Работа со списками контактов

Работа со списком контактов

Работа в окне области Контакты Microsoft Outlook

Контактом в Microsoft Outlook называют лицо внутри или за пределами организации, о котором могут быть сохранены сведения нескольких типов, например почтовый адрес и адрес электронной почты, номера телефона и факса, URL-адреса Web-страниц и т.п. Записи о контактах хранятся в папке Контакты. Эти записи можно использовать при выборе получателей сообщений электронной почты, отправки факсов и т.п. Для работы со списком контактов в Microsoft Outlook используют область Контакты (рис. 32.1).

Рис. 32.1. Область "Контакты" Microsoft Outlook

Для изменения режима отображения записей используют список Текущее представление области переходов (см. рис. 32.1). Можно, например, представить записи в виде подробных адресных карточек (рис. 32.2).

Рис. 32.2. Область "Контакты" Microsoft Outlook (подробные адресные карточки)

Для просмотра записей, не помещающихся в текущем окне, можно воспользоваться полосой прокрутки или буквенными кнопками в правой части окна (см. рис. 32.1, рис. 32.2).

Создание контактов

Создание записи в области Контакты

Для создания новой записи нажмите кнопку Создать панели инструментов (см. рис. 32.1, рис. 32.2). В окне Без имени - Контакт (рис. 32.3) заполните необходимые поля

Рис. 32.3. Создание новой записи в адресной книге

Для удобства внесения данных в поля воспользуйтесь соответствующими кнопками.

Например, кнопка Полное имя открывает диалоговое окно Проверка полного имени (рис. 32.4), в поля которого внесите необходимую информацию.

Рис. 32.4. Ввод информации об имени

Кнопка Рабочий в разделе Адреса открывает диалоговое окно Проверка адреса (рис. 32.5), в соответствующие поля которого введите необходимую информацию об адресе.

Рис. 32.5. Ввод информации об адресе

Информацию можно вводить во все вкладки окна Контакт. По окончании ввода информации нажмите кнопку Сохранить и закрыть (рис. 32.6).

Рис. 32.6. Создание новой записи в адресной книге (окончание)

Создание записи в области Почта

Создать запись о контакте можно при работе с сообщениями электронной почты в области Почта, не переходя непосредственно в область Контакты. Для того чтобы добавить запись, щелкните правой кнопкой мыши по отправителю сообщения электронной почты и выберите команду контекстного меню Добавить в контакты Outlook (рис. 32.7).

Рис. 32.7. Добавление записи в адресную книгу

После этого появится окно Контакт (рис. 32.8), в котором уже указан адрес электронной почты и имя. Для сохранения записи нажмите кнопку Сохранить и закрыть. При желании перед закрытием можно ввести дополнительную информацию.

Рис. 32.8. Создание новой записи в адресной книге