Управление проектами с использованием Microsoft Project 2013

Работа с проектом

Разбить на страницы
Показывать лекцию целиком

8. Работа с проектом

Отслеживание изменений в проекте с помощью базовых планов

Сведения о базовых планах

Базовый план представляет собой набор предварительных оценок начальных и конечных дат, длительностей, трудозатрат и затрат, сохраненных после завершения и настройки плана проекта, но до начала проекта. Базовый план является основным критерием оценки изменений проекта. Помимо этого в базовом плане сохраняются около 20 наборов сведений, включая итоги и повременные сведения для задач, ресурсов и назначений. Можно сохранить до 11 базовых планов.

Поскольку базовый план содержит данные, с которыми сравнивается фактический ход выполнения проекта, этот план должен содержать наиболее точные предварительные оценки для длительности задач, начальных и конечных дат, затрат, а также других переменных проекта, которые требуется отслеживать. Если данные базового плана значительно отличаются от текущих данных, это означает, что базовый план был составлен неточно. Обычно такие различия возникают, если изменяются содержание проекта или основная цель проекта. Если заинтересованные стороны проекта согласны, что различия это оправдывают, то в любой момент можно изменить или доработать базовый план. Сохранение нескольких базовых планов особенно удобно для продолжительных проектов или для проектов, в которых запланированные задачи или затраты были значительно изменены, а данные первоначального базового плана больше не действительны.

Промежуточный план представляет собой набор текущих данных проекта, сохраненный после начала проекта, который сравнивается с базовым планом для анализа хода выполнения проекта. В промежуточном проекте сохраняются два набора сведений (начальные и конечные даты текущих задач). Допускается сохранение до 10 промежуточных планов. Если необходимо сделать снимки большого количества данных проекта на стадии планирования, можно сохранить несколько базовых планов. Затем, после начала проекта, если необходимо сохранить только даты начала и окончания задач, можно сохранить несколько промежуточных планов. Например, эти действия можно выполнять ежемесячно или один раз в квартал.

Сохранение базового плана

Обычно базовый план создают (сохраняют) после завершения и настройки плана проекта.

  • На вкладке Проект в группе Планирование нажмите на кнопку Задать базовый план и в появившемся меню выберите команду Задать базовый план.
  • В появившемся окне (рис 8.1) Создание базового плана
  • Созданному базовому плану будет добавлена дата сохранения.

    Следует обратить внимание, что при сохранении другого базового плана этого же проекта в верхнем раскрывающемся списке следует выбрать пустой базовый план.

    Сохранение промежуточного плана

    Если требуется сохранять только даты начала и окончания выполнения задач, можно сохранить промежуточный план.

  • На вкладке Проект в группе Планирование нажмите на кнопку Задать базовый план и в появившемся меню выберите команду Задать базовый план.
  • В появившемся окне (рис 8.2) Создание промежуточного плана
  • В раскрывающемся списке Копировать выберите начало и окончание действия базовых значений, которые нужно сохранить (текущие показатели начала и окончания, а также базовые значения не нумеруются).
  • В поле раскрывающемся списке В выберите название промежуточного плана, в который нужно скопировать значения (промежуточные планы хранятся в полях Начало/Окончание).
  • В разделе Для выберите Весь проект или Выбранные задачи, чтобы сохранить нужную часть календарного плана.
  • Следует обратить внимание, что при выборе одного базового плана в списке Копировать и другого базового плана в списке В будет сохранен базовый, а не промежуточный план. Копируются все данные базового плана. При выборе базового плана в списке Копировать и промежуточного плана начала и окончания в поле В в промежуточный план из базового плана копируются только даты начала и окончания.

    И еще следует обратить внимание, что в отличие от базового плана, при сохранении промежуточного к его названию не будет добавлена дата сохранения.

    Обновление базового или промежуточного плана

    Если задача добавляется в проект после задания базового (промежуточно) плана, можно добавить ее в него.

  • Выделите новую задачу, которая добавляется в базовый план.
  • Если задача содержит подзадачи, обязательно выберите и их.
  • На вкладке Проект группе Планирование нажмите на кнопку Задать базовый план и в появившемся меню выберите команду Задать базовый план.
  • Для обновления базового (промежуточного) плана установите соответствующий переключатель и в раскрывающемся списке окна Задание базового плана (см. рис. 8.1 или рис. 8.2) выберите план, подлежащий обновлению.
  • В разделе Для выберите переключатель Выбранные задачи.
  • При добавлении подзадач в разделе Сведение базовых планов выберите один из следующих вариантов, чтобы указать способ добавления подзадач к суммарным задачам.
  • Сравнение базового и календарного планов

    Сравнить базовый и текущий календарный план можно как в таблице, так и на диаграмме Ганта.

  • Установите представление Диаграмма Ганта с отслеживанием.
  • На вкладке Вид в группе Данные нажмите кнопку Таблицы и выберите Отклонение.
  • Если в проекте есть несколько базовых планов, на вкладке Формат в группе Стили отрезков щелкните по кнопке Базовый план и выберите нужный.
  • На диаграмме Ганта под отрезками задач текущего плана появятся отрезки базового плана. В таблице будут отображены столбцы, характеризующие как текущий календарный план, так и базовый, а также отклонение текущего от базового (рис. 8.3).

