Выравнивание загрузки ресурсов

Выявление превышения доступности

Задачи, в которых имеется превышение доступности ресурсов, отмечены соответствующим значком в столбце Индикаторы, а ресурсы с превышением доступности выделены шрифтом красного цвета (рис. 6.1).

В некоторых представлениях задач (Диаграмма Ганта, Использование задач и др.) для поиска задач с превышением доступности ресурсов можно воспользоваться кнопкой Следующее превышение доступности группы Выравнивание вкладки Ресурсы.

В представлениях ресурсов для эффективного поиска ресурсов с превышением доступности можно использовать выделение и отбор с помощью фильтров (подробнее об отборе данных см. Лекция 7).

Превышение доступности ресурса также можно отобразить графически, используя представление График ресурсов (рис. 6.2).

Способы устранения перегруженности ресурсов

Устранить превышение доступности ресурсов можно следующими способами, применяя их по отдельности или в сочетании друг с другом:

В Project превышение доступности ресурсов можно устранить автоматически, используя встроенный режим выравнивания, или вручную, изменяя параметры ресурсов, назначений и задач.

Автоматическое выравнивание загрузки ресурсов

Для того чтобы выровнять загрузку ресурсов автоматически, можно использовать специальный механизм Project, предварительно настроив его параметры в диалоговом окне Выравнивание загрузки ресурсов (рис. 6.3), для отображения которого на вкладке Ресурс в группе Выравнивание следует нажать кнопку Параметры выравнивания.

Окно Выравнивание загрузки ресурсов содержит три раздела. В каждом разделе содержится свой набор параметров.

В разделе Вычисления для выравнивания устанавливается режим выравнивания загрузки ресурсов установкой переключателя:

До очередного запуска процесса выравнивания можно отменить результаты предыдущего выравнивания. Это делается установкой флажка Очистка данных прежнего выравнивания перед новым. В этом случае перед проведением очередного выравнивания изменения предыдущего удаляются. Флажок рекомендуется устанавливать.

Если выбрано автоматическое выравнивание, рекомендуется снять флажок Очистка данных предыдущего выравнивания перед новым выравниванием. По умолчанию он установлен, но при автоматическом выравнивании это может существенно замедлить работу над проектом.

В раскрывающемся списке Поиск превышений доступности определяется критерий "чувствительности выравнивания" или временные рамки, в которых программа будет искать превышение доступности ресурса. Возможные значения:

Следует обратить внимание, что превышение доступности ресурса может иметь место, например, для какого-то отдельного дня в неделе при отсутствии превышения доступности по сумме часов за неделю.

В этом случае при установке значения параметра критерия чувствительности По дням, ресурс будет считаться перегруженным, а при установке значения По неделям – нет.

В разделе Диапазон выравнивания для проекта <Имя проекта> можно определить временной интервал, в котором будет производиться выравнивание:

В разделе Устранение превышений доступности определяется, как Project будет устранять найденные перегрузки ресурсов.

Сначала Project определит список задач, на которые назначены перегруженные ресурсы. Затем будут отобраны те задачи, расположение которых в расписании нужно изменить. Порядок, в котором Project будет откладывать или прерывать задачи, перегружающие ресурсы, определяется в раскрывающемся списке Порядок выравнивания:

Выравнивая загрузку ресурсов в режимах Стандартный и По приоритетам, стандартный Project анализирует следующие факторы (расположены в порядке убывания важности):

Важные замечания.

Установить значение приоритета для задачи можно на вкладке Общие окна Сведения о задаче в счетчике Приоритет (см. Лекция 4). Значение приоритета может варьироваться в интервале от 0 (при необходимости задача скорее всего будет задержана) до 1000 (не будет задержана никогда). Чем больше приоритет, тем меньше вероятность задержки задачи при выравнивании.

В результате автоматического выравнивания может измениться дата окончания проекта. Возможность такого изменения регулируется при помощи флажка Выравнивание только в пределах имеющегося резерва. Если флажок установить, то в результате выравнивания дата окончания проекта не изменится, но некоторое ресурсы при этом останутся перегруженными и исправлять это придется вручную. Если флажок снять, дата может измениться, и длительность проекта может увеличиться.

