Часто, после того, как определен состав задач и ресурсов проекта, сделаны назначения, необходимо внести в проект дополнительную информацию, например комментарии. Иногда требуется прокомментировать отдельное назначение или ресурс. Если задачи структурированы с помощью суммарных задач, то ресурсы в представлении лист ресурсов никак не структурированы. Для структурирования их, или задач другим способом, можно использовать коды структур. Например, присвоить ресурсам код отдела, к которому они относятся, и сгруппировать по этому коду. Можно также определить объем трудозатрат определенного отдела, спланировать его загрузку и т.д.
Дополнительную информацию можно вносить как в стандартные, так и в настраиваемые поля. Стандартные поля: поле кода структуры задач; поле приоритета; имена групп ресурсов, заметок и гиперссылок для задач, ресурсов и назначений. Нестандартные поля могут относиться и к задачам и к ресурсам и бывают двух типов: собственно настраиваемые поля, и настраиваемые поля кодов структур.
Project позволяет представить структурную декомпозицию работ с помощью идентификаторов задач или с помощью кодов СДР (структурная декомпозиция работ), назначаемых каждой задаче. Коды используются для идентификации задач, учета их исполнения, анализа трудозатрат и прочего. Например, собрав данные из однотипных проектов об одном и том же отделе можно сравнить производительность разных команд.
Project автоматически назначает базовые номера в структуре для каждой задачи, но в любое время к проекту можно применить собственные настроенные схемы структуры.
Для работы с кодами в таблицу следует добавить столбец СДР.
С кодами можно работать непосредственно в ячейках столбца, но удобнее для этой цели отобразить специальное диалоговое окно (рис. 7.1). Для это следует на вкладке Проект в группе Свойства нажать кнопку СДР и в появившемся меню выбрать команду Определить код.
(рис 7.1) Диалоговое окно Определение кода СДР
Хотя для каждой задаче присваивается уникальный код, он может начинаться с общего префикса кода проекта. Префикс будет одинаковым для всех задач проекта и вводится в специальное поле Префикс кода проекта.
Структура кода задается в столбце Последовательность (см. рис. 7.1). В столбце Длина выбирается количество знаков для каждого уровня строки кода. Обычно выбирают параметр Любая, чтобы использовать на этом уровне кода любое число знаков. В столбце Разделитель выбирают знак, который будет разделять строки разных уровней кода.
Чтобы отметить все уровни структуры задачи, ее уникальный код строится из нескольких последовательностей символов, отделенных друг от друга разделителями. В каждом из уровней можно использовать свой тип символов.
Для того чтобы можно было использовать собственные коды в виде слов, в столбце Последовательность (см. рис. 7.1) следует выбрать параметр Знаки (без сортировки). Собственно код будет задан в последующем.
На рис. 7.2 показано формирование кода СДР таким образом, чтобы для задач первого уровня можно было задавать код произвольными символами, задачи второго уровня нумеровались арабскими цифрами, задачи третьего уровня – прописными латинскими буквами, а задачи четвертого уровня – строчными латинскими буквами. Образец кода отображается в верхней части окна в поле Код.
Следует обратить внимание, что после применения такого кода в ячейках столбца СДР для задач первого уровня вместо фрагмента кода, для которого выбран параметр Знаки (без сортировки), отображаются звездочки (см. рис. 7.2). Это означает, что вместо звездочки можно ввести собственный фрагмент.
(рис 7.2) Формирование кода СДР
Для удобства последующей работы с кодами рекомендуется установить флажок Создавать коды СДР для новых задач, чтобы каждой новой задаче автоматически присваивался код, и флажка Проверять уникальность новых кодов СДР, который обеспечит проверку уникальности кодов, введенных вручную.
Изменение кода можно производить непосредственно в ячейках столбца СДР, но несколько удобнее это сделать на вкладке Дополнительно диалогового окна Сведения о задаче (рис. 7.3).
(рис 7.3) Изменение кода СДР
Следует обратить внимание, что при изменении кода более высокого уровня, все вложенные коды изменяются автоматически (см. рис. 7.3).
Чтобы сопроводить какую-либо задачу, ресурс или назначение заметкой или документом нужно использовать вкладку Заметки диалогового окна сведений о задаче или ресурсе. (рис. 7.4). Для быстрого отображения нужной вкладки диалогового окна можно на вкладке Задача (Ресурс) в группе Свойства нажать кнопку Заметки.
(рис 7.4) Вкладки Заметка диалоговых окон сведений о задаче, ресурсе и назначении (три окна одновременно показаны условно)
Заметка может содержать текст, в том числе и форматированный средствами вкладки (размер шрифта, выравнивание, маркированный список).
В заметку можно вложить файл.
Вставленные файлы отображаются на вкладке Заметки (рис. 7.6).
(рис 7.6) Заметки к задаче, содержащие файл в виде значка, и текст из файла
В таблицах задачи, ресурсы и назначения, к которым добавлены заметки, выделены специальным значком в столбце Индикаторы.
Следует иметь в виду, что добавление файлов в заметки увеличивает размер файла проекта.
Для удаления заметки нужно выделить любую ячейку задачи (ресурса, назначения), на вкладке Задача в группе Редактирование нажать кнопку Очистить и в появившемся меню выбрать команду Заметки.