    (рис 8.3) Сравнение базового и календарного планов

    Сравнение нескольких базовых планов

    Если на этапе планирования нужно отслеживать большое количество данных по проекту, можно задать несколько базовых планов, а потом сравнить их.

    Для этого используют представление Диаграмма Ганта с несколькими планами. По умолчанию показаны три первых базовых плана Базовый план, Базовый план1 и Базовый план2.

    Удаление базового или промежуточного плана

    Можно удалить (очистить) любой базовый или промежуточный план.

  • На вкладке Проект в группе Планирование нажмите на кнопку Задать базовый план и в появившемся меню выберите команду Очистить базовый план.
  • В появившемся окне Очистить базовый установите переключатель Очистить базовый план, а затем выберите в раскрывающемся списке название базового плана, который требуется очистить.
  • Для очистки промежуточного плана установите переключатель Очистить промежуточный план, а затем выберите в раскрывающемся списке название промежуточного плана, который требуется очистить.
  • Выберите параметр (рис 8.4) Удаление базового или промежуточного плана
  • Управление критическим путем проекта

    Критический путь и критические задачи

    Критический путь – это последовательность связанных задач, от которых непосредственно зависит дата окончания проекта. Все задачи проекта важны, но только некоторые из них являются критическими. Каждая задача на критическом пути является критической задачей. Если какая-либо задача на критическом пути выполняется с опозданием, задерживается весь проект.

    Задача является критической, если она удовлетворяет одному из следующих условий:

  • у задачи отсутствует временной резерв;
  • используется ограничение типа Фиксированное начало (ФН) или Фиксированное окончание (ФО);
  • используется ограничение Как можно позже (КМП) в календарном плане проекта, который планируется с даты начала;
  • используется ограничение Как можно раньше (КМР) в календарном плане проекта, составленном с даты окончания;
  • дата окончания совпадает с датой крайнего срока или наступает позже нее.
  • Для того чтобы выявить потенциальные проблемы в будущем, можно отнести к критическим не только задачи, не имеющие временного резерва, но и задачи с небольшим резервом, например, один-два дня.

  • На вкладе Файл выберите команду Параметры.
  • В окне Параметры Project перейдите в раздел Дополнительно.
  • В нижней части окна в счетчике (рис 8.5) Изменение значение резерва времени, который считается критическим
  • Следует иметь в виду, что чем большее значение установлено, тем большее число задач перейдет в категорию критических.

    Задача перестает быть критической, если она помечена как завершенная, поскольку в этом случае она не влияет на задачи-последователи или дату окончания проекта.

    Отображение критического пути

    Критические задачи проекта можно выделить.

    В представлении Диаграмма Ганта на вкладке Формат в группе Стили отрезков можно установить флажок Критические задачи. Задачи на критическом пути будут отображены с помощью красных отрезков (рис. 8.6).

    (рис 8.6) Выделение критических задач на диаграмме Ганта

    Для выявления критических задач в таблицах можно использовать выделение или фильтр (подробно о выделении и фильтрации см. Лекция 7). Например, на рис. 8.7 показаны критические задачи, отобранные с помощью фильтра в проекте на рис. 8.6.

    (рис 8.7) Отбор критических задач

    На сетевом графике задачи на критическом пути автоматически отображаются красным цветом и не требуют дополнительного выделения.

    Сокращение критического пути

    Чтобы перенести дату окончания проекта на более ранний срок, необходимо перенести даты задач критического пути. Эта операция называется также штурмом проекта. Для этого можно выполнить следующие действия.

  • Сокращение длительности или трудозатрат задачи на критическом пути.
  • Изменение ограничения задачи для обеспечения более гибкого изменения календарного плана.
  • Разбиение критической задачи на более мелкие задачи, которые могут быть выполнены одновременно с помощью разных ресурсов.
  • Изменение зависимостей задач для обеспечения более гибкого изменения календарного плана.
  • Задание времени опережения между зависимыми задачами, где это возможно.
  • Планирование сверхурочных работ.
  • Назначение дополнительных ресурсов задачам критического пути.
  • Следует отметить, что действия по сокращению критического пути могут привести к другим проблемам проекта. Например, при переносе дат задач критического пути на более ранний срок другая последовательность задач может стать новым критическим путем. Планирование сверхурочных работ приведет к увеличению затрат. При назначении дополнительных ресурсов задачам критического пути может возникнуть превышение доступности ресурсов.

    Отслеживание выполнения проекта

    Выполнение задач проекта удобно отслеживать на диаграмме Ганта.

    Выполнение задачи отображается темной линией внутри отрезка задачи на диаграмме Ганта. При наведении указателя мыши отображается подробная информация. Для удобства просмотра в таблицу можно добавить столбец % выполнения. Выполненные задачи отмечены соответствующим значком (зеленая галочка) в столбце Индикаторы (рис. 8.8).

    (рис 8.8) Отображения выполнения задач

    На вкладке Задача в группе Планирование расположен ряд элементов для установки процента выполнения задач.

    Для установки фиксированного процента выполнения задачи (25, 50, 75 или 100 процентов) можно использовать соответствующие кнопки.

    Если задача выполняется в соответствии с графиком, можно нажать соответствующую кнопку. В этом случае задаче будет назначен такой процент выполнения, который должен быть по графику на текущий день.

