по одному экземпляру.

Трудовой Кодекс достаточно мягко регламентирует структуру трудового договора, как правило, каждая организация разрабатывает собственные трудовые договора для различных категорий сотрудников.

Существует еще один очень важный документ, который сопровождает работника всю его трудовую жизнь. Этот документ - трудовая книжка. Ведению и хранению трудовых книжек в организациях уделяют особое внимание. В частности, лицо, ответственное за хранение трудовых книжек, назначается приказом руководителя организации. Если работник впервые поступил на работу (то есть - не работал до этого по договору) - организация заводит для него трудовую книжку - чистые книжки можно найти в канцелярских магазинах. В законодательстве трудовым книжкам уделено большое внимание. Так, трудовой книжке посвящена ст. 66 "Трудовая книжка" ТК РФ. В частности, эта статья указывает на то, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Форму, порядок ведения трудовых книжек и другие сопутствующие вопросы регламентируют Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225 "О трудовых книжках" (в ред. от 25.03.2013 г.), Постановление Министерства Труда и Социального Развития РФ от 10 октября 2003 г. №69 "Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек".

О формах и системах оплаты труда

Существуют различные формы и системы оплаты труда. Работодатель обычно сам выбирает форму и систему оплаты труда в зависимости от особенностей своей организации.

Выделяют две основные формы оплаты труда: сдельную и повременную.

При повременной форме оплаты труда применяются следующие системы оплаты:

Почасовая оплата - при такой форме устанавливается тарифная ставка за час работы, а заработная плата получается в результате умножения тарифной ставки за час и количества отработанных часов. Например, в организации труд квалифицированных программистов оплачивается по ставке 800 рублей в час. Программист, отработавший 3 часа, получит 2400 рублей.

Повременно-премиальная система заработной платы предусматривает выплату премий работникам по различным показателям.

Дневной оклад - заработная плата вычисляется как произведение отработанных дней и дневной ставки.

Месячный оклад - работнику устанавливается фиксированная заработная плата за месяц. Причем, при такой системе оплаты труда, если работник отработал месяц не полностью - его заработная плата уменьшится соответствующим образом.

В бухгалтерском учете расчетов с персоналом есть такое понятие, как количество рабочих дней в месяце. Это количество зависит от режима рабочего времени, принятого на предприятии (например, 5 рабочих дней с двумя выходными), от различных праздников, которые учитываются при расчете количества рабочих дней. Предположим, в одном из месяцев было 23 рабочих дня. Месячный оклад работника составляет 10000 рублей. Он отработал лишь 20 дней из 23 рабочих. Его заработная плата будет равняться 10000х20/23= 8695. Как видите, три пропущенных дня стоили работнику довольно серьезного уменьшения заработной платы.

При сдельной форме оплаты труда применяют следующие системы оплаты:

В соответствии со ст. 91 ТК РФ, нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю. Исходя из этой нормы, рассчитывают показатели рабочего времени за неделю, месяц, год, а так же - показатели сокращенного рабочего времени, предусмотренного для некоторых категорий сотрудников.

Обычная рабочая неделя - это 5 рабочих дней по 8 часов и два выходных (суббота и воскресенье). Работа в выходные и праздничные дни оплачивается в двойном размере, существуют особые нормативы оплаты сверхурочной работы.

Нужно отметить, что на практике учет рабочего времени может выглядеть гораздо сложнее. Например, работник может взять внеочередной выходной, но, вместо того, чтобы лишиться зарплаты за этот день, отработать сверхурочно или в выходной день. Возможны и другие варианты. Здесь всё зависит от особенностей каждой конкретной организации.

Особенности бухгалтерского учета заработной платы

Для учета расчетов по заработной плате (а так же - по любым другим доходам, полученным сотрудниками в организации) в бухгалтерском учете используется счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".

По кредиту этого счета, в соответствии с Планом счетов, отражаются следующие суммы:

Суммы оплаты труда, причитающиеся работникам - в корреспонденции с различными счетами для учета затрат. Например, возможны такие записи:

Суммы оплаты труда, начисленные за счет специального резерва - в корреспонденции со счетом 96 "Резервы предстоящих расходов". Здесь возможна такая запись:

Д96 К70 - начислены работнику отпускные за счет резерва на оплату отпусков

Суммы начисленных пособий по социальному страхованию - в корреспонденции со счетом 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению".

Д69 К70 - начислены больничные

Суммы начисленных доходов от участия в капитале организации - в корреспонденции со счетом 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)".

Д84 К70 - начислены доходы по акциям компании, принадлежащим работнику компании

По дебету счета 70 отражаются выплаченные суммы заработной платы:

Так же по дебету счета 70 отражаются удержания из заработной платы - налоги, платежи по исполнительным документам, штрафы, удерживаемые из заработной платы. Например, следующая запись:

Д70 К68 - на сумму удержанного из заработной платы НДФЛ

По дебету счета отражаются начисленные, но не выплаченные суммы заработной платы:

Д70 К76 - депонирована невыплаченная заработная плата

Аналитический учет по счету 70 ведется по каждому работнику организации.