Гиперссылки можно создавать для задач, ресурсов и назначений. Особенно удобно это делать, когда документ, сопровождающий проект, слишком объемен, чтобы сохранять его в файле проекта. Гиперссылки можно создавать и на другие объекты: страницы Интернет, адреса электронной почты, различные элементы текущего документа.
В таблицах задачи, ресурсы и назначения, к которым добавлены гиперссылки, выделены специальным значком в столбце Индикаторы. При щелчке мышью по значку гиперссылки на файл, он будет открыт. При щелчке мышью по значку гиперссылки на представление или отчет текущего проекта, произойдет переход к представлению или отчету.
Для удаления гиперссылки нужно выделить любую ячейку задачи (ресурса, назначения), на вкладке Задача в группе Редактирование нажать кнопку Очистить и в появившемся меню выбрать команду Очистить гиперссылки.
Не очень объемную информацию о задачах и ресурсах можно хранить в поле заметок. Это фактически настраиваемые текстовые поля, в них можно помещать фрагменты сопроводительного текста. Их главное преимущество состоит в том, что можно прикрепить к задаче внешние файлы или использовать команды форматирования текста. Однако структурировать, например, отфильтровать таблицу по информации, содержащейся в заметках, невозможно.
Использование настраиваемых полей (столбцов) позволяет легко структурировать информацию о задачах и ресурсах.
Например, необходимо знать, что конкретно делается в ходе исполнения каждой из задач, и какие результаты достигаются после ее завершения. Использовать заметки для хранения двух типов информации неудобно. Но можно создать два настраиваемых поля. Тогда по этим полям можно будет структурировать данные. И использовать их раздельно в дальнейшем.
Для создания нового поля проще всего на вкладке Проект в группе Свойства нажать кнопку Настраиваемые поля или нажать эту же кнопку на вкладке Формат в группе Столбцы. Можно также в любом представлении, в котором отображается таблица задач или ресурсов, щелкнуть правой кнопкой мыши по названию столбца и в контекстном меню выбрать команду Настраиваемые поля.
Появится диалоговое окно Настраиваемые поля (рис. 7.9).
(рис 7.9) Создание настраиваемого поля
Поля можно создавать как для таблиц задач, так и для таблиц ресурсов. В верхней части окна следует установить соответствующий переключатель.
Можно создавать поля различных типов. Тип создаваемого поля выбирается в соответствующем раскрывающемся списке в верхней части окна (см. рис. 7.9). Всего доступно девять типов полей.
| Тип | Макс. число полей | Содержимое поля |
|---|---|---|
| Затраты | 10 | Данные о стоимости задачи |
| Дата | 10 | Даты |
| Длительность | 10 | Длительность, трудозатраты |
| Окончание | 10 | Даты |
| Флаг | 20 | Логические Да или Нет |
| Число | 20 | Числа |
| Начало | 10 | Даты |
| Текст | 30 | Текстовые данные |
| Кодировка справочника | 10 | Структурированные значения |
Создаваемое поле должно иметь содержательной наименование. Для создания имени поля следует нажать кнопку Переименовать (см. рис. 7.9) и в появившемся диалоговом окне ввести нужно имя.
После этого в нижней части окна можно настроить отдельные атрибуты создаваемого поля. Следует иметь в виду, что для различных типов полей возможности настройки различаются.
После установки всех необходимых параметров, в окне Настраиваемые поля (см. рис. 7.9) следует нажать кнопку ОК.
Следует обратить внимание, что созданное поле не будет автоматически отображено в таблице. Для его следует щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку столбца, перед которым добавляется столбец со значениями приоритета, в контекстном меню выбрать команду Вставить столбец и в появившемся списке выбрать имя созданного поля.
Особенно интересна и удобна возможность использования настраиваемых полей для автоматических вычислений с помощью формул.
Например, создан проект по подготовке к печати сборника научных трудов (рис. 7.10).
(рис 7.10) Проект
С помощью настраиваемых полей в таблицу задач был добавлен столбец Кол-во стр. Для обеспечения возможности вычислений с использованием значений в ячейках столбца, был выбран тип поля Число. Кроме того, для получения суммы трудозатрат для суммарной задачи, в разделе Расчет для суммарных строк задач и групп был установлен переключатель Сведение, и выбрана функция сведения Сумма (рис. 7.11).
(рис 7.11) Настройка поля Кол-во стр
В ячейки столбца Кол-во стр были введены необходимые данные.
В проекте требуется получить данные о длительности редактирования одной страницы каждой статьи. Эти значения могут быть рассчитаны как частное от деления длительности задачи на число страниц. Таким образом, с использованием настраиваемых полей необходимо создать новый столбец, ячейки которого будут содержать формулы.
С использованием элементов окна в формулу можно добавлять существующие поля задачи (раскрывающийся список Поля), простейшие арифметические и логические знаки (набор кнопок ниже поля формулы) и функции (раскрывающийся список Функции). Кроме того, с использованием кнопки Импорт формулы можно импортировать формулы из других проектов.
В рассматриваемой задаче необходимо поле Длительность разделить на поле Кол-во стр.
Созданное поле отображается как столбец таблицы стандартными средствами.