    Для установки произвольного процента выполнения можно ввести необходимое значение в столбец % выполнения. Можно также щелкнуть по стрелке кнопки По графику и в появившемся списке выбрать команду Обновление задач. В соответствующем диалоговом окне (рис. 8.9) можно установить процент выполнения, а также некоторые другие параметры задачи.

    (рис 8.9) Изменение параметров выполняемой задачи

    Все действия выполняются для выделенной задачи или нескольких одновременно выделенных задач. Следует иметь в виду, что установка процента выполнения для суммарной задачи автоматически изменяет процент выполнения ее подзадач.

    Анализ и оптимизация стоимости проекта

    Методы расчета затрат на проект

    Стоимость проекта может быть рассчитана по принципу "сверху-вниз", когда исходя из общей стоимости проекта определяется стоимость отдельных задач. Или по принципу "снизу вверх", когда, наоборот, рассчитывается стоимость отдельных задач и, затем по их сумме вычисляется стоимость проекта.

    В Project используется вторая методика – расчет по принципу "снизу вверх". По умолчанию все расчеты производятся автоматически.

    Стоимость проекта в Project рассчитывается по следующей формуле:

    Стоимость проекта = Стоимость задач + Фиксированные затраты на проект.

    Стоимость задачи в Project рассчитывается по следующей формуле:

    Стоимость задачи = Стоимость назначений + Фиксированные затраты на задачу.

    Стоимость назначения трудовых ресурсов в Project рассчитывается по следующей формуле:

    Стоимость назначения = стандартная ставка ресурса* трудозатраты + ставка сверхурочных ресурса * сверхурочные трудозатраты + затраты на использование ресурса.

    Стоимость назначения материальных ресурсов при фиксированном объеме потребления в Project рассчитывается по следующей формуле:

    Стоимость назначения = стандартная ставка ресурса* количество единиц ресурса + затраты на использование.

    Стоимость назначения материальных ресурсов при переменном объеме потребления в Project рассчитывается по следующей формуле:

    Стоимость назначения = стандартная ставка ресурса* норма потребления ресурса * длительность назначения + затраты на использование.

    Стоимость назначения затратных ресурсов в Project рассчитывается по следующей формуле:

    Стоимость назначения = затраты на ресурс (для затратных ресурсов).

    Таким образом, если для каждого ресурса определить затраты на его использование, Project автоматически рассчитает затраты для каждого назначения ресурсов на отдельные задачи, затем рассчитает сумму затрат для каждой задачи и, наконец, общие затраты на проект.

    Создание бюджета проекта

    Создание бюджета проекта помогает руководителю проекта указать максимальное количество финансовых средств, трудозатрат и материалов, доступное для данного проекта.

    Создание бюджета начинают с создания бюджетных ресурсов. Бюджетный ресурс представляет собой общий объем задействованных в проекте финансовых, трудовых и материальных ресурсов. Следует создать все типы ресурсов, задействованных в проекте.

    Бюджетный ресурс создается точно так же, как и обычный соответствующего типа (подробно см. Лекция 5). Отличие заключается в том, что на вкладке Общие окна Сведения о ресурсе каждому из них следует установить флажок Бюджет (рис. 8.10).

    (рис 8.10) Создание бюджетного ресурса

    Названия бюджетным ресурсам, в общем случае, можно давать любые. Но для удобства лучше назвать их соответственно их типам, а также можно отметить бюджетные ресурсы каким-нибудь символом, чтобы отличить их от других ресурсов проекта в ходе распределения их по категориям. Для одного типа ресурсов может быть создано несколько разных бюджетных ресурсов. Например, к типу трудовых ресурсов относятся и исполнители, и оборудование, и здания. Естественно, нельзя в один бюджетный ресурс относить трудозатраты людей (исполнителей) и оборудования, например, компьютеров. Также разные бюджетные ресурсы должны быть созданы для различных используемых материалов, запасных частей и т.п.

    В рассматриваемом примере ресурсы названы Б_исп (для исполнителей), Б_комп (для компьютеров), Б_мат, Б_затр.

    Бюджетные ресурсы назначаются суммарной задаче проекта. Это позволяет применить бюджеты ко всему проекту. Назначение ресурсов производится в обычном порядке (подробно см. Лекция 5). Можно назначить одновременно все три ресурса (рис. 8.11).

    (рис 8.11) Назначение бюджетных ресурсов

    После создания и назначение бюджетных ресурсов для них вводят заданные значения. Проще всего это сделать в представлении Использование ресурсов, предварительно вставив столбцы для полей Бюджетные затраты и Бюджетные трудозатраты.

    Значения бюджетных затрат и бюджетных трудозатрат вводят в строку суммарной задачи проекта. Следует учитывать, что поле Бюджетные трудозатраты включает значения трудовых и материальных ресурсов. Трудовые ресурсы указывают в часах, а материальные – в единицах измерения материала, заданных для данного материального ресурса (рис. 8.12).

    (рис 8.12) Ввод значений бюджетных ресурсов

    Теперь следует распределить по категориям все ресурсы, включая бюджетные ресурсы, в соответствии с типом, к которому они относятся. Это выполняется путем создания настраиваемого текстового поля, которое будет содержать слова или фразы, идентифицирующие каждый из типов ресурсов.

    Настраиваемое поле создается обычным образом (подробно см. Лекция 7).

