Управление оборотным капиталом

3.4. Управление запасами

Целью управления товарно-материальными запасами является разработка политики, с помощью которой можно достичь оптимальных инвестиций в запасы. Умелое управление запасами минимизирует их объем, снижая расходы, связанные с запасами, и повышая доходность активов. Вместе с тем объем запасов должен быть достаточным для успешной работы предприятия.

Управление запасами связано с компромиссом между расходами по содержанию запасов и прибылью от владения ими. Чем выше объем запасов, тем выше стоимость их хранения, страхования, порча, налогообложение, расходы на выплату процентов по кредиту для приобретения запасов. С увеличением запасов растут и затраты по поддержанию соответствующих источников финансирования. С другой стороны, увеличение запасов снижает риск сокращения объемов производства из-за отсутствия запасов сырья и материалов на складе, а также риск потери покупателей из-за отсутствия запасов готовой продукции. Кроме того, большие объемы закупок приводят к увеличению скидок с продажной цены.

Таким образом, затраты по содержанию запасов находятся в прямой зависимости от размера запасов, который, в свою очередь, зависит от частоты их пополнения. Если S_ед. - потребность в запасах за некоторый период и предприятие заказывает N одинаковых партий в течение периода, то величина одного заказа. При равномерном расходовании запасов и отсутствии страхового запаса средний запас равен Q : 2. Пусть С - затраты по хранению единицы учета запасов в течение периода в денежных единицах или в процентах к цене единицы запасов Р. Общие затраты по содержанию запасов растут, когда возрастает размер запасов:

Затраты по размещению и выполнению заказов в большинстве случае являются постоянными. Например, такие затраты, как почтовые расходы, расходы на междугородние телефонные переговоры, наладку оборудования и приемку партии, как правило, не зависят от размера одной партии и потому падают в расчете на единицу запасов, когда возрастает размер партии и средний размер запаса. Общая стоимость выполнения заказов равна стоимости выполнения одного заказа F, умноженной на количество заказов в периоде:

Общие затраты по содержанию запасов и выполнению заказов равны:

Оптимальным является размер заказа (и связанный с ним средний объем запасов), который минимизирует общие затраты. Рисунок 3.7 иллюстрирует поведение затрат:

• кривая R показывает рост затрат по содержанию запасов с увеличением объема заказа;
• кривая D показывает снижение затрат по размещению и выполнению заказов при снижении частоты заказов, приводящей к увеличению объемов хранимых запасов;
• кривая Т суммирует кривые R и D, представляет график общих затрат по поддержанию запасов; там, где предельные увеличивающиеся затраты равны предельным снижающимся затратам, кривая Т имеет точку минимума, определяющую оптимальный размер партии. (Economic Ordering Quantity, EOQ):

Рис. 3.7. Определение оптимального размера партии

Модель EOQ подразумевает следующие допущения:

1. потребность в запасах можно точно прогнозировать;
2. расходование запасов равномерно;
3. не предоставляется никаких скидок;
4. не происходит задержек в получении заказов.

Для иллюстрации модели EOQ рассмотрим следующие данные книжного магазина:

1. S (продажи) = 26 000 копий в год;
2. С (текущие расходы) = 20% от стоимости запасов;
3. Р (покупная цена) за книгу для книжного магазина у полиграфического предприятия = 6,1538 д. е. за копию;
4. F (постоянные расходы на заказ) = 1000 д. е. Большую часть этих расходов составляет заработная плата за установку печатных форм на печатные машины, а также наладку переплетного оборудования на производственный процесс. Типография выставляет счет за эти расходы отдельно от стоимости в 6,1538 д. е. за копию.

Подставив эти данные в формулу 3.9, получаем:

Запасы книжного магазина представлены графически на рис. 3.8. Сразу же после получения заказа 6500 копий находятся на складе. Показатель использования, или темпы продаж, составляют 500 копий в неделю (26 000 : 52 недели), поэтому запасы снижаются на эту сумму каждую неделю.

Так как для производства и погрузочно-разгрузочных работ требуется двухнедельный срок, заказы размещают тогда, когда запас падает до 1000 копий, что называют точкой заказа. При начальном остатке в 6500 копий, нулевом конечном остатке и равномерном темпе продаж запас в среднем составит 1/2 EOQ, или 3250 копий, в течение года.

Рис. 3.8. Состояние запасов без учета страхового запаса

Общие затраты по поддержанию запасов равны:

Полученные данные подтверждают, что в точке EOQ, которой соответствуют 6500 копий, затраты по содержанию запасов (4000 д. е.) равны затратам по размещению и выполнению заказов (4000 д. е.).

(Следует подчеркнуть, что годовые затраты на приобретение запасов у поставщика равны: S x Р = 26 000 x 6,1538 д. е. = 160 000 д. е.)

Если бы книжный магазин точно знал, что и темпы продажи, и время для осуществления заказа не изменятся, то он бы работал так, как показано на рис. 3.8. Однако темпы продаж изменяются, задержки в производстве или отгрузке также часто встречаются, поэтому, чтобы оградить себя от таких колебаний, создаются дополнительные - страховые запасы.