Для того чтобы в процессе выравнивания изменялось свойство только назначений, а не задач, нужно установить флажок При выравнивании допускается коррекция отдельных назначений для задачи. Если флажок сбросить, то будут изменять свойства задачи. Действие флажка можно распространить не на все задачи. Для этого в таблицу со списком задач нужно добавить поле Выравнивание назначений. По умолчанию для всех задач установлен параметр Да. Для предотвращения коррекции отдельных назначений для задачи следует указать в этом поле значение Нет.

При выравнивании программа может прерывать задачи. Это можно разрешить или запретить установкой флажка При выравнивании допускается прерывание оставшихся трудозатрат. Действие этого флажка также можно распространить не на все задачи. Для этого в таблицу со списком задач нужно добавить поле Допускается прерывание при выравнивании. По умолчанию для всех задач установлен параметр Да. Для предотвращения прерывания оставшихся трудозатрат для задачи следует указать в этом поле значение Нет.

Чтобы сохранить настройки выравнивания, нажмите кнопку ОК (см. рис. 6.3).

Для запуска выравнивания загрузки всех ресурсов нужно на вкладке Ресурсы в группе Выравнивание нажать кнопку Выровнять все.

Можно выровнять загрузку только отдельных ресурсов. Для этого на вкладке Ресурсы в группе Выравнивание нажать кнопку Выровнять ресурс и в появившемся окне (рис. 6.4) выбрать ресурс, для которого требуется выровнять загрузку. Если загрузку требуется выровнять сразу для нескольких ресурсов, то первый ресурс из группы в списке окна выделяется обычным образом, а каждый следующий – при нажатой клавише CRTL.

В представлении Диаграмма Ганта можно произвести выравнивание загрузки ресурсов в отдельных задачах. Для этого надо выделить эти задачи и на вкладке Ресурсы в группе Выравнивание нажать кнопку Выровнять выделенное.

Результаты выравнивания отражаются как в списке ресурсов, так и в календарном плане проекта. В списке ресурсов может уменьшиться число перегруженных ресурсов. В календарном плане может измениться время выполнения задач.

Чтобы понять, как выравнивание повлияло на календарный план проекта, удобно использовать представление Диаграмма Ганта с выравниванием (рис. 6.5).

На диаграмме каждая задача представлена двумя отрезками. Верхние отрезки показывают задачу до выравнивания, а нижние – после. Сплошные линии слева от отрезка задачи обозначают ее задержку, которая произошла в результате выравнивания, а справа от отрезка задачи – временной резерв, то есть время, на которое задача может быть отложена. Линии точечного пунктира показывают прерывание задачи.

В таблице появляется столбец (поле) Выравнивающая задержка (см. рис. 6.5). В этом столбце показано время, на которое была отложена задача в результате выравнивания. Это время измеряется в единицах с префиксом а (астрономический) например, 2 адней – два астрономических дня.

Столбцы Начало и Окончание, отображаемые в таблице, обозначают начало и окончание задач после выравнивания. Дата начала и окончания задач, установленных до выравнивания, выводятся в столбцах Начало до выравнивания и Окончание до выравнивания. Кроме того, информация об этих датах отображается во всплывающих подсказках при наведении указателя мыши на отрезки диаграммы.

В некоторых ситуациях автоматическое выравнивание загрузки ресурсов невозможно. В этом случае будет выведено окно предупреждения с соответствующим сообщением (рис. 6.6).

Нужно сделать выбор варианта развития событий:

Результаты автоматического выравнивания полностью или частично можно отменить. Если требуется отменить выравнивание в некоторых задачах, их следует выделить. Для отмены надо на вкладке Ресурсы в группе Выравнивание нажать кнопку Очистка выравнивания. В появившемся диалоговом окне переключатель для всего проекта установлен по умолчанию (рис. 6.7). Для отмены выравнивания в одной или нескольких выделенных задачах надо установить переключатель для выбранных задач.

Следует обратить внимание, что отмена производится только для последней операции выравнивания.