    После того, как поле создано, оно отображается в столбце таблицы представления Лист ресурсов, и в него вводятся идентификаторы. Для удобства дальнейшей работы можно уже сейчас отобразить столбцы Бюджетные затраты, Бюджетные трудозатраты, Затраты и Трудозатраты (рис. 8.13).

    (рис 8.13) Подготовка ресурсов к группировке

    Наконец, в представлении Использование ресурсов, осталось сгруппировать все ресурсы по созданному полю. Поскольку группировка производится не по стандартным критериям, необходимо на вкладке Вид в группе Данные в раскрывающемся списке Группировка выбрать команду Создать группу. В окне Определение группы в проекте <Имя проекта> в поле Имя нужно ввести какое-нибудь понятное имя критерия группировки, затем в столбце Имя поля выбрать имя созданного настраиваемого поля (рис. 8.14). При желании можно также настроить параметры оформления при группировке (шрифт, цвет заливки и др).

    (рис 8.14) Создание критерия группировки

    Для применения группировки можно прямо в окне Определение группы в проекте <Имя проекта> (см. рис. 8.14) нажать кнопку Применить. В любом случае созданный критерий будет сохранен.

    Ресурсы будут сгруппированы по типу бюджета. Теперь можно просмотреть сравнение затрат для ресурса с общим бюджетом, заданным для проекта (рис. 8.15).

    (рис 8.15) Группировка ресурсов

    Просмотр затрат на проект

    Затраты на отдельные задачи и на весь проект можно просмотреть в разных представлениях, но удобнее воспользоваться представлением Лист задач. Для отображения затрат следует на вкладке Вид в группе Данные щелкнуть по кнопке Таблицы и в появившемся списке выбрать Затраты. Чтобы отобразились и суммарные затраты на проект, следует на вкладке Формат в группе Показать или скрыть установить флажок Суммарная задача проекта (рис. 8.16).

    (рис 8.16) Отображение затрат

    Затраты на весь проект можно просмотреть также в его свойствах.

  • На вкладке Проект в группе Свойства нажмите кнопку Сведения о проекте.
  • В появившемся окне Сведения о проекте нажмите кнопку Статистика.
  • Статистика проекта будет отображена в отдельном окне (рис 8.17(рис 8.17) Статистика проекта
  • Упражнения

    Задание 1

  • Запустите Project 2013.
  • Откройте файл Exercise_08_01.mpp.
  • Сохраните текущий календарный план как базовый план.
  • Выровняйте загрузку ресурсов.
  • Сохраните проект как файл под именем Lesson_08_01.
  • Задание 2

  • Откройте файл Exercise_08_02.mpp.
  • На диаграмме Ганта отобразите базовый план от 16 августа 2014 года.
  • На диаграмме Ганта отобразите базовый план от 17 августа 2014 года.
  • На диаграмме Ганта отобразите базовый план от 19 августа 2014 года.
  • Базовый план от 16 августа 2014 года замените текущим планом.
  • Удалите базовый план от 17 августа 2014 года.
  • Сохраните проект как файл под именем Lesson_08_02.
  • Задание 3

  • Откройте файл Exercise_08_03.mpp.
  • Отобразите критический путь проекта.
  • Путем переназначения ресурсов и разумного изменения типов связей задач, постарайтесь сократить продолжительность проекта. Существует возможность закончить проект 2 февраля 2015 года.
  • Сохраните проект как файл под именем Lesson_08_03.
  • Задание 4

  • Откройте файл Exercise_08_04.mpp.
  • Установите дату начала проекта (сдвиньте проект) на дне недели назад по отношению ко дню, в который выполняется упражнение. Если в результате сдвига проекта произойдет превышение доступности некоторых ресурсов, выполните автоматическое выравнивание загрузки.
  • Для всех задач проекта установите такое выполнение, которое должно быть к текущей дате при строгом выполнении проекта.
  • Укажите, что задачи Ред_Статья 6 и Ред_Статья 7 выполнены на половину.
  • Укажите, что задача Ред_Раздел 3 выполнена полностью.
  • Укажите, что задача Ред_Раздел 13 выполнена на 13 %.
  • Сохраните проект как файл под именем Lesson_08_04.
  • Задание 5

  • Откройте файл Exercise_08_05.mpp.
  • Создайте три бюджетных ресурса: трудовой ресурс Труд, материальный ресурс Бумага, затратный ресурс Затраты.
  • Отобразите суммарную задачу проекта. Назначьте суммарной задаче бюджетные ресурсы.
  • Отобразите представление Использование ресурсов. В таблице Затраты вставьте столбцы Бюджетные затраты и Бюджетные трудозатраты.
  • Введите значения бюджетных ресурсов: Труд – 1500 часов, Бумага – 250 пачек, Затраты 60000 рублей.
  • Отобразите представление Лист ресурсов. С использованием настраиваемых полей добавьте столбец, позволяющий вводить текстовые данные.
  • Для каждого ресурса, включая бюджетные, введите тестовые идентификаторы, позволяющие сгруппировать их по типам (трудовые, материальные, затратные).
  • Отобразите представление Использование ресурсов. Сгруппируйте данные по созданному идентификатору.
  • Проверьте, достаточное ли количество ресурсов выделено проекту.
  • Сохраните проект как файл под именем Lesson_08_05.
  • Закройте Project 2013.
  • Страницы:

    8. Работа с проектом

    Отслеживание изменений в проекте с помощью базовых планов

    Сведения о базовых планах

    Базовый план представляет собой набор предварительных оценок начальных и конечных дат, длительностей, трудозатрат и затрат, сохраненных после завершения и настройки плана проекта, но до начала проекта. Базовый план является основным критерием оценки изменений проекта. Помимо этого в базовом плане сохраняются около 20 наборов сведений, включая итоги и повременные сведения для задач, ресурсов и назначений. Можно сохранить до 11 базовых планов.