Таким образом, в таблице появился столбец на 1 стр (рис. 7.17), значения которого автоматически вычисляются на основе значений столбца Трудозатраты и Число страниц.
(рис 7.17) Вычисляемый столбец
При изменении значений в указанных столбцах, автоматически будут изменяться и значения нового столбца.
Следует обратить внимание на следующие возможности и особенности создания вычисляемых настраиваемых полей.
При создании формулы в окне Формула для <Имя поля> для ввода аргументов и операторов не обязательно пользоваться элементами окна. Все это можно делать и с использованием клавиатуры.
При использовании функций следует строго соблюдать их синтаксис. Всего доступно несколько десятков функций, объединенных в пять групп: Функции преобразования, Функции даты и времени, Общие функции, Математические функции и Текстовые функции. Подробную справу о назначении функций и их синтаксисе можно посмотреть на сайте:http://office..com/ru-ru/project-help/HA102749085.aspx?CTT=1.
Для ячейки суммарной задачи можно использовать одну из стандартных операций Projtct в раскрывающемся списке Сведение (см. рис. 7.9 и рис. 7.12). Состав этого раскрывающегося списка зависит от типа создаваемого поля. Например, при создании поля типа Дата, в списке всего две операции: Минимум и Максимум, а при создании поля типа Число – 8 операций. Доступные операции сведения представлены в таблице.
| Операция | Типы полей | Описание |
|---|---|---|
| И | Флаг | Логическое И. Если все вложенные строки в этом поле имеют значение Да, то результат операции – тоже Да. Если хотя бы одна из строк содержит значение Нет, то и результат логической операции будет Нет. |
| Или | Флаг | Логическое ИЛИ. Если хотя бы один из рядов содержит значение Да в этом поле, то операция сведения тоже даст Да. |
| Среднее | Затраты, Длительность, Число | Сведение будет средним по всем значениям вложенных несуммарных рядов. |
| Среднее по подуровню 1 | Затраты, Длительность, Число | Сведение будет средним по всем значениям вложенных несуммарных рядов и по всем значениям вложенных суммарных рядов первого уровня. |
| Общее число | Число | При сведении будут складываться все суммарные и несуммарные ряды. |
| Число по подуровню 1 | Число | При сведении будут складываться суммарные ряды первого уровня и все вложенные несуммарные ряды. |
| Число без суммирования | Число | При сведении будут сложены все несуммарные задачи. |
| Максимум | Затраты, Длительность, Число, Начало, Окончание | Результатом сведения будет максимальное значение среди всех значений ниже. |
| Минимум | Затраты, Длительность, Число, Начало, Окончание | Результатом сведения будет максимальное значение среди всех значений ниже. |
| Сумма | Затраты, Длительность, Число | Результатом сведения будет максимальное значение среди всех значений ниже. |
Сведение невозможно для полей типа Текст.
Настраиваемые поля можно использовать для наглядного графического представления данных путем отображения различных индикаторов вместо значений. Вид индикатора при этом зависит от выполнения или невыполнения заданных логических условий.
Например, в таблице задач (см. рис. 7.10) требуется добавить столбец, в котором будет отображаться состояние готовности статьи. Например, при готовности более 75 % автоматически должен отображаться один значок, а при меньшей готовности - другой.
При создании такого поля следует в раскрывающемся списке Тип диалогового окна Настраиваемые поля (см. рис. 7.9) выбрать параметр Флаг, в списке Поля выбрать свободное поле Флаг, нажать кнопку Переименовать и в появившемся диалоговом окне ввести имя поля.
Затем необходимо создать формулу, обеспечивающую проверку готовности (рис. 7.18).
(рис 7.18) Формула проверки
После создания формулы в нижней части окна Настраиваемые поля (см. рис. 7.9) необходимо нажать кнопку Цветовые индикаторы после чего появится диалоговое окно Графические индикаторы для <Имя поля> (рис. 7.19), в котором и производится настройка поля.
(рис 7.19) Настройка поля с графическими индикаторами
В верхней части окна есть переключатель для типа задач (суммарные или не суммарные). Для каждого из них можно установить свои критерии. Если установлены оба флажка в этом переключателе, то тем самым, настраивая параметры обычных задач, автоматически будут заданы параметры для всех остальных задач проекта.
Если нужно увидеть значение поля, скрытого индикатором, следует установить флажок Показывать значения данных во всплывающих подсказках. Данные будут отображаться при наведении указателя мыши на индикатор.
Для настройки отображения графических индикаторов в столбце Проверка поля следует выбрать условие. В данном случае выбирается равно, поскольку надо проверить, выполняется ли введенная формула. Затем в столбце Значение следует выбрать проверяемое значение. В данном случае проверяется выполнение созданной формулы, то есть, если формула выполняется (готовность более 75 %) выбирают значению Да, а если нет – значение Нет. Наконец, в столбце Рисунок выбирают вид индикатора (рис. 7.20).
(рис 7.20) Выбор графических индикаторов
После создания нового настраиваемого поля его следует в обычном порядке вставить в таблицу как столбец. Таким образом, в столбце Как дела? будет отображаться индикатор, внешний вид которого показывает, достигнута ли 75-процентная готовность статьи (рис. 7.21).
(рис 7.21) Отображение графических индикаторов
Таблицы представлений Project можно сортировать. Для этого используют разные способы.