Начисление заработной платы

Особенности начисления заработной платы зависят от особенностей применяемой в организации формы и системы оплаты труда, причем, в организациях обычно применяется несколько различных способов оплаты труда для работников различных категорий. Рассмотрим пример начисления заработной платы при использовании простой повременной оплаты труда.

При исчислении заработной платы используются следующие документы:

Предположим, к работнику применяется почасовая оплата труда с учетом рабочего времени в табеле учета рабочего времени. Работник отработал в текущем месяце 170 часов при часовой ставке 100 рублей. Начисленная ему заработная плата составит 100х170=17000 рублей. Предположим, нашего работника зовут Иванов И.И., он работает на основном производстве компании, а это значит, что начисление ему заработной платы можно оформить такой бухгалтерской записью:

Д20 К70-Иванов И.И. 17000 руб. - начислена заработная плата работнику основного производства Иванову И.И.

Итак, мы начислили работнику заработную плату. Значит ли это, что наш сотрудник получит именно 17000? Нет, не значит. Дело в том, что прежде чем заработную плату выплатят работнику, из нее удержат некоторые суммы. К тому же, затраты организации на оплату труда работника не ограничиваются, собственно, суммой оплаты труда. Есть такое понятие, как страховые взносы, уплачиваемые в различные фонды. Затраты по уплате взносов зависят от заработной платы работника, но несет их организация. В отличие от страховых взносов, налог на доходы физических лиц взимается с работников. Он, фактически, уменьшает размер заработной платы, которую ему выплачивают.

Удержания из заработной платы: НДФЛ

Выше мы упоминали о том, что на счете 70 учитываются начисления и удержания из заработной платы. Одно из непременных удержаний, которым непременно подвергается любая начисленная заработная плата - это Налог на доходы физических лиц.

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ) регламентирован Главой 23 "Налог на доходы физических лиц" НК РФ. Налогоплательщиками, в соответствии со ст. 207 гл. 23 НК РФ, признаются физические лица - налоговые резиденты Российской федерации, а так же - физические лица, не являющиеся налоговыми резидентами, получающие доходы от источников в Российской Федерации. В соответствии со ст. 227 гл. 23 НК РФ, индивидуальные предприниматели так же относятся к плательщикам НДФЛ.

Понятие налогового резидента определено в ст. 207 гл. 23 НК РФ. Это - лицо, фактически находящиеся в Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев.

Здесь надо отметить, что налогообложение доходов налоговых резидентов и нерезидентов существенно различается. Так, доходы резидентов (как правило это - обычные граждане РФ, живущие и работающие на ее территории) облагаются налогом по ставке 13% (ст. 224 гл. 23 НК РФ), в то время, как доходы иностранных граждан, которые, как правило, и являются нерезидентами, облагаются по ставке 30%. Однако, налоговые резиденты платят налоги с доходов, полученных как на территории РФ, так и за ее пределами, а нерезиденты обязаны заплатить налоги лишь с доходов, полученных на территории РФ. В отношение отдельных доходов налоговых нерезидентов возможно применение ставки 13%. Некоторые доходы, такие, как, например, доходы в виде дивидендов, полученные налоговыми резидентами, облагаются по ставке 9%.

Работники организаций не платят НДФЛ самостоятельно - за них это делает их организация, которая является налоговым агентом по НДФЛ. Налоговые агенты занимаются перечислением "чужого" налога в бюджет.

Налогом на доходы физических лиц облагаются не только денежные доходы работника, но и доходы в другой форме. Однако налогом облагаются далеко не все доходы, например, алименты, получаемые налогоплательщиком, вознаграждения доноров за сданную кровь и еще множество видов доходов (ст. 217 НК РФ) налогом не облагаются.

Таким образом, объектом налогообложения НДФЛ является доход плательщика, а налоговая база для исчисления НДФЛ - это совокупность доходов различных видов.

Налоговым периодом по НДФЛ признается календарный год.

При исчислении НДФЛ применяется несколько видов налоговых ставок:

При исчислении НДФЛ применяется такое понятие, как налоговые вычеты. Налоговый вычет - это сумма, на которую можно уменьшить налоговую базу (то есть сумму доходов налогоплательщика) перед исчислением суммы налога. Существует несколько видов налоговых вычетов по НДФЛ:

Итак, вспомним вышеприведенный пример. Сотруднику Иванову И.И. была начислена заработная плата в размере 17000 рублей. Он является налоговым резидентом РФ, значит, мы будем облагать его доход налогом в размере 13%. У нашего сотрудника есть один ребенок, доход сотрудника с начала налогового периода составляет 20000 рублей. Это значит, что мы можем применить к нему налоговый вычет на одного ребенка.

Обычно для применения налогового вычета требуется письменное заявление работника. Кроме того, для применения вычетов требуют наличия документов, подтверждающих право на эти вычеты.

Организация перечисляет НДФЛ в бюджет авансовыми платежами с некоторой периодичностью.