    Поскольку базовый план содержит данные, с которыми сравнивается фактический ход выполнения проекта, этот план должен содержать наиболее точные предварительные оценки для длительности задач, начальных и конечных дат, затрат, а также других переменных проекта, которые требуется отслеживать. Если данные базового плана значительно отличаются от текущих данных, это означает, что базовый план был составлен неточно. Обычно такие различия возникают, если изменяются содержание проекта или основная цель проекта. Если заинтересованные стороны проекта согласны, что различия это оправдывают, то в любой момент можно изменить или доработать базовый план. Сохранение нескольких базовых планов особенно удобно для продолжительных проектов или для проектов, в которых запланированные задачи или затраты были значительно изменены, а данные первоначального базового плана больше не действительны.

    Промежуточный план представляет собой набор текущих данных проекта, сохраненный после начала проекта, который сравнивается с базовым планом для анализа хода выполнения проекта. В промежуточном проекте сохраняются два набора сведений (начальные и конечные даты текущих задач). Допускается сохранение до 10 промежуточных планов. Если необходимо сделать снимки большого количества данных проекта на стадии планирования, можно сохранить несколько базовых планов. Затем, после начала проекта, если необходимо сохранить только даты начала и окончания задач, можно сохранить несколько промежуточных планов. Например, эти действия можно выполнять ежемесячно или один раз в квартал.

    Сохранение базового плана

    Обычно базовый план создают (сохраняют) после завершения и настройки плана проекта.

  • На вкладке Проект в группе Планирование нажмите на кнопку Задать базовый план и в появившемся меню выберите команду Задать базовый план.
  • В появившемся окне (рис 8.1) Создание базового плана
  • Созданному базовому плану будет добавлена дата сохранения.

    Следует обратить внимание, что при сохранении другого базового плана этого же проекта в верхнем раскрывающемся списке следует выбрать пустой базовый план.

    Сохранение промежуточного плана

    Если требуется сохранять только даты начала и окончания выполнения задач, можно сохранить промежуточный план.

  • На вкладке Проект в группе Планирование нажмите на кнопку Задать базовый план и в появившемся меню выберите команду Задать базовый план.
  • В появившемся окне (рис 8.2) Создание промежуточного плана
  • В раскрывающемся списке Копировать выберите начало и окончание действия базовых значений, которые нужно сохранить (текущие показатели начала и окончания, а также базовые значения не нумеруются).
  • В поле раскрывающемся списке В выберите название промежуточного плана, в который нужно скопировать значения (промежуточные планы хранятся в полях Начало/Окончание).
  • В разделе Для выберите Весь проект или Выбранные задачи, чтобы сохранить нужную часть календарного плана.
  • Следует обратить внимание, что при выборе одного базового плана в списке Копировать и другого базового плана в списке В будет сохранен базовый, а не промежуточный план. Копируются все данные базового плана. При выборе базового плана в списке Копировать и промежуточного плана начала и окончания в поле В в промежуточный план из базового плана копируются только даты начала и окончания.

    И еще следует обратить внимание, что в отличие от базового плана, при сохранении промежуточного к его названию не будет добавлена дата сохранения.

    Обновление базового или промежуточного плана

    Если задача добавляется в проект после задания базового (промежуточно) плана, можно добавить ее в него.

  • Выделите новую задачу, которая добавляется в базовый план.
  • Если задача содержит подзадачи, обязательно выберите и их.
  • На вкладке Проект группе Планирование нажмите на кнопку Задать базовый план и в появившемся меню выберите команду Задать базовый план.
  • Для обновления базового (промежуточного) плана установите соответствующий переключатель и в раскрывающемся списке окна Задание базового плана (см. рис. 8.1 или рис. 8.2) выберите план, подлежащий обновлению.
  • В разделе Для выберите переключатель Выбранные задачи.
  • При добавлении подзадач в разделе Сведение базовых планов выберите один из следующих вариантов, чтобы указать способ добавления подзадач к суммарным задачам.
  • Сравнение базового и календарного планов

    Сравнить базовый и текущий календарный план можно как в таблице, так и на диаграмме Ганта.

  • Установите представление Диаграмма Ганта с отслеживанием.
  • На вкладке Вид в группе Данные нажмите кнопку Таблицы и выберите Отклонение.
  • Если в проекте есть несколько базовых планов, на вкладке Формат в группе Стили отрезков щелкните по кнопке Базовый план и выберите нужный.
  • На диаграмме Ганта под отрезками задач текущего плана появятся отрезки базового плана. В таблице будут отображены столбцы, характеризующие как текущий календарный план, так и базовый, а также отклонение текущего от базового (рис. 8.3).