В простейшем случае таблицу можно сортировать по данным одного столбца.
В принципе, сортировать можно любую таблицу любого представления по данным любого ее столбца. Однако не следует злоупотреблять этой возможностью. Необходимо иметь в виду, что сортировка, например, таблицы в представлении Диаграмма Ганта по названиям задач крайне затруднит восприятие проекта.
Для сортировки таблиц можно использовать кнопку Сортировка в группе Данные вкладки Вид. При щелчке по этой кнопке отображается меню с названиями столбцов, сортировка по которым представляется разумной в данном представлении. Например, таблицу со списком задач предлагается сортировать по данным одного из пяти столбцов (рис. 7.23). А, например, в таблицах представлений ресурсов сортировка возможна по трем столбцам.
(рис 7.23) Выбор столбца сортировки задач
Сортировку можно осуществлять по нескольким столбцам для группировки данных с одинаковыми значениями в одном столбце и последующего осуществления сортировки другого столбца в этих группах с одинаковыми значениями. Например, таблицу задач можно отсортировать сначала по данным столбца Начало, а потом Затраты.
Невозможно сортировать выделенный диапазон таблицы.
Для восстановления исходного вида таблицы, измененного сортировкой, следует нажать кнопку Сортировка в группе Данные вкладки Вид, а затем в появившемся меню выбрать команду По идентификатору.
Таблицы представлений Project можно структурировать, используя различные критерии группировки строк. Для этого используют разные способы.
Можно, например, щелкнуть по стрелке, отображающейся в правой части ячейки заголовка столбца, по данным которого производится группировка, в появившемся списке выбрать параметр Группировка, а затем способ группировки (рис. 7.25).
(рис 7.25) Группировка по данным столбца Название
После группировки в таблице появятся новые строки групп (рис. 7.26).
(рис 7.26) Результаты группировки
По разным столбцам группировка производится по разным критериям. Не по всем столбцам возможна группировка.
Для группировки по наиболее часто используемым критериям можно использовать соответствующий раскрывающийся список группы Данные вкладки Вид (рис. 7.27).
(рис 7.27) Группировка
С помощью команды Создать группу (см. рис. 7.27) можно создавать и собственные критерии группировки.
Независимо от способа группировки, для разгруппировки таблицы можно воспользоваться параметром Нет группировки в раскрывающемся списке столбца, по которому произведена группировка (см. рис. 7.25), или параметром [Нет группы] раскрывающегося списка Группировка (см. рис. 7.27).
Отбор данных, соответствующие какому-либо критерию, в таблицах производится с использованием фильтров и выделения. Следует иметь в виду, что невозможно одновременно использовать фильтр и выделение.
При фильтрации в таблице будут отображены только данные, соответствующие выбранному критерию, а остальные данные будут скрыты. При выделении нужные данные выделяются среди прочих.
В простейшем случае фильтрацию произвести можно по данным одного столбца.
В таблице будут показаны только строки, соответствующие установленному фильтру. В правой части ячейки заголовка столбца, по которому проведена фильтрация, вместо стрелки отображается значок фильтра (рис. 7.29).
(рис 7.29) Отфильтрованная таблица
Фильтры можно использовать в нескольких столбцах одновременно.
Для отбора по наиболее часто используемым критериям можно использовать соответствующий раскрывающийся список группы Данные вкладки Вид (рис. 7.30).
(рис 7.30) Отбор данных
В некоторых случаях после выбора критерия отбора (например, Использование ресурсов или Диапазон дат) появится окно или окна, в которых необходимо указать конкретные условия отбора.
С помощью команды Создать фильтр (см. рис. 7.30) можно создавать и собственные критерии фильтрации.
Независимо от способа фильтрации, для отображения всех строк таблицы можно воспользоваться параметром Снять фильтр с поля в раскрывающемся списке столбца, по которому произведена фильтрация (см. рис. 7.28), или параметром [Нет фильтра] раскрывающегося списка Фильтр (см. рис. 7.30).
Для управления режимом отображения подзадач можно использовать меню кнопки Структура группы Данные вкладки Вид (рис. 7.31).
(рис 7.31) Отображение и скрытие подзадач
Для выделения данных по наиболее часто используемым критериям можно использовать соответствующий раскрывающийся список группы Данные вкладки Вид (рис. 7.32).
(рис 7.32) Выделение данных
В таблице будут выделены строки, соответствующие выбранному критерию (рис. 7.33).
(рис 7.33) Выделенные данные
В некоторых случаях после выбора критерия выделения (например, Использование ресурсов или Диапазон дат) появится окно или окна, в которых необходимо указать конкретные условия.
С помощью команды Новый выделяющий фильтр (см. рис. 7.32) можно создавать собственные критерии выделения.
Для снятия выделения следует воспользоваться параметром [Не выделено] раскрывающегося списка Выделить (см. рис. 7.32).
Часто, после того, как определен состав задач и ресурсов проекта, сделаны назначения, необходимо внести в проект дополнительную информацию, например комментарии. Иногда требуется прокомментировать отдельное назначение или ресурс. Если задачи структурированы с помощью суммарных задач, то ресурсы в представлении лист ресурсов никак не структурированы. Для структурирования их, или задач другим способом, можно использовать коды структур. Например, присвоить ресурсам код отдела, к которому они относятся, и сгруппировать по этому коду. Можно также определить объем трудозатрат определенного отдела, спланировать его загрузку и т.д.