Ручное выравнивание загрузки ресурсов

Способы ручного выравнивания

Автоматическое выравнивание загрузки ресурсов имеет свои недостатки. В процессе выравнивания Project не исследует все возможные комбинации на предмет поиска оптимального решения задержек задач, лучшего с точки зрения минимизации затрат и/или поиска самой ранней даты окончания проекта. Решения, которые принимает человек, выравнивая загрузку ресурсов вручную, могут быть более эффективными по сравнению с решениями Project.

Кроме того, ручное выравнивание приходится использовать в тех случаях, когда автоматическое выравнивание невозможно (см. рис. 6.6).

В отличие от автоматического выравнивания загрузки ресурсов, при котором Project применяет единственную стратегию, при ручном выравнивании загрузки ресурсов можно применить различные способы и их сочетания.

Возможны два основных способов выравнивания загрузки: увеличить доступность ресурса и/или сократить нагрузку на ресурс.

Увеличить доступность ресурса можно следующим образом:

Сократить нагрузку на ресурс можно следующим образом:

Увеличение доступности ресурса

Изменение параметров доступности ресурса

Для увеличения доступности трудового ресурса можно увеличить количество единиц ресурса, доступных в нужные периоды времени.

Увеличить количество единиц ресурса в соответствующем столбце представления, используемого для ресурсов (Лист ресурсов, Использование ресурсов), а также в окне Сведения о ресурсе на вкладке Общие в таблице Доступность ресурса (рис. 6.8).

Например, для сотрудника можно установить работу на полторы ставки (150 %). Или, даже, на две ставки (200 %).

Планирование сверхурочного времени для ресурса

Увеличить период времени, когда доступен ресурс, можно установкой сверхурочного времени, введя для него некоторое количество часов сверхурочного времени. При этом не потребуется менять общий объем работы, запланированный на обычное рабочее время. При расчете Project будет вычитать часы, запланированные, как сверхурочные, из общего объема работы. Издержки этого метода в том, что сверхурочная работа оплачивается дороже. Но затраты могут оказаться ниже, чем они могли бы быть при привлечении нового ресурса.

Порядок работы Project при использовании сверхурочного времени будут следующий:

Сверхурочное время можно ввести в представлении Использование ресурсов в строки назначений, добавив поле (столбец) Сверхурочные трудозатраты. При этом необходимо удостовериться в том, чтобы для ресурса была определена ставка сверхурочных, чтобы она не была нулевой. В случае, когда за ресурс конкурируют несколько задач, сверхурочные лучше назначить всем (рис. 6.9).

Увеличения доступного времени в календаре ресурса

Альтернативным назначению сверхурочного времени может быть увеличение доступного времени в отдельных календарях ресурсов или в основном календаре для всех ресурсов проекта.

Увеличение рабочего времени может позволить быстрее выполнить предшествующие задачи, тем самым высвободив ресурс для выполнения последующих задач.

Для изменения календаря всего проекта и/или отдельных ресурсов следует на вкладке Проект в группе Свойства нажать кнопку Изменить рабочее время.

Для изменения календаря конкретного ресурса следует в окне Сведения о ресурсе на вкладке Общие (см. рис. 6.8) нажать кнопку Изменить рабочее время.

В обоих случаях появится диалоговое окно Изменение рабочего времени. Отличие заключается только в том, что в первом случае в верхней части окна имеет раскрывающийся список, в котором можно выбрать изменяемый календарь проекта или отдельный ресурс, для которого изменяется календарь. Во втором случае в верхней части окна уже будет указано, что изменения будут производиться для конкретного ресурса.

Подробно процедура изменения рабочих часов календаря описана в Лекции 4.

Сокращение нагрузки на ресурс

Переназначение части нагрузки ресурса другим ресурсам.

Сократить нагрузку на ресурс можно, удалив назначение с данного ресурса или заменив его другим ресурсом. Сделать это можно разными способами, например, в представлении Визуальный оптимизатор ресурсов или с помощью окна Назначение ресурсов.

Ресурсы, загрузка которых превышена, в представлении Визуальный оптимизатор ресурсов отображаются шрифтом красного цвета, а дни, в которые превышена загрузка, в календаре обведены красной рамкой (рис. 6.10).