    (рис 8.3) Сравнение базового и календарного планов

    Сравнение нескольких базовых планов

    Если на этапе планирования нужно отслеживать большое количество данных по проекту, можно задать несколько базовых планов, а потом сравнить их.

    Для этого используют представление Диаграмма Ганта с несколькими планами. По умолчанию показаны три первых базовых плана Базовый план, Базовый план1 и Базовый план2.

    Удаление базового или промежуточного плана

    Можно удалить (очистить) любой базовый или промежуточный план.

  • На вкладке Проект в группе Планирование нажмите на кнопку Задать базовый план и в появившемся меню выберите команду Очистить базовый план.
  • В появившемся окне Очистить базовый установите переключатель Очистить базовый план, а затем выберите в раскрывающемся списке название базового плана, который требуется очистить.
  • Для очистки промежуточного плана установите переключатель Очистить промежуточный план, а затем выберите в раскрывающемся списке название промежуточного плана, который требуется очистить.
  • Выберите параметр (рис 8.4) Удаление базового или промежуточного плана
  • Управление критическим путем проекта

    Критический путь и критические задачи

    Критический путь – это последовательность связанных задач, от которых непосредственно зависит дата окончания проекта. Все задачи проекта важны, но только некоторые из них являются критическими. Каждая задача на критическом пути является критической задачей. Если какая-либо задача на критическом пути выполняется с опозданием, задерживается весь проект.

    Задача является критической, если она удовлетворяет одному из следующих условий:

  • у задачи отсутствует временной резерв;
  • используется ограничение типа Фиксированное начало (ФН) или Фиксированное окончание (ФО);
  • используется ограничение Как можно позже (КМП) в календарном плане проекта, который планируется с даты начала;
  • используется ограничение Как можно раньше (КМР) в календарном плане проекта, составленном с даты окончания;
  • дата окончания совпадает с датой крайнего срока или наступает позже нее.
  • Для того чтобы выявить потенциальные проблемы в будущем, можно отнести к критическим не только задачи, не имеющие временного резерва, но и задачи с небольшим резервом, например, один-два дня.

  • На вкладе Файл выберите команду Параметры.
  • В окне Параметры Project перейдите в раздел Дополнительно.
  • В нижней части окна в счетчике (рис 8.5) Изменение значение резерва времени, который считается критическим
  • Следует иметь в виду, что чем большее значение установлено, тем большее число задач перейдет в категорию критических.

    Задача перестает быть критической, если она помечена как завершенная, поскольку в этом случае она не влияет на задачи-последователи или дату окончания проекта.

    Отображение критического пути

    Критические задачи проекта можно выделить.

    В представлении Диаграмма Ганта на вкладке Формат в группе Стили отрезков можно установить флажок Критические задачи. Задачи на критическом пути будут отображены с помощью красных отрезков (рис. 8.6).

    (рис 8.6) Выделение критических задач на диаграмме Ганта

    Для выявления критических задач в таблицах можно использовать выделение или фильтр (подробно о выделении и фильтрации см. Лекция 7). Например, на рис. 8.7 показаны критические задачи, отобранные с помощью фильтра в проекте на рис. 8.6.

    (рис 8.7) Отбор критических задач

    На сетевом графике задачи на критическом пути автоматически отображаются красным цветом и не требуют дополнительного выделения.

    Сокращение критического пути

    Чтобы перенести дату окончания проекта на более ранний срок, необходимо перенести даты задач критического пути. Эта операция называется также штурмом проекта. Для этого можно выполнить следующие действия.

  • Сокращение длительности или трудозатрат задачи на критическом пути.
  • Изменение ограничения задачи для обеспечения более гибкого изменения календарного плана.
  • Разбиение критической задачи на более мелкие задачи, которые могут быть выполнены одновременно с помощью разных ресурсов.
  • Изменение зависимостей задач для обеспечения более гибкого изменения календарного плана.
  • Задание времени опережения между зависимыми задачами, где это возможно.
  • Планирование сверхурочных работ.
  • Назначение дополнительных ресурсов задачам критического пути.
  • Следует отметить, что действия по сокращению критического пути могут привести к другим проблемам проекта. Например, при переносе дат задач критического пути на более ранний срок другая последовательность задач может стать новым критическим путем. Планирование сверхурочных работ приведет к увеличению затрат. При назначении дополнительных ресурсов задачам критического пути может возникнуть превышение доступности ресурсов.

    Отслеживание выполнения проекта

    Выполнение задач проекта удобно отслеживать на диаграмме Ганта.

    Выполнение задачи отображается темной линией внутри отрезка задачи на диаграмме Ганта. При наведении указателя мыши отображается подробная информация. Для удобства просмотра в таблицу можно добавить столбец % выполнения. Выполненные задачи отмечены соответствующим значком (зеленая галочка) в столбце Индикаторы (рис. 8.8).

    (рис 8.8) Отображения выполнения задач

    На вкладке Задача в группе Планирование расположен ряд элементов для установки процента выполнения задач.

    Для установки фиксированного процента выполнения задачи (25, 50, 75 или 100 процентов) можно использовать соответствующие кнопки.

    Если задача выполняется в соответствии с графиком, можно нажать соответствующую кнопку. В этом случае задаче будет назначен такой процент выполнения, который должен быть по графику на текущий день.