Дополнительную информацию можно вносить как в стандартные, так и в настраиваемые поля. Стандартные поля: поле кода структуры задач; поле приоритета; имена групп ресурсов, заметок и гиперссылок для задач, ресурсов и назначений. Нестандартные поля могут относиться и к задачам и к ресурсам и бывают двух типов: собственно настраиваемые поля, и настраиваемые поля кодов структур.
Project позволяет представить структурную декомпозицию работ с помощью идентификаторов задач или с помощью кодов СДР (структурная декомпозиция работ), назначаемых каждой задаче. Коды используются для идентификации задач, учета их исполнения, анализа трудозатрат и прочего. Например, собрав данные из однотипных проектов об одном и том же отделе можно сравнить производительность разных команд.
Project автоматически назначает базовые номера в структуре для каждой задачи, но в любое время к проекту можно применить собственные настроенные схемы структуры.
Для работы с кодами в таблицу следует добавить столбец СДР.
С кодами можно работать непосредственно в ячейках столбца, но удобнее для этой цели отобразить специальное диалоговое окно (рис. 7.1). Для это следует на вкладке Проект в группе Свойства нажать кнопку СДР и в появившемся меню выбрать команду Определить код.
(рис 7.1) Диалоговое окно Определение кода СДР
Хотя для каждой задаче присваивается уникальный код, он может начинаться с общего префикса кода проекта. Префикс будет одинаковым для всех задач проекта и вводится в специальное поле Префикс кода проекта.
Структура кода задается в столбце Последовательность (см. рис. 7.1). В столбце Длина выбирается количество знаков для каждого уровня строки кода. Обычно выбирают параметр Любая, чтобы использовать на этом уровне кода любое число знаков. В столбце Разделитель выбирают знак, который будет разделять строки разных уровней кода.
Чтобы отметить все уровни структуры задачи, ее уникальный код строится из нескольких последовательностей символов, отделенных друг от друга разделителями. В каждом из уровней можно использовать свой тип символов.
Для того чтобы можно было использовать собственные коды в виде слов, в столбце Последовательность (см. рис. 7.1) следует выбрать параметр Знаки (без сортировки). Собственно код будет задан в последующем.
На рис. 7.2 показано формирование кода СДР таким образом, чтобы для задач первого уровня можно было задавать код произвольными символами, задачи второго уровня нумеровались арабскими цифрами, задачи третьего уровня – прописными латинскими буквами, а задачи четвертого уровня – строчными латинскими буквами. Образец кода отображается в верхней части окна в поле Код.
Следует обратить внимание, что после применения такого кода в ячейках столбца СДР для задач первого уровня вместо фрагмента кода, для которого выбран параметр Знаки (без сортировки), отображаются звездочки (см. рис. 7.2). Это означает, что вместо звездочки можно ввести собственный фрагмент.
(рис 7.2) Формирование кода СДР
Для удобства последующей работы с кодами рекомендуется установить флажок Создавать коды СДР для новых задач, чтобы каждой новой задаче автоматически присваивался код, и флажка Проверять уникальность новых кодов СДР, который обеспечит проверку уникальности кодов, введенных вручную.
Изменение кода можно производить непосредственно в ячейках столбца СДР, но несколько удобнее это сделать на вкладке Дополнительно диалогового окна Сведения о задаче (рис. 7.3).
(рис 7.3) Изменение кода СДР
Следует обратить внимание, что при изменении кода более высокого уровня, все вложенные коды изменяются автоматически (см. рис. 7.3).
Чтобы сопроводить какую-либо задачу, ресурс или назначение заметкой или документом нужно использовать вкладку Заметки диалогового окна сведений о задаче или ресурсе. (рис. 7.4). Для быстрого отображения нужной вкладки диалогового окна можно на вкладке Задача (Ресурс) в группе Свойства нажать кнопку Заметки.
(рис 7.4) Вкладки Заметка диалоговых окон сведений о задаче, ресурсе и назначении (три окна одновременно показаны условно)
Заметка может содержать текст, в том числе и форматированный средствами вкладки (размер шрифта, выравнивание, маркированный список).
В заметку можно вложить файл.
Вставленные файлы отображаются на вкладке Заметки (рис. 7.6).
(рис 7.6) Заметки к задаче, содержащие файл в виде значка, и текст из файла
В таблицах задачи, ресурсы и назначения, к которым добавлены заметки, выделены специальным значком в столбце Индикаторы.
Следует иметь в виду, что добавление файлов в заметки увеличивает размер файла проекта.
Для удаления заметки нужно выделить любую ячейку задачи (ресурса, назначения), на вкладке Задача в группе Редактирование нажать кнопку Очистить и в появившемся меню выбрать команду Заметки.
Гиперссылки можно создавать для задач, ресурсов и назначений. Особенно удобно это делать, когда документ, сопровождающий проект, слишком объемен, чтобы сохранять его в файле проекта. Гиперссылки можно создавать и на другие объекты: страницы Интернет, адреса электронной почты, различные элементы текущего документа.