Но и здесь далеко не факт что он получит именно эту сумму. Дело в том, что помимо НДФЛ из заработной платы могут быть сделаны другие удержания. Например, это может быть выплата алиментов, вычеты по исполнительным листам, удержания за ошибочно выплаченные ранее суммы и так далее. Предположим, что наш работник избавлен от других удержаний - выплатим ему его заработную плату.

Выплата заработной платы

Для определения размера заработной платы, для учета выплаты заработной платы, используются расчетно-платежные ведомости или отдельные расчетные и платежные ведомости.

Расчетно-платежная ведомость используется для исчисления заработной платы, подлежащей выдаче сотруднику и учета выдачи заработной платы. При выдаче зарплаты через кассу используют расчетно-платежную ведомость, или, исчислив размер зарплаты в расчетной ведомости - платежную ведомость. Если же деньги перечисляются работникам безналичным способом - применяют только расчетную ведомость.

Работник, получающий заработную плату, расписывается в расчетной ведомости. Как мы уже говорили, при выдаче заработной платы из кассы делается следующая запись:

Д70 К50 - выданы денежные средства из кассы

При безналичном расчете с работниками делается такая запись:

Д70 К51 - перечислены денежные средства по безналичному расчету

При выдаче денежных средств из кассы выплата заработной платы может длиться до трех дней. Если в течение этого времени сотрудник не получил причитающиеся ему средства, заработная плата депонируется:

Д70 К76 - учтена на субсчете учета депонированных сумм задолженность перед сотрудником по заработной плате

Если сотрудник решит получить эти средства позже - делается такая проводка:

Д76 К50 - выдана депонированная заработная плата

Возможна ситуация, когда сотрудник не собирается получать зарплату - например - уволился, переехал в другой город и просто не знал о том, что ему начислили какую-то сумму. Сотрудник может получить деньги в течение трех лет (общий срок исковой давности, ст. 196 ГК РФ), после чего организация имеет право учесть депонированные суммы в составе прочих доходов организации:

Д76 К91 - отражен доход в виде депонированных сумм, не востребованных получателями.

Бухгалтерские записи

В табл. 14.1 систематизированы бухгалтерские записи по учету труда и его оплаты.

Пример

В ООО "Мебельщик" работают 4 сотрудника:

В данной части нашего примера мы исходим из допущения, что заработная плата за январь 2013-го года начисляется в феврале 2013-го года и сразу же выплачивается. Организация является налоговым агентом по НДФЛ, в соответствии со ст. 226 гл. 23 НК РФ, удержание суммы налога производится непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате. Перечисление сумм исчисленного и удержанного налога производится не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату дохода (или дня перечисления банковским переводом со счета организации на счет получателя дохода или на счета третьих лиц).

12.02.2013 начислены следующие оклады за январь 2013-го года:

Директору Иванову И.И.:

Д26 К70-Иванов.И.И. 20000 руб.

Главному бухгалтеру Петровой Е.В.:

Д26 К70-Петрова Е.В. 15000 руб.

Менеджеру по продажам Владимирову П.П.:

Д26 К70-Владимиров П.П. 10000 руб.

Для начисления заработной платы Васильеву В.В. нужно знать количество часов, которое он отработал. Предположим, в январе он отработал 125 часов. Вспомним, в январе организация еще не приняла к учету станок, на котором и будет работать Васильев В.В. Однако, он указанные 125 часов отработал на подготовке досок, которые будет позже обрабатывать, отработанное время и было учтено. Зная, что его часовая ставка составляет 100 рублей, мы можем начислить ему заработную плату в размере 125*100=12500 руб.:

Д20 К70-Васильев В.В. 12500 руб.

Обратите внимание, Васильев В.В. трудился на производстве, расходы по его заработной плате относятся на счет 20 "Основное производство". Расходы по заработной плате других работников относятся на счет 26 "Общехозяйственные расходы".

Теперь рассчитаем НДФЛ, расчет приведен в табл. 14.2.

Обратите внимание на налоговые вычеты по НДФЛ. В данном случае у Иванова И.И. и Васильева В.В. применяются вычеты на детей. Нужно учитывать, что сотрудник должен написать заявление на предоставление вычета. Факт наличия ребенка подходящего возраста не означает автоматическое применение вычета. Кроме того, обратите внимание, что сведения о вычетах по НДФЛ используются лишь для расчета суммы налога. Сами по себе они не отражаются в учете.

Отразим начисление НДФЛ:

В тот же день сотрудникам выплачивается заработная плата из кассы. Для этого нужно получить в банке необходимые средства, а именно: 50389 руб.:

Д50 К51 50389 руб.

После этого нужно выплатить заработную плату каждому работнику:

Если сотрудник хочет получать деньги не в кассе, а с помощью банковского перевода, он должен написать соответствующее заявление. Многие организации используют безналичную форму расчетов для выплаты заработной платы. В таком случае запись сводится к записи вида Д70 К51.

Кроме того, в тот же день организация уплачивает НДФЛ в бюджет банковским переводом:

Д68-01 К51 7111 руб.