    Для установки произвольного процента выполнения можно ввести необходимое значение в столбец % выполнения. Можно также щелкнуть по стрелке кнопки По графику и в появившемся списке выбрать команду Обновление задач. В соответствующем диалоговом окне (рис. 8.9) можно установить процент выполнения, а также некоторые другие параметры задачи.

    (рис 8.9) Изменение параметров выполняемой задачи

    Все действия выполняются для выделенной задачи или нескольких одновременно выделенных задач. Следует иметь в виду, что установка процента выполнения для суммарной задачи автоматически изменяет процент выполнения ее подзадач.

    Анализ и оптимизация стоимости проекта

    Методы расчета затрат на проект

    Стоимость проекта может быть рассчитана по принципу "сверху-вниз", когда исходя из общей стоимости проекта определяется стоимость отдельных задач. Или по принципу "снизу вверх", когда, наоборот, рассчитывается стоимость отдельных задач и, затем по их сумме вычисляется стоимость проекта.

    В Project используется вторая методика – расчет по принципу "снизу вверх". По умолчанию все расчеты производятся автоматически.

    Стоимость проекта в Project рассчитывается по следующей формуле:

    Стоимость проекта = Стоимость задач + Фиксированные затраты на проект.

    Стоимость задачи в Project рассчитывается по следующей формуле:

    Стоимость задачи = Стоимость назначений + Фиксированные затраты на задачу.

    Стоимость назначения трудовых ресурсов в Project рассчитывается по следующей формуле:

    Стоимость назначения = стандартная ставка ресурса* трудозатраты + ставка сверхурочных ресурса * сверхурочные трудозатраты + затраты на использование ресурса.

    Стоимость назначения материальных ресурсов при фиксированном объеме потребления в Project рассчитывается по следующей формуле:

    Стоимость назначения = стандартная ставка ресурса* количество единиц ресурса + затраты на использование.

    Стоимость назначения материальных ресурсов при переменном объеме потребления в Project рассчитывается по следующей формуле:

    Стоимость назначения = стандартная ставка ресурса* норма потребления ресурса * длительность назначения + затраты на использование.

    Стоимость назначения затратных ресурсов в Project рассчитывается по следующей формуле:

    Стоимость назначения = затраты на ресурс (для затратных ресурсов).

    Таким образом, если для каждого ресурса определить затраты на его использование, Project автоматически рассчитает затраты для каждого назначения ресурсов на отдельные задачи, затем рассчитает сумму затрат для каждой задачи и, наконец, общие затраты на проект.

    Создание бюджета проекта

    Создание бюджета проекта помогает руководителю проекта указать максимальное количество финансовых средств, трудозатрат и материалов, доступное для данного проекта.

    Создание бюджета начинают с создания бюджетных ресурсов. Бюджетный ресурс представляет собой общий объем задействованных в проекте финансовых, трудовых и материальных ресурсов. Следует создать все типы ресурсов, задействованных в проекте.

    Бюджетный ресурс создается точно так же, как и обычный соответствующего типа (подробно см. Лекция 5). Отличие заключается в том, что на вкладке Общие окна Сведения о ресурсе каждому из них следует установить флажок Бюджет (рис. 8.10).

    (рис 8.10) Создание бюджетного ресурса

    Названия бюджетным ресурсам, в общем случае, можно давать любые. Но для удобства лучше назвать их соответственно их типам, а также можно отметить бюджетные ресурсы каким-нибудь символом, чтобы отличить их от других ресурсов проекта в ходе распределения их по категориям. Для одного типа ресурсов может быть создано несколько разных бюджетных ресурсов. Например, к типу трудовых ресурсов относятся и исполнители, и оборудование, и здания. Естественно, нельзя в один бюджетный ресурс относить трудозатраты людей (исполнителей) и оборудования, например, компьютеров. Также разные бюджетные ресурсы должны быть созданы для различных используемых материалов, запасных частей и т.п.

    В рассматриваемом примере ресурсы названы Б_исп (для исполнителей), Б_комп (для компьютеров), Б_мат, Б_затр.

    Бюджетные ресурсы назначаются суммарной задаче проекта. Это позволяет применить бюджеты ко всему проекту. Назначение ресурсов производится в обычном порядке (подробно см. Лекция 5). Можно назначить одновременно все три ресурса (рис. 8.11).

    (рис 8.11) Назначение бюджетных ресурсов

    После создания и назначение бюджетных ресурсов для них вводят заданные значения. Проще всего это сделать в представлении Использование ресурсов, предварительно вставив столбцы для полей Бюджетные затраты и Бюджетные трудозатраты.

    Значения бюджетных затрат и бюджетных трудозатрат вводят в строку суммарной задачи проекта. Следует учитывать, что поле Бюджетные трудозатраты включает значения трудовых и материальных ресурсов. Трудовые ресурсы указывают в часах, а материальные – в единицах измерения материала, заданных для данного материального ресурса (рис. 8.12).

    (рис 8.12) Ввод значений бюджетных ресурсов

    Теперь следует распределить по категориям все ресурсы, включая бюджетные ресурсы, в соответствии с типом, к которому они относятся. Это выполняется путем создания настраиваемого текстового поля, которое будет содержать слова или фразы, идентифицирующие каждый из типов ресурсов.

    Настраиваемое поле создается обычным образом (подробно см. Лекция 7).