В таблицах задачи, ресурсы и назначения, к которым добавлены гиперссылки, выделены специальным значком в столбце Индикаторы. При щелчке мышью по значку гиперссылки на файл, он будет открыт. При щелчке мышью по значку гиперссылки на представление или отчет текущего проекта, произойдет переход к представлению или отчету.
Для удаления гиперссылки нужно выделить любую ячейку задачи (ресурса, назначения), на вкладке Задача в группе Редактирование нажать кнопку Очистить и в появившемся меню выбрать команду Очистить гиперссылки.
Не очень объемную информацию о задачах и ресурсах можно хранить в поле заметок. Это фактически настраиваемые текстовые поля, в них можно помещать фрагменты сопроводительного текста. Их главное преимущество состоит в том, что можно прикрепить к задаче внешние файлы или использовать команды форматирования текста. Однако структурировать, например, отфильтровать таблицу по информации, содержащейся в заметках, невозможно.
Использование настраиваемых полей (столбцов) позволяет легко структурировать информацию о задачах и ресурсах.
Например, необходимо знать, что конкретно делается в ходе исполнения каждой из задач, и какие результаты достигаются после ее завершения. Использовать заметки для хранения двух типов информации неудобно. Но можно создать два настраиваемых поля. Тогда по этим полям можно будет структурировать данные. И использовать их раздельно в дальнейшем.
Для создания нового поля проще всего на вкладке Проект в группе Свойства нажать кнопку Настраиваемые поля или нажать эту же кнопку на вкладке Формат в группе Столбцы. Можно также в любом представлении, в котором отображается таблица задач или ресурсов, щелкнуть правой кнопкой мыши по названию столбца и в контекстном меню выбрать команду Настраиваемые поля.
Появится диалоговое окно Настраиваемые поля (рис. 7.9).
(рис 7.9) Создание настраиваемого поля
Поля можно создавать как для таблиц задач, так и для таблиц ресурсов. В верхней части окна следует установить соответствующий переключатель.
Можно создавать поля различных типов. Тип создаваемого поля выбирается в соответствующем раскрывающемся списке в верхней части окна (см. рис. 7.9). Всего доступно девять типов полей.
| Тип | Макс. число полей | Содержимое поля |
|---|---|---|
| Затраты | 10 | Данные о стоимости задачи |
| Дата | 10 | Даты |
| Длительность | 10 | Длительность, трудозатраты |
| Окончание | 10 | Даты |
| Флаг | 20 | Логические Да или Нет |
| Число | 20 | Числа |
| Начало | 10 | Даты |
| Текст | 30 | Текстовые данные |
| Кодировка справочника | 10 | Структурированные значения |
Создаваемое поле должно иметь содержательной наименование. Для создания имени поля следует нажать кнопку Переименовать (см. рис. 7.9) и в появившемся диалоговом окне ввести нужно имя.
После этого в нижней части окна можно настроить отдельные атрибуты создаваемого поля. Следует иметь в виду, что для различных типов полей возможности настройки различаются.
После установки всех необходимых параметров, в окне Настраиваемые поля (см. рис. 7.9) следует нажать кнопку ОК.
Следует обратить внимание, что созданное поле не будет автоматически отображено в таблице. Для его следует щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку столбца, перед которым добавляется столбец со значениями приоритета, в контекстном меню выбрать команду Вставить столбец и в появившемся списке выбрать имя созданного поля.
Особенно интересна и удобна возможность использования настраиваемых полей для автоматических вычислений с помощью формул.
Например, создан проект по подготовке к печати сборника научных трудов (рис. 7.10).
(рис 7.10) Проект
С помощью настраиваемых полей в таблицу задач был добавлен столбец Кол-во стр. Для обеспечения возможности вычислений с использованием значений в ячейках столбца, был выбран тип поля Число. Кроме того, для получения суммы трудозатрат для суммарной задачи, в разделе Расчет для суммарных строк задач и групп был установлен переключатель Сведение, и выбрана функция сведения Сумма (рис. 7.11).
(рис 7.11) Настройка поля Кол-во стр
В ячейки столбца Кол-во стр были введены необходимые данные.
В проекте требуется получить данные о длительности редактирования одной страницы каждой статьи. Эти значения могут быть рассчитаны как частное от деления длительности задачи на число страниц. Таким образом, с использованием настраиваемых полей необходимо создать новый столбец, ячейки которого будут содержать формулы.
С использованием элементов окна в формулу можно добавлять существующие поля задачи (раскрывающийся список Поля), простейшие арифметические и логические знаки (набор кнопок ниже поля формулы) и функции (раскрывающийся список Функции). Кроме того, с использованием кнопки Импорт формулы можно импортировать формулы из других проектов.
В рассматриваемой задаче необходимо поле Длительность разделить на поле Кол-во стр.
Созданное поле отображается как столбец таблицы стандартными средствами.
Таким образом, в таблице появился столбец на 1 стр (рис. 7.17), значения которого автоматически вычисляются на основе значений столбца Трудозатраты и Число страниц.
(рис 7.17) Вычисляемый столбец
При изменении значений в указанных столбцах, автоматически будут изменяться и значения нового столбца.
Следует обратить внимание на следующие возможности и особенности создания вычисляемых настраиваемых полей.
При создании формулы в окне Формула для <Имя поля> для ввода аргументов и операторов не обязательно пользоваться элементами окна. Все это можно делать и с использованием клавиатуры.
