Организация электронных сообщений

20. В Списке папок (Folder List) перетащите папку Поездки на папку MikeG. Папка и ее содержимое будут перемещены в новый файл личных папок.
    

    
    увеличить изображение
    
21. Теперь вы создадите в Outlook личную адресную книгу. В меню Сервис (Tools) выберите Учетные записи электронной почты (E-mail accounts), чтобы отобразить диалоговое окно Учетные записи электронной почты (E-mail accounts).
22. Отметьте опцию Добавить новый каталог или адресную книгу (Add new directory or address book) и нажмите Далее (Next). В окне появится страница Тип каталога или адресной книги (Directory or Address Book Type).
23. Отметьте опцию Дополнительные адресные книги (Additional Address Books) и нажмите Далее (Next). Появится страница Другие типы адресных книг (Other Address Book Types).
24. В списке Дополнительные типы адресных книг (Additional Address Book Types) щелкните на строке Личная адресная книга (Personal Address Book) и нажмите Далее (Next). Появится диалоговое окно Личная адресная книга (Personal Address Book).
    

    
    
25. Нажмите кнопку Обзор (Browse), чтобы открыть диалоговое окно Выбор личной адресной книги (Use Personal Address Book).
26. Щелкните на кнопке списка справа от поля Папка (Look In), перейдите в папку Office XP SBS\Outlook\Personal, располагающуюся, вероятно, на диске C, щелкните на файле GardenCo и нажмите кнопку Открыть (Open). В поле Путь (Path) диалогового окна Личная адресная книга (Personal Address Book) появится путь к файлу GardenCo.
27. Нажмите OK, и в появившемся окне сообщения снова нажмите OK. Адресная книга создана, но для ее использования необходимо перезапустить Outlook.
28. В меню Файл (File) выберите Выход (Exit), чтобы выйти из Outlook.
29. Дважды щелкните на значке Outlookна вашем рабочем столе, чтобы запустить Outlook.
30. В меню Сервис (Tools) выберите пункт Адресная книга (Address Book). Затем нажмите кнопку списка справа от поля Источник адресов (Show Names from the) и выберите пункт Личная адресная книга (Personal Address Book).

    Отобразится содержимое личной адресной книги, включая записи Catherine Turner и Kim Yoshida.

    

    
    
31. На панели инструментов нажмите кнопку Создание адреса (New Entry). Появится диалоговое окно Создание адреса (New Entry).
32. В области Поместить адрес (Put this entry) нажмите кнопку списка справа от поля В список (In the) и выберите в появившемся меню пункт Личная адресная книга (Personal Address Book).
33. В списке Тип адреса (Select the entry type) выберите пункт Личный список рассылки (Personal Distribution List) и нажмите OK. Появится диалоговое окно Свойства: Создание: Личный список рассылки (New Personal Distribution List Properties).
34. В поле Имя (Name) введите Team и нажмите кнопку Изменить состав (Add/Remove Members). Появится диалоговое окно Список рассылки: Team (Edit Members of Team).
35. В списке Источник адресов (Show Names from the) выберите Личная адресная книга (Personal Address Book). Имена в личной адресной книге отобразятся в списке Имя (Name).
    Совет. Вы также можете добавлять записи в ваши личные списки рассылки. В диалоговом окне Список рассылки (Edit Members) выберите в списке Источник адресов (Show Names from the) пункт Контакты (Contacts), чтобы отобразить имена из папки Контакты (Contacts), и затем щелкните на нужных вам именах.
36. В списке Имя (Name) щелкните на имени Catherine Turner, удерживайте клавишу (Shift) и щелкните на имени Kim Yoshida, а затем нажмите кнопку Состав (Members). Имена будут добавлены в область Личный список рассылки (Personal Distribution List).
    

    
    
37. Нажмите OK, и затем нажмите OK в диалоговом окне Свойства: Создание: Личный список рассылки (New Personal Distribution List Properties). Адресная книга отображает новый список рассылки. Списки рассылки отображаются жирным шрифтом и обозначены значком, как показано ниже.
    

    
    
38. Нажмите кнопку Закрыть (Close). Окно адресной книги закроется.
39. На панели инструментов нажмите кнопку Создать сообщение (New Mail Message) . Появится пустая форма нового сообщения.
40. Нажмите кнопку Кому (To), нажмите кнопку списка справа от поля Источник адресов (Show Names from the) и в появившемся списке выберите Личная адресная книга (Personal Address Book). В списке Имя (Name) отобразится содержимое личной адресной книги.
41. В списке Имя (Name) щелкните на списке рассылки Team, нажмите кнопку Кому (To) и затем нажмите OK. В поле Кому (To) отобразится список рассылки Team.
    

    
    
42. Нажмите кнопку Закрыть (Close) и выберите Нет (No) в окне сообщения о сохранении черновика. Форма сообщения закроется, а черновик сохранен не будет.
43. Закройте Список папок (Folder List), нажав кнопку Закрыть (Close). Если вы не будете продолжать работу со следующей лекцией, закройте все сообщения, войдите в меню Файл (File) и выберите Выход (Exit), чтобы выйти из Outlook.

Проверка адресов

По умолчанию, Outlook проверяет все вводимые вами адреса электронной почты на наличие их в адресной книге Outlook. Если адресная книга не содержит записи для имени, вводимого вами в полях Кому (To), Копия (Cc) или СК (Bcc) нового сообщения, то, когда вы отправите сообщение, Outlook предложит вам выбрать запись адресной книги или ввести полный адрес.

Чтобы проверять адреса в вашей личной адресной книге:

1. В меню Сервис (Tools) выберите Адресная книга (Address Book).
2. В окне Адресная книга (Address Book) войдите в меню Сервис (Tools) и выберите Параметры (Options).
3. В диалоговом окне Обработка адреса (Addressing) нажмите кнопку Добавить (Add).
4. В диалоговом окне Добавление адресной книги (Add Address List) щелкните на строке Личная адресная книга (Personal Address Book) и нажмите кнопку Добавить (Add).
5. Нажмите кнопку Закрыть (Close).
6. В диалоговом окне Обработка адреса (Addressing) нажмите OK.
7. В окне Адресная книга (Address Book) нажмите кнопку Закрыть (Close).