    После того, как поле создано, оно отображается в столбце таблицы представления Лист ресурсов, и в него вводятся идентификаторы. Для удобства дальнейшей работы можно уже сейчас отобразить столбцы Бюджетные затраты, Бюджетные трудозатраты, Затраты и Трудозатраты (рис. 8.13).

    (рис 8.13) Подготовка ресурсов к группировке

    Наконец, в представлении Использование ресурсов, осталось сгруппировать все ресурсы по созданному полю. Поскольку группировка производится не по стандартным критериям, необходимо на вкладке Вид в группе Данные в раскрывающемся списке Группировка выбрать команду Создать группу. В окне Определение группы в проекте <Имя проекта> в поле Имя нужно ввести какое-нибудь понятное имя критерия группировки, затем в столбце Имя поля выбрать имя созданного настраиваемого поля (рис. 8.14). При желании можно также настроить параметры оформления при группировке (шрифт, цвет заливки и др).

    (рис 8.14) Создание критерия группировки

    Для применения группировки можно прямо в окне Определение группы в проекте <Имя проекта> (см. рис. 8.14) нажать кнопку Применить. В любом случае созданный критерий будет сохранен.

    Ресурсы будут сгруппированы по типу бюджета. Теперь можно просмотреть сравнение затрат для ресурса с общим бюджетом, заданным для проекта (рис. 8.15).

    (рис 8.15) Группировка ресурсов

    Просмотр затрат на проект

    Затраты на отдельные задачи и на весь проект можно просмотреть в разных представлениях, но удобнее воспользоваться представлением Лист задач. Для отображения затрат следует на вкладке Вид в группе Данные щелкнуть по кнопке Таблицы и в появившемся списке выбрать Затраты. Чтобы отобразились и суммарные затраты на проект, следует на вкладке Формат в группе Показать или скрыть установить флажок Суммарная задача проекта (рис. 8.16).

    (рис 8.16) Отображение затрат

    Затраты на весь проект можно просмотреть также в его свойствах.

  • На вкладке Проект в группе Свойства нажмите кнопку Сведения о проекте.
  • В появившемся окне Сведения о проекте нажмите кнопку Статистика.
  • Статистика проекта будет отображена в отдельном окне (рис 8.17(рис 8.17) Статистика проекта
  • Упражнения

    Задание 1

  • Запустите Project 2013.
  • Откройте файл Exercise_08_01.mpp.
  • Сохраните текущий календарный план как базовый план.
  • Выровняйте загрузку ресурсов.
  • Сохраните проект как файл под именем Lesson_08_01.
  • Задание 2

  • Откройте файл Exercise_08_02.mpp.
  • На диаграмме Ганта отобразите базовый план от 16 августа 2014 года.
  • На диаграмме Ганта отобразите базовый план от 17 августа 2014 года.
  • На диаграмме Ганта отобразите базовый план от 19 августа 2014 года.
  • Базовый план от 16 августа 2014 года замените текущим планом.
  • Удалите базовый план от 17 августа 2014 года.
  • Сохраните проект как файл под именем Lesson_08_02.
  • Задание 3

  • Откройте файл Exercise_08_03.mpp.
  • Отобразите критический путь проекта.
  • Путем переназначения ресурсов и разумного изменения типов связей задач, постарайтесь сократить продолжительность проекта. Существует возможность закончить проект 2 февраля 2015 года.
  • Сохраните проект как файл под именем Lesson_08_03.
  • Задание 4

  • Откройте файл Exercise_08_04.mpp.
  • Установите дату начала проекта (сдвиньте проект) на дне недели назад по отношению ко дню, в который выполняется упражнение. Если в результате сдвига проекта произойдет превышение доступности некоторых ресурсов, выполните автоматическое выравнивание загрузки.
  • Для всех задач проекта установите такое выполнение, которое должно быть к текущей дате при строгом выполнении проекта.
  • Укажите, что задачи Ред_Статья 6 и Ред_Статья 7 выполнены на половину.
  • Укажите, что задача Ред_Раздел 3 выполнена полностью.
  • Укажите, что задача Ред_Раздел 13 выполнена на 13 %.
  • Сохраните проект как файл под именем Lesson_08_04.
  • Задание 5

  • Откройте файл Exercise_08_05.mpp.
  • Создайте три бюджетных ресурса: трудовой ресурс Труд, материальный ресурс Бумага, затратный ресурс Затраты.
  • Отобразите суммарную задачу проекта. Назначьте суммарной задаче бюджетные ресурсы.
  • Отобразите представление Использование ресурсов. В таблице Затраты вставьте столбцы Бюджетные затраты и Бюджетные трудозатраты.
  • Введите значения бюджетных ресурсов: Труд – 1500 часов, Бумага – 250 пачек, Затраты 60000 рублей.
  • Отобразите представление Лист ресурсов. С использованием настраиваемых полей добавьте столбец, позволяющий вводить текстовые данные.
  • Для каждого ресурса, включая бюджетные, введите тестовые идентификаторы, позволяющие сгруппировать их по типам (трудовые, материальные, затратные).
  • Отобразите представление Использование ресурсов. Сгруппируйте данные по созданному идентификатору.
  • Проверьте, достаточное ли количество ресурсов выделено проекту.
  • Сохраните проект как файл под именем Lesson_08_05.
  • Закройте Project 2013.
  • Вернуться к учебному плану