Для удаления назначения следует щелкнуть правой кнопкой мыши по названию задачи в календаре и в появившемся контекстном меню выбрать команду Удалить.

Для изменения назначения следует щелкнуть правой кнопкой мыши по названию задачи на временной шкале, в появившемся контекстном меню выбрать команду Кому переназначить, а затем в появившемся списке выбрать новый ресурс.

Следует иметь в виду, что удаление назначения с ресурса, оставит задачу без ресурсов (если ресурс был единственным для задачи) или может привести к превышению загрузки оставшихся для задачи ресурсов. К этому же может привести переназначение задачи.

Чтобы этого не произошло, для удаления назначения и особенно переназначения задачи рекомендуется использовать окно Назначение ресурсов, щелкнув по значку плюс (+) в верхней части окна, после чего отобразится часть окна, в котором можно настроить отображение ресурсов с требуемыми параметрами. Установив флажок Фильтр, в рядом расположенном раскрывающемся списке можно воспользоваться различными фильтрами. Например, можно отобразить в списке только ресурсы, доступные в определенном диапазоне дат и имеющие доступность не менее требуемой величины (рис. 6.11).

Вместо удаления ресурса и последующего другого, можно воспользоваться кнопкой Заменить (см. рис. 6.11), после чего будет отображено окно Замена ресурса (рис. 6.12).

Если к списку ресурсов в окне Назначение ресурсов (см. рис. 6.11) был применен фильтр, он будет действовать и в окне Замена ресурса (см. рис. 6.12).

Для замены необходимо выбрать один или несколько ресурсов и нажать кнопку ОК.

Откладывание отдельных назначений и задач

Если превышение доступности ресурса возникло как следствие планирования нескольких задач на одно и то же время, необходимо отложить некоторые задачи или назначения на более позднее время.

Самый простой способ переноса задачи: в представлении Диаграмма Ганта (Лист задач, Использование задач) щелкнуть правой кнопкой мыши в столбце (поле) Индикаторы по значку превышения доступности ресурсов и в появившемся контекстном меню выбрать команду Перенести на доступную дату.

Перенести дату начала задачи (назначения) можно также перетаскиванием соответствующего отрезка в представлении Диаграмма Ганта (рис. 6.13) или в представлении Визуальный оптимизатор ресурсов.

Если при перетаскивании отрезка задача будет перемещена непосредственно после какой-либо другой задачи, появится окно Мастер планирования, в котором будет предложено связать перемещаемую задачу. Делать это не обязательно.

Следует отметить, что при перетаскивании отрезка для задачи автоматически устанавливается ограничение типа Начало не ранее или Окончание не позднее, в зависимости от способа планирования проекта.

Можно, не изменяя даты начала задачи, отложить ее назначение. Для этого следует в представлении Использование задач для ресурса установить соответствующее значение в столбце (поле) Задержка назначения (рис. 6.14).

На диаграмме Ганта откладывание задачи отображается точечным пунктиром перед ее отрезком.

Прерывание отдельных назначений и задач

Необходимость прерывания назначений и задач возникает, если в ходе проекта происходит наложение задач друг на друга и, как следствие этого наступает превышение доступности ресурса. Особенно актуален данный способ в ситуациях, когда, например, задачи связаны зависимостью типа Начало-начало, и перенос даты начала ни одной из них невозможен.

Прерывание задачи можно установить в представлении Диаграмма Ганта.

Точно так же необходимо установить прерывание и у другой задачи (других задач), вызывающей превышение загрузки ресурса. А после этого следует перетаскиванием на диаграмме Ганта разместить отрезки таким образом, чтобы не допустить превышение загрузки ресурса (рис. 6.16).

На диаграмме Ганта прерывание задачи отображается точечным пунктиром между ее отрезками.

Если нужно отказаться от прерывания задачи, достаточно перетаскиванием на диаграмме Ганта соединить ее отрезки.

Упражнения

Задание 1

Задание 2

Задание 3

Задание 4

Задание 5

Задание 6

Задание 7

Задание 8