При использовании функций следует строго соблюдать их синтаксис. Всего доступно несколько десятков функций, объединенных в пять групп: Функции преобразования, Функции даты и времени, Общие функции, Математические функции и Текстовые функции. Подробную справу о назначении функций и их синтаксисе можно посмотреть на сайте:http://office..com/ru-ru/project-help/HA102749085.aspx?CTT=1.
Для ячейки суммарной задачи можно использовать одну из стандартных операций Projtct в раскрывающемся списке Сведение (см. рис. 7.9 и рис. 7.12). Состав этого раскрывающегося списка зависит от типа создаваемого поля. Например, при создании поля типа Дата, в списке всего две операции: Минимум и Максимум, а при создании поля типа Число – 8 операций. Доступные операции сведения представлены в таблице.
| Операция | Типы полей | Описание |
|---|---|---|
| И | Флаг | Логическое И. Если все вложенные строки в этом поле имеют значение Да, то результат операции – тоже Да. Если хотя бы одна из строк содержит значение Нет, то и результат логической операции будет Нет. |
| Или | Флаг | Логическое ИЛИ. Если хотя бы один из рядов содержит значение Да в этом поле, то операция сведения тоже даст Да. |
| Среднее | Затраты, Длительность, Число | Сведение будет средним по всем значениям вложенных несуммарных рядов. |
| Среднее по подуровню 1 | Затраты, Длительность, Число | Сведение будет средним по всем значениям вложенных несуммарных рядов и по всем значениям вложенных суммарных рядов первого уровня. |
| Общее число | Число | При сведении будут складываться все суммарные и несуммарные ряды. |
| Число по подуровню 1 | Число | При сведении будут складываться суммарные ряды первого уровня и все вложенные несуммарные ряды. |
| Число без суммирования | Число | При сведении будут сложены все несуммарные задачи. |
| Максимум | Затраты, Длительность, Число, Начало, Окончание | Результатом сведения будет максимальное значение среди всех значений ниже. |
| Минимум | Затраты, Длительность, Число, Начало, Окончание | Результатом сведения будет максимальное значение среди всех значений ниже. |
| Сумма | Затраты, Длительность, Число | Результатом сведения будет максимальное значение среди всех значений ниже. |
Сведение невозможно для полей типа Текст.
Настраиваемые поля можно использовать для наглядного графического представления данных путем отображения различных индикаторов вместо значений. Вид индикатора при этом зависит от выполнения или невыполнения заданных логических условий.
Например, в таблице задач (см. рис. 7.10) требуется добавить столбец, в котором будет отображаться состояние готовности статьи. Например, при готовности более 75 % автоматически должен отображаться один значок, а при меньшей готовности - другой.
При создании такого поля следует в раскрывающемся списке Тип диалогового окна Настраиваемые поля (см. рис. 7.9) выбрать параметр Флаг, в списке Поля выбрать свободное поле Флаг, нажать кнопку Переименовать и в появившемся диалоговом окне ввести имя поля.
Затем необходимо создать формулу, обеспечивающую проверку готовности (рис. 7.18).
(рис 7.18) Формула проверки
После создания формулы в нижней части окна Настраиваемые поля (см. рис. 7.9) необходимо нажать кнопку Цветовые индикаторы после чего появится диалоговое окно Графические индикаторы для <Имя поля> (рис. 7.19), в котором и производится настройка поля.
(рис 7.19) Настройка поля с графическими индикаторами
В верхней части окна есть переключатель для типа задач (суммарные или не суммарные). Для каждого из них можно установить свои критерии. Если установлены оба флажка в этом переключателе, то тем самым, настраивая параметры обычных задач, автоматически будут заданы параметры для всех остальных задач проекта.
Если нужно увидеть значение поля, скрытого индикатором, следует установить флажок Показывать значения данных во всплывающих подсказках. Данные будут отображаться при наведении указателя мыши на индикатор.
Для настройки отображения графических индикаторов в столбце Проверка поля следует выбрать условие. В данном случае выбирается равно, поскольку надо проверить, выполняется ли введенная формула. Затем в столбце Значение следует выбрать проверяемое значение. В данном случае проверяется выполнение созданной формулы, то есть, если формула выполняется (готовность более 75 %) выбирают значению Да, а если нет – значение Нет. Наконец, в столбце Рисунок выбирают вид индикатора (рис. 7.20).
(рис 7.20) Выбор графических индикаторов
После создания нового настраиваемого поля его следует в обычном порядке вставить в таблицу как столбец. Таким образом, в столбце Как дела? будет отображаться индикатор, внешний вид которого показывает, достигнута ли 75-процентная готовность статьи (рис. 7.21).
(рис 7.21) Отображение графических индикаторов
Таблицы представлений Project можно сортировать. Для этого используют разные способы.
В простейшем случае таблицу можно сортировать по данным одного столбца.
В принципе, сортировать можно любую таблицу любого представления по данным любого ее столбца. Однако не следует злоупотреблять этой возможностью. Необходимо иметь в виду, что сортировка, например, таблицы в представлении Диаграмма Ганта по названиям задач крайне затруднит восприятие проекта.
