Работа с таблицами и что еще надо знать о документах

Заголовки таблицы

Заголовком таблицы обычно является первая строка таблицы. Если при вводе данных в ячейки таблица переходит на следующую страницу, то для вас удобнее, чтобы ее заголовок автоматически появлялся на всех последующих страницах.

Для этого:

1. Установите курсор в первую строку таблицы или выделите строки, составляющие заголовок таблицы, начиная с первой.
2. Выполните команду Заголовок в меню Таблица.

   При этом в меню слева от этой команды появится флажок.

Упражнение:

1. Создайте таблицу с любым количеством строк и столбцов.
2. Наберите в ячейках первой строки названия столбцов таблицы (фамилия, имя, дата рождения и т.д.).
3. Сделайте первую строку Заголовком таблицы.
4. Установите текстовый курсор в последнюю ячейку таблицы и нажимайте на клавиатуре клавишу Tab до тех пор, пока таблица не перейдет на следующую страницу. Заголовок таблицы автоматически повторится на новой странице.

Сортировка данных в таблице

Сортировка данных в таблице происходит по столбцам: по возрастанию или по убыванию данных. При этом строки таблицы переставляются целиком.

По умолчанию сортировка начинается с первого столбца, если

не выделен какой-либо другой ее столбец. Затем можно сортировать таблицу по любому ее столбцу.

Допустим, что в первом столбце находятся фамилии, во втором - имена, в третьем - даты рождения сотрудников, а в четвертом - зарплата. Причем есть повторяющиеся фамилии и имена (возрастание и убывание для текстовых значений означает алфавитный порядок, т.е. от А до Я или от Я до А, соответственно).

Тогда, отсортировав таблицу по первому столбцу (по фамилиям), можно расположить строки с однофамильцами по возрастанию или убыванию имен (т.е. произвести сортировку по второму столбцу). Если есть сотрудники с одинаковыми фамилиями и именами, то можно упорядочить эти строки по датам рождения (произвести сортировку по третьему столбцу), или по уровню зарплаты (сортировка по четвертому столбцу).

Для того чтобы отсортировать таблицу с заголовком:

1. Установите курсор в любой ячейке таблицы или выделите тот столбец, с которого хотите начать сортировку.
2. Выполните команду Сортировка в меню Таблица.
3. В разделе "Сортировать" диалога:
   • выберите в списке первый столбец: Фамилия (в нашем примере с него начинается сортировка);
   • установите переключатель в позицию "по возрастанию".
4. В разделе "Затем":
   • выберите в списке второй столбец: Имя (сортировка продолжается со второго столбца);
   • установите переключатель в позицию "по убыванию".

   Этот шаг имеет смысл только в том случае, если есть однофамильцы.

   

   
   Рис. 6.10. Начать сортировку таблицы можно с любого ее столбца, не обязательно с первого. Продолжить сортировку можно также с любого другого столбца таблицы, не обязательно со следующего
5. В последнем разделе:
   • укажите третий столбец: Дата рождения;
   • в списке "тип:" выберите тип данных: Дата (для первых двух столбцов тип данных по умолчанию был "Текст");
   • установите переключатель в позицию "по возрастанию".

     Этот шаг имеет смысл только в том случае, если есть сотрудники с одинаковыми фамилиями и именами.
6. Вежливо попрощайтесь с диалогом.

Если заголовок в таблице не установлен, то при выполнении третьего, четвертого и пятого шагов в диалоге "Сортировка" в списках выбираете Столбец 1, Столбец 2 и т.д. При этом в разделе "Список" включен переключатель "без строки заголовка". В случае сортировки таблицы с заголовком, переключатели этого раздела вообще не доступны.

По умолчанию процесс сортировки не разделяет строчные и прописные буквы, то есть сортировка происходит без учета регистра. С помощью кнопки Параметры... диалога "Сортировка" это можно изменить:

1. Щелкните на кнопку Параметры... .
2. В диалоге "Параметры сортировки" включите опцию "с учетом регистра".
3. Щелкните на кнопке ОК диалога.