Концепция страховых запасов иллюстрируется на рис. 3.9. Сначала заметим, что наклон линии продаж измеряет ожидаемые темпы продаж. Магазин ожидает продажи по 500 копий в неделю, но предположим, что максимально возможные темпы продаж в два раза выше по сравнению с этим количеством, или 1000 копий каждую неделю. Магазин первоначально заказывает 7500 копий (EOQ плюс страховой запас в 1000 копий). Впоследствии магазин перезаказывает EOQ - 6500 копий - всякий раз, когда уровень запаса падает до 2000 копий, страховой запас в 1000 копий плюс 1000 копий, используемых во время ожидания поставки заказа. Заметим, что магазин мог бы в течение двухнедельного периода поставки продавать по 1000 копий в неделю или удвоить обычное ожидаемое число продаж. Этот максимальный темп продаж показан более крутой линией на рис. 3.9. Условие, которое делает возможным этот более высокий максимальный темп продаж, заключается в ведении страхового запаса в 1000 копий.

Рис. 3.9. Состояние запасов с учетом страхового запаса

Страховой запас также полезен для предупреждения задержек в получении заказов. Ощущаемый срок поставки равен двум неделям. Однако при страховом запасе в 1000 копий магазин мог бы сохранить продажи на ожидаемом уровне - 500 копий в неделю в течение дополнительных двух недель, если задержки в производстве и отгрузке приостанавливают заказ.

Оптимальный страховой запас меняется в зависимости от ситуации, но в целом он возрастает при (1) неопределенности прогнозов в отношении спроса, (2) затратах (с точки зрения потерянных продаж и потери доброго имени), которые возникают от нехватки запасов. Запас снижается из-за расходов на хранение дополнительных запасов.

Если поставщик применяет скидку при покупке партии больше оптимальной, следует сопоставить выгоду от скидки с дополнительными затратами, вызванными увеличением размера запасов. Допустим, что скидку в размере 2% можно получить только за партию 10 000 копий и более. В этом случае управляющему запасами придется выбирать: экономить на цене покупки или на затратах по хранению запасов.

Как было определено ранее, общие затраты по поддержанию запасов при закупках в размере EOQ составляют 8000 д. е. Теперь определим общие затраты по поддержанию запасов, если размер партии будет увеличен до 10 000 копий. В результате получаем 8631 д. е.:

Заметим, что за счет партионной скидки цена покупки единицы запасов, Р, снизилась на 2% и составила 0,98 x 6,1538 д. е. = 6,0307 д. е. Кроме того, отметим, что при увеличении объема заказываемой партии затраты по хранению увеличиваются с 4000 д. е. до 6031 д. е., поскольку приходится хранить большие объемы запасов, но при этом затраты по выполнению заказов сокращаются с 4000 д. е. до 2600 д. е., так как уменьшается количество заказов в год.

Если рассчитывать общие затраты по поддержанию запасов при величине одного заказа, равной 5000 копий., в результате обнаружится, что затраты по хранению снизятся с 4000 д. е. до 3077 д. е., а затраты по выполнению заказов увеличатся с 4000 д. е. до 5200 д. е.; общая же величина затрат будет больше, чем 8000 д. е., поскольку она достигает минимума при объеме заказываемой партии 6500 ед.:

Итак, при размере величины заказа 10000 копий общие затраты по поддержанию запасов увеличиваются на 8631 - 8000 = 631 (д. е.) Выгода от скидки составляет:

0,02 x 6,1538 x 26 000 = 0,1231 x 26 000 = 3200 д. е.

Чистая экономия на цене покупки = 3200 - 631 = 2569 (д. е.). Следовательно, лучше увеличить закупки свыше величины EOQ до 10 000 копий и воспользоваться скидкой.

Управление запасами включает в себя определение приемлемой системы их контроля. Существует много систем, от самых простых до чрезвычайно сложных, которые применяются в зависимости от размера предприятий и характера запасов. Целесообразно применять метод АВС, согласно которому производственные запасы делятся на три категории по степени важности отдельных видов в зависимости от их удельной стоимости:

• категория А включает ограниченное количество наиболее ценных видов ресурсов, которые требуют постоянного и скрупулезного учета и контроля (возможно, даже ежедневного). Для этих ресурсов обязателен расчет оптимального размера заказа;
• категория В составлена из менее дорогостоящих видов запасов, которые проверяются при ежемесячной инвентаризации; для запасов этой категории, как и категории А, приемлема методика определения оптимального размера заказа;
• категория С включает широкий ассортимент оставшихся малоценных видов производственных запасов, закупаемых обычно в большом количестве.

Например, материальные затраты для годового объема производства продукции составляют 34 227 тыс. д. е. Сгруппируем все 153 вида сырья и материалов в порядке убывания их стоимости. В полученном списке выделим три группы сырья и материалов:

• категория А - три вида сырья, стоимость которого составляет почти 60% от общей суммы материальных затрат;
• категория В - шесть наименований, стоимость которых составляет около 30%;
• категория С - все остальные 144 вида сырья, удельный вес которого в материальных затратах меньше 10% (см. табл. 3.19).

Метод АВС позволяет сосредоточиться на контроле наиболее важных видов запасов категорий А и В (категории С уделяется меньше внимания) и тем самым сэкономить время, ресурсы и повысить эффективность управления запасами.

Хотя управление запасами не является прямой функцией финансового менеджера, инвестирование денежных средств в запасы - важный аспект его деятельности. Чем больше альтернативная стоимость денежных средств, инвестированных в запасы, тем ниже оптимальный уровень средних запасов и оптимальный размер заказа (при прочих равных условиях). Модель EOQ является ценным инструментом планирования и контроля запасов, с ее помощью финансовый менеджер эффективнее распределяет вложения по видам оборотных средств. Метод АВС позволяет добиться более рационального расходования времени и средств на цели текущего контроля за уровнем запасов.