Для сортировки таблиц можно использовать кнопку Сортировка в группе Данные вкладки Вид. При щелчке по этой кнопке отображается меню с названиями столбцов, сортировка по которым представляется разумной в данном представлении. Например, таблицу со списком задач предлагается сортировать по данным одного из пяти столбцов (рис. 7.23). А, например, в таблицах представлений ресурсов сортировка возможна по трем столбцам.
(рис 7.23) Выбор столбца сортировки задач
Сортировку можно осуществлять по нескольким столбцам для группировки данных с одинаковыми значениями в одном столбце и последующего осуществления сортировки другого столбца в этих группах с одинаковыми значениями. Например, таблицу задач можно отсортировать сначала по данным столбца Начало, а потом Затраты.
Невозможно сортировать выделенный диапазон таблицы.
Для восстановления исходного вида таблицы, измененного сортировкой, следует нажать кнопку Сортировка в группе Данные вкладки Вид, а затем в появившемся меню выбрать команду По идентификатору.
Таблицы представлений Project можно структурировать, используя различные критерии группировки строк. Для этого используют разные способы.
Можно, например, щелкнуть по стрелке, отображающейся в правой части ячейки заголовка столбца, по данным которого производится группировка, в появившемся списке выбрать параметр Группировка, а затем способ группировки (рис. 7.25).
(рис 7.25) Группировка по данным столбца Название
После группировки в таблице появятся новые строки групп (рис. 7.26).
(рис 7.26) Результаты группировки
По разным столбцам группировка производится по разным критериям. Не по всем столбцам возможна группировка.
Для группировки по наиболее часто используемым критериям можно использовать соответствующий раскрывающийся список группы Данные вкладки Вид (рис. 7.27).
(рис 7.27) Группировка
С помощью команды Создать группу (см. рис. 7.27) можно создавать и собственные критерии группировки.
Независимо от способа группировки, для разгруппировки таблицы можно воспользоваться параметром Нет группировки в раскрывающемся списке столбца, по которому произведена группировка (см. рис. 7.25), или параметром [Нет группы] раскрывающегося списка Группировка (см. рис. 7.27).
Отбор данных, соответствующие какому-либо критерию, в таблицах производится с использованием фильтров и выделения. Следует иметь в виду, что невозможно одновременно использовать фильтр и выделение.
При фильтрации в таблице будут отображены только данные, соответствующие выбранному критерию, а остальные данные будут скрыты. При выделении нужные данные выделяются среди прочих.
В простейшем случае фильтрацию произвести можно по данным одного столбца.
В таблице будут показаны только строки, соответствующие установленному фильтру. В правой части ячейки заголовка столбца, по которому проведена фильтрация, вместо стрелки отображается значок фильтра (рис. 7.29).
(рис 7.29) Отфильтрованная таблица
Фильтры можно использовать в нескольких столбцах одновременно.
Для отбора по наиболее часто используемым критериям можно использовать соответствующий раскрывающийся список группы Данные вкладки Вид (рис. 7.30).
(рис 7.30) Отбор данных
В некоторых случаях после выбора критерия отбора (например, Использование ресурсов или Диапазон дат) появится окно или окна, в которых необходимо указать конкретные условия отбора.
С помощью команды Создать фильтр (см. рис. 7.30) можно создавать и собственные критерии фильтрации.
Независимо от способа фильтрации, для отображения всех строк таблицы можно воспользоваться параметром Снять фильтр с поля в раскрывающемся списке столбца, по которому произведена фильтрация (см. рис. 7.28), или параметром [Нет фильтра] раскрывающегося списка Фильтр (см. рис. 7.30).
Для управления режимом отображения подзадач можно использовать меню кнопки Структура группы Данные вкладки Вид (рис. 7.31).
(рис 7.31) Отображение и скрытие подзадач
Для выделения данных по наиболее часто используемым критериям можно использовать соответствующий раскрывающийся список группы Данные вкладки Вид (рис. 7.32).
(рис 7.32) Выделение данных
В таблице будут выделены строки, соответствующие выбранному критерию (рис. 7.33).
(рис 7.33) Выделенные данные
В некоторых случаях после выбора критерия выделения (например, Использование ресурсов или Диапазон дат) появится окно или окна, в которых необходимо указать конкретные условия.
С помощью команды Новый выделяющий фильтр (см. рис. 7.32) можно создавать собственные критерии выделения.
Для снятия выделения следует воспользоваться параметром [Не выделено] раскрывающегося списка Выделить (см. рис. 7.32).
Для получения официальных документов о завершении программы дополнительного профессионального образования (удостоверения о повышении квалификации, дипломов о профессиональной переподготовке и MBA) необходимо предоставить:
Внимание! Вы можете не заказывать доставку бумажной версии официального документы, а скачать его в электронном виде и распечатать самостоятельно. Информация о выданном документе в течение 1 месяца загружается в Федеральную информационную систему «Федеральный реестр сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении» - ФИС ФРДО.
Доступ на новый сайт осуществляется с использованием адреса электронной почты, который был указан вами при регистрации на "старом". Мы постарались перенести все ваши данные с прежнего ресурса, однако не исключена вероятность потери части информации.
При возникновении проблемы со входом, воспользуйтесь функцией сброса пароля
Если вы обнаружите несоответствия, пожалуйста, сообщите нам.
